Neue Rechnungsverwaltung

Das Abrechnungsfenster

Im Abrechnungsfenster (Verwaltung → Privat / BG → Privatabrechnung oder über den Shortcut ⌃Ctrl + ⌥Option + A) werden alle Tätigkeiten rund um das Abschicken von Rechnungen vorgenommen, vom Verschicken, über das Mahnen, bis hin zum Verbuchen der Zahlungseingänge.

Das Abrechnungsfenster öffnet sich standardmäßig über den Punkt "Rechnungen" 1. Dabei ist die obere Liste ("Hauptliste") 2 leer, im unteren Bereich 3 sind gegebenenfalls vorhandene Arbeitslisten sichtbar.

Über die Schaltfläche "Alte Ansicht" 4 können Sie zurück in die alte Rechnungsverwaltung wechseln. Wenn Sie zur neuen Ansicht Feedback an unser Team senden möchten, können Sie das über die entsprechende Schaltfläche 5 tun. Dort haben Sie die Möglichkeit, ein Fenster zu öffnen, aus welchem heraus Sie eine E-Mail versenden können.

Rechte für Fenster konfigurieren

In der Rechteverwaltung kann analog zur Privatrechnungsverwaltung ein Fensterrecht für die Abrechnungsverwaltung konfiguriert werden. Wurden vor der Version v1.135 bereits Fensterrechte für die Privatrechnungsverwaltung gesetzt, wurden diese automatisch für die neue Abrechnungsverwaltung übernommen.

Hinweis: Für beide Rechnungsübersichten sollten dieselben Nutzer die Fensterrechte haben. Andernfalls kann es dazu kommen, dass ein Nutzer mit ausschließlich dem Recht für die neue Abrechnungsverwaltung dieses Fenster nicht öffnen kann, weil an dem Arbeitsplatz, an welchem die Aktion ausgeführt wird, die (original) Privatrechnungsverwaltung zuletzt geöffnet war. An einem Arbeitsplatz, an welchem zuletzt die neue Abrechnungsverwaltung geöffnet war, würde es nicht zu dem Verhalten kommen.

Außerdem können unter dem Punkt Abrechnung in der Rechteverwaltung für die einzelnen Unterpunkte (Rechnungen, Mahnungen, Buchungen, DATEV) Rechte gesetzt werden. So kann ein Nutzer zum Beispiel ein Recht für die Privatrechnungsübersicht haben, durch das Unterpunkt-Recht aber eingeschränkt werden, dass dieser Nutzer nur die Rechnungen einsehen darf, nicht aber die Mahnungen.

 

Rechnungen

Grundeinstellungen

Über die Einstellungen (drei Punkte rechts oben 1) lassen sich gewisse Grundeinstellungen vornehmen, die für jeden Abrechnungslauf relevant sind. Damit können Sie  das Setzen von nachträglichen Filtern vermeiden und laden von vornherein weniger Rechnungen in die Hauptliste. Dies beschleunigt das Laden von Rechnungen enorm. Die Einstellungen werden für den aktuellen Arbeitsplatz gespeichert und können daher, je nach Bedarf, noch Rechner zu Rechner variieren.

