Kiosk

Letzte Anpassung: 21. October 2020

Patiententerminal zur automatischen Selbstanmeldung

Tomedo verfügt über einen sogenannten Kiosk-Modus, der zur Unterstützung und Beschleunigung des Anmeldeprozesses genutzt werden kann. Mit tomedo® im Kiosk-Modus können Sie in Ihrer Praxis ein Patiententerminal aufstellen, also einen für Patienten zugänglichen Rechner, an dem diese sich selbstständig zu Terminen anmelden und in die Tagesliste eintragen können.

Ab tomedo® Version 1.70 gibt es den Kiosk-Modus in zwei Stufen. Die erste Stufe – der normale Kiosk-Modus – ist als Anmeldemöglichkeit zusätzlich zu einer Anmeldung am Tresen gedacht. D.h. bei Problemen am Anmeldeterminal wird der Patient an das Personal am Tresen verwiesen. Die zweite Stufe – der Self-Check-In – ist als alleinige Anmeldemöglichkeit gedacht, wenn es in Ihrer Praxis keinen mit Personal besetzten Anmeldungstresen gibt. Der Patient bekommt dann eine Wartenummer ausgedruckt und wird ins Wartezimmer verwiesen.

Eine ausführliche Beschreibung beider Stufen erfolgt in den nächsten Abschnitten.

Für die Einrichtung eines Patiententerminal spielen drei Faktoren eine wesentliche Rolle:

  • die Hardware
  • die Systemeinstellungen
  • die tomedo®-Einstellungen

Hardware

Als Hardware könnte beispielsweise ein iMac mit Tastatur und Maus in Sichtweite der herkömmlichen Anmeldung verwendet werden, so dass immer jemand den Patienten-Selbstanmelderechner im Blick haben kann, plus ggf. Kartenlesegerät. (Um die Aktivitäten der Selbstanmeldung im Auge zu behalten, kann man sich auch von einem anderen Arbeitsplatzrechner per Bildschirmfreigabe verbinden.)

Für den Self-Check-In ist zusätzlich noch ein Drucker notwendig, der die Wartenummer für die Patienten ausdruckt. Des Weiteren wird für den Patientenaufruf ein Monitor im Wartezimmer benötigt, auf dem die aufgerufene Wartenummer angezeigt wird. (Dies kann z.B. auch über eine Anbindung an Hitpanel realisiert werden.)

Einrichtung der Systemeinstellungen

Dabei kann Ihnen ggf. auch der tomedo®-Support helfen – im Wesentlichen geht es darum, dass beim Neustart des Rechners von alleine die tomedo®-App wieder gestartet wird, ohne irgendwelche Nutzereingaben machen zu können. Zumindest sollte der Rechner kennwortgeschützt sein – falls der Rechner neu starten sollte, soll ihn trotzdem kein Patient manipulieren können. Des weiteren sollte Automount von USB-Geräten verhindert werden (Bios), damit nicht von mitgebrachten Sticks gestartet werden kann.

Außerdem hat sich im Probebetrieb in der Testpraxis noch folgendes als vorteilhaft herausgestellt:

  • Energieeinstellungen → Zeitplan – war: abends ausschalten, morgens einschalten – sollte besser sein: abends Ruhezustand morgens einschalten
  • Sicherheit → Allgemein → Haken bei „Passwort erforderlich“ rausnehmen, andernfalls kann es vorkommen, dass die Rechnerpasswortabfrage den Tastaturfokus hat, aber nicht sichtbar ist, weil Kiosk im Vordergrund, der dann aber nicht mehr reagiert, weil Passwortabfrage aktiv
  • Freigaben → Bildschirmfreigabe einrichten, um ggf. von anderem Praxisrechner aus mitverfolgen zu können, wenn sich was im Kiosk tut
  • Bildschirmschoner und Bildschirmausschaltung ausstellen (auf nie setzen), damit Patienten nicht vorm schwarzen Schirm stehen

Einstellungen im tomedo®

Die Einstellungen für das Patiententerminal nehmen Sie als Admin in den tomedo®-Einstellungen unter Arbeitsplatz → Kiosk bzw. Self-Check-In vor. Dabei gelten alle Einstellungen, die Sie im Tab „Kiosk“ vornehmen sowohl für Stufe 1 (normaler Kiosk-Modus) als auch Stufe 2 (Self-Check-In), haben aber mitunter unterschiedliche Auswirkungen. Stufe 2 aktivieren Sie dann im Tab „Self-Check-In“, nachdem Sie im Tab „Kiosk“ alle grundsätzlichen Einstellungen für das Patiententerminal vorgenommen haben.

