Aufgabenverwaltung

Allgemein

In tomedo® können Sie Aufgaben anlegen, verwalten und den Arbeitsablauf verfolgen. Eine Aufgabe kann sowohl einem Nutzer als auch mehreren Nutzern zugewiesen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, beim Anlegen der Aufgabe zuerst keine Zuweisung zu definieren. Die nicht zugewiesenen Aufgaben können später von jedem beliebigen Nutzer übernommen werden.

Die Aufgaben unterscheiden sich auch in Bezug auf einen Patienten. Es gibt:

  • allgemeine Aufgaben (ohne jeglichen Bezug auf einen Patienten) und
  • Patientenaufgaben (patientenbezogene Aufgaben).

Aufgaben-Panel

Wird ein Benutzer eingeloggt oder gewechselt, werden alle aktuellen offenen Aufgaben dieses Nutzers sowie alle nicht zugewiesenen Aufgaben geladen. Die Aufgabenübersicht erreichen Sie mit dem Aktivieren des entsprechenden Panels. Es gibt mehrere Wege, das Aufgaben-Panel aufzurufen:

  • über den Menüpunkt Verwaltung → Aufgaben,
  • über die Aufgaben-Schaltfläche in der Tagesliste, Kartei oder den Patientendetails oder
  • über das Tastenkürzel ⌃Ctrl + ⇧Shift + A.

Aufgaben

Die Aufgaben-Schaltfläche an sich gibt bereits Informationen über die Anzahl der offenen Aufgaben in folgenden Gruppen:

  • Roter Kreis: Patientenaufgaben (eigene sowie nicht zugewiesene Aufgaben in Bezug auf selektierten Patienten)
  • Oranger Kreis: Eigene Aufgaben (alle dem eingeloggten Nutzer zugewiesenen Aufgaben, ausgenommen die Patientenaufgaben)
  • Blauer Kreis: Nicht zugewiesene Aufgaben (ausgenommen die Patientenaufgaben)

Ist kein Nutzer eingeloggt oder kein Patient ausgewählt oder gibt es keine Aufgabe in der Gruppe, werden die Zahlen und Kreise nicht angezeigt

Auswahl der Ansicht

Rechts neben dem Symbol der Aufgaben-Schaltfläche befindet sich ein kleiner Pfeil, über welchen Sie auswählen können, welche Ansicht Sie beim Anklicken der Schaltfläche erhalten wollen.

An dieser Stelle können Sie also entscheiden, lieber direkt die Aufgabenliste eines konkreten Patienten (wenn seine Kartei/Patientendetails geöffnet sich oder dieser in der Tagesliste ausgewählt wurde) zu öffnen. Wenn Sie sich für diese Auswahl entscheiden, wird dies im Symbol ersichtlich, da eine kleine Figur zu sehen ist. Sie können diese Einstellung auch im Aufgabenverwaltungs-Fenster vornehmen.

Aufgabenübersicht

Tabellenansicht

Wenn Sie die Aufgaben über die Menüleiste oder das Symbol in der Symbolleiste öffnen, erscheint das Fenster "Aufgabenübersicht". Am Kopf der Tabelle sind dabei die verschiedenen beschrifteten Spalten 1 zu sehen. Mehr Informationen zu diesem Punkt, sowie der Konfiguration und Auswahl von Werten für einzelne Spalten und Felder finden Sie im Abschnitt Tabellenkopf und Filterzeile.

Auch im Panel Aufgabenübersicht werden die Aufgaben auf drei Gruppen verteilt und in der Sektion-Tabelle aufgelistet. Die Hintergrundfarben der Gruppenzeilen Patientenaufgaben 2, Eigene Aufgaben 3 und noch nicht zugewiesene Aufgaben 4 entsprechen den Hintergrundfarben der Zahlenkreise (siehe Aufgaben-Schaltfläche). Wenn die Gruppe keine Aufgabe enthält, hat die Gruppenzeile einen grauen Hintergrund.

Über die "+"-Schaltfläche 5 oder "neue Aufgabe" 6 können neue Aufgaben erstellt werden. Die Schaltfläche "–" löscht Aufgaben. Über das Stift-Symbol (oder einen Doppelklick auf die entsprechende Aufgabe in der Liste) können Sie Aufgaben bearbeiten. Außerdem besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus Vorlagen 7 zu erstellen.