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Betriebsstätte 2: Lädt nur Rechnungen der eingestellten Betriebsstätte. Ausschlaggebend ist die in den Rechnungsdetails eingestellte "abrechnende Betriebsstätte" der Rechnung. Sinnvoll ist diese Einstellung für Praxen mit mehreren räumlich und personell getrennten Betriebsstätten. Wenn also auf einem bestimmten Arbeitsplatz nur eine bestimmte Betriebsstätte abgerechnet werden soll, kann dies fest eingestellt werden.
  • Arzt 3: Lädt nur Rechnungen des eingestellten Arztes. Ausschlaggebend ist der in den Rechnungsdetails eingestellte "abrechnende Arzt" der Rechnung. Diese Einstellung lohnt sich für Nutzer, die nur ihre eigenen Rechnungen sehen wollen. Für Praxispersonal, das die gesamte Abrechnung (einer oder mehrerer Betriebsstätten) tätigt, ist die Einstellung "kein Wert" am sinnvollsten, damit sie alle benötigten Rechnungen sehen.
  • Mindestbetrag (Euro) 4: Falls hier etwas eingetragen ist, werden nur Rechnungen angezeigt, deren Rechnungssummen über dem eingestellten Wert liegen.
  • Wartefrist nach letzter Leistung (Tage) 5: Ist hier etwas eingestellt, werden nur Rechnungen angezeigt, für die seit der eingestellten Anzahl Tage keine Leistung mehr eingetragen wurde. Sinnvoll ist das, falls Sie erst eine gewisse Zeit nach dem Besuch des Patienten verstreichen lassen möchten, bis Sie ihm eine Rechnung schicken.
  • Wartefrist wird ignoriert ab Betrag (Euro) 6: Dieser Wert ist wichtig, sofern Sie bei "Wartefrist" einen Wert einstellen. Damit wird verhindert, dass Rechnungen, die die "Wartefrist" nicht erreichen (weil der Patient zum Beispiel regelmäßig alle zwei Tage in die Praxis kommt), nie in der Abrechnung erscheinen. Ab dem eingestellten Betrag wird dann die Wartefrist ignoriert und die Rechnung definitiv mit dem Abrechnungslauf geladen.

Wichtig: Die Einstellungen "Mindestbetrag" 4, "Wartefrist nach letzter Leistung" 5 und "Wartefrist wird ignoriert" 6 sind nur als Vorauswahl zum Laden der "Alle abzurechnenden"-Rechnungen anwendbar und nicht für andere Lade-Funktionen.

Eine mögliche sinnvolle Konfiguration ist beispielsweise:

Die beiden unteren Checkboxen werden im Absatz Arbeitslisten näher erläutert.

Über die drei Punkte unten rechts 1 können weitere Einstellungen vorgenommen werden.

  • Druckexemplare 2: Hier können Sie bestimmen, ob Sie das Original ausdrucken möchten und, falls erwünscht, wie viele Kopien gedruckt werden sollen. Diese Anzahl wird in das Feld "Kopien" geschrieben, sodass bei jedem Ausdrucken die eingestellte Anzahl an Kopien ebenfalls gedruckt wird. Wird die Anzahl im Feld "Kopien" für den aktuellen Druckvorgang geändert, so speichert tomedo® diese Zahl, bis das Abrechnungsfenster geschlossen und erneut geöffnet wird.
    Hinweis: Es muss mindestens eine Kopie eingetragen oder das Häkchen bei "Original" gesetzt werden, damit ein Druckauftrag ausgelöst werden kann. Die Angaben im Hauptfenster unten links über Original und Kopie werden dabei automatisch in dieses Popup übernommen,
  • Export/Sammelrechnung 3: Je nach Häkchen wird im Rechnungsfenster die Schaltfläche Export (für den Export für Rechnungen und Übermittlung an einen Abrechnungsdienstleister) und/oder Sammelrechnungen (für die Zusammenfassung von mehreren Rechnungen in eine Gesamtrechnung) angezeigt.

Besondere Spalten

Alle Spalten, in denen ein Icon (grauer Kreis oder grünes Häkchen) angezeigt wird, sind per ja/nein filterbar. Dabei steht "j" oder "ja" für Ja (grünes Häkchen) und "n" oder "nein" für Nein (grauer Kreis).

Die meisten Spalten der Rechnungslisten sind selbsterklärend. Einige bedürfen jedoch weiterer Erklärung:

