Aufgabenverwaltung

Letzte Anpassung: 21. October 2020

In der tomedo® App können Sie Aufgaben anlegen, verwalten und den Arbeitsablauf verfolgen. Eine Aufgabe kann sowohl einem Nutzer als auch mehreren Nutzern zugewiesen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, beim Anlegen der Aufgabe zuerst keine Zuweisung zu definieren. Die nicht zugewiesenen Aufgaben können später von jedem beliebigen Nutzer übernommen werden.

Die Aufgaben unterscheiden sich auch in Bezug auf einen Patienten. Es gibt

  • allgemeine Aufgaben (ohne jeglichen Bezug auf einen Patienten)
  • Patientenaufgaben (patientenbezogene Aufgaben)

Der Bezug auf einen Patienten wird beim Anlegen festgelegt und kann später nicht geändert sondern nur rausgenommen werden.

Aufgaben-Panel

Wird ein Benutzer eingeloggt oder gewechselt, werden alle aktuellen offenen Aufgaben dieses Nutzers sowie alle nicht zugewiesenen Aufgaben geladen. Die Aufgabenübersicht bekommt man mit dem Aktivieren des entsprechenden Panels. Es gibt mehrere Wege, das Aufgaben-Panel aufzurufen:

  • über den Menüpunkt Panel → Aufgaben,
  • über den Aufgaben-Button in der Tagesliste, Kartei oder den Patientendetails.

Aufgaben-Button 

Der Aufgaben-Button an sich gibt bereits Informationen über die Anzahl der offenen Aufgaben in folgenden Gruppen:

  • Patientenaufgaben (eigene und nicht zugewiesene Aufgaben in Bezug auf selektierten Patienten) – die Zahl im roten Kreis
  • Eigene Aufgaben (alle dem eingeloggten Nutzer zugewiesenen Aufgaben, ausgenommen die Patientenaufgaben) – die Zahl im orangen Kreis
  • Nicht zugewiesene Aufgaben (ausgenommen die Patientenaufgaben) – die Zahl im blauen Kreis

Ist kein Nutzer eingeloggt oder kein Patient ausgewählt oder gibt es keine Aufgabe in der Gruppe, werden die Zahlen und Kreise nicht angezeigt.

Aufgabenübersicht

Auch im Panel Aufgabenübersicht werden die Aufgaben auf drei Gruppen verteilt und in der Sektion-Tabelle aufgelistet. Die Hintergrundfarben der Gruppenzeilen 2, 3, 4 entsprechen den Hintergrundfarben der Zahlenkreise (siehe Aufgaben-Button). Wenn die Gruppe keine Aufgabe enthält, hat die Gruppenzeile einen grauen Hintergrund.

Das Aufgaben-Panel kann gleichzeitig mit mehreren Dialogen verbunden sein. Dazu gehören alle geöffneten Patientenkarteien, Patientendetails und die Tagesliste. Bekommt einer dieser Dialoge den Fokus, aktualisiert sich der Inhalt der Aufgabentabelle. Die Aufgabenliste wird auch beim Nutzerwechsel, bei der Patientenauswahl aus der Tagesliste und bei der Filterauswahl 8 nachgeladen, d.h. aktualisiert. Über die Button unten links können neue Aufgaben erstellt 5, bestehende Aufgaben gelöscht 6 oder bearbeitet werden 7.

Überfällige Aufgaben oder Aufgaben mit höherer Priorität werden in der Aufgabenübersicht mit roter Farbe hervorgehoben.

Tabellenkopf und Filterzeile

In tomedo® können Sie üblicherweise die Tabellenansicht Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Durch Drag&Drop im Tabellenkopf kann man die Spalten umsortieren und die Spaltenbreiten ändern. Des weiteren können zusätzliche Spalten ein oder vorhandene Spalten ausgeblendet werden. Das gelingt, indem man durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf das Menü aufruft und die Spalten aktiviert bzw. deaktiviert.

Für alle Tabellenspalten außer den Spalten „Text“ und „Verantwortliche“ ist die Sortierung des Inhaltes nach der Spalte möglich. Mit einem Klick auf den Spaltenkopf wird die Aufgabenliste gruppenweise nach dieser Spalte sortiert. Ein erneutes Klicken schaltet zwischen auf- und absteigender Sortierung um.

