Kassenbuch
Sie finden diese Funktion unter Verwaltung → Kassenbuch oder den Shortcut ⇧ Shift + ⌘ Cmd + K. Dort öffnet sich das folgende Fenster:
In der oberen Hälfte des Fensters sehen Sie die Übersicht des aktuell ausgewählten Kassenbuchs 1. Über das Auswahlmenü können Sie ein beliebiges Kassenbuch auswählen. Außerdem lässt sich über die drei Punkte daneben die Kassenbuchverwaltung öffnen (siehe Unterkapitel Kassenbuchverwaltung). In der Tabelle werden alle Belege des Kassenbuchs angezeigt, wobei Sie die Spalten über einen Rechtsklick in den Tabellenkopf oder das Zahnrädchen an der rechten Seite anpassen können. Zur Auswahl stehen folgende Spalten:
- Belegnummer
- Datum
- angelegt von
- Text
- % USt.
- Einnahmen
- Ausgaben
- fort. Saldo
- Anhang
- geprüft
- Rechnungsnummer
- Patientenname
Der Reiter unterhalb der Tabelle 2 ermöglicht Ihnen die Suche nach Einträgen sowie das Stornieren ausgewählter Einträge. Rechnungen können Sie direkt über die entsprechende Schaltfläche öffnen. Außerdem können Sie hier den Beleg drucken. Haben Sie in der oberen Tabelle einen Eintrag ausgewählt, erscheinen zudem – wenn vorhanden – die dazugehörigen Anhänge in den Rechnungsbelege 3. Sie können in diesem Bereich auch neue Anhänge durch Drag & Drop oder die "+"-Schaltfläche hinzufügen. Über den Reiter "Importpfad" können Sie auch einen Dateilauscher anlegen (siehe auch Kapitel Automatischer Datei-Import (Datei-Lauscher)), zum Beispiel, wenn Sie Belege einscannen wollen.
Über den Bereich unten links 4 können Sie direkt einen neuen Kassenbucheintrag anlegen. Geben Sie dazu einen Bruttobetrag, die Umsatzsteuer und einen Buchungstext ein und wählen Sie aus, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. Die Belegnummer wird automatisch von tomedo® durchlaufend ausgefüllt. Sie können außerdem Vorlagen nutzen, die Sie bereits für diesen Zweck angelegt haben. Mit Klick auf "Kassenbucheintrag erstellen" wird dieser in das Kassenbuch übernommen.
Im Bereich "Kassenbuchaktionen" 5 können Sie zum einen den aktuellen Kassenbuchstand prüfen. Geben Sie dazu den tatsächlichen Stand ein und klicken Sie auf "Kasse prüfen". Es wird ein Eintrag erstellt, der das Kassenbuch wieder ausgleicht.
Ein paar zusätzliche Funktionen stehen Ihnen in der oberen rechten Ecke 6 zur Verfügung. Der Reihe nach aufgelistet handelt es sich dabei um folgende Aktionen:
- Kassenbucheinträge als Statistikergebnis anzeigen (z.B. um nach csv oder xls zu exportieren)
- Tagesumsatz abrufen
- Tabelle drucken/exportieren
- Umschalten zwischen einzeiliger und mehrzeiliger Darstellung
Kassenbuchverwaltung
Über die drei Punkte neben dem Auswahlmenü des aktuellen Kassenbuches gelangen Sie in ein neues Fenster, welches die Kassenbuchverwaltung darstellt.
Die Tabelle 1 bietet eine Übersicht über alle aktuell vorhandenen Kassenbücher und die jeweilige Anzahl der Einträge. Wenn Sie auf eines dieser Kassenbücher klicken, können Sie unten in den Details einige Einstellungen ändern. Sie können über die Checkbox "gelöschte anzeigen" 3 auch bereits entfernte Kassenbücher wieder in die Übersicht übernehmen und bei Bedarf über die Schaltfläche "Wiederherstellen" zurückholen.
Ein neues Kassenbuch legen Sie über das Anklicken der "+"-Schaltfläche 2 an. In den Details 4 geben Sie dem Kassenbuch dann einen Namen und nehmen gewisse Einstellungen bezüglich Bar/Unbar, der nächsten Quittungsnummer, dem Suffix für Bezahlvermerke, der Hintergrundfarbe und des entsprechenden Kontos an. Sollte es sich bei dem neuen Kassenbuch um eine Registrierkasse handeln, können Sie dies über die Checkbox 5 angeben.