  • Re.-Datum: Diese Spalte bezeichnet das Datum der Rechnungsstellung (Rechnungsdatum). Dieses ist das Datum, zu dem die Rechnung entweder erstmalig ausgedruckt und den Patienten zugestellt bzw. übergeben oder elektronisch abgerechnet wurde. In den Rechnungsdetails wird das Rechnungsdatum neben die Häkchen "Gedruckt" angezeigt.
    Hinweis: In früheren tomedo® Versionen wurde das Rechnungsdatum als "Druckdatum" bezeichnet – dies ist aber irreführend. Zum einen werden elektronisch abgerechnete Rechnungen nicht zwangsweise auch ausgedruckt und zum anderen können Rechnungen auch nachträglich beliebig oft ausgedruckt werden, was jedoch das Rechnungsdatum nicht ändern.
  • Arzt: Dies ist der abrechnende Arzt der Rechnung.
  • Abgerechnet: "Abgerechnet" wird als Sammelbegriff für den Abrechnungsstatus verwendet. Eine Rechnung ist abgerechnet (grünes Symbol), wenn sie entweder elektronisch per XML verschickt oder ausgedruckt und dem Patienten per Post bzw. direkt zugestellt wurde.
  • Gedruckt: Diese Spalte gibt an, ob für die Rechnung eine Druckversion (pdf) existiert.
    Hinweis: Eine Rechnung kann gedruckt, aber nicht abgerechnet sind, wenn Sie z.B. dem Patienten eine Rechnungskopie mitgegeben haben, die Rechnung selbst aber erst später elektronisch abgerechnet wird.
  • Abr. BS: Hier ist die abrechnende Betriebsstätte der Rechnung gemeint.
  • Teilbetrag €: Damit wird angegeben, in welcher Höhe bereits Zahlungen an der Rechnung verbucht wurden.
  • PVS: Diese Spalte zeigt an, ob es sich um eine Rechnung für eine Privatrechnungsstelle handelt oder nicht. Sie können in den Rechnungsdetails über die Checkbox "für PVS" angeben, ob die jeweilige Rechnung für eine PVS ist.
  • Status: Der Status der Rechnung wird als Symbol angezeigt:
     

    Status

    offen
    in Korrektur
    in Prüfung
    geprüft

    Achtung: Die Nutzung der verschiedenen Status kann in den Einstellungen in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung über das Häkchen bei “Status-Modus nutzen” aktiviert werden.

Abrechnungslauf

tomedo® übernimmt die Suche nach Rechnungen, die aktuell abgerechnet werden sollten. Dazu dient die Auswahl "Alle abzurechnenden" im Schnellauswahl-Menü links oben. Optional kann eingestellt werden, ob PVS-Rechnungen (also Rechnungen, die an eine Privatrechnungsstelle gehen) angezeigt werden sollen oder nicht.

Durch Drücken der "Laden"-Schaltfläche werden die nötigen Rechnungen gesucht und in die Hauptliste geladen. Dabei muss eine Rechnung eine Reihe von Kriterien erfüllen, um geladen zu werden.

Die Rechnung

  • darf nicht "abgerechnet" sein (d.h, es darf kein "Gedruckt"-Häkchen in den Rechnungsdetails gesetzt sein).
  • darf nicht "storniert" sein.
  • muss mindestens eine Leistung enthalten.
  • darf kein Kostenvoranschlag sein.
  • muss die Kriterien erfüllen, die Sie unter Grundeinstellungen getätigt haben.

Die so in die Hauptliste geladenen Rechnungen können direkt abgerechnet werden. Dazu können die Rechnungen ausgedruckt 1, als PDF gespeichert 2, per E-Mail versandt 3 oder exportiert 4 werden.

Nach dem Drücken der "Export"-Schaltfläche fragt tomedo®, mit welchem Exportprofil abgerechnet werden soll. Dies ist abhängig von Ihren praxisspezifischen Einstellungen. Falls Sie auf einem Arbeitsplatz immer mit demselben Exportprofil abrechnen, können Sie das Häkchen bei "Standard für diesen Arbeitsplatz" setzen.

Weitere Funktionen zum Laden von Rechnungen

Neben der Schnellauswahl "Alle abzurechnenden" gibt es die folgenden, weiteren Funktionen:

Wählen Sie eine dieser Funktionen, dann erweitert sich die Anzeige, sodass ein Start- und ein Enddatum für die Suche eingegeben werden kann. Die eingestellten Daten sind dann abhängig vom abgefragten Kontext:

  • Erstellte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Erstellt-Datum der Rechnungen
  • Abgerechnete: Datumsauswahl bezieht sich auf das Abrechnungsdatum der Rechnungen (also das Rechnungsdatum; in den Rechnungsdetails ist das Datum neben dem "Gedruckt"-Häkchen zu sehen)
  • Versandte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Versanddatum der Rechnungen
  • Bezahlte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Bezahlt-Datum der Rechnungen
  • Stornierte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Stornodatum der Rechnungen

