Patientendetails

Allgemeines

Dieses Fenster enthält neben den allgemeinen Stammdaten des Patienten eine Kurzübersicht für die Abrechnung sowie allgemeine Daten zum Besuch. Die Aufnahme kann hier Daten überprüfen, ergänzen und den Besuch planen, indem Sie ToDos und behandelnde Ärzte auswählt.

Sie erreichen dieses Fenster durch den Shortcut ⌘ Cmd + D (für Patientendetails) oder die Symbolleisten-Schaltfläche „Info“ aus der Tagesliste oder Kartei. Über den Shortcut ⌘ Cmd + L (oder die Schaltfläche „Liste“) kommen Sie schnell zurück in die Tagesliste, mit ⌘ Cmd + S (für Suche) kann ein anderer Patient gesucht werden, und mit ⌘ Cmd + K (oder der Schaltfläche „Kartei“) gelangen Sie zur Kartei des Patienten.

Das Profilfenster ist in verschiedene Bereiche gegliedert:

  1. Headerbereich mit Aktionen
  2. Seitenleiste mit Versichertenzuweisung (PRIVAT / GKV), Profilbild mit Markerverwaltung, Menüpunkten und einer Aktion zum Verkleinern der Seitenleiste. Wenn Patient auf "Privat" gestellt wird oder "IGeL" angekreuzt wird, erscheint das Fenster in Blau.

  3. Detailanzeige: Anzeige des jeweiligen Inhalts des in der Seitenleiste ausgewählten Punktes, in diesem Fall Angaben über die Versicherung

  4. Besuchsplanungsbereich mit Angaben zum Besuch des Patienten sowie der Planung von ToDos

  5. Footer-Bereich mit Schnellaktionen, um Patient zu kontaktieren

Headerbereich

Eine Erläuterung der meisten Symbole im Headerbereich befindet sich im Kapitel Tagesliste.

Die Schaltfläche „Liste“ fügt den ausgewählten Patienten zur angezeigten Tagesliste hinzu.

Seitenleiste

Oberhalb des Profilbilds kann die Hauptversicherungsart (PRIVAT / GKV) des Patienten gewählt werden. Im Bereich des Profilbildes können dem Patienten Marker zugewiesen werden. (Tipp: Weiteres hierzu finden Sie im Kapitel Patientenmarker.)

Mit den Menüpunkten wechseln Sie den Inhalt des nebenstehenden Bereiches. Hier können Sie auswählen zwischen "Zusammenfassung", "Rechnungsanschrift", "Hauptversicherter" und den verschiedenen Abrechnungsarten. Unter Abrechnung kann die Anzeige an auswählbaren Versicherungsarten von Patient zu Patient variieren, je nachdem, ob sie nötig sind oder nicht.

Detailanzeige

Zusammenfassung

Profil

Dieser Bereich gibt eine Übersicht der Patientenstammdaten. Neben dem Namen des Patienten wird zudem die Patientennummer angezeigt. Es handelt sich dabei um eine systeminterne lebenslange Identifikationsnummer.

Wird eine Versichertenkarte gelesen, werden die meisten Angaben schon vorausgefüllt. Neben Name, Anschrift, Kontaktdaten und Patienteninfos, können auch über Klicken des Symbols Informationen zum Beruf des Patienten hinterlegt werden. Hier können außerdem Angaben zum Zeitraum der Beschäftigung, der Wochenarbeitszeit, der Art der Tätigkeit oder der Arbeitgeber aufgezeichnet werden.

Die angegebene Kilometerangabe hinter dem eingetragenen Ort entspricht dabei der Distanz zwischen Ordination und Wohnsitz des Patienten, da dies bei der Abrechnung von Hausbesuchen eine Rolle spielt. Die Adresse der Ordination ist hierbei die Adresse der Betriebsstätte für diesen Rechner (siehe Admin → Praxisorganisation → Betriebsstätten). Die angegebene Distanz kann in den tomedo® Einstellungen unter Ordination → Sonstiges entweder als Luftlinie oder als auf Straßen zurückgelegte Distanz eingestellt werden.

