Patientendetails

Letzte Anpassung: 17. June 2022

Allgemeines

Das Fenster „Patientendetails“ enthält neben den allgemeinen Stammdaten des Patienten eine Kurzübersicht für die Abrechnung sowie allgemeine Daten zum Besuch. Die Aufnahme kann hier Daten überprüfen, ergänzen und den Besuch planen, indem sie ToDos und behandelnde Ärzte auswählt.

Sie erreichen dieses Fenster durch den Shortcut ⌘Cmd + D (für Patientendetails) oder den Toolbar-Button „Info“ aus der Tagesliste oder Kartei. Über den Shortcut ⌘Cmd + L (oder den Button „Liste“) kommen Sie schnell zurück in die Tagesliste, mit ⌘Cmd + S (für Suche) kann ein anderer Patient gesucht werden, und mit ⌘Cmd + K (oder dem Button „Kartei“) gelangen Sie zur Kartei des Patienten.

Das Profilfenster ist in verschiedene Bereiche gegliedert:

  1. Headerbereich mit Aktionen und einer Zusammenfassung des Patetienten als Überschrift
  2. Navigation mit Versichertenzuweisung (PRIVAT / GKV), Profilbild mit Markerverwaltung, Navigationspunkten und einer Aktion zum Verkleinern der Navigation

  3. Navigationsinhalt: Anzeige des jeweiligen Inhalts des in der Navigation ausgewählten Punktes (bei Öffnen standardmäßig Anzeige des Nagivationspunktes „Zusammenfassun“)

  4. Besuchsplanungsbereich mit Angaben zum Besuch des Patienten sowie der Planung von ToDos

  5. Footer-Bereich mit Schnellaktionen, um Patient zu kontaktieren, sowie Informationen über die Erstaufnahme

Headerbereich

Die oberste Zeile des Headerbereichs stellt eine Zusammenfassung der Patientendetails dar. Hier finden sich die Patientennummer, der Name, das Geburtsdatum (inklusive des automatisch errechneten Alters), der Wohnort, der Beruf und die Krankenkasse des Patienten.

Die Symbole der festen Toolbar sind fast komplett identische zu denen der Tagesliste, bis auf den Button „Liste“, der Sie aus den Patientendetails direkt zurück in die Tagesliste springen lässt.

Eine allgemeine Erläuterung der Symbole im Headerbereich befindet sich im Kapitel Tagesliste.

Navigation

Oberhalb des Profilbildes kann zwischen den beiden Hauptversicherungsarten „PRIVAT“ und „GKV“ 1 gewählt werden. Ist der Patient privat versichert (und eben dieses hier angegeben), so erscheint das Fenster in hellblau, für GKV ist die Hintergrundfarbe in grau gehalten.

Im Bereich des Patientenfotos können dem Patienten bestimmte Marker 2 zugewiesen werden. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Patientenmarker.

Die Navigation unterhalb des Bildes und der Marker ermöglicht es Ihnen, zwischen verschiedenen Bereichen 3 zu wechseln, die dann im Detail im Navigationsbereich rechts daneben ausgewählt werden. Zu den Unterpunkten gehören „Zusammenfassung“ (Standardansicht bei Öffnen der Patientendetails), Rechnungsanschrift, Hauptversicherer und Guthaben.

Unter der Überschrift „Abrechnung“ 4 finden Sie außerdem verschiedene mögliche Versicherungsarten. Die Anzeige kann dabei von Patient zu Patient variieren.

Navigationsinhalt

Bereich: Zusammenfassung

Profil

Dieser Bereich gibt eine Übersicht der Patientenstammdaten. Wird eine Versichertenkarte gelesen, werden die meisten Angaben schon vorausgefüllt. Ansonsten können Sie dieses auch manuell tun, indem Sie im Bereich „Profil“ an eine beliebige Stelle oder auf das Stift-Symbol oben rechts klicken. Um den Beruf zu verändern und eventuell weitere Informationen zum Arbeitsverhältnis (wie Arbeitgeber, Stundenzahl oder Art der Tätigkeit) zu hinterlegen, klicken Sie einfach auf „Beruf“ (falls noch keine eingetragen sein sollte) bzw. auf die Berufsbezeichnung oder das Fabrik-Symbol links daneben.

Tipp: Bei einem Klick auf die jeweilige Textangabe des Patienten öffnet sich die Eingabemaske mit dem entsprechenden Eingabefeld direkt ausgewählt.

