Briefschreibung

Letzte Anpassung: 25. November 2021

Inhaltsübersicht

Briefe erstellen mit dem Brief-Dialog

Ob Arztbrief oder externes Formular – mit dem Dialog zum Briefe erstellen geht das Briefe schreiben schnell von der Hand.

Im Überblick:

Um einen patientenbezogenen Brief zu schreiben, klicken Sie am besten auf das Brief-Icon in der Patientenkartei. Wählen Sie eine Briefvorlage und danach die Empfänger des Arztbriefes aus. Tomedo befüllt die Vorlage automatisch und zeigt sie als Vorschau an. Nach dem Klick auf OK öffnet sich ihre Textverarbeitung (Word oder Libre Office). Falls keine Nachbearbeitung notwendig ist, können Sie stattdessen auch auf „Nur Speichern“ klicken, um direkt zum Karteieintrag des Arztbriefes zu springen. Die Abbildung zeigt das Fenster direkt nach dem Öffnen.

 

Erstellen eines Briefes

Auswahl der Vorlage (→ Bereich 1)

Auswahl des Empfängers oder der Empfänger (→ Bereich 2)

Anpassung von Anrede und Adressfeld des Empfängers (→ Bereich 3)

Angabe des Arztes, für den der Brief verfasst wird (→ rechts neben Bereich 6)

Klick auf „OK“ oder Klick auf „Nur Speichern“ (nächste Schritte werden dann übersprungen)

Bearbeiten des Brief-Inhaltes in Textverarbeitung (Bei Klick auf „OK“)

Achtung: Falls Sie schon jetzt drucken, erkennt tomedo® nicht, dass gedruckt wurde, und die Druckampel (siehe Abschnitt Brief-Popover in der Kartei) bleibt auf rot. Tomedo fragt Sie beim Schließen des Kartei-Popovers dann, ob Sie den Brief schon gedruckt haben.

Speichern (In MS Word oder Libre Office)

Druck über Kartei-Popover Brief (siehe Abschnitt Brief-Popover in der Kartei)

Erstellen eines Briefes mit mehreren Empfängern (Serienbrief)

1 – 5 wie oben

  • Bearbeiten des Serienbriefes. Ihre Textverarbeitung öffnet sich mit einem speziellen Dokument (Serienbrief-Modus). Hier sind Textbereiche, welche später von tomedo® automatisch ersetzt werden, farblich hervorgehoben. Dazu gehören beispielsweise: Adresse des Empfängers und Anrede.

Achtung: Es ist nicht möglich, den Serienbrief sofort in Ihrer Textverarbeitung zu drucken!

Ihre Textverarbeitung (hier MS Word) im Serienbrief-Modus nach dem Klick auf OK. Bereiche, die später ersetzt werden, sind farblich hervorgehoben.

Wenn Sie einen Einzelbrief sofort aus Ihrer Textverarbeitung drucken (Schritt 8), so ändert sich der Druckstatus nicht automatisch. tomedo® fragt dann beim Schließen des Kartei-Popover Brief direkt nach, ob der Brief schon gedruckt wurde, und setzt die Druckampel entsprechend.

Hinweis: Diese Funktion muss über tomedo  Einstellungen Arbeitsplatz Briefschreibung „Warnung bei Verlassen des Briefes, falls noch nicht gedruckt“ ggf. erst noch freigeschaltet werden.

Formular-Funktion (.docx)

Falls Sie die Briefvorlage (.docx) als „Formular“ markiert haben, ist es nicht notwendig und auch nicht möglich, einen oder mehrere Empfänger anzugeben. Alle Platzhalter werden jedoch wie gewohnt ausgefüllt. Solche Formulare können Sie sich auch in Ihre Symbolleiste ziehen, wenn Sie sie mit einem Karteieintrags-Typen verknüpfen.

Hinweis: Der Modus „Datei“  eignet sich zum Zugriff auf Formulare, die sich oft ändern (z.B. jedes Quartal), bzw. welche nur selten benötigt werden. Der Systemadministrator kann diese einmalig hinzufügen (vielleicht auch in an die Praxis angepasster Form). Danach hat die gesamte Praxis Zugriff auf ein und dasselbe Formular. Empfehlenswert ist das Format PDF. Das Format DOC bzw. DOCX eignet sich nur, falls praxisweit dieselbe Software für Textverarbeitung eingesetzt wird.

