Agenda

Agenda-Planung

Achtung: Bitte machen Sie sich mit den Eigenschaften der Agenda, v.a. mit Ressource und Terminart, vertraut, bevor Sie sie in tomedo® einstellen bzw. konfigurieren. Dadurch können Sie Mehrarbeit und Probleme bei der Terminvergabe umgehen.

Ressourcen – freie Zeiten

Die tomedo®-Agenda erlaubt Ihnen neben der gewöhnlichen Terminvergabe auch das Anlegen von Ressourcen, um tomedo® automatisch nach freien Terminen bestimmter Art suchen zu lassen.

Was sind Ressourcen?

Ressourcen sind Zeit-Bereiche, in denen freie Termine gesucht werden.

Beispiel: Ein Arzt hat Sprechstunde von 8 bis 12 Uhr. Der Arzt weist deshalb der Zeit von 8 bis 12 Uhr eine Ressource zu, die er „Sprechstunde“ nennt. Später kommt ein Patient in die Praxis und möchte einen Termin für eine Sprechstunde. Die Anmeldung wählt die Agenda des Arztes und die Ressource „Sprechstunde“ aus. Die Termin-Suche gibt daraufhin nur die Zeiten aus, in denen

  1. der Arzt in der Agenda noch keine Termine und
  2. Sprechstunde hat.

Agenda-Planung am Beispiel

Eine Praxis besteht aus zwei Ärzten: Dr. No und Dr. Yes. Diese haben getrennte Sprechzimmer, einen Verbandsraum und einen OP.

  1. Agenden anlegen: Zuerst wird eine Liste der Agenden erstellt. Meist ist es sinnvoll eine Agenda pro Arzt, eine für die medizinischen Fachangestellten und eine für gemeinsam benutzte Räume (z.B. OP oder Verbandsraum) anzulegen.
  2. Terminarten festlegen: welche Arten von Terminen ein Patient bekommen kann, z.B.: Sprechstunde (20min), Operation (30min), Operation (60min), Blutabnahme (15min), Verbandanlegen (10min), …
  3. Ressourcen festlegen

Der wichtigste Punkt ist anschliessend das Anlegen von Ressourcen. Ressourcen sind eng mit der Terminsuche verbunden. Sie müssen daher hier besonders genau überlegen, welche Ressourcen sich zur Terminsuche eignen.

Ressourcen sollten nicht zu speziell gewählt werden, denn es kann immer nur in einer Ressource gesucht werden. Eine mögliche Liste von Ressourcen in unserem Beispiel:

  • Sprechzeiten
  • OP
  • Verband

Es wäre für die Terminsuche nicht intuitiv, „Sprechstunde Dr. No“ und „Sprechstunde Dr. Yes“ als Ressource anzulegen, da bei beiden das Gleiche passiert (es unterscheiden sich nur die Agenden). Besser ist es, nur eine Ressource „Sprechstunde“ anzulegen.

Beispiel: Wenn ein Patient nur zur Sprechstunde und nicht zu einem speziellen Arzt will, können Sie durch Auswahl von „Sprechstunde“, „Agenda Dr. No“ und „Agenda Dr. Yes“ ganz einfach einen freien Termin suchen.

Hinweis aus der Praxis: Sie sollten die Ressourcen so allgemein wie möglich und überschaubar halten.

Hinweis für Fortgeschrittene: In jede Ressource kann irgendein Termin, gleich welcher Terminart, gelegt werden. Hier besteht keine Einschränkung.

Anwendung der tomedo®-Agenda

Die Agenda verfügt über drei grundlegende Anwendungsfälle, die über die feste Symbolleiste in der Tagesliste, in den Patientendetails und im Dossier aufgerufen werden können.

Die Agendawochenansicht ("Agenda")
Hier können beliebige Termine für jede Agenda vergeben werden. Termine dürfen sich auch überschneiden.

Die Terminsuche ("Neu")
Hier werden automatisch freie Zeiten in der Agenda gesucht, zu denen es zusätzlich auch die passenden Ressourcen gibt.

Die Patiententermine ("Termine")
Hier werden alle Termine des gewählten Patienten aufgelistet.

Achtung: Für Terminsuchen brauchen Sie eine Verbindung zum Server.

Agenda konfigurieren

Die meisten Agendakonfigurationen sind im Admin-Menü unter dem Eintrag „Agenda” zu finden.

Agenda anlegen

Unter Admin → Agenda → Agenda lässt sich die Agendaverwaltung öffnen. In der Tabelle 1 auf linken Seite werden alle vorhandenen Agenden angezeigt. Im darunter liegenden Reiter können neue Agenden über die "+"-Schaltfläche 2 angelegt oder bestehende Agenden mithilfe der "–"-Schaltfläche gelöscht werden. Sie können auch gelöschte Agenden wieder sichtbar machen, indem Sie das Häkchen im Feld "gelöschte anzeigen" setzen. Daraufhin können Sie bei den entsprechend gelöschten Einträgen nach Wunsch das "gelöscht"-Häkchen entfernen, um diese  wieder regulär in die Liste aufzunehmen.

Auf der rechten Seite des Fensters können Sie die spezifischen Details für die ausgewählte Agenda festlegen 3. Hier geben Sie der Agenda einen Namen und ein Kürzel, welches überall dort angezeigt wird, wo zu wenig Platz für die vollständige Darstellung ist. Ausserdem können Sie nach Belieben die Farbe anpassen.

Die Auswahl "Gehört Nutzer" bestimmt die Zugehörigkeit der Agenda zu einem Arzt oder sonstigem Personal, welches in der Nutzerverwaltung hinterlegt wird. Nimmt also ein Patient seinen Termin wahr und wird zur Tagesliste hinzugefügt (z.B. beim Kartenstecken) wird aus dem Termin automatisch der behandelnde Arzt übernommen.

Weiter kann für jede Agenda eine Standard Terminlokalität 4 ausgewählt werden. Im Abschnitt "Terminlokalitäten" finden Sie weitere Informationen zu dem Thema.

Die "Standardanzeige bei Nutzer" 5 gibt an, welche Agenden automatisch beim Öffnen der Agenda-Wochenansicht angehakt und dadurch angezeigt 6 werden. Ein Arzt möchte meist nur seine eigene Agenda sehen, die Anmeldung möchte eher alle Agenden gleichzeitig anschauen. Ausserdem kann unter dem Punkt "Sichtbarkeit in Betriebsstätte" 7 entschieden werden, in welchen Betriebsstätten die Agenda verfügbar ist.

Die "Angezeigte Terminart" 8 sagt aus, welche Terminarten bei manueller Neuanlage eines Termins (ohne Terminsuche) zur Auswahl stehen. So ist es vorteilhaft, nur eine Untermenge von Terminarten in einer bestimmten Agenda anzuzeigen, um weniger suchen zu müssen (z.B.: In der OP-Agenda sind nur OP-Terminarten zu sehen, beim Arzt nur die Sprechstunden-Terminarten).

Ressourcen anlegen

Über Admin → Agenda → Ressourcen werden Ressourcen analog zu Agenden angelegt oder gelöscht. Ressourcen besitzen die „Doppelklick“-Option. Wird an dieser Stelle eine Terminart ausgewählt, so erfolgt bei Doppelklick auf eine Ressource in der Agenda automatisch eine Vorauswahl mit der angegebenen Terminart für den anzulegenden Termin. Dies ist in solchen Fällen sinnvoll, in denen nur sehr wenige Terminarten benutzt werden, die sich praktisch mit den Ressourcen decken, und in denen die Terminsuche nicht verwendet wird, sondern Termine immer manuell durch Doppelklick auf eine Zeit in der Agenda angelegt werden. Dann muss beim Anlegen des Termins nicht mehr zwischen Ressource und Terminart unterschieden werden. Terminarten werden im Menüpunkt „Terminarten“ erstellt.

Terminarten anlegen

Terminarten werden unter Admin → Agenda → Terminarten erstellt und bearbeitet.

Für Termine kann eine Länge angegeben werden. Es gibt hier mehrere Optionen: Ganztag, variabel, feste Längen zwischen 3 und 480 Minuten. Ausserdem können Sie eine beliebige Länge direkt eintippen, falls diese in der Vorauswahl nicht vorhanden ist. Ganztagestermine werden am oberen Rand des Agendatages angezeigt und sind für Informationen zu einem Tag gedacht. Egal wie Sie in der Agenda scrollen, diese Termine sind immer sichtbar. Variable Termine haben keine feste Länge, sondern werden beim Anlegen durch Vergrössern des Termins mit der Maus (oder über Einstellung per Terminanfang und -ende) bestimmt. tomedo® gibt ein weites Spektrum an festen Terminlängen vor. Ist der Termin angelegt, kann seine Länge immer noch manuell vergrössert oder verkleinert werden, es sei denn, die Terminart ist über den Haken bei „fixe Terminlänge“ gekennzeichnet. Dann kann die Terminlänge in der Agenda nicht mehr nachträglich verändert werden.

Die „Verknüpfung zur Ressource“ ist eine Option für die Terminsuche. Sollten Sie dort eine Terminart auswählen, welche Sie vergeben wollen, so wird die Ressource, in der Sie suchen, automatisch ausgefüllt.

Die ToDos, die Sie jeder Terminart zuweisen können, kommen bei einem wahrgenommenen Termin zum Tragen. Kommt ein Patient in die Praxis und hat an diesem Tag auch einen Termin, so wird bei Anlage des Besuchs (z.B. beim Kartenstecken) intern nach diesem Termin geschaut. Die Besuchs-ToDo’s werden von der Terminart übernommen, der Behandler von der Agenda, in der der Termin eingetragen ist. Bei korrekter Konfiguration entfällt somit Arbeit für die Anmeldung und der Patient kann schneller aufgenommen werden.

Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, anzugeben, dass es sich um eine Online-Sprechstunde handelt. Auch Verknüpfung zu einer Warteschlange oder Webformular-Dossiereintragstypen können hier angelegt werden.

Achtung: Eine spätere Veränderung der Terminlänge hat vorerst keine Auswirkung auf schon vergebene Termine. Sie wird erst aktiv, wenn ein Termin mit dieser Terminart zeitlich angepasst wird.