Die Patienteninformationen enthalten patientenspezifische Informationen, welche auf bei einem folgenden Besuch an dieser Stelle angezeigt werden (im Gegensatz zu Besuchsinformationen, welche besuchsspezifisch sind).

Weitere Angaben / Anpassungen können Sie mit einem Klick auf das Stiftsymbol vornehmen. Hier öffnet sich eine Eingabemaske für die Daten des Patienten.

Tipp: Bei einem Klick auf die jeweilige Textangabe des Patienten öffnet sich die Eingabemaske mit dem entsprechenden Eingabefeld direkt ausgewählt.

Zudem besteht die Möglichkeit, Informationen darüber zu hinterlegen, wie der Patient kontaktiert werden möchte, und ob er zum Versand bestimmter Daten zustimmt. Der Patient kann etwa per Telefon, Fax, E-Mail oder SMS benachrichtigt werden. Die Übertragung elektronischer Daten bezieht sich dabei auf den Newsletter, Termindetails, die medizinische Dokumentation und Rechnungen.

Rufname des Patienten

Ab tomedo® v1.139 können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Ordination → Patientendetails die Verwendung von Rufnamen aktivieren. Den Rufnamen können Sie dann direkt in den Patientendetails im Popover für die Stammdaten durch Drück auf die Sprechblase neben dem Vornamen hinterlegen.

Wenn der ausgewählte Rufname mit einem der offiziellen Vornamen übereinstimmt, wird dieser unterstrichen dargestellt. Ein abweichender Rufname wird unterstrichen und in Anführungszeichen vor dem oder den anderen Vornamen dargestellt. Der Rufname wird in der Kartei (mit Ausnahme des Fenstertitels) überall dort angezeigt, wo auch der Vollname des Patienten angezeigt wird. In der Tagesliste und der darunter befindlichen Auswahlhistorie befindet sich zusätzlich eine Spalte "Rufname", die bei Bedarf genutzt werden kann.

Hausarzt

Bei den Ziffern unter dem Hausarztfeld handelt es sich um die lebenslange Arztnummer des gewählten Hausarztes.

Beziehungen

Hier können Verwandtschaftsbeziehungen zu anderen Patienten hinterlegt werden. Über die Patientensuche wählen Sie den Patienten aus, der verknüpft werden soll und anschließend im Auswahlmenü den entsprechenden Verwandtschaftsgrad. In den Patientendetails des verknüpften Patienten wird automatisch die inverse Beziehung hinzugefügt. Hier können Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Partner, Eltern, Großeltern, Geschwister, Kinder und Enkelkinder verknüpft werden.

Alternativ können Sie auch über die Schaltfläche "Neue Person" einen neuen Patienten anlegen. An dieser Stelle können Sie außerdem ein Duplikat des momentan ausgewählten Patienten erstellen. Da in diesem Fall einige Daten direkt übernommen werden, eignet sich diese Funktion besonders für Familienmitglieder, die im selben Haushalt leben, und so unkompliziert und schnell als neue Patienten angelegt werden können. Wählen Sie dafür bei "Patienttyp" den Punkt "Duplikat".

Wenn Sie die Eingabe bestätigen, wird ein neuer Patient als Duplikat erstellt. Dabei öffnen sich direkt die neuen Patientendetails inklusive der Eingabemaske der Profildaten. Nachname, Adresse, Kontakte (E-Mail-Adressen und Telefonnummern) werden dabei genauso übernommen wie etwa eingetragene Hausärzte. Lediglich der Vorname und das Geburtsdatum des neuen Patienten müssen ergänzt werden. Sobald der Vorname eingetragen ist, verschwindet auch das "Duplikate!" Hinweissymbol auf dem Patientenbild.

