E-Mail

Verwaltung der E-Mail-Konten

In tomedo® haben Sie die Möglichkeit, E-Mails aus Ihrem E-Mail-Account in tomedo® einzulesen. Dazu müssen Sie unter Admin → E-Mail-Konten die Daten Ihres E-Mail-Accounts eingeben. Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mails-Services einzutragen. Der zweite Reiter dient zum Hinterlegen der Credentials Ihres E-Mail-Kontos bei diesem Provider. Signaturen können Sie entsprechend im dritten Reiter für jedes E-Mail-Konto einzeln einstellen. Alle drei Reiter werden in den nächsten Unterkapiteln genauer erklärt.

Servereintellungen

Um den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, benötigen Sie die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am besten schnell googeln können. Gängige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.

Achtung: Versenden kann tomedo® nur per SMTPProtokoll, Empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in tomedo® mit den gleichen Zugangsdaten aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie können sich auch an den Support wenden, um bei der Einrichtung zu helfen.

E-Mail-Konto

Nach erfolgreicher Konfiguration der Servereinstellungen können Sie im Reiter "Konto" die Zugangsdaten des E-Mail-Kontos hinterlegen. Zur Authentifizierung 1 gibt es zwei Möglichkeiten: per Passwort oder Open Authentification (OAuth) 2.0.

Bei der Authentifizierung per Passwort müssen Sie in das entsprechende Feld 2 das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos eintragen.

Sollten Sie sich per OAuth 2.0 (verfügbar ab tomedo® Version v1.111) authentifizieren wollen, klicken Sie im Auswahlmenü "Authentifizierung" auf den entsprechenden Unterpunkt. Drücken Sie auf die Schaltfläche "Zugangscode" 3, um über den Browser einen Code für das E-Mail-Konto zu beantragen. Nach Akzeptieren der Authentifikation wird der entsprechende Zugangscode automatisch in tomedo® eingetragen.

In beiden Fällen können Sie mittels "Verbindungstest" 4 überprüfen, ob Sie alle Credentials korrekt eingegeben haben. Wenn dies nicht der Fall ist, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Wenn der E-Mail-Empfang per IMAP-Protokoll 5 konfiguriert ist, können Sie heruntergeladene Mails automatisch als gelesen markieren und sogar das komplette E-Mail-Konto mit allen Unterordnern synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.

Standardmässig ist für den Abruf von E-Mails ein Intervall 6 von 60 Sekunden eingestellt. Sie können diesen Wert anpassen, sowie bei Bedarf den Abruf oder Versand von E-Mail deaktivieren.

Nach Setzen des Häkchens "E-Mails mit Patientenbezug in der Akte archivieren" 7 können Sie eine E-Mail mit Rechtsklick einem vorhandenen oder neuen Patienten zuordnen. Häufig werden Ihnen dabei anhand des Absenders und weiterer Schlagwörter bereits mögliche Patienten vorgeschlagen.

Signaturen

Pro E-Mail-Konto können Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Sie haben dort auch die Möglichkeit, html-Blöcke zu verwenden. Diese erstellen Sie am besten mit einem externen html-Editor und fügen sie dann in den html-Block der Signatur ein.

Einstellungen

Wenn Ihre E-Mail-Accounts eingerichtet sind, haben Sie zudem noch die Möglichkeit, über die tomedo® Einstellungen sowohl praxisweite als auch arbeitsplatzspezifische Konfigurationen zu hinterlegen.

Über Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail können Sie hinterlegen, dass E-Mails immer mit tomedo® erstellt werden. In diesem Fall ist tomedomail Ihr Mail-Client. Da dies eine arbeitsplatzspezifische Einstellung ist, müssen Sie diese für jeden gewünschten Rechner einzeln auswählen. 

Weitere Einstellungen, die über Praxis → E-Mail hinterlegt werden, gelten entsprechend für die komplette Praxis. Dazu gehört, dass Sie festlegen, über welchen Dossiereintragstypen ausgehende und eingehende E-Mails in den Dossiers der Patienten gespeichert werden. Hierfür können Sie zum Beispiel auch über Admin → Dossiereintragstypen einen neuen Eintrag "E-Mail" mit Anhang anlegen und für diesen Zweck nutzen. Ausserdem können Sie an dieser Stelle Ihre Sendelimits anpassen.

