Briefschreibung

Inhaltsübersicht

Briefe erstellen mit dem Brief-Dialog

Ob Arztbrief oder externes Formular – mit dem Dialog zum Briefe-Erstellen geht das Briefe-Schreiben schnell von der Hand.

Im Überblick

Um einen patientenbezogenen Brief zu schreiben, klicken Sie am besten auf das Brief-Icon in der Patientenkartei. Wählen Sie eine Briefvorlage und danach die Empfänger des Arztbriefes aus. tomedo® befüllt die Vorlage automatisch und zeigt sie als Vorschau an. Nach dem Klick auf OK öffnet sich ihre Textverarbeitung (Word oder Libre Office). Falls keine Nachbearbeitung notwendig ist, können Sie stattdessen auch auf „Nur Speichern“ klicken, um direkt zum Karteieintrag des Arztbriefes zu springen. Die Abbildung zeigt das Fenster direkt nach dem Öffnen. 

Erstellen eines Briefes

Das Fenster gliedert sich in diverse Bereiche mit verschiedenen Funktionen:

  1. Auswahl der Vorlage
    Hinweis: Insofern Sie das Recht zum Öffnen der Briefverwaltungsvorlagen haben, können Sie mit einem Doppelklick auf den gewünschten Eintrag sofort in das Bearbeitungs-Fenster springen.
  2. Auswahl des Empfängers/der Empfänger, z.B. der Patient selber, der Hausarzt, ein Folge- oder Facharzt, eine Krankenkasse
  3. Anpassung der Anrede sowie Adressgeld, Fax und E-Mail des Empfängers
  4. Textfeld für weitere Informationen
  5. Vorschau des Briefes
  6. Angabe des Arztes, der den Brief verfassen wird, sowie die folgenden Optionen im unteren Reiter:
    • die Vorlage abbrechen
    • einen eArztbrief verfassen
    • ein Fax auslösen
    • die Vorlage speichern
    • die Vorlage drucken
    • den Brief editieren

Achtung: Falls Sie jetzt schon drucken, erkennt tomedo® nicht, dass gedruckt wurde und die Druckampel (siehe Abschnitt Brief-Popover in der Kartei) bleibt auf rot. tomedo® fragt Sie beim Schließen des Kartei-Popovers dann, ob Sie den Brief schon gedruckt haben.

Hinweis 1: Speichern Sie im obigen Fenster die Briefvorlage oder editiert diese, dann löst dies aus, dass sich das unter dem Abschnitt Brief-Popover in der Kartei beschriebene Popover öffnet. Das Auftreten dieses Popovers können Nutzer mit Administratorrechten durch Entfernen des Hakens in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail bei der Checkbox ,,Nach Anlegen eines Briefes Popover in Kartei öffnen” verhindern.

Hinweis 2: Nutzer mit dem Recht, die Vorlagenverwaltung zu öffnen, können im obigen Fenster durch einen Doppelklick auf einen Dokumentennamen in der Auswahl der Vorlagen die Vorlagenverwaltung öffnen (siehe dazu auch die Hilfen zum Thema Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare) und die entsprechende Dokumentvorlage editieren.

Briefvorlagen in Kategorien einteilen

Ab tomedo® Version 1.127 steht für die Auswahl der Vorlagen eine alternative Ansicht zur Verfügung. Aktivieren Sie dafür die Checkbox "neue Ansicht" 1. Es öffnet sich eine Ansicht, in der alle Brief- und Formularvorlagen nach Kategorien angeordnet sind 2. Alle Vorlagen, die bislang nicht zugeordnet wurden, erscheinen in der Kategorie "OHNE KATEGORIE".

Um eigene Kategorie anzulegen, benötigen Sie Administratorrechte. Wechseln Sie in das Menü Admin → Briefvorlagen. Im unteren Bereich des Fensters können Sie eigene Kategorien durch Klick auf das Symbol anlegen. Anschließend können Sie jede Brief- und Formularvorlage zu einer Kategorie zuordnen.

Erstellen eines Briefes mit mehreren Empfängern (Serienbrief)

Die Bereiche 1 bis 5 entsprechen den dargestellten Nummern aus dem Abschnitt Erstellen eines Briefes.

Wenn Sie den Serienbrief bearbeiten, öffnet sich Ihre Textverarbeitung mit einem speziellen Dokument (Serienbrief-Modus). Hier sind Textbereiche, welche später von tomedo® automatisch ersetzt werden, farblich hervorgehoben. Dazu gehören beispielsweise die Adresse des Empfängers und die Anrede.

Achtung: Es ist nicht möglich, den Serienbrief sofort in Ihrer Textverarbeitung zu drucken!

Wenn Sie einen Einzelbrief sofort aus Ihrer Textverarbeitung drucken, so ändert sich der Druckstatus nicht automatisch. tomedo® fragt dann beim Schließen des Kartei-Popovers nach, ob der Brief schon gedruckt wurde, und setzt die Druckampel entsprechend.

Hinweis: Diese Funktion muss in den tomedo® Einstellungen über Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail → Warnung bei Verlassen des Briefes, falls noch nicht gedruckt ggf. erst noch freigeschaltet werden.

Formular-Funktion (.docx)

Falls Sie die Briefvorlage (.docx) als "Formular" markiert haben, ist es nicht notwendig und auch nicht möglich, einen oder mehrere Empfänger anzugeben. Alle Platzhalter werden jedoch wie gewohnt ausgefüllt. Solche Formulare können Sie sich auch in Ihre Symbolleiste ziehen, wenn Sie sie mit einem Karteieintrags-Typen verknüpfen.

Hinweis: Der Modus „Datei“  eignet sich zum Zugriff auf Formulare, die sich oft ändern (z.B. jedes Quartal), bzw. welche nur selten benötigt werden. Der Systemadministrator kann diese einmalig hinzufügen (vielleicht auch in an die Praxis angepasster Form). Danach hat die gesamte Praxis Zugriff auf ein und dasselbe Formular. Empfehlenswert ist das Format PDF. Das Format DOC bzw. DOCX eignet sich nur, falls praxisweit dieselbe Software für Textverarbeitung eingesetzt wird.

Anwendung der Briefschreibung

Erstellen eines Formulars (.pdf und .docx)

  1. Auswahl des Formulars (→ Bereich 1): Haken in der entsprechenden Checkbox der Spalte "Formular" kennzeichnen Dokumente, die als Formular gedacht sind. (Anm.: Welche Briefvorlagen als Formulare gekennzeichnet sind, können Sie unter Admin → Briefvorlagen anpassen.)
  2. Klick auf "Editieren", um das Formular direkt im entsprechend hinterlegten Programm (z.B. Vorschau oder Adobe Reader für .pdf bzw. Libre Office oder MS Word für .docx) zu öffnen.
  3. Elektronisches Ausfüllen des Formulars im damit verbundenen Programm.
  4. Speichern.

Übernahme von Einträgen aus der Kartei des Patienten

tomedo® kann aus der geöffneten Kartei Einträge übernehmen, falls die Vorlage entsprechend eingerichtet wurde. Das geschieht entweder völlig automatisch (siehe Brief-Vorlagenverwaltung) oder durch gezielte Selektion in der Kartei. Die Übernahme geschieht ausschließlich über das x-Kommando. In der Kommandoliste (Admin → Briefvorlagen → Kommandos → Med. Dokumentation → x oder Admin → Briefkommando-Liste → Med. Dokumentation → x) können Sie sich Ihren individuellen Platzhalter konfigurieren.

Tipp: Haben Sie das x-Kommando so eingerichtet, dass es auf die aktuelle Selektion in der Kartei reagiert (blau unterlegte Zeilen)? Dann können Sie auch bei geöffnetem "Brief schreiben"-Fenster die Selektion anpassen, ohne das "Brief schreiben"-Fenster aus den Augen zu verlieren. Das Fenster bleibt automatisch im Vordergrund.

Weitere Funktionen

Zugriff auf Ärzteliste

In Bereich 2 besteht die Möglichkeit, nach Ärzten (und weiteren Adressen) über diese Felder zu suchen:

Neben der Suche nach Ärzten in Ihrer Ärzteliste über das erste Feld ("Arzt") können Sie diese hier auch erweitern oder korrigieren. Der ausgewählte Adressat wird der Empfängerliste als neuer Eintrag hinzugefügt. Außerdem besteht die Möglichkeit, über das Suchfeld "sonst. Adr." weitere Adressen, an die ein Brief adressiert werden soll, frei einzugeben.

Arzt einstellen

In Bereich 6 kann in dem Feld vom Praxispersonal der Arzt eingestellt werden, für den der Brief vorbereitet wird.

Schnellzugriff auf Briefe über die Menüleiste

Über Aktion → Arztbrief lassen sich Formulare und Briefe direkt auswählen. Sofern ein Patient ausgewählt ist, wird der Briefdialog mit der ausgewählten Vorlage geöffnet.

Tipp: Nutzen Sie die Suchfunktion im Hilfe-Menü, um direkt Zugriff auf den Arztbrief zu bekommen. Dort befinden sich alle Briefvorlagen, die in der Briefvorlagen-Verwaltung vorhanden und sichtbar sind (kein durchgestrichenes Auge) und kein Formular sind.

Einstellen von Standardprogrammen im Finder

Im Finder können Sie Standard-Applikationen zu Dokumenten zuweisen. Diese Standard-Applikationen werden von tomedo® genutzt, um Briefe zu schreiben oder PDF-Dateien anzuzeigen. Um Ihre Standard-Applikation einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Finder auf die Datei mit gewünschter Endung (z.B. .docx oder .pdf).
  2. Drücken Sie ⌘Cmd + I, um die Datei-Informationen anzuzeigen. Ein neues Fenster öffnet sich daraufhin.
  3. Wählen Sie unter dem Abschnitt "Öffnen mit:" Ihre Standard-Applikation aus.
  4. Klicken Sie auf "Alle ändern".

Wie erstelle ich Briefvorlagen?

Empfohlene Vorgehensweise

  1. Seite einrichten, Seitenränder einrichten.
  2. Einrichten der Standard-Formatvorlage und weiterer Formatvorlagen, um Kopf-, Fußzeile sowie Standard-Textkörper zu formatieren. Nur die Ausnahmen direkt im Text formatieren, ansonsten Formatvorlagen, wo es geht, benutzen, da dies sicherer ist.
  3. Zur genauen Positionierung von Objekten am besten Tabellen verwenden. Über Tabellen-Eigenschaften die Zeilenhöhe und Spaltenbreite direkt vorgeben. Auf keinen Fall Abstände durch wiederholte Leerzeichen erzeugen!
  4. Falzmarken in Kopfzeile, damit diese auf jeder Seite erscheinen.
  5. „Erste Kopfzeile anders“ andere Kopfzeile für erste Seite.
  6. Vorgehen: Kopfzeile für Seiten ab Seite zwei müssen zuerst definiert werden. Als nächstes: Klick auf „Erste Kopfzeile anders“. Text aus Kopfzeile verschwindet, wird aber im Dokument abgespeichert. Jetzt können Sie die leere Kopfzeile mit dem Inhalt für die erste Seite ändern. Zugriff auf die andere Kopfzeile bekommen Sie durch erneuten Klick auf „Erste Kopfzeile anders“.

Auf jedem tomedo®-Anwendertreffen wird mindestens ein Vortrag zur Einführung in die Briefschreibung gehalten. Anhand der Aufzeichnung dieser Beiträge können Sie sich ebenfalls einen guten Überblick über schaffen, wie Sie am besten Briefvorlagen erstellen.

Praxislogo

Über die Betriebsstättenverwaltung (Admin → Praxisorganisation → Betriebsstätten) kann ein Praxislogo hinterlegt werden. Wenn Sie dieses in Ihre Briefvorlagen einfügen möchten, können Sie dies mittels des Kommandos bLogo tun.

Bekannte Hindernisse

Fehlermeldung: "Klammersetzung bei Kommandos scheint defekt. Falls korrekt, tippen Sie bitte Befehl-Start und – Ende $[ bzw. ]$ erneut ein"

Lösung: Aus Fehlermeldung den Kommando-Namen extrahieren (steht versteckt zwischen Zeichen) und beim darauffolgenden Kommando die Sequenz nochmal neu eingeben (1. Löschen, 2. Hintereinander weg eingeben).

Hintergrund: Die Textverarbeitung setzt sich zwischen das "$"-Zeichen und das "["-Zeichen. Leider ist das nicht direkt sichtbar. Eine entsprechende Fehlermeldung wird beim Erstellen des Briefes daraufhin ausgegeben.

Serienbriefe funktionieren nicht, aber Einzelbriefe funktionieren.