Hinweis: Wenn Sie anstelle eines Patienten eine Firma angelegt haben (über die Menüleiste PatientNeue Firma), ändert sich die Überschrift in „Firma“ und Sie können hier Arbeitnehmer hinterlegen.

Versicherung

Im unteren abgetrennten Bereich der Zusammenfassung wird eine Versicherungsmaske angezeigt. tomedo® zeigt hier eine Versicherung, die gerade für den Patienten wichtig sein könnte. Alle anderen Versicherungstypen, die für den Patienten infrage kommen, sind durch die Menüpunkte links ansteuerbar.

Rechnungsanschrift

Beinhaltet den realen Wohnsitz des Patienten. Dieser kann (z.B. bei Studenten) vom Wohnsitz auf der Versichertenkarte abweichen. Für Postverkehr oder die korrekte Bedruckung einzelner Formulare muss dieses Feld ggf. gefüllt werden.

Hinweis: Zuerst wird die Adresse des Hauptversicherten übernommen, sofern vorhanden, sonst die Rechnungsadresse. Sollten beide Felder leer sein, übernimmt tomedo® die Adresse aus den Kontaktdaten in die Rechnungen.

Hauptversicherter

Dieser wird hauptsächlich eingetragen, wenn eine Rechnung an eine andere Person oder Adresse geschickt werden soll.

Patientenguthaben

Die Funktion "Patientenguthaben" lässt sich in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung → Patientenguthaben ermöglichen aktivieren. Daraufhin haben Sie die Möglichkeit, in den Patientendetails über den Reiter an der linken Seite den Punkt "Guthaben" 1 auszuwählen. Das folgende Untermenü öffnet sich:

An dieser Stelle wird zunächst einmal das aktuell verfügbare Guthaben 2 des Patienten angezeigt. Dieses kann für die Begleichung von Rechnungen genutzt werden. Die Tabelle darunter ("Einzahlung" 3) zeigt den Verlauf der eingezahlten Beträge unter Berücksichtigung von Datum, Belegnummer, Betrag in Euro und Beschreibung an. Sie können hier über Klick auf die entsprechende Schaltfläche neues Patientenguthaben einzahlen 4. Die untere Tabelle "Verwendung" 5 stellt dar, wofür Patientenguthaben verwendet wurde. Hier können Sie das Datum, die Rechnungsnummer und den Betrag jeder Verwendung nachvollziehen. Entsprechend können Sie an dieser Stelle auch Guthaben wieder auszahlen 6 lassen, beispielsweise falls der Patient den eingezahlten Betrag zurückerhalten möchte.

Wenn weiteres Guthaben aufgeladen werden soll, kann dies über die Schaltfläche "Einzahlen" geschehen. In diesem Fall öffnet sich das folgende Popover-Fenster (diese Fenster ist identisch zum Auszahlen-Fenster):

In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Betrag 1 der Einzahlung des Patienten anzugeben, sowie einen Freitext 2 hinzuzufügen. Über das Auswahlmenü "Kassenbuch" 3 lässt sich zudem auswählen, in welchem Kassenbuch die Einzahlung hinterlegt werden soll. Die Schaltfläche am unteren linken Rand des Fensters 4 ist ein Shortcut, der die Kassenbuch-Verwaltung in einem neuen Fenster aufruft. Die Einzahlung können Sie über die "OK"-Schaltfläche speichern oder mit "Abbrechen" verwerfen.

Das vorhandene Guthaben eines Patienten kann direkt beim Ausstellen einer Rechnung verwendet werden.

