Abrechnung

Letzte Anpassung: 22. January 2021

Der Bereich Abrechnung dient zur Anzeige der abgerechneten Leistungen für den Patienten. Dabei wird zwischen folgenden Abrechnungstypen unterschieden:

  • Abrechnung in der gesetzl. Krankenversicherung 1
  • Privatabrechnung nach GOÄ 2
  • Sofern folgende optionale Module bei Ihnen durch einen zollsoft-Mitarbeiter aktiviert wurden, stehen zusätzlich folgende Reiter zur Verfügung:
  • Abrechnung für die Berufsgenossenschaften 3
  • Elektronische Dokumentation (eDoku) von DiseaseManagementProgrammen (DMP) und Hautkrebsscreening (HKS).
  • HZV: Abrechnungsschein im Rahmen der Hausarztzentrierten Versorgung.
  • Homöo: Unterstützung spezieller Homöopathieverträge.

GKV-Abrechnung

Im Drop-Down-Menü 1 kann ein KV-Abrechnungsschein ausgewählt werden; der Bereich darunter zeigt dann die Leistungen und Diagnosen dieses Scheines an. Durch Klick auf den Button „Schein zeigen“ können Details wie Scheintyp, Behandlungsausweis, Kartendaten etc. angezeigt und editiert werden (siehe Kapitel Der KV-Schein). Die Buttons „+“ bzw. „–“ können zum Anlegen bzw. Löschen Scheines benutzt werden.

In der Tabelle 2 werden die abzurechnenden Leistungen angezeigt (Gebührennummern, Bezeichnung, zu erwartende Vergütung). Über den „+“-Button werden einzelne Gebührennummern (siehe folgender Abschnitt), über „Ketten“ vordefinierte Leistungsketten hinzugefügt, und über „via OPS“ können zu einem OPS-Code passende Leistungen herausgesucht und eingefügt werden.

In Tabelle 3 werden die Scheindiagnosen angezeigt. Um Dauerdiagnosen aus der medizinischen Dokumentation einfach zu übernehmen, kann man diese Diagnosen per Drag&Drop in die Tabelle der Scheindiagnosen übernehmen.

Tabelle 4 enthält eine Auflistung aller KV-Abrechnungsfehler, die für diesen Abrechnungsschein ermittelt werden konnten. In dem gezeigten Beispiel wurde der Leistung 18211 vom 02.07.2013 keine Leistungserbringer zugeordnet, was zu einem Fehler bei der KBV-Abrechnung führen würde.

Dokumentation kassenärztlicher Leistungen (EBM)

Leistungen können entweder über die Kommandozeile durch direkte Eingabe der Ziffer, oder über den „+“- Button im Leistungsbereich des Scheins (siehe oben) eingegeben werden. Es öffnet sich das folgende Fenster.

Im Suchfeld 1 können Sie nach einer Leistung suchen, indem Sie einen EBM-Code eingegeben oder einen Textausschnitt aus der Leistungsbeschreibung (Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert). Die Leistung 01102 hätte zum Beispiel auch über die Eingabe „samsta“ gefunden werden können.

Durch Leerzeichen getrennte Textausschnitte müssen sämtlich in der Leistungsbeschreibung vorkommen: So würde zum Beispiel der Suchtext „lymph knoch“ lediglich die Leistung „40528 – Lymphknoten: Lymphabfluß, sentinel node, Knochenmark“ finden, da keine andere Leistung sowohl das Textfragment „lymph“ als auch „knoch“ enthält.

Im Feld 2 können Sie die Anzahl der erbrachten Leistungen eintragen (z.B. bei Telefonkosten).

Im Feld 3 geben Sie den Leistungserbringer (Behandler) an. Dieser wird mit dem Kürzel des eingeloggten Nutzers vorbelegt. Wird die Leistung von Hilfspersonal erbracht, welches selbst nicht abrechnen darf, kann im Feld 4 angegeben werden, in wessen Auftrag die Leistungserbringung stattgefunden hat (über das Menü Admin → Nutzer können Sie einstellen, auf welchen Vertragsarzt Behandler standardmäßig abrechnen, so dass Feld 4 automatisch vorausgefüllt werden kann). Im Gegensatz zu Feld 4 hat Feld 3 keine Relevanz für die Abrechnung, sondern kann ausschließlich für interne Dokumentationszwecke benutzt werden.

Im Feld 5 kann die Betriebsstätte ausgewählt werden, auf welche die Leistung abgerechnet werden soll. Dies ist lediglich für Praxen mit mehreren (Neben-)Betriebsstätten und mobilen Geräten von Relevanz.

