Briefschreibung

Briefe erstellen mit dem Brief-Dialog

Ob Arztbrief oder externes Formular – mit dem Dialog zum Briefe-Erstellen geht das Briefe-Schreiben schnell von der Hand.

Im Überblick

Um einen patientenbezogenen Brief zu schreiben, klicken Sie am besten auf das Brief-Icon in der Patientenkartei. Wählen Sie eine Briefvorlage und danach die Empfänger des Arztbriefes aus. tomedo® befüllt die Vorlage automatisch und zeigt sie als Vorschau an. Nach dem Klick auf OK öffnet sich ihre Textverarbeitung (Word oder Libre Office). Falls keine Nachbearbeitung notwendig ist, können Sie stattdessen auch auf „Nur Speichern“ klicken, um direkt zum Karteieintrag des Arztbriefes zu springen. Die Abbildung zeigt das Fenster direkt nach dem Öffnen. 

Erstellen eines Briefes

Das Fenster gliedert sich in diverse Bereiche mit verschiedenen Funktionen:

1. Auswahl der Vorlage
2. Auswahl des Empfängers/der Empfänger, z.B. der Patient selber, der Hausarzt, ein Folge- oder Facharzt, eine Krankenkasse
3. Anpassung der Anrede sowie Adressgeld, Fax und E-Mail des Empfängers
4. Textfeld für weitere Informationen
5. Vorschau des Briefes
6. Angabe des Arztes, der den Brief verfassen wird, sowie die folgenden Optionen im unteren Reiter:
   • die Vorlage abbrechen
   • einen eArztbrief verfassen
   • ein Fax auslösen
   • die Vorlage speichern
   • die Vorlage drucken
   • den Brief editieren

Achtung: Falls Sie jetzt schon drucken, erkennt tomedo® nicht, dass gedruckt wurde und die Druckampel (siehe Abschnitt Brief-Popover in der Kartei) bleibt auf rot. tomedo® fragt Sie beim Schließen des Kartei-Popovers dann, ob Sie den Brief schon gedruckt haben.

Briefvorlagen in Kategorien einteilen

Ab tomedo® Version 1.127 steht für die Auswahl der Vorlagen eine alternative Ansicht zur Verfügung. Aktivieren Sie dafür die Checkbox "neue Ansicht" 1. Es öffnet sich eine Ansicht, in der alle Brief- und Formularvorlagen nach Kategorien angeordnet sind 2. Alle Vorlagen, die bislang nicht zugeordnet wurden, erscheinen in der Kategorie "OHNE KATEGORIE".

Um eigene Kategorie anzulegen, benötigen Sie Administratorrechte. Wechseln Sie in das Menü Admin → Briefvorlagen. Im unteren Bereich des Fensters können Sie eigene Kategorien durch Klick auf das Symbol anlegen. Anschließend können Sie jede Brief- und Formularvorlage zu einer Kategorie zuordnen.

Erstellen eines Briefes mit mehreren Empfängern (Serienbrief)

Die Bereiche 1 bis 5 entsprechen den dargestellten Nummern aus dem Abschnitt Erstellen eines Briefes.

Wenn Sie den Serienbrief bearbeiten, öffnet sich Ihre Textverarbeitung mit einem speziellen Dokument (Serienbrief-Modus). Hier sind Textbereiche, welche später von tomedo® automatisch ersetzt werden, farblich hervorgehoben. Dazu gehören beispielsweise die Adresse des Empfängers und die Anrede.

Achtung: Es ist nicht möglich, den Serienbrief sofort in Ihrer Textverarbeitung zu drucken!

Wenn Sie einen Einzelbrief sofort aus Ihrer Textverarbeitung drucken, so ändert sich der Druckstatus nicht automatisch. tomedo® fragt dann beim Schließen des Kartei-Popovers nach, ob der Brief schon gedruckt wurde, und setzt die Druckampel entsprechend.

Hinweis: Diese Funktion muss in den tomedo® Einstellungen über Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail → Warnung bei Verlassen des Briefes, falls noch nicht gedruckt ggf. erst noch freigeschaltet werden.

Formular-Funktion (.docx)

Falls Sie die Briefvorlage (.docx) als "Formular" markiert haben, ist es nicht notwendig und auch nicht möglich, einen oder mehrere Empfänger anzugeben. Alle Platzhalter werden jedoch wie gewohnt ausgefüllt. Solche Formulare können Sie sich auch in Ihre Symbolleiste ziehen, wenn Sie sie mit einem Karteieintrags-Typen verknüpfen.

Hinweis: Der Modus „Datei“  eignet sich zum Zugriff auf Formulare, die sich oft ändern (z.B. jedes Quartal), bzw. welche nur selten benötigt werden. Der Systemadministrator kann diese einmalig hinzufügen (vielleicht auch in an die Praxis angepasster Form). Danach hat die gesamte Praxis Zugriff auf ein und dasselbe Formular. Empfehlenswert ist das Format PDF. Das Format DOC bzw. DOCX eignet sich nur, falls praxisweit dieselbe Software für Textverarbeitung eingesetzt wird.

Anwendung der Briefschreibung

Erstellen eines Formulars (.pdf und .docx)

1. Auswahl des Formulars (→ Bereich 1): Haken in der entsprechenden Checkbox der Spalte "Formular" kennzeichnen Dokumente, die als Formular gedacht sind. (Anm.: Welche Briefvorlagen als Formulare gekennzeichnet sind, können Sie unter Admin → Briefvorlagen anpassen.)
2. Klick auf "Editieren", um das Formular direkt im entsprechend hinterlegten Programm (z.B. Vorschau oder Adobe Reader für .pdf bzw. Libre Office oder MS Word für .docx) zu öffnen.
3. Elektronisches Ausfüllen des Formulars im damit verbundenen Programm.
4. Speichern.

Übernahme von Einträgen aus der Kartei des Patienten

tomedo® kann aus der geöffneten Kartei Einträge übernehmen, falls die Vorlage entsprechend eingerichtet wurde. Das geschieht entweder völlig automatisch (siehe Brief-Vorlagenverwaltung) oder durch gezielte Selektion in der Kartei. Die Übernahme geschieht ausschließlich über das x-Kommando. In der Kommandoliste (Admin → Briefvorlagen → Kommandos → Med. Dokumentation → x oder Admin → Briefkommando-Liste → Med. Dokumentation → x) können Sie sich Ihren individuellen Platzhalter konfigurieren.

Tipp: Haben Sie das x-Kommando so eingerichtet, dass es auf die aktuelle Selektion in der Kartei reagiert (blau unterlegte Zeilen)? Dann können Sie auch bei geöffnetem "Brief schreiben"-Fenster die Selektion anpassen, ohne das "Brief schreiben"-Fenster aus den Augen zu verlieren. Das Fenster bleibt automatisch im Vordergrund.

Weitere Funktionen

Zugriff auf Ärzteliste

In Bereich 2 besteht die Möglichkeit, nach Ärzten (und weiteren Adressen) über diese Felder zu suchen:

Neben der Suche nach Ärzten in Ihrer Ärzteliste über das erste Feld ("Arzt") können Sie diese hier auch erweitern oder korrigieren. Der ausgewählte Adressat wird der Empfängerliste als neuer Eintrag hinzugefügt. Außerdem besteht die Möglichkeit, über das Suchfeld "sonst. Adr." weitere Adressen, an die ein Brief adressiert werden soll, frei einzugeben.

Arzt einstellen

In Bereich 6 kann in dem Feld vom Praxispersonal der Arzt eingestellt werden, für den der Brief vorbereitet wird.

Schnellzugriff auf Briefe über die Menüleiste

Über Aktion → Arztbrief lassen sich Formulare und Briefe direkt auswählen. Sofern ein Patient ausgewählt ist, wird der Briefdialog mit der ausgewählten Vorlage geöffnet.

Tipp: Nutzen Sie die Suchfunktion im Hilfe-Menü, um direkt Zugriff auf den Arztbrief zu bekommen. Dort befinden sich alle Briefvorlagen, die in der Briefvorlagen-Verwaltung vorhanden und sichtbar sind (kein durchgestrichenes Auge) und kein Formular sind.

Einstellen von Standardprogrammen im Finder

Im Finder können Sie Standard-Applikationen zu Dokumenten zuweisen. Diese Standard-Applikationen werden von tomedo® genutzt, um Briefe zu schreiben oder PDF-Dateien anzuzeigen. Um Ihre Standard-Applikation einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Finder auf die Datei mit gewünschter Endung (z.B. .docx oder .pdf).
2. Drücken Sie ⌘Cmd + I, um die Datei-Informationen anzuzeigen. Ein neues Fenster öffnet sich daraufhin.
3. Wählen Sie unter dem Abschnitt "Öffnen mit:" Ihre Standard-Applikation aus.
4. Klicken Sie auf "Alle ändern".

Wie erstelle ich Briefvorlagen?

