tomedo® Handbuch

SMS

Übersicht

Ab Version ≧1.37 kann tomedo® automatisch Terminerinnerungs-SMS an Patienten verschicken. Dazu müssen Sie mit Admin-Rechten in tomedo® angemeldet sein und einige Einstellungen vornehmen. Bitte melden Sie sich beim Support, um das SMS-Modul für Sie freizuschalten und die Nutzerdaten für Ihr SMS-Konto zu erhalten. Um daraufhin in die Einstellungen zu gelangen, gehen Sie zu Admin → SMS-Vorlagen.

Unter dem Punkt "Absender" ist standardmässig "Ihr Arzt" eingestellt. Im Abschnitt "Sendelimits" können Sie Tages- und Monatslimits für den Versand von SMS festlegen. Dabei haben Sie die Wahl, ob das Monatslimit für den Monat nach Agenda oder für die letzten 30 Tage gelten soll. Zudem können Sie angeben, ob SMS versendet werden sollen, wenn sich das Tages- und Monatskontingent zu Ende neigt. Hier können Sie über den Schieberegler auch Prozentsätze auswählen.

Mithilfe der Schaltfläche "Sendestatistik anfordern" können Sie jederzeit nachsehen, wie viele SMS in der letzten Stunde, in den letzten 24 Stunden, in der letzten Woche, im laufenden Monat und in den letzten 30 Tagen verschickt wurden.

SMS-Einstellungen

  1. Melden Sie sich beim Support für das SMS-Modul an.
  2. Sie erhalten dann Ihre Zugangsdaten zum SMS-Konto.
  3. Öffnen Sie tomedo®.
  4. Melden Sie sich als Nutzer mit Admin-Rechten an.
  5. Öffnen Sie die SMS-Vorlagenverwaltung (Menüpunkt Admin → SMS-Vorlagen) und dort den Reiter "Einstellungen".
  6. Tragen Sie Ihre Zugangsdaten im Bereich "SMS-Konto Einstellungen" so ein, wie der Support Sie Ihnen mitteilt.

Ab jetzt ist das SMS-Modul aktiviert, kann aber nur funktionieren, wenn der tomedo® Server einen Zugang zum Internet hat, da der SMS-Versand über das Internet erfolgt. Ferner können keine SMS verschickt werden, wenn der Server gerade nicht läuft, z.B. nachts oder am Wochenende.

Versenden von SMS

Damit Sie einem Patienten eine SMS schicken können, muss in den Patientendetails unter "Akzeptiert Kontakt per" das Häkchen bei SMS gesetzt sein.

Sowohl in der Fusszeile der Patientendetails als auch unter der medizinischen Dokumentation im Patientendossier finden Sie eine Schaltfläche, über die Sie dem Patienten eine SMS schreiben können. Sie können sich das SMS-Symbol ausserdem in die konfigurierbare Symbolleiste der Tagesliste ziehen. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, im Rahmen einer Aktionskette eine SMS zu versenden. In jedem Fall stehen Ihnen hinterlegte SMS-Vorlagen zur Verfügung.

Ab tomedo-Version v1.121 besteht auch die Möglichkeit, Massen-SMS an eine Liste von Handy-Nummern zu versenden. Dazu müssen Sie bei "Nr. des Empfängers" die Option "Andere Nummer(n)" auswählen.

SMS-Vorlagen

Als Nächstes können Sie in der Vorlagenverwaltung von tomedo® Ihre SMS-Vorlagen einrichten. Für welche Termine Erinnerungen an die Patienten gesendet werden sollen, können Sie in der Terminerinnerungsverwaltung einstellen (siehe Die Agenda – Abschnitt Terminerinnerung per SMS und E-Mail). Diese Einstellungen können nur von Nutzern mit Administrator-Rechten vorgenommen werden.

Rufen Sie dazu über den Menüpunkt Admin → SMS-Vorlagen Ihre persönlichen Vorlagen auf.

