Automatischer Datei-Import (Datei-Lauscher)

Dateilauscher

Für den automatischen Datei-Import kann zu jedem Dossiereintragstyp ein spezieller „Lauschordner“ angegeben werden. Alle neuen Dateien, die in diesem Eingangsordner landen, werden in das aktuell geöffnete Patientendossier als neuer Dossiereintrag von diesem Typ mit Anhang importiert. Diese Einstellungen können nur von einem Administrator in den tomedo®-Einstellungen unter Arbeitsplatz → Dossiereinträge vorgenommen werden und werden für jeden Arbeitsplatz individuell gespeichert. Hier nicht erklärte Einstellungen werden über die entsprechenden Tooltipps erläutert.

1. Allgemeines Verzeichnis: Hier kann ein allgemeines Suchverzeichnis eingestellt werden. Die Dossiereinträge werden dann ohne Voreinstellung erstellt.
2. Rekursive Suche: Wenn angewählt, wird auch in Unterverzeichnissen auf Änderungen reagiert.
3. Suchpfad: Pfad für den links angewählten Dossiereintragstyp, wählbar über die "+"-Schaltfläche, löschbar über die "–"-Schaltfläche.
4. Dateifilter: Hier kann nach Textmustern (z.B. Dateiendungen) gefiltert werden. Hinweis: Es werden alle Dateiänderungen ignoriert, die nicht auf die Filter passen!
5. Löschen: Wenn aktiviert, werden die gefundenen Dateien nach erfolgreichem Import in die Patientenakte aus dem Ordner gelöscht.
6. Netzlaufwerk: Es kann auf ein Netzlaufwerk im Intervall x Sekunden gelauscht werden.

Tipp: Importierte .txt-Dateien können auch gleich mehrere Dossiereinträge codieren, indem der Name oder das Kürzel des Dossiereintragstyps gefolgt von einem Doppelpunkt in der .txt-Datei erwähnt wird. Wenn Sie die .txt-Datei z.B. befüllen mit:

    ANA: abc THE: def

wird vom Datei-Lauscher ein ANA-Eintrag abc und ein THE-Eintrag def erzeugt. Angabe des Dossiereintragtyp-Namens statt des Kürzels funktioniert auch, z.B.:

    Anamnese: abc

    Therapie: def

Automatische Zuordnung zum Patienten

Der Datei-Lauscher ermöglicht eine automatische Zuordnung zum Patienten, sodass – sofern die Datei die passenden Informationen im Dateinamen trägt – kein Öffnen des Dossiers in tomedo® für die Zuordnung erforderlich ist.

Dazu muss zunächst die entsprechende Checkbox 1 aktiviert werden. Damit die Datei eindeutig einem Patienten zugewiesen werden kann, stehen mehrere Parameter zur Verfügung, die verwendet werden können. Der Eindeutigste davon ist die Patientennummer/PatientenID, da diese einmalig in tomedo® vergeben wird. Diese Option sollte deshalb nach Möglichkeit verwendet werden. Dieser Parameter wird generell als Default verwendet, sofern das Freitextfeld unausgefüllt bleibt. Das heisst, dass tomedo® in jeder Datei die erste Nummer des Dateinamens als PatientenID interpretiert und die Datei automatisch diesem Patienten zuordnet.

In dem Freitextfeld 2 kann andernfalls ein eigener Regex-Befehl eingetragen werden, der die genaue Position der PatientenID in einem Dateinamen ermitteln kann. Die Konfiguration eines Regex-Befehls kann beispielsweise über einen Online-Regex-Konfigurator erfolgen.

Folgende weitere Parameter stehen für die Konfiguration zur Verfügung:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum

Kann die PatientenID nicht verwendet werden, sollte auf die Mischung aus Vor-/Nachnamen und Geburtsdatum zurückgegriffen werden. Dazu ist die Aktivierung der Checkbox "Erweiterter Modus" 3 notwendig. Wird diese Checkbox aktiviert, erscheint gleichzeitig das Feld "Feld-Reihenfolge" 4, in welchem Kürzel eingegeben werden müssen, die die Reihenfolge der Regex-Gruppen bestimmten (siehe Tooltipp, wenn Sie über "Feld-Reihenfolge" hovern). Jeder Parameter wird durch einen Buchstaben angegeben. Die Reihenfolge der Buchstaben spiegelt dabei die Reihenfolge der Gruppen des Regex-Befehls wider.