Empfohlene Vorgehensweise

1. Seite einrichten, Seitenränder einrichten.
2. Einrichten der Standard-Formatvorlage und weiterer Formatvorlagen, um Kopf-, Fußzeile sowie Standard-Textkörper zu formatieren. Nur die Ausnahmen direkt im Text formatieren, ansonsten Formatvorlagen, wo es geht, benutzen, da dies sicherer ist.
3. Zur genauen Positionierung von Objekten am besten Tabellen verwenden. Über Tabellen-Eigenschaften die Zeilenhöhe und Spaltenbreite direkt vorgeben. Auf keinen Fall Abstände durch wiederholte Leerzeichen erzeugen!
4. Falzmarken in Kopfzeile, damit diese auf jeder Seite erscheinen.
5. „Erste Kopfzeile anders“ andere Kopfzeile für erste Seite.
6. Vorgehen: Kopfzeile für Seiten ab Seite zwei müssen zuerst definiert werden. Als nächstes: Klick auf „Erste Kopfzeile anders“. Text aus Kopfzeile verschwindet, wird aber im Dokument abgespeichert. Jetzt können Sie die leere Kopfzeile mit dem Inhalt für die erste Seite ändern. Zugriff auf die andere Kopfzeile bekommen Sie durch erneuten Klick auf „Erste Kopfzeile anders“.

Auf jedem tomedo®-Anwendertreffen wird mindestens ein Vortrag zur Einführung in die Briefschreibung gehalten. Anhand der Aufzeichnung dieser Beiträge können Sie sich ebenfalls einen guten Überblick über schaffen, wie Sie am besten Briefvorlagen erstellen.

Bekannte Hindernisse

Fehlermeldung: "Klammersetzung bei Kommandos scheint defekt. Falls korrekt, tippen Sie bitte Befehl-Start und – Ende $[ bzw. ]$ erneut ein"

Lösung: Aus Fehlermeldung den Kommando-Namen extrahieren (steht versteckt zwischen Zeichen) und beim darauffolgenden Kommando die Sequenz nochmal neu eingeben (1. Löschen, 2. Hintereinander weg eingeben).

Hintergrund: Die Textverarbeitung setzt sich zwischen das "$"-Zeichen und das "["-Zeichen. Leider ist das nicht direkt sichtbar. Eine entsprechende Fehlermeldung wird beim Erstellen des Briefes daraufhin ausgegeben.

Serienbriefe funktionieren nicht, aber Einzelbriefe funktionieren.

Lösung: Leerzeichen hinter die Kommandos "fusszeile", "anrede", "adressfeld_empfaenger" und "einleitung" setzen.

Hintergrund: Es wird mit Libre Office gearbeitet. Hier können die Textmarken nur dann verwendet werden, wenn hinter den Serienbrief-Kommandos "fusszeile", "anrede", "adressfeld_empfaenger", "einleitung" ein Leerzeichen steht. Das Absatzende (Enter) darf nicht unmittelbar folgen (LibreOffice-Bug).

Leerzeichen aus Vorlage weg

Lösung: Geschütztes Leerzeichen: ⌃Ctrl + ⌥Opt + Leertaste

Weitere bekannte Probleme

• Automatisches Reparieren wird bei Word manchmal nicht ausgeführt. Dann hilft ein nochmaliger Klick auf "Reparieren", auch wenn die grüne Lampe eine erfolgreiche Reparatur bereits anzeigt.
• Symmetrie bei Klammersetzung überprüfen! Auf $[ muss nach dem Kommando ]$ folgen.

Brief-Popover in der Kartei

Das Popover wird angezeigt, wenn Sie in der Kartei auf einen Arztbrief klicken. So erhalten Sie schnellen Zugriff auf Ihren Arztbrief. Der Inhalt des Briefes kann angepasst werden, indem Sie doppelt auf den Empfänger klicken (Änderung des Briefes für den ausgewählten Empfänger) oder auf "Serienbrief bearbeiten" klicken (Änderung sämtlicher Briefe für alle Empfänger). Es ist auch möglich, die Anzahl der Empfänger anzupassen ("+"-Schaltfläche).

Wählen Sie einen Brief in der Kartei (in der medizinischen Dokumentation) aus, so öffnet sich automatisch ein neues Fenster (Kartei-Popover), welches schnellen Zugriff auf den Brief bietet.

Unterstützte Arbeitsabläufe

Diverse Arbeitsabläufe können im Popover-Fenster innerhalb der Kartei angesehen und genutzt werden. Dazu gehören:

• Dokumentation und Druckstatus überwachen
• Empfänger zum Serienbrief hinzufügen, ändern oder löschen
• Serienbrief weiterschreiben
• Individuelle, persönliche Änderungen an Einzelbriefen des Serienbriefes vornehmen

In der oberen Leiste des Fensters stehen Ihnen diverse Informationen und Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Das linke Auswahlmenü zeigt die Art des Karteieintrags (also ein Arztbrief) an. Zusätzlich können Sie das Datum und die Uhrzeit des Karteieintrags für den Brief anpassen. Auch stilistische Anpassungen sind über die "A"-Schaltfläche verfügbar. Im rechten Auswahlmenü ist "Brief" voreingestellt, da es sich um einen Arztbrief handelt.

Der darunterliegende Anzeigetext stellt dar, welcher Text in der Kartei selber angezeigt wird. Dazu gehören Informationen zum Druck-Status, dem Originalempfänger und eventuellen Empfängern weiterer Kopien.

In der Empfängerliste wird angezeigt, an wen der Arztbrief verschickt werden soll. Die Spalte "Original/Kopie" bestimmt, wer als Hauptempfänger das Original des Briefes erhält und wer zusätzliche Kopien bekommt. In der Spalte "Typ" wird zudem angezeigt, um welche Art Empfänger es sich handelt. Im dargestellten Fall geht der Brief an den Patienten, seinen Hausarzt, sowie die Krankenkasse. Allerdings können hier auch zum Beispiel noch Folgeärzte, weitere Ärzte, Fachärzte, Überweiser oder Berufsgenossenschaften angegeben werden. Die Spalte "Empfänger" betitelt zudem die Personen oder Institutionen namentlich.

Die Druckampel in der Spalte "Druck" zeigt an, ob der Brief noch nicht gedruckt wurde (rot), für den Druck freigegeben ist (gelb) oder bereits gedruckt wurde (grün). Die Druckampel kann per Klick in die Spalte geändert werden und dient ausschließlich als Gedächtnisstütze. Die letzte Spalte „Einzel“ zeigt an, ob einzelne Briefe aus dem Serienbrief bereits individuell nachbearbeitet wurden. Außerdem erhalten Sie Informationen darüber, wann ein Brief versandt wurde und wann die letzte Änderung an einem Brief vorgenommen wurde.

Unterhalb dieser Anzeige sind zusätzlich eine Reihe von Schaltflächen zu sehen:

Achtung: Die Darstellung der Vorschau der Briefe kann sich vom tatsächlich ausgedruckten Brief unterscheiden. QuickLook ist nur geeignet, um den Inhalt zu überprüfen. Die exakte Darstellungsform können Sie nur Ihrer Textverarbeitung (z.B. Libre Office oder Word) entnehmen.

Im unteren Teil des Popovers befinden sich die Brief-Details. Hier können Sie den Druckstatus (gedruckt/freigegeben/nicht gedruckt) einsehen und verändern. Außerdem können Sie manuell das Druckdatum ändern. In dem leeren Auswahlmenü können Sie über die drei Punkte rechts persönliche Briefstatusvorschläge einpflegen und dann im Menü bei Bedarf auswählen.

Auf der rechten Seite der Brief-Details haben Sie die Möglichkeit, den Serienbrief zu bearbeiten oder komplett mit allen Kopien zu drucken.

Der untere Reiter gibt an, wer die letzte Änderung vorgenommen hat, welcher Benutzer den Brief erstellt hat, und für welchen Arzt dieser Arztbrief gilt.

Verändern der Empfängerliste

Nachdem Sie auf die "+"-Schaltfläche geklickt haben, öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten der Empfängerliste. Dieses Fenster ähnelt dem der Erstellung eines Briefes, weist aber nur ausgewählte Funktionen in Bezug auf die Adressaten auf. Hier können Sie Empfänger hinzufügen oder löschen, sowie die vorhandenen Adressen bearbeiten und anpassen. Anschließend müssen Sie die Änderungen mit einem Klick auf "Nur speichern" bestätigen. Daraufhin werden die Briefe angepasst.

Schnelle Vorschau mit QuickLook

Durch Klick auf das "Auge" öffnet sich die QuickLook-Vorschau. In dieser können Sie sämtliche Briefe schnell durchgehen und prüfen, indem Sie über die Pfeiltasten am oberen Rand zwischen den Briefen wechseln. Außerdem können Sie über die Schaltfläche "Öffnen" den jeweiligen Brief in Ihrem Textverarbeitungsprogramm ansehen und anpassen.

