Formulare

Formularverwaltung

Die Formularverwaltung wird über Admin → Formular geöffnet. In der Formularverwaltung befinden sich eine Reihe von Standardformularen 1. Hier sind also keine Briefvorlagen oder PDF-Dokumente, die das Formularhäkchen in der entsprechenden Checkbox gesetzt haben, mit aufgeführt. Weiter können Sie Ihre eigenen praxisspezifischen Formulare gestalten, die sogenannten Custom-Formulare. Über die "+"- und "–"-Schaltflächen 2 können Formulare erstellt und entfernt werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Formulare zu importieren oder exportieren 3 sowie aus dem Tausch-Center herunterzuladen bzw. dem Tausch-Center hinzuzufügen ("Upload") 4. Auf diese Weise können Sie bequem Formulare mit Ihren Kollegen teilen.

Tipp: Der Dateiname für per E-Mail zu versendende Formulare ist jetzt in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel einstellbar.

Allgemeine Konfiguration von Formularen

Wenn Sie ein neues Custom-Formular erstellen oder ein bereits vorhandenes (Custom-)Formular ändern möchten, können Sie dies in der Detailansicht auf der rechten Seite des Fensters tun, nachdem Sie das entsprechende Formular neu angelegt oder in der Liste links ausgewählt haben.

Mit der Definition des Kürzels 1 kann das Custom-Formular in der Kommandozeile aufgerufen werden. Weiter erscheint das Kürzel, wenn Sie das Formular in die Symbolleiste einfügen. Im Namen 2 kann das Formular und dessen Funktion näher erläutert werden. Der Name erscheint außerdem in Form eines Tooltips, wenn Sie mit der Maus über das entsprechende Bild in der Symbolleiste fahren. Ein Bild zur Darstellung in der Symbolleiste kann im Feld "Eigenes Bild" 3 hochgeladen werden. Wenn hier kein Bild hinzugefügt wird, wird von tomedo® automatisch das Standardbild für Formulare benutzt. Die Text- und Hintergrundfarben 4 beziehen sich hier ausschließlich auf die Visualisierung des Karteieintrags innerhalb der Kartei eines Patienten.

Die Verfügbarkeit des Formulars in den Symbolleisten der Kartei und der Tagesliste sowie der Kommandozeile wird durch Checkboxen 5 geregelt, genauso wie die Angabe, ob ein Formular direkt ohne Anzeige gedruckt werden, nicht in der Kartei gespeichert, oder auf iOS ignoriert werden soll.

Des Weiteren stehen druck-relevante Einstellungen bezüglich des Druckprofils 6 zur Verfügung. Zur vereinfachten Druckerverwaltung kann hier auch der lokal benutzte Drucker für das entsprechende Formular gesetzt werden. Dies hat denselben Effekt wie die Konfigurationen in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile. Zusätzlich können Sie die entsprechenden zu druckenden Seiten 7 angeben. Diese Einstellung gilt für Ihre gesamte Ordination. Es gibt dabei zwei Möglichkeiten: Blankodruck (mit Hintergrund) und Direktdruck (ohne Hintergrund). Wenn Sie diese leer lassen, so werden alle verfügbaren Seiten gedruckt. Wenn Sie zusätzlich in den tomedo® Einstellungen die Option "sparsamer Blankodruck" aktiviert, so werden entsprechend weniger Seiten gedruckt. Wie in jedem OSX- bzw. MacOS-Druckfenster können Sie die Seiten mit "," (Komma) für Aufzählungen oder mit "–" (Minus) für Bereiche getrennt angeben, z.B. "1,2,6" oder "1–4,6" oder "1,2,1,2".

Mit der Auswahl "Vorschlag für" 8 können Custom-Formulare für einen bestimmten Bereich (Kassenbuch, Terminzettel, Armband, Onlinesprechstunde, Umschlagdruck, Medikamentenetikett) direkt ausgewählt werden.

Sie haben die Möglichkeit, Formularen zu Kategorien 9 zuzuordnen. Einige Kategorien (wie zum Beispiel "Custom-Formular" oder "Extern") werden automatisch vergeben. Über die drei Punkte neben der Auswahl können auch zusätzlich eigene Kategorien angelegt werden.

Wenn es sich um ein Custom-Formular handelt, haben Sie außerdem die Möglichkeit, dieses entsprechend zu verwalten und anzupassen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Zur CustomFormular-Verwaltung…" 10, worauf sich ein neues Fenster öffnet. Weitere Informationen zur Konfiguration von Custom-Formularen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Die Formulare, die einer Kategorie zugeordnet sind, werden entsprechend unter den Kategorienamen im tomedo® Menü Formulare aufgelistet. Auch in der Briefvorlagenverwaltung werden die Formulare unter der jeweiligen Kategorie aufgeführt. Für Formulare ohne zugeordnete Kategorie existiert an dieser Stelle in eine extra Gruppierung unter dem Namen "OHNE KATEGORIE".