Zusätzlich können Sie über die Filterauswahl unten 8 direkt voreingestellte Filter bezüglich des Nutzers, der Patientenaufgaben oder des Status der Aufgaben anzeigen lassen (mehr dazu im Abschnitt Filterauswahl). Ein Trichter-Symbol oberhalb der Tabelle ermöglicht es außerdem, konkrete Filter einzeln abzuspeichern.

Über das Menü auf der linken Seite 9 haben Sie drei wichtige Unterpunkte zur Auswahl: die Übersichten (hier kann zwischen Tabellenansicht und Kachelansicht gewechselt werden), die Einstellung und eventuelle Arbeitslisten.

Tabellenkopf und Filterzeile

In tomedo® können Sie üblicherweise die Tabellenansicht Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Durch Drag & Drop im Tabellenkopf können Sie die Spalten umsortieren und die Spaltenbreiten ändern. Des Weiteren können zusätzliche Spalten ein- oder vorhandene Spalten ausgeblendet werden. Das gelingt, indem Sie durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf das Kontextmenü aufrufen und die Spalten durch Klick aktiviert bzw. deaktiviert. Alle aktiven Spalten sind mit einem Häkchen gekennzeichnet.

Außerdem können Sie in jede Spalte, die eine Lupe oder einen Kreis (zum Filtern und Suchen) anzeigt, einzeln rechtsklicken und sich anzeigen lassen, welche Filteroptionen direkt verfügbar sind. Im folgenden Beispiel wird dies anhand der Spalte "Verantwortliche" gezeigt:

Dabei hat jede Spalte unterschiedliche Funktionen und Filtermöglichkeiten, wobei die Option "Auswahl löschen" immer vorhanden ist. Wenn eine Lupe angezeigt wird, sind konkrete voreingestellte Filter vorhanden (Filterung per Kontextmenü) und nur diese können ausgewählt und angegeben werden. Wenn ein leerer Kreis angezeigt wird, ist das Filterfeld frei zu beschriften und besitzt keine von tomedo® voreingestellten Filter.

 

Name Beschreibung Filter aus dem Kontextmenü
✔️ Aufgabe erledigt (bei gesetztem Häkchen "Ja", "Nein"
fällig bis Datum und Zeit, bis wann die Aufgabe erledigt werden muss
Beschreibung Beschreibung der Aufgabe
Verantwortliche Nutzer, die die Aufgabe bearbeiten sollen alle verfügbaren Nutzer Ihrer Ordination
Ersteller Nutzer, der die Aufgabe erstellt hat alle verfügbaren Nutzer Ihrer Ordination
Patient Patient, auf den sich die Aufgabe bezieht (nur bei patientenbezogenen Aufgaben)
Info wenn das Symbol vorhanden ist, können über einen Klick die Patientendetails geöffnet werden (nur bei patientenbezogenen Aufgaben) keine Filtermöglichkeit
Kartei wenn das Symbol vorhanden ist, kann über einen Klick die Kartei des Patienten geöffnet werden (nur bei patientenbezogenen Aufgaben) keine Filtermöglichkeit
Anhang Anzeige, ob Dateien angehängt worden sind (Anzahl) "Ja", "Nein"
Kommentar Anzeige, ob Kommentare vorhanden sind (Anzahl) "Ja", "Nein"
Priorität Anzeige der Priorität "Priorität mindestens:", "Priorität genau:", "Priorität höchstens:"
Status Anzeige des Status der Aufgabe "Offen", "In Bearbeitung", "Fertig"
sichtbar ab Datum und Uhrzeit, ab wann die Aufgabe sichtbar ist
erstellt am Datum der Erstellung
Status Benachrichtigung Anzeige, ob bei Statusänderung eine Benachrichtigung gesendet werden soll "Ja", "Nein"
Kommentare Benachrichtigung Anzeige, ob bei neuen Kommentaren eine Benachrichtigung gesendet werden soll "Ja", "Nein"
fällig bis/seit Darum und Uhrzeit bis (im Falle von abgelaufenen Aufgaben: seit) wann die Aufgabe erledigt werden muss

Wenn eine Aufgabe bereits überfällig ist, wird anstelle eines Datums in der Spalte "fällig bis/seit" angezeigt, wie lange die Aufgabe bereits überfällig ist: . Dabei ist ein roter Hintergrund eingefügt, um auf die Aufgabe aufmerksam zu machen.

