Online-Videosprechstunde

Letzte Anpassung: 21. October 2020

Grundlagen

Einführung

Die Online Video-Sprechstunde ist eine neue Methode, um Sprechstunden über das Internet abhalten zu können. Dabei macht sich die Video-Sprechstunde das WebRTC Projekt (Web Real Time Communication) zunutze, welches bereits nativ durch Firefox und Chrome unterstützt wird.

Um die Sicherheit und Privatsphäre der Patienten zu sichern, wird die gesamte Kommunikation SSL verschlüsselt. Weiterhin läuft die Datenverbindung (Übermittelung Bild, Ton, Dateien) ausschließlich über eine Peer-to-Peer Verbindung ab. Das bedeutet, dass jegliche Daten nur direkt zwischen den beiden Sprechstundenteilnehmern ausgetauscht werden. Es existiert also kein Server, welcher etwaige Kommunikationen mitschneiden könnte.

Anforderungen

Für jeden Teilnehmer einer Video-Sprechstunde wird ein eigener Rechner mit einer Kamera benötigt. Ebenfalls sollte ein eigenes Mikrophon zur Verfügung stehen, um eine klare Sprachübermittlung zu garantieren. Bei der Nutzung von integrierten Mikrophonen (wie es in Laptops häufig der Fall ist) wird die Verwendung von Kopfhörern empfohlen. Ansonsten können unerwünschte Rauschartefakte bei der Tonübertragung auftreten. Ist lediglich eine Kamera verfügbar, so kann in Notfällen auch die eingebaute Chat-Funktion auf der Sprechstundenseite zur Kommunikation mit dem Arzt genutzt werden.

Um eine Verbindung zwischen den beiden Teilnehmern der Sprechstunde aufbauen zu können, wird zusätzlich ein moderner Browser benötigt. Es wird empfohlen, Google Chrome oder Mozilla Firefox zu verwenden. Ein Verbindungsaufbau mit Safari ist nur unter Nutzung eines speziellen Plugins namens Temasys eingeschränkt möglich.

Bekannte Probleme

Die meisten Probleme treten bei der Verwendung des Safari Browsers auf. Grund dafür ist die Verwendung des im vorherigen Absatz beschriebenen Plugins. Das Aufnehmen von Bildern sowie der Austausch von Dateien funktioniert noch nicht. Weiterhin kann es bei der Verwendung von alten Firefox oder Chrome Versionen zu Problemen mit der Mikrophonerkennung kommen. Es wird dringend empfohlen, die neueste Version des jeweils verwendeten Browsers zu installieren. Außerdem sollte stets darauf geachtet werden, dass die Rechte für Kamera und Mikrophon von beiden Teilnehmern gegeben werden müssen, da eine fehlerfreie Verbindung sonst nicht hergestellt werden kann. Bei Firefox ist bei Mikrophonfehlern außerdem zu prüfen, ob etwaige Zugriffsrechte bereits in einem anderen Tab vergeben wurden.

Sprechstunde Beginnen

Arzt

Um einen Termin für die Online Sprechstunde zu erstellen muss zuerst eine neue Terminart eingestellt werden. Dazu öffnet man über Admin → Kalender → Terminarten die Verwaltung für alle bereits definierten Arten von Terminen. Hier kann mit Hilfe des „+“-Symbols eine neue Terminart definiert werden. Entscheidend ist es, dass der Haken im Feld Onlinesprechsunde gesetzt wird.

 

Ist dieser Schritt vollzogen worden, so sind nun in der oberen rechten Ecke der Termin-Detailansicht zwei neue Schaltflächen sichtbar. Mithilfe des Button 1 kann der Terminzettel für den Patienten gedruckt werden. Der Button 2 ruft den eingestellten Standardbrowser auf (sollte möglichst Firefox sein) und öffnet die Online Video-Sprechstunde (Adresse: online-sprechstunde.zollsoft.de) mit der spezifizierten Raum-ID. Jeder Patient hat eine spezifische ID, welche sich aus seiner Patienten Nummer ergibt. IDs sind immer sieben Zeichen lang, wobei die letzten beiden Stellen als Prüfsumme genutzt werden. Die restlichen fünf Stellen können Zahlen (1-9) oder Buchstaben (a-z) sein. Bei der Raum-ID wird nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden.