Warnungen

Wenn Serienbriefe mit "Serienbrief bearbeiten" geöffnet und eventuell verändert werden sollen, obwohl schon ein oder mehrere Briefe individuell verändert wurden, so warnt folgendes Fenster vor dem Überschreiben individueller Änderungen.

Faxen von Briefen

Prinzipiell genügt ein Klick auf "Fax", um den Faxvorgang auszulösen. Doch bevor es losgehen kann, müssen Sie den Treiber Ihres Faxgeräts installieren. Anschließend müssen Sie in tomedo® ein Druckprofil anlegen.

Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie Admin → Geräteeinstellungen → Drucker.
2. Legen Sie über das "+"-Symbol ein neues Druckprofil an.
3. Klicken Sie auf "phys. Drucker zuweisen" und tragen Sie in alle Felder, in denen später eine Faxnummer eingetragen werden soll, drei Nullen ein (also "000").

Hintergrund: tomedo® durchsucht später alle Einstellungen Ihres Druckers nach diesen drei xxx und ersetzt sie durch die richtige Faxnummer. Dieses Vorgehen ist notwendig, da jedes Faxgerät einen anderen Treiber hat und die Faxnummer in einem anderen Feld speichert – meist sogar in mehreren Feldern.

Nachdem Sie auf "Speichern" geklickt haben, klicken Sie im unteren Bereich des Fensters der Verwaltung auf die Schaltfläche "Zu den rechnerspez. Druckeinstellungen…". Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster. Dieses ist auch über die tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile aufrufbar.

Um den ausgewählten Drucker als Standardgerät für Faxe auszusuchen, müssen Sie nun noch folgendes tun:

1. Klicken Sie in der Liste links auf den ausgewählten Drucker.
2. Kreuzen Sie an der rechten Seite die Checkbox "Fax" an.
3. Speichern Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche "OK".

Hinweis: Auch von hier aus können Sie über die Schaltfläche "zur Druckerprofilverwaltung" wieder in das vorherige Fenster wechseln und beispielsweise einen neuen Drucker hinzufügen.

Neben der Zuordnung als Standarddrucker für verschiedene Optionen kann in diesen Einstellungen zusätzlich angegeben werden, ob der Drucker als Standarddrucker für einzelne Formulare oder Briefvorlagen ausgewählt werden soll.

In der medizinischen Dokumentation in der Kartei sieht der Anzeigetext des Briefes dann wie folgt aus:

Druckdatum ändern

Administratoren haben die Möglichkeit, das Druckdatum nachträglich zu ändern. Wenn Sie als Administrator auf "Druckdatum ändern" klicken, ändert sich die Ansicht. Nun sieht das Brief-Popover unter Brief-Details ungefähr so aus:

Nun können Sie das Druckdatum ändern. Durch Klick auf das Schloss-Symbol auf der linken Seite können Sie diese Ansicht wieder schließen. Um das Drucksymbol zu löschen, klicken Sie auf die "–"-Schaltfläche auf der rechten Seite.

Hinweis: Das Druckdatum muss für jeden Brief (Original und Kopien) einzeln geändert werden.

Onlineversand von Briefen

Administratoren können Briefe und Rechnungen über einen Onlinebriefdienst versenden.

Der Onlineversand von Briefen erfolgt über das Brief-Popover. Bei der ersten Nutzung dieser Funktion wird der Nutzer nach seinem Einverständnis gefragt. Zudem öffnet sich ein Dokument, das Informationen über die Preise in Deutschland und die übertragenen Daten enthält. Das Einverständnis kann jederzeit in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges widerrufen werden.

Der Onlineversand von Rechnungen erfolgt über die Druckoption “als Brief aus tomedo versenden” in der Privatrechnungs-Verwaltung. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die Rechnungen bereits als PDF-Datei vorliegen und als gedruckt markiert wurden sein.

Im sich anschließend öffnenden Menü zum Versand als Onlinebrief kann eingestellt werden, ob der Druck in Farbe oder Schwarz-Weiß und einseitig oder als Duplexdruck erfolgen soll. Ebenso wird der Preis angezeigt. Beim Versand mehrerer Rechnungen können Sie außerdem zwischen der jeweils ersten Seite der Rechnungen wechseln.

Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare

NUR ADMINISTRATOR

In der Praxis benötigte Briefvorlagen und Dateien lassen sich über Admin → Briefvorlagen einspeisen und sortieren. Die Tabelle 1 gibt eine Übersicht aller vorhandenen Vorlagen. Über die Eigenschaft "sichtbar" können Sie Briefvorlagen in tomedo® anzeigen lassen. Die Eigenschaft "Formular" gibt an, ob die entsprechende Datei als Formular (Modus Datei: keine Textersetzungen bzw. keine Kommandos) oder als Brief (Modus Einzel und Modus Serie: Unterstützung von Textersetzungen bzw. Kommandos) verwendet werden soll. Rot markierte Einträge sind nicht vorhanden, lila markierte müssen noch repariert werden.

Interne Vorlagen sind in Orange dargestellt. Für die Funktion von tomedo® ist es wichtig, dass diese Vorlagen nicht gelöscht werden.

Die untere Tabelle "Sichtbar" 2 zeigt – nach Formularen und Vorlagen sortiert – alle sichtbaren Briefvorlagen an. Auf der rechten Seite ist eine Vorschau 3 des momentan ausgewählten Briefes zu sehen.

Der Bereich unterhalb der Vorschau 4 zeigt zusätzliche Informationen über die ausgewählte Briefvorlage an. Dazu gehören das Datum der Erstellung, die Größe der Datei, zusätzliche Informationen, eventuell zugeordnete Kategorien, sowie welcher Drucker als Standard für diese Vorlage ausgewählt ist. Außerdem kann ein Kartei-Kürzel für die Vorlage angelegt werden.

Über das rechte Feld 5 können Dateien, die nicht vorhanden sind oder repariert werden müssen, über Drag & Drop in die entsprechende Vorlage eingefügt werden.

Vorbereitung

Bitte lesen Sie vorher die Hilfen zum Erstellen von Briefen und Brief-Popover in der Kartei.

Hinzufügen von Vorlagen

Briefvorlagen-Formulare können (gewöhnlich als .doc-, .docx- oder .pdf-Datei) einfach in die Tabelle 1 gezogen werden. Daraufhin wird eine neue Vorlage erstellt. Alternativ können Sie auch eine Datei in die Drop-Zone (Datei-Symbol 5) schieben. Dann wird die selektierte Vorlage überschrieben. Sie könne auch aus der Drop-Zone die Datei auf den Desktop schieben, um eine Kopie zu erstellen.

Formulare-Dateipool für die Praxis

Für Formulare, auf die über die Briefschreibung zugegriffen werden kann, bieten sich schnelllebige oder seltene Formulare an, deren Implementierung in tomedo® zu aufwendig wäre. Das Praxispersonal kann sich solch eine Vorlage über den Brieferstell-Dialog in die Kartei des Patienten übernehmen, elektronisch ausfüllen und ausdrucken (z.B. für PDF-Dateien die Programme Vorschau oder Adobe Reader). Achten Sie darauf, dass das entsprechende Formular in der Tabelle erscheint und als sichtbar und über die Checkbox als Formular markiert ist. Nur dann hat das Praxispersonal den richtigen Zugriff.

Briefvorlagen – Automatisches Ausfüllen von Textmarken

Arztbriefe unterscheiden sich in tomedo® von Formularen durch die Möglichkeit, gesetzte Textmarken gezielt durch spezifische Informationen über den Patienten, Schein, etc. zu ersetzen. Die Adresse des Empfängers soll im Serienbrief beispielsweise individuell angepasst werden, während der Hauptinhalt konstant bleibt. Auch können patientenspezifische Karteieinträge automatisch übernommen werden.

Dafür gibt es in tomedo® einige Kommandos, die bei der Erstellung einer Briefvorlage angewendet werden können. Die zugehörige Skript-Sprache in tomedo® heißt ZSBriefBasic und befindet sich in ständiger Weiterentwicklung, um den Ansprüchen verschiedener Praxen gerecht zu werden.

tomedo® setzt auf DOCX als offenes Datei-Format für formatierten Text. Deswegen ist es möglich, dass jeder seine eigene Lieblings-Textverarbeitung verwenden kann, solange sie .docx zum Lesen und Speichern unterstützt. Microsoft Word und Libre Office unterstützen diesen Standard gut.

Trotzdem muss bei der Erstellung von Briefvorlagen die Kompatibilität geprüft werden. Daher ist es empfehlenswert, dieselbe Textverarbeitung praxisweit einzusetzen. Andernfalls sollte die Vorlage auf allen eingesetzten Textverarbeitungen getestet werden.