Terminlokalitäten

Die Einstellungsmöglichkeit "Terminlokalitäten" (Admin → Agenda → Lokalitäten) unterstützt eine bessere räumliche Organisation innerhalb einer Praxis. Genauer können Sie Ihre Praxis in verschiedene Räumlichkeiten bzw. „Lokalitäten“ untergliedern, wie zum Beispiel OP 1. Etage, OP 2. Etage, Chirurgie 3. Etage oder Spezialsprechstunde 1. Etage. Dies ist relevant, wenn ein Arzt in verschiedenen Bereichen zu unterschiedlichen Zeiten eingeteilt ist. So praktiziert beispielsweise Dr. Mustermann am Montag nur in der „Lokalität“ OP 1, am Dienstag von 8 bis 12 Uhr in der „Lokalität“ Spezialsprechstunde und von 13 bis 18 Uhr in OP 2.

Diese räumliche Organisation können Sie bereits in der Agenda des Arztes über die Terminlokalitäten konfigurieren.

Neue Lokalitäten können Sie unterhalb der Liste über die "+"- und "–"-Schaltflächen 1 hinzufügen und löschen.

Zur Einrichtung der Terminlokalitäten geben Sie ein Kürzel 2 an, worüber Sie die Terminlokalität in der Agenda für eine Ressource final auswählen können. Im Beschrieb 3 ist es sinnvoll, die Terminlokalität näher zu beschreiben, wie z.B. OP 1 in der 1. Etage. Die Farbe 4 der Terminlokalität wird in der Agenda der gesetzten Ressource in einem linksbündigen Balken angezeigt (siehe weiter unten).

Darüber hinaus kann für eine Terminlokalität auch eine Betriebsstätte 5 ausgewählt werden. Diese Einstellungsmöglichkeit ist relevant, wenn ein Arzt in mehreren Betriebsstätten praktiziert (z.B. von Montag bis Mittwoch in der Betriebsstätte in Zürich und am Donnerstag in der Betriebsstätte in Luzern) und wenn Sie die tomedo® Einstellung unter Arbeitsplatz → Sonstiges → Termin auch als Besuch anzeigen aktiviert haben. In dem Fall werden die Terminbesuche in der Tagesliste für das ausgewählte Tageslistendatum aufgeführt. So können Sie in der Tagesliste nach der Betriebsstätte filtern, um nur ihre Terminbesuche in der Tagesliste zu sehen. Terminbesuche, wie auch anwesende Patienten ohne ToDo (perspektivisch) werden leicht transparent in er Tagesliste dargestellt

Damit bereits am Terminbesuch die korrekte Betriebsstätte, also wo der Arzt an dem Tag auch tatsächlich praktiziert, gesetzt wird, muss bereits bei der Terminerstellung gespeichert werden, wo der Termin stattfindet. Genau das wird über die Terminlokalitäten sichergestellt. Erstellen Sie nun ein Termin am Montag, wird die Terminlokalität in Zürich im Terminbesuch gesetzt.

Die Terminlokalitäten können an zwei Stellen in er Agenda gesetzt werden: in der Agenda des Arztes, als Standardlokalität und in der Schemaverwaltung für die gesetzten Ressourcen. Ist für eine Ressource eine Terminlokalität ausgewählt, wird diese Betriebsstätte auch im Terminbesuch gespeichert. Hat der Arzt keine Terminlokalität für die Ressource definiert, wird die Standard-Terminlokalität der Agenda vom Arzt im Termin gesetzt.

Terminlokalitäten in der Agenda

Die Terminlokalitäten können an drei Stellen in der Agenda gesetzt werden:

  1. in der Agenda des Arztes als Standardlokalität
  2. an der Ressourcenart als Standardlokalität
  3. in der Schemaverwaltung für die gesetzten Ressourcen
    Hinweis: Mit einem Klick auf die Ressource kann hier im Popover auch manuell eine Lokalität gesetzt werden.

Wird eine Ressource in ein Schema gezogen, dann bekommt sie zunächst die für sie gesetzte Standardlokalität (falls vorhanden). Ist keine Standardlokalität festgelegt, dann bekommt die Ressource die Standardlokalität der ausgewählten Agenda (falls vorhanden). Ist auch für die Agenda keine Standardlokalität festgelegt, dann hat die Ressource zunächst keine Lokalität zugeordnet. Durch Klick auf die Ressource in der Schemaverwaltung kann im Popover-Fenster manuell eine Lokalität festgelegt werden. Dies können Sie auch tun, wenn Standardressourcen definiert sind. In diesem Fall überschreibt die manuell gesetzte Lokalität an der Ressource die zuvor angelegte Standardlokalität.

Ist für eine Ressource eine Terminlokalität ausgewählt, wird eine gegebenenfalls zugeordnete Betriebsstätte auch im Terminbesuch gespeichert. Hat der Arzt keine Terminlokalität für die Ressource definiert, wird die Standardlokalität der Agenda des Arztes im Termin gesetzt und damit auch die Betriebsstätte, die dieser Lokalität zugeordnet ist.

In der Agenda besteht die Möglichkeit, die angezeigten Termine und darunter liegenden Ressourcen nach ihren zugeordneten Lokalitäten und Betriebsstätten zu filtern.

Ab tomedo® Version 1.111 folgt die Lokalitätenzuordnung an Terminen der folgenden Logik:

  1. Liegt ein Termin in mehreren Ressourcen gleichzeitig (hier gelb, grün und rot, die Lokalität ist jeweils als Streifen links an der Ressource dargestellt), dann bekommt der Termin alle Lokalitäten zugeordnet, die hier zutreffen, unabhängig davon, wodurch die Ressource ihre Lokalität bekommen hat (Standard oder manuell zugeordnet).  In diesem Fall ist es Lokalität1 von der gelben Ressource, Lokalität2 von der grünen und Lokalität3 von der roten. Wenn Sie nun den Betriebsstätten-/Lokalitäten-Filter 7 benutzen, dann wird für alle diese Lokalitäten der Termin auch in der Agenda angezeigt.
  2. Schneidet ein Termin gar keine Ressource, sondern liegt er frei in der Agenda, dann bekommt er die Standardlokalität, die für die Agenda gesetzt wurde. In diesem Fall handelt es sich um Lokalität4.
  3. Wird ein Termin von der Agenda eines Arztes in die Agenda eines anderen Arztes verschoben, welcher eine andere Standardlokalität zugeordnet hat (in diesem Fall Lokalität5), dann wechselt die Lokalität des Termins entsprechend auch auf diese Lokalität.
  4. Wird ein Termin in eine Agenda gezogen, die keine Standardlokalität zugeordnet hat und auch keine Ressource, die der Termin schneidet, dann hat auch der Termin keine Lokalität. Durch einen gesetzten Filter würde der Termin dann nicht in der Agenda angezeigt sein, sondern nur beim Zurücksetzen der Filter auf "Alle Standorte".
  5. Liegt ein Termin in mehreren Agenden gleichzeitig, dann bekommt er alle Lokalitäten, die für die Agenden als Standardlokalitäten hinterlegt sind. In diesem Fall handelt es sich also um Lokalität4 von Agenda A, Lokalität5 von Agenda B und keine Lokalität von Agenda C, da für diesen keine hinterlegt ist.
  6. Liegt ein Termin in mehreren Agenden gleichzeitig und schneidet zusätzlich bei einigen Ressourcen, bei anderen nicht, dann bekommt er die Lokalitäten der geschnittenen Ressource, anstelle der darunter liegenden Standardlokalität der Agenda selber. Für die Agenden ohne vorhandene Ressourcen bekommt der Termin die Standardlokalität der Agenda. Daraus ergibt sich für diesen Beispieltermin die Zuordnung von Lokalität1 durch die gelbe Ressource und Lokalität5 durch die Standardlokalität von Agenda B. Da Agenda C weder über eine Ressource noch über eine Standardlokalität verfügt, wird von dieser Agenda aus keine weitere Lokalität hinzugefügt.
  7. Der Lokalitätenfilter zeigt in einem Auswahlmenü alle (nicht gelöschten) Lokalitäten, die in tomedo® vorhanden sind, an. Diese sind nochmals nach ihren zugeordneten Betriebsstätten gruppiert, sodass Sie hier auch nach Terminen filtern können, die einer bestimmten Betriebsstätte zugeordnet sind (ergebend aus den jeweiligen Lokalitäten).

Werden Lokalitäten in tomedo® gelöscht, so bleiben sie zunächst weiter an bestehenden Ressourcen und Terminen korrekt vorhanden. Sie können jedoch nicht erneut für Ressourcen gesetzt werden und in der Agenda kann auch nicht mehr nach gelöschten Lokalitäten gefiltert werden.

Tipp: Möchten Sie die Lokalitäten an Terminen sofort in der Agenda in der Ansicht mit angezeigt bekommen (so wie im Beispiel oben), so können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Agenda bei den Terminbeschriftungen den Platzhalter "%c" hinzufügen.

Ressourcen-Schemata anlegen/konfigurieren

Die Schemaverwaltung ist hauptsächlich für die automatische Terminsuche gedacht. Sie wird für die manuelle Terminvergabe nicht benötigt. Die vorhandenen Ressourcen müssen dabei auf die einzelnen Tage des Jahres verteilt werden, was auf zwei verschiedenen Wegen geschehen kann. Einerseits kann ein sogenanntes Wochen-Schema, welches eine Standard-Praxiswoche widerspiegelt, auf jede beliebige Woche kopiert werden. Andererseits können Ressourcen auch manuell für jeden Tag separat eingeteilt werden. Zu finden ist diese Verwaltung unter Admin → Agenda → Schemaverwaltung.

Am oberen Reiter links können Sie auswählen, für welche Agenda 1 Sie die Schemata anlegen möchten. Dazu können Sie auswählen, ob Sie sich die ganze Woche 2 oder einzelne Wochentage angezeigt bekommen. Über die beiden Schaltflächen darunter 3 entscheiden Sie dann, ob Sie die über Schema-Ansicht oder die Wochen-Ansicht arbeiten möchten. Im Folgenden wird in erster Linie die Schema-Ansicht dargestellt.

In der Tabelle darunter können Sie vorhandene Schemata 4 sehen, welche Sie durch Anklicken anzeigen lassen und anpassen können. Auch weitere neue Schemata können über die "+"-Schaltfläche unterhalb der Tabelle hinzugefügt und entsprechend über die "–"-Schaltfläche wieder gelöscht werden.