Lösung: Leerzeichen hinter die Kommandos "fusszeile", "anrede", "adressfeld_empfaenger" und "einleitung" setzen.

Hintergrund: Es wird mit Libre Office gearbeitet. Hier können die Textmarken nur dann verwendet werden, wenn hinter den Serienbrief-Kommandos "fusszeile", "anrede", "adressfeld_empfaenger", "einleitung" ein Leerzeichen steht. Das Absatzende (Enter) darf nicht unmittelbar folgen (LibreOffice-Bug).

Leerzeichen aus Vorlage weg

Lösung: Geschütztes Leerzeichen: ⌃Ctrl + ⌥Opt + Leertaste

Weitere bekannte Probleme

  • Automatisches Reparieren wird bei Word manchmal nicht ausgeführt. Dann hilft ein nochmaliger Klick auf "Reparieren", auch wenn die grüne Lampe eine erfolgreiche Reparatur bereits anzeigt.
  • Symmetrie bei Klammersetzung überprüfen! Auf $[ muss nach dem Kommando ]$ folgen.

Brief-Popover in der Kartei

Das Popover wird angezeigt, wenn Sie in der Kartei auf einen Arztbrief klicken. So erhalten Sie schnellen Zugriff auf Ihren Arztbrief. Der Inhalt des Briefes kann angepasst werden, indem Sie doppelt auf den Empfänger klicken (Änderung des Briefes für den ausgewählten Empfänger) oder auf "Serienbrief bearbeiten" klicken (Änderung sämtlicher Briefe für alle Empfänger). Es ist auch möglich, die Anzahl der Empfänger anzupassen ("+"-Schaltfläche).

Wählen Sie einen Brief in der Kartei (in der medizinischen Dokumentation) aus, so öffnet sich automatisch ein neues Fenster (Kartei-Popover), welches schnellen Zugriff auf den Brief bietet.

Unterstützte Arbeitsabläufe

Diverse Arbeitsabläufe können im Popover-Fenster innerhalb der Kartei angesehen und genutzt werden. Dazu gehören:

  • Dokumentation und Druckstatus überwachen
  • Empfänger zum Serienbrief hinzufügen, ändern oder löschen
  • Serienbrief weiterschreiben
  • Individuelle, persönliche Änderungen an Einzelbriefen des Serienbriefes vornehmen

In der oberen Leiste des Fensters stehen Ihnen diverse Informationen und Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Das linke Auswahlmenü zeigt die Art des Karteieintrags (also ein Arztbrief) an. Zusätzlich können Sie das Datum und die Uhrzeit des Karteieintrags für den Brief anpassen. Auch stilistische Anpassungen sind über die "A"-Schaltfläche verfügbar. Im rechten Auswahlmenü ist "Brief" voreingestellt, da es sich um einen Arztbrief handelt.

Der darunterliegende Anzeigetext stellt dar, welcher Text in der Kartei selber angezeigt wird. Dazu gehören Informationen zum Druck-Status, dem Originalempfänger und eventuellen Empfängern weiterer Kopien.

In der Empfängerliste wird angezeigt, an wen der Arztbrief verschickt werden soll. Die Spalte "Original/Kopie" bestimmt, wer als Hauptempfänger das Original des Briefes erhält und wer zusätzliche Kopien bekommt. In der Spalte "Typ" wird zudem angezeigt, um welche Art Empfänger es sich handelt. Im dargestellten Fall geht der Brief an den Patienten, seinen Hausarzt, sowie die Krankenkasse. Allerdings können hier auch zum Beispiel noch Folgeärzte, weitere Ärzte, Fachärzte, Überweiser oder Berufsgenossenschaften angegeben werden. Die Spalte "Empfänger" betitelt zudem die Personen oder Institutionen namentlich.

Die Druckampel in der Spalte "Druck" zeigt an, ob der Brief noch nicht gedruckt wurde (rot), für den Druck freigegeben ist (gelb) oder bereits gedruckt wurde (grün). Die Druckampel kann per Klick in die Spalte geändert werden und dient ausschließlich als Gedächtnisstütze. Die letzte Spalte „Einzel“ zeigt an, ob einzelne Briefe aus dem Serienbrief bereits individuell nachbearbeitet wurden. Außerdem erhalten Sie Informationen darüber, wann ein Brief versandt wurde und wann die letzte Änderung an einem Brief vorgenommen wurde.

Unterhalb dieser Anzeige sind zusätzlich eine Reihe von Schaltflächen zu sehen:

Bearbeitung der Empfängerliste (in einem neuen Fenster): Hinzufügen und Löschen von Empfängern, Bearbeiten von Adressen
Vorschau der Arztbriefe sowohl in Original als auch die Kopien, Wechsel zwischen den Briefen per Pfeiltasten
(Tipp: Noch schneller kann diese Vorschau durch Drücken der Leertaste geöffnet werden)
Drucken des ausgewählten Briefs
Speichern der Kopie des Briefes in einem Ordner oder Export als PDF
(Tipp: Sie können die Brief-Datei auf per Drag&Drop auf den Schreibtisch bewegen)
Brief per Fax senden
Hinweis, der erscheint, wenn der Empfänger nicht für eArztbriefe vorgesehen ist
Brief per E-Mail senden
Öffnen des ausgewählten Briefes
Versand von Briefen über einen Online-Briefdienst

 

Achtung: Die Darstellung der Vorschau der Briefe kann sich vom tatsächlich ausgedruckten Brief unterscheiden. QuickLook ist nur geeignet, um den Inhalt zu überprüfen. Die exakte Darstellungsform können Sie nur Ihrer Textverarbeitung (z.B. Libre Office oder Word) entnehmen.

Im unteren Teil des Popovers befinden sich die Brief-Details. Hier können Sie den Druckstatus (gedruckt/freigegeben/nicht gedruckt) einsehen und verändern. Außerdem können Sie manuell das Druckdatum ändern. In dem leeren Auswahlmenü können Sie über die drei Punkte rechts persönliche Briefstatusvorschläge einpflegen und dann im Menü bei Bedarf auswählen.

Auf der rechten Seite der Brief-Details haben Sie die Möglichkeit, den Serienbrief zu bearbeiten oder komplett mit allen Kopien zu drucken.

Der untere Reiter gibt an, wer die letzte Änderung vorgenommen hat, welcher Benutzer den Brief erstellt hat, und für welchen Arzt dieser Arztbrief gilt.

Verändern der Empfängerliste

Nachdem Sie auf die "+"-Schaltfläche geklickt haben, öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten der Empfängerliste. Dieses Fenster ähnelt dem der Erstellung eines Briefes, weist aber nur ausgewählte Funktionen in Bezug auf die Adressaten auf. Hier können Sie Empfänger hinzufügen oder löschen, sowie die vorhandenen Adressen bearbeiten und anpassen. Anschließend müssen Sie die Änderungen mit einem Klick auf "Nur speichern" bestätigen. Daraufhin werden die Briefe angepasst.

Schnelle Vorschau mit QuickLook

Durch Klick auf das "Auge" öffnet sich die QuickLook-Vorschau. In dieser können Sie sämtliche Briefe schnell durchgehen und prüfen, indem Sie über die Pfeiltasten am oberen Rand zwischen den Briefen wechseln. Außerdem können Sie über die Schaltfläche "Öffnen" den jeweiligen Brief in Ihrem Textverarbeitungsprogramm ansehen und anpassen.

Warnungen

Wenn Serienbriefe mit "Serienbrief bearbeiten" geöffnet und eventuell verändert werden sollen, obwohl schon ein oder mehrere Briefe individuell verändert wurden, so warnt folgendes Fenster vor dem Überschreiben individueller Änderungen.

Faxen von Briefen

Prinzipiell genügt ein Klick auf "Fax", um den Faxvorgang auszulösen. Doch bevor es losgehen kann, müssen Sie den Treiber Ihres Faxgeräts installieren. Anschließend müssen Sie in tomedo® ein Druckprofil anlegen.

Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie Admin → Geräteeinstellungen → Drucker.
  2. Legen Sie über das "+"-Symbol ein neues Druckprofil an.
  3. Klicken Sie auf "phys. Drucker zuweisen" und tragen Sie in alle Felder, in denen später eine Faxnummer eingetragen werden soll, drei Nullen ein (also "000").

Hintergrund: tomedo® durchsucht später alle Einstellungen Ihres Druckers nach diesen drei xxx und ersetzt sie durch die richtige Faxnummer. Dieses Vorgehen ist notwendig, da jedes Faxgerät einen anderen Treiber hat und die Faxnummer in einem anderen Feld speichert – meist sogar in mehreren Feldern.

Nachdem Sie auf "Speichern" geklickt haben, klicken Sie im unteren Bereich des Fensters der Verwaltung auf die Schaltfläche "Zu den rechnerspez. Druckeinstellungen…". Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster. Dieses ist auch über die tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile aufrufbar.

Um den ausgewählten Drucker als Standardgerät für Faxe auszusuchen, müssen Sie nun noch folgendes tun:

  1. Klicken Sie in der Liste links auf den ausgewählten Drucker.
  2. Kreuzen Sie an der rechten Seite die Checkbox "Fax" an.
  3. Speichern Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche "OK".

Hinweis: Auch von hier aus können Sie über die Schaltfläche "zur Druckerprofilverwaltung" wieder in das vorherige Fenster wechseln und beispielsweise einen neuen Drucker hinzufügen.

Neben der Zuordnung als Standarddrucker für verschiedene Optionen kann in diesen Einstellungen zusätzlich angegeben werden, ob der Drucker als Standarddrucker für einzelne Formulare oder Briefvorlagen ausgewählt werden soll.

In der medizinischen Dokumentation in der Kartei sieht der Anzeigetext des Briefes dann wie folgt aus:

Druckdatum ändern

Administratoren haben die Möglichkeit, das Druckdatum nachträglich zu ändern. Wenn Sie als Administrator auf "Druckdatum ändern" klicken, ändert sich die Ansicht. Nun sieht das Brief-Popover unter Brief-Details ungefähr so aus:

Nun können Sie das Druckdatum ändern. Durch Klick auf das Schloss-Symbol auf der linken Seite können Sie diese Ansicht wieder schließen. Um das Drucksymbol zu löschen, klicken Sie auf die "–"-Schaltfläche auf der rechten Seite.

Hinweis: Das Druckdatum muss für jeden Brief (Original und Kopien) einzeln geändert werden.

Onlineversand von Briefen

Administratoren können Briefe und Rechnungen über einen Onlinebriefdienst versenden.

Der Onlineversand von Briefen erfolgt über das Brief-Popover. Bei der ersten Nutzung dieser Funktion wird der Nutzer nach seinem Einverständnis gefragt. Zudem öffnet sich ein Dokument, das Informationen über die Preise in Deutschland und die übertragenen Daten enthält. Das Einverständnis kann jederzeit in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges widerrufen werden.

Der Onlineversand von Rechnungen erfolgt über die Druckoption “als Brief aus tomedo versenden” in der Privatrechnungs-Verwaltung. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die Rechnungen bereits als PDF-Datei vorliegen und als gedruckt markiert wurden sein.

Im sich anschließend öffnenden Menü zum Versand als Onlinebrief kann eingestellt werden, ob der Druck in Farbe oder Schwarz-Weiß und einseitig oder als Duplexdruck erfolgen soll. Ebenso wird der Preis angezeigt. Beim Versand mehrerer Rechnungen können Sie außerdem zwischen der jeweils ersten Seite der Rechnungen wechseln.

Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare

NUR ADMINISTRATOR

In der Praxis benötigte Briefvorlagen und Dateien lassen sich über Admin → Briefvorlagen einspeisen und sortieren. Die Tabelle 1 gibt eine Übersicht aller vorhandenen Vorlagen. Über die Eigenschaft "sichtbar" können Sie Briefvorlagen in tomedo® anzeigen lassen. Die Eigenschaft "Formular" gibt an, ob die entsprechende Datei als Formular (Modus Datei: keine Textersetzungen bzw. keine Kommandos) oder als Brief (Modus Einzel und Modus Serie: Unterstützung von Textersetzungen bzw. Kommandos) verwendet werden soll.

Über die Spalte "Typ" können Sie sehen, woher die Vorlagen stammen. Das blaue "Z" zeigt an, dass es sich um eine mitgelieferte Vorlage von zollsoft handelt. Vorlagen mit der roten tomedo®-Tomate stammen aus dem Tausch-Center. Wenn kein Symbol zu sehen ist, handelt es sich um eine selbst hinzugefügte Vorlage.

Rot markierte Einträge sind nicht vorhanden, lila markierte müssen noch repariert werden.