Die grundsätzlichen Einstellungen für das Patiententerminal beinhalten folgende Punkte:

  1. Als „eingeloggten Nutzer“ sollten Sie einen speziellen Nutzer ohne Adminrechte anlegen, den Sie z.B. „Patiententerminal“ bzw. PT nennen können. Mit diesem Nutzerkürzel als Bearbeiter sind dann die Einträge in der Tagesliste gekennzeichnet, die vom Kiosk aus vorgenommen werden.
  2. Wenn Sie die „händische Anmeldung“ zulassen, können sich Patien­ten durch die Eingabe ihres Vor- und Nachnamens sowie Geburtstages anmelden. Wenn Sie „Kartenstecken“ einstellen, können sich Patien­ten auch mit ihrer eGK oder Privatkarte anmelden. Hierfür muss natürlich ein Kartenlesegerät am Terminal angeschlossen sein. Der Patient wird nach dem Karte stecken aufgefordert, diese wieder aus dem Kartenlesegerät zu entnehmen. Sie können angeben, wie viele Sekunden diese Aufforderung auf dem Patiententerminal-Display angezeigt werden soll. Des Weiteren können Sie ein Anleitungsbild zum Karte stecken auf dem Monitor anzeigen. Wenigstens einer der beiden Haken (händische Anmeldung oder Karte stecken) muss gesetzt sein.
  3. Wenn der „Erstbesuch“-Haken gesetzt ist, kann der Patiententerminal-Nutzer auch neue Patienten selbstständig anlegen, die zum ersten Mal die Praxis betreten, und sie bei Bedarf auch gleich ein Formular ausfüllen lassen (Custom-Formular mit Medientyp Web-Formular, z.B. ein Anamnesebogen). Wenn dieser Haken nicht gesetzt ist, erscheint für Neupatienten im normalen Kiosk-Modus die Aufforderung, sich an der Anmeldung zu melden. Die Checkboxen „Erstbesuch“ und „nur mit Termin“ schließen sich gegenseitig aus, d.h. es kann maximal eine davon angehakt werden, muss aber nicht. Ist keine angehakt, heißt das, dass sich nur bereits vorhandene Patienten selbst anmelden können – unabhängig davon, ob sie einen Termin haben oder nicht.
  4. Mit diesem Haken sagen Sie dem Patiententerminal, dass es für gesetzlich versicherte Patienten, für die im aktuellen Quartal noch kein KV-Schein vorliegt, einen neuen KV-Schein anlegen soll. Außerdem können Sie das Terminal beauftragen, BG-Besuche anzulegen sofern der vorherige Besuch des Patienten ebenfalls ein BG-Besuch war.
  5. Im Terminal-Display wird während der Selbstanmeldung ein Texteingabefeld angezeigt, wo der Patient sein Anliegen eingeben kann. Der eingegebene Text wird dann im Infofeld des Besuches in den Patientendetails, der Kartei und den Patienten-Kurzinfos angezeigt.
  6. Bei der Selbstanmeldung werden die Patienten u.U. gebeten, ihre Kontaktdaten zu überprüfen bzw. ihre Adresse etc. zu ergänzen. Da dies aus Datenschutzgründen möglicherweise von ihren Patienten nicht gewünscht ist, haben Sie hier die Möglichkeit, die Kontaktdaten-Eingabemasken gänzlich zu verbergen.
  7. Zusätzlich zu dem standardmäßig angezeigten Selbstanmeldungstext haben Sie die Möglichkeit hier einen eigenen Anmeldetext einzugeben.
  8. Sie können ein Standard-ToDo vergeben, welches an die Patienten vergeben wird, die sich am Terminal anmelden. Dadurch haben Sie diese Patienten in der Tagesliste sofort im Blick. Die Einstellung „Mehrfachanmeldung“ ist in erster Linie für den Self-Check-In (Stufe 2) relevant. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, ist eine Mehrfachanmeldung im Prinzip nicht möglich. Ist der Patient bereits angemeldet, erscheint bei erneuter Anmeldung am Display der Hinweis „Sie sind bereits da.“ Mitunter soll jedoch eine Mehrfachanmeldung möglich sein (z.B. wenn der Patient morgens und nachmittags einen Termin hat). Dann wird erneut das Standard-ToDo vergeben.
  9. Diese Einstellung legt fest, nach wie viel Sekunden der Inaktivi­tät (keine Mausbewegung und keine Tastatureingaben) alle Eingaben zurückgesetzt werden sollen. Das soll dazu dienen, persönliche Daten eines Patienten zu verbergen, der mit der Anmeldung begonnen, diese aber nicht vollendet hat, sodass der nächste sie nicht zu sehen bekommt.
  10. Es gibt die Möglichkeit, eigene Hintergrundbilder einzustellen, die Sie selbst gestalten können. Tragen Sie ein Bil­der-Quellverzeichnis entweder von Hand ein oder fügen Sie den Pfad mit ⌘ CMD + V ein oder draggen & droppen Sie aus einem Finder-Fens­ter den entsprechenden Ordner in das Eingabefeld.
  11. Wenn es in Ihrer Praxis mehrere mögliche Anlaufpunkte gibt und sie mehrere Patiententerminals in verschiedenen Abteilungen aufgestellt haben, können Sie hier eine Terminlokalität definieren. Dies soll verhindern, dass Patienten sich am falschen Ort anmelden und dann vergessen werden. Wenn es keine verschiedenen Praxisteile gibt, lassen Sie einfach die Voreinstellung „keine Auswahl“ stehen.
  12. Sie können die im Patiententerminal angezeigten Texte vom Computer vorlesen lassen. Dazu muss in den Systemeinstellungen des Rechners eine deutsche Stimme für Sprachausgaben eingestellt sein.
  13. Ist diese Option gewählt, muss der Kiosk-Modus innerhalb von 10 s nach dem Start bestätigt werden. Erfolgt keine Bestätigung, deaktiviert sich der Kiosk-Modus nach 10 s.
  14. Dieses Häkchen startet den Kiosk-Modus. Sie werden zunächst aufgefordert, ein Ausbruchpasswort zu vergeben, mit dem sich der Kiosk-Modus wieder beenden lässt. Nachdem Sie das Passwort bestätig haben, startet der Kiosk-Modus.
  15. Alle Texte, die während der Selbstanmeldung im Patiententerminal angezeigt werden, sind konfigurierbar. Nachdem über den Finder-Knopf zunächst eine leere Textdatei eingebunden wurde, kann über „Testdaten erzeugen“ eine Testdatei mit den Kiosk-Texten erzeugt werden (überschreibt die leere Textdatei). Über „Standard wiederherstellen“ erzeugen Sie eine neue Textdatei mit den ursprünglichen (Standard-) Kiosk-Texten. Beide Dateien können mit einem Texteditor bearbeitet werden und bestehen aus Key- und String-Einträgen, wobei die Keys jeweils angeben, um welche Stelle im Terminal es sich handelt und der String den zugehörigen Text enthält, den Sie ändern können. Editierbare Texte erkennen Sie in der Testdatei daran, dass diese in *Sternchen* gesetzt sind. Sollte es beim Öffnen/Bearbeiten der Datei Probleme geben, die Dateiendung in „.plist“ ändern.
  16. Ein Kartenlesegerät können Sie ebenfalls in den tomedo®-Einstellungen unter Arbeitsplatz Arbeitsplatz einrichten. Des Weiteren sollten Sie Dateilauscher, Skripte, etc. in den Arbeitsplatzeinstellungen deaktivieren / abschalten, so dass sich der Arbeitsplatzrechner möglichst passiv verhält.