Tipp für Formulardruck

Formulare werden immer auf den eingerichteten Drucker gedruckt. Möchten Sie aber zwischendurch auf einen anderen Drucker / eine andere Warteschlange drucken, geht das auch, ohne die Druckeinstellungen umständlich zu ändern. Klicken Sie mit der gedrückten Alt-Taste das Drucksymbol im Formularfenster an. Anschließend erscheint eine Auswahlliste von allen Druckern in der Praxis (bzw. solche, die im Netzwerk freigegeben sind) sowie eine Fax-Schaltfläche.

Custom-Formular

Im ausgewählten bzw. erstellten Custom-Formular gelangen Sie über die Schaltfläche „Custom-Formular“ zu dessen Verwaltungsfenster. In diesem Fenster wird das gesamte Formular bezüglich Seitengröße, -anzahl und -farbe 1 konfiguriert. Für die Verwendung eines Hintergrundbildes im Custom-Formular ziehen Sie ein PDFDokument per Drag & Drop in das vorgesehene Feld 2. Geben Sie entsprechend dem Hintergrundbild die korrekten Maße (Höhe und Breite) in Pixel an. Bitte beachten Sie auch, dass lesegeschützte Dokumente als Hintergrundbild nicht angezeigt und folglich nicht verwendet werden können.

Um neue Felder für das Formular hinzuzufügen, drücken Sie auf die "+"-Schaltfläche 3. Daraufhin erscheint ein neues Feld in der Liste 4, welches Sie nach Name und Modus konfigurieren können. Außerdem stehen Ihnen, je nach Feldmodus, weitere Anpassungsmöglichkeiten im Formularfeld 5 zur Verfügung.

Auf der rechten Seite des Fensters ist die Vorschau des Custom-Formulars 6 zu sehen. Zudem befindet sich am unteren Reiter eine Schaltfläche, über die Sie mit einem Klick eine Liste von Briefkommandos 7 aufrufen können.

Feldmodi

Wenn Sie ein Feld hinzugefügt haben, gibt Ihnen tomedo® eine Auswahl der folgenden Feldtypen bzw. -modi:

Jedes Feld hat einen Namen, eine Position (x,y) und Format (Breite, Höhe). Wenn Sie kein Hintergrundbild verwenden, ist das Messen der Eingabefelder auf dem Formular mit dem Lineal hilfreich. Der Bezugspunkt für die Position der Felder ist deren linke obere Ecke.

Hinweise zur Konfiguration

• Mit Klick auf die Zeile im Konfigurationsfenster wird automatisch das selektierte Feld farblich hervorgehoben. So kann der Nutzer einfach erkennen, wo sich das Feld befindet.
• Andersherum funktioniert die Selektion genauso: Mit Klick auf ein Feld, in der rechten Fensterseite, wird das Feld selektiert und die dazugehörige Zeile wird in der Konfigurationstabelle farblich hervorgehoben.
• Die Position der Felder kann auf der rechten Seite im Fenster via Drag & Drop an die gewünschte Position verschoben werden.
• Für die Konfiguration ist es hilfreich, den Haken „Zeige Textfelder“ zu setzen, da Sie so schnell alle Eingabefelder im Formular sehen.
• Vergeben Sie zur besseren Übersicht jedem angelegten Textfeld einen Namen. Sollten Sie mehrere Textfelder mit Schnellauswahl haben, so wird der Name genutzt, um die Werte der Schnellauswahl zu speichern. Haben Sie also zwei Custom-Formulare und wollen die gleichen Auswahlpunkte haben, so müssen Sie nur den gleichen Namen nutzen.
• Eine Formatierung der Schriftart und -größe ist möglich. Darüber hinaus kann der Inhalt der Felder über die Vorbefüllung oder Befüllung aus der Vorlage vordefiniert werden.
  • Vorausfüllung: Verwendung von festem Text, Makrobefehle und/oder Briefschreibungsbefehlen. Diese werden bei Neuanlage des Formulars automatisch ersetzt. Wollen Sie z.B. den Namen des Patienten in einem Feld benutzen, so müssen Sie $[pv]$ $[pn]$ eingeben. Bitte beachten Sie, dass einige Briefschreibungsbefehle nicht funktionieren können, wie z.B. Befehle zu selektierten Karteieinträgen.
  • Befüllung aus der Vorlage: Dabei wird der Inhalt der gespeicherten Vorlage von dem gewählten Custom-Formular verwendet. Wenn die Befüllung aus der Vorlage direkt beim Erstellen des Custum-Formulars passieren soll, muss die Vorlage als Standard markiert werden. Alternativ dazu, kann die Befüllung auch manuell im bereits geöffneten Custom-Formular über die Auswahl der Vorlage hinzufügt werden.