Empfohlenes Vorgehen für Textmarker

1. Wählen Sie die "kompatibelste" Textverarbeitung für das Erstellen der Vorlage, falls Sie mehrere einsetzen. (Erst MS Word, dann Libre Office, dann alle anderen.)
2. Designen Sie die Vorlage ohne Kommandos (in der Textverarbeitung).
3. Ergänzen Sie die Kommandos möglichst in einem Rutsch (in der Textverarbeitung).
4. Klicken Sie auf "Repariere Vorlage" in tomedo®, um ggf. automatisch Anpassungen vornehmen zu lassen.

Kommandos von ZSBriefBasic werden durch die Anfangssequenz $[ und die Endsequenz ]$ gekennzeichnet, also allgemein $[Kommandoname]$ oder als Beispiel: $[adressfeld_empfaenger]$ .

Kommandos können im Kontext der Briefschreibung, aber auch für interne Vorlagen verwendet werden (interner Kontext).

Folgende interne Vorlagen werden derzeit von tomedo® angewendet

• Einkaufsliste
• Kalendertag
• Karteiexport
• Laborbefund mit Text
• Laborbefund ohne Text
• Laborwerteverlauf chronologisch
• Laborwerteverlauf kumulativ
• MarcumarplanKE
• Medikamentenplan
• Nur Adressfeld, DIN A4
• Patientenliste
• Patiententermine
• Rezept

Achtung: Interne Vorlagen (gekennzeichnet durch ) müssen zwingend vorhanden sein, damit tomedo® einwandfrei funktioniert.

Achtung: Die Vorlage wird über Ihren Namen identifiziert (wie in der Spalte "Vorlage" angegeben).

Vollständige Kommandoliste ZSBriefBasic

Info: Eine vollständige Liste aller verfügbaren Briefkommandos finden Sie unter Admin → Briefkommando-Liste sowie der Schaltfläche "Kommandos" im Fenster der Briefvorlagen.

Für den Administrator empfiehlt es sich, mit dem mitgelieferten Testdokument für BriefBasic zu arbeiten. Das Testdokument ist in der Vorlagenverwaltung standardmäßig als "nicht sichtbar" gekennzeichnet. Zum Testen können Sie hier das Flag auf sichtbar schalten und die Vorlage im Erstell-Dialog ausfüllen lassen. Die normalen Platzhalter-Befehle können so schnell auf Ihre Funktion hin geprüft werden. Die Kommandos mit Argument sind weiter unten erklärt.

Hinweis: Benutzen Sie immer "Repariere Vorlage". Daraufhin erscheint in der Vorlage ein grünes Ampelsymbol.

Die Kommandoliste ist unterteilt in verschiedene Kategorien von Briefkommandos. Am häufigsten werden Kommandos aus der Kategorie "Platzhalter" und den dortigen Unterkategorien "Text", "Text mit Parameter" und "Tabelle" verwendet. Für diese drei Kategorien wird in der unteren Leiste jeweils das vollständige Kommando zum Kopieren in die Briefvorlage angezeigt. Für die Kategorie "Text" gibt es zusätzlich die Schaltfläche "Beispielspalte ausfüllen". Ist eine Kartei geöffnet, so wird nach Klick darauf jedes in der Tabelle angezeigte Kommando ausgeführt.

Achtung: Wenn Sie im Suchfeld keinen Filter angegeben haben, kann dies zum Absturz von tomedo® führen.

Befehle der Kategorie "Text" können ohne weitere Angaben in Briefvorlagen eingesetzt werden.

Beispiele: $[anrede]$, $[adressfeld_empfaenger]$, $[patient_id]$

Befehle mit Parameter

Bei Kommandos mit Parametern (Admin → Briefkommando-Liste → Platzhalter → Text mit Parameter) werden die einzelnen Parameter jeweils durch ein Leerzeichen (Space) getrennt. Einige Kommandos akzeptieren als Parameter auch Befehle, die selbst Parameter erfordern. Diese Parameter werden in eckigen Klammern [_ _ _] zusammengefasst. Je nach Kommando können auch optionale Parameter vorhanden sein.

Wird als Parameter ein Text verlangt, so werden auszugebende Leerzeichen durch _ dargestellt.

Diese Befehle können jeweils einzeln getestet werden, indem im Anzeigefeld des Befehls die gewünschten Parameter mit angegeben werden.

Selektion von Karteieinträgen

Nutzen Sie das x-Kommando (Admin → Briefkommando-Liste → Medizinische Dok. → x), um Karteieinträge automatisch oder in Auswahl zu übernehmen. Sie können verschiedene Formatierungseinstellungen vornehmen und in Klammern (_ _ _) angeben, welche Karteieinträge zusammengefasst dargestellt werden sollen. Durch Klick auf "Beispiel" wird das Kommando für die aktuell gewählte Kartei ausgeführt.

Zur Übernahme von Labordaten stehen die Kommandos "lab" und "labor" zur Verfügung. Der "lab"-Befehl kann in eine vorgegebene Tabelle eingesetzt werden oder dient für eine blockweise Darstellung der Ergebnisse. Der Befehl "labor" erzeugt eine eigene Tabelle mit den angegebenen Parametern. Analog zum "labor"-Befehl kann mit dem Kommando "medikamentenplan" eine Tabelle des Medikamentenplans erstellt werden.

Im Reiter "dmp" stehen Kommandos zur Übernahme von Einträgen aus DMP-Dokumentationen zur Verfügung. Wird kein Quartal gewählt, so werden die Daten aus der zuletzt abgeschlossenen Dokumentation verwendet. Bei expliziter Auswahl eines Quartals wird die zuletzt abgeschlossene Dokumentation vom Quartal des Formularjahres verwendet.

Sofern Sie das Programm ImpfDocNE® zur Dokumentation von Impfungen verwenden, steht Ihnen auch der Befehl für den Impfstatus zur Verfügung. Damit wird eine Tabelle aller geplanten und bereits durchgeführten Impfungen erzeugt.

Expertenteil (für Administratoren und zollsoft-Mitarbeiter)

Es besteht die Möglichkeit, über sogenannte Key-Paths auf bestimmte Attribute zuzugreifen. Die allgemeine Syntax dafür lautet:

$[&some.keypath]$

wobei "some" eines der Objekte "p" (Patient), "pr" (Rechnung) oder "termin (Termin) ist, und "keypath" ein relativer Pfad zu einem Patienten-, Rechnungs- oder Termin-Objekt ist.

Sie finden die Übersicht der Keypaths unter Admin → Briefkommando-Liste im Reiter "Keypath".

Um Keypaths auszuprobieren, können Sie eine Testperson auswählen. Über die "+"-Schaltfläche 1 wird von tomedo® ein beliebiger Patient mit vorhandener Rechnung ausgewählt. Sie können allerdings zum Beispiel auch eine konkrete Patientennummer in das entsprechende Feld eintrage, um einen Patienten nach Wahl zu laden.

Über den Konfigurator 2 können Sie nun verschiedene Keypaths testen, die Ihnen unter Einbezug des gewählten Patienten angezeigt werden.

In der ersten Zeile 3 kann der Keypath eingegeben werden. Dabei geht es nur um das Objekt und eventuelle Attribute, da "$[&" am Anfang und "]$" am Ende bereits automatisch angegeben sind. Wenn Sie zum Beispiel nur das Objekt "p" oder "pr" eintragen und die Enter-Taste betätigen, erscheint im Feld "Attribute" 4 eine Liste von möglichen Attributen, die Sie mit diesem Objekt kombinieren können.

Wenn Sie in den Attributen eine Zeile angeklickt haben, wird diese automatisch oben dem Keypath hinzugefügt 5. In diesem Fall wurde an das "p" also das Attribut "authorFirstName" angehängt.

Im Ergebnisfeld 6 unterhalb des Keypaths wird anhand des Testpatienten angezeigt, welche Antwort das System für den entsprechenden Keypath gibt. Im Beispiel ist also "Max" als Vorname des Patienten "Max Mustermann" angegeben. So können Sie sich mit den Keypaths vertraut machen und einsehen, wie eventuelle Ergebnisse aussehen, wenn Sie diese in Briefen oder Formularen verwenden möchten.

Um das letzte angehängte Attribut wieder zu entfernen, klicken Sie auf die Pfeil-Schaltfläche 7. So gelangen Sie auch automatisch zurück in die Auswahl, in welcher Ihnen alle zur Verfügung stehenden Attribute im unteren Feld aufgelistet werden.

Wollen Sie weitere Beispiele für Keypaths und ihre Ergebnisse sehen, können Sie auch auf den Reiter "Beispielliste" 8 klicken.

Briefumschlag bedrucken

Der Briefumschlagdruck erfolgt über das Menü Formular → Briefumschlag. Zur Bedruckung des Briefumschlags bietet tomedo® Standardvorlagen für verschiedene Empfänger:

• BG
• Hausarzt
• KV
• Patient
• Facharzt
• Überweiser
• Rücksendeumschlag

Je nachdem, in welchem Format und zu verwendeten Druckprofil der Briefumschlag zu bedrucken ist, kann im Auswahlmenü eine entsprechende Option gewählt werden:

Im oberen Block 1 wird die Einstellung für das Druckprofil angewendet, welches für das Formular "Briefdruck" (= Bezeichnung des Formulars, Kürzel: "Briefdr") hinterlegt ist. Für diesen festen Umschlagtyp ist auch Nadeldruck möglich.