Interne Vorlagen sind in Orange dargestellt. Für die Funktion von tomedo® ist es wichtig, dass diese Vorlagen nicht gelöscht werden.

Die untere Tabelle "Sichtbar" 2 zeigt – nach Formularen und Vorlagen sortiert – alle sichtbaren Briefvorlagen an. Auf der rechten Seite ist eine Vorschau 3 des momentan ausgewählten Briefes zu sehen.

Der Bereich unterhalb der Vorschau 4 zeigt zusätzliche Informationen über die ausgewählte Briefvorlage an. Dazu gehören das Datum der Erstellung, die Größe der Datei, zusätzliche Informationen, eventuell zugeordnete Kategorien, sowie welcher Drucker als Standard für diese Vorlage ausgewählt ist. Außerdem kann ein Kartei-Kürzel für die Vorlage angelegt werden.

Über das rechte Feld 5 können Dateien, die nicht vorhanden sind oder repariert werden müssen, über Drag & Drop in die entsprechende Vorlage eingefügt werden.

Wenn es sich bei der ausgewählten Vorlage um eine interne, durch zollsoft ausgelieferte Vorlage handelt, so stehen Ihnen zwei weitere Schaltflächen 6 zur Verfügung. Über "Serverversion" können Sie die aktuellste Version der Vorlage herunterladen. Sollten Sie bereits über diese Version verfügen, erscheint ein Hinweis von tomedo®. Außerdem können Sie über die "Historie" alle vorherigen Versionen der Vorlage einsehen.

Auf der linken Seite sehen Sie alle Versionen, die aktuell oder in der Vergangenheit in Ihrem tomedo® installiert worden sind. Dabei ist sowohl das Erstellungsdatum als auch der Nutzer, welcher die Vorlage hinzugefügt hat, ersichtlich.

Wenn Sie eine vergangene Version anklicken, haben Sie die Möglichkeit, diese über die entsprechende Schaltfläche unten wieder herzustellen. Über die Schaltfläche "zurück zur Übersicht" gelangen Sie wieder in die Vorlagenverwaltung.

Vorbereitung

Bitte lesen Sie vorher die Hilfen zum Erstellen von Briefen und Brief-Popover in der Kartei.

Hinzufügen von Vorlagen

Briefvorlagen-Formulare können (gewöhnlich als .doc-, .docx- oder .pdf-Datei) einfach in die Tabelle 1 gezogen werden. Daraufhin wird eine neue Vorlage erstellt. Alternativ können Sie auch eine Datei in die Drop-Zone (Datei-Symbol 5) schieben. Dann wird die selektierte Vorlage überschrieben. Sie könne auch aus der Drop-Zone die Datei auf den Desktop schieben, um eine Kopie zu erstellen.

Formulare-Dateipool für die Praxis

Für Formulare, auf die über die Briefschreibung zugegriffen werden kann, bieten sich schnelllebige oder seltene Formulare an, deren Implementierung in tomedo® zu aufwendig wäre. Das Praxispersonal kann sich solch eine Vorlage über den Brieferstell-Dialog in die Kartei des Patienten übernehmen, elektronisch ausfüllen und ausdrucken (z.B. für PDF-Dateien die Programme Vorschau oder Adobe Reader). Achten Sie darauf, dass das entsprechende Formular in der Tabelle erscheint und als sichtbar und über die Checkbox als Formular markiert ist. Nur dann hat das Praxispersonal den richtigen Zugriff.

Briefvorlagen – Automatisches Ausfüllen von Textmarken

Arztbriefe unterscheiden sich in tomedo® von Formularen durch die Möglichkeit, gesetzte Textmarken gezielt durch spezifische Informationen über den Patienten, Schein, etc. zu ersetzen. Die Adresse des Empfängers soll im Serienbrief beispielsweise individuell angepasst werden, während der Hauptinhalt konstant bleibt. Auch können patientenspezifische Karteieinträge automatisch übernommen werden.

Dafür gibt es in tomedo® einige Kommandos, die bei der Erstellung einer Briefvorlage angewendet werden können. Die zugehörige Skript-Sprache in tomedo® heißt ZSBriefBasic und befindet sich in ständiger Weiterentwicklung, um den Ansprüchen verschiedener Praxen gerecht zu werden.

tomedo® setzt auf DOCX als offenes Datei-Format für formatierten Text. Deswegen ist es möglich, dass jeder seine eigene Lieblings-Textverarbeitung verwenden kann, solange sie .docx zum Lesen und Speichern unterstützt. Microsoft Word und Libre Office unterstützen diesen Standard gut.

Trotzdem muss bei der Erstellung von Briefvorlagen die Kompatibilität geprüft werden. Daher ist es empfehlenswert, dieselbe Textverarbeitung praxisweit einzusetzen. Andernfalls sollte die Vorlage auf allen eingesetzten Textverarbeitungen getestet werden.

Empfohlenes Vorgehen für Textmarker

  1. Wählen Sie die "kompatibelste" Textverarbeitung für das Erstellen der Vorlage, falls Sie mehrere einsetzen. (Erst MS Word, dann Libre Office, dann alle anderen.)
  2. Designen Sie die Vorlage ohne Kommandos (in der Textverarbeitung).
  3. Ergänzen Sie die Kommandos möglichst in einem Rutsch (in der Textverarbeitung).
  4. Klicken Sie auf "Repariere Vorlage" in tomedo®, um ggf. automatisch Anpassungen vornehmen zu lassen.

Kommandos von ZSBriefBasic werden durch die Anfangssequenz $[ und die Endsequenz ]$ gekennzeichnet, also allgemein $[Kommandoname]$ oder als Beispiel: $[adressfeld_empfaenger]$ .

Kommandos können im Kontext der Briefschreibung, aber auch für interne Vorlagen verwendet werden (interner Kontext).

Folgende interne Vorlagen werden derzeit von tomedo® angewendet

  • Einkaufsliste
  • Kalendertag
  • Karteiexport
  • Laborbefund mit Text
  • Laborbefund ohne Text
  • Laborwerteverlauf chronologisch
  • Laborwerteverlauf kumulativ
  • MarcumarplanKE
  • Medikamentenplan
  • Nur Adressfeld, DIN A4
  • Patientenliste
  • Patiententermine
  • Rezept

Achtung: Interne Vorlagen (gekennzeichnet durch ) müssen zwingend vorhanden sein, damit tomedo® einwandfrei funktioniert.

Achtung: Die Vorlage wird über Ihren Namen identifiziert (wie in der Spalte "Vorlage" angegeben).

Vollständige Kommandoliste ZSBriefBasic

Info: Eine vollständige Liste aller verfügbaren Briefkommandos finden Sie unter Admin → Briefkommando-Liste sowie der Schaltfläche "Kommandos" im Fenster der Briefvorlagen.

Für den Administrator empfiehlt es sich, mit dem mitgelieferten Testdokument für BriefBasic zu arbeiten. Das Testdokument ist in der Vorlagenverwaltung standardmäßig als "nicht sichtbar" gekennzeichnet. Zum Testen können Sie hier das Flag auf sichtbar schalten und die Vorlage im Erstell-Dialog ausfüllen lassen. Die normalen Platzhalter-Befehle können so schnell auf Ihre Funktion hin geprüft werden. Die Kommandos mit Argument sind weiter unten erklärt.

Hinweis: Benutzen Sie immer "Repariere Vorlage". Daraufhin erscheint in der Vorlage ein grünes Ampelsymbol.

Die Kommandoliste ist unterteilt in verschiedene Kategorien von Briefkommandos. Am häufigsten werden Kommandos aus der Kategorie "Platzhalter" und den dortigen Unterkategorien "Text", "Text mit Parameter" und "Tabelle" verwendet. Für diese drei Kategorien wird in der unteren Leiste jeweils das vollständige Kommando zum Kopieren in die Briefvorlage angezeigt. Für die Kategorie "Text" gibt es zusätzlich die Schaltfläche "Beispielspalte ausfüllen". Ist eine Kartei geöffnet, so wird nach Klick darauf jedes in der Tabelle angezeigte Kommando ausgeführt.

Achtung: Wenn Sie im Suchfeld keinen Filter angegeben haben, kann dies zum Absturz von tomedo® führen.

Befehle der Kategorie "Text" können ohne weitere Angaben in Briefvorlagen eingesetzt werden.

Beispiele: $[anrede]$, $[adressfeld_empfaenger]$, $[patient_id]$

Hinweis: Sie können auch Textbausteine in Form von Briefkommandos verwenden. Das zugehörige Kommando ist $[Kürzel eines Textbausteins]$.  Wenn Sie beispielsweise einen Textbaustein mit dem Kürzel "Beispieltext" besitzen, lautet das zugehörige Briefkommando $[Beispieltext]$ Bitte beachten Sie dazu die Hinweise im Abschnitt Textbaustein-Platzhalter zum Einfügen von Datum, Diagnose, etc. 

Befehle mit Parameter

Bei Kommandos mit Parametern (Admin → Briefkommando-Liste → Platzhalter → Text mit Parameter) werden die einzelnen Parameter jeweils durch ein Leerzeichen (Space) getrennt. Einige Kommandos akzeptieren als Parameter auch Befehle, die selbst Parameter erfordern. Diese Parameter werden in eckigen Klammern [_ _ _] zusammengefasst. Je nach Kommando können auch optionale Parameter vorhanden sein.

Wird als Parameter ein Text verlangt, so werden auszugebende Leerzeichen durch _ dargestellt.

Im Ausgabeformat bestimmter Kommandos (z.B. if, if_then, kommandorahmen) können auch die Steuerbefehle \t (Tabulator) und \r\n (neuer Absatz) verwendet werden.

Diese Befehle können jeweils einzeln getestet werden, indem im Anzeigefeld des Befehls die gewünschten Parameter mit angegeben werden.

Selektion von Karteieinträgen

Nutzen Sie das x-Kommando (Admin → Briefkommando-Liste → Medizinische Dok. → x), um Karteieinträge automatisch oder in Auswahl zu übernehmen. Sie können verschiedene Formatierungseinstellungen vornehmen und in Klammern (_ _ _) angeben, welche Karteieinträge zusammengefasst dargestellt werden sollen. Durch Klick auf "Beispiel" wird das Kommando für die aktuell gewählte Kartei ausgeführt.

Zur Übernahme von Labordaten stehen die Kommandos "lab" und "labor" zur Verfügung. Der "lab"-Befehl kann in eine vorgegebene Tabelle eingesetzt werden oder dient für eine blockweise Darstellung der Ergebnisse. Der Befehl "labor" erzeugt eine eigene Tabelle mit den angegebenen Parametern. Analog zum "labor"-Befehl kann mit dem Kommando "medikamentenplan" eine Tabelle des Medikamentenplans erstellt werden.

Im Reiter "dmp" stehen Kommandos zur Übernahme von Einträgen aus DMP-Dokumentationen zur Verfügung. Für den Zeitraum kann entweder ein bestimmtes Quartal, das jeweils aktuelle Quartal oder das Datum der letzten Dokumentation gewählt werden. Bei expliziter Auswahl eines Quartals wird die zuletzt abgeschlossene Dokumentation vom Quartal des Formularjahres verwendet.

Sofern Sie das Programm ImpfDocNE® zur Dokumentation von Impfungen verwenden, steht Ihnen auch der Befehl für den Impfstatus zur Verfügung. Damit wird eine Tabelle aller geplanten und bereits durchgeführten Impfungen erzeugt.

Expertenteil (für Administratoren und zollsoft-Mitarbeiter)

Es besteht die Möglichkeit, über sogenannte Key-Paths auf bestimmte Attribute zuzugreifen. Die allgemeine Syntax dafür lautet:

$[&some.keypath]$

wobei "some" eines der Objekte "p" (Patient), "pr" (Rechnung) oder "termin (Termin) ist, und "keypath" ein relativer Pfad zu einem Patienten-, Rechnungs- oder Termin-Objekt ist.

Sie finden die Übersicht der Keypaths unter Admin → Briefkommando-Liste im Reiter "Keypath".

Um Keypaths auszuprobieren, können Sie eine Testperson auswählen. Über die "+"-Schaltfläche 1 wird von tomedo® ein beliebiger Patient mit vorhandener Rechnung ausgewählt. Sie können allerdings zum Beispiel auch eine konkrete Patientennummer in das entsprechende Feld eintrage, um einen Patienten nach Wahl zu laden.

Über den Konfigurator 2 können Sie nun verschiedene Keypaths testen, die Ihnen unter Einbezug des gewählten Patienten angezeigt werden.