Konfiguration mehrfach verwenden

Zur Wiederverwendung von aufwendig konfiguriert Custom-Formularen, können Sie die selektierten Zeilen eines Formulars in den Zwischenspeicher legen. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü über den Rechtsklick. Anschließend können Sie im selben oder anderen Custom-Formular über das Kontextmenü den Inhalt des Zwischenspeichers wieder einfügen.

Hinweise zur Vorbefüllung

• Priorisierung der Vorausfüllung: Sobald etwas in dem Feld „Vorbefüllung“ steht, wird dieser Inhalt auch im Custom-Formular verwendet. Unabhängig davon, ob die Checkbox „bef. aus Vorlage“ aktiv ist.
• Die Vorbefüllung und Befüllung aus der Vorlage sowie die Festlegung der Schriftgröße und -art ist nur für inhaltlich „sinnvolle“ Felder, wie Textfelder, Ankreuzfelder, Datum, Diagnosen usw. möglich.

Mit dem Auswahlfeld „im Karteitext“ innerhalb des Formularfelds wird bestimmt, welcher Inhalt des Custom-Formulars im Karteieintrag erscheinen soll, wie in folgender Abbildung zu sehen:

Ankreuzfelder und Score

Ankreuzfelder und Score sind 2 besondere Felder, weshalb an der Stelle die Konfigurationsmöglichkeiten der Felder kurz erläutert werden.

Ankreuzfelder

• Mit Setzen eines x oder X im Feld „Vorbefüllung“ kann das Ankreuzfeld aktiviert werden.
• Bei Ankreuzfeldern ist das Setzten von Abhängigkeiten zueinander möglich. Ist zum Beispiel die Checkbox 2 aktiviert, darf die Checkbox 1 nicht aktiviert sein.
• Anwendungsbeispiel: Sie möchten hinterlegen, über wen das Kind versichert ist und haben dazu die Auswahlmöglichkeiten "Mutter" oder "Vater".
  • Legen Sie zwei Ankreuzfelder "Vater" und "Mutter" an.
  • Wählen Sie dann unter "Ankreuzkette" das jeweils entsprechende Feld aus (also die Ankreuzkette "Vater" im Formularfeld "Mutter" und genauso die Ankreuzkette "Mutter" im Formularfeld "Vater", wobei zur eindeutigen Zuordnung des Feldes auch die Seite und die Position angegeben werden, also z.B. "Seite 1 / POS 19 – Vater").
  • Mit Drücken der Pfeil-Schaltfläche können Sie die gesetzten Abhängigkeiten der Ankreuzfelder prüfen. Es werden die Ankreuzfelder über Klicken des Pfeils ausgewählt, die eine Abhängigkeit zueinander haben.

Scores

Die Konfiguration des Scores erfolgt auf Basis von Ankreuzfeldern. Für die Berechnung des Scores müssen die Ankreuzfelder einen Namen (z.B. v1, v2, v3) haben. Ein aktiviertes Ankreuzfeld entspricht dem Wert 1. Je nach gewünschter „Wertigkeit“ einer aktivierten Checkbox, muss dies in der Formel des Scores entsprechend konfiguriert werden. Die Formel für die Berechnung muss im Feld „Vorbefüllung“ angegeben werden. Zwei Syntax-Beispiele:

1. Einfache Addition und Subtraktion der Felder – gleiche Wertigkeit:  $[v1]$+$[v2]$-$[v3]$
2. Addition, Subtraktion sowie Multiplikation der Felder – unterschiedliche Wertigkeit:  2*$[v1]$+1.5*$[v2]$-4.4*$[v3]$

Wenn Sie das Formular über die Kartei eines Patienten aufrufen, können Sie nun die Ankreuzfelder nutzen. Der Score wird automatisch auf Basis der Formel zur Berechnung aus der Vorausfüllung errechnet.

Webformular

Neben Custom-Formularen bietet tomedo® auch Webormulare an, d.h. lokale Webseiten, die in der Kartei angezeigt werden, mit denen Sie interagieren können. Es ist html5 mit JavaScript möglich. Dies ist z.B. wünschenswert für Formulare, die auf dem iPad ausgefüllt werden sollen. Somit können Sie die Eingabe für das iPad oder das iPhone durch Größe und Position der Eingabefelder selbst beeinflussen. Die Befüllung des Formulars wird gespeichert und ist auch auf dem Mac sichtbar.