Nachdem die gesuchten Rechnungen geladen wurden, ändert sich die Anzeige und die "Laden"-Schaltfläche wird zu "Geladen". Daran können Sie jederzeit ablesen, dass die Hauptliste aktuell diejenigen Rechnungen anzeigt, die Sie über die daneben sichtbaren Filterung abgefragt haben. Bei Änderung der Vorfilter (Kategorie, PVS, Datumsauswahl) oder Änderung der Grundeinstellungen ändert sich die Anzeige wieder und zeigt erneut die "Laden"-Schaltfläche an. Damit können Sie nachträglich ablesen, welche Einstellungen Sie für das Laden der aktuell angezeigten Rechnungen getätigt haben (solange "Geladen" angezeigt wird) bzw. ob Sie die Einstellungen zwischenzeitlich verändert haben (dann wird "Laden" angezeigt).

Arbeitslisten

Arbeitslisten dienen der besseren und übersichtlicheren Organisation von Rechnungen. Es ist möglich, bis zu 5 Arbeitslisten durch Klicken auf die "+"-Schaltfläche anzulegen. Durch Doppelklick auf ihren Titel kann jede Arbeitsliste individuell umbenannt werden.

Die Reihenfolge und Sichtbarkeit der Spalten sind in allen Arbeitslisten gleich. Verschieben Sie also in einer Arbeitsliste z.B. die Spalte "Re.-Nr." an die erste Position, so wird sie fortan in allen Arbeitslisten an erster Stelle angezeigt.

Außerdem können Sie die Spalten der Arbeitslisten synchron zur Hauptliste führen (oder auch nicht), indem Sie die Einstellung "Gleiche Spaltenkonfiguration in allen Listen" aktivieren oder deaktivieren.

Arbeitslisten werden auf verschiedene Arten mit Rechnungen befüllt.

Drag & Drop aus der Hauptliste

In der Hauptliste können einzelne oder mehrere Rechnungen markiert und dann mit der Maus nach unten gezogen werden. Dadurch werden sie der Arbeitsliste hinzugefügt, auf welche sie gezogen wurden. Ist die Grundeinstellung "Rechnung(en) nach Verschieben weiterhin in der Hauptliste anzeigen" nicht aktiviert, so verschwinden die entsprechenden Rechnungen aus der Hauptliste. Dies bietet z.B. eine Möglichkeit, Rechnungen in der Hauptliste nacheinander zu prüfen und die obere Liste "abzuarbeiten". Die Rechnungen in der Arbeitsliste können dann direkt abgerechnet werden.

Ist die Grundeinstellung "Rechnung(en) nach Verschieben weiterhin in der Hauptliste anzeigen" angehakt, bleiben die verschobenen Rechnungen in der Hauptliste enthalten.

Rechnungssuche

Über das Suchfeld können Rechnungen direkt in die aktuell sichtbare Arbeitsliste geladen werden, indem ihre Rechnungsnummern eingetragen und durch Enter/Return bestätigt werden. Dabei kann auch eine durch Kommata getrennte Liste von Rechnungen eingetragen und geladen werden.

Aus anderen Arbeitslisten

Zwischen zwei Arbeitslisten können Rechnungen verschoben oder kopiert werden. Dazu werden die gewünschten Rechnungen markiert und per Rechtsklick die Option "In Arbeitsliste verschieben" oder "In Arbeitsliste kopieren" ausgewählt. Sie können daraufhin aussuchen, in welche andere Arbeitsliste die Rechnungen verschoben oder kopiert werden sollen.