In Bezug auf Prioritäten der Aufgaben bestehen fünf Abstufungen, die in der Übersicht mit einem Pfeil und Farbkennzeichnung hinterlegt sind:

höchste Priorität
hohe Priorität
normale Priorität
niedrige Priorität
niedrigste Priorität

Beispiel zur Nutzung: Sie möchten zum Beispiel die Aufgaben finden, die vom Nutzer „admin“ erstellt wurden und einen Anhang haben. Dann müssen Sie im Feld „Ersteller“ der Filterzeile entweder das Wort „admin“ (ein „ad“ oder „adm“ werden wohl schon reichen) schreiben oder diesen Nutzer aus dem Kontextmenü auswählen, und dann auf ähnliche Weise im Feld „Anhang“ entweder das Wort „Ja“ tippen oder aus dem Kontextmenü auswählen.

Filterauswahl

Im Auswahlmenü 8 werden die gewöhnlichen Filter angezeigt. Oben in der Liste stehen allgemeine Nutzerfilter, danach folgen die Filter für die Nutzer mit Administrationsrechten und schließlich die Filter für patientenbezogene Aufgaben.

Der Filter "Tagesaufgaben für diesen Nutzer" ist ein Standardfilter. Er wird beim Öffnen des Panels und zur Anzeige der Zahlen auf den Aufgaben-Schaltflächen verwendet. Wird ein anderer Filter ausgewählt, aktualisiert sich nur der Tabelleninhalt, die angezeigten Zahlen auf den Aufgaben-Schaltflächen bleiben unverändert.

Kachelansicht

Aus der eben besprochenen Aufgabenübersicht kann in die Kachelansicht gewechselt werden. Diese besteht aus einer Filterzeile 1, in der nach konkreten Aufgaben und Prioritäten gefiltert werden kann, als auch Einstellungen bezüglich der Ansicht von fälligen, nicht sichtbaren und fertigen Aufgaben festgelegt werden können, und einer Tabelle 2, in der die als Kacheln dargestellten Aufgaben nach ihrem Bearbeitungsstatus ("Offen", "In Bearbeitung", "Fertig") sortiert angezeigt werden.

Auch in dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, eine neue Aufgabe anzulegen 3, eine Aufgabe aus einer Vorlage zu erstellen 4 und Aufgaben wieder zu löschen 5. Das linke Menü bleibt in dieser Ansicht gleich zu dem der Tabellenansicht.

Die Aufgabentabelle

Die Tabelle der Kachelansicht ist das Herzstück der Aufgabenübersicht. In ihr werden die Aufgaben, ihrem Bearbeitungsstatus entsprechend, in 3 Spalten ("Offen", "In Bearbeitung", "Fertig") angezeigt. Der Status der Aufgaben kann über Drag & Drop der Kacheln zwischen den Spalten oder über die folgenden Tastenkombinationen verändert werden:

  • ⌥→ Aufgabe eine Spalte nach rechts verschieben,
  • ⌥← Aufgabe eine Spalte nach links verschieben
  • ⇧⌥→ Aufgabenstatus auf "fertig" setzen
  • ⇧⌥← Aufgabenstatus auf "offen" setzen

Außerdem lassen sich durch Doppelklick auf eine Aufgabe oder Drücken der Entertaste die Details der entsprechenden Aufgabe anzeigen.

Die Aufgabenkachel im Detail

Die Aufgabenkacheln enthalten Informationen über das Datum der Erstellung 1, der Priorität der Aufgabe 3, sowie Titel und Beschreibung der Aufgabe 4. Ist der Betrachter nicht selbst für die Aufgabe verantwortlich, erscheint ein Schlosssymbol 2, um anzuzeigen, dass der Nutzer den Status der Aufgabe nicht verändern kann.

Darunter sehen Sie, falls es sich um eine Patientenaufgabe handelt, den Namen des entsprechenden Patienten 5, sowie Schaltflächen in Form von Symbolen, die direkt zur Kartei oder in die Patientendetails führen.