Im unteren Block 2 stehen für den Ausdruck die unterschiedlichen CustomFormulare mit der Einstellung "Vorschlag für Umschlagdruck" (in der Formularverwaltung) zur Verfügung. Diese ausgelieferten CustomFormulare sind bereits für unterschiedliche Größen konfiguriert und ermöglicht somit den Ausdruck des Briefumschlags in verschiedenen Größen. Wird nun diese Option gewählt, öffnet sich folgender Abfragedialog:

An dieser Stelle kann der Umschlagtyp 1 für den Briefumschlag ausgewählt werden. Der hier verwendete Umschlagstyp wird als Standard in den Einstellungen gespeichert und wird beim wiederholten Druck defaultmäßig angeboten. Über die drei Punkte 2 gelangen Sie in die Formularverwaltung, wo gegebenenfalls das CustomFormular für den Briefumschlagdruck angepasst werden kann. Schauen Sie auch in das Handbuchkapitel für die Formulare. Mit Aktivieren der Checkbox 3 erscheint der Abfragedialog nicht mehr.

Soll dieser Abfrage generell nicht erscheinen, kann das auch in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail deaktiviert werden. Außerdem kann hier ein Standard-Formular definiert werden, welches im Abfragedialog vorausgewählt wird.

Druckerprofil für Briefumschlag setzen

Achtung: Es ist wichtig, dass die Größe und die Ausrichtung, welche im CustomFormular hinterlegt sind, zur Druckerkonfiguration im Druckerprofil passen. Ist zum Beispiel im CustomFormular die Seitengröße C4 quer eingestellt, sollten auch in der Druckerkonfiguration das Papierformat C4 und die Ausrichtung Querformat gesetzt sein.

Welches Druckprofil für welches Formular und CustomFormular zu verwenden ist, kann an unterschiedlichen Stellen in tomedo® definiert werden:

• Option 1: In den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile. Hier können die Formulare auf der rechten Seite für den ausgewählten Drucker aktivieren. Mehr Informationen zur Anlage von Druckerprofilen finden Sie im entsprechenden Handbuchkapitel.
• Option 2: Im Menü unter Admin → Formulare. In der Formularverwaltung kann für jedes Formular das zu verwendende Druckprofil im Auswahlmenü ausgewählt werden.

Internetmarke / E-Porto

Übersicht über den Service Internetmarke Drucken der Deutschen Post AG

Der Service Internetmarke Drucken (oder E-Porto) der Deutschen Post AG ermöglicht es dem Nutzer, eine Internetmarke zu erstellen und diese automatisch zu Briefen hinzuzufügen. Für die Nutzung dieses elektronischen Services wird ein Online-Konto bei der Deutschen Post AG (https://portokasse.deutschepost.de/portokasse/#!/) benötigt. Die Bezahlung der Internetmarken erfolgt über ein Prepaid System. Bitte prüfen Sie die Verwendungsbedingungen und Bezahlungsarten des Online-Services der Deutschen Post AG.

Vor der Ausstellung einer Internetmarke muss der Nutzer die zu verwendende Briefart angeben. Der fällige Betrag für die Frankierung wird vom angegebenen Online-Konto abgebucht und vom Online-Service der Deutschen Post AG eine elektronische Frankiermarke zur Verfügung gestellt. Diese wird als Internetmarke mit kombiniertem Adressen- und Frankierfeld zurückgeliefert und in den betreffenden Brief automatisch eingefügt.

Hinweis: Der Service der Deutschen Post AG sendet für jede gekaufte Internetmarke eine separate E-Mail an die im Online-Konto angegebene E-Mail-Adresse.

Einrichtung der Internetmarke

NUR ADMINISTRATOR

Unter dem Menüpunkt "Admin" existiert der Bereich "Kontenverwaltung Internetmarke".

Über die Schaltfläche "Zur Registrierung" 1 gelangen Sie zur Internetseite der Deutschen Post AG, wo Sie das benötigte Online-Konto für die Internetmarke erstellen können. Im Bereich "Eporto-Konto verwalten" 2 geben Sie dann die Kontodaten des Online-Kontos bei der Deutschen Post AG ein.

Mit der Schaltfläche "Testen & speichern" 3 wird die Konfiguration geprüft und gespeichert. tomedo® weist Sie dabei automatisch auf Fehler bei den Kontodaten hin.

Jeder Arzt, der die Internetmarke verwenden will, benötigt ein Online-Konto. Sie können ein vorhandenes Online-Konto für mehrere Ärzte 5 verwenden. Bei Bedarf können Sie ein Online-Konto für eine Betriebsstätte 4 hinterlegen.

Verwendung der Internetmarke in der Briefschreibung

In der Briefschreibung kann der Nutzer wählen, ob für alle Briefe oder nur ausgewählte Briefe die Internetmarke verwendet werden soll. Hierbei wird stets die "Internetmarke mit kombinierten Adressbereich" verwendet.

Nach Öffnen der Briefschreibung kann der Brieftyp ausgewählt werden (z.B. zollsoft Arztbrief). Durch Auswahl der Empfänger kann festgelegt werden, an wen der Brief adressiert ist und wer gegebenenfalls Kopien erhält.

Als Nächstes wird festgelegt, welche Briefe mit einer Internetmarke frankiert werden.

Mit der Schaltfläche “Alle frankieren” 1 werden alle erstellten Briefe mit einer Internetmarke frankiert. Um dies wieder rückgängig zu machen, steht Ihnen die Schaltfläche "Keine frankieren" 2 zur Verfügung.

In der Liste der erstellten Dokumente 3 wird für jedes Dokument über die Selektion in der Spalte IM (= Internetmarke) festgelegt, ob für dieses Dokument die Internetmarke verwendet wird.

Nach Betätigung der Schaltfläche Drucken erscheint für alle Dokumente mit Internetmarke ein Fenster “Internetmarke anfordern” zum Erwerb der Internetmarke.

In diesem Fenster werden verschiedene Informationen für den Kauf der Internetmarke angezeigt. Unter anderem sehen Sie das verwendete Online-Konto bei der Deutschen Post AG, eine Zusammenfassung der Nutzungsbedingungen, die Absenderadresse und die Empfängeradresse des Briefes, der Kontostand des Online-Kontos, die verwendete Briefmarke (vom Nutzer auszuwählen), ein Link zu den AGBs des Internetmarke-Service der Deutschen Post AG, die Anzeige der Anzahl der Briefe und eine Schaltfläche zum Kauf der Internetmarke.

Der obere Bereich 1 enthält Online-Konto-Informationen und Nutzungsbedingungen. Unter den Adressdaten finden sich die entsprechenden Angaben des Absenders 2 und des Empfängers 3. Der Kontostand des verwendeten Online-Kontos 4 wird darunter aufgeführt.

Daraufhin muss die zu verwendende Briefart 5 vom Nutzer eingetragen werden. Danach werden die Kosten der Internetmarke 6 angezeigt.

Nach Bestätigung der AGBs 7 über die Checkbox kann die Internetmarke mit der Schaltfläche "Zahlungspflichtig bestellen" 8 gekauft werden.

Die Internetmarke mit kombinierten Adressfeld wird vom elektronischen Service der Deutsche Post AG mit den angegebenen Daten erstellt. (Falls die Adressdaten ein Problem erwarten lassen, werden Sie gesondert darüber informiert.)

Die Internetmarke ist jetzt ein Bestandteil des Briefs und wird mit diesem ausgedruckt. Die Positionierung der Internetmarke mit Adressdaten passt zu dem Standard DIN A4 Briefumschlag mit Sichtfenster.

Erstellung eines Custom-Formulars mit Internetmarke

NUR ADMINISTRATOR

Die Internetmarke kann optional auch in Custom-Formularen verwendet werden. Hiermit besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die Internetmarke direkt auf Briefumschläge zu drucken.

Dafür gibt in der Custom-Formular-Verwaltung zwei zusätzliche Elemente. Das sind der "Internetmarke Frankierbereich" und der "Internetmarke Adressbereich". Die Elemente sind exklusiv. Das bedeutet: Ein Custom-Formular mit einem Element "Internetmarke Frankierbereich" und einem Element "Internetmarke Adressbereich" auf dem gleichen Formular kann nicht gedruckt werden!

Das Element "Internetmarke Frankierbereich" ist eine Internetmarke, die nur aus der Frankiermarke besteht. Dieses Element kann immer nur in der linken oberen Ecke positioniert werden.

Das Element "Internetmarke Adressbereich" ist eine Internetmarke mit kombinierten Adressbereich und Frankiermarke. Dieses Element wird auch in der Briefschreibung verwendet.

