tomedo® Handbuch

Drucker und Scanner

Druckeinstellungen

Über Admin → Geräteeinstellungen → Drucker sind die Druckeinstellungen zu erreichen. Dort können Druckprofile hinzugefügt werden und sind als Profile für alle einzelnen Drucker in der Praxis zu finden. Ausserdem können dort Netzwerkdrucker gemeinsam für mehrere Arbeitsplätze eingerichtet werden.

Die Netzwerkdrucker für die entsprechenden Druckprofile müssen unter dem gleichen Namen lokal auf dem Arbeitsplatz installiert sein, damit das angelegte Druckprofil verwendet werden kann. Die Art der Druckprofile wird auch über verschiedene Icons suggeriert. So wird unterscheiden zwischen:

 Blankoformulardrucker

 Normaler Drucker

 Nadeldrucker

Anlegen neuer Profile

Neue Profile können in diesem Dialog mittels "+/–" 1 angelegt oder gelöscht werden. Danach wird einmalig für dieses Profil ein physischer Drucker 2 zugewiesen. Weiterhin kann festgelegt werden, ob der entsprechende Drucker den Blankoformulardruck 3 unterstützt.

Über das Anklicken von "phys. Drucker neu zuweisen" 2 öffnet sich das folgende Popup-Fenster. Die vorgenommenen Änderungen für den aktuellen physischen Drucker werden global gespeichert und gelten somit auch für andere Arbeitsplätze, da dieses Profil z.B. für den Betrieb eines Netzwerkdruckers verwendet werden kann.

Über die Schaltfläche "Zu den rechnerspez. Druckeinstellungen…" 4 gelangen Sie in die Einstellungen der Druckerprofile (auch zu erreichen über die tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile). Hier können Sie festlegen, welche Formulare und Briefvorlagen standardmässig mit diesem Druckprofil vom aktuellen Arbeitsplatz ausgedruckt werden sollen. Über die Schaltfläche "zur Druckprofilverwaltung" gelangen Sie zurück in die allgemeinen, praxisweiten Druckereinstellungen.

Einfügen von oberem / linkem Seitenrand, skalieren

Ab und an kommt es gerade bei älteren Druckern vor, dass der gedruckte Text nicht optimal in die Felder des Formular-Vordrucks passen (Hinweis: Dies betrifft nicht Blanko-Drucke). Deshalb lässt sich im Bereich "Korrektur des Druckbildes" unter dem Reiter "Drucker-Margins" ein zusätzlicher oberer und/oder linker Seitenrand in mm sowie Breiten-/Höhenänderungen in Prozent definieren (rechts unten im Fenster). Unter dem Reiter "PDF-Layout Formulare" können für PDFs ähnliche Korrekturen unter Angabe von Pixeln hinterlegt werden.

Tipp: Wenn diese Anpassungen nur ein einziges Formular betreffen sollen, definieren Sie einfach ein neues Druckprofil, das nur diesem speziellen Formular zugeordnet ist.

Druckerschlange

Wenn Sie Druckaufträge nicht direkt drucken wollen oder können (z.B. bei Verwendung eines Nadeldruckers, der nicht an Ihrem Arbeitsplatz angeschlossen ist), verwenden Sie die Druckerschlange. Von Ihrem Arbeitsplatz aus legen bzw. drucken Sie die gewünschten Formulare etc. in die Schlange und vom anderen Arbeitsplatz aus kann diese aufgerufen und die Dokumente gedruckt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Für die Einrichtung einer oder mehrerer Druckerschlangen legen Sie wie oben beschrieben unter Admin → Geräteeinstellungen → Drucker ein Druckprofil an, vergeben einen aussagekräftigen Namen und setzen den Haken „Druckerschlange“. Mehr ist für dieses Profil nicht zu tun.

Arbeitsplatz, von dem nur in die Schlange gedruckt werden soll:

Hier weisen Sie in den rechnerspezifischen Druckeinstellungen wie oben beschrieben den entsprechenden Formularen etc. die gerade angelegte Druckerschlange zu.

Am Arbeitsplatz, an dem ausgedruckt werden soll:

Hier müssen die Druckerprofile allesamt komplett konfiguriert sein, insbesondere dürfen diese nicht in eine Druckerschlange drucken, sondern es müssen physische Drucker zugewiesen sein.

