Dokumentenverwaltung

Letzte Anpassung: 05.01.2023

Allgemeines

Die Dokumentenverwaltung kann über Verwaltung Dokumente Dokumentenverwaltung geöffnet werden.

Das Fenster Dokumentenverwaltung wird in 2 Bereiche unterteilt: links 1 der Verzeichnis-Baum mit allen gespeicherten Ordnern und Dateien und rechts 2 die Details der Dokumente und Ordner angezeigt.

Das Anlegen von Ordnern erfolgt über die Ordner-Schaltfläche 3. Standardmäßig wird KEIN Ordner-Name vergeben.

Das Erstellen von neuen Schreib-Dokumenten, wie docx-Datei oder Textdokument, erfolgt über die Neu-Schaltfläche 4. Der Default-Name ist für docx-Dateien „neues docx-Dokument“ und für ein Textdokument „neues Textdokument“.

Mithilfe der Import-Schaltflächen 5 können Dateien und Verzeichnisse vom Rechner in die tomedo®-Dokumentenverwaltung importiert werden. Der Import ist limitiert mit maximal 100 Dateien und maximal 500 MB in einem Schritt. Beim Überschreiten des Limits wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und der Import wird gestoppt. Genauso können Sie natürlich auch Dateien und Verzeichnisse wieder exportieren 6.

Verzeichnisse und Dateien können über die Löschen-Schaltfläche 7 auch systemweit gelöscht werden, was sicherheitshalber mit einem Bestätigungs-Dialog akzeptiert werden muss.

Die Sortierung der Verzeichnisdatei-Struktur erfolgt alphabetisch. Via Drag & Drop können Dokumente in andere Ordner und/oder Ordner an andere Stellen im Verzeichnisbaum verschoben werden. Weiter können über folgende 3 Icons die Dokumente und Ordner verwaltet werden:

  1. Schloss: Standardmäßig können nur Nutzer mit den entsprechenden Rechten die Dokumente editieren (siehe Rechteverwaltung). Sollen andere Nutzer die Möglichkeit bekommen, Dokumente zu bearbeiten, muss das Schloss „geöffnet“ werden.
  2. Auge: Regelt die Sichtbarkeit von Dokumenten und Verzeichnissen im Panel Leseaufforderungen/Dokumente. Standardmäßig sind alle Dokumente für alle Nutzer im Panel sichtbar. Wird ein Dokument oder Ordner als nicht sichtbar eingestellt, kann kein Nutzer mehr die Dateien unter dem Punkt "Dokumente" sehen.
    Hinweis: Diese Einstellungen sind erst nach erneutem Öffnen des Panels aktiv. Weiter können auch für nicht sichtbare Dokumente Leseaufforderungen gesetzt werden.
  3. Buch: mit Klick auf das Buch-Icon kann die Leseaufforderung für ein Dokument aktiviert, konfiguriert und verwaltet werden:

Dabei existieren die folgenden Parameter zur Konfiguration der Leseaufforderung:

  • DATUM ("das nächste Mal am"): wann die Lesebestätigung für die Nutzer sichtbar ist.
  • HÄUFIGKEIT ("Wiederholen nach"): der Lesebestätigung (einmalig oder periodisch). Soll die Lesebestätigung wiederholt werden, muss angegeben werden, nach wie vielen Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren diese wiederholt werden soll.
  • NUTZER: die das Dokument lesen sollen. Es können nur Nutzergruppen oder alle Nutzer hinzugefügt werden und keine einzelnen Nutzer. Werden Nutzer zu einer Nutzergruppe nachträglich hinzugefügt, erhalten diese Nutzer alle folgenden Leseaufforderungen, die der Gruppe zugewiesen sind.
  • BESTÄTIGUNGSTEXT: ist eine ergänzende Konfiguration und muss nicht zwangsweise gesetzt werden. Dieser Bestätigungstext wird dem Nutzer mit einer Checkbox in dem zu lesenden Dokument angezeigt, was über das Panel geöffnet wurde. Nur nach Aktivierung der Checkbox kann das Dokument als gelesen markiert werden.