Zugriffsbeschränkungen

Wenn Sie einstellen möchten, welche Nutzer Zugriff auf das E-Mail-Konto haben, können Sie dies über die Rechteverwaltung unter Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung tun. An dieser Stelle können Sie unter EmailAccountTyp → tomedoHIN → Zugriff ein Recht anlegen, welches den Zugriff einschränkt.

E-Mail-Account

Unter Verwaltung → E-Mail können Sie die E-Mails aus Ihren Account ansehen.

Im Auswahlmenü 1 können Sie aus der Liste aller aktiven E-Mail-Accounts auswählen. In der linken Spalte befinden sich die Ordner 2 des ausgewählten Accounts. Wenn Sie die E-Mail-Synchronisation aktiviert haben, wird die Ordnerstruktur ebenfalls synchronisiert. Im Bereich "eigene Ordner" können Sie zusätzlich über "+ neu" 3 weitere Ordner anlegen.

Oberhalb der Mails sind zudem zwei Suchfelder vorhanden, sowohl für die Patientensuche 4 als auch für die Textsuche 5. So können Sie unkompliziert zwischen Ihren Mails filtern.

Der obere Reiter gibt zudem noch einmal die Möglichkeit, zwischen den Ordnern 6 Posteingang, Gesendet, Postausgang, Entwürfe und Papierkorb zu wechseln. Die Symbole daneben 7 ermöglichen es, eine neue Mail zu schreiben oder auch direkt eine neue Mail an den aktuell ausgewählten Patienten zu verfassen. Ausserdem können Sie über die dritte Spalte von Symbolen 8 dem Absender der geöffneten Mail antworten, allen antworten oder die ausgewählte Mail weiterleiten. Über die drei Punkte oben rechts 9 gelangen Sie in die E-Mail Einstellungen, welche Sie auch über die tomedo® Einstellungen unter Praxis → E-Mail aufrufen können.

Wenn Sie in der Tabelle eine Mail ausgewählt haben, stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung. Per Rechtsklick auf eine E-Mail können Sie im Kontextmenü die folgenden Aktionen ausführen:

Verwaltung der E-Mail-Vorlagen

Um Terminerinnerungen per E-Mail oder aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion leicht massenhaft E-Mails verschicken zu können, werden Vorlagen benötigt. Über den Menüpunkt Admin → E-Mail-Vorlagen erreichen Sie die Vorlagenverwaltung.

Auf der linken Seite 1 sind alle verfügbaren Vorlagen aufgelistet. Mit den Schaltflächen 2 können Sie neue Vorlagen hinzufügen, neue Ordner hinzufügen, um Ihre Vorlagen zu sortieren, und Vorlagen und Ordner wieder löschen.

Der Name 3 der Vorlage dient der internen Wiedererkennung in Schnellauswahllisten und sollte für Sie möglichst eindeutig sein.

Im Feld "Kopie an" 4 können Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die eine Kopie jeder versendeten E-Mail geschickt werden soll. Das Feld kann auch leer bleiben, allerdings erhalten Sie dann unter Umständen keine direkte Versandbestätigung. Andererseits kann der mehr oder weniger gleichzeitige Empfang von über hundert Versandbestätigungsmails herkömmliche E-Mail-Konten durchaus überlasten, wenn Ihr E-Mail-Anbieter das z.B. als potenziellen Angriffsversuch wertet und erst einmal gar keine Mails mehr verschickt.

Das Betrefffeld 5 stellt dar, was die Empfänger von Nachrichten, die auf dieser Vorlage basieren, als Betreff angezeigt bekommen und sollte daher nicht leer bleiben, sondern möglichst kurz und konkret den Inhalt der Nachricht zusammenfassen.

In den Bereich Textvorlage kommt der Inhalt der zu versendenden E-Mails. Dabei können Sie die meisten Briefschreibungskommandos in der üblichen $[Schreibweise]$ verwenden, als Hilfestellung dazu dient die "Kommandos"-Schaltfläche 6. Für Terminerinnerungen können Sie alle Platzhalter des Briefkommandos $[selektierterTermin]$ verwenden. Mit %d erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vor- und Nachname des Patienten erhalten Sie mit %V und %N und für %g erhalten Sie „Herr“ oder „Frau“. Komplette Patientennamen inkl. Anrede und Titel erhalten Sie mit %M .