Nun zeigen Sie die Druckerwarteschlange an diesem Arbeitsplatz an. Diese finden Sie aus der Tagesliste heraus im Menüpunkt Panel → Druckerschlangen. Ausserdem können Sie die Druckerschlange auch über ein Symbolleistensymbol erreichen. Dazu ein Rechtsklick auf die Symbolleiste der Tagesliste → Symbolleiste anpassen und folgendes Symbol direkt hereinziehen, danach auf Fertig klicken:

Die Druckerschlange ist ein Panel, welches Sie an die Tagesliste anheften können. Die darin angezeigten Dokumente können dann durch Doppelklick an dem entsprechenden Arbeitsplatz ausgedruckt werden.

Nadeldrucker

Ebenfalls können für einige Formulare lokal angeschlossene (serielle) Nadeldrucker verwendet werden (Hinweis: Aktivieren der Checkbox "serieller Port" nötig).

Einrichtung

Vorbereitung

Zuerst muss der Treiber für den Drucker installiert werden. Ist der Drucker über USB (keyspan) angeschlossen via USB-Serial-Adapter, muss der Adaptertreiber installiert werden.

Einrichtung

Um einen Nadeldrucker zu verwenden, müssen Sie in den Druckeinstellungen über das "+"-Symbol einen Drucker hinzufügen, einen Namen eingeben und die Checkbox "serieller Port" anklicken. Unter Serial Port muss der entsprechende Port (meist /dev/cu.*) des zu verwendenden Druckers ausgewählt werden. Per se sollten Bits, Parity und Stop Bits mit den Standardeinstellungen funktionieren, die Baud-Rate muss aber angepasst werden.

Kalibrierung

Es werden mehrere A5 Blätter und ein mindestens 15cm langes Lineal benötigt, sowie Zeit und Geduld. Die Schritte sollten in richtiger Reihenfolge abgearbeitet werden:

  1. Blatt einlegen, Drucker anschliessen, auf "Testseite drucken" klicken.
  2. Die Zeichen v und ^ auf dem Testdruck müssen übereinander stehen. Ist dies nicht der Fall, muss der Wert "Horizontal" angepasst werden.
  3. Die Länge zwischen den beiden gegenüberliegenden „|“ Zeichen (Lineal horizontal anlegen) und die Länge zwischen den zwei gegenüberliegenden „–“ Zeichen (Lineal vertikal anlegen) müssen gleich sein. Dazu den Horizontalwert anpassen und drucken.
  4. Die 5 cm und/oder 10 cm Strecke muss mit dem Lineal die richtige Länge haben. Dafür den Wert "inch2cm" anpassen und drucken.
  5. Die beiden Offset-Werte anpassen, damit bei dem Zeichen links oben (sollte ein schwarzes Kästchen sein) 2 cm jeweils horizontal und vertikal von der linken oberen Blattecke entfernt ist. Hierbei ist die linke untere Ecke des Kästchens zu benutzen.
  6. In den rechnerspezifischen Einstellungen kann angegeben werden, wofür der Drucker genutzt werden soll.

Scanner einrichten

(am Beispiel eines fujitsu ScanSnap ix500)

Um grosse Mengen an Vorbefunden schnell zu scannen ist die Einrichtung so beschrieben, dass zunächst keine Zeichenerkennung (OCR) stattfindet. Um einen neuen Scanner einzurichten, gehen Sie folgendermassen vor:

Schritt 1: SCAN-Lauschordner anlegen

Es handelt sich hierbei um einen Ordner an dem Rechner, an welchem der Scanner angeschlossen ist oder werden soll anlegen. In diesem schaut tomedo® nach, ob eine neue PDF-Datei in den Ordner gelegt wurde. Dieser Ordner könnte z.B. SCAN heissen und unter user/dokumente/SCAN angelegt werden.

Schritt 2: Scanner-Software installieren

Laden Sie zuerst die Treibersoftware ihres Scanners herunter. Hier der Downloadlink für den ScanSnap ix500:

https://scansnap.fujitsu.com/global/dl/mac-1014-ix500.html

Die anschliessende ScanSnap-Kontoregistrierung ist nur erforderlich, wenn Sie mit der fujitsu-Cloud arbeiten möchten.

Die derzeitige Software (Stand 20.6.2019) heisst „ScanSnap Home“. Nach dem Starten der App kann mit Rechtsklick auf das Symbol im Dock die Optionen „im Dock behalten“ und „bei der Anmeldung öffnen“ ausgewählt werden (diese sind dann mit einem Häkchen markiert).