Unter dem Punkt "Guthaben" in den Rechnungsdetails wird direkt angezeigt, wie viel aufgeladenes Guthaben der Patient momentan zur Verfügung hat, um die Rechnung zu begleichen. Über die Schaltfläche "Verwenden" wird so viel des Guthabens übernommen, wie für das Begleichen der Rechnung nötig ist. Das weitere Guthaben bleibt bestehen. Sollte das Guthaben nicht ausreichen, wird nur das vorhandene Guthaben verwendet und der restliche, noch offene Rechnungsbetrag unter "Verbleibend" angezeigt. In diesem Fall muss neues Guthaben vom Patienten eingezahlt werden, um damit Rechnungen begleichen zu können.

Wenn das Guthaben verwendet wurde und der Rechnungsbetrag beglichen worden ist, erscheint die "Verwenden"-Schaltfläche in grau. Außerdem können Sie in der Rechnung unten sehen, dass die entsprechende Zahlung geleistet wurde und kein verbleibender Betrag mehr besteht. In den Bemerkungen des Zahlungseingangs wird zudem vermerkt, dass die Rechnung aus dem Guthaben beglichen wurde. Reicht das Guthaben aus, um die komplette Rechnung zu bezahlen, wird zudem zudem in den Checkboxen "gedruckt" und "bezahlt" ein Häkchen gesetzt.

Abrechnungsstammdaten

Dieser Bereich unterteilt sich in eine Kurzübersicht zu Abrechnungsdaten der "Gesetzlichen Krankenkasse" sowie "Wahlärztlich / Privat".

Gesetzliche Krankenkasse

Im Teil „Gesetzliche Krankenkasse“ befinden sich hauptsächlich Daten zum aktuellen Behandlungsausweis bzw. dem aktuellen Abrechnungsschein. Die Schaltfläche im Bereich „Behandlungsausweis“ (hier mit "Karte" beschriftet) ist mit dem Typ des aktuellen Behandlungsausweises bezeichnet (KVK = normale Krankenversichertenkarte, EGK = elektronische Gesundheitskarte, EV = Ersatzverfahren, ÜBW = Überweisung). Durch Klick auf die Schaltfläche erhalten Sie weitergehende Informationen zum Behandlungsausweis.

Ein Editieren des Behandlungsausweises (im Fall EV und ÜBW) ist nicht direkt möglich. Dies ist nur via „Zeigen“-Schaltfläche möglich. Außerdem besteht die Möglichkeit, einen neuen Schein anzulegen. Das Editieren von per Kartenlesegerät eingelesenen Behandlungsausweisen (eGK und KVK) ist generell nicht möglich.

Zudem besteht die Möglichkeit, einen neuen Schein anzulegen oder anzeigen zu lassen, sowie eine neue Konsultation anzulegen oder anzuzeigen. Sind aktuelle Scheine oder Konsultationen vorhanden, werden diese direkt angezeigt.

Privatkasse

In diesem Bereich können Angaben zu einer privaten Krankenversicherung gemacht werden. Die hier vorgenommenen Angaben werden bei der Neuerstellung einer Privatrechnung automatisch in diese übernommen.

Über diesen Bereich kann auch markiert werden, ob eine Zuzahlungsbefreiung besteht, oder eine private Zusatzversicherung vorhanden ist. Außerdem können Rechnungen angelegt und bearbeitet werden. Des Weiteren kann ein Tarif ausgewählt werden.

Besuchsplanung

In diesem Bereich kann schon bei der Aufnahme des Patienten der Besuch geplant werden. Im oberen Abschnitt "Besuche" 1 kann festgelegt werden, wie der Besuch abgerechnet werden soll und welcher Arzt den Patienten behandelt. Außerdem wird festgehalten, wann der Patient angekommen ist, und durch wen die Aufnahme erfolge. Gibt es vorherige Behandler, so werden diese unter "Letzte" aufgelistet.

Das Feld "Besuchsinfo" 2 enthält besuchsspezifische Informationen zu dem Patienten, welche auch in der Tagesliste angezeigt werden. Unterhalb dieses Freitextfeldes kann der Termin und die Betriebsstätte festgelegt werden. Zudem können Sie angeben, ob ein Unfall der Besuchsgrund ist.