Anwendung der Briefschreibung

Erstellen eines Formulars (.pdf und .docx)

  1. Auswahl des Formulars (→ Bereich 1) – Haken in Spalte Formular kennzeichnen Dokumente, die als Formular gedacht sind.
  2. Klick auf „OK“ oder „Nur Speichern“
  3. Elektronisches Ausfüllen des Formulars im damit verbundenen Programm (z.B. Vorschau oder Adobe Reader für .pdf bzw. Libre Office oder MS Word für .docx)
  4. Speichern

Übernahme von Einträgen aus der Kartei des Patienten

tomedo® kann aus der geöffneten Kartei Einträge übernehmen, falls die Vorlage entsprechend eingerichtet wurde. Das geschieht entweder völlig automatisch (siehe Brief-Vorlagenverwaltung) oder durch gezielte Selektion in der Kartei. Die Übernahme geschieht ausschließlich über das x-Kommando. In der Kommandoliste (Admin → Briefschreibung → Kommandos → Med. Dokumentation → x-Kommando) können Sie sich Ihren individuellen Platzhalter konfigurieren.

Tipp: Haben Sie das x-Kommando so eingerichtet, dass es auf die aktuelle Selektion in der Kartei reagiert (blau unterlegte Zeilen)? Dann können Sie auch bei geöffnetem „Brief schreiben“-Fenster die Selektion anpassen, ohne das „Brief schreiben“-Fenster aus den Augen zu verlieren. Das Fenster bleibt automatisch im Vordergrund.

Weitere Funktionen

Zugriff auf Ärzteliste

→ Bereich 2

Neben der Suche nach Ärzten in Ihrer Ärzteliste können Sie diese hier auch erweitern oder korrigieren. Der ausgewählte Adressat wird der Empfängerliste als neuer Eintrag hinzugefügt.

Arzt einstellen

Bereich 6

Hier kann vom Praxispersonal der Arzt eingestellt werden, für den der Brief vorbereitet wird.

Schnellzugriff auf Briefe über die Menüleiste

Über folgende Menüs lassen sich Formulare und Briefe direkt auswählen. Sofern ein Patient ausgewählt ist, wird der Briefdialog mit der ausgewählten Vorlage geöffnet.

Tipp: Nutzen Sie die Suchfunktion im Hilfe-Menü um direkt Zugriff auf den Arztbrief zu bekommen. Dort befinden sich alle Briefvorlagen, die in der Briefvorlagen-Verwaltung vorhanden und sichtbar sind (kein durchgestrichenes Auge) und kein Formular sind.

Einstellen von Standardprogrammen im Finder

Im Finder kann man Standard-Applikationen zu Dokumenten zuweisen. Diese Standard-Applikationen werden von tomedo® genutzt, um Briefe zu schreiben oder PDF-Dateien anzuzeigen. Um Ihre Standard-Applikation einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Finder auf die Datei mit gewünschter Endung (z.B. .docx oder .pdf).
  2. Drücken Sie Cmd-I um die Datei-Informationen anzuzeigen. Ein neues Fenster öffnet sich daraufhin.
  3. Wählen Sie unter dem Abschnitt „Öffnen mit:“ Ihre Standard-Applikation aus.
  4. Klicken Sie auf „Alle ändern“.

Wie erstelle ich Briefvorlagen?

Empfohlene Vorgehensweise

  1. Seite einrichten, Seitenränder einrichten
  2. Einrichten der Standard-Formatvorlage und weiterer Formatvorlagen, um Kopf- Fußzeile und Standard-Textkörper zu formatieren. Nur die Ausnahmen direkt im Text formatieren, ansonsten Formatvorlagen wo es geht benutzen (ist sicherer)
  3. Zur genauen Positionierung von Objekten: Tabellen verwenden! Über Tabellen- Eigenschaften die Zeilenhöhe und Spaltenbreite direkt vorgeben. Auf keinen Fall Abstände durch wiederholte Leerzeichen erzeugen!
  4. Falzmarken in Kopfzeile, damit auf jeder Seite
  5. „Erste Kopfzeile anders“ andere Kopfzeile für erste Seite.
  6. Lösung: Kopfzeile für Seiten ab Seite zwei müssen zuerst definiert werden. Als nächstes: Klick auf „Erste Kopfzeile anders“. Text aus Kopfzeile verschwindet, wird aber im Dokument abgespeichert! Jetzt kann man die leere Kopfzeile mit dem Inhalt für die erste Seite ändern. Zugriff auf die andere Kopfzeile bekommt man durch erneuten Klick auf „Erste Kopfzeile anders“.

