E-Mail

Letzte Anpassung: 21. October 2020

Verwaltung der E-Mail-Konten

In tomedo® haben Sie die Möglichkeit, E-Mails aus Ihrem E-Mail-Account in tomedo® einzulesen. Dazu müssen Sie unter Admin → E-Mailkonten die Daten Ihres E-Mail-Accounts eingeben. Siehe z.B. hier:

Wichtig ist dabei zu wissen, dass tomedo® die E-Mails bei Ihrem Provider nur als Kopie aus dem Posteingang abholt. tomedo® beeinflusst die E-Mails in Ihrem normalen E-Mail Account nicht. Das heißt zum Beispiel, wenn Sie eine E-Mail in tomedo® lesen, ist diese in Ihrem normalen Account möglicherweise noch nicht als gelesen markiert. Oder wenn Sie eine E-Mail in tomedo® löschen, dann gibt es diese noch in Ihrem normalen Account. Sie können zwischen den Ordnern „Posteingang“ und „Gesendet“ wählen (wobei nur aus tomedo® heraus gesendete E-Mail erfasst werden).

Um den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, benötigen sie einerseits die Zugangsdaten Nutzername und Kennwort, andererseits die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am Besten schneller googeln können. Gängige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.

Ganz wichtig: Versenden kann tomedo® nur per SMTPProtokoll, Empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in tomedo® mit den gleichen Zugangsdaten aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie können sich auch an den Support wenden, um bei der Einrichtung zu helfen.

Unter Verwaltung → E-Mails können Sie die E-Mails aus Ihrem Account ansehen, siehe Bild auf der nächsten Seite. Im Bereich „E-Mail Konten“ auf der linken Seite sehen Sie eine Liste aller aktiven E-Mail Accounts. Rechts daneben befindet sich eine Tabelle der heruntergeladenen E-Mails, dicke Schrift bedeutet, dass Sie die E-Mail in tomedo® noch nicht gelesen haben, dünne Schrift folglich, dass die E-Mail bereits gelesen wurde. Mit dem Knopf „–“ können Sie E-Mails löschen. Im Bereich rechts neben der Tabelle sehen Sie den Inhalt der aktuell selektierten E-Mail. Mit Doppelklick in die Tabelle oder den unteren Bereich können Sie E-Mails in Ihrem Standard E-Mail-Programm öffnen (um zum Beispiel Anhänge zu sehen).

Verwaltung der E-Mail-Vorlagen

Um Terminerinnerungen per E-Mail oder aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion leicht massenhaft E-Mails verschicken zu können, werden Vorlagen benötigt. Über den Menüpunkt Admin → E-Mail-Vorlagen erreichen Sie die Vorlagenverwaltung, wo neue Einträge wie gewohnt mit dem „+“-Button angelegt und dann bearbeitet werden können.

Der Name der Vorlage dient der internen Wiedererkennung in Schnellauswahllisten und sollte für Sie möglichst eindeutig sein. Als Absender wählen Sie eines der vorhandenen E-Mail-Konten aus, über den Zahnrad-Button neben der Schnellauswahl gelangen Sie direkt zur Verwaltung der E-Mail-Konten, siehe voriges Teilkapitel.

Im Feld „Kopie an“ können Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die eine Kopie jeder versendeten E-Mail geschickt werden soll. Das Feld kann auch leer bleiben, aber dann erhalten Sie unter Umständen keine direkte Versandbestätigung. Andererseits kann der mehr oder weniger gleichzeitige Empfang von über hundert Versandbestätigungsmails herkömmliche E-Mail-Konten durchaus überlasten, wenn Ihr E-Mail-Anbieter das z.B. als potenziellen Angriffsversuch wertet und erst einmal gar keine Mails mehr verschickt.

Das Betrefffeld ist das, was die Empfänger von Nachrichten, die auf dieser Vorlage basieren, als Betreff angezeigt bekommen und sollte also nicht leer bleiben, sondern möglichst kurz und konkret den Inhalt der Nachricht zusammenfassen.

Bei der Schnellauswahl des zu erzeugenden Karteieintragstypen stehen nur solche zur Auswahl, die als Medientyp „Text“ haben. Über das Zahnrad gelangen Sie wie gewohnt zum entsprechenden Verwaltungsfenster. In die Akten der Patienten wird jeweils ein Eintrag vom gewählten Typ mit Betreff und Inhalt der versendeten Nachrichten archiviert, außer bei „keine Auswahl“.

In den Bereich Textvorlage kommt der Inhalt der zu versendenden E-Mails. Dabei können Sie die meisten Briefschreibungskommandos in der üblichen $[Schreibweise]$ verwenden, als Hilfestellung dazu dient der Kommandos-Button. Für Terminerinnerungen können Sie alle Platzhalter des Briefkommandos $[selektierterTermin]$ verwenden. Mit %d erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vor- und Nachname des Patienten erhalten Sie mit %V und %N und für %g erhalten Sie „Herr“ oder „Frau“. Komplette Patientennamen inkl. Anrede und Titel erhalten Sie mit %M. Aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion E-Mails zu verschicken, funktioniert natürlich nur sofern in den Patientendetails eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Haben Sie in einer Statistik-Ergebnisliste die Aktion „E-Mail an alle Patienten der Liste verschicken“ gewählt, öffnet sich zunächst ein Fenster, in dem Sie die E-Mail Vorlage auswählen müssen 1. In diesem Fenster wird ebenfalls angezeigt, bei wie vielen Patienten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist 2. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, der E-Mail Dokumente aus Karteieinträgen als Anhang hinzuzufügen 3.

Die Einstellungen um Terminerinnerungen automatisiert per E-Mail zu verschicken, werden in der Terminerinnerungsverwaltung vorgenommen (siehe Der Kalender – Abschnitt Terminerinnerungen per SMS und E-Mail).