Zum Beispiel bietet sich hier ein Anamnese-Formular an, welches direkt vom Patienten ausgefüllt wird. Das Webformular können Sie mit der Möglichkeit einer Sperrfunktion versehen, damit nur mit Passwort wieder zurück in tomedo® gelangt werden kann und der Patient natürlich keinen Zugriff auf Patientendaten bekommt. Weiterhin kann die Eingabe des Patienten in die Patientenstammdaten genutzt werden.

Ein Webformular ist ein Ordner, in dem mindestens eine index.html liegen muss. Alle weiteren Webseitenelemente müssen in diesem Ordner liegen. Durch Rechtsklick im Finder auf den Ordner können Sie diesen dann komprimieren und erhält eine .zip-Datei. Diese können Sie unter Admin → Webformulare importieren. Zusätzlich ist es notwendig, unter Admin → Karteieintragstypen einen Karteieintragstyp anzulegen, den auf „Web-Formular“ stellen und dort das entsprechende Webformular auswählen.

Experten-Tipp: Um ein Web-Formular selbst zu bauen, empfiehlt es sich, ein schon existierendes Formular anzupassen. Der zollsoft-Support hilft Ihnen hier gern beim Anpassen oder Erstellen.

Für die Übernahme von Patientendaten muss der Name eines html-input Feldes wie die Modeladresse lauten, angefangen vom Web-Formular, z.B.:

<input type=“text“ class=“form-control zsdata“ id=“titel“ placeholder=“Titel“ name=“inv_patientenDetailsRelationen.inv_pat ientenDetails.inv_patient.titel“>

Es ist möglich für das iPad und für den Mac verschiedene Ansichten zu haben, hierfür können Sie dies in die jQuery $(document).ready() schreiben:

1. var isiPad = navigator.userAgent.match(/iPad/i) != null;
2.   if (isiPad) {
3.     $(„#zollsoft-desktop“).remove();
4.     $(„#zollsoft-mobile“).show();
5.   } else {
6.     $(„#zollsoft-desktop“).show();
7.     $(„#zollsoft-mobile“).remove();
8.   }

Die Sperrmöglichkeit auf dem iPad können Sie mit diesem Navigationselement erreichen:

1. <div class=“navbar navbar-default navbarfixed-top zs-navbar“ role=“navigation“>
2.   <div class=“container-fluid“>
3.     <div class=“navbar-header“>
4.       <button type=“button“class=“btn btn-default navbar-btn btndanger“ id=“tomedoButton“>tomedo</button>
5.     </div>
6.   </div>
7. </div>

Symbolleiste der Formulare

In den geöffneten Formularen können Sie das Menü im Formularkopf mit der rechten Maustaste (oder Tastenkombination ⌃ Ctrl + linke Maustaste) im Kontextmenü öffnen. Dort klicken Sie auf „Symbolleiste anpassen …“, um die verfügbaren Schaltflächen (Favoriten) in der Symbolleiste zu ergänzen. In diesem Fenster „Bewege deine Favoriten in die Symbolleiste…“ füge das Symbol „Vorlage…“ via Drag & Drop zu den anderen Symbolen im Formularkopf hinzu.

In dem Menü „Vorlage“ können Vorlagen erstellt werden, die über das Aktivieren der Checkbox als Standard definiert werden können. Dementsprechend werden die Formulare gemäß der definierten Vorlage vorausgefüllt. Für die Überweisung gibt es bereits eine „Standardvorlage“, die automatisch „kurativ“ & „Mit-und Weiterbehandlung“ ankreuzt.

Kein Datum im KBV-Header (bzw. Formulare) beim Drucken

Für den KBV-Header steht Ihnen eine Alternativ-Schaltfläche „KBV-Header ohne Datum“ zur Verfügung. Für die anderen Formulare können Sie das Datum per Mausklick auf das Datum entfernen. Wenn Sie das Datum des Hausbesuchs jedoch vorher wissen, können Sie dieses zukünftige Datum folgendermaßen eintragen:

• Auf entsprechende Formular-Schaltfläche klicken, um das Formular zu erstellen.
• Auf der Formular-Symbolleiste mit Rechtsklick das Kontextmenü öffnen, und „Symbolleiste anpassen“ auswählen, dann die Schaltfläche „Datum“ in die Symbolleiste ziehen (muss nur einmalig für jedes Formular gemacht werden, danach bleibt die Schaltfläche drin).
• Jetzt kann über die Datum-Schaltfläche ein beliebiges Datum, auch vordatiert, ausgewählt werden.

Selbsterstelltes Privatrezept

1. Neues Privatrezept als Custom-Formular erstellen
2. Als Nutzer mit Administrator-Rechten einloggen
3. Die Einstellungen öffnen: tomedo® → Einstellungen oder ⌘Command + Komma
4. Unter Praxis → Mediks die Checkbox "Verwendung eines selbst definierten Privatrezepts" aktivieren und aus dem Auswahlmenü ein Formular auswählen