Mit der Schaltfläche "Schrift" können Sie den Text in der Vorlage im Hinblick auf Schriftart, Schriftgrösse, Farbe, etc. anpassen. Über die Schaltfläche "HTML Block" können Sie auch direkt html-Code einbauen. Auch das Hinzufügen von Anhängen 7 an die E-Mail ist möglich.

Bei der Schnellauswahl des zu erzeugenden Dossiereintragstypen 8 stehen nur solche zu Auswahl, die als Medientyp "Text" haben. Über die Einstellungs-Schaltfläche an der rechten Seite (drei Punkte) gelangen Sie wie gewohnt zum entsprechenden Verwaltungsfenster, in welchem Sie auch neue Dossiereintragstypen (wie z.B. "E-Mail-Terminerinnerung) anlegen können. In die Akten der Patienten wird jeweils ein Eintrag vom gewählten Typ mit Betreff und Inhalt der versendeten Nachricht archiviert, insofern nicht "keine Auswahl" angeklickt ist.

Über "Vorschlag für" können Sie ausserdem festlegen, an welchen Stellen die E-Mail Vorlage verwendet werden kann. Diese ist dann in allen angehakten Bereichen verfügbar. Standardmässig ist nur das Dossier hinterlegt, wenn Sie also die Vorlage an weiteren Stellen nutzen möchten, können Sie dies hier hinterlegen.

Zusätzlich können Sie E-Mails aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion verschicken. Dies funktioniert natürlich nur, sofern in den Patientendetails eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Haben Sie in einer Statistik-Ergebnisliste die Aktion "E-Mail an alle Patienten der Liste verschicken" gewählt, öffnet sich zunächst ein Fenster, in welchem Sie die E-Mail-Vorlage, das Absender-Konto und bei Bedarf eine E-Mail-Signatur auswählen. Hier wird ebenfalls angezeigt, bei wie vielen der Patienten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, der E-Mail Dokumente aus Dossiereinträgen als Anhang hinzuzufügen. Die Verschlüsselung der Anhänge wird im nächsten Abschnitt besprochen.

Analog können Sie auch an anderen Stellen E-Mails an mehrere Patienten verschicken, beispielsweise aus Patientenlisten.

Die Einstellungen, um Terminerinnerungen automatisiert per E-Mail zu verschicken, werden in der Terminerinnerungsverwaltung vorgenommen (siehe Die Agenda – Abschnitt Terminerinnerungen per SMS und E-Mail).

PDF-Verschlüsselung beim E-Mail-Anhang-Versand

Ob eine PDF-Verschlüsselung erfolgen soll, kann in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Datenschutz eingestellt werden. Diese Funktion umfasst, dass PDF-Dokumente im Anhang von E-Mails mit einem dem Patienten zugeordneten Schlüssel verschlüsselt werden können. Diesbezüglich können folgende Optionen eingestellt werden:

• Vorher nachfragen,
• immer wenn möglich und
• nie.

Als Standardeinstellung wird vor dem Versenden von E-Mails nachgefragt, ob Sie Anhänge verschlüsseln möchte oder nicht. Bereits verschlüsselte Dateien werden automatisch nicht zusätzlich verschlüsselt.

Damit ein PDF-Anhang verschlüsselt versendet werden kann, muss für den Patienten ein Schlüssel hinterlegt sein. In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob mit Öffnen des Dossiers automatisch ein Schlüssel für den Patienten gesetzt werden soll. Ob ein Schlüssel generiert werden soll oder falls ja, auf welcher Grundlage, können Sie im Auswahlmenü festlegen. Dabei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• als Geburtstag,
• als Versichertennummer,
• als zufällige Zeichenkette und
• nicht setzen.

In den Patientendetails neben der E-Mail-Adresse kann mit Klick auf die Schlüssel-Schaltfläche der Dialog ebenfalls ein Schlüssel für den Patienten hinterlegt werden. Hier haben Sie die Möglichkeit sich einen 16-stelligen Schlüssel über die Reload-Schaltfläche automatisch erzeugen zu lassen oder können selbst einen Schlüssel eingeben.