Im unteren Reiter sich verschiedene Anzeigefelder zu sehen: die Anzahl der Verantwortlichen 6, die Anzahl der Kommentare 7 und die Anzahl der Anhänge 8. Bei Klick auf diese Felder öffnet sich eine weitere Information in Form eines Popovers, zum Beispiel mit den Namen der Verantwortlichen.

In einem farbigen Zeitfenster 9 wird je nach Status die Fälligkeit (für Spalten „Offen“ und „In Bearbeitung“) oder der Zeitpunkt, an dem die Aufgabe erledigt wurde (für Spalte „Fertig“), angezeigt. Ist eine Aufgabe überfällig, wird dies auch an dieser Stelle angezeigt, indem das Fenster rot hinterlegt wird und die Zeit, die seit dem eigentlichen Termin zur Fertigstellung vergangen ist, mit einem "–"-Zeichen angeführt wird.

Über den Stift 10 können Sie auch an dieser Stelle die Aufgabe bearbeiten, sofern Sie für diese verantwortlich sind.

Einstellungen

In den Einstellungen gibt es vier Unterbereiche: Benachrichtigungen, Benutzeroberfläche, Aufgabenvorlagen und Automation.

Benachrichtigungen

Im Menüpunkt "Benachrichtigungen" können Sie einstellen, in welchen Fällen Sie benachrichtigt werden möchten. Dabei können Sie zwischen "nie", "immer" oder einer bestimmten Prioritätsstufe unterscheiden. Diese Einstellungen sind einzeln für Verantwortliche, Aufgabenersteller und Kommentatoren einzurichten.

Benutzeroberfläche

Innerhalb dieser Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, zu entscheiden, ob das Verwaltungsfenster generell im Vordergrund bleiben soll, welche Funktion ein Doppelklick hat und wie die Darstellung in der Kachelansicht gestaltet wird.

Außerdem können Sie entscheiden, welche Ansicht bei Klick auf die Aufgaben-Schaltflächen von verschiedenen Punkten ausgehend angezeigt werden soll: die bevorzugte Aufgabenübersicht oder alle Aufgaben des gewählten Patienten.

Aufgabenvorlagen

Über diesen Punkt finden Sie alle von Ihnen angelegten Vorlagen für Aufgaben. Außerdem können Sie an dieser Stelle neue Vorlagen anlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Aufgabenvorlagen.

Automation

Die Einstellung "Automation" ermöglicht es Ihnen, erledigte Patientenaufgaben automatisch in der jeweiligen Kartei zu archivieren. Dazu müssen Sie lediglich die Checkbox aktivieren. Die archivierte Aufgabe ist daraufhin in der medizinischen Dokumentation unter dem Typ "AUFG-Archiv" zu finden.

Hinweis: Sobald eine Aufgabe in der Kartei archiviert wurde, kann der Status dieser Aufgabe nicht mehr auf "offen" oder "in Bearbeitung" zurückgesetzt werden.

Arbeitslisten Patienten

Im linken Menü haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine Arbeitsliste von Patienten anzulegen.

Unterhalb der Überschrift finden Sie das Suchfenster "Patienten suchen". Hier können Sie gewünschte Patienten eintippen und auswählen, um sie die Liste hinzuzufügen. Bereits hinzugefügte Patienten können Sie über das "x" vor dem Namen entsprechend wieder aus der Liste entfernen. Die Nummer hinter dem Patientennamen zeigt dabei an, wie viele offene Aufgaben momentan auf diesen Paitenten bezogen existieren.

Sobald Sie einen Patienten in der Liste anklicken, erscheint im rechten Bereich des Fensters eine Übersicht aller zugeordneten Patientenaufgaben. Über das kleine Kartei-Symbol oberhalb dieser Tabelle können Sie auch direkt in die Kartei des Patienten springen.

Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, sehen Sie rechts weitere Details und eventuelle Anhänge, die zu dieser Aufgabe gehören. Außerdem können Sie unten einsehen, wer verantwortlich ist und wie der aktuelle Status lautet. Über die "erledigt"-Schaltfläche können Sie die Aufgabe beenden.

Hinweis: Wenn Sie über die Kartei eines Patienten die "Aufgaben"-Schaltfläche in der Symbolleiste anklicken, wird dieser Patient automatisch in die Arbeitsliste übernommen.