 

Schritt 3: ScanSnap Home einrichten

Die Einrichtung, die konfiguriert, dass ScanSnap gescannte Dateien im (in Schritt 1) angelegten Ordner automatisch abgelegt werden, kann auf verschiedenen Wegen erreicht werden. Hier eine Variante, die bei uns funktioniert hat:

  1. Wenn das ScanSnap-Symbol nicht schon im Dock vorhanden ist, kann es vom „Programme“-Ordner aus ins Dock gelegt werden.
  2. Wählen Sie ScanSnap Home → Voreinstellungen aus.
  3. Wählen Sie nun unter „Ändern…“ den angelegten SCAN-Ordner aus. Prüfen Sie, ob die Scans tatsächlich im korrekten Ordner abgelegt werden. Sollte dies nicht gleich funktionieren, müssen Sie ein neues Scan-Profil anlegen.

Schritt 4: neues Scan-Profil einrichten

Wählen Sie ScanSnap Home → Scaneinstellungen aus. Es erscheint das folgende Fenster:

Oben im Fenster das "Hinzufügen"-Icon 1 auswählen und im daraufhin erscheinenden Fenster „neues Profil hinzufügen“ anklicken. Im (danach nicht mehr ausgegrauten) rechten Teil des Fensters sicherstellen, dass der „Speichern unter“-Ordner korrekt und das Häkchen im Kästchen von entfernt wurde.

Hiernach sollten Sie noch einmal prüfen, ob bei einem Scan die gewünschten Dateien auch im angelegten SCAN-Ordner ankommen.

Schritt 5: Dossiereintragstyp anlegen

Melden Sie sich in tomedo® als Admin an und öffnen Sie unter Admin → Dossiereintragstypen das Einstellungsfenster.

Wenn noch kein SCAN-Eintragstyp angelegt ist, kann dieser mit der "+"-Schaltfläche unterhalb der Tabelle hinzugefügt werden. Zudem müssen Sie den Standardeintragstyp bestimmen, sowie ein Kürzel und einen Namen angeben. Bei Bedarf können Sie eine beliebige Farbe wählen oder ein Bild hinzufügen. Mit "OK" bestätigen Sie den neuen Dossiereintragstypen.

Schritt 6: tomedo® Einstellungen vornehmen

In den tomedo® Einstellungen finden Sie unter Arbeitsplatz → Dossiereinträge den Punkt "Datei-Lauscher (Dateimonitor).

  1. Sollte der neue Dossiereintragstyp noch nicht erscheinen, klicken Sie auf "Eintragstypen aktualisieren".
  2. Suchen Sie den Eintragstyp "SCAN" in der Liste und aktivieren Sie die Checkbox.
    Achtung: Die Sortierung ist derzeit (Stand 26.09.2022) noch so eingestellt, dass Kürzel, die mit kleinen Buchstaben beginnen, erst ganz unten aufgeführt werden. Das heisst, Sie müssen eventuell zum Suchen ganz nach unten scrollen.
  3. Mit dem Finder-Symbol den Lauschordner (SCAN) auswählen. Der Pfad erscheint dann automatisch links im Feld daneben.
  4. Hier kann spezifiziert werden, auf welche Dateien der Lauscher reagieren soll.
  5. Bei "Lösche Dateien nach Import" sollte der Haken gesetzt werden, wenn Sie nicht wollen, dass alle bereits archivierten Dateien im Lauschordner liegen bleiben.
  6. Klicken Sie auf "Starten".
  7. Sobald der Dateilauscher erfolgreich neu gestartet wurde, klicken Sie auf "Aktualisieren", um die Einstellungen dauerhaft zu speichern.
  8. Mit einem Klick auf "OK" verlassen Sie das Einstellungs-Fenster.

Achtung: Nach dem nächsten tomedo®-Neustart kann es vorkommen, dass der Ordnerpfad nicht mehr eingetragen ist. Dann müsste noch einmal bei Schritt 4 begonnen werden. Dies sollte allerdings nur einmal vorkommen.

Schritt 7: Testen

Jetzt können Sie den Vorgang testen, indem Sie ein Dokument, welches Ihren eingestellten Vorgaben entspricht, in den SCAN-Ordner legen. tomedo® sollte jetzt eigenständig einen Dossiereintrag für dieses Dokument anlegen.