Hinweis: Der Schlüssel für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten darf nur Zahlen, Buchstaben (ausser ö, ä, ü) und die Zeichen ,.-;:_ enthalten.

Im Anschluss können Sie diesen Schlüssel für den Patienten auf Grundlage einer Briefvorlage für den Patienten ausdrucken.

Als Standard ist die Briefvorlage “Verschlüsselungscode” gesetzt, falls noch keine andere ausgewählt wurde. Mit dem Briefkommando $[ds_key]$ (siehe: Admin → Briefkommando-Liste → Platzhalter → Text) kann der Schlüssel ausgegeben werden.

Dieser Schlüssel wird gesetzt, falls Sie PDF-Dokumente verschlüsselt per E-Mail an den Patienten versendet. Ist der Schlüssel leer, wird das Dokument nicht verschlüsselt versendet, wenn Sie die Option “immer wenn möglich” gewählt haben. Bei Verwendung der Option “immer nachfragen” öffnet sich folgender Dialog bei E-Mail-Erstellung mit PDF-Anhang aus dem Dossier heraus.

Ist für den Patienten kein Schlüssel hinterlegt, dann können Sie den E-Mail-Anhang in dem Status nur unverschlüsselt versenden. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, einen Schlüssel für den Patienten zu hinterlegen. Hier können Sie über die Schaltfläche “Geburtsdatum” oder Schaltfläche “Versichertennummer” die Daten des Patienten als Schlüssel setzten lassen. Natürlich können Sie auch selbst einen Schlüssel eingeben. Über die Augen-Schaltfläche kann der Schlüssel sich angezeigt werden lassen und kann ggf. editiert werden.

Verschlüsselung durch HIN

In tomedo® können Praxen via HIN verschlüsselte E-Mails mit sensiblen Patientendaten beispielsweise an andere Praxen oder Fachärzte verschicken. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

• Installation des HIN-Clients am tomedo®-Server in der Praxis (der Arzt muss sich dabei alle 12 Stunden neu über den Client einloggen)
• Authentifizierung von HIN über ein Token

Token bedeutet in diesem Fall eine Art digitales Objekt, welches einen Authentifizierungscode generiert, der in tomedo® hinterlegt wird. Das Token kann dabei ganz einfach im HIN-Konto generiert werden und dient u.a. dazu, den Service von HIN mit tomedo® zu verknüpfen, um problemlos verschlüsselte E-Mails versenden zu können.

Die Anleitung, wie Sie Ihren Token über das HIN-Konto generieren, finden Sie hier:

https://support.hin.ch/de/hin-mail-mobile/mail-token-service-mail-clients/

In den Einstellungen der E-Mail-Konten (Admin → E-Mail-Konten) können Sie daraufhin ein neues Konto anlegen. Sie können dieses Konto nach Belieben benennen und unter E-Mail-Adresse die entsprechende HIN E-Mail-Adresse eintragen. Die Servereinstellungen 1 für Empfang 2 und Versand 3 sind in dem oben genannten Link aufgeführt, können aber auch dem folgenden Screenshot entnommen werden.

Unter dem Reiter "Konto" 4 geben Sie schliesslich unter "Benutzername" ihre HIN ID ein und unter "Passwort" den generierten Token. Damit ist ihr verschlüsselter HIN-Account ohne externe Nutzung des Clients eingerichtet.

E-Mail-Versand von Dossiereinträgen

Sie haben über tomedo® die Möglichkeit, Dossiereinträge per E-Mail zu versenden. Dazu ist es zunächst einmal nötig, ein entsprechendes Dossierversandprofil anzulegen, um über dieses die Dossiereinträge auszuwählen.

Dossierversandprofile

Die Verwaltung der einzelnen Profile finden Sie unter Admin → Dossierversandprofile. Dabei ist ein Standard-Profil von tomedo® eingestellt. Dieses können Sie nicht bearbeiten.

Um ein neues Dossierversandprofil anzulegen, klicken Sie auf die „+“-Schaltfläche 1 unterhalb der linken Liste bestehender Profile. Genauso können Sie über die „–“-Schaltfläche Profile wieder löschen. Dem neuen Profil sollten Sie daraufhin zunächst einmal einen Namen 2 geben.