Der Punkt "Vorhandene Ressourcen" 5 zeigt Ihnen alle angelegten Ressourcen an, die Sie für dieses Schema nutzen können. Diese können Sie per Drag & Drop an die gewünschte Stelle in die Wochen- oder Tagesübersicht rechts 6  einfügen und durch Klicken und Ziehen der Ränder auf die gewünschten Zeiten anpassen.

Tipp: Wenn die ⌥Option-Taste gedrückt halten und eine Ressource mit der Maus an eine andere Stelle ziehen, wird diese automatisch dort dupliziert.

Für jede einzelne Ressource in der Agenda kann dabei eine Terminlokalität gesetzt werden. Klicken Sie dazu auf die eingefügte Ressource 7 und wählen Sie eine Ressourcen-Lokalität aus. Je nach konfigurierter Lokalität in der Ressource wird auch die entsprechende Betriebsstätte im späteren Terminbesuch gesetzt.

Wenn die Ansicht von "Schema" zu "Woche" gewechselt wird, haben Sie die Möglichkeit, bestehende Schemata in die Agenda einzufügen. Die Ansicht der linken Seite verändert sich dabei entsprechend. Achten Sie dabei darauf, dass sie sich weiterhin in der gewünschten Agenda befinden.

 

  1. Wählen Sie in der oben erscheinenden Agenda die Woche (oder den Tag) aus, für welche Sie ein Schema übernehmen und einfügen möchten. Auf der rechten Seite des Fensters wird die Ansicht direkt an die gewählte Woche (oder den gewählten Tag) angepasst.
  2. Wählen Sie aus der Liste das Schema aus, welches Sie in die ausgewählte Agenda übernehmen möchten.
  3. Wenn Sie das Schema nur für die aktuell ausgewählte Woche übernehmen möchten, klicken Sie auf "Übernehmen". Es erscheint ein Warn-Hinweis von tomedo®, dass alle bisher vorhandenen Einträge dieser Woche gelöscht werden. Termine sind hiervon allerdings nicht betroffen und bleiben bestehen.
  4. Möchten Sie alle Ressourcen aus dem aktuell angewendeten Schema löschen, klicken Sie auf das Bildschirm-Symbol. Auch hier erscheint ein tomedo®-Warnhinweis mit der Frage, ob tatsächlich alle Ressourcen aus der Woche gelöscht werden sollen. Termine bleiben weiterhin bestehen, unabhängig vom Ressourcenschema.
  5. Wenn Sie ein Schema dauerhaft für einen längeren Zeitraum übernehmen möchten, klicken Sie auf "Wochenweise übernehmen…". In diesem Fall öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem Sie genauere Entscheidungen über das Übernehmen des Schemas treffen können.

Auf der linken Seite haben Sie die Option, nochmals die Quelle (entweder ein Schema oder eine andere Agendawoche) zu wählen und rechts das Ziel. Beim Ziel kann nun ausgewählt werden, ob das Schema wochenweise übernommen werden soll (und falls ja, für welche Wochen / Quartale oder das komplette Jahr) oder ob dies tageweise durch Auswahl eines Datums ("Tageweise") erfolgen soll. Unten im Auswahlmenü können Sie festlegen, ob die Ressourcen auch in den Sperrtagen (Feiertagen und Urlaubstagen) übernommen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Option, die Ressourcen aus den Sperrtagen zu entfernen.

Achtung: Das Kopieren funktioniert nur, wenn tomedo® eine Verbindung zum Server hat.

Terminsuche anlegen/konfigurieren

Die Terminsuche kann bei tomedo® automatisch erfolgen. Hierbei geben Sie an, in welcher Agenda (und dementsprechender Belegung mit Ressourcen) ein Termin gesucht werden soll. Weiterhin wird noch die Terminart  benötigt sowie eine Angabe darüber, wie weit im Voraus tomedo® nach freien Terminen suchen soll (= Spanne) und ab welchem Datum. Hierbei kann in verschiedenen Agenden gesucht werden und diese entweder per „und“ (ein Termin soll in mehrere Agenden gleichzeitig gelegt werden, das ist z.B. hilfreich bei OP-Terminen, die im OP- und in der Arzt-Agenda angezeigt werden sollen) oder per „oder“ (wenn ein Patient einen Sprechstundentermin bei einem Arzt, aber keinem bestimmten, haben möchte) verknüpfen.

Über die Verwaltung der Terminsuche-Favoriten (Admin → Agenda → Terminsuche-Favoriten) können Sie solche Suchen vordefinieren. Sie können der Suche einen Namen und eine Terminart zuweisen, sowie einen Suchzeitraum. Ausserdem können zum Beispiel Ressourcen, Agenden, Betriebsstätten und Onlineagenden verknüpft werden.

Über die Funktion "SubTerminsuche" können komplexe Terminsuchen konfiguriert werden, die zum Beispiel mit UND- oder ODER-Verknüpfungen verbunden werden. Aktivieren Sie für die Verwendung dieser Funktion die Checkbox "nutze SubTerminsuchen". Jetzt können Sie bereits definierte Terminsuchen über die Checkboxen im Feld "SubTerminsuchen" auswählen. Von der ausgewählten definierten Terminsuche werden die gesetzten Ressourcen, Agenden mit deren UND/ODER -Verknüpfung sowie die Zeitspannenberechnung (Suche ab, Suche für) berücksichtigt. Die Terminart wird hingegen NICHT aus der definierten Terminsuche verwendet! Bei der SubTerminsuche wird stets die oben ausgewählte Terminart genutzt.

Auf diese Weise können Sie Terminsuchen mit UND und ODER Abfragen erstellen. So können Sie zum Beispiel nach einem freien Termin in der Ressource OP in der Agenda OP-Raum UND Agenda A ODER in der Agenda OP-Raum UND in der Agenda B, suchen. Bei Ausführung der SubTerminsuche, werden alle möglichen Termine aufgezeigt, die in Agenda A und OP-Raum ODER in Agenda B und OP-Raum möglich sind.

Die UND-Verknüpfung von definierten Terminsuchen bei der SubTerminsuche befindet sich noch in der Entwicklung.

Diese SubTerminsuche kann in der Terminkettensuche mit beliebig anderen definierten Terminsuchen kombiniert/verwendet werden.

Da es in der Praxis meist nur eine Handvoll verschiedener Terminkonstellationen gibt, empfiehlt es sich, solche Terminsuchen vorzukonfigurieren. Hiermit ersparen Sie sich lästige Klicks und kommt sehr schnell an die gewünschten freien Terminslots. So können Sie auch in mehreren Ressourcen suchen. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn Sie am Ende der Woche nicht mehr zwischen OP und Sprechstunde trennen möchten, damit die genutzten OP-Zeiten nicht leer bleiben. Die so vorkonfigurierte Suche sucht dann nach kurzfristigen Terminen, egal in welcher der beiden Ressourcen sie liegen.

Kettenterminsuche anlegen/konfigurieren

Die Kettenterminsuche (Admin → Agenda → Terminkettensuche-Favoriten) sucht für einen Patienten Termine in einer fest vorgegebenen Reihenfolge mit entsprechenden Zeitspannen zwischen den Terminen. Hierbei ist es erforderlich, dass die Ressourcen und die Kettenterminsuche aufeinander abgestimmt sind, sonst wird höchstwahrscheinlich keine Terminkette gefunden. Je länger die Ketten sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass tomedo® Ergebnisse finden kann.

Das erste Kettenglied hat keine Einstellmöglichkeiten, da hier aus der Terminsuche klar ist, in welchem Zeitraum gesucht werden soll. Alle weiteren Termine haben eine Angabe zu der Zeitspanne zwischen vorangegangenem und diesem Termin und eine Zeitspanne, in der der Termin liegen soll.

Beispiel: Ein Patient soll einen OP-Termin bekommen. Zum OP gehört eine Vorbereitung, die OP selbst und eine Nachuntersuchung. Die Vorbereitung erfolgt 2h vor der OP durch den Anästhesisten Dr. No, die OP ist bei Dr. Yes, wobei Dr. No anwesend sein soll. Die Nachuntersuchung geschieht etwa 7 Tage später bei Dr. Yes.

  • Wir benötigen zwei Ressourcen: Sprechstunde (SP) und OP
  • Wir benötigen drei Terminarten: Vorbereitung (VB), OP, Nachuntersuchung (NU)
  • Wir benötigen drei Agenden: OP, Dr. Yes, Dr. No
  • Agenda OP benötigt OP Ressourcen, Agenda Dr. No und Dr. Yes benötigen Ressourcen für Sprechstunde und OP
  • Wir benötigen drei vordefinierte Terminsuchen:
    1. Vorbereitung in Agenda Dr. No mit der Ressource SP und der Terminart VB.
    2. OP in Agenda Dr. No „und“ in Agenda Dr. Yes in der Ressource mit Terminart OP.
    3. Nachuntersuchung in Agenda Dr. Yes in Ressource SP mit Terminart NU.
  • Wir benötigen den Kettentermin mit den drei vordefinierten Suchen in der Reihenfolge Vorbereitung, OP und Nachuntersuchung. Bei OP wählen wir Stunden aus und geben 2 bei „Ab“ ein und 1 bei „Für“, da wir ab Voruntersuchungsbeginn etwa 2–3h bis zur OP benötigen (nicht länger und nicht kürzer). Bei der Nachuntersuchung wählen wir Tage aus und sagen, dass wir zwischen 5 und 9 Tage nach dem vorherigen Termin suchen. Daher geben wir bei „Ab“ 5 und bei „Für“ 4 an.

Wenn Sie einen neuen Kettentermin anlegen (z.B. über das "Neu"-Symbol in der Symbolleiste der Tagesliste, das Dossier oder die Patientendetails) und Sie dafür bereits einen Patienten ausgewählt haben, erscheint der Name dieses Patienten 1 direkt oben links unterhalb des Suchfensters. An dieser Stelle können Sie den Patienten auch über das "–"-Symbol vor seinem Namen wieder entfernen und über die Patientensuche einen anderen Patienten finden.