In der ersten Zeile 3 kann der Keypath eingegeben werden. Dabei geht es nur um das Objekt und eventuelle Attribute, da "$[&" am Anfang und "]$" am Ende bereits automatisch angegeben sind. Wenn Sie zum Beispiel nur das Objekt "p" oder "pr" eintragen und die Enter-Taste betätigen, erscheint im Feld "Attribute" 4 eine Liste von möglichen Attributen, die Sie mit diesem Objekt kombinieren können.

Wenn Sie in den Attributen eine Zeile angeklickt haben, wird diese automatisch oben dem Keypath hinzugefügt 5. In diesem Fall wurde an das "p" also das Attribut "authorFirstName" angehängt.

Im Ergebnisfeld 6 unterhalb des Keypaths wird anhand des Testpatienten angezeigt, welche Antwort das System für den entsprechenden Keypath gibt. Im Beispiel ist also "Max" als Vorname des Patienten "Max Mustermann" angegeben. So können Sie sich mit den Keypaths vertraut machen und einsehen, wie eventuelle Ergebnisse aussehen, wenn Sie diese in Briefen oder Formularen verwenden möchten.

Um das letzte angehängte Attribut wieder zu entfernen, klicken Sie auf die Pfeil-Schaltfläche 7. So gelangen Sie auch automatisch zurück in die Auswahl, in welcher Ihnen alle zur Verfügung stehenden Attribute im unteren Feld aufgelistet werden.

Wollen Sie weitere Beispiele für Keypaths und ihre Ergebnisse sehen, können Sie auch auf den Reiter "Beispielliste" 8 klicken.

Briefumschlag bedrucken

Der Briefumschlagdruck erfolgt über das Menü Formular → Briefumschlag. Zur Bedruckung des Briefumschlags bietet tomedo® Standardvorlagen für verschiedene Empfänger:

  • BG
  • Hausarzt
  • KV
  • Patient
  • Facharzt
  • Überweiser
  • Rücksendeumschlag

Je nachdem, in welchem Format und zu verwendeten Druckprofil der Briefumschlag zu bedrucken ist, kann im Auswahlmenü eine entsprechende Option gewählt werden:

Im oberen Block 1 wird die Einstellung für das Druckprofil angewendet, welches für das Formular "Briefdruck" (= Bezeichnung des Formulars, Kürzel: "Briefdr") hinterlegt ist. Für diesen festen Umschlagtyp ist auch Nadeldruck möglich.

Im unteren Block 2 stehen für den Ausdruck die unterschiedlichen CustomFormulare mit der Einstellung "Vorschlag für Umschlagdruck" (in der Formularverwaltung) zur Verfügung. Diese ausgelieferten CustomFormulare sind bereits für unterschiedliche Größen konfiguriert und ermöglicht somit den Ausdruck des Briefumschlags in verschiedenen Größen. Wird nun diese Option gewählt, öffnet sich folgender Abfragedialog:

An dieser Stelle kann der Umschlagtyp 1 für den Briefumschlag ausgewählt werden. Der hier verwendete Umschlagstyp wird als Standard in den Einstellungen gespeichert und wird beim wiederholten Druck defaultmäßig angeboten. Über die drei Punkte 2 gelangen Sie in die Formularverwaltung, wo gegebenenfalls das CustomFormular für den Briefumschlagdruck angepasst werden kann. Schauen Sie auch in das Handbuchkapitel für die Formulare. Mit Aktivieren der Checkbox 3 erscheint der Abfragedialog nicht mehr.

Soll dieser Abfrage generell nicht erscheinen, kann das auch in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail deaktiviert werden. Außerdem kann hier ein Standard-Formular definiert werden, welches im Abfragedialog vorausgewählt wird.

Druckerprofil für Briefumschlag setzen

Achtung: Es ist wichtig, dass die Größe und die Ausrichtung, welche im CustomFormular hinterlegt sind, zur Druckerkonfiguration im Druckerprofil passen. Ist zum Beispiel im CustomFormular die Seitengröße C4 quer eingestellt, sollten auch in der Druckerkonfiguration das Papierformat C4 und die Ausrichtung Querformat gesetzt sein.

Welches Druckprofil für welches Formular und CustomFormular zu verwenden ist, kann an unterschiedlichen Stellen in tomedo® definiert werden:

  • Option 1: In den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile. Hier können die Formulare auf der rechten Seite für den ausgewählten Drucker aktivieren. Mehr Informationen zur Anlage von Druckerprofilen finden Sie im entsprechenden Handbuchkapitel.
  • Option 2: Im Menü unter Admin → Formulare. In der Formularverwaltung kann für jedes Formular das zu verwendende Druckprofil im Auswahlmenü ausgewählt werden.

Internetmarke / E-Porto

Übersicht über den Service Internetmarke Drucken der Deutschen Post AG

Der Service Internetmarke Drucken (oder E-Porto) der Deutschen Post AG ermöglicht es dem Nutzer, eine Internetmarke zu erstellen und diese automatisch zu Briefen hinzuzufügen. Für die Nutzung dieses elektronischen Services wird ein Online-Konto bei der Deutschen Post AG (https://portokasse.deutschepost.de/portokasse/#!/) benötigt. Die Bezahlung der Internetmarken erfolgt über ein Prepaid System. Bitte prüfen Sie die Verwendungsbedingungen und Bezahlungsarten des Online-Services der Deutschen Post AG.

Vor der Ausstellung einer Internetmarke muss der Nutzer die zu verwendende Briefart angeben. Der fällige Betrag für die Frankierung wird vom angegebenen Online-Konto abgebucht und vom Online-Service der Deutschen Post AG eine elektronische Frankiermarke zur Verfügung gestellt. Diese wird als Internetmarke mit kombiniertem Adressen- und Frankierfeld zurückgeliefert und in den betreffenden Brief automatisch eingefügt.

Hinweis: Der Service der Deutschen Post AG sendet für jede gekaufte Internetmarke eine separate E-Mail an die im Online-Konto angegebene E-Mail-Adresse.

Einrichtung der Internetmarke

NUR ADMINISTRATOR

Unter dem Menüpunkt "Admin" existiert der Bereich "Kontenverwaltung Internetmarke".

Internetmarke einrichten

Über die Schaltfläche "Zur Registrierung" 1 gelangen Sie zur Internetseite der Deutschen Post AG, wo Sie das benötigte Online-Konto für die Internetmarke erstellen können. Im Bereich "Eporto-Konto verwalten" 2 geben Sie dann die Kontodaten des Online-Kontos bei der Deutschen Post AG ein.

Mit der Schaltfläche "Testen & speichern" 3 wird die Konfiguration geprüft und gespeichert. tomedo® weist Sie dabei automatisch auf Fehler bei den Kontodaten hin.

Jeder Arzt, der die Internetmarke verwenden will, benötigt ein Online-Konto. Sie können ein vorhandenes Online-Konto für mehrere Ärzte 5 verwenden. Bei Bedarf können Sie ein Online-Konto für eine Betriebsstätte 4 hinterlegen.

Verwendung der Internetmarke in der Briefschreibung

In der Briefschreibung kann der Nutzer wählen, ob für alle Briefe oder nur ausgewählte Briefe die Internetmarke verwendet werden soll. Hierbei wird stets die "Internetmarke mit kombinierten Adressbereich" verwendet.

Nach Öffnen der Briefschreibung kann der Brieftyp ausgewählt werden (z.B. zollsoft Arztbrief). Durch Auswahl der Empfänger kann festgelegt werden, an wen der Brief adressiert ist und wer gegebenenfalls Kopien erhält.

Internetmarke Briefschreibung

Als Nächstes wird festgelegt, welche Briefe mit einer Internetmarke frankiert werden.

Mit der Schaltfläche “Alle frankieren” 1 werden alle erstellten Briefe mit einer Internetmarke frankiert. Um dies wieder rückgängig zu machen, steht Ihnen die Schaltfläche "Keine frankieren" 2 zur Verfügung.

In der Liste der erstellten Dokumente 3 wird für jedes Dokument über die Selektion in der Spalte IM (= Internetmarke) festgelegt, ob für dieses Dokument die Internetmarke verwendet wird.

Nach Betätigung der Schaltfläche Drucken erscheint für alle Dokumente mit Internetmarke ein Fenster “Internetmarke anfordern” zum Erwerb der Internetmarke.

Internetmarke Anfordern

In diesem Fenster werden verschiedene Informationen für den Kauf der Internetmarke angezeigt. Unter anderem sehen Sie das verwendete Online-Konto bei der Deutschen Post AG, eine Zusammenfassung der Nutzungsbedingungen, die Absenderadresse und die Empfängeradresse des Briefes, der Kontostand des Online-Kontos, die verwendete Briefmarke (vom Nutzer auszuwählen), ein Link zu den AGBs des Internetmarke-Service der Deutschen Post AG, die Anzeige der Anzahl der Briefe und eine Schaltfläche zum Kauf der Internetmarke.

Der obere Bereich 1 enthält Online-Konto-Informationen und Nutzungsbedingungen. Unter den Adressdaten finden sich die entsprechenden Angaben des Absenders 2 und des Empfängers 3. Der Kontostand des verwendeten Online-Kontos 4 wird darunter aufgeführt.

Daraufhin muss die zu verwendende Briefart 5 vom Nutzer eingetragen werden. Danach werden die Kosten der Internetmarke 6 angezeigt.

Nach Bestätigung der AGBs 7 über die Checkbox kann die Internetmarke mit der Schaltfläche "Zahlungspflichtig bestellen" 8 gekauft werden.

Die Internetmarke mit kombinierten Adressfeld wird vom elektronischen Service der Deutsche Post AG mit den angegebenen Daten erstellt. (Falls die Adressdaten ein Problem erwarten lassen, werden Sie gesondert darüber informiert.)

Die Internetmarke ist jetzt ein Bestandteil des Briefs und wird mit diesem ausgedruckt. Die Positionierung der Internetmarke mit Adressdaten passt zu dem Standard DIN A4 Briefumschlag mit Sichtfenster.

Erstellung eines Custom-Formulars mit Internetmarke

NUR ADMINISTRATOR

Die Internetmarke kann optional auch in Custom-Formularen verwendet werden. Hiermit besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die Internetmarke direkt auf Briefumschläge zu drucken.

Dafür gibt in der Custom-Formular-Verwaltung zwei zusätzliche Elemente. Das sind der "Internetmarke Frankierbereich" und der "Internetmarke Adressbereich". Die Elemente sind exklusiv. Das bedeutet: Ein Custom-Formular mit einem Element "Internetmarke Frankierbereich" und einem Element "Internetmarke Adressbereich" auf dem gleichen Formular kann nicht gedruckt werden!

Das Element "Internetmarke Frankierbereich" ist eine Internetmarke, die nur aus der Frankiermarke besteht. Dieses Element kann immer nur in der linken oberen Ecke positioniert werden.

Das Element "Internetmarke Adressbereich" ist eine Internetmarke mit kombinierten Adressbereich und Frankiermarke. Dieses Element wird auch in der Briefschreibung verwendet.

Die Formularverwaltung öffnen Sie über Admin → Formulare. Zuerst muss ein neues Formular erzeugt werden. Das Formular ist auszuwählen und mit passenden Namen und Eigenschaften zu erstellen.

Im Custom-Formular wird dann die Papiergröße 1 festgelegt und ein neues Element 2 hinzugefügt. Für dieses Element ist der Elementtyp "Internetmarke Adressbereich" 3 zu wählen.

Dieses Element kann an vier verschiedenen festen Bereichen (V1, V2, V3 oder V4) platziert werden. Im dargestellten Beispiel 4 wurde die Internetmarke an Position V1 positioniert.

Mit der Schaltfläche “OK” wird das Custom-Formular gespeichert.

Internetmarke Custom Formular

Verwendung der Internetmarke in Custom-Formularen

Um das erstellte Custom-Formular zu verwenden, muss es zum Beispiel in der Kartei aufgerufen werden. Weiter muss der gewählte Arzt 3 die Berechtigung besitzen, die Internetmarke zu verwenden (siehe Einrichtung der Internetmarke).

Hinweis: Bei der Verwendung eines Custom-Formular mit Internetmarke kann die Schnelldruckfunktion 1 nicht verwendet werden.

Nach Betätigen der Schaltfläche “Drucken” 2 wird das Fenster “Internetmarke anfordern” geöffnet.

Für den weiteren Ablauf siehe den Abschnitt Verwendung der Internetmarke in der Briefschreibung.

Internetmarke Custom Formular Verwenden

Laborkommando lab

Die Laborkommando lab Liste finden Sie unter Admin → Briefkommando-Liste → Medizinische Dok. → lab.