Wenn Sie die Patientendaten bearbeiten wollen, öffnet sich das folgende Fenster:

Für die Detailansicht und die Bearbeitung des Berufs eines Patienten sieht das Fenster folgendermaßen aus:

Außerdem kann unterhalb des Informationsfelds hinterlegt werde, wie der Patient kontaktiert werden möchte (Telefon, Fax, SMS, E-Mail) und welche Informationen (Newsletter, Termindetails, med. Dokumentation, Rechnungen) er zum Versand freigibt, um diese über die entsprechend ausgewählten Kanäle zu empfangen.

Da die Bedeutung der meisten weiteren Felder im Navigationsbereich offensichtlich ist, werden nur die nachfolgenden erläutert:

  • Patientennummer: systeminterne lebenslange Identifikationsnummer des Patienten (neben Überschrift der Überschrift „Profil“)
  • Zusatz: der Namenszusatz (z.B. „von und zu“)
  • km: die Distanz zwischen Praxis und Wohnsitz des Patienten, da dies bei Abrechnung von Hausbesuchen eine Rolle spielt
  • Patienteninformationen (Infos): enthalten patientenspezifische Informationen, welche auch bei einem folgenden Besuch an dieser Stelle angezeigt werden (im Gegensatz zu Besuchsinformationen)

Hausarzt

Bei den Ziffern unter dem Hausarztfeld handelt es sich um die lebenslange Arztnummer (LANR) bzw. die Betriebsstättennummer (BSNR) des gewählten Hausarztes. Für den Hausarzt werden Details inklusive dieser Nummern, sowie Anschrift und Telefonnummer angezeigt. Bei allen weiteren Einträgen („Facharzt“, „Folgearzt“, „Weiter Ärzte“) ist nur der Name zu sehen. Über Klick auf den Telefonhörer oder den Briefumschlag können Sie direkt Kontakt zu den Ärzten herstellen.

Beziehungen

Der Punkt Beziehungen ermöglicht es Ihnen, Verwandtschaftsbeziehungen zu anderen Patienten zu hinterlegt. Über die Patientensuche wählen Sie den Patienten aus, der verknüpft werden soll und anschließend im Drop-Down Menü den entsprechenden Verwandtschaftsgrad. Mögliche Beziehungen sind: Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Partner, Eltern, Kinder, Geschwister, Großeltern und Enkelkinder. In den Patientendetails des verknüpften Patienten wird automatisch die inverse Beziehung hinzugefügt.

Alternativ können Sie auch über den Button „Neue Person“ einen neuen Patienten anlegen. An dieser Stelle können Sie außerdem ein Duplikat des momentan ausgewählten Patienten erstellen. Da in diesem Fall einige Daten direkt übernommen werden, eignet sich diese Funktion besonders für Familienmitglieder, die im selben Haushalt leben, und so unkompliziert und schnell als neue Patienten angelegt werden können. Wählen Sie dafür bei „Patienttyp“ den Punkt „Duplikat“.

Wenn Sie die Eingabe bestätigen, wird ein neuer Patient als Duplikat erstellt. Dabei öffnen sich direkt die neuen Patientendetails inklusive der Eingabemaske der Profildaten. Nachname, Adresse, Kontakte (E-Mail-Adressen und Telefonnummern) werden dabei genauso übernommen wie etwa eingetragene Hausärzte. Lediglich der Vorname und das Geburtsdatum des neuen Patienten müssen ergänzt werden. Sobald zumindest der Vorname eintragen wurde, verschwindet auch das „Duplikate!“ Hinweissymbol auf dem Patientenbild.

Hinweis: Wenn Sie anstelle eines Patienten eine Firma angelegt haben (über die Menüleiste PatientNeue Firma), ändert sich die Überschrift in „Firma“ und Sie können hier Arbeitnehmer hinterlegen.

Versicherung

Im unteren abgetrennten Bereich der Zusammenfassung wird eine Versicherungsmaske angezeigt. tomedo® zeigt hier eine Versicherung, die gerade für den Patienten wichtig sein könnte. Alle anderen Versicherungstypen, die für den Patienten infrage kommen, sind durch die Navigation links ansteuerbar.

Rechnungsanschrift

Der Navigationspunkt „Rechnungsanschrift“ ist nur dann auszufüllen, wenn diese Anschrift von der Adresse des Patienten abweicht. Für Postverkehr oder die korrekte Bedruckung einzelner Formulare muss dieses Feld ggf. gefüllt werden.

Hinweis: Zuerst wird die Adresse des Hauptversicherten übernommen, sofern vorhanden, sonst die Rechnungsadresse. Sollten beide Felder leer sein, übernimmt tomedo® die Adresse aus den Kontaktdaten in die Privatrechnungen.