Über den Reiter "Kette" 2 können Sie sich alle von Ihnen angelegten Kettensuchen anzeigen lassen und die entsprechende auswählen. Daraufhin müssen Sie nur noch den Suchzeitraum 3 entweder "von – bis" eingeben oder eine Suchspanne und ein Startdatum auswählen. Mit einem Klick auf "Freie Termine Suchen" 4 werden Ihnen daraufhin in der mittleren Spalte alle Möglichkeiten angezeigt.

In dieser Tabelle "Suchergebnis" 5 wird Ihnen zunächst angezeigt, welche Termine für den ersten Teil der Kettensuche zur Verfügung stehen. Sobald Sie einen davon durch Klick ausgewählt haben, ändert sich auch bei dem jeweils darauffolgenden Termin 6 (hier zum Beispiel der 2. Termin) die Überschrift von "keine freien Termine" zu einer Anzahl möglicher Terminslots. Wenn Sie auf die jeweilige Überschrift klicken, öffnet sich eine Liste aller Optionen, aus der Sie einen Termin wählen können. So verfahren Sie, bis Sie alle Termine der Kette ausgesucht haben. Auf der rechten Seite wird zusätzlich bei Klick auf einen konkreten Termin direkt die entsprechende Agenda 7 und mögliche weitere Termine in der Nähe des ausgewählten Zeitfensters angezeigt.

Wenn alle Termine festgelegt worden sind, klicken Sie auf "Anlegen" 8 oder bei Bedarf auf "Anlegen & Agenda", um direkt in die Agenda zu springen.

Wurde ein Kettentermin erfolgreich angelegt, dann bleiben die Kettentermine miteinander verbunden und sind sowohl im Termin-Popover, als auch in der Terminübersicht des Patienten mit einem entsprechenden Kettensymbol markiert und nummeriert.

Achtung: Dies gilt bisher noch nicht für Termine, die über die tomedo® iOS-App angelegt wurden.

Dies bietet den Vorteil, dass beispielsweise beim Verschieben oder Löschen einer dieser Kettentermine auch die Folgetermine beachtet werden und diesbezüglich Abfragen oder Hinweise erscheinen.

Wenn Sie im Terminpopover oder in der Terminübersicht des Patienten einen der Kettentermine anklicken, dann ist die gesamte Kette automatisch farblich hinterlegt. So ist sofort sichtbar, welche Termine miteinander verbunden sind. Sind mehrere Terminketten für den Patienten vorhanden, dann wird immer nur die aktuell ausgewählte markiert. Ausserdem ist in der Spalte "Kette" angezeigt, ob der Termin mit anderen verknüpft ist, und wenn ja, in welcher Reihenfolge die Termine stattfinden.

Sowohl im Termin-Popover als auch in der Terminübersicht können Sie durch Klick auf "Umsetzen" die Kettentermine ab dem gewählten Termin verschieben. Eventuelle vorherige Termine (die ggf. bereits stattgefunden haben) bleiben davon unberührt. Wenn Sie die Kette ab dem ersten Teiltermin verschieben, so öffnet sich eine neue Terminsuche. Alle Parameter der ursprünglichen Suche werden dabei behalten, Sie legen lediglich eine neue Suchspanne fest, um die Kette zeitlich zu verschieben. Möchten Sie die Kette allerdings zum Beispiel ab dem zweiten Teiltermin umsetzen, dann öffnet sich zwar ebenfalls die Terminsuche, allerdings haben Sie an dieser Stelle die Wahl, ob Sie gerne die Kettenbedingung zum vorherigen Termin weiter einhalten oder eine neue Suchspanne setzen möchten.

Urlaubs-/Feiertagsagenda

Urlaubstage und Sperrtage können über die Urlaubsverwaltung (Admin → Agenda → Urlaubs- und Sperrtagsverwaltung) übersichtlich für jede Agenda verwaltet werden. Urlaubstage können über die Schaltfläche "kantonale Feiertage" für das eingestellte Jahr übernommen werden. Hier werden die entsprechenden Feiertage für Ihren Kanton (tomedo®-weite Einstellung) gesetzt. Feiertage werden z.Zt. orange angezeigt. Sie haben natürlich die Möglichkeit, jeden einzelnen Tag anzuklicken. Dabei wird ein Sperrtag (rot) angelegt. Sollte der Tag schon ein Sperr- oder Urlaubstag sein, so wird der Tag wieder freigegeben.

Sollten Termine in einem Sperr- oder Urlaubstag liegen, so wird dieser auf der rechten Seite angezeigt. Durch Doppelklick auf den Termin springen Sie direkt in die Agenda zum Termin, um diesen eventuell zu verlegen.

Sperr- und Feiertage werden als farbiger Tageshintergrund in der Agenda angezeigt. Es besteht immer die Möglichkeit, einen Termin per Hand hineinzulegen. Für die automatische Terminsuche sind diese Tage aber nicht relevant. Es wird also, selbst wenn für diesen Tag Ressourcen vergeben worden sind, an diesen Tagen nicht nach freien Terminen gesucht.

Agendalayout konfigurieren

In den tomedo® Einstellungen können Sie unter Praxis → Agenda das prinzipielle Aussehen der Agenda anpassen. Einstellbar ist, wie viele Tage die Arbeitswoche und wie viel Arbeitsstunden ein Tag hat, die Länge der angezeigten Termine, sowie welche Informationen zum Patienten/Termin angezeigt werden soll. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unbedingt die Tooltipps, die Ihnen beim Schweben der Maus auf einem bestimmten Konfigurationseintrag zusätzliche Informationen geben.

Agendawochenansicht benutzen

Aufbau der Agendawochenansicht

Im Wochenansichtsfenster gibt es vier grundlegende Elemente:

  1. Hier können Sie die Anzeigevarianten der Agenda umstellen. Alle Häkchen sind arbeitsplatzspezifisch und werden über den Neustart hinaus gespeichert. Dabei haben Sie mehrere Optionen:
    • "Woche": ändert die Ansicht zwischen ganzer Woche und nur einem Tag.
    • "Ressourcen": zeigt entsprechende Ressourcen im Hintergrund an oder blendet diese aus.
    • "Eine Agenda": lässt immer nur eine Agenda angehakt; somit können Sie schnell zwischen einzelnen Agenden hin und her wechseln.
    • "Agendafarbe": zeigt nicht die Farbe der Terminarten, sondern die der jeweiligen Agenda, in welcher der Termin liegt.
    • "Spaltenweise": zeigt alle Agenden für einen Tag nebeneinander an.
    • "Fixierte Termine": lässt keinerlei Verschieben von Terminen zu.
  2. Hier können Sie den Tag und die Agenda auswählen. Die unten ausgewählte Terminart wird für neu anzulegende Termine genutzt.
  3. In der Tages-/Wochenübersicht sehen Sie die Termine und im Hintergrund (wenn eingestellt) die Ressourcen. Termine können per Drag & Drop verschoben werden, wobei die alte Position währenddessen sichtbar bleibt. Ausserdem sehen Sie im verschobenen Termin bis zum Loslassen der Maustaste die Uhrzeit, auf die Sie den Termin legen würden. Neue Termine können durch Doppelklick auf die Uhrzeit oder durch das Ziehen des Terminart-Tokens aus Feld 2 erzeugt werden. Sind Ressourcen eingeblendet, so wird bei Doppelklick in eine Ressource die entsprechend verknüpfte Terminart genutzt (siehe "Ressourcen anlegen"). Termine können durch Herausziehen aus dem Fenster gelöscht werden. Dazu erscheint eine Wolke als Mauszeiger. Vor jedem Löschen wird nachgefragt, ob die Aktion tatsächlich erfolgen soll.
  4. Hier können Sie einen Termin mittels Termininfo oder Namen des Patienten suchen. Rechts können Sie die für die Agenda und den Tag angezeigten Termine über die Briefschreibung drucken. Die zugehörige Briefvorlage "Kalendertag" kann hierbei noch angepasst werden, siehe Die Briefschreibung.

Termindetails

Wenn Sie auf einen Termin klicken, so öffnet sich ein Popover, in welchem alle Informationen zu diesem Termin aufgelistet und editierbar sind. Neben den offensichtlichen gibt es noch folgende Möglichkeiten:

  1. An dieser Stelle wird der Patient zum Termin ausgewählt. Durch Klick auf "–" kann diese Verbindung wieder gelöst werden, woraufhin ein Patientensuchfeld erscheint, in welchem Sie einen andere Patienten suchen können.
  2. Diese Symbole geben eine schnelle Verbindung zu verschiedenen Funktionen oder anderen Fenstern. Der Reihenfolge von oben nach unten handelt es sich dabei um die folgenden Optionen:
    • Patientendetails öffnen
    • Patientendossier öffnen
    • Patiententermine anzeigen
    • zur Tagesliste hinzufügen
    • Patientendetails von Patienten nachladen
    • interne Nachricht erstellen
    • zur Terminhistorie
  3. In den Patientendetails finden Sie alle hinterlegten Informationen über den Patienten. Auch der Kassenname wird an dieser Stelle zur Überprüfung noch einmal aufgelistet, kann allerdings nur in den Patientendetails und nicht im Termin-Popover bearbeitet werden. Sollten die Informationen in den Patientendetails sich verändert haben, können Sie über die Refresh-Schaltfläche die aktualisierten Daten laden.
  4. An dieser Stelle kann hinterlegt werden, ob es sich um einen Termin mit Wiederholung handelt. Diese kann täglich, wöchentlich, sowie alle 2, 3, 4, 6 oder 8 Wochen stattfinden. Ausserdem können Sie einen Endzeitpunkt für die Wiederholungen ansetzen.
  5. Wenn Sie einen gesonderten oder detaillierten OP-Plan benötigen, so können Sie zu einem Termin auch einen OP-Dossiereintrag anlegen, welcher mehr Informationen über die OP beinhalten kann. Hier können Sie einen solchen Dossiereintrag erstellen und mit dem Termin verknüpfen.
  6. Ein Termin kann in mehr als einer Agenda liegen. An dieser Stelle erkennen Sie anhand der Checkboxen, in welchen Agenden der Termin momentan liegt. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, den Termin in weitere Agenden zu legen, indem Sie die entsprechenden Namen ankreuzen.
  7. Sollte der Patient über weitere Termine verfügen, werden diese im entsprechenden Bereich aufgelistet. Mit einem Doppelklick auf einen dieser Termine wechseln Sie in das entsprechende Termin-Popover. Auch eventuell verknüpfte Aufgaben können hier eingesehen werden.