Die Standardkonfiguration

$[lab block]$ => Übernimmt Labordaten als Block pro Testzeile. Dafür können Sie einfach Kommando $[lab block]$ direkt in den Text übernehmen.

$[lab tabelle]$ => Übernimmt Labordaten in Tabellenform. Eine 7-spaltige Tabelle in Ihrer Textverarbeitung wie folgt erstellen:

Eingangsdatum, ID, Test, Ergebnis, Einheit, Normalwert, Normbereich

So können Sie Spaltenbreiten frei konfigurieren. Beachten Sie, dass die Tabelle in diesem Fall 7 Spalten haben muss (Standardkonfiguration), und dass in jeder Tabellen-Zelle Text stehen muss, beispielsweise in diesem Fall „text“.

Hintergrund: Das Kommando trägt ausgehend von der letzten Tabellenzelle die Labordaten ein. Die Anzahl der Zeilen wird automatisch generiert. Die Anzahl der Spalten hingegen muss fest in der Briefvorlage vorgegeben sein.

Laborkommando lab – Frei konfigurierbar

Stufe 1

Jedes Labor ist anders und speichert Daten in unterschiedlichen Feldern ab.

Über Admin → Briefkommando-Liste → Medizinsche Dok. → lab können Sie nachschauen, in welchen Feldern die gewünschten Informationen gespeichert sind. Mit Beispiel-Testzeilen aus Ihren Daten können Sie sich einen Überblick verschaffen.

Links sind die auswählbaren Testzeilen aus ihren Daten, um unterschiedliche Datensätze zu sehen. Rechts finden Sie die verfügbaren Spalten für die freie Konfiguration.

Stufe 2

Anschließend können Sie Ihre gewünschten Spalten direkt im Kommando angeben:

$[lab block testident,ergebniswert,normbereich]$

Falls Sie die Bezeichnung für die Zeilen noch ändern wollen, können Sie im dritten Argument diese eingeben, z.B.:

$[lab block testident,ergebniswert,normbereich Test,Ergebnis,Normbereich]$

Natürlich können Sie auch Ihre Laborwerte wieder in Tabellenform übernehmen. Achten Sie allerdings darauf, dass die Spaltenzahl in Ihrer .docx-Tabelle mit der Spaltenanzahl aus dem lab-Kommando übereinstimmen muss – also im obigen Fall drei Spalten.

 

Test

Ergebnis

Normbereich

$[lab tabelle testident,ergebniswert,normbereich]$

text

text

Laborkommando lab – Anwendung

Im Dialog zur Brieferstellung können Sie nun Ihre erstellte Briefvorlage auswählen. Über die Schaltfläche "lab" bestimmen Sie, welche Befunde in den Arztbrief übernommen werden sollen.

Das x-Kommando

Erstellung von x-Kommandos

Die Fenster zur Erstellung von x-Kommandos finden Sie unter Admin → Briefkommandos → Medizinische Dok. → x. An dieser Stelle stehen Ihnen zwei verschiedene Funktionen zur Verfügung:

  • Über die Auswahlmöglichkeiten können Sie neue x-Kommandos erstellen.
  • Durch Einfügen eines bestehenden x-Kommandos in die Zeile "Platzhalter" können Sie herausfinden, welche Einstellungen diesem x-Kommando zugrunde liegen. Sobald ein x-Kommando eingetragen wird, passen sich die Filter oben automatisch an, um anzuzeigen, welche für dieses Kommando genutzt wurden.

Hinweis: Nutzen Sie das Kommando-Fenster, um Ihr individuelles x-Kommando zur Übernahme von Karteieinträgen in Artzbriefen zu konfigurieren.

Die allgemeine Struktur des x-Kommandos lautet:

[x a b₁b₂b₃ c₁c₂ d₁d₂d₃d₄ e₁e₂e₃e₄ f g₁g₂].

Die Bedeutung der Parameter a, b₁, b₂, … , g₂ in diesem x-Kommando und welche Werte diese Parameter annehmen können, wird im Folgenden erläutert.

Die Parameter im x-Kommando

Der Parameter a

Mit dem Parameter a könnne Sie steuern, von welchen Karteieinträgen das x-Kommando ausgelesen werden.

Der Parameter a kann z.B. diese Werte mit folgenden Bedeutungen annehmen:

alle Karteieinträge werden ausgelesen
BES nur Karteieinträge vom Typ BES werden ausgelesen
-(BES),… alle Karteieinträge außer vom Typ BES werden ausgelesen
BES,… erst werden die Karteieinträge vom Typ BES und dann alle anderen ausgelesen
(ANA;BES) es werden nur die Karteieinträge vom Typ ANA und BES ausgelesen
(ANA;BES),UNF es werden zuerst die Karteieinträge vom Typ ANA und BES und danach UNF ausgelesen
(ANA;BES),… es werden zuerst die Karteieinträge vom Typ ANA und BES und dann alle anderen ausgelesen

Der Parameter b₁

Mit dem Parameter b₁ können Sie einschränken, welche Anzahl an Karteieinträgen angezeigt werden.

Es gibt die folgenden Möglichkeiten, Werte für b₁ auszuwählen:

  • b₁ = inf oder _ für keine Einschränkung der Anzahl der Karteieinträge
  • jegliche natürliche Zahl (z.B. b₁ = 1 oder b₁ = 18) für eine genaue Anzahl an Karteieinträgen, die höchstens angezeigt wird

Der Parameter b₂

Mit diesem Parameter können Sie die angezeigten Karteieinträge in Abhängigkeit von der Auswahl in der Karteikarte einschränken.

Es gibt diese Möglichkeiten:

  • b₂ = all oder _ → keine Einschränkung
  • b₂ = sel → nur markierte Karteieinträge werden angezeigt
  • b₂ = inv_sel → nur nicht-markierte Karteieinträge werden angezeigt

    Spezialfall: Wenn Sie bei tomedo® als Radiologe hinterlegt sind, so wird im Fenster "Kommandoliste" für die x-Kommandoeinstellung für b₂ die zusätzliche Option "b₂ = bes" freigeschaltet. Diese Einstellung steht für den aktuellen Besuch.

    Der Parameter b₃

    Mit dem Parameter b₃ können Sie die angezeigten Karteieinträge in Abhängigkeit von deren Alter einschränken.

    Beispiele für mögliche Einstellungsoptionen:

    • inf oder _ = keine Einschränkung
    • 2d = maximal zwei Tage alt
    • 1M = maximal einen Monat alt
    • 1q = maximal ein Quartal
    • 1y = maximal ein Jahr alt
    • L = seit letztem Brief an gleichen Empfänger (ohne min-max Einstellmöglichkeit)
    • aq = aktuelles Quartal
    • 2-d = minimal zwei Tage alt
    • 2-3d = minimal 2 Tage, maximal 3 Tage alt

    Die im Folgenden diskutierten Parameter c₁, c₂, d₁, d₂, d₃, d₄, e₁, e₂, und e₄ beziehen sich auf die sogenannten Sammelbezeichner und Typbezeichner.

    Sammelbezeichner und Typbezeichner

    Die im Folgenden diskutierten Parameter c₁, c₂, d₁, d₂, d₃, d₄, e₁, e₂, und e₄ beziehen sich auf die sogenannten Sammelbezeichner und Typbezeichner. Diese beiden Begriffe sollen zunächst einmal an einem Beispiel erklärt werden.

    Die folgende Ausgabe wurde für einen Patienten mit einem x-Kommando erzeugt, indem über den Parameter b₁ = ANA,BEF zuerst Anamnese und dann Befunde ausgelesen wurden.

    Für dieses Beispiel sind die Sammelbezeichner das fettgedruckte Wort "Anamnese" über der Auflistung von Anamnesen und das fettgedruckte Wort "Befund" über dem ersten Befund. Typbezeichner sind die beiden nicht-fettgedruckten Wörter "Anamnese" für die beiden Anamnesen und die nicht-fettgedruckten Wörter "Befund" für die drei Befunde.

    Hinweise:

    • Wie im folgenden noch erläutert wird, können Sie mit den x-Kommandos auch steuern, ob die Sammel- und Typbezeichner fett oder nicht fett gedruckt werden. Dass in diesem Beispiel die Sammelbezeichner fett gedruckt und die Typbezeichner nicht fett gedruckt worden sind, dient lediglich zur einfacheren optischen Unterscheidung dieser beiden Bezeichnertypen.
    • Wenn in dem vorliegenden Beispiel der Parameter b₁ stattdessen b₁ = (ANA;BEF) lauten würde (also Anamnesen und Befunde nicht separat nacheinander aufgelistet werden), dann haben Sie nur einen Sammelbezeichner, welcher sich nach dem obersten Karteieintrag in der Auflistung richtet. Die Ausgabe für das obige Beispiel sähe dann so aus:

    Ein Sonderfall liegt vor, wenn Dauerdiagnosen und Diagnosen zusammen aufgelistet werden (also b₁ = (DDI;DIA)): Dann lautet der Sammelbezeichner immer Diagnosen unabhängig davon, ob der oberste Karteieintrag in der Auflistung vom Typ Diagnose oder Dauerdiagnose ist.

    Der Parameter c₁

    Der Parameter c₁ steuert über die folgenden Werte, ob der Sammelbezeichner fettgedruckt wird:

    • c₁ = J → Sammelbezeichner wird fettgedruckt
    • c₁ = N → Sammelbezeichner wird nicht fettgedruckt

    In den beiden obigen Beispielen hat dieser Parameter den Wert J.

    Der Parameter c₂

    Der Parameter c₂ steuert über die folgenden Werte, ob der Typbezeichner fettgedruckt wird:

    • c₂ = J → Typbezeichner wird fettgedruckt
    • c₂ = N → Typbezeichner wird nicht fettgedruckt

    In den beiden obigen Beispielen hat dieser Parameter den Wert N.

    Der Parameter d₁

    d₁ kontrolliert den Zeilenvorschub nach dem Sammelbezeichner.

    • d₁ = N → kein Umbruch
    • d₁ = J → neue Zeile
    • d₁ = A → neuer Absatz
    • d₁ = 2 → Leerzeile

    Der Unterschied zwischen "J" und "A" besteht insbesondere darin, dass in docx-Dokumenten für d₁= J bei Sichtbarmachung von Formatierungszeichen das Symbol ↵ für den Zeilenumbruch nach dem Sammelbezeichner auftritt. Bei d₁ = A tritt hingegen das Symbol für den Absatzumbruch ¶ auf.

    Für d₁ = 2 treten zwei Zeilenumbrüche nacheinander auf, die zu einer Leerzeile führen.

    In den beiden obigen Beispielen hat dieser Parameter den Wert J.

    Der Parameter d₂

    d₂ kontrolliert den Zeilenvorschub nach dem Typbezeichner. Analog zum Parameter d₁ gilt:

    • d₂ = N → kein Umbruch
    • d₂ = J → neue Zeile
    • d₂ = A → neuer Absatz
    • d₂ = 2 → Leerzeile

    In den obigen beiden Beispielen hat dieser Parameter den Wert J.

    Der Parameter d₃

    d₃ kontrolliert den Zeilenvorschub nach Karteieinträgen. Analog zum Parameter d₁ gilt:

    • d₃ = N → kein Umbruch
    • d₃ = J → neue Zeile
    • d₃ = A → neuer Absatz
    • d₃ = 2 → Leerzeile

    In den beiden obigen Beispielen hat dieser Parameter den Wert 2.

    Der Parameter d₄

    Damit dieser Parameter Auswirkungen hat, müssen Sie z.B. b₁ = ANA,BEF wählen.

    d₄ kontrolliert dann den Zeilenvorschub nach der Auflistung aller Karteieinträge vom ANA, bevor die Auflistung der BEF-Einträge beginnt.

    Analog zum Parameter d₁ gilt:

    • d₄ = N → kein Umbruch
    • d₄ = J → neue Zeile
    • d₄ = A → neuer Absatz
    • d₄ = 2 → Leerzeile

    In den beiden obigen Beispielen hatte dieser Parameter den Wert J, dies hat jedoch nur im ersten Beispiel Auswirkungen.

    Die Effekte von d₃ und d₄ addieren sich. Sie erhalten Sie z.B. für das erste der obigen Beispiele wegen d₃ = 2 und d₄ = J nach dem letzten ANA-Eintrag drei Zeilenumbrüche, die zu zwei Leerzeilen führen.

    Der Parameter e₁

    Mit dem Parameter e₁ kann gesteuert werden, ob der Typbezeichner angezeigt wird.

    • e₁ = J → Typbezeichner wird angezeigt
    • e₁ = N → Typbezeichner wird nicht angezeigt

    In den beiden obigen Beispielen war dieser Parameter auf J.