Wie es bei vielen Tabellen in tomedo® üblich ist, besteht auch für die Aufgabenliste die Möglichkeit, den Tabelleninhalt zu filtern. Dafür muss man in der Filterzeile 1 in den Feldern mit Kreis die Filterkriterien bestimmen. Nach den Spalten ohne Kreis in der Filterzeile kann nicht gefiltert werden. Für die Felder „Ersteller“, „Anhang“, „Status“ und „!“(Priorität) ist eine Filterung per Kontextmenü möglich (also per Rechtsklick).

Sie möchten zum Beispiel die Aufgaben finden, die vom Nutzer „admin“ erstellt wurden und einen Anhang haben. Dann müssen Sie im Feld „Ersteller“ der Filterzeile entweder das Wort „admin“ (ein „ad“ oder „adm“ werden wohl schon reichen) schreiben oder diesen Nutzer aus dem Kontextmenü auswählen, und dann auf ähnliche Weise im Feld „Anhang“ entweder das Wort „Ja“ tippen oder aus dem Rechtsklickmenü auswählen.

Filterauswahl

Im Auswahlmenü 8 werden die gewöhnlichen Filter angezeigt. Oben in der Liste stehen allgemeine Nutzerfilter, danach folgen die Filter für die Nutzer mit Administrationsrechten.

Der Filter „Alle offenen für diesen Nutzer oder nicht zugewiesene“ ist ein Standardfilter. Er wird beim Öffnen des Panels und zur Anzeige der Zahlen auf den Aufgabenbuttons verwendet. Wird ein anderer Filter ausgewählt, aktualisiert sich nur der Tabelleninhalt, die angezeigten Zahlen auf den Aufgabenbuttons bleiben unverändert.

Aufgabenübersicht – Kartenansicht

Aus der eben besprochenen Aufgabenübersicht kann in eine überarbeitete Ansicht gewechselt werden. Diese besteht aus einer Filterzeile 1 und einer Tabelle 2, in der die als Kacheln dargestellten Aufgaben nach ihrem Bearbeitungsstatus sortiert angezeigt werden.

Die Aufgabentabelle

Die Tabelle ist das Herzstück der Aufgabenübersicht. In ihr werden die Aufgaben, ihrem Bearbeitungsstatus entsprechend, in 3 Spalten (Offen, In Bearbeitung, Fertig) angezeigt. Der Status der Aufgaben kann über Drag&Drop der Kacheln zwischen den Spalten oder über die folgenden Tastenkombinationen verändert werden:

  • ⌥→ Aufgabe eine Spalte nach rechts verschieben,
  • ⌥← Aufgabe eine Spalte nach links verschieben
  • ⇧⌥→ Aufgabenstatus auf fertig setzen
  • ⇧⌥← Aufgabenstatus auf offen setzen

Außerdem lassen sich durch Doppelklick auf eine Aufgabe oder Drücken der Entertaste die Details der entsprechenden Aufgabe anzeigen.

Aufgabe anlegen

Eine neue Aufgabe kann auf zwei Weisen angelegt werden:

  • per Klick auf den „+“-Button des Aufgaben-Panels,
  • durch Drücken des Buttons „Neue Aufgabe“ in der Symbolleiste der Tagesliste. Wird der Button „Neue Aufgabe“ noch nicht in der Symbolleiste angezeigt, können Sie diesen durch Rechtsklick → Symbolleiste anpassen einblenden (siehe Tagesliste).

Nach dem Anklicken des „+“- oder „Neue Aufgabe“- Buttons erscheint der Dialog mit den Aufgabendetails.

Es stehen Felder für Titel 1, Verantwortliche 2 und ausführliche Beschreibung 6 zur Verfügung. Das Feld für den Titel ist ein Pflichtfeld, ohne das die Aufgabe nicht erstellt werden kann. Die Checkbox 4 bestimmt den Erledigungsmodus der Aufgabe. Ist hier ein Haken gesetzt, gilt die Aufgabe erst als erledigt, wenn alle Verantwortlichen die Aufgabe erledigt haben.

Achtung: Wenn Sie die Checkbox „Patient“ 5 deaktivieren, nehmen Sie den Bezug auf den Patienten heraus. Nach dem Anlegen einer Aufgabe können Sie diesen nicht mehr wiederherstellen. Alle anderen Felder können später vom Ersteller oder von Nutzern mit Administrationsrechten bearbeitet werden.

Auf der rechten Seite 8 können weitere sekundäre Einstellungen (Start, Frist, Priorität und Benachrichtigungsverhalten) gesetzt werden. Einzig das Feld „Erstellt von“ 7 ist nicht bearbeitbar und wird mit dem Kürzel des eingeloggten Nutzers belegt.