 

Für den Druck des Terminzettels muss ein Custom Formular erstellt werden. Dazu muss über Admin → Formulare die Formularverwaltung aufgerufen werden. Dort kann durch das Drücken des „+“-Symbols eine neue Vorlage angelegt werden.

Im Punkt 3 „Vorschlag für“ muss Onlinesprechstunde eingestellt werden. Weiterhin können hier auch der zu verwendende Drucker eingestellt werden. Wurde die neue Vorlage hinzugefügt, so kann nun das Formular mit bekannten Briefkommandos befüllt werden. Dazu muss 4 zur Custom-Formular-Verwaltung gewechselt werden.

Dort können die einzelnen Komponenten des Terminzettels konfiguriert werden. Besonders wichtig ist das Einbinden von Briefkommandos für die Uhrzeit und das Datum des Termins sowie die patientenspezifische Raum-ID. Die ID kann über das Kommando $[onlineSprechstundeCode]$ in das Formular integriert werden. Nachdem das Custom Formular erfolgreich bearbeitet wurde, kann der Terminzettel durch das Klicken auf den Button 1 ausgedruckt werden.

Patient

Dieser erhält vom Arzt den soeben definierten Terminzettel. Darauf findet der Patient die grundlegenden Termininformationen wie Uhrzeit und Datum sowie Online Video-Sprechstundenspezifische Informationen. Allem voran die grundlegenden Voraussetzungen (Kamera, Mikrofon, Browser), um eine Sprechstunde über das Internet ausführen zu können. Außerdem enthält der Terminzettel die Adresse der Online-Videosprechstunde (online-sprechstunde.zollsoft.de), die persönliche Raum-ID des Patienten und eine generelle Beschreibung, um die Sprechstunde erfolgreich zu starten.

Sprechstunde Durchführen

Verbindung aufbauen

Bevor mit der Online-Videosprechstunde begonnen werden kann, müssen sich der Arzt und Patient mit dem im Termin spezifizierten Raum verbinden, tomedo®-Nutzer müssen dazu lediglich ihren Kalender aufrufen und in der Terminansicht auf den „Zum Raum“-Knopf drücken.

Der Patient muss sich hingegen mit onlinesprechstunde.zollsoft.de verbinden. Dort muss er seinen Namen und die Raum-ID eintragen. Danach verbindet sich der Patient durch das Drücken des „Raum Betreten“-Buttons. Ist eines der Felder leer oder wurde die Raum-ID falsch eingegeben, so wird der Patient mithilfe einer Meldung darauf hingewiesen.

Nachdem sich ein Nutzer mit dem Raum verbunden hat, muss er zuerst Zugriff auf seine Kamera und sein Mikrofon gewähren. Je nach verwendetem Browser sehen die dazu gehörigen Dialoge etwas anders aus.

Rechtedialog in Mozilla Firefox:

Rechtedialog in Google Chrome:

Nachdem der Browser nun Zugriff auf die benötigte Hardware hat, kann mit den Tests begonnen werden. Hierbei handelt es sich um einen Video- (zeigt eigene Kamera), einen generellen Audio- und einen Mikrofontest (kurze Aufnahme der Stimme und Wiedergabe). Wurden alle Tests erfolgreich abgeschlossen, so ist der Nutzer (Arzt oder Patient) bereit für den Verbindungsaufbau.

Sind beide Sprechstundenteilnehmer bereit, so verfärbt sich der Verbindungsbutton 5 grün. Ein Klick auf diesen Button sendet nun die Verbindungsanfrage. Nimmt der zweite Nutzer die Anfrage an, so wird eine Peer-to-Peer Verbindung zwischen Arzt und Patient aufgebaut. Mit dem Abschluss der Videoinitialisierung wird der Testbereich durch die Videostreams der eigenen Kamera und der Kamera des zweiten Nutzers ersetzt. Durch Drag&-Drop lässt sich das persönliche Kamerabild auch in eine der Ecken der Videofläche ziehen.