Hauptversicherter

Ein Hauptversicherer muss nur eingetragen werden, wenn der Patient über eine andere Person versichert ist. Dies ist zum Beispiel bei Kindern relevant.

Patientenguthaben

Die Funktion „Patientenguthaben“ lässt sich unter tomedo® Einstellungen Praxis Abrechnung Patientenguthaben ermöglichen aktivieren. Daraufhin haben Sie die Möglichkeit, in den Patientendetails eines Patienten über den Reiter an der linken Seite „Guthaben“ 1 auszuwählen. Das folgende Untermenü öffnet sich:

An dieser Stelle wird zuerst einmal das aktuell verfügbare Guthaben 2 des Patienten angezeigt. Dieses kann für die Begleichung von Rechnungen genutzt werden. Die Tabelle darunter („Einzahlung“ 3) zeigt den Verlauf der eingezahlten Beträge unter Berücksichtigung von Datum, Belegnummer, Betrag in Euro und Beschreibung an. Die untere Tabelle „Verwendung“ 5 stellt dar, wofür Patientenguthaben verwendet wurde. Hier können Sie das Datum, die Rechnungsnummer und den Betrag jeder Verwendung nachvollziehen.

Wenn weiteres Guthaben aufgeladen werden soll, kann dies über den Button „Einzahlen“ 4 geschehen. In diesem Fall öffnet sich das folgende Popover-Fenster:

In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Betrag 1 der Einzahlung des Patienten anzugeben, sowie einen Freitext 2 hinzuzufügen. Über das Drop-Down-Menü „Kassenbuch“ 3 lässt sich zudem auswählen, in welchem Kassenbuch die Einzahlung hinterlegt werden soll. Der Button am unteren linken Rand des Fensters 4 ist ein Shortcut, der die Kassenbuch-Verwaltung in einem neuen Fenster aufruft. Die Einzahlungen können Sie über den „OK“-Button speichern oder mit „Abbrechen“ verwerfen.

Das vorhandene Guthaben eines Patienten kann direkt beim Ausstellen einer Rechnung verwendet werden.

Unter dem Punkt „Guthaben“ in den Rechnungsdetails wird direkt angezeigt, wie viel aufgeladenes Guthaben der Patient momentan zur Verfügung hat, um die Rechnung zu begleichen. Über den Button „Verwenden“ wird so viel des Guthabens übernommen, wie für das Begleichen der Rechnung nötig ist. Das weitere Guthaben bleibt bestehen. Sollte das Guthaben nicht ausreichen, wird nur das vorhandene Guthaben verwendet und der restliche, noch offene Rechnungsbetrag unter „Verbleibend“ angezeigt. In diesem Fall muss neues Guthaben vom Patienten eingezahlt werden.

Wenn das Guthaben verwendet wurde, erscheint der „Verwenden“-Button in grau. Außerdem können Sie in der Rechnung unten sehen, dass die entsprechende Zahlung geleistet wurde und kein verbleibender Betrag mehr besteht. In den Bemerkungen des Zahlungseingangs wird zudem vermerkt, dass die Rechnung aus dem Guthaben beglichen wurde. Reicht das Guthaben aus, um die komplette Rechnung zu bezahlen, wird außerdem automatisch in den Checkboxen „Gedruckt“ und „Bezahlt“ ein Häkchen gesetzt.

Navigation Abrechnungsstammdaten

Dieser Bereich unterteilt sich in eine Kurzübersicht zu Abrechnungsdaten, die sich von Patient zu Patient unterscheiden können. Die einzelnen Unterpunkte sind im Folgenden erklärt.

Gesetzliche Krankenkasse

Im Teil „Gesetzliche Krankenkasse“ befinden sich hauptsächlich Daten zum aktuellen Behandlungsausweis bzw. dem aktuellen Abrechnungsschein. Der Button oben rechts im Bereich „Behandlungsausweis“ 1 ist mit dem Typ des aktuellen Behandlungsausweises bezeichnet (KVK = normale Krankenversichertenkarte, EGK = elektronische Gesundheitskarte, EV = Ersatzverfahren, ÜBW = Überweisung). Durch Klick auf den Button erhält man weitergehende Informationen zum Behandlungsausweis.

Ein Editieren des Behandlungsausweises (im Fall EV und ÜBW) ist nicht direkt möglich. Dies ist nur via „Zeigen“-Button möglich. Außerdem besteht die Möglichkeit, einen neuen Schein anzulegen. Das Editieren von per Kartenlesegerät eingelesenen Behandlungsausweisen (eGK und KVK) ist generell nicht möglich.