Auf jedem tomedo-Anwendertreffen wird mindestens ein Vortrag zur Einführung in die Briefschreibung gehalten. Anhand der Aufzeichnung dieser Beiträge können Sie sich ebenfalls einen guten Überblick über schaffen, wie man am besten Briefvorlagen erstellt.

Bekannte Hindernisse

Fehlermeldung: „Klammersetzung bei Kommandos scheint defekt. Falls korrekt, tippen Sie bitte Befehl-Start und – Ende $[ bzw. ]$ erneut ein“

Lösung: Aus Fehlermeldung den Kommando-Namen extrahieren (steht versteckt zwischen Zeichen) und beim darauffolgenden Kommando die Sequenz nochmal neu eingeben (1. Löschen, 2. Hintereinander weg eingeben).

Hintergrund: Die Textverarbeitung setzt sich zwischen das „$“-Zeichen und das „[„-Zeichen. Leider ist das nicht direkt sichtbar. Eine entsprechende Fehlermeldung wird beim Erstellen des Briefes daraufhin ausgegeben.

Serienbriefe gehen nicht, aber Einzelbriefe gehen.

Lösung: Leerzeichen hinter die Kommandos fusszeile, anrede, adressfeld_empfaenger und einleitung setzen.

Hintergrund: Es wird mit Libre Office gearbeitet. Hier können die Textmarken nur dann verwendet werden, wenn hinter den Serienbrief-Kommandos fusszeile, anrede, adressfeld_empfaenger, einleitung ein Leerzeichen steht. Das Absatzende (Enter) darf nicht unmittelbar folgen (LibreOffice-Bug).

Leerzeichen aus Vorlage weg

Lösung: Geschütztes Leerzeichen: CTRL + ALT + LEERTASTE

Weitere bekannte Probleme

  • Automatisches Reparieren wird bei Word manchmal nicht ausgeführt. Dann hilft ein nochmaliger Klick auf „Reparieren“, auch wenn die grüne Lampe eine erfolgreiche Reparatur bereits anzeigt
  • Symmetrie bei Klammersetzung überprüfen! Auf $[ muss nach dem Kommando ]$ folgen.

Brief-Popover in der Kartei

Das Popover wird angezeigt, wenn Sie in der Kartei auf einen Arztbrief klicken. So erhalten Sie schnellen Zugriff auf Ihren Arztbrief. Der Inhalt des Briefes kann angepasst werden, indem Sie doppelt auf den Empfänger klicken (Änderung des Briefes für den ausgewählten Empfänger) oder auf „Serienbrief bearbeiten“ klicken (Änderung sämtlicher Briefe für alle Empfänger). Es ist auch möglich die Anzahl der Empfänger anzupassen („+“-Button).

Wählt man einen Brief in der Kartei aus (links), so öffnet sich automatisch ein neues Fenster (Kartei-Popover), welches schnellen Zugriff auf den Brief bietet.

Unterstützte Arbeitsabläufe

  • Dokumentation und Druckstatus überwachen
  • Empfänger zum Serienbrief hinzufügen, ändern oder löschen
  • Serienbrief weiterschreiben
  • Individuelle, persönliche Änderungen an Einzelbriefen des Serienbriefes vornehmen

Datum des Karteieintrages für den Brief

Anzeigetext für Karteieintrag: Dieser Text wird in der Kartei angezeigt

Empfängerliste. Die Spalte „Original / Kopie“ bestimmt, ob der Brief nachrichtlich (Kopie) oder im Original zugestellt wird. Die Spalte „Typ“ hilft bei der schnellen Einordnung des Empfängers. Die Druckampel in der Spalte „Druck“ zeigt an, ob der Brief noch nicht gedruckt wurde (rot), für den Druck freigegeben ist (gelb) oder bereits gedruckt wurde (grün). Die Druckampel kann per Klick in die Spalte geändert werden und dient ausschließlich als Gedächtnisstütze. Die letzte Spalte „Einzel“ zeigt an, ob einzelne Briefe aus dem Serienbrief bereits individuell nachbearbeitet wurden.