Weiterhin können Anhänge über das Plussymbol 9 oder über Drag&Drop an die Aufgabe gehangen werden.

Verantwortliche hinzufügen

Verantwortliche können direkt in dem vorgesehenen Feld 2 eingetragen werden. Dabei werden zur Eingabe passende Nutzer und Nutzergruppen automatisch vorgeschlagen. Alternativ kann durch den Button 3 eine Ansicht aufgerufen werden, über die Nutzer(gruppen) durch einfaches Klicken hinzugefügt werden können.

Die Aufgabenkachel im Detail

Die Aufgabenkacheln enthalten Informationen über Titel und Beschreibung der Aufgabe 1, den Namen des zur Aufgabe gehörenden Patienten 2 mit Schaltflächen um direkt in die Kartei oder die Patientendetails zu springen sowie Anzeigefelder für die Anzahl der zur Aufgabe gehörenden Verantwortlichen 3, Kommentare 4 und Anhänge 5. In einem farbigen Zeitfenster 6 wird je nach Status die Fälligkeit (für Spalten „Offen“ und „In Bearbeitung“) oder der Zeitpunkt, an dem die Aufgabe erledigt wurde (für Spalte „Fertig“), angezeigt. Ist der Betrachter nicht selbst für die Aufgabe verantwortlich, erscheint ein Schlosssymbol 7 um anzuzeigen, dass der Nutzer den Status der Aufgabe nicht verändern kann. Weiterhin werden Aufgaben mit höherer Priorität über ein rotes Pfeilsymbol 8 hervorgehoben.

Aufgabendetails

Das Aufgabendetails-Fenster wird per Doppelklick in die Aufgabenliste oder per Klick auf den Button mit Bleistift-Bildchen geöffnet. Die Aufgabe kann nur von einem Verantwortlichen, vom Ersteller oder von Nutzern mit Administrationsrechten bearbeitet werden. Für „unbefugte“ Nutzer besteht nur die Möglichkeit, Kommentare zur Aufgabe anzulegen, alle anderen Felder bleiben fürs Bearbeiten gesperrt.

Im Vergleich zum Erstellfenster sind die Aufgabendetails um eine Statusleiste 1 und einen Kommentarbereich 2 erweitert.

Die Statusleiste

In der Statusleiste werden die Verantwortlichen nach ihrem individuellem Bearbeitungsstand sortiert angezeigt. Der Status des eingeloggten Nutzers wird grafisch hervorgehoben, falls er selbst für die Aufgabe verantwortlich ist. Die Textfelder „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sind Schaltflächen über die der eingeloggte Nutzer bequem seinen Bearbeitungsstatus verändern kann.

Für Aufgaben, die nur von einem Nutzer erledigt werden müssen, aber mehrere (potenzielle) Verantwortliche haben, gilt eine besondere Regel: Sobald ein Verantwortlicher mit der Bearbeitung der Aufgabe beginnt oder die Aufgabe abschließt, erscheinen die anderen Verantwortlichen nicht mehr unter dem Feld „Offen“ und ihnen wird diese Aufgabe auch nicht mehr in der Aufgabenübersicht angezeigt.

Der Kommentarbereich

Hier werden Kommentare 1 in einer chronologischen Tabellenansicht angezeigt. Als Ersteller eines Kommentares oder als Nutzer mit Administratorrechten kann man Kommentare über zwei Schaltflächen bearbeiten 2 oder löschen 3.

Neue Kommentare lassen sich über den Button 4 erstellen. Es erscheint ein Textfeld 5, in dem der Kommentartext eingegeben werden kann. Über die Schaltflächen 6 und 7 können neue Kommentare oder Änderungen an Kommentaren verworfen oder bestätigt werden.

Die Schaltfläche 8 dient als Filter um vom System angelegte Kommentare anzuzeigen oder zu verbergen. Das Bearbeiten und Löschen von Systemkommentaren ist ausgeschlossen.

Aufgabe löschen

Eine Aufgabe kann nur durch den Ersteller oder einen Nutzer mit Administrationsrechten gelöscht werden. Das Löschen der Aufgabe erfolgt entweder per Klick auf den „–“-Button des Aufgabenpanels oder beim Betätigen des „Löschen“-Buttons im Aufgabendetails-Dialog. Um ein versehentliches Löschen zu vermeiden, erscheint dabei ein Dialogfenster, in dem man aufgefordert wird, den Vorgang zu bestätigen.