Der oberste Bereich bestimmt die Vorlagen 3, die für den Versand relevant sind. Wenn Sie die E-Mails aus einer konkreten Vorlage heraus erstellen wollen, so müssen Sie die zugehörige Vorlage auswählen. Sollten Sie noch keine entsprechende Vorlage erstellt haben, können Sie dies wie oben beschrieben über Admin → E-Mail-Vorlagen tun. Ausserdem können Sie einen Brief aus Ihren Vorlagen anhängen. Bei diesen handelt es sich um Ihre Briefvorlagen aus Admin → Briefvorlagen.

Sie können zudem entscheiden, welche Dossiereinträge 4 für den E-Mail-Versand berücksichtigt werden sollen. Dabei können Sie wählen, ob das Profil für alle Dossiereinträge zur Verfügung steht oder nur solche, die ab dem aktuellen Tagesdatum erstellt werden. Auch der Umgang mit Anhängen der Dossiereinträge und die Übernahme von Dateien mit bestimmten Endungen kann hier konfiguriert werden.

Im dritten Bereich wird der Umgang mit bestimmten tomedo®-Funktionen 5 hinterlegt. So können Sie einzeln für Briefe, Formulare, offene Privatrechnungen und zukünftige Termine entscheiden, ob diese prinzipiell der E-Mail angehängt werden sollen oder nicht.

Zuletzt legen Sie fest, für wen das Dossierversandprofil sichtbar 6 ist. Sie können hier sowohl „alle“ Nutzer über die Checkbox an der rechten Seite auswählen, als auch einzelne Nutzer und/oder Nutzergruppen über die Liste unten bestimmen.

Hinweis: Diese Versandprofile können auch zur E-Mail-Erstellung per Aktionskette genutzt werden.

Versand aus dem Dossier

Um einen Dossiereintrag zu versenden, müssen Sie im Dossier des gewünschten Patienten innerhalb der medizinischen Dokumentation per Rechtsklick das Kontextmenü für den entsprechenden Dossiereintrag öffnen. An dieser Stelle werden Ihnen alle erstellten Dossierversandprofile, die für den Nutzer sichtbar sind, angezeigt.

Wählen Sie das gewünschte Profil aus und klicken Sie auf "neue E-Mail", also zum Beispiel "neue E-Mail (Test-Profil)" für das Profil mit dem Namen "Test-Profil".

Daraufhin öffnet sich automatisch ein Fenster, welchen Ihnen anzeigt, welche nötigen Vorgänge bereits erledigt sind, momentan ausgeführt werden, oder noch anstehen.

Fall aktiviert, erscheint ausserdem ein Popup-Fenster, in welchem Sie entscheiden können, ob die E-Mail verschlüsselt versandt werden soll und wenn ja, welcher Schlüssel genutzt werden soll. Für mehr Informationen zur Verschlüsselung beachten Sie den entsprechenden Abschnitt.

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erscheint das Fenster, in welchem Sie die E-Mail weiter konfigurieren oder absenden können.

Sie können an dieser Stelle noch den Absender 1 verändern oder eine (andere) Signatur 2 auswählen. Ausserdem werden hier die Empfänger 3 der E-Mail bestimmt. Sie können diese über die Schaltflächen („Patient“, „Hausarzt“, „Folgearzt“, „Facharzt“) auswählen, insofern die E-Mail-Adressen in den Patientendetails hinterlegt sind, einen konkreten Arzt oder eine sonstige Adresse über die Suchfelder finden, oder die E-Mail-Adresse manuell im Feld darunter eintippen.

Die angehängten Dateien 4 der E-Mail werden auf der linken Seite angezeigt. Über die Büroklammer-Schaltfläche können Sie zudem weitere Anhänge hinzufügen.

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage definiert haben, sind die entsprechenden Vorgaben für den Betreff 5 und das Freitextfeld 6 bereits eingetragen. Sie können diese allerdings an dieser Stelle noch verändern. Sie können den Text der E-Mail auch über die Schaltflächen „HTML Block“ und „A“ unten rechts entsprechend bearbeiten.

Sobald Sie die Konfigurationen der E-Mail beendet haben, können Sie diese über den entsprechenden Schaltflächen 7 versenden.

Tipp: Der Dateiname für per E-Mail zu versendende Formulare ist jetzt in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel einstellbar.