Die Formularverwaltung öffnen Sie über Admin → Formulare. Zuerst muss ein neues Formular erzeugt werden. Das Formular ist auszuwählen und mit passenden Namen und Eigenschaften zu erstellen.

Im Custom-Formular wird dann die Papiergröße 1 festgelegt und ein neues Element 2 hinzugefügt. Für dieses Element ist der Elementtyp "Internetmarke Adressbereich" 3 zu wählen.

Dieses Element kann an vier verschiedenen festen Bereichen (V1, V2, V3 oder V4) platziert werden. Im dargestellten Beispiel 4 wurde die Internetmarke an Position V1 positioniert.

Mit der Schaltfläche “OK” wird das Custom-Formular gespeichert.

Verwendung der Internetmarke in Custom-Formularen

Um das erstellte Custom-Formular zu verwenden, muss es zum Beispiel in der Kartei aufgerufen werden. Weiter muss der gewählte Arzt 3 die Berechtigung besitzen, die Internetmarke zu verwenden (siehe Einrichtung der Internetmarke).

Hinweis: Bei der Verwendung eines Custom-Formular mit Internetmarke kann die Schnelldruckfunktion 1 nicht verwendet werden.

Nach Betätigen der Schaltfläche “Drucken” 2 wird das Fenster “Internetmarke anfordern” geöffnet.

Für den weiteren Ablauf siehe den Abschnitt Verwendung der Internetmarke in der Briefschreibung.

Laborkommando lab

Die Laborkommando lab Liste finden Sie unter Admin → Briefkommando-Liste → Medizinische Dok. → lab.

Die Standardkonfiguration

$[lab block]$ => Übernimmt Labordaten als Block pro Testzeile. Dafür können Sie einfach Kommando $[lab block]$ direkt in den Text übernehmen.

$[lab tabelle]$ => Übernimmt Labordaten in Tabellenform. Eine 7-spaltige Tabelle in Ihrer Textverarbeitung wie folgt erstellen:

Eingangsdatum, ID, Test, Ergebnis, Einheit, Normalwert, Normbereich

So können Sie Spaltenbreiten frei konfigurieren. Beachten Sie, dass die Tabelle in diesem Fall 7 Spalten haben muss (Standardkonfiguration), und dass in jeder Tabellen-Zelle Text stehen muss, beispielsweise in diesem Fall „text“.

Hintergrund: Das Kommando trägt ausgehend von der letzten Tabellenzelle die Labordaten ein. Die Anzahl der Zeilen wird automatisch generiert. Die Anzahl der Spalten hingegen muss fest in der Briefvorlage vorgegeben sein.

Laborkommando lab – Frei konfigurierbar

Stufe 1

Jedes Labor ist anders und speichert Daten in unterschiedlichen Feldern ab.

Über Admin → Briefkommando-Liste → Medizinsche Dok. → lab können Sie nachschauen, in welchen Feldern die gewünschten Informationen gespeichert sind. Mit Beispiel-Testzeilen aus Ihren Daten können Sie sich einen Überblick verschaffen.

Links sind die auswählbaren Testzeilen aus ihren Daten, um unterschiedliche Datensätze zu sehen. Rechts finden Sie die verfügbaren Spalten für die freie Konfiguration.

Stufe 2

Anschließend können Sie Ihre gewünschten Spalten direkt im Kommando angeben:

$[lab block testident,ergebniswert,normbereich]$

Falls Sie die Bezeichnung für die Zeilen noch ändern wollen, können Sie im dritten Argument diese eingeben, z.B.:

$[lab block testident,ergebniswert,normbereich Test,Ergebnis,Normbereich]$

Natürlich können Sie auch Ihre Laborwerte wieder in Tabellenform übernehmen. Achten Sie allerdings darauf, dass die Spaltenzahl in Ihrer .docx-Tabelle mit der Spaltenanzahl aus dem lab-Kommando übereinstimmen muss – also im obigen Fall drei Spalten.

Laborkommando lab – Anwendung

Im Dialog zur Brieferstellung können Sie nun Ihre erstellte Briefvorlage auswählen. Über die Schaltfläche "lab" bestimmen Sie, welche Befunde in den Arztbrief übernommen werden sollen.

Das x-Kommando kurz angerissen

Hinweis: Nutzen Sie das Kommando-Fenster, um Ihr individuelles x-Kommando zur Übernahme von Karteieinträgen in Arztbriefen zu konfigurieren.

Vollständiger Platzhalter:

Bezeichner am Beispiel:

Standardwerte und spezielle Werte:

Standardwerte werden genommen, wenn Argument nicht angegeben wird

Zu nächstem Argument über Standardwert:

Unterstrich „ _ “

Beispiel:

$[x ...]$

Übernimmt alle Karteieinträge. Benutzt Standardwerte für alle folgenden Argumente, also:

inf all inf JN J2NN JJNN

$[x ... 1]$

Übernimmt den neuesten Karteieintrag. Benutzt Standardwerte für alle folgenden Argumente, also:

all inf JN J2NN JJNN

$[x (DDI;DIA) inf all aq]$

Übernimmt alle Dauerdiagnosen und Akutdiagnosen in zeitlicher Reihenfolge aus dem aktuellen Quartal (aq). Benutzt Standardwerte für alle folgenden Argumente, also:

JN J2NN JJNN

$[x (DDI;DIA),ANA _ sel aq]$

Übernimmt alle Dauerdiagnosen und Akutdiagnosen (DDI;DIA) aus dem aktuellen Quartal (aq). Danach übernimmt das Kommando Anamnesen (ANA) in einem eigenen Absatz (symbolisiert durch das Komma). Hier gilt auch die Einschränkung auf das aktuelle Quartal (aq). Das 2. Argument wird mit _ übersprungen. Somit bleibt der Standardwert für das 2. Argument (inf) aktiv. Es werden nur zuvor ausgewählte Karteieinträge berücksichtigt (sel). Die verbleibenden Argumente werden durch Standardwerte gesetzt, also:

JN J2NN JJNN

Individuelles Einrichten der Brieffloskel

Sie können den Inhalt des normalen Einleitungs-Kommandos $[einleitung]$ individuell anpassen. Die Arzt-/Patient-abhängigen Textfragmente zum $[einleitung]$-Kommando konfigurieren Sie in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Briefschreibung. Unter "Einleitungen für den Brief" haben Sie die Möglichkeit, die Einleitungen für Originale, Kopien und Patientenkopien anzupassen.

Eingabe von Textbausteinen über Kürzel oder Schaltflächen direkt in den Arztbrief

Es ist in Briefen möglich, einen Platzhalter $[text]$ zu setzen. Danach können Sie über "Brief schreiben" die benötigten Textbausteine schnell über ein Popover-Fenster (Klick auf "text"-Schaltfläche) eingeben. Nach Klick auf "OK" in diesem Popover-Fenster wird der gewünschte Text sofort in der Vorschau angezeigt.

eArztbrief

Der eArztbrief ist ein zertifiziertes Modul der KBV und dient dem sicheren Versand von Arztbriefen zwischen Ärzten. Der Sender und Empfänger des eArztbriefes erhält eine Vergütung durch die KBV, wenn der eArztbrief über KIM versendet wird, wobei der Versender zwei Ziffern und der Empfänger eine Ziffer abrechnen kann. Beachten Sie dafür folgenden Link. Dementsprechend können “nur” KBV-Ärzte die Leistung des eArztbriefes bei der KBV abrechnen.

Voraussetzung und Einrichtung in tomedo

Voraussetzung

Zum Versenden von eArztbriefen benötigen Ärzte und Psychotherapeuten einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Mithilfe des Ausweises kann die rechtssichere elektronische Unterschrift erstellt werden: die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Der eArztbrief kann ausschließlich über ein KIM- oder KVConnect-Account versendet werden. Dies beinhaltet, dass der Absender sowie der Empfänger jeweils ein KIM- oder KVConnect-Account haben müssen. Das KIM und KVConnect E-Mail-Konto ist in tomedo® unter Admin → E-Mail-Konten zu hinterlegen.

Einrichtung

In der Nutzerverwaltung (Admin → Nutzerverwaltung) müssen Sie im Reiter "Mitarbeiter" das zu verwendende E-Mail-Konto (KIM oder KVC), über welchen der eArztbrief versendet werden soll, für den Nutzer hinterlegen.

1. Damit ein eArztbrief versendet werden kann, muss der Empfänger und Sender ein KIM-Konto oder beide ein KVConnect-Konto haben. In der Hausärzteverwaltung sind die KVC- und KIM-Adressen der Ärzte hinterlegt.

Das KVC E-Mail-Feld kann manuell oder über die Schaltfläche zur KV-Connect-Account-Suche befüllt werden. Für die KIM-Adresse gibt es eine Schnellsuche, welche die Hausarztdaten auf direktem Wege nutzt.