Über das Listenfeld 6 können Zusatzangaben zu einer Leistung eingegeben werden (Feldcodes 50XX). Es öffnet sich die folgende Auswahlliste.

Falls für eine Leistung anhand der elektronischen Version des EBM-Katalogs bestimmt werden kann, dass eine Zusatzangabe für die Abrechnung zwingend eingegeben werden muss, wird die entsprechende Eingabemaske gleich angezeigt und die zwingend erforderliche Leistung wird rot umrandet dargestellt:

Die Rotfärbung des Textes „OPS-Code als Begründung“ bedeutet, dass für die Leistung die Eingabe eines OPS-Codes zwingend erforderlich ist (zum Beispiel bei „31112 – Eingriff an der Brustdrüse der Kategorie B2“).

Die Gelbfärbung bedeutet, dass mindestens eine der beiden Angaben OPS-Code oder Gebührennummer gemacht werden muss (zum Beispiel bei „36221 – Eingriff der MKG-Chirurgie der Kategorie M1“).

Sachkosten

Sachkosten müssen prinzipiell immer als sogenannte Zusatzangaben (Feldcodes 50XX) einer Leistung eingegeben werden. Um Zusatzangaben zu einer Leistung hinzuzufügen, müssen Sie die Leistung in der Tabelle anklicken. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Über das Listenfeld 1 können Sie durch Auswahl von „Zusatzangaben – Sachkosten“ der Leistung die angefallenen Sachkosten zuordnen, worauf die untenstehende Eingabemaske eingeblendet wird. Hierbei können die Sachkosten entweder manuell eingegeben oder aus den vordefinierbaren Vorschlägen ausgewählt werden (siehe auch: Konfigurieren der Sachkosten-Vorschläge).

Sachkosten und Pseudo-Gebührennummern

Falls an einem Tag Sachkosten abgerechnet werden sollen, obwohl keine Leistung an diesem Tag erbracht wurden (z.B. Telefonkosten, Briefkosten), müssen Sie eine sogenannte Pseudo-Gebührennummer verwenden. Die bundeseinheitliche Pseudo-Gebührennummer ist die 88999, es können aber in einzelnen kassenärztlichen Vereinigungen anderslautende Nummern vorgeschrieben sein.

In manchen Kassenärztlichen Vereinigungen, wie z.B. Thüringen, werden die Pseudo-Gebührennummern nicht nur für Tage ohne Leistungen benutzt, sondern für alle Sachkosten. Das Programm weist entsprechend darauf hin.

Konfigurieren der Sachkosten-Vorschläge

Als Nutzer mit Administrationsrechten können Sie über das Menü Admin Zusatzangaben Sachkosten (für GKV) bzw. Admin Sachkosten-Privatabrechnung (für PKV und BG) häufig genutzte Sachkosten-Posten definieren.

Abrechnung von Leistungsfavoriten

Bei Leistungen, die häufig in Zusammenhang mit anderen Leistungen erbracht werden, können Leistungsfavoriten unter „Verwaltung → Favoritenliste EBM“ definiert werden. Diese Leistungsfavoriten können dann über den Button „Favoriten“ im Leistungsbereich des Scheines eingegeben werden.

Eingabe von Leistungen via OPS-Code

Für die Simultaneingabe von zu OPs passenden Leistungen und deren OPS-Begründungen bietet tomedo® eine intelligente Vorschlagfunktion: Geben Sie zuerst Ihre Diagnose(n) in den Schein ein, wählen Sie eine für die OP relevante Diagnose aus.

Klicken Sie nun auf den „via OPS“-Button. Sie sehen nun eine Übersicht aller jemals in Ihrer Praxis im Zusammenhang mit der ausgewählten Diagnose abgerechneten OPS-Codes, und deren Häufigkeit in Ihrer Praxis (hierzu werden praxisweit alle Scheine zusammengezählt, die die ausgewählte Diagnose und eine mit dem jeweiligen OPS-Code begründete Leistung enthalten):

Wählen Sie daraus mit Mausklick oder Pfeiltasten einen OPS-Code aus (Sie können auch durch Eingabe von Worten oder Wortteilen im Suchfeld nach OPS-Codes suchen).

Gegebenenfalls können Sie rechts vom Suchfeld die Lokalisation (Kein Wert, links, rechts, beide) auswählen.

Im Bereich unter dem Suchfeld finden Sie nun die zum ausgewählten OPS-Code passenden EBM-Ziffern (nach EBM, Anhang 2). Wählen Sie die gewünschten Leistungen aus und drücken Sie die rechte Enter-Taste oder klicken den „Auswahl übernehmen“-Button. Für Leistungen mit obligatorischer OPS-Zusatzangabe erscheint zur Bestätigung ein weiteres Fenster mit dem automatisch voreingetragenen OPS-Code.

