Dokumentenverwaltung

Letzte Anpassung: 15. December 2020

Allgemeines

Die Dokumentenverwaltung kann über den Reiter „Verwaltung“ und unter Dokumente Dokumentenverwaltung geöffnet werden.

Das Fenster Dokumentenverwaltung wird in 2 Bereiche unterteilt: links die Verzeichnis-Baum mit allen gespeicherten Ordnern und Dateien und rechts werden die Details der Dokumente und Ordner angezeigt.

Das Anlegen von Ordnern erfolgt über den Ordner-Button. Standardmäßig wird KEIN Ordner-Name vergeben. Das Erstellen von neuen Schreib-Dokumenten, wie docx-Datei oder Textdokument, erfolgt über den Neu-Button. Der Default-Name ist für docx-Dateien „neues docx-Dokument“ und für ein Textdokument „neues Textdokument“. Mit Hilfe des Import-Buttons können Dateien und Verzeichnisse vom Rechner in die tomedo-Dokumentenverwaltung importiert werden. Der Import ist limitiert mit maximal 100 Dateien und maximal 500 MB in einem Schritt. Beim Überschreiten des Limits wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und der Import wird gestoppt. Verzeichnisse und Dateien können über den Löschen-Button auch systemweit gelöscht werden, was sicherheitshalber mit einem Bestätigungs-Dialog bestätigt werden muss.

Die Sortierung der Verzeichnisdatei-Struktur erfolgt alphabetisch. Via Drag&Drop können Dokumente in andere Ordner und/oder Ordner an andere Stellen im Verzeichnisbaum verschoben werden. Weiter können über folgende 3 Icons die Dokumente und Ordner verwaltet werden:

  1. Schloss: Standardmäßig können nur Nutzer mit den entsprechenden Rechten die Dokumente editieren (siehe Rechteverwaltung in tomedo). Sollen andere Nutzer die Möglichkeit bekommen, Dokumente zu bearbeiten, muss das Schloss „geöffnet“ werden.
  2. Auge: Regelt die Sichtbarkeit von Dokumenten und Verzeichnissen im Panel Leseaufforderungen / Dokumente. Standardmäßig sind alle Dokumente für alle Nutzer im Panel sichtbar. Wird ein Dokument oder Ordner als nicht sichtbar eingestellt, kann kein Nutzer mehr die Dateien unter dem Punkt „Dokumente“ sehen.
    Hinweis: Diese Einstellungen sind erst nach erneutem Öffnen des Panels aktiv. Weiter können auch für nicht sichtbare Dokumente Leseaufforderungen gesetzt werden.
  3. Buch: mit Klick auf das Buch-Icon kann die Leseaufforderung für ein Dokument aktiviert, konfiguriert und verwaltet werden.

Parameter zur Konfiguration der Leseaufforderung:

  • DATUM: wann die Lesebestätigung für die Nutzer sichtbar ist.
  • HÄUFIGKEIT: der Lesebestätigung (einmalig oder periodisch). Soll die Lesebestätigung wiederholt werden, muss angegeben werden, nach wie vielen Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren diese wiederholt werden soll.
  • NUTZER: die das Dokument lesen sollen. Es können nur Nutzergruppen oder alle Nutzer hinzugefügt werden und keine einzelnen Nutzer. Werden Nutzer zu einer Nutzergruppe nachträglich hinzugefügt, erhalten diese Nutzer alle folgenden Leseaufforderungen, die der Gruppe zugewiesen sind.
  • BESTÄTIGUNGSTEXT: ist eine ergänzende Konfiguration und muss nicht zwangsweise gesetzt werden. Dieser Bestätigungstext wird dem Nutzer mit einer Checkbox in dem zu lesenden Dokument angezeigt, was über das Panel geöffnet wurde. Nur nach Aktivierung der Checkbox kann das Dokument als gelesen markiert werden.

Hinweis: Erfolgt die Konfiguration des Bestätigungstextes, nachdem die Leseaufforderung bereits aktiv ist, wird der Bestätigungstext nicht angezeigt!

Drückt der Nutzer den Gelesen-Button, erscheint folgender Bestätigungs-Dialog:

Die Bearbeitung des Dokuments kann über den Bearbeiten-Button gestartet werden. Mit jedem Speichern des Dokuments wird es in der Dokumentenverwaltung aktualisiert. Über den Historie-Button können alle gespeicherten Änderungen eingesehen und wiederhergestellt werden.

Achtung: mit Doppelklick auf das Dokument in der Verzeichnisübersicht können die Dokumente schreibgeschützt geöffnet werden. Änderungen am Dokument, die dennoch vorgenommen werden, werden allerdings nicht in der Dokumentenverwaltung gespeichert.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit Dokumente in der Dokumentenverwaltung durch Dokumente vom Rechner über den Button „andere Datei zuweisen“ zu ersetzen. Dabei wird der Inhalt des Dokuments in der Dokumentenverwaltung komplett überschrieben, der Name des Dokuments bleibt erhalten. Das Dokument auf dem Rechner bleibt von dieser Aktion unberührt.