  1. Mit dem "+"-Knopf können Sie eine neue SMS-Vorlage anlegen oder entsprechend über "–" eine ausgewählte Vorlage entfernen.
  2. Vergeben Sie einen möglichst eindeutigen Namen für die Vorlage.
  3. In der Regel ist an dieser Stelle der Standardabsender "Ihr Arzt" voreingestellt. Die Empfänger bekommen die SMS von diesem Absender. Mögliche Eingaben sind bis zu 14-stellige Zahlen wie z.B. Ihre Telefonnummer „01234567890“ oder auch alphanumerisch bis 11 Zeichen z.B. „Onkel Dok“. Wenn Sie eine gültige Nummer als Absender angeben, können Empfänger unkompliziert zurückrufen. Wenn Sie Text als Absender verwenden, vermeiden Sie Umlaute und überlegen Sie, ob Sie zusätzlich eine Rückrufnummer in den Nachrichtentext aufnehmen, um den Empfängern den Rückruf zu ermöglichen.
    Hinweis: Welchen Absender Sie auch immer wählen, er muss zuerst vom zollsoft Support freigeschaltet werden, andernfalls kommt es zu Fehlern beim Versenden der SMS (falscher Absender).
  4. Geben Sie eine Textvorlage ein. Eine SMS ist auf maximal 160 Zeichen beschränkt. Bei Überschreiten dieses Limits wird der Text auf mehrere SMS aufgeteilt. Sie können alle Platzhalter des Briefkommandos $[selektierterTermin]$ verwenden. Diese finden Sie in der Liste aller Briefkommandos, die Sie über die daneben stehende Schaltfläche "Kommandos" aufrufen können. Mit $[selektierterTermin %d ]$ erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vorname und Nachname des Patienten erhalten Sie analog mit %V und %N und für %g erhalten Sie „Herr“ oder „Frau“. Komplette Patientennamen incl. Titel etc. erhalten Sie mit %M. Wenn es häufiger vorkommt, dass Patienten mehrere Termine an einem Tag haben, können Sie diese gezielt durch die Briefkommandos $[selektierteTermineEinzahlMehrzahl]$, $[selektierteTermineErster]$, $[selektierteTermineLetzter]$ und $[selektierteTermineListe]$ ansprechen. Der zollsoft-Support unterstützt Sie gern bei der Erstellung Ihrer SMS-Vorlagen.
  5. Geben Sie an, ob für die SMS-Erinnerung ein Dossiereintrag angelegt werden soll und wenn ja, ob dieser nur bei erfolgreichem Versand erfolgen soll. Alle weiteren Einstellungen, wann und für welche Termine die Erinnerung verschickt werden soll, nehmen Sie anschliessend in der Terminerinnerungsverwaltung vor.

SMS an Statistikergebnisliste

Zusätzlich zur automatischen Terminerinnerungs-SMS-Funktionalität können Sie nun auch manuell eine SMS an die entsprechenden Patienten aus einer Statistikergebnisliste versenden (siehe Statistiken – Ergebnisliste). Klicken Sie dazu in der Ergebnisliste auf Aktionen… → SMS an alle Patienten der Liste verschicken….

Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die Anzahl der gefundenen gültigen Handynummern der Statistikergebnisse angezeigt wird, und in dem Sie die zu versendende SMS-Vorlage auswählen können.

Wenn eine SMS an den online-SMS-Dienst übergeben und der Versand bestätigt wurde, ist das leider noch keine Garantie, dass der Adressat die Nachricht auch empfängt. Es kann verschiedenste Gründe geben, die dies verhindern, unter anderem: Akku leer, Gerät ausgeschalten, im Ausland ohne Roaming, im Funkloch, SMS-Speicher voll, etc. Ausserdem wird niemals eine SMS an Patienten versendet, in deren Kontaktdaten das Häkchen "akzeptiert Kontakt per SMS" nicht gesetzt ist.