tomedo® Handbuch

Drucker und Scanner

Druckeinstellungen

Über das Menü Admin → Geräteeinstellungen → Drucker sind die Druckeinstellungen zu erreichen. Dort können Druckprofile hinzugefügt werden und sind dann als Profile für alle einzelnen Drucker in der Praxis zu finden. Außerdem können dort Netzwerkdrucker gemeinsam für mehrere Arbeitsplätze eingerichtet werden.

Die Netzwerkdrucker für die entsprechenden Druckprofile müssen unter dem gleichen Namen lokal auf dem Arbeitsplatz installiert sein, damit das angelegte Druckprofil verwendet werden kann. Die Art der Druckprofile wird auch über verschiedene Icons suggeriert. So wird unterschieden zwischen:

 Blankoformulardrucker

 Normaler Drucker

 Nadeldrucker

Anlegen neuer Profile

Neue Profile können in diesem Dialog mittels der Schaltflächen „+/–“ 1 angelegt oder gelöscht werden. Danach wird einmalig für dieses Profil ein physischer Drucker zugewiesen 2. Weiterhin kann festgelegt werden, ob der entsprechende Drucker den Blankoformulardruck 3 unterstützt.

Über das Anklicken von "phys. Drucker neu zuweisen" 2 öffnet sich das folgende Popup-Fenster. Die vorgenommenen Änderungen für den aktuellen physischen Drucker werden global gespeichert und gelten somit auch für andere Arbeitsplätze, die dieses Profil z.B. für den Betrieb eines Netzwerkdruckers verwenden.

Über die Schaltfläche "Zu den rechnerspez. Druckeinstellungen…" 4, gelangen Sie in die Einstellungen der Druckerprofile (auch zu erreichen in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile). Hier können Sie festlegen, welche Formulare und Briefvorlagen standardmäßig mit diesem Druckprofil vom aktuellen Arbeitsplatz ausgedruckt werden sollen. Weiterhin wird angezeigt, für welche Formulare dieses Druckprofil zusätzlich verwendet wird. (Die abweichende Druckeinstellung für einzelne Formulare kann in der Formularverwaltung getätigt werden.) Über die Schaltfläche "zur Druckprofilverwaltung" gelangen Sie zurück in die allgemeinen Druckereinstellungen.

Einfügen von oberem / linkem Seitenrand, skalieren

Ab und an kommt es gerade bei älteren Druckern vor, dass der gedruckte Text nicht optimal in die Felder des Formular-Vordrucks passen (Hinweis: Dies betrifft keine Blanko-Drucke). Deshalb lässt sich im Bereich "Korrektur des Druckbildes" unter dem Reiter "Drucker-Margins" ein zusätzlicher oberer und/oder linker Seitenrand in mm sowie Breiten- / Höhenänderungen in Prozent definieren. Unter dem Reiter "PDF-Layout Formulare" kann eine ähnliche Korrektur unter Angabe von Pixeln hinterlegt werden.

Tipp: Wenn diese Anpassungen nur ein einziges Formular betreffen sollen, definieren Sie einfach ein neues Druckprofil, das nur diesem speziellen Formular zugeordnet ist.

Druckerschlange

Wenn Sie Druckaufträge nicht direkt drucken wollen oder können (z.B. bei Verwendung eines Nadeldruckers, der nicht an Ihrem Arbeitsplatz angeschlossen ist), verwenden Sie die Druckerschlange. Von Ihrem Arbeitsplatz aus legen bzw. drucken Sie die gewünschten Formulare etc. in die Schlange und vom anderen Arbeitsplatz aus kann diese aufgerufen und die Dokumente gedruckt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Für die Einrichtung einer oder mehrerer Druckerschlangen legen Sie wie oben beschrieben unter Admin → Geräteeinstellungen → Drucker ein Druckprofil an, vergeben einen aussagekräftigen Namen und setzen den Haken „Druckerschlange“. Mehr ist für dieses Profil nicht zu tun.

Arbeitsplatz, von dem nur in die Schlange gedruckt werden soll:

Hier weisen Sie in den rechnerspezifischen Druckeinstellungen wie oben beschrieben den entsprechenden Formularen etc. die gerade angelegte Druckerschlange zu.

Am Arbeitsplatz, an dem ausgedruckt werden soll:

Hier müssen die Druckerprofile allesamt komplett konfiguriert sein, insbesondere dürfen diese nicht in eine Druckerschlange drucken, sondern es müssen physische Drucker zugewiesen sein.