Aufgabenvorlagen

Über die Aufgabenvorlagen können Sie sich häufig wiederkehrende Aufgaben direkt als Vorlage abspeichern und so schnell immer wieder verwenden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorlagen". Es öffnet sich ein Popover, in welchem Sie alle bereits angelegten Vorlagen einsehen können.

Die Vorlagenverwaltung

Über das seitliche Menü können Sie unter dem Punkt "Einstellungen" die Option "Aufgabenvorlagen" 1 auswählen. An dieser Stelle werden alle vorhandenen Vorlagen aufgelistet. Außerdem können Vorlagen bearbeitet bzw. neu erstellt werden.

Für die allgemeinen Vorlagen können Sie über "+ Vorlage" 2 eine neue Vorlage hinzufügen oder über die "–"-Schaltfläche auf der rechten Seite wieder entfernen. Wenn Sie Ihre Vorlagen strukturieren möchten, können Sie auch Ordner anlegen 3, um diese zu sortieren.

Einer neuen Vorlage geben Sie zunächst einen Namen 4. Daraufhin legen Sie fest, wer für die Aufgabe verantwortlich ist. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Zum einen können Sie generelle Verantwortliche 5 namentlich benennen, zum Beispiel wenn immer die MFA dafür zuständig ist, einen Rückruf zu tätigen. Dann fügen Sie diesen Nutzer zum Feld "Verantwortliche" hinzu. Sollten mehrere Verantwortliche angegeben sein, können Sie außerdem festlegen, ob die Aufgabe von allen genannten Nutzern erledigt werden muss.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, kontextabhängige Verantwortliche 6 anzugeben, die sich auf die zugrundeliegende Aufgabe beziehen und sich prinzipiell jedes Mal ändern können. Hier haben Sie die folgende Auswahl, aus welcher Sie auch mehrere Verantwortliche benennen können:

  • Ersteller (der Aufgabe)
  • Kalender-/Ressourceninhaber
  • Erstbehandler
  • letzter Behandler
  • Nachricht Absender (bei Aufgaben, die aus Nachrichten erstellt wurden)
  • Nachricht Empfänger (bei Aufgaben, die aus Nachrichten erstellt wurden)

Bei Bedarf können Sie zusätzliche Details 7 als Beschreibung zur Aufgabenvorlage hinzufügen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, konkrete Details 8 zur Bearbeitung der Aufgabe anzugeben, zum Beispiel bezüglich der Priorität oder der Wiederholung.

Aufgabendetails

Auf der rechten Seite stehen einige weitere, optionale Angaben zur Aufgabe zur Verfügung.

Für die Aufgabenvorlage können Sie eine Priorität 1 angeben (niedrigste, niedrig, normal, hoch, höchste).

Außerdem können Sie entscheiden, ob die Aufgabe erst ab einem bestimmten Zeitpunkt nach der Erstellung bzw. dem dazugehörigen Termin sichtbar 2 ist. Genauso können Sie hinterlegen, bis wann diese Aufgabe fällig 3 ist. In beiden Fällen wird angegeben, um wie viel Tage nach Erstellung oder Termin es sich handelt und um welche Uhrzeit. Auch die einzuplanende Zeit in Tagen 4 kann eingestellt werden.

Wenn die Aufgabe nach der Fertigstellung wiederholt werden soll, können Sie dies über die Aktivierung der entsprechenden Checkbox 5 einstellen. Weitere Informationen zur Wiederholdung von Aufgaben finden Sie im nächsten Abschnitt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Abschlussbedingungen für die Aufgabe zu hinterlegen. Um eine neue Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf die "+"-Schaltfläche 6. Sobald eine Bedingung erscheint, können Sie über das Auswahlmenü 7 wählen, welche Bedingungen Sie für diese konkrete Aufgabenvorlage nutzen möchten. Es handelt sich dabei um die Aktionsketten-Bedingungen. Um diese Bedingungen anzupassen oder neue anzulegen klicken Sie entweder auf die drei Punkte 9 oder gehen Sie über Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Bedingungen.