Buchungen ins Kassenbuch einlesen
Neben der oben beschriebenen Option, Einträge direkt über das Kassenbuch hinzuzufügen, gibt es weitere Möglichkeiten, um Buchungen einzulesen. Dabei handelt es sich um das Einlesen von Buchungen über Upload der Dateien, Einlesen der Rechnung, Einlesen über die Abrechnungen und Einlesen über die Kartei eines Patienten.
Einlesen über die Kartei
Wenn Sie in der Kartei eines Patienten bereits eine Rechnung angelegt haben, können Sie von hier aus bequem den Beleg in das Kassenbuch einfügen.
Wählen Sie eine Rechnung in der Kartei des Patienten aus und klicken Sie auf "Drucken". Sobald die Rechnung ausgedruckt wurde, besteht die Möglichkeit, diese auf "bezahlt" zu setzen. Wenn Sie die Rechnung einem konkreten Kassenbuch zuordnen möchten, so wählen Sie dieses unter "Kassenbuch" aus dem Auswahlmenü aus und klicken Sie anschließend auf "Bezahlt Kassenbuch".
Einlesen über die Rechnung
Buchungen, die dem Kassenbuch hinzugefügt werden sollen, können auch direkt über die entsprechende Rechnung eingelesen werden. Diese können Sie zum Beispiel in der Kartei eines Patienten öffnen, indem Sie eine Rechnung auswählen und auf die Schaltfläche "Details" klicken.
Über den Reiter "Zahlungseingänge" 1 gelangen Sie in die gewünschte Übersicht. Hier können Sie die Rechnung über die Schaltfläche "Bezahlt Kassenbuch" 2 direkt komplett bezahlen und automatisch ins Kassenbuch eintragen lassen. Zusätzlich besteht die Option, nur einen Teilbetrag einzuzahlen. Dazu geben Sie den gewünschten Betrag 3 ein, wählen das entsprechende Kassenbuch 4 aus und klicken auf "Zahlung Kassenbuch" 5.
Einlesen über die Abrechnung
Sie können einzelne Buchungen auch direkt über die Abrechnungen aus dem Übersichtsfenster einlesen, welches Sie über Verwaltung → Privat / BG Privatrechnungen erreichen. Klicken Sie hier mit rechts auf eine beliebige Rechnung, um die vorhandenen Optionen im Kontextmenü für diese einzusehen.
Klicken Sie auf "Bezahlt – setzen", um die ausgewählte(n) Rechnungen ins Kassenbuch einzutragen. Es öffnet sich das folgende Popover, indem Sie das gewünschte Kassenbuch und, wenn möglich, das Bezahldatum auswählen können.
Buchungen einlesen
tomedo® bietet außerdem die Möglichkeit, Buchungen direkt hochzuladen und in das Kassenbuch einzutragen. Diese Funktion finden Sie unter Verwaltung → Privat / BG → Buchungen einlesen.
Über das Feld links oben 1 können Buchungsdateien entweder über Drag & Drop oder durch Anklicken des Feldes, worauf sich der Finder öffnet, hinzugefügt werden. Daraufhin öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie auswählen müssen, in welches Kassenbuch die Belege eingelesen werden sollen:
Die Tabelle rechts oben 2 gibt eine Übersicht über alle eingelesenen Dateien, die in der unteren Tabelle 3 im Detail aufgeführt sind. Hier finden Sie zu jeder Buchung Informationen über den Betrag in Euro, das Buchungsdatum, das Valutadatum, den Typ, Info, Datei, sowie eine Checkbox, um anzuzeigen, ob die Buchung als "erledigt" markiert werden soll. Ist die Rechnung einem konkreten Patienten bereits zugeordnet, sind auch die Felder "Name", "Patientennummer", "Re-Nr.", "ID", "Abrechner" und "Betriebsstätte" ausgefüllt.
Über die Spalte "Typ" 4 erkennen Sie den Status der Rechnung, der auch über die farbliche Hinterlegung gekennzeichnet ist:
- Rot: Typ "Fehler"
- Es wurde keine passende Rechnungsnummer für diese Buchung gefunden. Über Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag öffnet sich ein neues Fenster. Dort können Sie eine Referenz- oder Rechnungsnummer eintragen.
