Labor

Letzte Anpassung: 9. March 2021

Generelles Vorgehen

Um in tomedo® eine effektive automatische Zuordnung von Laboranforderungen und Laborbefunden zu gewährleisten, ist folgendes Vorgehen empfohlen:

Erzeugen Sie für jede Laboranforderung einen eigenständigen Laborauftrags-Karteieintrag mit jeweils eigener Anforderungsident.

Dies gilt insbesondere auch für Anforderungen zur selben Probe, für die Sie Laborleistungen aus dem Kapitel MII des GOÄ-Kataloges selber privat abrechnen wollen. Wenn Sie hier nur einen Auftrags-Karteieintrag erzeugen, würden beide Befunde dem selben Karteieintrag zugeordnet, aber nur der zuletzt eingegangene Befund wird sofort angezeigt. Um den zweiten Befund sichtbar zu machen, müssten Sie diesen erst aus einem Dropdown-Menü auswählen.

Einen Laborauftrags-Karteieintrag mit eigener Anforderungsident können Sie erstellen, indem Sie die Ziffer des Labor-Klebchens auf dem entsprechenden Laborüberweisungsformular eintragen.

Die eingetragene Nummer wird nicht mit ausgedruckt! Sie dient lediglich als interne Information für eine spätere Zuordnung eingehender Befunde. Hinweise:

Löschen Sie Laboraufträge nur, wenn Sie sicher sind, dass für die entsprechende Anforderungsident keine Befunde zu erwarten sind.

Manche Labore senden statt der zugesandten „Auftragsnummer“ eine sogenannte DFÜ-Nummer an die Praxen zurück. Informieren Sie in einem solchen Fall bitte zollsoft oder ihr Labor, dass Sie die Anforderungsident zurückgesendet brauchen.

Überprüfen Sie nach jeder Laborübertragung, ob unzugeordnete Befunde existieren, via Menüpunkt Verwaltung → Labordatentransfer.

Die Leistungen aus dem Kapitel MII werden nur dann auf eine Privatrechnung eingetragen, wenn der entsprechende Befund unter Verwaltung → Labordatentransfer auf „gelesen“ gesetzt wird und bei „Automatische Anlage von MIIZiffer“ der Wert „immer“ oder „nachfragen“ gewählt ist!

Tipp: Wenn eine automatische Zuordnung per Anforderungsident nicht möglich ist, versucht tomedo®, den Befund per Nachname/Vorname/Geburtsdatum dem letzten aktuellen Laborauftrag des Patienten zuzuordnen. Dies führt aber zu dem oben beschriebenen Problem mit mehreren Endbefunden pro Patient und sollte daher nicht den Regelfall darstellen.

LDT-Verwaltungsfenster

Im oberen Bereich sind alle eingelesenen Befunde aufgelistet. Der mittlere Bereich der Tabelle zeigt Tests mit markierten auffälligen Grenzwerten. Im unteren Bereich sind alle Fehlermeldungen und Warnhinweise des Einlesevorganges aufgelistet mit Zuordnung über die systemseitigen Idents.

Im folgenden Bild ist exemplarisch der Ablauf einer manuellen Zuordnung dargestellt. Manuell zugeordnet werden müssen alle Befunde, zu denen noch kein Patient (rechts) zugeteilt ist. Dazu wählt man den entsprechenden eingelesenen Befund aus 1, welcher dann auf der rechten Seite angezeigt wird 2. Erst wenn ein Befund angewählt ist, kann der Button „Befund zuordnen“ 3 ausgewählt werden. Es öffnet sich ein weiteres Patientenauswahlfenster. Dort sind aus dem Befundinhalt vorgeschlagene Patienten 4 zu sehen. Es muss ein Patient ausgewählt werden, um die offenen Laboraufträge 5 für diesen Patienten angezeigt zu bekommen. Nun kann der entsprechende Laborauftrag ausgewählt werden, um den Befund dem Patienten zuzuordnen 6.