Self-Check-In

Stufe 2 des Kiosk-Modus – der Self-Check-In – unterscheidet sich zum normalen Kiosk-Modus dadurch, dass alle Patienten, die sich am Terminal anmelden, eine Wartenummer ausgedruckt bekommen. Es muss also ein Drucker an dem Patiententerminalrechner angeschlossen sein. Die Patienten warten dann im Wartezimmer bis ihre Nummer per Sprachausgabe oder Bildschirmanzeige aufgerufen wird. Sie benötigen also im Wartezimmer einen weiteren PC für den Patientenaufruf.

  1. Den Self-Check-In aktivieren Sie in den tomedo®-Einstellungen → Arbeitsplatz → Self-Check-In mit dem Haken. Anschließend müssen Sie noch folgende Einstellungen vornehmen:
  2. Wählen Sie die Warteschlange aus, der die Patienten zugewiesenen werden sollen. Über das Zahnrad gelangen Sie in die Warteschlangenverwaltung. Dort können Sie verschiedene Warteschlangen anlegen und festlegen, ob die Wartenummern täglich zurückgesetzt werden sollen. Mit mehreren Warteschlangen zu arbeiten, ist mitunter sinnvoll, wenn Sie mehrere Patiententerminal im Einsatz haben.
  3. Geben Sie hier den Drucker an, der die Wartenummern ausdrucken soll. Über das Zahnrad gelangen Sie in die Druckerverwaltung.
  4. Wählen Sie eine Vorlage für den Nummernzettel aus. Sollten Sie noch keine Vorlage hinterlegt haben, können Sie die Vorlagenverwaltung direkt über das Zahnrad aufrufen.
  5. Die Einstellungen im unteren Bereich sind für den Arbeitsplatz relevant, von dem aus Sie Patienten aufrufen, und werden zu einem späteren Zeitpunkt erklärt.