- Gelb: Typ "Warnung"
- Die Buchung wurde einer Rechnungsnummer zugeordnet. Allerdings wurde diese Rechnung bereits verbucht. Daher wird die Buchung nicht hinzugefügt. Mit Doppelklick auf den Eintrag gelangen Sie in die Kartei des zugeordneten Patienten.
- Blau: Typ "Hinweis"
- Die Buchung wurde einer Rechnungsnummer zugeordnet und die gefundene Rechnung ist bereits bezahlt oder überbezahlt. Die Buchung wurde hinzugefügt. Über Doppelklick auf den Eintrag gelangen Sie in die Kartei des zugeordneten Patienten.
- Weiß: Typ "erfolgreich"
- Die Buchung wurde einer Rechnungsnummer zugeordnet. Mit Doppelklick gelangen Sie in die Kartei des zugeordneten Patienten.
Wenn Sie nur Buchungen angezeigt bekommen wollen, die noch nicht als "erledigt" markiert worden sind, klicken Sie auf "Alle nicht erledigten Buchungen laden" 5. Alle andere Buchungen verschwinden daraufhin aus der Übersicht.
Unterhalb der Tabelle rechts 6 finden Sie außerdem Informationen über die Anzahl der ausgewählten Buchungen. Hier können Sie den addierten Betrag der ausgewählten Buchungen sehen. Auch die Gesamtanzahl und der Gesamtbetrag aller angelesenen Buchungen wird aus dieser Darstellung ersichtlich (im Beispiel oben handelt es sich um 13 Buchungen mit einem Betrag von insgesamt 3.271,65 Euro).
Über die drei Punkte im Fenster unten rechts gelangen sie zu den Buchungsparsern camt.05x und v11 und den dazugehörigen Einstellungen.
Registrierkasse
Über die Kassenbuch-Funktion können Sie bei tomedo® auch Ihr Registrierkassenbuch anlegen. Die Konfiguration und Einstellung wird dabei in der Regel vom tomedo®-Support übernommen. Über das Kassenbuch können Sie dann direkt oben im Menü "Aktuelles Kassenbuch" das Registrierkassenbuch auswählen.
Im Bereich "Registrierkasse Österreich" 1 können Sie neue Einträge erstellen. Dazu füllen Sie die Felder "Text/Artikel/Dienstleistung", "Preis" und "Anzahl" aus und wählen den entsprechenden Steuersatz. Durch Klicken auf die "+"-Schaltfläche wird der Artikel dem Eintrag hinzugefügt. Sie können dabei mehrere Artikel nacheinander im selben Eintrag zusammenfassen. Sobald Sie alle gewünschten Artikel hinzugefügt haben, geben Sie optional einen Buchungstext ein (ansonsten in der Tabelle Verweis "kein Buchungstext") und klicken Sie auf "Eintrag erstellen", um ihn Ihrer Registrierkasse hinzuzufügen. Prinzipiell können Sie den Eintrag auch als "Trainingsbeleg" markieren, in diesem Fall wird er zwar in der Tabelle oben angezeigt, aber im internen Saldo nicht berücksichtigt.
Sollte beim Anlegen eines Kassenbuchbelegs ein Systemfehler aufgetreten sein und der QR-Code für die neusten Einträge nicht gedruckt werden können, gibt es die Möglichkeit über "Einträge neu signieren" 2 diese Einträge so zu erneuern, dass der Fehler behoben und der QR-Code wieder druckbar ist.
Über die Schaltfläche "DEP exportieren" 3 können Sie außerdem das Datenerfassungsprotokoll herunterladen.
Wollen Sie einen bestimmten Beleg ausdrucken, wählen Sie diesen aus der Liste aus und suchen dann im Auswahlmenü 4 die Auswahl "Registrierkassenbeleg" aus. Wenn Sie daraufhin auf die Schaltfläche "Beleg drucken" klicken, erscheint der Registrierkassenbeleg in einem neuen Fenster. Dort finden Sie auch den QR-Code des Belegs.
Aus diesem Fenster heraus können Sie den Beleg direkt drucken oder speichern. Gespeicherte Belege erscheinen im Bereich "Anhänge" 5, wenn der Eintrag im Kassenbuch ausgewählt wird.