Die Checkboxspalte „zugeordnet“ des gewählten Befundes zeigt an, ob bereits eine Zuordnung stattgefunden hat. Außerdem aktualisiert sich die Befundtabelle sofort und der gewählte Patient ist nun rechts in der Zeile des Befundes zu erkennen. Nach der weiteren manuellen Zuordnung aller Befunde müssen die Befunde noch als „bearbeitet“ bzw. „gelesen“ markiert werden. Das geschieht entweder durch das einzelne Anwählen der Checkboxen oder durch einen Click auf den Button „alle gelesen“ (unten links, rot markiert). Als „gelesen“ markierte Befunde tauchen nicht mehr in der Übersicht auf, sondern können nur noch eingesehen werden durch die Datumsauswahl (oben rechts, rot markiert). Durch die Datumsauswahl werden für den gewählten Tag alle eingelesenen Befunde angezeigt und es kann ggf. die Patientenzuordnung geändert werden.

Achtung: Bei der manuellen Zuweisung sollten sie darauf achten das sie wirklich den richtigen Patienten ausgewählt haben.

Labordatentransfer (LDT)

Die Befunddateien, welche per E-Mail, DFÜ oder sonstiger elektronischer Medien übertragen werden, müssen in einem Eingangsverzeichnis abgelegt werden. Dies geschieht entweder manuell oder automatisch. Die dort hinein kopierten Dateien werden automatisch mit dem XKM-Modul entschlüsselt, mit dem XPM-Modul geprüft und, falls fehlerfrei, eingelesen.

Nach erfolgreichem Einlesen passiert die Zuordnung der Befunde entweder automatisch per Anforderungsident oder im Abweichungsfall manuell im LDT-Verwaltungsfenster. Abruf und Kontrolle der Befunde geschieht über das Hauptmenü:

Es öffnet sich der „Eingang Laborbefunde“ und die Befunde werden automatisch abgerufen, sowie die bereits stattgefundene Zuordnung angezeigt. Alle Befunde müssen vor der endgültigen Ablage in der jeweiligen Patientenkartei überprüft und als „gelesen“ markiert werden. In diesem Schritt können Befunde mit auffälligen Grenzwerten nochmals überprüft und dem behandelnden Arzt gemeldet werden.

Es ist intuitiv erkennbar, ob bereits eine Zuordnung erfolgt ist und wo noch keine Zuordnung stattgefunden hat. Der Nutzer kann nun alle Befunde durchgehen, Zuordnungen löschen und ändern und noch fehlende Zuordnungen manuell durchführen. Dazu bekommt er zu jedem Befund eine Liste mit vorgeschlagenen Patienten angezeigt, aus denen er wählen kann. Ist der Patient nicht in der Vorschlagsauswahl vorhanden, kann manuell nach einem weiteren Patienten gesucht werden.

Labor-Karteieintragstypen

Es ist ab der Version 1.92 möglich beim Import der Laborbefunde automatisch die Karteientragstyp des zugehörigen Laborauftrages zu ändern. Damit ist es möglich direkt in der Kartei verschiedne Befundarten wie Pathologie/Histologie/Blutbilder zu unterscheiden. Nur wenn ein Befund beim Einlesen automatisch einem Laborauftrag zugeordnet wurde (Befund erscheint im Laboreingang grün) wird der Typ anhand der Filter geändert. Erfolgt die Zuordnung erst manuell im Laboreingang wird der Typ nicht geändert. Dafür gehen sie wie folgt vor.

Labor-Karteieintragstypen anlegen

Unter Admin → Karteieintragtypen legen sie für jeden Befundtyp einen neuen Karteieintragstyp mit den Standardmedientyp 1 „Labor“ an.

Tipp: Es ist für einfache Filterung der Kartei sinnvoll alle neuen Typen mit “LAB_“ beginnen zu lassen. An dieser Stelle kann man außerdem entscheiden ob bei Auswahl dieses Karteieintrages in der Kartei das Laborpopover geöffnet wird oder eine Vorschau des zuletzt importierten pdfs 2.