Terminanlage für Neupatienten

Wenn ein Neupatient anruft und einen Termin vereinbart, können Sie direkt in den Termindetails die wichtigsten Informationen über diesen Patienten hinterlegen. In den tomedo® Einstellungen können Sie für diesen Fall unter Praxis → Agenda → Termin für Neupatienten festlegen, ob bei Terminanlage direkt ein neuer Patient angelegt werden soll oder nur die Kontaktdaten für den Termin hinterlegt werden. Als dritte Möglichkeit können Sie auch einstellen, dass bei jedem Neupatienten nachgefragt wird, welche der Optionen Sie jeweils wählen möchten.

Da für einen Neupatienten keine Patientendetails übernommen werden können, müssen Sie die für Sie relevanten Daten (Name, Geburtstag, Geschlecht, Adresse) über den Patienten sowie Kontaktmöglichkeiten manuell in die dafür vorgesehenen Felder 1 eintragen. Wenn Sie Angaben über die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer des Patienten machen, und diese von tomedo® als solche erkannt worden sind, können Sie direkt über das Termin-Popover Kontakt mit dem Kunden aufnehmen, indem Sie zum Beispiel eine Mail schreiben, eine SMS versenden oder einen Anruf starten 2.

Wenn Sie einen neuen Patienten in tomedo® anlegen und dabei die bereits eingegebenen Dateien in die Patientendetails übernehmen möchten, können Sie auf die oberste Schaltfläche der Symbolleiste 3 klicken. Der Termin wird automatisch mit dem Patienten, den Sie erstellen, verlinkt. Bei Klick auf die Schaltfläche öffnen sich automatisch die Patientendetails. Alle bereits eingegebenen Informationen stehen bereits in den zugehörigen Feldern und können nun von Ihnen ergänzt werden.

Agendasuche benutzen

Die automatische Terminsuche ist ein Kernelement von tomedo®. Um diese benutzen zu können, müssen Sie die entsprechenden Ressourcen vorbereitet haben. Sobald dies der Fall ist, können Sie das Suchfenster für einen neuen Termin über verschiedene Wege erreichen. Wenn Sie noch keinen angelegten Patienten haben, können Sie das Fenster über Aktion → Neuer Termin (ohne Patient) öffnen. Wenn Sie bereits einen Patienten ausgewählt haben, können Sie über Patient → Neuer Termin oder die Schaltfläche "Neu" der Agenda-Symbole in der Symbolleiste in die Suche gelangen. In diesen Fällen ist der entsprechende Patient bereits im Suchfenster hinterlegt, kann aber über die "–"-Schaltfläche wieder entfernt werden.

Das Suchfenster besteht dabei aus verschiedenen Bereichen:

  1. Über die Patientensuche können Sie direkt den Patienten auswählen, für den der Termin angelegt werden soll. Wenn ein Patient ausgewählt ist, erscheinen automatisch im Bereich "Termine des Patienten" 3 alle weiteren Termine, die dieser Patient bereits für die Zukunft vereinbart hat.
  2. An dieser Stelle können Sie zwischen einer einzelnen ("Einzel"), einer vordefinierten ("Definiert") oder einer verketteten ("Kette") Terminsuche wählen. Die zweite und dritte Option muss vollständig durch Sie vorkonfiguriert sein, damit Sie diese nutzen können. Alle drei Optionen sind dabei ähnlich aufgebaut und suchen immer nach einer freien Zeit, in die die ausgewählte Terminart passt. Es wird nur in den aktiven Agenden und Ressourcen für die angegebene Zeitspanne gesucht. Um die Suche zu starten, klicken Sie auf "Freie Termine Suchen".
  3. In der Mitte finden Sie die Ergebnisliste. Hier erhalten Sie keine konkreten Terminvorschläge, sondern Zeitspannen, in welche ein Termin mindestens einmal hineinpasst. Das Datum, die Uhrzeit und die Agenda werden angezeigt. Im Falle von Kettenterminen haben Sie hier mehrere Ergebnislisten, jeweils eine pro Teiltermin. Im unteren Bereich kann die Ergebnisliste nach Wochentagen oder Zeiten (z.b. >10.00 oder <8.00) gefiltert werden. Durch Anklicken einer Zeitspanne wird die Agenda mit Terminen und freien Slots auf der rechten Seite des Fensters (5 & 6) angezeigt. Sie können dabei jederzeit zu einer anderen Zeitspanne wechseln.
  4. Unter dem Punkt "freie Terminslots" werden in gelber Farbe die Zeitspannen hinterlegt, in die der Termin passt. Der Termin wird dabei standardmässig zunächst an den Beginn des Bereichs gesetzt. Der Terminvorschlag kann aber mittels Drag & Drop in der Zeit verschoben werden, auch ausserhalb des gelben Bereichs. Hierdurch kann es zu Termin-Überschneidungen können, was jedoch in manchen Situationen gewünscht oder hilfreich sein kann. Durch Klick auf den Terminvorschlag erscheint in zusätzliches Fenster, in welchem Sie die Uhrzeiten manuell anpassen und einen Infotext hinzufügen können.
  5. Neben der Spalte der freien Terminslots befinden sich "bestehende Termine" sowie die farbig markierten Ressourcen. So können Sie schnell erkennen, welche weiteren Termine bereits in die Agenda eingetragen worden sind.
  6. Über die Agenda-Schaltfläche erreichen Sie direkt die Agenda selber. Erst durch Drücken des Knopfes "Anlegen" (oder "Anlegen & Agenda", um die Agenda nach Bestätigung des Termins direkt aufzurufen) wird der Termin bestätigt. Bis dahin ist der Termin nicht vergeben und wird in tomedo® nicht in die Agenda übernommen.

Patiententermine benutzen

Durch Drücken des Knopfes "Termine" in der festen Symbolleiste rechts in den Fenstern Tagesliste, Patientendetails und Dossier (Shortcut: ⌃Ctrl + ⌘Cmd + T) erhalten Sie eine Übersicht aller anstehenden Termine des aktuellen Patienten. Diese Liste können Sie über den Drucken-Knopf ausdrucken. Die Vorlage hierfür ist eine ganz normale Briefvorlage namens "Patiententermine", die wie andere Briefvorlagen auch editiert werden kann (siehe: Die Briefschreibung). Über den Drucken-Knopf oben rechts im Agenda-Fenster können Sie auch den aktuell angezeigten Tag / angezeigte Woche drucken; die Briefvorlage hierfür heisst „Kalendertag“.

Konfigurierbare Beschriftung der Termine in der Agendaübersicht mit Geb.-Datum, Kasse etc.

Sie können frei konfigurieren, was in der Agendaübersicht in den Terminen neben dem Patientennamen mit angezeigt wird. Gehen Sie dafür in die tomedo® Einstellungen unter  Praxis → Agenda. Sie finden dort die Möglichkeit, die Beschriftungen der Termine zu konfigurieren.

Wenn Sie dort zum Beispiel im Feld "Termin mit Patient Beschriftung" mit dem Mauszeiger verharren, wird ein Tooltip mit allen möglichen Beschriftungszeichen angezeigt. Diese sind auch im Nachfolgenden aufgeführt.

Termin ohne Patient Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

  • %a – Terminart (Kürzel)
  • %A – Terminart (Beschrieb)
  • %b – Termin Zeit bis
  • %B – Behandelnder Arzt
  • %d – Datum mit Zeit
  • %doz – Datum ohne Zeit
  • %i – Termininfo
  • %k – Agendaname(n) (Kürzel kommasepariert)
  • %l – Terminlänge
  • %n – Nutzername (von der Agenda des Termins)
  • %o – Suchname Onlineagenda
  • %u – Nutzer
  • %U – Alle Nutzer (mit ,)
  • %v – Termin Zeit von
  • %w – Termin Datum, nur Wochentag
  • %W – Wiederholung (zeigt W an wenn ja, sonst nichts)
  • – Übernachtung

Termin mit Patient Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

  • %a – Terminart (Kürzel)
  • %A – Terminart (Beschrieb)
  • %b – Termin Zeit bis
  • %B – Behandelnder Arzt
  • %c – Terminlokalität (Kürzel)
  • %C – Agendaname(n), kommasepariert
  • %d – Datum mit Zeit
  • %doz – Datum ohne Zeit
  • %i – Termininfo
  • %g – Anrede des Patienten (Herr/Frau)
  • %G – Geburtsdatum
  • %h – Anrede des Patienten in Langform (Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau)
  • %k – Agendaname(n) (Kürzel kommasepariert)
  • %K – Kassenname
  • %l – Terminlänge
  • %L – Lebensalter (relativ zum Termindatum)
  • %M – Vollname des Patienten (Titel Vorname Zusatz Nachname)
  • %n – Nutzername (von der Agenda des Termins)
  • %N – Nachname des Patienten
  • %o – Suchname Onlineagenda
  • %p – Privat/Gesetzlich (P oder G)
  • %P – PatientenID
  • %s – Erinnerungs-Status
  • %S – Schwangerschaftswoche W+T
  • %t – Telefon
  • %T – Titel
  • %u – Nutzerkürzel (von der Agenda des Termins)
  • %U – Alle Nutzerkürzel (mit ,)
  • %v – Termin Zeit von
  • %V – Vorname des Patienten
  • %w – Termin Datum, Wochentag kurz
  • %W – Wiederholung (zeigt W an wenn ja, sonst nichts)
  • %x – Termin Datum, Wochentag ausgeschrieben
  • – Übernachtung
  • %z1 – Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 1
  • %z2 – Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 2
  • %z3 – Patientenspezifisches Text Feld 1
  • %z4 – Patientenspezifisches Text Feld 2

Hinweis: Bei den Platzhaltern %d, %v und %b können zusätzlich Tage (d), Stunden (h) oder Minuten (m) addiert oder subtrahiert werden, beispielsweise mit %d+1d, %b+1h, %v-15m.