    Der Parameter e₂

    Mit dem Parameter e₂ kann gesteuert werden, ob das Datum des Karteieintrags angegeben wird.

    • e₂ = J → Karteieintragsdatum wird angezeigt
    • e₂ = N → Karteieintragsdatum wird nicht angezeigt

    In den beiden obigen Beispielen war diesen Parameter auf J.

    Der Parameter e₃

    Mit dem Parameter e₃ kann gesteuert werden, wie viel Text der Karteieinträge übernommen wird.

    • e₃ = N → ganzen Text der Karteieinträge übernehmen
    • e₃ = 0 → Text nicht einfügen
    • e₃ = 1 → nur ersten Absatz übernehmen
    • e₃ = 2 → nur zweiten Absatz übernehmen
    • e₃ = -2 → nur die ersten beiden Absätze übernehmen
    • e₃ = 2-3 → Absätze zwei und drei übernehmen

    Allgemein gilt: e₃ = n-m → n-ter Absatz bis einschließlich m-ter Absatz.

    In den obigen Beispielen war dieser Parameter auf N.

    Der Parameter e₄

    Mit dem Parameter e₄ kann gesteuert werden, ob der Sammelbezeichner angezeigt werden soll.

    • e₄ = J → Sammelbezeichner wird angezeigt
    • e₄ = N → Sammelbezeichner wird nicht angezeigt.

    In den obigen Beispielen war dieser Parameter auf N.

    Der Parameter f

    f beschreibt diverse Zusatzbedingungen und kann die folgenden Werte annehmen:

    f = _ keine Zusatzbedingungen
    f = invTime zeitlich aufsteigende Sortierung
    f = artzname Karteieinträge mit Artznamen
    f = scheinDiagnosen Diagnosen von Schein
    f = mitErlaeuterung Diagnosen mit Erläuterung
    f = mitICD Diagnosed mit ICD (*)
    f = ICDVorn Diagnosen vorne (*)
    f = nurAktiveDiagnosen nur aktive Diagnosen (**)
    f = anamnestischeDiagnosen nur anamnestische Diagnosen (**)
    f = auchabgesetzteDiagnosen alle (auch inaktive) Diagnosen (**)
    f = stripMed nur Medikamente aus Karteieintragstext

    Sie dürfen dabei Zusatzbedingungen miteinander kombinieren. Nur jeweils die mit * bzw. ** gekennzeichneten Bedingungen dürfen nicht miteinander kombiniert werden.

    Beispielsweise bedeutet f = invTimestripMed eine zeitlich aufsteigende Sortierung, bei welcher aus den Karteieinträgen nur die Medikamente berücksichtigt werden.

    Der Parameter g₁

    Der Parameter g₁ bezieht sich auf Anhänge.

    • g₁ = U → Anhänge stehen untereinander
    • g₁ = N → Anhänge stehen nebeneinander
    • g₁ = K → Anhänge werden nicht eingefügt

    Außerdem kann an die oben genannten Einstellungen optional noch ein weiterer Buchstabe angehängt werden:

    • F → auch Formulare
    • D → auch docx-Dokumente
    • V → auch Perzentile

    Zum Beispiel bedeutet g₁ =UFVD, dass die Anhänge untereinander stehen und dabei auch Formulare, docx-Dokumente und Perzentile berücksichtigt werden.

    Der Parameter g₂

    Mit dem Parameter g₂ lässt sich die Anhangsbreite einstellen. Dabei können Sie das Platzhaltersymbol _ oder eine Zahl eingeben.

    g₂ = _ bedeutet dabei, dass keine feste Anhangsbreite vorliegt.

    Wählen Sie für g₂ hingegen eine Zahl, beispielsweise 10, dann steht g₂ = 10 für eine Breite von 10 cm.

    Hinweis: Sie können im Fenster zur Erstellung von x-Kommandos für die Angabe der Anhangsbreite auch Fließkommazahlen (z.B. 10,25 für 10,25 cm Anhangsbreite) angeben; im x-Kommando werden diese dann in Fließpunktzahlen (z.B. g₂ = 10.25) umgewandelt.

    Abkürzungen und die Standardkonfiguration des x-Kommandos

    Es existieren zudem einige Abkürzungen für das x-Kommando. Diese können in Briefen anstelle des vollständigen x-Kommandos verwendet werden.

    Für die Nutzung dieser Abkürzungen ist es wichtig, die Standardkonfiguration des x-Kommandos zu kennen, für die die Parameter ihre Standardwerte annehmen.

    Diese Standardkonfiguration lautet:

    $[x … _ _ _ NJ NJ2N JJNN _ U _]$

    Dem entspricht:

    • a = … → alle Karteieinträge werden berücksichtigt
    • b₁ = _ → unbeschränkte Anzahl der angezeigten Karteieinträge
    • b₂ = _ → Anzeige unabhängig von der Markierung in Kartei oder Besuch
    • b₃ = _ → keine Einschränkung bezüglich des Zeitraums
    • c₁ = N → Sammelbezeichner wird nicht fettgedruckt
    • c₂ = J → Typbezeichner wird fettgedruckt
    • d₁ = N → kein Zeilenumbruch nach dem Sammelbezeichner
    • d₂ = J → neue Zeile nach dem Typbezeichner
    • d₃ = 2 → Leerzeile nach dem Ende des Karteieintrags
    • d₄ = N → kein Zeilenumbruch zwischen zwei Auflistungen von Karteieinträgen verschiedenen Typs
    • e₁ = J → Typbezeichner wird angezeigt
    • e₂ = J → Datum des Karteieintrags wird angezeigt
    • e₃ = N → ganzer Text des Karteieintrags wird eingefügt
    • e₄ = N → Sammelbezeichner wird nicht angezeigt
    • f= _ → keine Zusatzbedingungen
    • g₁ = U → Anhänge werden untereinander angegeben
    • g₂ = _ → keine Breite der Anhänge festgelegt

    Es existieren zwei Regeln, mit denen Sie mit dieser Standardkonfiguration einfach Abkürzungen für x-Kommandos erstellen können:

    1. Sie können im x-Kommando die Auflistung der Parameter abbrechen. Für alle noch fehlenden Parameter werden dann die Standardwerte angenommen.
    2. Sie können für jeden Parameter den Platzhalter _ eingeben. In diesem Fall wird für diesen Parameter der Standardwert angenommen.

    Beispiele

    In den folgenden "Gleichungen" steht jeweils links das abgekürzte und rechts das entsprechende ausführliche x-Kommando.

    1. Beispiel

    $[x]$ = $[x … _ _ _ NJ NJ2N JJNN _ U _]$

    Hier werden alle Parameter auf die Standardwerte gesetzt. Dies ist einfach die Standardkonfiguration.

    2. Beispiel

    $[x … 1]$ = $[x … 1 _ _ NJ NJ2N JJNN _ U _]$

    Hier sind nur die Parameter a₁ = … und b₁ = 1 angegeben. Alle restlichen Parameter werden auf die Standardwerte gesetzt.

    Für dieses x-Kommando wird durch b₁ = 1 nur der neuste Karteieintrag ausgelesen.

    3. Beispiel

    $[x (DDI;DIA) inf all aq]$ = $[x (DDI;DIA) _ _ aq NJ NJ2N JJNN _ U _]$

    Hier ist a = (DDI;DIA). die beiden Parameterwerte b₁ = inf und b₂ = all sind äquivalent zu den Platzhaltern b₁ = _ und b₂ = _. Außerdem ist b₃ = aw. Die restlichen Parameter werden dann auf die Standardwerte gesetzt.

    Dieses x-Kommando übernimmt also alle Dauerdiagnosen und Akutdiagnosen in zeitlicher Reihenfolge (a = (DDI;DIA)) aus dem aktuellen Quartal (b₃ = aq).

    4. Beispiel

    $[x (DDI;DIA),ANA _ sel sq _ N]$ = $[x (DDI;DIA),ANA _ sel aw NN NJ"N JJNN _ U _]$

    Hier ist:

    • a = (DDI;DIA),ANA
    • b1 = _ (also der Platzhalter)
    • b₂ = sel
    • b₃ = aq
    • c₁ = _ (also der Platzhalter)
    • c₂ = N

    Die restlichen Parameter haben dann Standardwerte.

    Dieses x-Kommando übernimmt zunächst alle Dauerdiagnosen und Akutdiagnosen (DDI;DIA) aus dem aktuellen Quartal (b₃ = aq). Danach übernimmt das Kommando Anamnesen (ANA) in einem eigenen Absatz (symbolisiert durch das Komma). Hier gilt ebenfalls die Einschränkung auf das aktuelle Quartal (b₃ = aq).

    Für den Parameter b1 ist der Platzhalter (_) angegeben. Somit bleibt der Standardwert für b1 (inf) aktiv. Wegen b₂ = sel werden nur zuvor ausgewählte Karteieinträge berücksichtigt.

    Für den Parameter c₁ ist der Platzhalter (_) angegeben. Somit bleibt der Standardwert (N) aktiv, was bedeutet, dass der Sammelbezeichner nicht fettgedruckt wird. Der Parameter c₂ ist auf N gesetzt, also wird auch der Typbezeichner nicht fettgedruckt.

    Hinweis: Da für dieses Beispiel der Parameter e₄ auf seinem Standardwert N ist, ist der im obigen Absatz erwähnte Sammelbezeichner gar nicht vorhanden und die oben erwähnte Einstellung für den Parameter c1 hat bezüglich des Fettdrucks des Sammelbezeichners keine Auswirkungen.

    x-Platzhalter

    Außerdem können Nutzer mit Administrator-Rechten x-Platzhalter als Ersatz für häufig genutzte x-Kommandos definieren: Dies ist im Fenster unter Admin → Briefkommandos → Medizinische Dok. → x unter dem Speichern-Symbol unten links möglich (siehe Bild).

    Die dort hinterlegten Platzhalternamen werden dann über $[<Platzhaltername>]$ aufgerufen. Legt man also wie oben im Bild illustriert x-Platzhalter an, würde z.B. das Briefkommando $[$xDOK5cm]$ die gleichen Auswirkungen wie das Briefkommando $[x DOK ___ JJ JJJ2 JJNJ _ U 5]$ haben.

    Individuelles Einrichten der Brieffloskel

    Sie können den Inhalt des normalen Einleitungs-Kommandos $[einleitung]$ individuell anpassen. Die Arzt-/Patient-abhängigen Textfragmente zum $[einleitung]$-Kommando konfigurieren Sie in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Briefschreibung. Unter "Einleitungen für den Brief" haben Sie die Möglichkeit, die Einleitungen für Originale, Kopien und Patientenkopien anzupassen.

    Eingabe von Textbausteinen über Kürzel oder Schaltflächen direkt in den Arztbrief

    Es ist in Briefen möglich, einen Platzhalter $[text]$ zu setzen. Danach können Sie über "Brief schreiben" die benötigten Textbausteine schnell über ein Popover-Fenster (Klick auf "text"-Schaltfläche) eingeben. Nach Klick auf "OK" in diesem Popover-Fenster wird der gewünschte Text sofort in der Vorschau angezeigt.

    Wenn die Platzhalter formatiert übernommen werden sollen, muss die Einstellung "Formatierung von Karteieintragstexten und Textbausteinen/Makros in Briefen beibehalten" unter Einstellungen → Praxis → Brief/Fax/Tel aktiviert sein.

    eArztbrief

    Der eArztbrief ist ein zertifiziertes Modul der KBV und dient dem sicheren Versand von Arztbriefen zwischen Ärzten. Der Sender und Empfänger des eArztbriefes erhält eine Vergütung durch die KBV, wenn der eArztbrief über KIM versendet wird, wobei der Versender zwei Ziffern und der Empfänger eine Ziffer abrechnen kann. Beachten Sie dafür folgenden Link. Dementsprechend können “nur” KBV-Ärzte die Leistung des eArztbriefes bei der KBV abrechnen.

    Voraussetzung und Einrichtung in tomedo

    Voraussetzung

    Zum Versenden von eArztbriefen benötigen Ärzte und Psychotherapeuten einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Mithilfe des Ausweises kann die rechtssichere elektronische Unterschrift erstellt werden: die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

    Der eArztbrief kann ausschließlich über ein KIM- oder KVConnect-Account versendet werden. Dies beinhaltet, dass der Absender sowie der Empfänger jeweils ein KIM- oder KVConnect-Account haben müssen. Das KIM und KVConnect E-Mail-Konto ist in tomedo® unter Admin → E-Mail-Konten zu hinterlegen.