Sollte nicht die Datei, sondern beispielsweise ein darüber liegender Ordner die notwendigen Informationen für die automatische Zuordnung erhalten, kann dies mit dem Auswahlmenü "Ebene" 5 eingestellt werden. Ein Tooltipp über dem Namen "Ebene" macht ebenfalls darauf aufmerksam. Die in dem Auswahlmenü gewählte Zahl x spiegelt die x-te Ebene aus Sicht der zu importierenden Datei wider, in der nach der PatientenID gesucht wird.

Ist die Checkbox "Dossier öffnen" 6 aktiviert, wird mit Einlesen einer Datei das Dossier des zugeordneten Patienten geöffnet. Ist zusätzlich auch die Checkbox "ohne Import" aktiviert, wird das alleinige Öffnen des Patientendossiers, ohne dass ein Dossiereintrag angelegt und eine Datei importiert wird, ausgelöst.

Weiter ist hier einstellbar, welche Angaben in den Dossiereintrag übernommen werden sollen.

Hinweis: Damit die Ebenen-Einstellung greift, muss die rekursive Suche (Checkbox "Rekursive Suche in Unterordnern" weiter oben) aktiviert werden.

Beispiel: Der Pfad, auf den durch den Datei-Lauscher gelauscht wird, sei /Users/admin/Documents/Ebene3. Darin befinden sich weitere Verzeichnisse. Der Pfad bis zur letzten Ebene heißt /Users/admin/Documents/Ebene3/Ebene2/Ebene1/Document.pdf. In jedem Fall soll die Datei "Document.pdf" zum Patienten mit der ID "12345" importiert werden. In der nachfolgenden Tabelle wird beschrieben, welche Datei/welches Verzeichnis die PatientenID tragen muss, damit der Import funktioniert.

In der Praxis findet dieses Szenario z.B. Anwendung, falls eine medizinische Software eines diagnostischen Geräts für jede Untersuchung ein Verzeichnis speichert, das als Verzeichnisnamen die PatientenID enthält und die Datei der Untersuchung darin ablegt.

Darunter befinden sich noch zwei weitere Checkboxen:

• Änderungsdatum der Datei verwenden: Verwendet für die Anlage des Dossiereintrags das Änderungsdatum der Datei statt des Datums, an welchem die Datei eingelesen wurde.
• Datei-Inhalt für Patienten-ID Suche hinzuziehen: Versucht, den Inhalt der Datei auszulesen, um darin Informationen über die PatientenID zu erlangen. Dabei wird in der Regel auch auf die erste Ziffernfolge zugegriffen.

Dateizuordnung über QR-Code

Bilddateien können automatisch den richtigen Patienten zugeordnet werden, wenn die Option 1 "Bilddateien über QR-Code zuordnen" aktiviert ist. Analog zu dem gewöhnlichen Dateilauscher müssen ein Such- bzw. Importpfad 2, Dateifilter 3 und ein Intervall für den Import 4 vorgegeben werden. Zusätzlich werden ein Default-Dossiereintragstyp 5 und eine Patienten-ID 6 für den Fall einer nicht erfolgreichen Zuordnung benötigt. Wenn der QR-Code nicht erfolgreich eingelesen werden konnte, wird das Dokument in dem Dossier dieses Patienten unter dem gewählten Dossiereintragstyp gespeichert. Nur Dossiereintragstypen vom Typ Anhang sind dafür zulässig.

Der QR-Code wird in einem Custom-Formular durch tomedo® generiert. Für die korrekte Zuordnung muss die Vorbefüllung des Codes wie folgt aufgebaut sein:

ket<:>DOK<,>pid<:>$[pid]$<,>text<:>Texteintrag

Hierin sollte DOK durch das Kürzel des gewünschten Dossiereintragstypen ersetzt werden. Auch hier sind nur Dossiereinträge vom Typ Anhang zulässig für einen erfolgreichen Import. $pid$ ist die Patienten-ID. Tragen Sie hier eine feste Zahl ein, so werden Dokumente mit diesem QR-Code immer dem selben Patienten zugeordnet. Texteintrag kann ein beliebiger Text sein, der nach dem Einlesen des Dokumentes als Dossiertext angezeigt wird.