Filter für den Import festlegen

Zunächst muss die Filterung aktiviert werden 1. Dann können für jeden Labor-Karteieintragstyp 2 Filter hinzugefügt oder entfernt werden 3. Für die Änderung des Karteieintragstypes wird die Liste der Labor-Karteientragstypen 2 von oben nach unten durchgegangen und der Typ bei dem als erstes ein Filter paßt wird für den Laborauftrag gesetzt. Paßt kein Filter 4 wird der Karteientragstyp nicht geändert. Bei den Kürzeln ist auf die korrekte Groß-Kleinschreibung zu achten.

Ändern der Karteientragstypen im Popover

Sowohl im Laborpopover als auch im Vorschaupopover besteht die Möglichkeit den Labor-Karteieintragstyp zu ändern. Dabei ist zu beachten, wird nach der Änderung noch ein Befund diesem Auftrag zugeordnet wird ggf. der Typ anhand der Filter wieder geändert.

Laborpopover in der Kartei

Im Folgenden ist nun ein Patientenkarteieintrag eines Befundes dargestellt. Die Informationen zum Laborauftrag finden sich in 1 wieder. Die Tabelle 2 listet alle Tests auf, welche im Befund übermittelt wurden. Die zu einem ausgewählten Test dazugehörigen Informationen sind in Textfeld 4 sichtbar. Alle Informationen betreffs des Befundes sind in Textfeld 3 dargestellt. Die verschiedenen Befunde (Teilbefund, Endbefund…) können mittels des Dropdown-Menü 5 ausgewählt werden. Alle vorherigen Informationen in diesem Fenster aktualisieren sich sofort. Alle ursprünglich übermittelten Daten können unter LDT-Ansicht 6 dargestellt werden. 7 Weiterhin können Werteverläufe in einem separaten Fenster angezeigt und ausgedruckt werden! Dazu öffnet sich ein neues Fenster, welches ausgehend von dem selektierten Test alle dazugehörigen Tests aus der Patientenhistorie auflistet.

 

Achtung: Die Werteverläufe stellen nur eine automatisierte Dokumentationsauflistung dar. Für eine Indikation müssen vom Nutzer unbedingt alle relevanten Laborbefunde zu Rate gezogen werden!

Mit der Option 8 „selektiere zuletzt gewählte“ wird festgelegt, ob die zuletzt gewählte Druckvorlage und der zuletzt gewählte Tab beim nächsten Laborkarteieinträge wieder aktiviert werden sollen (Nützlich zum Durchblättern aller Befunde).

Alle Bereiche und Textfelder sind scrollbar zur kompletten Darstellung aller Informationen implementiert (falls hier auch teilweise abgeschnitten dargestellt). Außerdem können alle Informationen aus dem Fenster herauskopiert oder per Drag&Drop genutzt werden, um durch das medizinische Personal eventuell weiter verarbeitet zu werden.

Weitere Darstellungsoptionen finden Sie durch Umschalten der oberen Tabs. Dort können Sie die LDT-Ansicht wählen, welche den empfangenen Befund im Rohdatenformat darstellt. In der chronologischen Ansicht werden alle Tests des aktuellen Patienten angezeigt. Diese können entsprechend gefiltert werden, um sich z.B. nur Werte eines Blutbildes anzeigen lassen zu können. In der Kumulativansicht besteht die Möglichkeit, sich für verschiedene Zeiträume in einer alternativen Tabellendarstellung die Werte des Patienten anzuzeigen. Für die grafische Ansicht werden nur Laborwerte gewählt, die tatsächlich grafisch dargestellt werden können. Ignoriert werden Texteinträge, Einzeleinträge und leere Tests.