Die möglichen Behandler für den Patienten finden sich auf der rechten Seite 3. Die Personen können durch Anklicken oder Drag & Drop hinzugefügt werden. Werden mehrere Behandler angegeben, so wird der erste als Hauptbehandler gewertet.

Über den rechten Bereich "ToDos" 4 sowie den darunter liegenden Bereich "ToDo-Ketten" 5 können entsprechend ToDos oder Ketten über Anklicken oder Drag & Drop in die Liste des Patienten aufgenommen werden.

Nicht jedes ToDo wird an jedem Arbeitsplatz zur Auswahl benötigt. Deshalb besteht über die untere Suchleiste die Möglichkeit, die vorhandenen ToDos zu filtern. Dabei besteht die Möglichkeit aus einer Liste vorhandener Filter zu wählen oder per Verwaltungs-Schaltfläche die vorhandenen Filter zu verwalten. Der eingestellte Filter ist auch nach einem tomedo®-Neustart noch aktiv.

Die linke "ToDos" Spalte 6 zeigt die aktuellen und ausstehenden ToDos für den Patienten an. Auf Wunsch kann über die rechte Schaltfläche neben dem jeweiligen ToDo ein Raum zugeordnet werden. Außerdem können ToDos durch das voranstehende "x" gelöscht werden. Mithilfe der Schaltfläche "x alle" können alle noch nicht abgearbeiteten ToDos gleichzeitig entfernt werden.

Auswahl per Popover

Der „Hausarzt“, der „Facharzt“ und der „Folgearzt“ werden per sogenannten Popover ausgewählt. Bei der Auswahl des entsprechenden Suchfeldes erscheint eine Ansicht aller vorhandener Einträge.

Durch Eingabe eines Suchstrings können Sie die Auswahl so weit einschränken, bis Sie den gesuchten Arzt gefunden haben. Über die Schaltfläche lassen sich Einträge hinzufügen oder löschen. Haben Sie einen Eintrag ausgewählt, wollen diesen aber dann doch nicht dem Patienten zuweisen, müssen Sie die Schaltfläche „Anderen Arzt wählen“ benutzen.

Fenster: Patientenauswahl nach Kartenlesen

Dieses Fenster erscheint immer dann, wenn nach dem Lesen einer Patientenkarte die Daten nicht eindeutig einem bereits existierenden Patienten-Datensatz zugeordnet werden können (z.B. bei Kassenwechsel oder Erstbesuch eines Patienten).

Sie müssen diese Zuordnung von Hand vornehmen, indem Sie:

  • einen der Patienten aus der Liste auswählen und auf „Ausgewählter Patient“ klicken, oder
  • einen neuen Patienten-Datensatz anlegen.

Falls in der Liste ein Patienten-Datensatz nicht erscheint, obwohl Sie sicher sind, dass ein Patienten-Datensatz für den Patienten existiert, können Sie in der Filterzeile die Filterkriterien entsprechend anpassen. Falls zum Beispiel bei telefonischer Voranmeldung der Name des Patienten als „Enslen“ falsch in den Patienten-Datensatz aufgenommen wurde, könnten Sie den falsch geschriebenen Patienten-Datensatz durch Filtern nach „En“ finden.

Sollte kein passender Patienten-Datensatz im System hinterlegt sein, wird eine Liste von Patienten mit passendem Vornamen und Geburtsdatum angezeigt (siehe Screenshot, Nachname könnte sich geändert haben). Bitte überprüfen Sie vor einer Zuweisung einer Karte sorgfältig, ob es sich bei dem in der Liste ausgewählten Patienten wirklich um den anwesenden Patienten handelt bzw. wirklich ein Erstbesuch vorliegt. Dazu kann auch direkt in die Patientendetails des ausgewählten Patienten gesprungen werden (siehe letzte Tabellenspalte).