Hinweis: Erfolgt die Konfiguration des Bestätigungstextes, nachdem die Leseaufforderung bereits aktiv ist, wird der Bestätigungstext nicht angezeigt!

Drückt der Nutzer die Gelesen-Schaltfläche, erscheint folgender Bestätigungs-Dialog:

Mit Klick auf das Stift-Icon wird das ausgewählte Dokument geöffnet und kann bearbeitet werden. Über Klick auf das Aktionsketten-Icon kann die hinterlegte Aktionskette ausgeführt werden. Zum Ausführen der Aktionskette muss eine Kartei geöffnet sein.

Nutzer mit Zugriffsrechten auf Bearbeitung der Dokumenten-Struktur dürfen das Fenster „Übersicht Leseaufforderungen“ über den Reiter „Verwaltung“ unter Dokumente Übersicht Leseaufforderungen öffnen. In diesem Fenster erhält der Nutzer einen Überblick, welche Dokumente wann von welchem Nutzer gelesen wurden bzw. welche noch ungelesen sind. Mehr dazu erfahren Sie in den Unterkapiteln Filterung nach Dokumenten und Filterung nach Nutzern.

Bearbeitung von Dokumenten

Die Bearbeitung des Dokuments kann über die "Bearbeiten"-Schaltfläche 1 gestartet werden. Mit jedem Speichern des Dokuments wird es in der Dokumentenverwaltung aktualisiert.

Über die Historie-Schaltfläche 2 können alle gespeicherten Änderungen eingesehen und wiederhergestellt werden. Bei einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das folgende Fenster:

Achtung: Mit Doppelklick auf das Dokument in der Verzeichnisübersicht können die Dokumente schreibgeschützt geöffnet werden. Änderungen am Dokument, die dennoch vorgenommen werden, werden allerdings nicht in der Dokumentenverwaltung gespeichert.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit Dokumente in der Dokumentenverwaltung durch Dokumente vom Rechner über die Schaltfläche „andere Datei zuweisen“ 3 zu ersetzen. Dabei wird der Inhalt des Dokuments in der Dokumentenverwaltung komplett überschrieben, der Name des Dokuments bleibt erhalten. Das Dokument auf dem Rechner bleibt von dieser Aktion unberührt.

Zur besseren Organisation und Verwaltung von Dokumenten kann mit Versionsnummern gearbeitet werden. Die aktuell eingestellte Versionsnummer 4 wird dabei dem gespeicherten Dokument zugeordnet.

Das Erstell- 5 und Updatedatum 6 sowie von welchem Nutzer das Dokument erstellt und zuletzt bearbeitet wurde, ist ebenfalls im oberen Bereich der Dokumentenverwaltung nachvollziehbar.

Das Panel Leseaufforderungen

Das Panel Leseaufforderungen/Dokumente (auch über das Symbol der festen Symbolleiste, welches auch direkt anzeigt, ob offene Leseaufforderungen ausstehen) untergliedert sich in drei Bereiche "Offen", "Dokumente" und "Erledigt", die einzeln über die entsprechenden Reiter angeklickt werden können. Das Heftzwecken-Symbol oben rechts ermöglicht es Ihnen, dieses Fenster anzupinnen und im Vordergrund zu behalten. Das Einstellungssymbol führt Sie direkt in die Dokumentenverwaltung.

  • Offen: Dokumente, die vom eingeloggten Nutzer zu lesen bzw. zu bearbeiten sind. Zusätzlich ist ersichtlich, seit wann die Leseaufforderungen für die Dokumente bestehen. Wird ein Dokument in der Dokumentenverwaltung gelöscht, verschwinden sofort die offenen Leseaufforderungen für dieses Dokument aus dem Panel.
  • Dokumente: zeigt die gesamte sichtbare Dokumentenverwaltung. Die Dokumente, die editierbar sind und / oder Aktionsketten auslösen können, sind mit einem entsprechenden Icon gekennzeichnet.
  • Erledigt: Dokumente, die vom eingeloggten Nutzer bereits gelesen bzw. bearbeitet wurden. Weiter wird aufgelistet, wann die Dokumente als gelesen markiert wurden. Gelöschte Dokumente, die bereits gelesen wurden, werden an dieser Stelle weiter aufgeführt.