Für die Bedingungen innerhalb der Aufgabenverwaltung können Sie zudem über den Stift 8 ein weiteres Popover öffnen, in welchem Sie einen Hinweistext bei Nichterfüllung der Bedingung hinterlegen:

Wiederholungen

Wenn Sie einstellen möchten, dass eine Aufgabe sich nach der Fertigstellung generell wiederholt, können Sie dies über die Checkbox unten tun. Sie können an dieser Stelle zwischen den folgenden Optionen wählen:

  • täglich (Mo – Fr)
  • wöchentlich
  • monatlich
  • jährlich

Sollten Sie die Wiederholung anders einstellen wollten, können Sie außerdem "weitere Optionen wählen". In diesem Fall öffnet sich ein Popover.

An dieser Stelle können Sie zum Beispiel konkrete Wochentage (inklusive Samstag und Sonntag) angeben, an welchen die Aufgabe sich wiederholen soll. Für die Auswahlen "wöchentlich", "monatlich" und "jährliche" können Sie außerdem angeben, dass die Wiederholung nicht jede/n/s, sondern nur jede/n/s x-te/n/s Woche/Monat/Jahr stattfindet. Außerdem kann bei Bedarf ein Enddatum der Wiederholung hinterlegt werden.

Aufgaben verwalten

Aufgabe anlegen

Eine neue Aufgabe kann auf zwei Weisen angelegt werden:

  • per Klick auf den "Aufgabe anlegen" innerhalb der Aufgabenübersicht oder
  • durch Drücken der Schaltfläche „Neue Aufgabe“ in der Symbolleiste der Tagesliste. Wird die Schaltfläche „Neue Aufgabe“ noch nicht in der Symbolleiste angezeigt, können Sie diesen durch Rechtsklick → Symbolleiste anpassen einblenden (siehe Tagesliste).

Nach dem Anklicken der „+“- oder „Neue Aufgabe“- Schaltfläche erscheint der Dialog mit den Aufgabendetails.

Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie eine Auswahl für die Verantwortlichen einer Aufgabe. Dabei können sowohl einzelne Nutzer 1 als auch vorhandene Nutzergruppen 2 komplett ausgewählt werden. Die ausgewählten Nutzer erscheinen daraufhin im Feld "Verantwortliche" 4. Hier kann außerdem ein Haken gesetzt werden, der bestimmt, dass alle ausgewählten Nutzer diese Aufgabe erledigen müssen. Nur wenn alle Verantwortlichen die Aufgabe abgearbeitet haben, wird diese als erledigt markiert.

Das Feld "Aufgabe" 3 ist ein Pflichtfeld. Hier müssen Sie der Aufgabe einen Titel geben, der in der Übersicht erscheint. Wollen Sie eine ausführliche Beschreibung hinzufügen, können Sie dies über das Feld "Details" 6 tun.

Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, während ein Patient ausgewählt ist (in der Tagesliste oder durch Öffnen der Patientendetails oder der Kartei) wird dieser automatisch der Aufgabe zugeordnet. Wollen Sie die Aufgabe keinem Patienten zuordnen, so deaktivieren Sie die Checkbox "Patient" 5.

Achtung: Wenn Sie die Checkbox „Patient“ 5 deaktivieren, nehmen Sie den Bezug auf den Patienten heraus. Nach dem Anlegen einer Aufgabe können Sie diesen nicht mehr wiederherstellen. Alle anderen Felder können jedoch später vom Ersteller oder von Nutzern mit Administrationsrechten bearbeitet werden.

Auf der rechten Seite 7 können weitere sekundäre Einstellungen (Priorität, "sichtbar ab", "fällig bis", Benachrichtigungen, Wiederholungen) gesetzt werden. Einzig das Feld „Erstellt von“ ist nicht bearbeitbar und wird automatisch mit dem Kürzel des eingeloggten Nutzers belegt.

Weiterhin können Anhänge 8 über das "+"-Symbol oder über Drag & Drop zur Aufgabe hinzugefügt werden.

Über den unteren Reiter des Fensters können zusätzlich Vorlagen geöffnet, die momentane Aufgabe als Vorlage gespeichert oder die Aufgabe als "bereits erledigt" gekennzeichnet werden.

 

Verantwortliche hinzufügen

Verantwortliche können direkt in dem vorgesehenen Feld 4 eingetragen werden. Dabei werden zur Eingabe passende Nutzer und Nutzergruppen automatisch während des Tippens vorgeschlagen. Alternativ können die Nutzer und Nutzergruppen über einen Klick in auf die Bezeichnung in den Listen (1 und 2) oder per Drag & Drop dem Feld hinzugefügt werden.