Hat der Patient eine Zuzahlungsbefreiung 2 wird dies im entsprechenden Feld angezeigt. Das Hinzufügen und Löschen von Zuzahlungsbefreiungen ist über den „Verwalten“-Button möglich. Zuzahlungsbefreiungen sind immer nur bis zum Jahresende gültig.

Das Auswahlfeld „Patientenquittung“ 3 gibt an, ob der Patient einen Ausdruck der quartalsspezifisch erbrachten Leistungen wünscht. Als Quartal wird dabei das Quartal des ausgewählten Besuchs angenommen. Sollte der Patient nachträglich eine Quartalsabrechnung für das vergangene Quartal wünschen, muss „Patientenquittung“ für einen Besuch in dem vergangenen Quartal ausgewählt werden.

Außerdem kann hinterlegt werden, ob der Patient über private und/oder stationäre Zusatzversicherungen 4 verfügt, sowie die Information darüber, ob Genehmigungen über langfristigen Heilmittelbedarf 5 vorliegen. Letzteres kann über die Schaltfläche „Verwalten“ angelegt werden.

Privatkasse

In diesem Bereich können, wenn vorhanden, Angaben zu einer privaten Krankenversicherung gemacht werden. Die hier vorgenommenen Angaben werden bei der Neuerstellung einer Privatrechnung automatisch in diese übernommen.

Berufsgenossenschaft

In diesem Bereich können Angaben zur Berufsgenossenschaft und zum Arbeitgeber des Patienten gemacht werden. Diese Angaben spielen bei der BG-Abrechnung eine Rolle.

Handelt es sich bei dem BG-Fall um einen Selbständigen, muss für den Patienten evtl. eine Berufsgenossenschaft gewählt werden.

Bei einem Angestellten wird die Auswahl einer Berufsgenossenschaft indirekt über die Auswahl eines Arbeitgebers getroffen. Sollte der Arbeitgeber noch nicht im System existieren, muss dieser über die „Arbeitgeberauswahl“ (siehe „Auswahl per Popover“) angelegt werden. Bei der Anlage eines Arbeitgebers sollte durch den Anwender auch gleich die zuständige Berufsgenossenschaft zugewiesen werden, damit bei einem weiteren BG-Patienten dieses Arbeitgebers die zuständige Berufsgenossenschaft gleich ausgewählt ist.

Die Berufsgenossenschaft eines Arbeitgebers ist auch im Nachhinein änderbar. Dabei ist aber zu beachten, dass nicht die Berufsgenossenschaft des aktuellen Patienten geändert wird, sondern aller bei diesem Arbeitgeber beschäftigten Patienten.

Expertentipp: Sollte es dennoch notwendig werden, Patienten des gleichen Arbeitgebers unterschiedliche Berufsgenossenschaften zuzuweisen, empfiehlt sich die Anlage zweier identischer Arbeitgeber mit verschiedenen Berufsgenossenschaften.

Selektivverträge/HZV

Sollen Selektivverträge vorhanden sein, finden Sie diese im entsprechenden Unterpunkt der Abrechnung. Weiterführende Informationen dazu finden Sie im Kapitel HZV-Modul.

eDMP

Wenn Sie eDMP (elektronischer Datenaustausch im Disease-Management) über tomedo® nutzen wollen, ist dies ebenfalls über den entsprechenden Unterpunkt in der Abrechnung möglich.

Bereich: Besuchsplanung (+Vorlagen)

In diesem Bereich kann schon bei der Aufnahme des Patienten der Besuch geplant werden. Im oberen Bereich wird festgelegt, wie der Besuch abgerechnet werden soll 1. Außerdem können Sie dort Informationen über die Ankunft (welche Sie über den Button ‚jetzt‘ auf das aktuelle Datum setzen können) und die Aufnahme, sowie vorherige Behandler erschließen. Der bzw. die Behandler können aus der Liste rechts daneben 3 hinzugefügt werden.

Das Feld „Besuchsinfo“ 2 enthält besuchsspezifische Informationen, welche auch in der Tagesliste angezeigt werden. Unterhalb dieses Freitextfeldes kann der Termin und die Betriebsstätte festgelegt werden. Zudem können Sie angeben, ob ein Unfall den Besuchsgrund darstellt. Zur Unterscheidung, ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt, muss entsprechend die Abrechnungsart „BG“ gewählt werden. Das Programm versucht, den Ort und Tag des Unfalls anhand des letzten Besuches (innerhalb von 90 Tagen) automatisch einzutragen.