Funktion Tagtrennung

Es öffnet sich folgendes Fenster. Falls für den Tag eine Tagtrennung nötig werden sollte, kann man diese Funktion über einen Rechtsklick in die Liste der Leistungen auswählen oder über das Symbol Tagtrennung: 

In der Liste 1 werden die Arzt-Patienten-Kontakte eines Tages angezeigt. Diese können den Leistungen des Tages über die Auswahllisten in der Spalte „APK“ 2 zugeordnet werden. Im obigen Beispiel findet eine Tagtrennung zwischen den Leistungen „H2-Atemtest“ und „Besuch“ des APKs um 9:57 und der Leistung „Besuch“ vom APK um 15:56 Uhr statt.

Arzt-Patienten-Kontakte dienen zur Dokumentation von mehreren, zeitlich voneinander getrennten Kontakten zwischen Arzt und Patient innerhalb eines Tages. Dabei ist lediglich der Zeitpunkt von Interesse, zu dem der Patient die Praxis (erneut) betritt. Innerhalb eines Arzt-Patienten-Kontaktes können mehrere Leistungen erbracht werden. Der Zeitpunkt der Leistungserbringung innerhalb eines Arzt-Patient-Kontaktes ist dabei nicht von Interesse.

Um einen neuen Arzt-Patient-Kontakt zu erstellen, muss man auf den Button „APK hinzufügen“ 3 klicken. Der neue APK wird mit der aktuellen Uhrzeit erstellt, kann aber noch im Details-Feld 4 angepasst werden. Beim erstmaligen Öffnen der Funktion Tagtrennung wird automatisch ein APK mit der Kommen-Zeit des Besuchs in der Tagesliste angelegt und den Leistungen zugeordnet. Existieren bereits mehrere APKs an einem Tag, werden alle nachfolgend dokumentierten Leistungen automatisch zeitlich spätesten APK des Tages zugeordnet, ohne das die Funktion Tagtrennung nochmal aufgerufen werden muss.

Ob eine Automatische Tagtrennung auf dem Schein in Abhängig von der dokumentierten „UmUhrzeit“ erfolgt, können Sie in den Einstellungen unter Praxis → Schein einstellen. Sie könne wählen zwischen:

  1. nie
  2. auf Nachfrage, wenn die „UmUhrzeit“ zwischen zwei zeitlich aufeinanderfolgenden  Leistungen, um mehr als 60 Minuten abweicht
  3. immer, wenn die „UmUhrzeit“ zwischen zwei zeitlich aufeinanderfolgenden  Leistungen, um mehr als 60 Minuten abweicht.

Standardmäßig ist diese Einstellung auf „nie“ gesetzt.

Erfolgt eine automatische Tagtrennung, dann werden die bisher erfassten Leistungen ohne „UmUhrzeit“ der zuerst dokumentierten „UmUhrzeit“ zugeordnet.

Die Privatrechnung

In  der  Auswahlliste 1 sind alle  Privatrechnungen des Patienten aufgelistet. Wenn man eine Rechnung auswählt, werden die Leistungen  der  ausgewählten Rechnung in der Tabelle 2 und die Diagnosen in der Tabelle 3 angezeigt.

In der Auswahlliste wird ein Kurztext für die Rechnung angezeigt, so dass das Raussuchen der richtigen Rechnung erleichtert wird. Dieser Kurztext umfasst das Datum der Rechnungserstellung 1, sowie die Rechnungsnummer 2 und um welchen Rechnungstypen 3 es sich handelt. Außerdem sieht man ob die Rechnung bereits (abgerechnet, gedruckt oder an Privatverrechnungsstelle (PVS) übergeben) wurde 4 und ob die Rechnung bereits bezahlt wurde 5 abrechnenden Arzt 6. Der Haken ganz links zeigt an, welche Rechnung momentan angezeigt wird.

Erstellen einer Privatrechnung

Hinweis: Dieser Abschnitt gibt nur einen ganz groben Überblick. Für Details zu den Rechnungsmustern und -vorlagen, zur Versionierung, Rechnungsverwaltung und Druck-Layout-Gestaltung, siehe: Die Privatrechnung.

Beim Erstellen einer neuen Rechnung beziehungsweise beim Ändern einer bestehenden wird folgendes Fenster gezeigt.