Ist das Feld KIM-E-Mail bzw. KVC-E-Mail nicht befüllt, erfolgt einmal täglich ein automatischer Abgleich mit dem Server.

• Ist bereits ein Eintrag vorhanden, wird dieser jedoch nicht überschrieben.
• Bei eindeutiger Zuordnung einer Adresse wird diese automatisch übernommen.
• Bei nicht eindeutiger Zuordnung wird das Feld nicht befüllt. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.

2. In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → KIM-Dienste kann der gewünschte Übertragungsmodus 1 vorausgewählt werden:

• nutze das, was funktioniert
• präferiere KVConnet
• präferiere KIM

Hinweis: Ist der Versand zum Beispiel über KIM nicht möglich und Sie haben die Einstellung “präferiere KIM” gewählt, dann wird automatisch der alternative funktionierende Übertragungsmodus beim eArztbrief-Versand genutzt.

Zusätzlich können Sie weitere Einstellungen zur Erleichterung der eArztbrief-Abrechnung aktivieren.

Mit Aktivierung der Checkboxen “eArztbrief Empfang automatisch abrechnen” und “eArztbrief Versand automatisch abrechnen” 2 wird die EBM Leistung automatisch auf dem KV-Schein des Patienten gespeichert. Zu Beginn eines jeden Quartals muss der Arzt seine Zustimmung für die automatischen Abrechnungen von eArztbriefen bestätigen. Aus diesem Grund muss die Checkbox für jedes Quartal erneut aktiviert werden. Hat der Patient keinen aktuellen KV-Schein für das Quartal, kann die Leistung nicht automatisch auf dem Schein dokumentiert werden. Damit die automatische Dokumentation dennoch erfolgen kann, aktivieren Sie die Checkbox “KV-Schein automatisch anlegen” 3.

eArztbriefe müssen signiert versendet werden, damit diese abrechenbar sind. Daher haben Sie hier über die Checkbox 4 die Option, sich den entsprechenden Hinweis bei Erstellung des eArztbriefes anzeigen zu lassen.

Weiter können Sie bestimmte Optionen für die Dokumentation von eArztbriefen in tomedo® für den Versand über KIM 5 und KVConnect 6 festlegen.

KIM Optionen:

• Hier können Sie für ausgehende und eingehende eArztbriefe einen bestimmten Karteieintragstyp vom Medientyp Anhang auswählen, in denen der PDF-eArztbrief jeweils gespeichert wird.
• Zusätzlich können Sie definieren, ob auch die Begleitdatei und Signaturprüfung mit im ausgewählten Karteieintrag gespeichert werden sollen.

3. Soll im ABR Karteieintrag der Status auf “gedruckt/versendet“ gesetzt werden, wenn der eArztbrief erfolgreich versendet wurde, dann nutzen Sie die tomedo® Einstellung unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail und aktivieren Sie die "Brief nach Senden (Mail, Fax, eArztbrief, Onlinebrief) auf gedruckt setzen".

Standardmäßig ist eingestellt, dass ein Abfragedialog erscheint, wenn der eArztbrief erfolgreich versendet wurde.

4. Damit der KIM eArztbrief beim direkt beim Herunterladen erfolgreich entschlüsselt werden kann, hinterlegen Sie in der E-Mail-Kontoverwaltung im Reiter "Grundeinstellungen" zusätzlich die CardID. Nutzen Sie die Fragezeichen-Schaltfläche zum Herausfinden, der SMCB Card-ID.

Erstellung eines eArztbriefes

Im “Brief erstellen”-Fenster wählen Sie wie gewohnt die gewünschte Briefvorlage aus und setzen den Empfänger, z.B. Hausarzt, für den eArztbrief. In der Empfängerliste ist in der Spalte “eAB” anhand des Brief-Icons zu erkennen, welches E-Mail-Konto für den Empfänger hinterlegt ist:

• KVC Empfänger verfügbar
  
• KIM Empfänger verfügbar
  
• KVC und KIM Empfänger sind verfügbar
  

Hinweis: Im Briefpopover bzw. Briefkarteieintrag, in den Patientendetails sowie im Patienteninfopanel ist ebenso für die hinterlegten Ärzte erkennbar, welches E-Mail-Konto im Ärzteverzeichnis hinterlegt ist. Die eArztbrief-Schaltfläche zeigt ebenso die Möglichkeit des eArztbrief-Versands an.

Tipp: Über dieses Brief-Icon können jetzt direkt KIM E-Mails erstellt werden.

Ist kein eArztbrief-Versand möglich, erscheint zusätzlich ein Ausrufezeichen auf der Schaltfläche.

Ist der eArztbrief-Versand möglich, wird beim Klick auf die Schaltfläche “eArztbrief” das PDF aus dem Arztbrief generiert und die PDF-Signierung automatisch angestoßen. Wenn weitere PDF-Anhänge im “Neue E-Mail”-Fenster hinzugefügt werden, können diese mit der Schaltfläche “sign” signiert werden.

Versand des eArztbriefes

Der eArztbrief kann aus dem “Brief erstellen”-Fenster oder aus dem gespeicherten Arztbrief-Karteieintrag (ABR) versendet werden. Mit Verwendung der tomedo® Einstellung (siehe vorangegangenen Abschnitt) kann der eArztbrief automatisch als gedruckt markiert werden. Außerdem werden bei aktivierter Einstellung (Punkt 3 im Einstellungsbild) für GKV Patienten automatisch KV-Abrechnungsziffern zur auf dem KV-Schein dokumentiert werden. Beim eArztbrief-Versand für Privatpatienten werden keine KV-Leistungen zur Abrechnung vorgeschlagen.

Versand über KIM

Ist der eArztbrief erfolgreich versendet worden, wird in der Patientenkartei ein Karteieintrag mit dem PDF-Arztbrief angelegt. Welcher Anhang-Karteieintragstyp dafür verwendet wird, können Sie in den tomedo® Einstellungen festlegen.

Weiter sehen Sie in der E-Mail-Verwaltung im Ordner “Gesendet” den versendeten eArztbrief.

Der eArztbrief kann anschließend jederzeit, wie Sie es von der bisherigen Briefschreibung gewohnt sind, aufgerufen und ausgedruckt werden.

Versand über KVConnect

Danach öffnet sich das E-Mail-Fenster. Durch Klick auf das Adressenauswahlsymbol gelangen Sie zum Adressbuch der Ärzte, welche ebenfalls am elektronischen Arztbriefversand teilnehmen. tomedo® führt jeden Morgen eine Abfrage nach neuen Ärzteadressen durch. Sollten Sie die gewünschte Empfängeradresse nicht finden, dann ist diese noch nicht mit durch das aktuelle Update importiert worden. In dem Fall können Sie die Adresse händisch eingeben. Der E-Mail-Versand funktioniert trotzdem.

Empfang des eArztbriefes

Mit Empfang des KIM eArztbriefes wird der eArztbrief automatisch durch die SMCB entschlüsselt. Hinterlegen Sie dazu im E-Mail-Konto im Reiter "Grundeinstellungen" die SMCB Card-ID, siehe dazu folgenden Abschnitt.

War die Entschlüsselung der KIM-Mail nicht möglich und Sie haben das Fehlerfeedback “Die Nachricht konnte nicht entschlüsselt werden” erhalten, dann machen Sie einen Rechtsklick auf die Mail und wählen im Kontextmenü "E-Mail erneut durch den Konnektor entschlüsseln lassen". Mit dem nächsten E-Mail-Abruf erhalten Sie den entschlüsselten eArztbrief.

Patientenzuordnung aus eArztbrief

Die Patientenzuordnung erfolgt teil-automatisch, da einige manuelle Schritte trotzdem nötig sind.

1. Der Patient wird bei Eingang der E-Mail (KVC oder KIM) nach bestem Wissen und Gewissen der E-Mail zugeordnet. Hier können auch mehrere Patienten gefunden werden oder auch keiner. Deswegen werden per se Patienten-Kandidaten an die E-Mail angehangen, wovon Sie anschließend einen auswählen können.
2. Mit Bestätigung können Sie den Patienten zuordnen. Ist der Patient der E-Mail zugeordnet, erscheint ein Avatar. Beim Zuordnen wird gefragt, welche Daten mit den Stammdaten abgeglichen werden sollen. Bei einem nicht bekannten Patienten wird ein neuer Patient angelegt.
3. Danach wird die eArztbrief-Eingang-Ziffer 86901 vorgeschlagen und kann in diesem Schritt auf dem Schein dokumentiert werden. Gegebenenfalls muss ein neuer Schein angelegt werden, wenn für den Patienten noch kein Schein für das Quartal existiert. Ausnahme: Wird der eArztbrief einem Privatpatienten zugeordnet, erscheint eine Abfrage, ob tatsächlich die eArztbrief-KV-Leistung für den Privatpatienten dokumentiert werden soll.
   Hinweis: Wird auf Grundlage eines empfangenen eArztbriefes ein Patient angelegt, wird standardmäßig der Versichertenstatus GKV-Patient für diesen Patienten gesetzt. Somit werden die KV-Abrechnungsziffern ohne Warnung vorgeschlagen.
4. Anschließend werden alle Dateien in die Akte gespeichert. In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → KIM-Dienste können Sie für den KIM-eArztbrief einstellen, in welchem Karteieintragtyp der eingehende eArztbrief in der Kartei zu speichern ist. Zusätzlich können Sie auswählen, ob die Begleitdatei und Signaturprüfung im Karteieintrag mit abgelegt werden soll.

eKonsil

Das eKonsil ist ein Versorgungsmodul, welches von der Kassenärztliche Vereinigung Thüringen (KVT) gemeinsam mit der AOK PLUS angeboten wird.