Tipps & Tricks

  • Das Drücken von Enter oder Return öffnet die Kartei des Patienten und wählt die zuvor markierte Rechnung direkt aus. Damit können Sie eine Liste von Rechnungen nacheinander öffnen (Enter/Return), Rechnungen prüfen (Sichtprüfung) und die Karteien wieder schließen (Enter/Return), ohne die Maus benutzen zu müssen.
  • Um initial mit gleichen Listenkonfigurationen zu starten, lohnt es sich, das Häkchen "Gleiche Spaltenkonfiguration in allen Listen" ganz zu Beginn der Arbeit mit dem Abrechnungsfenster zu setzen. Dann können Sie in der Hauptliste nach Belieben Spalten schieben, anzeigen und verstecken. Die Änderungen werden auch direkt mit in die Arbeitslisten übertragen. Danach kann das Häkchen wieder entfernt werden, falls Sie in den Arbeitslisten doch noch andere Spalten sehen möchten – je nach eingesetztem Workflow.

Buchungen

Über den Punkt "Buchungen" im Menü links haben Sie die Möglichkeit, direkt Buchungen einzulesen und diese den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen. Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie im entsprechenden Handbuchkapitel.

DATEV-Export

Hinweis: Bis Ende 2023 können Sie die DATEV®-Schnittstelle im Rahmen einer kostenfreien Testphase nutzen. Zur Freischaltung wenden Sie sich bitte an den Support.

Voraussetzungen

Mit dem Erscheinen der neuen Rechnungsverwaltung steht Ihnen der DATEV®-Export zur Verfügung. Vor der Verwendung muss für jede Leistungsziffer des GOÄ-Katalogs, die auf der zu exportierenden Rechnung erscheinen soll, ein Buchungskonto hinterlegt werden. Des Weiteren muss der Preis der Leistungen jeweils größer als 0,00€ sein. In den Einstellungen unter Praxis → Abrechnung kann auch ein Standard-Buchungskonto festgelegt werden. Dieses wird für alle Leistungen verwendet, bei denen nicht explizit ein anderes Konto im GOÄ-Katalog eingetragen wurde, sowie für Sachkosten. Rechnungen die Leistungen ohne Buchungskonto enthalten, können nicht exportiert werden! In den Einstellungen müssen zudem die Kontenlänge für DATEV® Unternehmen Online (zur Verfügung gestellt durch Ihren Steuerberater) und der Redirect-Port vorgegeben werden. Die Kontenlänge wird beim anschließenden Export sowohl für das Buchungs- als auch Debitorenkonto geprüft. Der Port wird für die Authentifizierung bei DATEV® Unternehmen Online benötigt. Sollte mit keinem der zur Auswahl stehenden Ports eine Authentifizierung möglich sein, wenden Sie sich bitte an den Support.

Für die Anmeldung bei DATEV® Unternehmen Online mittels SmartLogin muss zudem der Datenrechnungsservice 1.0 durch Ihren Steuerberater freigeschalten werden.

Export ausführen

Um den DATEV®-Export von Rechnungen auszuführen, wird ein Rechnungsexport vom Typ DATEV®-Export benötigt. Diesen legen Sie im Menü Admin → Privat → PAD- / PVS- / Sammelrechnungstypen an. Wählen Sie nun die zu exportierenden Rechnungen und führen Sie den Export aus. Um die so erzeugte Datei über die DATEV®-Schnittstelle im Rahmen des Rechnungsdatenservice 1.0 direkt zum Abrechnungsportal DATEV® Unternehmen Online hochzuladen, wechseln Sie in den Bereich Buchhaltung → DATEV®. Nach Klick auf die Schaltfläche Login/Logout 1 öffnet sich Ihr Standard-Internetbrowser, über welchen Sie sich beim Portal der DATEV® anmelden müssen. Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie das Fenster schließen und wählen in tomedo® den Mandaten aus, für den die zum Export vorbereiteten Rechnung(en) hochgeladen werden soll(en) 3. Zudem sehen Sie unter 2 welcher Nutzer die Authentifizierung durchgeführt hat und haben Zugriff auf die Schaltfläche Verbundene Anwendungen. Diese führt auf die gleichnamige Website der DATEV®. Dort wird dem Nutzer eine Übersicht über alle gewährten Berechtigungen angezeigt. Anschließend wählen Sie den gewünschten Export aus 4 und klicken auf Export versenden. Mit dem Button Export löschen 5 wird der erzeugte Export entfernt.