Die möglichen Behandler 3 befinden sich auf der rechten Seite. Die Nutzer können dabei durch Anklicken oder Drag & Drop hinzugefügt werden. Werden mehrere Behandler angegeben, so wird der erste als Hauptbehandler gewertet.

Über den rechten Bereich „ToDos“ 4, sowie den darunter liegenden Bereich „ToDo-Ketten“ 5 können entsprechende (Ketten von) Aufgaben per Klick oder Drag & Drop dem Patienten zugewiesen werden.

Nicht jedes ToDo wird an jedem Arbeitsplatz zur Auswahl benötigt. Deshalb besteht über die untere Suchleiste die Möglichkeit, die vorhandenen ToDos zu filtern. Dabei können Sie aus einer Liste vorhandener Filter wählen oder per Verwaltungs-Button (drei Punkte) Filter verwalten und hinzufügen. Der jeweils eingestellte Filter ist auch nach einem tomedo®-Neustart noch aktiv.

Die linke Spalte mit der Überschrift „ToDos“ 6 zeigt alle aktuellen und ausstehenden ToDos des Patienten an. Auf Wunsch kann über den Button mit den Pfeilen dem jeweiligen ToDo direkt ein Raum zugeordnet werden. Außerdem können ToDos durch das voranstehende „x“ gelöscht werden. Mithilfe der Schaltfläche „x alle“ können alle noch nicht abgearbeiteten ToDos gleichzeitig entfernt werden.

Auswahl per Popover

Die verschiedenen Ärzte, die Berufsgenossenschaft und der Arbeitgeber werden in den Patientendetails per sogenannten Popover ausgewählt. Bei der Auswahl des entsprechenden Suchfeldes erscheint eine Ansicht aller vorhandener Einträge.

Durch Eingabe eines Suchstrings können Sie die Auswahl so weit einschränken, bis Sie den gewünschten Arzt gefunden hat. Über die „+“ und „–“ Buttons lassen sich Einträge hinzufügen oder löschen. Außerdem können die Felder auch bei bestehenden Ärzten beliebig angepasst werden. Wenn einen Eintrag ausgewählt ist, dieser aber doch nicht dem Patienten zugewiesen werden soll, können Sie den Button „Anderen Arzt wählen“ benutzen.

Die Auswahl von Arbeitgebern und Berufsgenossenschaften wird genauso vorgenommen.

Fenster: Patientenauswahl nach Kartenlesen

Dieses Fenster erscheint immer dann, wenn nach dem Lesen einer Patientenkarte die Daten nicht eindeutig einem bereits existierenden Patienten-Datensatz zugeordnet werden können (z.B. bei Kassenwechsel oder Erstbesuch eines Patienten).

Sie müssen diese Zuordnung von Hand vornehmen, indem Sie:

  • einen der Patienten aus der Liste auswählen und auf „Ausgewählter Patient“ klicken, oder
  • einen neuen Patienten-Datensatz anlegen.

Falls in der Liste ein Patienten-Datensatz nicht erscheint, obwohl Sie sicher sind, dass ein Patienten-Datensatz für den Patienten existiert, können Sie in der Filterzeile die Filterkriterien entsprechend anpassen. Falls zum Beispiel bei telefonischer Voranmeldung der Name des Patienten als „Enslen“ falsch in den Patienten-Datensatz aufgenommen wurde, könnten Sie den falsch geschriebenen Patienten-Datensatz durch Filtern nach „En“ finden.

Sollte kein passender Patienten-Datensatz im System hinterlegt sein, wird eine Liste von Patienten mit passendem Vornamen und Geburtsdatum angezeigt (siehe Screenshot, Nachname könnte sich geändert haben). Bitte überprüfen Sie vor einer Zuweisung einer Karte sorgfältig, ob es sich bei dem in der Liste ausgewählten Patienten wirklich um den anwesenden Patienten handelt bzw. wirklich ein Erstbesuch vorliegt. Dazu kann auch direkt in die Patientendetails des ausgewählten Patienten gesprungen werden (siehe letzte Tabellenspalte).

Im Falle einer Falschzuweisung von Kartendaten (d.h. einem bereits vorhandenen Patienten werden die Kartendaten des gerade anwesenden Patienten zugewiesen) besteht die Möglichkeit einer Neuzuweisung der gelesenen Karte über den Umweg der Anzeige eines Quartalsscheins des bereits vorhandenen Patienten (siehe Der KV-Schein). Privatkarten können neu zugewiesen werden, indem Sie die Privat-Versichertennummer oder Privatkasse des falsch zugeordneten Patienten löschen.