 Hinzufügen, ändern, Reihenfolge ändern und löschen von Empfängern aus der Empfängerliste. Der Dialog zum Erstellen der Briefe öffnet sich erneut mit eingeschränkter Funktionalität.

 Vorschau des Briefes. Die Apple QuickLook-Vorschau (externes in MacOS eingebundenes Programm) öffnet sich. Darin kann man schnell zwischen den einzelnen Briefen hin- und herschalten (Pfeiltasten).

Achtung: Die Darstellung kann sich vom tatsächlich ausgedruckten Brief unterscheiden. QuickLook ist nur geeignet, um den Inhalt zu überprüfen. Die exakte Darstellungsform können sie nur Ihrer Textverarbeitung (z.B. Libre Office oder Word) entnehmen.

 Kopie des Briefes speichern. Ein Dialog öffnet sich, indem sie angeben können, wo die Kopie gespeichert werden soll.
( Geeignet für externe Kommunikation)

Tipp: Sie können die Brief-Datei auch per Drag&Drop auf den Schreibtisch bewegen.

 Brief per E-Mail versenden. Die App Mail wird geöffnet und der Brief angehangen.

 Faxen des Arztbriefes an hinterlegte Fax-Nummer.

 Drucken: Die Druckampel wird von rot auf grün gesetzt, der Brief wird über die Textverarbeitung gedruckt. Vorher öffnet sich der Druckdialog, indem sie angeben können, auf welchem Drucker und aus welchem Fach der Brief gedruckt werden soll.

Serienbrief: Ein neuer Button „Alle drucken“ erlaubt den sofortigen Ausdruck des gesamten Serienbriefes.

 Drucken des ausgewählten Briefes (oben) oder Drucken der kompletten Briefserie über eine PDF-Datei (unten).

Verändern der Empfängerliste

Nachdem man auf „+“ geklickt hat, öffnet sich der Dialog zum Erstellen des Briefes erneut. Hier kann man die Empfängerliste bearbeiten und die zugehörigen Empfänger-Adressen ändern. Anschließend muss man die gemachten Änderungen mit einem Klick auf „Nur speichern“ bestätigen. Daraufhin werden die Briefe angepasst.

Schnelle Vorschau mit QuickLook

Durch Klick auf das „Auge“ öffnet sich die QuickLook-Vorschau. In dieser können Sie sämtliche Briefe schnell durchgehen und prüfen.

Warnungen

Wenn Serienbriefe mit „Alle öffnen“ fortgesetzt werden sollen, obwohl schon ein oder mehrere Briefe individuell verändert wurden, so warnt folgendes Fenster vor dem Überschreiben individueller Änderungen.

Faxen von Briefen

Ein Klick auf „Fax“ genügt, um den Faxvorgang auszulösen. Doch bevor es losgehen kann, müssen Sie den Treiber Ihres Faxgerätes installieren. Anschließend müssen Sie in tomedo® ein Druckprofil anlegen.

Das geht so:

  1. Öffnen Sie Admin → Geräteeinstellung – Drucker.
  2. Legen Sie über das „+“ ein neues Druckprofil an.
  3. Klicken Sie auf „phys. Drucker zuweisen“ und tragen Sie in alle Felder, in denen später die Faxnummer eingetragen werden soll, drei Nullen ein „000“.

Hintergrund: tomedo® durchsucht später alle Einstellungen Ihres Druckers nach diesen drei xxx und ersetzt sie durch die richtige Faxnummer. Dieses Vorgehen ist notwendig, da jedes Faxgerät einen anderen Treiber hat Die Briefschreibung (Seite 99 von 274) und die Faxnummer in einem anderen Feld speichert. Meist sogar in mehreren Feldern.

  1. Klicken Sie auf „Drucken“, um Ihre Einstellungen zu speichern.
  2. Markieren Sie das Druckprofil als Fax.

Druckdatum ändern

Administratoren haben die Möglichkeit, das Druckdatum nachträglich zu ändern. Nach erfolgreichem Druck sieht das Brief-Popover in etwa so aus:

Wenn Sie als Administrator auf „Druckdatum ändern“ klicken, ändert sich die Ansicht. Nun sieht das Brief-Popover unter Brief-Details ungefähr so aus:

Nun können Sie das Druckdatum ändern.

  • Um diese Ansicht wieder zu schließen, klicken Sie auf das Schloss.
  • Um das Druckdatum zu löschen, klicken Sie auf „–“.