Im Feld 1 kann der Rechnungstyp ausgewählt werden. Es gibt Standard-Rechnungstypen sowie auch Rechnungstypen, die Sie selbst unter Admin -> GOÄ/UV-GOÄ -> Privatrechnungstypen anlegen können.

Im Feld 2 kann der Tarif der Rechnung eingestellt werden. Die Ziffern in der Klammer geben die maximalen Steigerungsfaktoren für medizinische, technische oder Laborleistungen an.

Im Feld 3 kann der Kassenname eingegeben werden. Bei Privatversicherten wird dieses Feld mit der Privatkasse des Patienten vorbelegt (falls bekannt) und braucht nicht verändert zu werden. Vielmehr dient dieses Feld zur Kontrolle, ob der Patient noch immer bei der angegebenen Kasse versichert ist. Falls für einen gesetzlich versicherten Patienten eine GOÄ-Rechnung erstellt werden soll (IGEL-Leistungen, Schönheits-OP, …), bleibt dieses Feld leer.

Im Feld 4 kann die PKV-Versichertennummer des Patienten eingetragen werden. Diese wird in der Regel von einer eventuell vorhandenen PKV-Versichertenkarte übernommen. Bei Versicherten der GKV bleibt dieses Feld leer (die Versichertennummer der GKV hat nichts mit der Versichertennummer der PKV zu tun).

Im Feld 5 wird der abrechnende Arzt ausgewählt. Dieser Arzt wird als Absender auf dem Rechnungsausdruck verwendet, kann aber vom Leistungserbringer der einzelnen Leistungen auf der Rechnung abweichen.

Im Feld 6 wird das Rechnungsdatum angezeigt. Dieses Datum wird mit dem Dokumentationsdatum vorbelegt und ist in der Regel das aktuelle Datum, kann aber beliebig verändert werden.

Im Feld 7 können Sie angeben, ob es sich um eine Rechnung bzw. Mahnung (Zahlungserinnerung, Mahnung oder letzte Mahnung) handelt und wann diese gedruckt und bezahlt wurde.

Im Feld 8 können Sie die Adresse angeben, an die die Rechnung geschickt werden soll. Diese Adresse wird mit einer der Adressen der folgenden Liste vorbelegt (Adressen sind nach absteigender Priorität gelistet):

  1. die Rechnungsanschrift des Patienten (wird im Fenster „Patienteninformationen“ eingegeben)
  2. die Adresse des Hauptversicherten
  3. die „normale“ Adresse des Patienten

Im Feld 9 Muster speichern kann die erstellte Privatrechnung als Muster gespeichert werden. Dies ist vor allem bei IGEL-Leistungen nützlich. Eine Rechnungsvorlage muss vorher von Ihnen erstellt worden sein. Näheres zum Vorlagen speichern finden Sie im Abschnitt Rechnungsvorlagen.

Im Feld 10 In neue Rechnung übernehmen kann man die erstellte Privatrechnung in eine neue Rechnung übernehmen.

Dokumentation von GOÄ-Leistungen

Um einer Privatrechnung eine neue GOÄ-Leistung hinzuzufügen, klicken Sie entweder auf den „+“-Button 1 unterhalb der Leistungen-Tabelle oder tippen Sie die GOÄ-Leistungsnummer in die Kommandozeile ein. In beiden Fällen öffnet sich das GOÄ-Leistungsfenster (siehe unten), in welchem Sie die Details der Leistung eingeben können. Dieses Fenster wird ebenso geöffnet, wenn Sie eine bestehende Leistung auf der Rechnung anklicken.

Alternative Wege, um Leistungen einzugeben, sind die Favoriten 2 (siehe Abschnitt Favoriten) und Rechnungsvorlagen (siehe Abschnitt Rechnungsvorlagen). Mit der Eingabe von Sachleistungen 3 beschäftigt sich der Abschnitt Sachkosten.

Das GOÄ-Leistungsdetails-Fenster zeigt die Detailinformationen einer GOÄ-Leistung an.

Im Suchfeld 1 kann entweder die GOÄ-Nummer der Leistung eingegeben werden oder ein beliebiger Suchtext, um eine GOÄ-Nummer über die GOÄ-Beschreibung zu suchen. Soll nach mehreren Textfragmenten gesucht werden, können diese durch ein Leerzeichen getrennt werden. Die Eingabe „fuss kiefer“ würde also im dargestellten Beispiel die GOÄ-Nummern 2101 und 2218 anzeigen, nicht aber 2062, da dort zwar der Text „fuss“ enthalten ist, aber der Text „kiefer“ fehlt. Die Unterschiede zwischen Groß- und Kleinschreibung, sowie Umlaute und ß/ss werden dabei ignoriert.