    Einrichtung

    In der Nutzerverwaltung (Admin → Nutzerverwaltung) müssen Sie im Reiter "Mitarbeiter" das zu verwendende E-Mail-Konto (KIM oder KVC), über welchen der eArztbrief versendet werden soll, für den Nutzer hinterlegen.

    1. Damit ein eArztbrief versendet werden kann, muss der Empfänger und Sender ein KIM-Konto oder beide ein KVConnect-Konto haben. In der Hausärzteverwaltung sind die KVC- und KIM-Adressen der Ärzte hinterlegt.

    Das KVC E-Mail-Feld kann manuell oder über die Schaltfläche zur KV-Connect-Account-Suche befüllt werden. Für die KIM-Adresse gibt es eine Schnellsuche, welche die Hausarztdaten auf direktem Wege nutzt.

    Ist das Feld KIM-E-Mail bzw. KVC-E-Mail nicht befüllt, erfolgt einmal täglich ein automatischer Abgleich mit dem Server.

    • Ist bereits ein Eintrag vorhanden, wird dieser jedoch nicht überschrieben.
    • Bei eindeutiger Zuordnung einer Adresse wird diese automatisch übernommen.
    • Bei nicht eindeutiger Zuordnung wird das Feld nicht befüllt. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.

    2. In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → KIM-Dienste kann der gewünschte Übertragungsmodus 1 vorausgewählt werden:

    • nutze das, was funktioniert
    • präferiere KVConnet
    • präferiere KIM

    Hinweis: Ist der Versand zum Beispiel über KIM nicht möglich und Sie haben die Einstellung “präferiere KIM” gewählt, dann wird automatisch der alternative funktionierende Übertragungsmodus beim eArztbrief-Versand genutzt.

    Zusätzlich können Sie weitere Einstellungen zur Erleichterung der eArztbrief-Abrechnung aktivieren.

    Mit Aktivierung der Checkboxen “eArztbrief Empfang automatisch abrechnen” und “eArztbrief Versand automatisch abrechnen” 2 wird die EBM Leistung automatisch auf dem KV-Schein des Patienten gespeichert. Zu Beginn eines jeden Quartals muss der Arzt seine Zustimmung für die automatischen Abrechnungen von eArztbriefen bestätigen. Aus diesem Grund muss die Checkbox für jedes Quartal erneut aktiviert werden. Hat der Patient keinen aktuellen KV-Schein für das Quartal, kann die Leistung nicht automatisch auf dem Schein dokumentiert werden. Damit die automatische Dokumentation dennoch erfolgen kann, aktivieren Sie die Checkbox “KV-Schein automatisch anlegen” 3.

    eArztbriefe müssen signiert versendet werden, damit diese abrechenbar sind. Daher haben Sie hier über die Checkbox 4 die Option, sich den entsprechenden Hinweis bei Erstellung des eArztbriefes anzeigen zu lassen.

    Weiter können Sie bestimmte Optionen für die Dokumentation von eArztbriefen in tomedo® für den Versand über KIM 5 und KVConnect 6 festlegen.

    KIM Optionen:

    • Hier können Sie für ausgehende und eingehende eArztbriefe einen bestimmten Karteieintragstyp vom Medientyp Anhang auswählen, in denen der PDF-eArztbrief jeweils gespeichert wird.
    • Zusätzlich können Sie definieren, ob auch die Begleitdatei und Signaturprüfung mit im ausgewählten Karteieintrag gespeichert werden sollen.

    3. Soll im ABR Karteieintrag der Status auf “gedruckt/versendet“ gesetzt werden, wenn der eArztbrief erfolgreich versendet wurde, dann nutzen Sie die tomedo® Einstellung unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail und aktivieren Sie die "Brief nach Senden (Mail, Fax, eArztbrief, Onlinebrief) auf gedruckt setzen".

    Standardmäßig ist eingestellt, dass ein Abfragedialog erscheint, wenn der eArztbrief erfolgreich versendet wurde.

    4. Damit der KIM eArztbrief beim direkt beim Herunterladen erfolgreich entschlüsselt werden kann, hinterlegen Sie in der E-Mail-Kontoverwaltung im Reiter "Grundeinstellungen" zusätzlich die CardID. Nutzen Sie die Fragezeichen-Schaltfläche zum Herausfinden, der SMCB Card-ID.

    Erstellung eines eArztbriefes

    Im “Brief erstellen”-Fenster wählen Sie wie gewohnt die gewünschte Briefvorlage aus und setzen den Empfänger, z.B. Hausarzt, für den eArztbrief. In der Empfängerliste ist in der Spalte “eAB” anhand des Brief-Icons zu erkennen, welches E-Mail-Konto für den Empfänger hinterlegt ist:

    • KVC Empfänger verfügbar
    • KIM Empfänger verfügbar
    • KVC und KIM Empfänger sind verfügbar

      Hinweis: Im Briefpopover bzw. Briefkarteieintrag, in den Patientendetails sowie im Patienteninfopanel ist ebenso für die hinterlegten Ärzte erkennbar, welches E-Mail-Konto im Ärzteverzeichnis hinterlegt ist. Die eArztbrief-Schaltfläche zeigt ebenso die Möglichkeit des eArztbrief-Versands an.

      Tipp: Über dieses Brief-Icon können jetzt direkt KIM E-Mails erstellt werden.

      Ist kein eArztbrief-Versand möglich, erscheint zusätzlich ein Ausrufezeichen auf der Schaltfläche.

      Ist der eArztbrief-Versand möglich, wird beim Klick auf die Schaltfläche “eArztbrief” das PDF aus dem Arztbrief generiert und die PDF-Signierung automatisch angestoßen. Wenn weitere PDF-Anhänge im “Neue E-Mail”-Fenster hinzugefügt werden, können diese mit der Schaltfläche “sign” signiert werden.

      Versand des eArztbriefes Allgemein

      Der eArztbrief kann aus dem “Brief erstellen”-Fenster oder aus dem gespeicherten Arztbrief-Karteieintrag (ABR) versendet werden. Mit Verwendung der tomedo® Einstellung (siehe vorangegangenen Abschnitt) kann der eArztbrief automatisch als gedruckt markiert werden. Außerdem werden bei aktivierter Einstellung (Punkt 3 im Einstellungsbild) für GKV Patienten automatisch KV-Abrechnungsziffern zur auf dem KV-Schein dokumentiert werden. Beim eArztbrief-Versand für Privatpatienten werden keine KV-Leistungen zur Abrechnung vorgeschlagen.

      Versand über KIM

      Ist der eArztbrief erfolgreich versendet worden, wird in der Patientenkartei ein Karteieintrag mit dem PDF-Arztbrief angelegt. Welcher Anhang-Karteieintragstyp dafür verwendet wird, können Sie in den tomedo® Einstellungen festlegen.

      Weiter sehen Sie in der E-Mail-Verwaltung im Ordner “Gesendet” den versendeten eArztbrief.

      Der eArztbrief kann anschließend jederzeit, wie Sie es von der bisherigen Briefschreibung gewohnt sind, aufgerufen und ausgedruckt werden.

      Versand über KVConnect

      Danach öffnet sich das E-Mail-Fenster. Durch Klick auf das Adressenauswahlsymbol gelangen Sie zum Adressbuch der Ärzte, welche ebenfalls am elektronischen Arztbriefversand teilnehmen. tomedo® führt jeden Morgen eine Abfrage nach neuen Ärzteadressen durch. Sollten Sie die gewünschte Empfängeradresse nicht finden, dann ist diese noch nicht mit durch das aktuelle Update importiert worden. In dem Fall können Sie die Adresse händisch eingeben. Der E-Mail-Versand funktioniert trotzdem.

      Versand aus der eArztbriefverwaltung

      Die eArztbriefverwaltung erreichen Sie über das tomedo Menü Verwaltung → KV →  eArztbriefverwaltung. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erstellten Arztbriefe: gespeichert, gedruckt und versendet.

      Hinweise: Über das Kontextmenü der Tabellenübersicht stehen weitere Funktionen zur Verfügung.

      • So haben Sie die Möglichkeit, das Tabellenlayout anzupassen. Beispielsweise können Zeilentrenner eingeblendet werden.
      • Weiter ist das Löschen eines selektierten Arztbriefes möglich.

      Filter der eArztbriefverwaltung

      Mithilfe der Schaltflächen "alle" 1 und "nicht gesendet" (=gedruckt und nicht gedruckt) 2 werden die Arztbriefe in dem gewählten Zeitraum geladen. Standardmäßig umfasst der gesetzte Zeitraum, die letzten 10 Tage. Die Schaltfläche 3 lädt alle nicht versendeten Arztbriefe, unabhängig vom gesetzten Zeitraum. Ebenso lädt die Schaltfläche 4 die relevanten Arztbriefe. Relevante Arztbriefe sind Briefe mit dem Status "Offen", also nicht versendet oder gedruckt. Aktivieren Sie die erste Checkbox 5 werden mit Öffnen der eArztbriefverwaltung automatisch die relevanten Briefe geladen.
      Über Filter 6 können weitere Listenansichten konfiguriert werden nutzen.

      Arztbriefdaten in der eArztbriefverwaltung

      In der Arztbrieftabelle können Sie unter anderem einsehen, wann der Arztbrief erstellt, gedruckt, das PDF oder DOCX erstellt wurde, signiert am und von, versendet, den Arzt – für den der Arztbrief ausgestellt wurde (erstellt für) sowie den eArztbrief-Empfänger. Außerdem sehen Sie den Status 9. Der eArztbrief kann folgende Status einnehmen:

      • Offen = nicht gedruckt oder versendetet
      • Fertig: gedruckt = gedruckt oder gefaxt
      • Fertig: gesendet = versendet
      • Fertig: gedruckt, gesendet = gedruckt und versendet

        Modus: Strenge Druckfreigabe

        Die strenge Druckfreigabe durch den Arzt ist in den tomedo Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel: Briefschreibung zu aktivieren. 

        In diesem Modus gibt es anstatt des Status Offen die Status:

        • Freigegeben – gelbes Ampelsymbol
        • noch nicht freigegeben – rotes Ampelsymbol

        Die Freigabe von eArztbriefen kann im ABR-Karteieintrag oder direkt in der eArztbriefverwaltung über das Kontextmenü durch Vertragsärzte erfolgen. Freigaben können auch an beiden Stellen zurückgezogen werden. Achtung: Nur Nutzer mit dem Recht "Briefe zum Druck freigeben können" können den Freigabestatus ändern. Das Recht kann in der Rechteverwaltung wie gewohnt konfiguriert werden.

        Im Bereich 7 können Sie die Vorschau (das PDF) des selektierten Briefes einsehen. Für die Vorschau des Arztbriefes wird das PDF neu erzeugt. Aktivieren Sie die zweite Checkbox 5 wird automatisch das PDF für den eArztbrief generiert bzw. aktualisiert. Ist die Checkbox deaktiviert, wird keine PDF-Vorschau für den gewählten Arztbrief aktualisiert bzw. neu generiert.

        Hinweise:

        • Ist die tomedo Einstellung → Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail: PDF-Hintergrund "vor dem Faxen/E-Mailen nachfragen" aktiv, erscheint der Abfragedialog, ob bzw. welcher Hintergrund für den eArztbrief verwendet werden soll. Soll der Abfragedialog nicht erscheinen, muss diese Nachfrage-Option deaktiviert werden.
        • Wurde der Arztbrief mit einem Hintergrundbild gedruckt, dann wird dieses Hintergrundbild beim eArztbriefversand nicht berücksichtigt, sondern das Hintergrundbild, was für den E-Mail-Versand gewählt wurde, verwendet. Dementsprechend wird das PDF mit dem Hintergrundbild für den E-Mailversand neu generiert, wenn wird für den Druck ein anderer Hintergrund gewählt wurde.
        • Mit Doppelklick auf einen Arztbrief-Eintrag in der Liste gelangt man in die Kartei des Patienten, wo automatisch das ABR Popover vom gewählten Arztbrief in der Kartei des Patienten geöffnet wird.

        Mit Klick auf die Vorschau wird der Arztbrief PDF-Dokument in einem eigenen Fenster geöffnet.

        Oberhalb des Briefes sehen Sie den Patientennamen 8, für den der Arztbrief erstellt wurde. Die Schaltfläche daneben ermöglicht die Navigation in die Kartei des Patienten.