Im Falle einer Falschzuweisung von Kartendaten (d.h. einem bereits vorhandenen Patienten werden die Kartendaten des gerade anwesenden Patienten zugewiesen) besteht die Möglichkeit einer Neuzuweisung der gelesenen Karte über den Umweg der Anzeige eines Quartalsscheins des bereits vorhandenen Patienten. Privatkarten können neu zugewiesen werden, indem Sie die Privat-Versichertennummer oder Privatkasse des falsch zugeordneten Patienten löschen.

Doppelpatienten und Patientenduplikate

Doppelpatienten finden

Es kann vorkommen, dass Sie versehentlich Doppelpatienten in tomedo® eingepflegt haben. Möchten Sie diese Patienten ausfindig machen, können Sie dies über Verwaltung → Doppelpatienten finden tun. Es öffnet sich das folgende Fenster:

Über die "Suchen"- oder "Aktualisieren"-Schaltfläche werden Ihnen alle pozentiellen Doppelpatienten angezeigt. Wenn Sie auf einen dieser Patienten in der Liste klicken, erscheint unten eine Liste möglicher Dupliakte. Wenn es sich tatsächlich um einen doppelten Eintrag handelt, den Sie entfernen möchten, können Sie direkt auf "Zusammenführen" klicken. Es öffnet sich ein weiteres Fenster (siehe Abschnitt Patienten zusammenführen).

Wenn Sie möchten, dass dieses Fenster direkt erscheint, wenn Sie die Kartei oder die Patientendetails eines Doppelpatienten öffnen, können Sie dies in den tomedo® Einstellungen unter Ordination → Sonstiges einstellen.

Patientenduplikate

Wenn Sie einen neuen Patienten anlegen, welcher denselben Namen und dasselbe Geburtsdatum aufweist, wie ein bereits vorhandener Patient, wird dieser neue Patient automatisch als Duplikat gekennzeichnet, um sicherzustellen, dass Sie nicht denselben Patienten aus Versehen zweimal in tomedo® aufnehmen. Sie erkennen dies am entsprechenden Symbol, welches auf dem Patientenbild erscheint.

Wenn Sie auf dieses "Duplikate!"-Symbol klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie entscheiden können, wie Sie mit dem (eventuell vermeintlich) doppelten Patienten umgehen möchten.

Patienten zusammenführen

Auf der linken Seite sehen Sie den bestehenbleibenden Patienten 1 – dabei handelt es sich um den Patienten, aus dessen Akte heraus Sie auf die "Duplikate!"-Schaltfläche geklickt haben oder den Patienten aus der oberen Liste der Doppelpatienten bzw. den Patienten, dessen Kartei/Patientendetails geöffnet sind. Daneben steht der "zu löschende Patient" 2, welcher von tomedo® als eventuelles Duplikat erkannt wurde. Für beide Einträge werden Patientendetails inklusive Nummer der Scheine, Rechnung und Karteieinträge aufgelistet.

Wenn Sie tatsächlich einen dieser Patienten löschen möchten, da es sich um einen Doppeleintrag handelt, müssen Sie darauf achten, dass der korrekte Patient (meist der, der eine Nummer von Scheinen, Rechnung und Karteieinträgen vorweist) als bestehenbleibender ausgewählt ist. Über die Schaltfläche "Patienten vertauschen" 3 können Sie die Patienten wechseln. Möchten Sie die Patienten schließlich zusammenführen, sodass nur noch ein Patient besteht, klicken Sie auf die Schaltfläche "Patienten zusammenführen" 4.

Sollte es tatsächlich passieren, dass Sie beide Patienten behalten möchten, da es sich um zwei unterschiedliche Personen mit demselben Namen und Geburtsdatum handelt, können Sie auf "Patienten sind keine Duplikate" 5 klicken. Das "Dupliakte"-Symbol verschwindet daraufhin aus den Patientendetails.