Weitere Eingabefelder sind der leistungserbringende Arzt 2, der Arzt, auf den abgerechnet werden soll 3, sowie die Betriebsstätte 4.

Im Feld 5 kann der individuelle Steigerungsfaktor der Leistung eingegeben werden. Dieser kann vom Tarif der Rechnung abweichen. Falls der Tarif der Rechnung geändert wird, werden (auf Wunsch) die individuellen Steigerungsfaktoren aller Leistungen der Rechnung aktualisiert.

Alternativ kann auch der Zielbetrag der Leistung 6 eingegeben werden, so dass der individuelle Steigerungsfaktor automatisch berechnet wird.

Die Fixierung des Eurobetrages 7, und damit auch des individuellen Steigerungsfaktors, ist lediglich für die Erstellung einer Rechnungsvorlage wie z.B. für IGeL-Leistungen relevant. Näheres dazu erfahren sie im Abschnitt Rechnungsmuster.

Falls die Leistung es erfordert (bzw. der Steigerungsfaktor so hoch gewählt wurde) kann für die Leistung ein Begründungstext im Feld 8 eingegeben werden. Dieser Begründungstext erscheint auf der GOÄ-Rechnung unterhalb der jeweiligen Leistung.

Übernahme von DDIs in den KV-Schein

Das Fenster zur Übernahme von DDIs kommt zum falschen Zeitpunkt (bei Scheinanlage), dadurch müssen die Anmeldeschwestern schon entscheiden, welche DDIs noch zutreffend sind.

Das automatische Öffnen des DDI-Fensters bei Scheinanlage lässt sich über Einstellungen → Praxis → Schein steuern.

Ein späteres Aufrufen des Fensters geht über den Button DDIs → Schein in der Kartei. Ist dieser Button nicht verfügbar muss er eventuell erst über „Symbolleiste anpassen…“ in die Buttonleiste gezogen werden.

Arbeiten mit Zuschlagsleistungen

Bei GOÄ-Leistungen gibt es sogenannte Zuschlagleistungen, welche nur im Zusammenhang mit den dazugehörigen Grundleistungen erbracht werden dürfen. Zu diesen Zuschlagleistungen gehört zum Beispiel die GOÄ-Nummer „5298 – Radiographiezuschlag“. Die Zuordnung einer Zuschlagleistung zu einer Grundleistung erfolgt über die Reihenfolge der Leistungen innerhalb der Rechnung. Eine Zuschlagleistung wird einer Grundleistung zugeordnet, indem die Zuschlagleistung direkt über die Grundleistung gezogen wird:

Die Zuschlagleistung 5298 wird rot dargestellt, da die Leistung 1 – Symptombezogene Untersuchung nicht als Grundleistung in Frage kommt.

Die Leistung 5298 wird mit der Maus über die Leistung 5010 gezogen. Der blaue Balken zeigt, an welcher Stelle die Leistung einsortiert werden würde, wenn man die Maustaste loslässt. Die Zuschlagleistung 5298 wurde über der Leistung 5010 abgelegt, die Zuordnung zur Grundleistung ist erfolgreich.

Die Zuschlagleistung 5298 wurde über der Leistung 5010 abgelegt, die Zuordnung zur Grundleistung ist erfolgreich.

GOÄ-Sachkosten

In der GOÄ-Abrechnung unterscheidet tomedo® zwischen leistungsbezogenen Sachkosten und allgemeinen Sachkosten.

Leistungsbezogene Sachkosten können einer konkreten GOÄ-Leistung zugeordnet werden und erscheinen in der Rechnung eingerückt. Im nachfolgenden Bild ist zum Beispiel die Sachkostenposition „Verbandspauschale einfach 3“ zur Leistung „2403 – Exzision kleine Ge-schwulst“ zugeordnet, während die Sachkostenposition „Urgosterile 53 X 70 mm“ keiner Leistung zugeordnet ist.

Die Zuordnung von Sachkosten zu einer Leistung hat keinerlei abrechnungstechnische Relevanz. Vielmehr kann dadurch die Rechnung übersichtlicher gestaltet werden (beim Verschieben einer Leistung werden zum Beispiel die dazugehörigen Sachkosten gleich mit ver-schoben).