Hinweis: Rechnungsnummern dürfen nur die folgenden Zeichen beinhalten:  a-zA-Z0-9$%&*+-/. Andernfalls wird der Export fehlschlagen. Stellen Sie dazu sicher, dass keine anderen als diese Zeichen als Rechnungspräfix verwendet werden. Die Konfiguration der Rechnungspräfixe finden Sie im Menü Admin → Privat → Rechnungskreise.

Mahnläufe

Mahnläufe werden im Bereich "Mahnungen" durchgeführt.

Wir empfehlen, vor einem Mahnlauf sicherzustellen, dass für die überfälligen Rechnungen keine Rechnungsantworten vorliegen und dass die Dokumentation der Zahlungseingänge auf dem aktuellen Stand ist.

Der Menüpunkt Mahnungen 1 ist genauso aufgebaut wie der Punkt Rechnungen und unterteilt sich in eine Hauptliste 2 sowie bis zu fünf Arbeitslisten 3.

Im Bereich der Mahnungen können, ähnlich dem Rechnungsbereich, ebenfalls Voreinstellungen 4 getroffen werden. Diese Einstellungen werden für den aktuellen Arbeitsplatz gespeichert und gelten für jede Auswahl einer Kategorie. Genauso können die Voreinstellungen für den Kopiendruck 5 im Bereich Mahnungen getätigt werden.

tomedo® arbeitet mit Ziffern für die jeweiligen Mahnstufen. Dabei handelt es sich um die folgenden Zahlen:

  • 0 = Rechnung
  • 1 = 1. Mahnung ("Zahlungserinnerung")
  • 2 = 2. Mahnung ("Mahnung")
  • 3 = 3. Mahnung ("Letzte Mahnung")

Achtung: Diese Bezeichnungsart ist in tomedo® inkonsistent – in den Rechnungsdetails heißt es Zahlungserinnerung usw., in der Rechnungsverwaltung heißt es 1.-3. Mahnung.

Zahlungserinnerungen verschicken

tomedo® bestimmt anhand des Fälligkeitsdatums einer Rechnung, ob diese in den aktuellen Mahnlauf eingehen soll. Das Fälligkeitsdatum 1 wird beim Abrechnung einer Rechnung automatisch gesetzt.

Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden als "überfällig" bezeichnet. tomedo® lädt nun alle "überfälligen Rechnungen", wenn die Kategorie "Überfällige" und die Mahnstufe "0" ausgewählt wurden. Durch Drücken von "Laden" wird die Hauptliste mit den gesuchten Rechnungen gefüllt.

Die Rechnungen in der Hauptliste können nun genauso in Arbeitslisten verschoben werden wie im Rechnungsbereich. Zum Abrechnen werden die gewünschten Rechnungen markiert und dann eine der Schaltflächen zum Drucken, Erstellen einer PDF, E-Mail-Versand oder Export gewählt. In allen Fällen erzeugt tomedo® für jede der Rechnungen automatisch eine Zahlungserinnerung, indem es vor dem Versenden die Mahnstufe erhöht (hier von 0 auf 1). Die so erzeugten Zahlungserinnerungen werden nun ausgedruckt oder versandt.

Mahnungen verschicken

Das Verschicken von 1. und 2. Mahnungen erfolgt analog zur Zahlungserinnerung. Es muss lediglich vor dem "Laden" die entsprechend vorangehende Mahnstufe markiert werden:

 

  • Mahnung verschicken (2. Mahnung) → Überfällige Mahnstufe 1
  • Letzte Mahnung verschicken (3. Mahnung) → Überfällige Mahnstufe 2

Bei dieser Vorgehensweise muss die angehakte Mahnstufe immer eins niedriger sein als diejenige, die Sie aktuell verschicken möchten. Der Grund dafür ist, dass tomedo® die Mahnstufe erst kurz vor dem Verschicken erhöht, sodass Sie vorher die aktuelle Mahnstufe in die Hauptliste laden müssen.