Nun zeigen Sie die Druckerwarteschlange an diesem Arbeitsplatz an. Diese finden Sie aus der Tagesliste heraus im Menüpunkt Panel → Druckerwarteschlangen. Außerdem können Sie die Druckerschlange auch über ein Symbolleistensymbol erreichen. Dazu ein Rechtsklick auf die Symbolleiste der Tagesliste → Symbolleiste anpassen und folgendes Symbol direkt hereinziehen, danach auf "Fertig" klicken.

Die Druckerschlange ist ein Panel, welches Sie an die Tagesliste anheften können. Die darin angezeigten Dokumente können dann durch Doppelklick an dem entsprechenden Arbeitsplatz ausgedruckt werden.

Nadeldrucker

Ebenfalls können für einige Formulare lokal angeschlossene (serielle) Nadeldrucker verwendet werden.

Hinweis: Aktivieren der Checkbox „serieller Port“ nötig.

Einrichtung

Vorbereitung

Zuerst muss der Treiber für den Drucker installiert werden. Ist der Drucker über USB (keyspan) angeschlossen via USB-Serial-Adapter, muss der Adaptertreiber installiert werden.

Einrichtung Nadeldrucker

Um einen Nadeldrucker zu verwenden, müssen Sie in den Druckeinstellungen einen Drucker mit „+“ hinzufügen, Namen eingeben und seriellen Port anklicken. Unter Serial Port muss der entsprechende Port (meist /dev/cu.*) des zu verwendenden Druckers ausgewählt werden. Per se sollten Bits, Parity und Stop Bits mit den Standardeinstellungen funktionieren, die Baud-Rate muss aber angepasst werden.

Kalibrierung

Es werden mehrere A5 Blätter und ein mindestens 15cm langes Lineal benötigt, sowie Zeit und Geduld. Die Schritte sollten in richtiger Reihenfolge abgearbeitet werden:

  1. Blatt einlegen, Drucker anschließen, auf "Testseite drucken" klicken.
  2. Die Zeichen v und ^ auf dem Testdruck müssen übereinander stehen. Ist dies nicht der Fall, muss der Wert „Horizontal“ angepasst werden.
  3. Die Länge zwischen den beiden gegenüberliegenden „|“ Zeichen (Lineal horizontal anlegen) und die Länge zwischen den zwei gegenüberliegenden „–“ Zeichen (Lineal vertikal anlegen) müssen gleich sein. Dazu den Horizontalwert anpassen & drucken.
  4. Die 5cm und/oder 10cm Strecke muss mit dem Lineal die richtige Länge haben. Dafür den Wert „inch2cm“ anpassen und drucken.
  5. Die beiden Offset-Werte anpassen, damit bei dem Zeichen links oben (sollte ein schwarzes Kästchen sein) 2 cm jeweils horizontal und vertikal von der linken oberen Blattecke entfernt ist. Hierbei ist die linke untere Ecke des Kästchens zu benutzen.
  6. In den rechnerspezifischen Einstellungen kann angeben werden, wofür der Drucker genutzt werden soll.

Scanner einrichten

(am Beispiel eines fujitsu ScanSnap ix500)

Um große Mengen an Vorbefunden schnell zu scannen, ist die Einrichtung so beschrieben, dass zunächst keine Zeichenerkennung (OCR) stattfindet. Um einen neuen Scanner einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Schritt 1: SCAN-Lauschordner anlegen

Legen Sie einen Ordner an dem Rechner, an dem der Scanner angeschlossen ist oder werden soll, an. In diesem schaut tomedo® nach, ob eine neue PDF-Datei in den Ordner gelegt wurde. Dieser Ordner könnte z.B. SCAN heißen und unter user/dokumente/SCAN angelegt werden.

Schritt 2: Scanner-Software installieren

Laden Sie zuerst die Treibersoftware Ihres Scanners herunter. Hier ist zum Beispiel der Downloadlink für den ScanSnap ix500:

https://scansnap.fujitsu.com/global/dl/mac-1014-ix500.html

Die anschließende ScanSnap-Kontoregistrierung ist nicht erforderlich, wenn Sie nicht vorhaben, mit der fujitsu-Cloud zu arbeiten.