Ganztag-Termin Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

  • %a – Terminart (Kürzel)
  • %A – Terminart (Beschrieb)
  • %b – Termin Zeit bis
  • %B – Behandelnder Arzt
  • %d – Datum mit Zeit
  • %doz – Datum ohne Zeit
  • %i – Termininfo
  • %k – Agendaname(n) (Kürzel kommasepariert)
  • %l – Terminlänge
  • %n – Nutzername (von der Agenda des Termins)
  • %o – Suchname Onlineagenda
  • %u – Nutzer
  • %U – Alle Nutzer (mit ,)
  • %v – Termin Zeit von
  • %w – Termin Datum, nur Wochentag
  • %W – Wiederholung (zeigt W an wenn ja, sonst nichts)
  • – Übernachtung

Terminlimits

Ab tomedo® Version 1.123 können Terminlimits angelegt werden, welche entsprechend einschränken, wie viele Termine bestimmter Arten in bestimmten Kalendern in Zeiträumen bestimmter Grösse liegen dürfen.

Terminlimits anlegen

Unter dem Menü Admin → Agenda finden Sie nun die Terminlimit-Verwaltung.

Hier können Sie über die "+"-Schaltfläche eigene Terminlimits anlegen und treffend benennen. Gelöschte Limits können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Im oberen Teil können Sie genau definieren, wie viele Termine maximal in welchem Zeitraum liegen dürfen. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, beispielsweise pro Tag oder pro Woche nur eine bestimmte Anzahl von Terminen einer bestimmten Art zu erlauben, sowie auch für Termine einen bestimmten Mindestabstand zu definieren.

Höchstanzahl

Geben Sie hier einen Wert von "0" ein , verursacht dies ein komplettes Verbot der gewählten Terminart.

Geben Sie "1" ein und legen Sie dazu einen Zeitraum fest, beispielsweise "30 Minuten", dann definieren Sie so einen Mindestabstand zwischen Terminen dieser Terminart. Die 30 Minuten werden dabei zwischen Ende des Termins bis zum Beginn des zweiten Termins eingehalten.

Geben Sie eine beliebige Höchstanzahl (beispielsweise "5") für einen bestimmten Zeitraum (beispielsweise "1 Woche") ein, dann dürfen maximal 5 Termine dieser Art pro Woche angelegt oder dorthin verschoben werden. 

Zeitraum

Der Zeitraum, für den die Höchstanzahl von Terminen gelten soll, kann in den Einheiten Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate, Quartale oder auch Jahre definiert werden.

Ein Zeitraum von "0" wird unabhängig von der Zeiteinheit so behandelt, dass die Anzahl an parallelen Terminen eingeschränkt wird.

Minuten- oder stundenbezogene Zeiträume gelten auch tagesübergreifend. Höhere Zeiteinheiten orientieren sich an vollen Tagen, sodass z.B. ein Limit über einen Tag nicht gleich einem Limit über 24 Stunden ist. 

Terminart-Auswahl

Hier finden Sie alle Terminarten aus Ihrer Terminart-Verwaltung aufgelistet. Sie können sie Liste durchsuchen oder schnellfiltern nach "Keine" und "Alle". Über die kleine Schaltfläche kommen Sie direkt zur Terminart-Verwaltung.

Sie können hier festlegen, für welche Terminarten das Limit gelten soll. Bei können mehrere Terminarten gleichzeitig ausgewählt sein. In diesem Fall darf die Höchstanzahl durch alle diese Terminarten gemeinsam nicht überschritten werden.

Terminarten können ebenfalls durch mehrere Limits gleichzeitig betroffen sein.

Ist für ein Limit keine Terminart ausgewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Termin aktiv.

Agenda-Auswahl

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Liste zu durchsuchen oder zu filtern, sowie durch eine Schaltfläche zur Agenda-Verwaltung zu springen.

Ist keine Agenda angewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Termin aktiv, da Termine immer zwingend in bestimmten Agenden liegen müssen.

Für ein Limit können mehrere Agenden angewählt werden. Dies bedeutet, dass die Höchstanzahl übergreifend über alle gewählten Agenden nicht überschritten werden darf. Wenn Sie wünschen, dass das Limit pro Agenda gilt, müssen Sie hierfür mehrere Limits anlegen mit den jeweils betroffenen Agenden.

Auswirkungen der Terminlimits

Wurde für eine Terminart eine Höchstanzahl in einem bestimmten Zeitraum festgelegt, dann wird bei Verletzen des Limits ein Hinweis angezeigt. hat der Nutzer Admin-Rechte, dann wird ein Abfragepopover angezeigt, in welchem die Möglichkeit gegeben wird, den Hinweis zu ignorieren und den Termin trotzdem anzulegen bzw. and die limitverletzende Position zu verschieben.

In den Hinweisen wird angezeigt, welche der Limits betroffen sin. Diese können gegebenenfalls mehrere gleichzeitig sein. Der Hinweis erscheint dabei nur einmalig, wenn das Limit verletzt wird. Anschliessend sind limit-verletzende Termine nicht markiert oder explizit such- oder filterbar.

Verletzte Terminlimits wirken sich an folgenden Stellen aus:

  • Beim Anlegen eines Termins in der Agenda (via Drag & Drop oder Doppelklick).
  • Beim Verschieben von Terminen in der Agenda (via Drag & Drop, Bearbeitung im Termin-Popover, Umwandlung der Terminart eines Termins).
  • In der Terminsuche gibt die einfache und die definierte Suche keine Suchergebnisse aus, die ein Terminlimit verletzen würden.
  • Im Onlineterminkalender gibt die Suche ebenfalls keine Ergebnisse für limitverletzende Positionen aus.
  • Für die Kettenterminsuche kann erst bei Abschluss der Suche geprüft werden, ob die Termine nicht nur einzeln die Limits nicht verletzen, sonern auch zusammen.
  • Beim Umsetzen von Einzelterminen oder Ketten (entsprechend der Terminsuche).

Achtung: Das Anlegen von Wiederholungsserien ist noch nicht mit den Terminlimits kompatibel. Hier erscheint bei Limitverletzung noch keine Warnung oder Abfrage. Dies wird voraussichtlich ab Version 1.129 möglich sein.

Terminlimit-Rechte

Mit einem passenden Recht können ab tomedo® Version 1.129 die Limits auch auf Anfrage ignoriert werden. Nutzer mit Admin-Rechten bekommen bei Limit-Verletzungen immer das Abfragepopover angezeigt und dürfen damit immer entscheiden, ob die Warnung ignoriert werden und der Termin trotzdem angelegt werden darf. Admin können anderen Nutzern diese Möglichkeit ebenfalls einräumen.

Gehen Sie über das Menü Admin → Praxisorganisation zur Rechteverwaltung. Hier finden Sie den Punkt "Terminlimits" mit all Ihren aktiven Limits aufgelistet. Sie können je Limit entscheiden, von welchen Nutzern bzw. Nutzergruppen und an welchen Arbeitsplätzen bzw. Arbeitsplatzgruppen die Limit-Warnung bei Bedarf ignoriert werden darf.

Sind mehrere Limits verletzt, die unterschiedliche Rechte für den aktuellen Nutzer vorsehen (für eines darf er ignorieren und für das andere nicht), gilt eine strengere Limitierung. Der Nutzer darf die Warnung in diesem Fall nicht ignorieren, der Termin darf nicht anglegt oder an die limitverletzende Position geschoben werden.

Terminerinnerungen

Mit Hilfe von Terminerinnerungen können Sie Ihr Patienten automatisiert an bevorstehende (und zurückliegende) Termine erinnern. Dafür stehen die üblichen Kommunikationswege E-Mail, SMS und OTK-E-Mail zur Verfügung.

Einrichtung der Terminerinnerungen

Die Terminerinnerungsverwaltung wird über die Menüleiste Admin → Agenda → Terminerinnerung aufgerufen.

Im Bereich Terminerinnerungspläne 1 muss zunächst ein neuer Terminerinnerungsplan mittels der "+"-Schaltfläche hinzugefügt und sprechend benannt werden. Unter "gültig für" 2 wird angegeben, für welche Agenden und welche Terminart(en) dieser Erinnerungsplan gelten soll. Terminarten können jeweils nur einem Erinnerungsplan zugewiesen werden. Sobald eine Terminart in einem zweiten Erinnerungsplan ausgewählt wird, wird die Auswahl im ersten Erinnerungsplan aufgehoben. Es ist also z.B. nicht möglich, für eine Terminart verschiedene Erinnerungspläne für verschiedene Ärzte anzulegen.

Sie haben die Möglichkeit, vor oder nach einem Termin Erinnerungen zu schicken. Auf der rechten Seite im Fenster Terminerinnerungsverwaltung legen Sie fest, wie viele Erinnerungen für die gewählte Terminart versendet werden sollen 3. Zu jeder Erinnerung müssen Sie abschliessend einen Erinnerungszeitpunkt 4 sowie die Priorität der Erinnerungsmethoden 5 festlegen. Wenn Sie die Onlineagenda Version 2 verwenden, können Patienten, die einen Termin online gebucht haben, auch über arzt-direkt® benachrichtigt werden. Bei den anderen beiden Erinnerungsmethoden müssen Sie gegebenenfalls noch eine E-Mail- und/oder SMS-Vorlage sowie ein E-Mail-Konto und eine E-Mail-Signatur auswählen. In dem jeweiligen Auswahlmenü werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie zuvor in der Vorlagenverwaltung angelegt haben (siehe SMS bzw. E-Mail). Sie können also auch verschiedene Vorlagen für die erste, zweite, dritte Erinnerung etc. auswählen. Über das Einstellungsrädchen können Sie die Vorlagenverwaltung direkt aus der Terminerinnerungsverwaltung aufrufen. Wichtig: Da die Erinnerungen mit einem Termin verknüpft sein müssen, funktionieren hier nur die Briefkommandos $[selektierterTermin]$ und $[selektierteTermine…]$.

Wenn ein Patient an einem Tag mehrere Termine hat, können Sie wählen 6, ob pro Termin eine Erinnerung versandt wird oder alle Termine in einer Erinnerung gebündelt werden sollten. Ausserdem können Sie auswählen, ob und in welchem Umfang eine erfolgreich versandte Terminerinnerung im Patientendossier dokumentiert werden soll. Es gibt dabei die Optionen "dokumentieren (lang)", "dokumentieren (kurz)" und "nicht dokumentieren".