Onlineversand von Briefen

Administratoren können Briefe und Rechnungen über einen Onlinebriefdienst versenden.

Der Onlineversand von Briefen erfolgt über das Brief-Popover. Bei der ersten Nutzung dieser Funktion wird der Nutzer nach seinem Einverständnis gefragt. Zudem öffnet sich ein Dokument das Informationen über die Preise in Deutschland und die übertragenen Daten enthält. Das Einverständnis kann jederzeit im Menü Einstellungen → Nutzer → Sonstiges wiederrufen werden.

Der Onlineversand von Rechnungen erfolgt über die Druckoption “als Brief aus tomedo versenden” in der Privatrechnungs-Verwaltung. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die Rechnungen bereits als PDF-Datei vorliegen und als gedruckt markiert wurden sein.

Im sich anschließend öffnenden Menü zum Versand als Onlinebrief kann eingestellt werden, ob der Druck in Farbe oder Schwarz-Weiß und Einseitig oder als Duplexdruck erfolgen soll. Ebenso wird der Preis angezeigt. Beim Versand mehrerer Rechnungen kann man außerdem zwischen der jeweils ersten Seite der Rechnungen wechseln.

Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare

NUR ADMINISTRATOR

In der Praxis benötigte Briefvorlagen und Dateien lassen sich über dieses Fenster (Admin → Briefvorlagen) einspeisen und sortieren. Es genügt, die Dateien einfach in die Tabelle 1 zu ziehen. Über die Eigenschaft „Sichtbar“ kann man Briefvorlagen in tomedo® anzeigen lassen. Die Eigenschaft „Formular“ gibt an, ob die entsprechende Datei als Formular (Modus Datei → keine Textersetzungen bzw. keine Kommandos) oder als Brief (Modus Einzel und Modus Serie → Unterstützung von Textersetzungen bzw. Kommandos) verwendet werden soll.

Interne Vorlagen sind in Orange dargestellt. Für die Funktion von tomedo® ist es wichtig, dass diese Vorlagen nicht gelöscht werden.

Vorbereitung

Bitte lesen Sie vorher die Hilfen zum Erstellen von Briefen und Brief-Popover in der Kartei.

Allgemeines

Briefvorlagen-Formulare können (gewöhnlich als .doc-, .docx- oder .pdf-Datei) einfach in die Tabelle gezogen werden. Daraufhin wird eine neue Vorlage erstellt. Alternativ können Sie auch eine Datei in die Drop-Zone (Datei-Symbol im Bereich 2) schieben. Dann wird die selektierte Vorlage überschrieben. Sie könne auch aus der Drop-Zone die Datei auf den Desktop schieben, um eine Kopie zu erstellen.

Formulare – Dateipool für die Praxis

Für Formulare, auf die über die Briefschreibung zugegriffen werden kann, bieten sich schnelllebige oder seltene Formulare an, deren Implementierung in tomedo® zu aufwendig wäre. Das Praxispersonal kann sich solch eine Vorlage über den Brieferstell-Dialog in die Kartei des Patienten übernehmen, elektronisch ausfüllen und ausdrucken (z.B. für PDF-Dateien die Programme Vorschau oder Adobe Reader). Achten Sie darauf, dass das entsprechende Formular in der Tabelle erscheint und als sichtbar und als Formular markiert ist. Nur dann hat das Praxispersonal den richtigen Zugriff.

Briefvorlagen – Automatisches Ausfüllen von Textmarken

Arztbriefe unterscheiden sich in tomedo® von Formularen durch die Möglichkeit, gesetzte Textmarken gezielt durch spezifische Informationen über den Patienten, Schein, etc. zu ersetzen. Die Adresse des Empfängers soll im Serienbrief beispielsweise individuell angepasst werden, während der Hauptinhalt konstant bleibt. Auch können patientenspezifische Karteieinträge automatisch übernommen werden.

Dafür gibt es in tomedo® einige Kommandos, die bei der Erstellung einer Briefvorlage angewendet werden können. Die (sehr primitive) Skript-Sprache in tomedo® heißt ZSBriefBasic und befindet sich in ständiger Weiterentwicklung um den Ansprüchen verschiedener Praxen gerecht zu werden.

tomedo® setzt auf DOCX als offenes Datei-Format für formatierten Text. Deswegen ist es möglich, dass jeder seine eigene Lieblings-Textverarbeitung verwenden kann, so lange sie .docx zum Lesen und Speichern unterstützt. Microsoft Word und Libre Office unterstützen diesen Standard gut.