Eine Besonderheit bilden die Rechnung mit Mahnstufe 3: Dies ist die letzte Mahnstufe und eine weitere Erhöhung der Mahnstufe ist bisher nicht vorgesehen. Deshalb ist es zwar möglich, Rechnungen mit Mahnstufe 3 durch Setzen des Vorfilters "3" zu laden, jedoch wird beim Abrechnen dieser Rechnungen die Mahnstufe nicht weiter erhöht.

Er ist auch möglich, die Mahnungen aller Mahnstufen gleichzeitig zu verschicken. Dafür müssen die Vorfilter 0, 1 und 2 gleichzeitig angewählt werden.

Besondere Spalten

Im Mahnungsbereich ist das ursprüngliche Rechnungsdatum weiterhin in der Spalte "Re.-Datum" ersichtlich. Des Weiteren gibt es Spalten, in denen die Daten, zu denen die Mahnstufen abgerechnet wurden, angezeigt werden: "Datum 1. Mahnung", "Datum 2. Mahnung" und "Datum 3. Mahnung".

Die Spalte "Abgerechnet" bezieht sich hier nun auf die aktuelle Mahnstufe der Rechnung. Ist die aktuelle Mahnstufe bereits abgerechnet, so wird in der Abgerechnet-Spalte ein grünes Häkchen angezeigt.

Ist die aktuelle Mahnstufe allerdings noch nicht abgerechnet, z.B. weil die Mahnstufe per Hand um eins erhöht wurde, ohne die Mahnung zu drucken, so steht "Abgerechnet" auf nein und es nur der graue Kreis sichtbar.

Manuelles Setzen von Mahnstufen

Da tomedo® die Erhöhung der Mahnstufe vor dem Versenden automatisch vornimmt, ist ein Setzen oder Verringern der Mahnstufe einer Rechnung in der Regel unnötig. Per Kontextmenü (Rechtsklick auf die gewünschte Rechnung) sind trotzdem folgende Aktionen möglich:

  • Mahnstufe um 1 erhöhen
  • Mahnstufe um 1 verringern
  • Mahnstufe auf 0 setzen

Wurde die aktuelle Mahnstufe der Rechnung bisher noch nicht abgerechnet, so wird vor dem Versenden die Mahnstufe auch nicht noch einmal um eins erhöht. Das heißt, die aktuell offene Mahnstufe wird nun abgerechnet.

Beispiel

Die aktuelle Mahnstufe einer Rechnung ist 1, aber abgerechnet ist "nein" und das "Datum 1. Mahnung" ist leer. In diesem Fall wird die 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) verschickt. Die Mahnstufe bleibt auf 1.

Inkasso

Sie können außerdem eine weitere, 4. Mahnstufe auswählen: das Inkasso. Diese Stufe können Rechnungen erhalten, bei denen die Mahnungen nicht erfolgreich waren und die nun abgeschrieben werden müssen.

Eine Letzte Mahnung kann ausschließlich in den Rechnungsdetails auf die Stufe "Inkasso" gehoben werden, nicht in der Abrechnungsverwaltung.

Beim Mahnlauf aus der Abrechnung erfolgt an keiner Stelle eine automatische Erhöhung der Mahnstufe auf 4, d.h. Rechnungen der Mahnstufe 3 behalten diese, falls sie erneut abgerechnet werden.

FAQ

Mahnungen erneut ausdrucken

Wie kann ich Mahnungen erneut ausdrucken, ohne die Mahnstufe zu erhöhen?

In der Rechnungsverwaltung ist dies nicht möglich. Öffnen Sie dazu die Rechnung in der Kartei (z.B. durch Auswahl der Rechnung/Mahnung in der Abrechnung, dann Enter drücken) und zeigen Sie die Details an. Dort können Sie im Reiter "Drucken" die bereits bestehenden Dokumente erneut ausdrucken.

Patientenmarker für unbezahlte Rechnungen

Wie kann ich auf den ersten Blick sehen, ob ein Patient unbezahlte Rechnung hat?

Wenn Sie den Patientenmarker "unbez. Rechnung" aktivieren, wird in den Karteien von Patienten mit überfälligen Rechnungen ein Markersymbol angezeigt. Standardmäßig ist die Karenzzeit dafür auf 28 Tage eingestellt. Sie können diese jedoch auch bei Bedarf selbst anpassen.