Die Schaltfläche "Vorschau" 7 können Sie nutzen, um bei der Einrichtung der Terminerinnerungen eine Live-Vorschau zu erhalten. Damit dies funktioniert, ist es notwendig, dass sich in den nächsten 7 Tagen ein Termin in der Agenda vorhanden ist, auf den die Live-Vorschau zugreifen kann.

Um Terminerinnerungen per E-Mail versenden zu können, muss bei den Kontaktdaten in den Patientendetails eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Terminerinnerungen per SMS werden grundsätzlich nur

  • an Patienten verschickt, die damit einverstanden sind (Einver­ständnis-Häkchen in den Kontaktdaten beachten),
  • an Nummern mit Schweizer Ländervorwahl verschickt (dies kann in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel konfiguriert werden),
  • an die erstbeste passende Nummer aus den Kontaktdaten des betreffenden Patienten verschickt, wobei zuerst die Nummer aus dem Kontaktdaten-Feld Handy, dann Telefon, dann Dienstlich geprüft wird.

tomedo® prüft alle 15 Minuten, ob Terminerinnerungen versendet werden müssen. War der Versand einer Erinnerung nicht erfolgreich, versucht tomedo® also nach 15 Minuten erneut, die Erinnerung zu versenden. In den Statistiken gibt es auch eine Abfrage, die Ihnen alle versendeten Terminerinnerungen anzeigt (siehe Terminerinnerungsstatistik).

Zeitstrahl

Zum besseren Verständnis der Einstellungsmöglichkeiten für die automatische Terminerinnerungsfunktion soll das folgende Diagramm dienen.

Terminerinnerungsstatistik

Unter Verwaltung → Statistiken können Sie unter den Allgemeinen Abfragen die Statistik "Terminerinnerungen" wählen. Damit können versendete Terminerinnerungen für bestimmte Zeiträume und Terminarten abgefragt werden.

Das Abfrageergebnis liefert auch Auskunft darüber, ob der Versand erfolgreich war oder nicht 1 und gibt bei nicht erfolgreichem Versand eine Fehlermeldung an 2.

Terminbeschriftung einstellen

Für die Anzeige in der Agenda können Sie Termine fortan so konfigurieren, dass der SMS-Erinnerungsstatus mit angezeigt wird. Gehen Sie dazu in den tomedo® Einstellungen zu Praxis → Agenda und passen Sie die Platzhalter für "Termin mit Patient Beschriftung" an. Nur an Termine mit Patienten können SMS verschickt werden, weil die Nummer des Empfängers aus den Kontaktdaten eines Patienten genommen wird. Der Platzhalter „%s“ (ohne Anführungszeichen) wird nun durch SMS-Statusinformationen ersetzt.

Im Beispiel ist zu sehen, dass die erste Erinnerung am 16.2. um 13:06 Uhr versendet wurde, und „––“ bedeutet, dass die zweite Erinnerungs-SMS noch nicht versendet wurde.

Onlineterminvergabe durch Patienten über eine Webseite

Vorbereitung/Einrichtung

ACHTUNG: Die hier beschriebene Version der Onlineterminagenda wird nur noch bis Anfang 2023 unterstützt. Alle neuen Registrierungen erfolgen ab sofort nur nach Rücksprache mit Vertrieb und Support. Für weitere Informationen siehe Einrichtung des Onlineterminkalenders Version 2.

Der Arzt registriert sich unter:

https://onlinetermine.zollsoft.de, dabei sollte er sich die E-Mail-Adresse und das Passwort merken. Der Nutzername ist der angezeigte Praxisname auf der Terminvergabeseite (kann später angepasst werden).

Der Arzt bekommt eine Registrierungs-E-Mail, die von ihm bestätigt werden muss.

Der Arzt kann sich jetzt unter:

Dieser Links steht nicht mehr zur Verfügung!

anmelden und im Reiter „Benutzerdaten“ seine Unique Ident herausfinden.

Die Unique Ident und das Passwort werden in tomedo® in der OnlineAgenda-Konten-Verwaltung eingegeben. Diese findet sich in der Menüleiste unter Admin → Agenda → OnlineAgenda Konten.

Praxen, die über mehrere Standorte verfügen, haben nun die Möglichkeit sich pro Standort eine eigene Online-Agenda anzulegen. Für jeden Standort ist eine separate Registrierung unter

https://onlinetermine.zollsoft.de notwendig.

Um die verschiedenen Agenden in tomedo® konfigurieren zu können, müssen zunächst in der OnlineAgenda-Konten-Verwaltung alle Agenden bzw. Accounts angelegt werden. Ein neuer Account wird über die Schaltfläche 1 hinzugefügt. Der Name 2 sollte sprechend vergeben werden, da dieser u.U. auf der Webseite der Online-Agenda angezeigt wird. Unique Ident und Passwort 3 werden aus der Registrierung übernommen.

Über die Schaltfläche 4 wird die Seite Registrierungsseite aufgerufen. Dort kann sich der Nutzer mit E-Mail-Adresse oder Unique Ident und Passwort anmelden, um seine Online-Agenda zu konfigurieren. Die Schaltfläche 5 ruft die Agenda-Webseite auf, über die die Patienten Termine buchen können.

Aktivierung

Zur Aktivierung der Onlinetermine muss zollsoft (info@zollsoft.de) benachrichtigt werden, damit die Praxis freigeschaltet wird.

Konfiguration der Onlinetermine

In tomedo® unter Admin → Agenda → Terminsuche-Favoriten können Sie sich vordefinierte Terminsuchen konfigurieren. Aktivieren Sie hier das Häkchen für eine der Optionen unter "Sichtbar in Onlineagenda", so wird das Ergebnis zum Onlineterminserver geschickt und diese Termine stehen dann zur Auswahl online bereit. Die Onlineagenda synchronisiert sich alle 30 Sekunden (Voreinstellung), danach wird auch in tomedo® der Termin als vergeben markiert.

Sollten mehrere vordefinierte Terminsuchen das Häkchen "Sichtbar in Onlineagenda" haben, so bekommt der Patient auf der Webseite eine Auswahl für diese Kategorien angezeigt. Hierfür sollten also die Namen entsprechend aussagekräftig gewählt werden.

Verlinkung der Agenda

Dies sollte der Webadmin der Praxiswebseite machen.

Eine direkte Weiterleitung geht via:

<a href=“https://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine.php?uniqueident=UNIQUEIDENT“>termin</a>

Bitte beachten: UNIQUEIDENT ist die der Praxis

Unter https://onlinetermine.zollsoft.de/test.php sind zwei Varianten der Einbindung direkt präsentiert. Für die Nutzung muss die UniqueIdent angepasst werden.

Einbettung der Agenda-App

Es besteht auch die Möglichkeit, die App-Variante der Agenda in die Praxiswebseite zu integrieren und das Design anzupassen. Dies sollte der Webadmin der Praxiswebseite machen. Die Ressource der App ist unter https://onlinetermine.zollsoft.de/build/build.js zu finden.

Die Ressource ist am besten in einem Skript-Tag am Ende (des „bodys“) des „index.html“-Dokuments einzufügen. Dies ist insbesondere wichtig für wordpress-Seiten, da das Skript das „zollsoftAppTermine“-tag sucht und es dafür schon vorhanden/geladen sein muss (siehe nächster Satz).

<script src=“https://onlinetermine.zollsoft.de/build/build.js“></script>

Alternativ kann sie auch per AJAX-Request angefordert werden. In beiden Fällen ist es notwendig im Vorfeld in die Webseite ein leeres „Tag“ mit der Bezeichnung „zollsoftAppTermine“ als Anker für die App einzufügen, in das die App nach dem Laden des build-Skripts automatisch integriert wird.

<zollsoftAppTermine></zollsoftAppTermine>

Zusätzlich muss ein „Hidden-Input“-Feld existieren, das als Wert die UNIQUEIDENT, der Praxis trägt.

<input type=“hidden“ name=“uniqueIdent“ id=“uniqueIdent“ value=“UNIQUEIDENT“/>

Hierbei ist „UNIQUEIDENT“ zu ersetzen mit dem zugewiesenen Wert für die Praxis. Für die Designanpassungen der App muss lediglich ein CSS-Skript im Headerbereich der Webseite eingebunden werden, welches die CSS-Eigenschaften der App überschreibt. Dazu wurde so gut wie jedem HTML-Element der App eine ID zugewiesen, die in der Webkonsole einsehbar sind und referenziert werden können. Eventuell muss beim Setzen der CSS-Eigenschaften mit dem Zusatz !important gearbeitet werden.

Es ist möglich, mit Klick auf das „X“-Icon rechts oben die App zu schliessen. Dieses Standardverhalten kann unterbunden werden, indem auf das umschliessende Span-Element mit der id=“btn-close“ die CSS-Eigenschaft display: 'none' gesetzt wird. Eine Wieder-Öffnen-Schaltfläche gibt es standardmässig nicht.

Die Einbindung geschieht wie hier in dem Bild gezeigt:

Die Datei „style.css“ wurde zusätzlich verlinkt und enthält CSS-Anweisungen, die die Standardanweisungen überschreiben und die Agenda beispielsweise mit einem gänzlich grünen Layout versehen:

Termin-Bestätigungs-E-Mail konfigurieren

Auf der Admin-Webseite, auf der Sie die praxisspezifischen Felder für die Online-Terminvergabe konfiguriert haben (s.o.), können Sie auch einen eigenen Text für die an die buchenden Patienten versandten Termin-Bestätigungs- und Stornierungs-E-Mails eingeben. Die hierfür möglichen Variablen sind wie folgt:

  • beginn = Anfang des Termins
  • ende = Ende des Termins
  • length = Dauer/Länge des Termins in Minuten
  • patient_geb
  • patient_vorname
  • patient_nachname
  • patient_telefon
  • patient_email
  • patient_info
  • taName = Name der Terminart
    • sName = Name/Text der Terminsuche
    • kNames = Namen aller Agenden, wo der Termin hineingelegt wird
    • aNames = Namen aller Ärzte, die eine Agenda für den Termin besitzen

Die Variablen müssen, wie in tomedo® üblich, mit $[…]$ genutzt werden … Bsp.: $[beginn]$.