  1. „+“ zum Anlegen eines neuen Tests drücken
  2. Parameter ausfüllen
  3. Bei Bedarf Normwerte hinzufügen über „+“
  4. Normwerte eintragen: Untergrenze, Obergrenze, von Alter, bis Alter, von Gewicht, bis Gewicht
  5. „OK“ drücken zum Abschließen

Vorlagen für manuelle Laborbefunde

In tomedo® können Vorlagen für manuelle Laborbefunde bzw. für selbst angelegte Labortests angelegt werden. Möchte man also eigens gemessene Tests in tomedo® dokumentieren, kann man dazu diese Vorlagen nutzen. Einzelne Vorlagen können per +/– hinzugefügt und entfernt werden. Arbeitet man mit eigenen Laborgeräten, können diese als Admin konfiguriert und dem jeweiligen Test zugeordnet werden, welcher durch das Gerät befüllt werden soll. Weiterhin können Kürzel, Einheit, Skalierung, Bezeichnung, Hinweistext, Normwerttexte

und Normwerte angegeben werden. Einzelne Normwertintervalle können in der unteren Tabelle per +/– hinzugefügt oder entfernt werden und direkt in der Tabelle die entsprechenden Attribute editiert werden. Diese Normwerte werden dann bei der Eingabe oder dem Empfangen vom Gerät ausgewertet.

Nutzung der eigens angelegten Laborvorlagen (siehe Darstellung).

Sobald Sie in der Kartei den Befehl „LAB“ eintippen, oder den entsprechenden Button dafür betätigen, wird ein leerer Laborauftrag mit zugehörigem Karteieintrag angelegt. In diesem Auftrag können Sie dann Labortest und Ergebniswerte eintragen. Sobald Sie im Kürzelfeld (rot markiert) beginnen den Namen, bzw. das Kürzel zu tippen kommt eine Vorschlagsliste mit Treffern Ihrer zuvor angelegten Vorlagen. Sie können pro Laborauftrag beliebig viele Labortests hinzufügen und mit Werten befüllen. Außerdem ist es möglich für den Auftrag eine Anforderungsident zu vergeben, ganz oben.

Tipp: Sie können über den Button rechts neben +/– verschiedene Favoritenlisten anlegen, damit Sie vordefinierte Kombinationen verschiedener Tests für bestimmte Untersuchungen ganz einfach mit einem Click dem Laborauftrag hinzufügen können.

Wenn alle gewünschten Tests angelegt worden sind, können Sie eine neue Gruppe hinzufügen. Dazu gehen Sie unter Verwaltung -> Vorlagen für Laborwerte / Gruppen und wählen einerseits den Tab Vorlagen für manunelle Eingabe und andererseits den Tab Gruppen. Mit dem „+“ 1 kann eine neue Gruppe angelegt werden. Anschließend fügen Sie die Bezeichnung, ggf. die Position und Farbe hinzu 2. Danach ziehen Sie mit der linken Maustaste die Tests, welche zur Gruppe gehören, in das Fenster 3. Abschließend klicken Sie auf OK 4.

Laborworklisten

Das Fenster Laborworklists zeigt die für Laborgeräte angelegten Worklisten an. Pro Laborgerät kann es mehrere Worklisten geben, welche mit den entsprechend zugeordneten Tests gefüllt werden, um diese dann gesammelt an das Gerät senden zu können. Laborworklisten werden über die Kartei des Patienten befüllt, indem ein neuer Laborauftrag angelegt wird, welcher dann mit vordefinierten Favoritenlisten von Tests befüllt werden kann, ohne jeden Test händisch einzugeben. Im folgenden Bild ist zu erkennen, wie mehrere Tests gleichzeitig manuell oder per Favoritenliste hinzugefügt werden können. Um in dieses Auswahl-Popover zu gelangen, drücken Sie den Button mit 3 Strichen (links rot markiert). Es öffnet sich ein Auswahl-Popover mit den definierten Vorlagen. Diese können markiert werden und werden bei betätigen von ‚Übernehmen’ in den Laborauftrag übernommen. Um Favoritenlisten zu definieren, welche im Laborpopover als extra Auswahlbutton angezeigt werden nutzen Sie die +/– Buttons und benennen Ihre Liste. Die einzelnen Tests können aus der linken Auswahlliste, per Drag&Drop in den rechten Bereich unterhalb der Favoritenlisten gezogen werden, um die Tests der Liste hinzuzufügen.

Tipp: Die Haken WL (Worklist) und BC (Barcode) geben an, ob die Tests der offenen Worklist hinzugefügt werden sollen, und ob für den aktuellen Laborauftrag direkt ein entsprechend definierter Barcode gedruckt werden soll.