         

        eArztbriefe in der eArztbriefverwaltung signieren und versenden

        Selektieren Sie die gewünschten eArztbriefe in der Verwaltung und signieren 10 oder signieren und versenden 11 Sie die eArztbriefe in einem Schritt, mit aktivierter Komfortsignatur oder Einzelsignatur. Mit Drücken der Optionstaste wird die Aktion, welche mit diesen Schaltflächen ausgeführt wird, erweitert: Forciere Selektierte Signieren und Forciere Selektierte Signieren/Senden. So können bereits signierte eArztbriefe erneut signiert und wahlweise kann dafür das eArztbrief-PDF neu generiert werden, wenn es bereits existiert. Hier kann jeweils pro Abfrage zur wiederholten Signierung und PDF-Generierung zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

        • Ja – bezieht sich auf einen einzelnen Arztbrief der selektierten eArztbriefe
        • Nein – bezieht sich auf einen einzelnen Arztbrief der selektierten eArztbriefe
        • Ja merken – bezieht sich ausschließlich auf die gewählten eArztbriefe für diese Aktion
        • Nein merken – bezieht sich ausschließlich auf die gewählten eArztbriefe für diese Aktion
        • Überspringen
        • Abbrechen

        Hinweise:

        • Aus der eArztbriefverwaltung können nur Arztbriefe versendet werden, welche bereits signiert wurden bzw. welche dort beim Versand signiert werden.
        • Die Anwendung der Stapelsignatur ist für den eArztbriefversand noch nicht möglich.

        Im Modus: Strenge Druckfreigabe

        Wird dieser Modus angewendet, dann können nur Nutzer mit dem entsprechenden Recht eArztbriefe ohne Einschränkung direkt versenden. Andere Nutzer, ohne diesem Recht, können nur freigegebene eArztbriefe versenden.

         

        Empfang des eArztbriefes

        Mit Empfang des KIM eArztbriefes wird der eArztbrief automatisch durch die SMCB entschlüsselt. Hinterlegen Sie dazu im E-Mail-Konto im Reiter "Grundeinstellungen" die SMCB Card-ID, siehe dazu folgenden Abschnitt.

        War die Entschlüsselung der KIM-Mail nicht möglich und Sie haben das Fehlerfeedback “Die Nachricht konnte nicht entschlüsselt werden” erhalten, dann machen Sie einen Rechtsklick auf die Mail und wählen im Kontextmenü "E-Mail erneut durch den Konnektor entschlüsseln lassen". Mit dem nächsten E-Mail-Abruf erhalten Sie den entschlüsselten eArztbrief.

        Patientenzuordnung aus eArztbrief

        Die Patientenzuordnung erfolgt teil-automatisch, da einige manuelle Schritte trotzdem nötig sind.

        1. Der Patient wird bei Eingang der E-Mail (KVC oder KIM) nach bestem Wissen und Gewissen der E-Mail zugeordnet. Hier können auch mehrere Patienten gefunden werden oder auch keiner. Deswegen werden per se Patienten-Kandidaten an die E-Mail angehangen, wovon Sie anschließend einen auswählen können.
        2. Mit Bestätigung können Sie den Patienten zuordnen. Ist der Patient der E-Mail zugeordnet, erscheint ein Avatar. Beim Zuordnen wird gefragt, welche Daten mit den Stammdaten abgeglichen werden sollen. Bei einem nicht bekannten Patienten wird ein neuer Patient angelegt.
        3. Danach wird die eArztbrief-Eingang-Ziffer 86901 vorgeschlagen und kann in diesem Schritt auf dem Schein dokumentiert werden. Gegebenenfalls muss ein neuer Schein angelegt werden, wenn für den Patienten noch kein Schein für das Quartal existiert. Ausnahme: Wird der eArztbrief einem Privatpatienten zugeordnet, erscheint eine Abfrage, ob tatsächlich die eArztbrief-KV-Leistung für den Privatpatienten dokumentiert werden soll.
          Hinweis: Wird auf Grundlage eines empfangenen eArztbriefes ein Patient angelegt, wird standardmäßig der Versichertenstatus GKV-Patient für diesen Patienten gesetzt. Somit werden die KV-Abrechnungsziffern ohne Warnung vorgeschlagen.
        4. Anschließend werden alle Dateien in die Akte gespeichert. In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → KIM-Dienste können Sie für den KIM-eArztbrief einstellen, in welchem Karteieintragtyp der eingehende eArztbrief in der Kartei zu speichern ist. Zusätzlich können Sie auswählen, ob die Begleitdatei und Signaturprüfung im Karteieintrag mit abgelegt werden soll.

         

        eKonsil

        Das eKonsil ist ein Versorgungsmodul, welches von der Kassenärztliche Vereinigung Thüringen (KVT) gemeinsam mit der AOK PLUS angeboten wird.

        Aber der Version v1.113 unterstützt tomedo® das eKonsil für GKV-Patienten. Das eKonsil umfasst dabei:

        • Erstellung einer Arzt-Anfrage
        • Versenden der Arzt-Anfrage über den eArztbrief (KIM) an einen anderen Arzt
        • Empfang der Arzt-Anfrage als eArztbrief
        • Rückmeldung des Arztes an Anfragesteller, z. B. eine Behandlungsempfehlung oder ein Hinweis für eine weiterführende Diagnostik

        Das Ziel ist es, den Patienten gezielt weiterzubehandeln oder falls nötig zu dem jeweiligen Facharzt zu überweisen.

        Voraussetzung des eKonsils

        Um das eKonsil nutzen zu können, müssen drei Voraussetzungen erfüllt werden:

        • Abgabe der Teilnahme- und Einwilligungserklärung gegenüber der KVT (bei weiterführenden Fragen diesbezüglich wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb unter vertrieb@zollsoft.de)
        • TI-Anbindung (weitere Informationen dazu im Handbuchabschnitt Telematikinfrastruktur)
        • KIM-Adresse

        Konsilanfrage erstellen und versenden

        eKonsil Anfrage erstellen

        In der Kartei können Sie über das Symbolleisten-Icon “eKonsil” für den Patienten die Eingabemaske für die Erstellung einer Konsilanfrage öffnen.

        Die Patientendaten werden aus dem GKV-Schein ausgelesen und können bei nachträglicher Änderung über die Schaltfläche "Stammdaten übernehmen" 1 ausgelesen werden. Bis auf die Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind alle Patientenstammdaten Pflichtangaben, ohne welche die Konsilanfrage nicht versendet werden kann. Die Einwilligung des Patienten in das eKonsil und die Kontaktaufnahme durch den Konsilararzt wird unter dem Abschnitt "Kontaktaufnahme" 2 angegeben. Weiter muss datiert werden, in welchem Zeitfenster die Kontaktaufnahme erfolgen soll, inklusive einer Bemerkung 3 zur Kontaktaufnahme.

        Der Konsilauftrag 4 umfasst dabei Patientendaten, Intention, Diagnose und Fragestellung sowie Vorbefunde/Anamnesedaten (wie Labordaten, Vorbefunde, Bilder/Fotos, Medikation, Allergien oder Anmerkungen). Für eine vollständige Konsilanfrage müssen alle Pflichteingaben (rot gekennzeichnet und im Menü links mit einem Kreuz-Icon markiert), ausgefüllt sein. Unter Vorbefunde & Anamnesedaten können Sie entsprechend der Kategorie über die "+"Schaltfläche oder via Drag & Drop aus dem Finder Dateien hinzufügen. PNGs und PDFs sind erlaubte Dateiformate. Aus der Kartei können zusätzlich ABR-Karteieinträge, welche ein Word-Dokument enthalten, als eKonsil-Anhang hinzugefügt werden. Beim Hinzufügen der docx-Datei wird automatisch eine PDF-Datei daraus generiert. Hinweis: Diese Funktion ist bisher nur für das Drag & Drop von Karteieinträgen umgesetzt.

        Weiter sind der verantwortliche Arzt und die Betriebsstätte 5 der Konsilanfrage auszuwählen. Die Daten des selektierten Arztes und Betriebsstätte werden in die Konsilanfrage übernommen.

        Wenn alle Angaben für die Konsilanfrage erfasst wurden, kann diese als eArztbrief versendet werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "eArztbrief" 6. Es wird automatisch auf Grundlage der Angaben das eKonsil-Anfrage-PDF generiert.

        eKonsil Anfrage versenden

        Im Fenster “eKonsil” kann daraufhin das PDF 1 geprüft sowie der eKonsil-Empfänger 2 ausgewählt werden. Mit Klick auf "versenden" 3 öffnet sich das E-Mail Fenster. Das PDF wird als Anhang der E-Mail hinzugefügt und kann bei gesetzter Einstellung automatisch signiert werden. Durch Klick auf "Versenden" wird die Konsilanfrage verschickt.

        Für das Versenden einer Konsilanfrage werden folgende Leistungen automatisch auf dem Schein dokumentiert:

        • 01670 – Einholung eines Telekonsiliums
        • 86900 – Versenden eines elektronischen Briefes je versendeten eArztbrief
        • 99266 – Übermittlung einer Konsilanfrage über das Modul „eKonsil PLUS“, wenn der Patient bei der AOK PLUS versichert ist und sich die Praxis im KV Bereich Thüringen abrechnet.

        Achtung: Diese Leistungen können nur abgerechnet werden, wenn das Versorgungsmodul der AOK PLUS aktiviert.

        Der versendetet eArztbrief ist als eKonsil (AOK Plus) – Anfrage sowie dem Betreff EKON_ANF gekennzeichnet.

        Konsilanfrage empfangen, beantworten und Konsilrückantwort versenden

        Empfang und Antwort

        Der Empfänger erhält die Konsilanfrage als eArztbrief. Wie gewohnt muss der eArztbrief einem Bestandspatienten zugeordnet oder ein neuer Patient aus der E-Mail-Verwaltung mit Klick auf das Patienten-Icon angelegt werden. Beachten Sie für die Patientenzurordnung den entsprechenden Handbucheintrag.

        Ist der eArztbrief einem Patienten zugeordnet, wird die Schaltfläche “Beantworten” aktiv (rechts unten im E-Mail-Fenster der ausgewählten E-Mail). Über diese Schaltfläche wird das Fenster “eKonsil Befund” zur Beantwortung der Anfrage geöffnet.

        Aus dem Fenster heraus kann über die Schaltfläche “Anfrage öffnen” 1 die Konsilanfrage sowie der Signaturbericht aufgerufen werden. Analog zur Erstellung der Konsilanfrage werden die Patientenstammdaten 2 aus dem GKV-Schein übernommen. Weiter muss der Konsilar Angaben zur Kontaktaufnahme 3 erfassen.

        Die Pflichtangaben des eKonsil-Befunds sind rot gekennzeichnet sowie im Menü für die einzelnen Bereiche des eKonsils mit einem Kreuz markiert 4. Vor dem Versand der Rückantwort muss der verantwortliche Arzt und mit zugehöriger Betriebsstätte 5 für die Konsilantwort ausgewählt werden.

        Mit Klick auf "eArztbrief" 6 wird das PDF der eKonsilrückantwort generiert und im eKonsil-Versandfenster angezeigt.

        Rückantwort versenden

        Der Absender des initialen eKonsils wird automatisch als Empfänger gesetzt. Das eKonsil-PDF kann an der Stelle abschließend geprüft werden 1. Mit Klick auf "versenden" 2 öffnet sich das ein entsprechendes Fenster zum Erstellen einer E-Mail. Das PDF wird automatisch als Anhang beigefügt, kann signiert und schließlich über die Schaltfläche “Versenden” abgeschickt werden.

        Mit Versand der Konsilantwort werden für den Patienten folgende Leistungen auf dem GKV-Schein übernommen:

        • 01671 – Telekonsiliarische Beurteilung
        • 01672 – Zuschlag zur Gebührenordnungsposition 01671
        • 86900 – Versenden eines elektronischen Briefes je versendeten eArztbrief
        • 99267 – Beantwortung einer Konsilanfrage über das Modul „eKonsil PLUS“, wenn der Patient bei der AOK PLUS versichert ist und sich die Praxis im KV Bereich Thüringen abrechnet.

        Achtung: Diese Leistungen können nur abgerechnet werden, wenn das Versorgungsmodul der AOK PLUS aktiviert.

        Der versendete eArztbrief ist ebenso als eKonsil (AOK Plus) – Befund und dem Betreff EKON_ANT gekennzeichnet.

        Hinweis: Die Konsilantwort kann nur einmal versendet werden. Ein erneuter Versand ist nicht möglich.

        Konsilrückantwort empfangen

        Die Konsilantwort wird als eArztbrief empfangen und muss wieder aus der E-Mail-Verwaltung dem Patienten zugeordnet werden. Ist der eArztbrief dem passenden Patienten zugeordnet, kann die initiale eKonsil-Anfrage über die Schaltfläche "Öffnen" (unten rechts im E-Mail-Fenster) geöffnet werden.