Für beginn und ende gibt es auch noch Nur-Datum bzw. Nur-Uhrzeit, das geht mit: $[_tag]$ oder $[_zeit]$ … z.B.: $[beginn_zeit]$

Einrichtung der Onlineterminagenda Version 2 (OTK 2)

Für den Betrieb des OTK 2 wird zunächst ein Zugang bei https://arzt-direkt.com benötigt. Bei Interesse wenden Sie sich dafür bitte an unseren Support.

In tomedo® erfolgt die Einrichtung anschliessend analog zur bisherigen Onlineagenda. Melden Sie sich dazu als Admin an und öffnen Sie das Menü unter Admin → Agenda → Onlineterminagenda 2. Legen Sie einen neuen Zugang an, geben Sie Ihre arzt-direkt Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) sowie einen Anzeigenamen ein und aktivieren Sie die Checkbox "Aktiv" 1. Über die Schaltfläche "Dashboard" 2 gelangen Sie zur Konfiguration der Onlineagenda. Die Schaltfläche "Buchung" 3 ruft die Website auf, über die der Patient Termine buchen kann.

Sie finden die Onlineagenda nun ebenfalls im Menü Admin → Agenda → Terminsuche-Favoriten in der Liste der Onlineagenden. Durch Aktivierung der Checkbox erfolgt die Synchronisation der Termine mit der Onlineagenda.

Die restliche Konfiguration erfolgt über Ihre arzt-direkt Instanz. Die ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.

Einstellungen

Im OTK2-Verwaltungsfenster haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Einstellungen für die Terminzuordnung in tomedo® vorzunehmen. Für einzelne OTK2-Konten kann unter dem Reiter "Einstellungen" festgelegt werden, ob Patienten sofort automatisch einem OTK2-Termin zugeordnet werden sollen, sobald übereinstimmende Daten gefunden werden, oder ob der Patient zur vorgeschlagen wird, aber die Zuordnung manuell erfolgen soll.

Unter dem Reiter "Globale Einstellungen" finden Sie ab tomedo® Version 1.114 die Möglichkeit, Patienten für die Onlineterminvergaba zu blockieren. Patienten, die auf diesen Listen stehen, können nicht im OTK2 buchen, sondern bekommen eine Absagemail. Es wird kein Termin in tomedo® angelegt.

Die Block-Liste kann sowohl in Form von Freitextelementen, als auch in Form einer Liste bereits angelegter tomedo®-Patienten geführt werden.

Für Freitext-Einträge (untere Liste) wird auf Übereinstimmungen mit allen befüllten Feldern geprüft, d.h., je weniger Felder ein Eintrag hat, desto allgemeiner die Filterfunktion. Wird hier beispielsweise nur eine E-Mail-Adresse eingegeben (sehr eindeutig), sparen Sie sich die Eingabe der restlichen Felder. Sobald ein Patient mit dieser E-Mail-Adresse buchen möchte, wird die Buchung abgelehnt. Geben Sie hier allerdings zum Beispiel nur einen Vornamen in die Liste ein, dann werden alle Patienten mit diesem Vornamen für die Buchung abgelehnt.

In der oberen Liste können Sie auch direkt nach bereits in tomedo® existierenden Patienten suchen. Diese werden dann zur Vorauswahl angezeigt und können über das "+"-Symbol zur Block-Liste hinzugefügt werden. Bei Dossier-Patienten wird gefiltert, wenn entweder nur die E-Mail-Adresse übereinstimmt oder Vorname, Nachname und Geburtsdatum alle übereinstimmen.

In der linken Hälfte können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Sie können festlegen, ob gesperrte Patienten für einen automatischen Abgleich der Patientendaten berücksichtigt werden sollen 1. Ist diese Option aktiviert, so werden auch gesperrten Patienten automatisch Termine zugeordnet.

Wird ein Online-Termin gebucht, so kann bei Anlage eines Besuchs ein Dossiereintrag 2 mit den vom Patienten zur Buchung angegebenen Daten hinterlegt werden.

Die dritte Option 3 bewirkt, dass Terminanfragen nach der eingestellten Zeitspanne automatisch akzeptiert oder abgesagt werden.

Terminanfragen

In den Einstellungen des OTK 2 können Sie festlegen, dass Patienten Terminanfragen stellen können, anstatt direkt einen Termin zu buchen. Terminanfragen werden in der Agenda durch ein Streifenmuster gekennzeichnet und müssen durch Mitarbeiter der Praxis bestätigt oder abgelehnt werden.

In der Inbox kann das Modul "OTK" aktiviert werden. Darin erhalten Sie eine Übersicht über alle ausstehenden und bearbeiteten Terminanfragen des aktuellen Tages. Wenn Sie mehrere OTK 2-Konten besitzen, zeigt die Übersicht die Anfragen bei allen Konten.

MedicoSearch

Wenn Sie möchten, dass Ihre Patienten direkt bei Ihnen online Termine buchen können, können Sie dazu die Anbindung von tomedo® zu MedicoSearch nutzen. Sollten Sie in Ihrem tomedo® MedicoSearch unter Admin → Agenda nicht sehen, wenden Sie sich bitte an zollsoft, um diese Option freigeschaltet zu bekommen.

Einrichtung

Um MedicoSearch zu konfigurieren, gehen Sie zu Admin → Agenda → MedicoSearch. Über die "+"-Schaltfläche 1 können Sie ein neues Konto anlegen. Für das Konto müssen Sie den Token zur Authentifizierung von MedicoSearch eintragen und dem Konto einen Namen geben. Sobald Sie die Checkbox aktivieren, gilt das Konto als aktiviert und Sie können Nachrichten über MedicoSearch erhalten. Unter "Standardterminart" entscheiden Sie, welche Terminart in Ihrer tomedo® Agenda erscheinen soll, wenn über MedicoSearch ein Termin von einem Patienten gebucht wurde.

Im Reiter Kalenderzuordnung 2 können Sie nun über die zugehörige "+"-Schaltfläche 3 Nutzer zu diesem Konto hinzufügen. In der Spalte "Nutzer/LANR" 4 stehen Ihnen in dem Auswahlmenü alle Ärzte mit LANR zur Verfügung. Sobald Sie einen Nutzer ausgewählt haben, wählen Sie daneben unter "Kalender" 5 aus, welche Agenda entsprechend zu diesem Arzt gehört. Alternativ können Sie auch direkt auf die "Vervollständigen"-Schaltfläche 6 klicken. In diesem Fall werden alle Ärzte mit verknüpften Agenden direkt eingelesen. Mit einem Klick auf "Konfigurationen sofort anwenden" 7 stellt tomedo®, insofern alle Angaben stimmen, direkt die Verbindung mit MedicoSearch her.

Der zweite Reiter beschäftigt sich mit der Terminzuordnung. Auch hier können Sie über die "+"-Schaltfläche Einträge hinzufügen. Auf der linken Seite können Sie die Bezeichnung eintragen, wie diese auf MedicoSearch erscheint. Rechts wählen Sie dann aus dem Auswahlmenü, welche Ihrer Terminarten dieser Bezeichnung zugeordnet werden soll.

Termine in der Agenda

Sobald über MedicoSearch eine Terminanfrage eingeht, erscheint der Termin in der entsprechenden Agenda in tomedo®. Der Termin ist dabei gestrichelt dargestellt, um anzuzeigen, dass Sie diesen Termin noch nicht angenommen oder abgelehnt haben. Wenn Sie auf den Termin klicken, erscheint das Termin-Popoup.

Sollte es sich um einen Patienten handeln, der noch nicht in Ihrem tomedo® hinterlegt ist, können Sie über die Schaltfläche "Patient übernehmen" 1 alle Patientendaten direkt einlesen und automatisch ein Dossier und die Patientendetails anlegen. Auf der rechten Seite sehen Sie ausserdem noch einmal, in welcher Agenda 2 der Termin angelegt worden ist. Dies entspricht der Agenda, die Sie für diesen Arzt in den Einstellungen angelegt haben. Die eingetragene Terminart 3 entspricht ebenfalls den Einstellungen, die Sie für MedicoSearch hinterlegt haben. Unten ist zudem sichtbar, dass es sich um einen Termin handelt, der über MedicoSearch 4 gebucht wurde.

Terminanfragen in der Inbox

In der Inbox können Sie eine Übersicht aller Terminanfragen einsehen. Dazu klicken Sie links im Menü auf die Auswahl "Terminanfragen" 1. Sie sehen dort auch die Anzahl der momentan offenen Terminanfragen. Standardmässig ist der Reiter "Terminanfragen" 2 dabei direkt geöffnet.

Es erscheint eine Auflistung 3 aller Terminanfragen mit Namen der Patienten und der Information, ob es sich um Neu- oder Bestandspatienten handelt. Auf der rechten Seite werden bei Klick auf die Anfrage alle Details angezeigt, die bei der Anfrage vom Patienten getätigt wurden. Unterhalb dieser Informationen befinden sich vier Schaltflächen 4:

  • Agenda öffnen
  • Patientendetails öffnen
  • Dossier öffnen (bei Neupatienten ausgegraut)
  • Terminliste öffnen (bei Neupatient ausgegraut)

Ausserdem können Sie an dieser Stelle direkt die Anfrage ablehnen 5 oder den Termin bestätigen 6.

Historie

Über den Reiter "Historie" 1 werden alle angenommenen und abgelehnten Terminanfragen angezeigt. Ausserdem erscheinen hier Anfragen, die weder bestätigt noch abgelehnt wurden und einen Tag alt sind. Diese werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht.

In der Übersicht der Anfragen sehen Sie direkt, ob der jeweilige Termin bestätigt oder abgelehnt 2 wurde. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, Angaben aus der MedicoSearch-Buchung in tomedo® einzufügen beziehungsweise zu ersetzen, wenn diese sich von den Daten in Ihrem tomedo® unterscheiden oder nicht vorhanden sind. So können Sie zum Beispiel über das Symbol neben den Patienteninformationen 3 den eingegebenen Text in das Dossier übernehmen oder das Geschlecht in die Patienteninfos 4 aufnehmen. Wenn Sie alle angegebenen Daten übertragen möchten, können Sie auf die "Alle übertragen"-Schaltflächen unten für die Patientendetails 5 und das Dossier 6 klicken.