Allgemeine Sachkosten werden über den Button „+Sachkosten“ 2 unterhalb der Auflistung der GOÄ-Leistungen erstellt. Leistungsbezogene Sachkosten werden im Leistungsdetails-Fenster einer GOÄ-Leistung zugeordnet, indem man auf den Button „Dieser Leistung Sachkosten hinzufügen“ 2 klickt. Dieser Button wird nur dann eingeblendet, wenn man die Details einer bestehenden Leistung anzeigen lässt; wenn das Leistungsdetails-Fenster während des Eingebens einer neuen GOÄ-Leistung angezeigt wird, ist dieser Button ausgeblendet.

Ein Grund, weshalb leistungsbezogene Sachkosten anstelle von allgemeinen Sachkosten verwendet werden sollten, sind die leistungsspezifischen Favoriten (siehe Favoritenverwaltung Abschnitt 3). Auf diese Art und Weise lässt sich für jede Gebührennummer ei-ne Liste von Sachkosten-Favoriten zusammenstellen, die nur bei der entsprechenden Gebührennummer angezeigt wird (kein langes Suchen nach Themengebieten).

Für allgemeine Sachkosten, also Sachkosten die nicht mit der Erbringung einer bestimmten Leistung in Verbindung stehen, wie zum Beispiel Porto, wird der Button „+Sachkosten“ unterhalb der Leistungstabelle be-nutzt.

In beiden Fällen öffnet sich das GOÄ-Sachleistungen-Fenster, in welchem eine (praxisintern erstellte) Liste von vordefinierten Sachleistungen enthalten ist. Die Erstellung von solchen praxisinternen Auswahllisten sollte dem Administrator der Praxis vorbehalten sein (siehe Favoritenverwaltung).

In diesem Fenster kann man eine Sachleistung über ihren Namen im Suchfeld 3 suchen. Falls die Sachleistung auf diese Art und Weise nicht gefunden werden kann, hilft die Gruppierung der Leistungen, um eine Sachleistung über den Themenbezug ausfindig zu machen.

Falls eine Sachleistung nicht in der Liste der vordefinierten Sachleistungen vorhanden ist, kann eine neue Sachkosten-Position über den Button „Leere Sachkosten anlegen“ 4 zur Rechnung hinzugefügt werden. Daraufhin erscheint die neue Sachkosten-Position auf der Rechnung (siehe Nummer 5).

Beim Anklicken der neu angelegten Sachkosten-Position öffnet sich das Fenster Sachkostendetails, in welchem man die Sachkostenbezeichnung 6 und den Eurowert 7 eintragen kann.

Rechnungsvorlagen

Um die Erstellung von Rechnungen für immer wiederkehrende Behandlungen so einfach wie möglich zu machen, können Sie eine beliebige Rechnung als Musterrechnung abspeichern und beim nächsten Patienten als Rechnungsvorlage verwenden. Dazu müssen Sie sich die Details der Rechnung anzeigen lassen, welche Sie als Musterrechnung speichern wollen, und auf den Schalter „Als Vorlage speichern“ 1 klicken.

In der sich nun öffnenden Rechnungsvorlagenverwaltung können Sie der neu erstellten Rechnungsvorlage einen treffenden Namen geben 2, so dass Sie die Rechnungsvorlage später schnell wiederfinden können.

Des Weiteren können Sie 3 die Checkbox „Rechnungstyp aus Muster übernehmen“ und „Tarif aus Muster übernehmen“ setzen.

Wenn Sie nun eine neue Rechnung erstellen, können Sie die zuvor abgespeicherte Rechnungsvorlage in der Auswahlliste 4 aussuchen.

Leistungen und Diagnosen der Rechnungsvorlage werden aus der Vorlage übertragen. Dabei werden auch solche Detailinformationen wie die Diagnosesicherheit und Lokalisation der Diagnosen 1:1 oder Begründungstexte von GOÄ-Leistungen übernommen werden (im Gegensatz zu den Favoriten, wo der Begründungstext immer leer ist).

Anders verhält es sich bei den Steigerungsfaktoren der Leistungen: Wenn eine neue Rechnung anhand einer Rechnungsvorlage erstellt wird, werden die Steigerungsfaktoren in der neu erstellten Rechnung automatisch an den Tarif der neuen Rechnung angepasst.

Diese Anpassung findet nur dann statt, wenn sich der Tarif der neuen Rechnung von dem der Rechnungsvorlage unterscheidet. Weiterhin werden auch Leistungen, die in der Rechnung über dem Schwellen-wert der Rechnungsvorlage lagen, mit demselben Steigerungsfaktor auf der neuen Rechnung angesetzt.

Falls diese automatische Anpassung der Steigerungsfaktoren an den jeweiligen Tarif der neuen Rechnung nicht erwünscht ist, kann für jede Leistung der Rechnungsvorlage die Option Eurobetrag fixieren im Leistungsdetails-Fenster aktiviert werden.