Sprechstundenoptionen

Nachdem eine Verbindung hergestellt wurde, kann nun mit der Sprechstunde begonnen werden. Die Online Video-Sprechstunde bietet eine Vielzahl von Funktionen. Direkt unterhalb des Videostreams sind 4 Buttons. Mittels des ersten Buttons kann ein Screenshot des Video Streams erzeugt werden. Patienten können nur Bilder von ihrer eigenen Kamera aufnehmen. Ärzte hingegen können nur Bilder vom Video Stream des Patienten aufnehmen. Der zweite Button schaltet das Video stumm oder hebt die Verstummung auf. Der letzte weiße Knopf öffnet schließlich den Vollbildmodus. Durch das Betätigen des roten Knopfes (Auflegen) kann die Verbindung zum Gegenüber per Hand getrennt werden.

Neben den Kameraelementen befindet sich ein Chatfeld. Hier können Textnachrichten zwischen den beiden Raumnutzern ausgetauscht werden. Zum Senden einer Nachricht kann der Button neben dem Texteingabefeld oder die Enter-Taste genutzt werden. Dabei wird jede Nachricht mit dem Namen des Senders versehen.

Tipp: Dieses Element ist bereits vor der Initialisierung des Videochats aktiv und kann zur Kommunikation und eventuell als Hilfestellung genutzt werden.

Unter der Videobedienfläche befinden sich eine Reihe von nützlichen Elementen, um Dateien auszutauschen und Vermerke zu erstellen. Zuerst ist das Daten-Austausch Feld. Durch Drücken des Hochladen-Knopfes können beliebige Dateien (z.B. Bilder, PDFs, etc.) hochgeladen werden. Diese werden automatisch mit dem zweiten Teilnehmer der Sprechstunde geteilt. Zusätzlich können in diesem Feld auch Dateien per Drag&-Drop ausgetauscht werden.

Neben dem Datenaustausch-Feld befindet sich der Bereich, in dem alle geteilten Dateien abgelegt werden. Bilder werden direkt in Miniaturform angezeigt. Alle weiteren Dateien werden mit ihrem Namen und Format (PDF für pdf-Dateien etc.) in der Dateiliste abgelegt. Ein Linksklick auf ein Objekt der Liste öffnet den gemeinsamen Detailmodus.

In diesem Modus wird eine neue Oberfläche angezeigt. Bilder oder PDFs können in diesem Modus von beiden Teilnehmern der Sprechstunde bemalt werden. Dazu stehen eine Reihe von Farben und Strichdicken zur Verfügung. Zurücksetzen 6 entfernt alle neu gezeichneten Striche vom Bild. Um die alten Bilder durch die bemalten zu ersetzen, muss lediglich der Speichern 7 Knopf betätigt werden.

Achtung: Dies ist endgültig. Danach kann nur noch auf das bemalte Bild zugegriffen werden.

Der Herunterladen-Button 8 erlaubt das Speichern der Datei in einem wählbaren Verzeichnis. Der letzte Button „Datei Löschen“ 9 entfernt schließlich die Datei für beide Nutzer. Um diese Ansicht zu verlassen kann die Escape-Taste betätigt oder das Kreuz in der linken oberen Ecke des Fensters gedrückt werden.

Das letzte Element der Fußzeile ist das Vermerkfeld. Dieses Feld ist nur für den jeweiligen Nutzer sichtbar. Hier können wichtige Nachrichten und Anmerkungen festgehalten werden.

Tipp: Es ist ebenfalls möglich, längere Nachrichten in das Notizfeld herein zu kopieren.

Die letzten Bedienelemente befinden sich schließlich in der Kopfzeile über der Anzeige der Videostreams. Für Ärzte steht hier ein zusätzlicher Button mit dem Namen Akte zur Verfügung. Dieser kann genutzt werden, um die Akte des Patienten in tomedo® zu öffnen. Der Button „Archiv Erstellen“ ist hingegen für beide Nutzer verfügbar. Er dient zur Sicherung der wichtigsten Daten. Durch einen Klick auf den Button werden die Daten und Dokumente in einer PDF-Datei gespeichert. Der Speicherort und der Name der Datei ist dabei frei wählbar. Es werden generelle Daten wie Datum, Uhrzeit, Patientennummer gespeichert. Weiterhin wird der komplette Chatverlauf und der Inhalt des Notizfeldes auf eigenen Seiten im PDF gesichert. Zuletzt folgt eine Liste von allen geteilten Bildern in Originalgröße.