Aufgabendetails

Das Aufgabendetails-Fenster wird per Doppelklick in die Aufgabenliste oder per Klick auf die Schaltfläche mit Bleistift-Bildchen geöffnet. Die Aufgabe kann nur von einem Verantwortlichen, vom Ersteller oder von Nutzern mit Administrationsrechten bearbeitet werden. Für „unbefugte“ Nutzer besteht nur die Möglichkeit, Kommentare zur Aufgabe anzulegen, alle anderen Felder bleiben fürs Bearbeiten gesperrt.

Im Vergleich zum Erstellfenster sind die Aufgabendetails um eine Statusleiste 1 und einen Kommentarbereich 2 erweitert.

Die Statusleiste

In der Statusleiste werden bei Aufgaben, die von allen zugeordneten Verantwortlichen bearbeitete werden müssen, werden die Verantwortlichen nach ihrem individuellen Bearbeitungsstand sortiert angezeigt. Der Status des eingeloggten Nutzers wird – falls er selbst für die Aufgabe verantwortlich ist – grafisch hervorgehoben, indem die entsprechende Überschrift (im Beispiel: "Offen") grau hinterlegt wird. Die Textfelder „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sind dabei die Schaltflächen, über die der eingeloggte Nutzer bequem seinen Bearbeitungsstatus verändern kann.

Für Aufgaben, die nur von einem Nutzer erledigt werden müssen, aber mehrere (potenzielle) Verantwortliche haben, gilt eine besondere Regel: Sobald ein Verantwortlicher mit der Bearbeitung der Aufgabe beginnt oder die Aufgabe abschließt, erscheinen die anderen Verantwortlichen nicht mehr unter dem Feld „Offen“ und ihnen wird diese Aufgabe auch nicht mehr in der Aufgabenübersicht angezeigt.

Der Kommentarbereich

Um einen neuen Kommentar zu verfassen, können Sie auf die Schaltfläche oben rechts 1 innerhalb des Kommentarbereichs klicken. Daraufhin öffnet sich ein Freitextfenster 2, indem Sie schreiben können. Ihren verfassen Kommentar können Sie dann nach Belieben verwerfen 3 oder speichern 4.

Unterhalb des Feldes zum Verfassen eines Kommentars (bzw. direkt unterhalb der Überschrift "Kommentare" falls Sie keinen neuen Kommentar schreiben) sind alle bisherigen Kommentare 5 aufgelistet, mit Verweis auf den Kommentator sowie Verfassungsdatum und -zeitpunkt. Ist ein Kommentar bearbeitet worden, wird auch dies mit "- editiert -" vermerkt.

Ist ein bereits gespeicherter Kommentar von Ihnen selber geschrieben, können Sie diesen über die Symbole am rechten oberen Rand bearbeiten 6 oder löschen 7. Sollten Sie Administratorrechte haben, können Sie diese Funktionen für jeden Kommentar unabhängig vom Verfasser nutzen.

Über den Pfeil 8 in der oberen Schaltfläche des Kommentarbereichs haben Sie die Möglichkeit, Kommentare chronologisch oder antichronologisch zu ordnen. Außerdem können Sie sich über das Bildschirm-Symbol 9 auch anstelle der Nutzerkommentare die Systemkommentare anzeigen lassen. Bei Anklicken dieser Schaltfläche öffnet sich dann folgende Ansicht: 

Hier finden Sie Informationen über die Aufgabe selber, beispielsweise welche Verantwortlichen hinzugefügt worden sind oder welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt den Bearbeitungsstatus der Aufgabe verändert hat. Systemkommentare können prinzipiell nicht geändert oder gelöscht werden.

Aufgabe löschen

Eine Aufgabe kann nur durch den Ersteller oder einen Nutzer mit Administrationsrechten gelöscht werden. Das Löschen der Aufgabe erfolgt entweder per Klick auf die „–“-Schaltfläche des Aufgabenpanels innerhalb der tabellarischen Übersicht oder beim Betätigen der „Löschen“-Schaltfläche im Aufgabendetails-Dialog. Um ein versehentliches Löschen zu vermeiden, erscheint dabei ein Dialogfenster, in dem Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.