Filterung nach Dokumenten

Als Admin haben Sie außerdem die Möglichkeit, sich über Verwaltung Dokumente Übersicht Leseaufforderungen anzeigen zu lassen, wer welches Dokument bereits gelesen hat.

Für das ausgewählte Dokument 1 werden nun die Nutzer 2, die eine Leseaufforderung für das Dokument erhalten haben, aufgelistet.

Unter "Status" 3 ist ersichtlich, seit wie vielen Tagen die Leseaufforderung aktiv bzw. fällig ist (rot hinterlegt) oder an welchem Tag die Lesebestätigung erfolgte (grün hinterlegt). Besteht eine offene Leseaufforderung für ein Dokument, wird zusätzlich ein roter Briefkasten 4 angezeigt. Mit Klick auf das Icon wird automatisch dem Nutzer eine Standard-Nachricht mit Hinweis auf die offene Lesebestätigung geschickt: „Sie haben eine offene Leseaufforderung für das Dokument … Bitte lesen und bestätigen Sie!“. Über die Schaltfläche "Alle offenen erinnern" 5 wird automatisch an alle Nutzer diese Standard-Nachricht versendet.

In der Spalte "Lesedauer" 6 wird die Zeit, wie lange das Dokument geöffnet war, angezeigt. Die Angabe der Lesedauer bezieht sich stets auf die letzte Leseaufforderung des Dokuments. Wird das Dokument mehrmals pro Leseaufforderung gelesen, wird die Zeit pro Leseaufforderung addiert. Das ist relevant, wenn ein Dokument regelmäßig gelesen werden muss.

Wird für ein Dokument die Leseaufforderung wiederholt, wird nur die Lesedauer vom letzten Lesen bzw. der aktiven Leseaufforderung angezeigt.

In diesem Fenster ist über Aktivieren der entsprechenden Checkbox am unteren Reiter außerdem möglich, gelöschte Nutzer und gelöschte Dokumente anzeigen zu lassen. Die gelöschten Dokumente und Nutzer werden jeweils in roter Schrift hervorgehoben. Für die gelöschten Dokumente kann ebenfalls noch eingesehen werden, wann und von welchem Nutzer für wie lange gelesen wurde.

Filterung nach Nutzern

Um die Leseaufforderung nach Nutzern zu filtern, können Sie das Symbol mit den zwei Pfeilen 1 anklicken, und von dort aus einen beliebigen Nutzer 2 auswählen, um eine Übersicht seiner noch ausstehenden Lesebestätigungen zu sehen. Sie können außerdem nach Nutzergruppen filtern 3. Wenn Sie in diesem Modus auf "Alle offenen erinnern" 4 klicken, erhält der ausgewählte Nutzer Benachrichtigungen über alle Dokumente, die von ihm noch nicht gelesen worden sind.

Drucken der Leseaufforderungs-Übersicht

Mit der Schaltfläche „Drucken“ kann die geöffnete Liste aller Leseaufforderungen (sowohl in der Dokumenten- als auch der Nutzerübersicht) gedruckt werden. Manuell kann eingestellt werden, welche Spalten gedruckt werden und wie der Titel des Dokuments lauten soll. Als Titel wird standardmäßig das gewählte Dokument bzw. Nutzer und an welchem Tag die Lesebestätigungen gedruckt wurden, vorausgefüllt.

Ausdrucken der Tabelle der Lesebestätigungen eines Dokuments

Ausdrucken der Tabelle der Lesebestätigungen eines Nutzers