Aber der Version v1.113 unterstützt tomedo® das eKonsil für GKV-Patienten. Das eKonsil umfasst dabei:

• Erstellung einer Arzt-Anfrage
• Versenden der Arzt-Anfrage über den eArztbrief (KIM) an einen anderen Arzt
• Empfang der Arzt-Anfrage als eArztbrief
• Rückmeldung des Arztes an Anfragesteller, z. B. eine Behandlungsempfehlung oder ein Hinweis für eine weiterführende Diagnostik

Das Ziel ist es, den Patienten gezielt weiterzubehandeln oder falls nötig zu dem jeweiligen Facharzt zu überweisen.

Voraussetzung des eKonsils

Um das eKonsil nutzen zu können, müssen drei Voraussetzungen erfüllt werden:

• Abgabe der Teilnahme- und Einwilligungserklärung gegenüber der KVT (bei weiterführenden Fragen diesbezüglich wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb unter vertrieb@zollsoft.de)
• TI-Anbindung (weitere Informationen dazu im Handbuchabschnitt Telematikinfrastruktur)
• KIM-Adresse

Konsilanfrage erstellen und versenden

eKonsil Anfrage erstellen

In der Kartei können Sie über das Symbolleisten-Icon “eKonsil” für den Patienten die Eingabemaske für die Erstellung einer Konsilanfrage öffnen.

Die Patientendaten werden aus dem GKV-Schein ausgelesen und können bei nachträglicher Änderung über die Schaltfläche "Stammdaten übernehmen" 1 ausgelesen werden. Bis auf die Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind alle Patientenstammdaten Pflichtangaben, ohne welche die Konsilanfrage nicht versendet werden kann. Die Einwilligung des Patienten in das eKonsil und die Kontaktaufnahme durch den Konsilararzt wird unter dem Abschnitt "Kontaktaufnahme" 2 angegeben. Weiter muss datiert werden, in welchem Zeitfenster die Kontaktaufnahme erfolgen soll, inklusive einer Bemerkung 3 zur Kontaktaufnahme.

Der Konsilauftrag 4 umfasst dabei Patientendaten, Intention, Diagnose und Fragestellung sowie Vorbefunde/Anamnesedaten (wie Labordaten, Vorbefunde, Bilder/Fotos, Medikation, Allergien oder Anmerkungen). Für eine vollständige Konsilanfrage müssen alle Pflichteingaben (rot gekennzeichnet und im Menü links mit einem Kreuz-Icon markiert), ausgefüllt sein. Unter Vorbefunde & Anamnesedaten können Sie entsprechend der Kategorie über die "+"Schaltfläche oder via Drag & Drop aus dem Finder Dateien hinzufügen. PNGs und PDFs sind erlaubte Dateiformate. Aus der Kartei können zusätzlich ABR-Karteieinträge, welche ein Word-Dokument enthalten, als eKonsil-Anhang hinzugefügt werden. Beim Hinzufügen der docx-Datei wird automatisch eine PDF-Datei daraus generiert. Hinweis: Diese Funktion ist bisher nur für das Drag & Drop von Karteieinträgen umgesetzt.

Weiter sind der verantwortliche Arzt und die Betriebsstätte 5 der Konsilanfrage auszuwählen. Die Daten des selektierten Arztes und Betriebsstätte werden in die Konsilanfrage übernommen.

Wenn alle Angaben für die Konsilanfrage erfasst wurden, kann diese als eArztbrief versendet werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "eArztbrief" 6. Es wird automatisch auf Grundlage der Angaben das eKonsil-Anfrage-PDF generiert.

eKonsil Anfrage versenden

Im Fenster “eKonsil” kann daraufhin das PDF 1 geprüft sowie der eKonsil-Empfänger 2 ausgewählt werden. Mit Klick auf "versenden" 3 öffnet sich das E-Mail Fenster. Das PDF wird als Anhang der E-Mail hinzugefügt und kann bei gesetzter Einstellung automatisch signiert werden. Durch Klick auf "Versenden" wird die Konsilanfrage verschickt.

Für das Versenden einer Konsilanfrage werden folgende Leistungen automatisch auf dem Schein dokumentiert:

• 01670 – Einholung eines Telekonsiliums
• 86900 – Versenden eines elektronischen Briefes je versendeten eArztbrief
• 99266 – Übermittlung einer Konsilanfrage über das Modul „eKonsil PLUS“, wenn der Patient bei der AOK PLUS versichert ist und sich die Praxis im KV Bereich Thüringen abrechnet.

Achtung: Diese Leistungen können nur abgerechnet werden, wenn das Versorgungsmodul der AOK PLUS aktiviert.

Der versendetet eArztbrief ist als eKonsil (AOK Plus) – Anfrage sowie dem Betreff EKON_ANF gekennzeichnet.

Konsilanfrage empfangen, beantworten und Konsilrückantwort versenden

Empfang und Antwort

Der Empfänger erhält die Konsilanfrage als eArztbrief. Wie gewohnt muss der eArztbrief einem Bestandspatienten zugeordnet oder ein neuer Patient aus der E-Mail-Verwaltung mit Klick auf das Patienten-Icon angelegt werden. Beachten Sie für die Patientenzurordnung den entsprechenden Handbucheintrag.

Ist der eArztbrief einem Patienten zugeordnet, wird die Schaltfläche “Beantworten” aktiv (rechts unten im E-Mail-Fenster der ausgewählten E-Mail). Über diese Schaltfläche wird das Fenster “eKonsil Befund” zur Beantwortung der Anfrage geöffnet.

Aus dem Fenster heraus kann über die Schaltfläche “Anfrage öffnen” 1 die Konsilanfrage sowie der Signaturbericht aufgerufen werden. Analog zur Erstellung der Konsilanfrage werden die Patientenstammdaten 2 aus dem GKV-Schein übernommen. Weiter muss der Konsilar Angaben zur Kontaktaufnahme 3 erfassen.

Die Pflichtangaben des eKonsil-Befunds sind rot gekennzeichnet sowie im Menü für die einzelnen Bereiche des eKonsils mit einem Kreuz markiert 4. Vor dem Versand der Rückantwort muss der verantwortliche Arzt und mit zugehöriger Betriebsstätte 5 für die Konsilantwort ausgewählt werden.

Mit Klick auf "eArztbrief" 6 wird das PDF der eKonsilrückantwort generiert und im eKonsil-Versandfenster angezeigt.

Rückantwort versenden

Der Absender des initialen eKonsils wird automatisch als Empfänger gesetzt. Das eKonsil-PDF kann an der Stelle abschließend geprüft werden 1. Mit Klick auf "versenden" 2 öffnet sich das ein entsprechendes Fenster zum Erstellen einer E-Mail. Das PDF wird automatisch als Anhang beigefügt, kann signiert und schließlich über die Schaltfläche “Versenden” abgeschickt werden.

Mit Versand der Konsilantwort werden für den Patienten folgende Leistungen auf dem GKV-Schein übernommen:

• 01671 – Telekonsiliarische Beurteilung
• 01672 – Zuschlag zur Gebührenordnungsposition 01671
• 86900 – Versenden eines elektronischen Briefes je versendeten eArztbrief
• 99267 – Beantwortung einer Konsilanfrage über das Modul „eKonsil PLUS“, wenn der Patient bei der AOK PLUS versichert ist und sich die Praxis im KV Bereich Thüringen abrechnet.

Achtung: Diese Leistungen können nur abgerechnet werden, wenn das Versorgungsmodul der AOK PLUS aktiviert.

Der versendete eArztbrief ist ebenso als eKonsil (AOK Plus) – Befund und dem Betreff EKON_ANT gekennzeichnet.

Hinweis: Die Konsilantwort kann nur einmal versendet werden. Ein erneuter Versand ist nicht möglich.

Konsilrückantwort empfangen

Die Konsilantwort wird als eArztbrief empfangen und muss wieder aus der E-Mail-Verwaltung dem Patienten zugeordnet werden. Ist der eArztbrief dem passenden Patienten zugeordnet, kann die initiale eKonsil-Anfrage über die Schaltfläche "Öffnen" (unten rechts im E-Mail-Fenster) geöffnet werden.