Privatpatienten: Dauerdiagnosen automatisch in neue Rechnungen eintragen lassen

Unter tomedo® → Einstellungen → Praxis → Schein‘ Diagnosenübernahme bei „Anlage von Privatrechnungen“ den Haken setzen.

Arbeiten mit der Kommandozeile

Die Kommandozeile kann benutzt werden, um das Erstellen der medizinischen Dokumentation bzw. der Abrechnung weitestgehend mit der Tastatur zu erreichen. Auf diese Art und Weise braucht man nicht ständig zwischen Maus und Tastatur wechseln, was den Arbeitsfluss angenehmer macht. Sie kommen immer in die Kommandozeile, indem Sie Cmd-K drücken.

Um neue Einträge in die medizinische Dokumentation hinzuzufügen, braucht man lediglich das Kürzel des Eintrag-Typs einzutippen. Will man zum Beispiel einen neuen Befund hinzufügen, kann man die Zeichenkette „bef“ in der Kommandozeile eintippen (Groß- und Kleinschreibung ist egal) und anschließend mit Enter bestätigen. Es wird automatisch ein neuer Karteieintrag vom Typ Befund und Medientyp Text angelegt. Schreibt man nach dem Kürzel den betreffenden Text in die Kommandozeile, so wird dieser sofort nach dem Enter in den neuen Eintrag gesetzt, ohne dass ein Eingabepopover erscheint. Während der Eingabe eines Kürzels werden automatisch alle passenden Objekte angezeigt, die auf die Eingabe passen. Dabei werden Karteieinträge, Formulare, Diagnosen, Hausdiagnosen, Aktionsketten, EBM-Leistungen, GOÄ/UVGOÄ-Leistungen durchsucht.

Mit den Sonderzeichen Punkt, Raute, Minus kann man das erweitere Eingabepopover angezeigt bekommen.

KürzelWirkung
. (Punkt)Diagnose zum Abrechnungsschein hinzufügen

# (Raute) oder direkt

Leistungsziffer

Leistung zum Abrechnungsschein hinzufügen
– (Minus)Eingabe von Leistungen via OPS-Code gemäß EBM, Anhang 2
DDI (Großschreibung egal)

Dauerdiagnose in medizinische

Dokumentation hinzufügen

BEF (oder auch klein geschrieben)Befund in medizinische Dokumentation hinzufügen
anderes beliebiges Kürzel für Karteieinträge oder FormulareEntsprechender Karteieintrag / Formular wird in medizinische Dokumentation hinzugefügt. Die Kürzel können über das Menü Admin → Kartei bzw. Admin → Formulare von Nutzern mit Administrationsrechten beliebig konfiguriert werden.

Privatabrechnungsverwaltung und PVS-/Sammelrechnungen

Privatrechnungen können über vier grundlegende Mechanismen erstellt werden:

  1. Jede Rechnung kann direkt aus der Kartei per Hand editiert und mit dem „Drucken“-Knopf gedruckt werden.
  2. Rechnungen können in der Privatrechnungsverwaltung (Menüpunkt Verwaltung Privat Privatrechnungen) gesucht und im Massendruck als .docx oder .pdf gedruckt werden (der Druck als .pdf ist robuster und wird empfohlen)
  3. Rechnungen können in der Privatrechnungsverwaltung gesucht und mittels des PAD-Formates an eine PVS (Private Verrechnungsstelle) geschickt werden. Diese kümmert sich dann um die Rechnungs- und Mahnungserstellung und die entsprechenden Geldeingänge.
  4. Außerdem besteht die Möglichkeit, mehrere Privatrechnungen, die an ein Krankenhaus adressiert werden sollen, zu einer Sammelrechnung zusammenzufassen.

Die Privatrechnungsverwaltung ist vorrangig dazu da, Rechnungen zu finden und diese dann abzurechnen. Hierzu gibt es bei 1 mehrere Möglichkeiten, nach nicht gedruckten, nicht bezahlten oder nach dem Erstell- und Gedruckt-Datum zu suchen. Hierbei wird jeweils der Server nach den Rechnungen gefragt, weshalb das gesamte Fenster nicht offline benutzt werden kann. Die Ergebnisse werden in die obere Tabelle 2 gelegt. Bei nochmaligem Suchen wird diese Tabelle neu befüllt. Wie immer gibt es eine Filterzeile, um die Ergebnisliste zu filtern. Möchte man sich Rechnungen zusammensammeln, so kann man die untere Arbeitstabelle 3 nutzen. Diese kann nur von Hand befüllt und geleert werden, wenn man z.B. eine (mehrere) Rechnung(en) von der Tabelle 2 per Drag&Drop in die untere Tabelle 3 zieht. Weiterhin kann man auch nach Rechnungsnummern suchen, welche man kommasepariert eingeben kann. Diese werden, wenn vorhanden, in Arbeitstabelle 3 gelegt. Der Vorteil der Arbeitsliste ist, dass diese auch über den Neustart erhalten bleibt; man kann also am nächsten Tag nahtlos weiterarbeiten.