Zur besseren Organisation und Verwaltung von Dokumenten kann mit Versionsnummern gearbeitet werden. Die aktuell eingestellte Versionsnummer wird dabei dem gespeicherten Dokument zugeordnet.

Das Erstell- und Updatedatum sowie von welchem Nutzer das Dokument erstellt und zuletzt bearbeitet wurde, ist im rechten Bereich der Dokumentenverwaltung nachvollziehbar.

Das Panel Leseaufforderungen/Dokumente untergliedert sich in:

  • Offen: Dokumente, die vom eingeloggten Nutzer zu lesen bzw. zu bearbeiten sind. Zusätzlich ist ersichtlich, seit wann die Leseaufforderungen für die Dokumente bestehen. Wird ein Dokument in der Dokumentenverwaltung gelöscht, verschwinden sofort die offenen Leseaufforderungen für dieses Dokument aus dem Panel.
  • Dokumente: zeigt die gesamte sichtbare Dokumentenverwaltung. Die Dokumente, die editierbar sind und / oder Aktionsketten auslösen können, sind mit einem entsprechenden Icon gekennzeichnet.
  • Erledigt: Dokumente, die vom eingeloggten Nutzer bereits gelesen bzw. bearbeitet wurden. Weiter wird aufgelistet, wann die Dokumente als gelesen markiert wurden. Gelöschte Dokumente, die bereits gelesen wurden, werden an dieser Stelle weiter aufgeführt.

Mit Klick auf das Stift-Icon wird das ausgewählt Dokument geöffnet und kann bearbeitet werden. Über Klick auf das Aktionsketten-Icon kann die hinterlegte Aktionskette ausgeführt werden. Zum Ausführen der Aktionskette muss eine Kartei geöffnet sein.

Nutzer mit Zugriffsrechten auf Bearbeitung der Dokumenten-Struktur dürfen das Fenster „Übersicht Leseaufforderungen“ über den Reiter „Verwaltung“ unter Dokumente Übersicht Leseaufforderungen öffnen. In diesem Fenster erhält der Nutzer einen Überblick, welche Dokumente wann von welchem Nutzer gelesen wurden bzw. welche noch ungelesen sind. Mit Hilfe des Pfeil-Buttons kann zwischen der Filterung nach Nutzern oder Dokumenten gewechselt werden.

Filterung nach Dokumenten

Für das ausgewählte Dokument werden nun die Nutzer, die eine Leseaufforderung für das Dokument erhalten haben, aufgelistet. Unter „Status“ ist ersichtlich, seit wie vielen Tagen die Leseaufforderung aktiv bzw. fällig ist oder an welchem Tag die Lesebestätigung erfolgte. Mit Klick auf den Balken in der Statusspalte öffnet sich die Scroll Bar, mit Auflistung aller erstellten Leseaufforderungen für das Dokument. Leseaufforderungen, die nicht bestätigt wurden, sind mit einem roten Ausrufezeichen versehen und Datum, seitdem die Leseaufforderung offen ist. Erledigte Leseaufforderungen werden an dieser Stelle mit Datum der Lesebestätigung und grünem Häkchen aufgeführt.

Besteht eine offene Leseaufforderung für ein Dokument, wird in der Spalte „Status“ zusätzlich ein roter Briefkasten angezeigt. Mit Klick auf das Icon wird automatisch dem Nutzer eine Standard-Nachricht mit Hinweis auf die offene Lesebestätigung geschickt: „Sie haben eine offene Leseaufforderung für das Dokument …. Bitte lesen und bestätigen Sie!“ Über den Button „Alle offenen erinnern“ wird automatisch an alle Nutzer diese Standard-Nachricht versendet.

In der Spalte „Lesedauer“ wird die Zeit, wie lange das Dokument geöffnet war, angezeigt. Die Angabe der Lesedauer bezieht sich stets auf die letzte Leseaufforderung des Dokuments. Wird das Dokument mehrmals pro Leseaufforderung gelesen, wird die Zeit pro Leseaufforderung addiert. Das ist relevant, wenn ein Dokument regelmäßig gelesen werden muss.

Wird für ein Dokument die Leseaufforderung wiederholt, wird nur die Lesedauer vom letzten Lesen bzw. der aktiven Leseaufforderung angezeigt.

In diesem Fenster ist über Aktivieren der entsprechenden Checkbox möglich, gelöschte Nutzer und gelöschte Dokumente anzeigen zu lassen. Die gelöschten Dokumente und Nutzer werden jeweils in roter Schrift hervorgehoben. Für die gelöschten Dokumente kann ebenfalls noch eingesehen werden, wann und von welchem Nutzer für wie lange gelesen wurde.

Filterung nach Nutzern

Ist die Filterung nach Nutzern gewählt, kann zusätzlich nach Nutzergruppen gefiltert werden.

Mit dem Button „Drucken“ kann die geöffnete Liste aller Leseaufforderungen gedruckt werden. Manuell kann eingestellt werden, welche Spalten gedruckt werden und wie der Titel des Dokuments lauten soll. Als Titel wird standardmäßig das gewählte Dokument bzw. Nutzer und an welchem Tag die Lesebestätigungengedruckt wurden vorausgefüllt.