Trotzdem muss bei der Erstellung von Briefvorlagen die Kompatibilität geprüft werden. Daher ist es empfehlenswert, dieselbe Textverarbeitung praxisweit einzusetzen. Andernfalls sollte die Vorlage auf allen eingesetzten Textverarbeitungen getestet werden.

Empfohlenes Vorgehen:

  1. Wählen Sie die „kompatibelste“ Textverarbeitung für das Erstellen der Vorlage, falls Sie mehrere einsetzen. (Erst MS Word, dann Libre Office, dann alle anderen.)
  2. Designen Sie die Vorlage ohne Kommandos (in der Textverarbeitung)
  3. Ergänzen Sie die Kommandos möglichst in einem Rutsch (in der Textverarbeitung)
  4. Klicken Sie auf „Repariere Vorlage“ in tomedo®, um ggf. automatisch Anpassungen vornehmen zu lassen.

Kommandos von ZSBriefBasic werden durch die Anfangssequenz $[ und die Endsequenz ]$ gekennzeichnet, also allgemein $[Kommandoname]$ oder als Beispiel: $[adressfeld_empfaenger]$ .

Kommandos können im Kontext Briefschreibung (Kontext: Brief), aber auch für interne Vorlagen verwendet werden (interner Kontext).

Folgende interne Vorlagen werden derzeit von tomedo® angewendet:

  • Überweisung, Privat
  • Medikamentenplan
  • Privatrechnung
  • Kostenvoranschlag (bezieht sich auf die Privatrechnung)
  • BG-Rechnung
  • BG-Kostenvoranschlag

Achtung: Interne Vorlagen (orange) müssen zwingend vorhanden sein, damit tomedo® einwandfrei funktioniert.

Achtung: Die Vorlage wird über Ihren Namen identifiziert (wie in der Spalte „Vorlage“ angegeben).

Vollständige Kommandoliste ZSBriefBasic

Info: Beachten Sie den neuen Button „Kommandoliste“ im Verwaltungs-Fenster!

Für den Administrator empfiehlt es sich, mit dem mitgelieferten Testdokument für BriefBasic zu arbeiten. Das Testdokument ist in der Vorlagenverwaltung standardmäßig als „nicht sichtbar“ gekennzeichnet. Zum Testen kann man hier das Flag auf sichtbar schalten und die Vorlage im Erstell-Dialog ausfüllen lassen. Die normalen Platzhalter-Befehle können so schnell auf Ihre Funktion hin geprüft werden. Die Kommandos mit Argument sind weiter unten erklärt.

Hinweis: Benutzen Sie immer „Repariere Vorlage“. Daraufhin erscheint in der Vorlage ein grünes Ampelsymbol.

Platzhalter-Befehle

Info: Drücken Sie den Button „Kommandoliste“, um eine vollständige Liste der Platzhalter einzusehen.

Befehle mit Syntax

Kommandos in Tomedo beginnen mit $[. Dann folgt der Name. Zum Schluss folgt die Endsequenz ]$. Die einzelnen Argumente müssen durch ein Leerzeichen (Space) getrennt werden.
Beispiel: $[anrede]$, $[x …]$, $[adressfeld_empfaenger]$ Optionale Argumente (Kann-Argumente) werden in den untenstehenden Befehlsbeschreibungen in eckigen Klammern gesetzt [_ _ _ _ _]. Sie dürfen nicht im richtigen Kommando vorkommen. Obligatorische Argumente (Muss-Argumente) werden dagegen mit <_ _ _ _> gekennzeichnet.

Selektion von Karteieinträgen

Nutzen Sie das x-Kommando (Admin → Briefvorlagen → Kommandos → Med. Dokumentation → x) um Karteieinträge automatisch oder in Auswahl zu übernehmen.

Expertenteil: (für Administratoren und zollsoft-Mitarbeiter)

Es besteht die Möglichkeit, über sogenannte Key-Paths auf bestimmte Attribute zuzugreifen. Die allgemeine Syntax dafür lautet:

$[&some.keypath]$

wobei „some“ eines der Objekte „besuch“ und „brief“ ist, und keypath ein relativer Pfad zu einem „Besuch“-Objekt bzw. „Brief“-Objekt ist.