Warteschlangenaufruf

Alle Patienten, die sich am Terminal angemeldet haben, werden Ihnen im Warteschlangenaufruf-Panel angezeigt. Das Panel können Sie sich aus der Tagesliste über die Menüleiste → Panel → Warteschlangenaufruf einblenden. Darüber hinaus können Sie sich in der Tagesliste die Spalte Warteschlangennummer einblenden.

Spalte 1 beinhaltet die Wartenummer, welche der Patient bei der Selbstanmeldung am Terminal zugewiesen bekommen hat. Die Ausgabezeit 2 sagt Ihnen, wann der Patient sich angemeldet hat. Dadurch behalten Sie im Blick, wie lange der Patient schon im Wartezimmer sitzt. In die Spalten 3 und 4 werden von tomedo® automatisch Aufruf und Aufrufzeit eingetragen, sobald Sie den Patienten über eine der Aufruf-Schaltflächen aufgerufen haben. Die Aufruf-Schaltflächen können Sie sich über Rechtsklick auf die Toolbar → Symbolleiste anpassen in der Toolbar des Panels, der Tagesliste sowie in der Kartei ein-/ausblenden.

Die Spalte Patient 5 zeigt an, ob es sich um einen Bestands- oder einen Neupatienten handelt. Achtung: Es kann durchaus vorkommen, dass ein Bestandspatient bei der Selbstanmeldung nicht zugeordnet werden kann (z.B. durch Tippfehler oder Probleme beim Kartenlesegerät). Wenn der Haken in dieser Spalte nicht gesetzt ist, muss es sich also nicht zwingend tatsächlich um einen Neupatienten handeln. Diese Fälle sollten daher nochmal von einer MFA geprüft werden.

In den folgenden Spalten 6 werden die Patientendaten angezeigt, die entweder manuell am Terminal eingegeben oder von der eGK ausgelesen wurden. Sind diese Spalten leer, konnte vermutlich die Karte nicht korrekt ausgelesen werden. Auch diese Fälle sollten von einer MFA geprüft werden.

Sie können sich die Spalten im Warteschlangenpanel in beliebiger Reihenfolge anordnen sowie ein- und ausblenden. Die Einträge im Warteschlangenpanel können Sie innerhalb der Spalten jeweils sortieren und filtern. In der Toolbar können Sie sich neben den Schaltflächen für den Patientenaufruf 7 auch die Schaltflächen für den Aufruf der Patientendetails, Kartei sowie der tomedo®-Einstellungen 8 einblenden (per Rechtsklick → Symbolleiste anpassen).

Mittels „Anlegen“ 9 können Sie zu dem im Warteschlangenpanel aktuell ausgewählten Eintrag einen neuen Patienten mit den bei der Selbstanmeldung eingegebenen/von der Karte ausgelesenen Kontaktdaten anlegen. Der Eintrag wird dann im Panel als Patient erkannt (Haken in Spalte Patient wird gesetzt). Nachdem Sie einen Besuch angelegt haben und der Patient in der Tagesliste erscheint, wird auch die Wartenummer in die Tagesliste übernommen.

Mittels „Zuweisen“ 10 können Sie den aktuell im Warteschlangenpanel ausgewählten Eintrag einem in der Tagesliste ausgewählten Patienten zuweisen. Dies ist z.B. hilfreich, wenn der am Terminal angemeldete Patient nicht als Bestandspatient erkannt wurde und Sie manuell einen Besuch anlegen. Nach erfolgreicher Zuweisung wird der Warteschlangen-Eintrag als Patient gekennzeichnet und die Wartenummer in die Tagesliste übertragen.

Über den Löschen-Knopf 11 können Sie ein oder mehrere Einträge aus dem Warteschlangenpanel löschen.

Der Patientenaufruf kann per Sprachausgabe oder Bildschirmanzeige erfolgen und muss per Skript konfiguriert werden. Die jeweiligen Skripte erstellen Sie in der Skriptverwaltung, die Sie über die Menüleiste unter Admin Skripte aufrufen können.

Anschließend wählen Sie die Skripte in den Einstellungen des Self-Check-In (unter tomedo® → Einstellungen → Arbeitsplatz) aus. Sie haben die Möglichkeit verschiedene Aufrufe zu konfigurieren, je nachdem ob z.B. der Arzt oder die MFA aufruft oder in welches Zimmer Sie den Patienten rufen möchten.

Nachdem Sie alle Einstellungen getätigt haben, starten Sie den Self-Check-In-Modus analog zum normalen Kiosk-Modus, indem Sie in den tomedo®-Einstellungen unter Arbeitsplatz → Kiosk den Haken „dieser Rechner ist ein Patiententerminal“ setzen.