Bei Punkt 4 kann man für die selektieren Rechnungen einen Massendruck anwerfen, hierbei werden per Hand editierte Versionen so belassen, alle anderen neu ausgefüllt und schlussendlich in eine .docx- oder .pdf Datei zusammengeführt, welche dann gedruckt werden kann. Am Ende werden alle Rechnungen auf abgerechnet/gedruckt gesetzt.

Bei Punkt 5 können die Rechnungen für die PVS geprüft und übergeben oder zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Dazu muss in der Sammelrechnungstypenverwaltung über den „+“-Button zunächst ein entsprechender Sammelrechnungstyp erstellt werden. Dabei wird unterschieden zwischen PVS-Export und Sammelrechnungen, sowie zwischen Privat- und BG-Rechnungen. Bei den Typen für PVS-Export sollten Volume-Name, Mitgliedsnummer und ein Text angegeben werden.

Für Sammelrechnungen ist die Angabe von Rechnungskreis, zwei Briefvorlagen und einem Krankenhaus notwendig. Bei den Briefvorlagen empfehlen wir, auf die Standard-Vorlagen „Sammelrechnung-Kopf“ und „Sammelrechnung-Details“ zurückzugreifen. Diese können natürlich in der Briefvorlagenverwaltung bearbeitet werden. Die für die Kopf-Vorlage verfügbaren Kommandos sind in der Kommandoliste unter „Interne Druckvorlagen → Sammelrechnung“ aufgelistet. Für die Details-Vorlage können die Privatrechnungs-Kommandos verwendet werden.

Versucht man nun, Rechnungen zu exportierten bzw. daraus eine Sammelrechnung zu erstellen, und es erscheint eine Fehlermeldung, so muss diese zunächst behoben werden. In der Tabelle kann man direkt auf die fehlerhafte Rechnung klicken, um dorthin zu springen.

Sind die Rechnungen fehlerfrei, so wird im Falle des PVS-Exports eine PAD-Datei erstellt und man springt sofort in die Sammelrechnungsverwaltung. Unter dem Tab „PVS-Abrechnung“ sind hier alle bisherigen Abrechnungen aufgelistet und im unteren Teil die PAD-Datei und die gepackte PAD-Datei. Meist benötigen die PVS die gepackte Version. Mittels des Exportknopfes wird diese dann auf den Schreibtisch gelegt.

Nach Erstellen einer Sammelrechnung wird diese zunächst in der Textverarbeitung geöffnet und es wird ebenfalls die Sammelrechnungsverwaltung angezeigt, diesmal der Tab „Sammelrechnung an Krankenhaus“. Dort sind die bisher erstellten Sammelrechnungen aufgelistet. Diese können noch bearbeitet oder direkt gedruckt werden. Über den Button „Neu generieren“ ist es weiterhin möglich, eine existierende Sammelrechnung neu zu erstellen. Dabei können Einzelrechnungen entfernt und andere hinzugefügt werden. Der Sammelrechnungstyp lässt sich jedoch nicht mehr verändern.

Durch Doppelklick auf eine Abrechnung werden alle beinhalteten Rechnungen in der Privatrechnungsverwaltung (in der unteren Tabelle 3) aufgelistet.

Bei Punkt 6 hat man die Möglichkeit, massenhaft den Mahnstatus zu erhöhen und oder zu verkleinern.

Beide Tabellen (2 und 3) haben ein Kontextmenü (rechte Maustaste auf einen Eintrag), womit man für die selektierten Einträge eine große Anzahl von Aktionen ausführen kann.

Favoriten

Die Favoriten sind eine Alternative zu den Rechnungsvorlagen.

Im Favoritenfenster finden Sie eine (praxisintern definierte) Auswahl von thematisch gruppierten Leistungen, die im Praxisalltag häufig gemeinsam erbracht werden. Um Leistungen aus der Favoritenliste zu übernehmen, muss man nur auf die Boxen 1 neben den Leistungen klicken.

Das Erstellen und Ändern der Favoriten erfolgt über den Button  2 (siehe Favoritenverwaltung).