Die derzeitige Software (Stand 20.6.2019) heißt „ScanSnap Home“. Nach dem Starten der App kann mit Rechtsklick auf das Symbol im Dock die Optionen „im Dock behalten“ und „bei der Anmeldung öffnen“ ausgewählt werden (diese sind dann mit einem Häkchen markiert).

Schritt 3: ScanSnap Home einrichten

Die Einstellung, dass über ScanSnap gescannte Dateien in dem bereits angelegten Order (siehe: Schritt 1) automatisch abgelegt werden, können Sie auf verschiedenen Wegen erreichen. Hier ist eine Beispielvariante:

  1. Wenn das ScanSnap Symbol nicht schon im Dock ist, kann es vom „Programme“-Ordner aus ins Dock gelegt werden.
  2. Unter ScanSnap Home → Voreinstellungen auswählen.
  3. Jetzt unter „Ändern…“ den angelegten SCAN-Ordner auswählen. Prüfen Sie, ob die Scans nun auch im Ordner landen. Sollte dies nicht gleich funktionieren, müssen Sie ein neues Scan-Profil anlegen.

Schritt 4: neues Scan-Profil einrichten

Unter ScanSnap Home → Scaneinstellungen auswählen. Es erscheint das folgende Fenster:

Wählen Sie oben im Fenster das "Hinzufügen"-Icon 1 aus und klicken Sie dann im erscheinenden Fenster auf "neues Profil hinzufügen". Stellen Sie im danach nicht mehr ausgegrauten rechten Teil des Fensters sicher, dass der „speichern unter“ Ordner korrekt ist und das Häkchen im Kästchen von entfernt wurde.

Haben Sie diese Schritte erledigt, sollten Sie noch einmal prüfen, ob bei einem Scan die Dateien auch tatsächlich im angelegten SCAN-Ordner ankommen.

Schritt 5: Karteieintragstyp anlegen

Melden Sie sich in tomedo® als Admin an und öffnen Sie unter Admin → Karteieintragstypen die Einstellungen Kartei.

Wenn noch kein SCAN-Eintragstyp angelegt ist, kann dieser mit der "+"-Schaltfläche unterhalb der Tabelle hinzugefügt werden. Zudem müssen Sie den Standardeintragstyp bestimmen, sowie ein Kürzel und einen Namen angeben. Bei Bedarf können Sie eine beliebige Farbe wählen oder ein Bild hinzufügen. Mit "OK" bestätigen Sie den neuen Karteieintragstypen.

Schritt 6: tomedo® Einstellungen vornehmen

Gehen Sie in die tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Karteieinträge. Unter dem Punkt "Datei-Lauscher (Dateimonitor)" können Sie tomedo®-spezifische Einstellungen vornehmen.

  1. Sollte der neue Karteieintrag noch nicht erscheinen, klicken Sie auf "Eintragstypen aktualisieren".
  2. SCAN-Eintragstyp in der Liste suchen und die Checkbox aktivieren.
    Achtung: Die Sortierung ist derzeit (Stand 02.05.22) noch so eingestellt, dass Kürzel, die mit kleinen Buchstaben beginnen, erst ganz unten aufgeführt werden, d.h. Sie müssen eventuell zum Suchen ganz nach unten scrollen.
  3. Mit dem Finder-Symbol den Lauschordner (SCAN) auswählen. Der Pfad erscheint dann automatisch links im Feld daneben.
  4. Hier kann spezifiziert werden, auf welche Dateien der Lauscher reagieren soll.
  5. Bei "Lösche Dateien nach Import" sollte der Haken gesetzt werden, wenn Sie nicht wollen, dass alle bereits archivierten Dateien im Lauschordner liegen bleiben.
  6. Jetzt auf „Starten“ klicken.
  7. Wenn der Dateilauscher erfolgreich neu gestartet wurde, klicken Sie auf "Aktualisieren", um die Einstellungen dauerhaft zu speichern.
  8. Klicken Sie auf "OK".

Achtung: Nach dem nächsten tomedo®-Neustart kann es sein, dass der Ordnerpfad nicht mehr eingetragen ist. Dann müsste noch mal bei 6.4 begonnen werden. Dies sollte aber nur einmal vorkommen.

Schritt 7: Testen

Jetzt können Sie den Vorgang testen, indem Sie ein Dokument, welches Ihren eingestellten Vorgaben entspricht, in den SCAN-Ordner legen. tomedo® sollte jetzt eigenständig einen Karteieintrag für dieses Dokument anlegen.