Beispiel: $[&besucht.patient.titel]$ liefert den Titel des Patienten

Internetmarke / E-Porto

Übersicht über den Service Internetmarke Drucken der Deutschen Post AG

Der Service Internetmarke Drucken (oder E-Porto) der Deutschen Post AG ermöglicht es dem Nutzer, eine Internetmarke zu erstellen und diese automatisch zu Briefen hinzuzufügen. Für die Nutzung dieses elektronischen Services wird ein Online-Konto bei der Deutschen Post AG (https://portokasse.deutschepost.de/portokasse/#!/) benötigt. Die Bezahlung der Internetmarken erfolgt über ein Prepaid System. Bitte prüfen Sie die Verwendungsbedingungen und Bezahlungsarten des Online-Services der Deutschen Post AG.

Vor der Ausstellung einer Internetmarke muss der Nutzer die zu verwendende Briefart angeben. Der fällige Betrag für die Frankierung wird vom angegebenen Online-Konto abgebucht und vom Online-Service der Deutschen Post AG eine elektronische Frankiermarke zur Verfügung gestellt. Diese wird als Internetmarke mit kombiniertem Adressen- und Frankierfeld zurückgeliefert und in den betreffenden Brief automatisch eingefügt.

Hinweis: Der Service der Deutschen Post AG sendet für jede gekaufte Internetmarke eine separate E-Mail an die im Online-Konto angegebene E-Mail-Adresse.

Einrichtung der Internetmarke

NUR ADMINISTRATOR

Unter dem Menüpunkt Admin existiert der Bereich Kontenverwaltung Internetmarke.

Internetmarke einrichten

Über die Schaltfläche Einfügen 1 gelangen Sie zur Internetseite der Deutschen Post AG, wo Sie das benötigte Online-Konto für die Internetmarke erstellen können.

Im Bereich 2 geben Sie die Kontodaten des Online-Kontos bei der Deutschen Post AG ein.

Mit der Schaltfläche Testen & speichern 3 wird die Konfiguration geprüft und gespeichert. tomedo weist Sie auf Fehler bei den Kontodaten hin.

Jeder Arzt, der die Internetmarke verwenden will, benötigt ein Online-Konto. Sie können ein vorhandenes Online-Konto für mehrere Ärzte verwenden 5. Bei Bedarf können Sie ein Online-Konto für eine Betriebsstätte 4 hinterlegen.

Verwendung der Internetmarke in der Briefschreibung

In der Briefschreibung kann der Nutzer wählen, ob für alle Briefe oder nur ausgewählte Briefe die Internetmarke verwendet werden soll. Hierbei wird stets die Internetmarke mit kombinierten Adressbereich verwendet.

Nach Öffnen der Briefschreibung kann der Brieftyp ausgewählt werden (z.B. zollsoft Arztbrief). Durch Auswahl der Empfänger kann festgelegt werden, an wen der Brief adressiert ist und wer gegebenenfalls Kopien erhält.

Internetmarke Briefschreibung

Als Nächstes wird festgelegt, welche Briefe mit einer Internetmarke frankiert werden.

Mit der Schaltfläche “Alle Frankieren” 1 werden alle erstellten Briefe mit einer Internetmarke frankiert.

In der Liste der erstellten Dokumente 3 wird für jedes Dokument über die Selektion in der Spalte IM (Internetmarke) festgelegt, ob für dieses Dokument die Internetmarke verwendet wird.

Nach Betätigung der Schaltfläche Drucken erscheint für alle Dokumente mit Internetmarke ein Fenster “Internetmarke anfordern” zum Erwerb der Internetmarke.

Internetmarke Anfordern

In diesem Fenster werden verschiedene Informationen für den Kauf der Internetmarke angezeigt. Unter anderem das verwendete Online-Konto bei der Deutschen Post AG, eine Zusammenfassung der Nutzungsbedingungen, die Absenderadresse und die Empfängeradresse des Briefes, der Kontostand des Online-Kontos, die verwendete Briefmarke (vom Nutzer auszuwählen), ein Link zu den AGBs des Internetmarke-Service der Deutschen Post AG, die Anzeige der Anzahl der Briefe und eine Schaltfläche zum Kauf der Internetmarke.

Der Bereich 1 enthält Online-Konto-Informationen und Nutzungsbedingungen. Unter 2 sind Absenderadresse und 3 Empfängeradresse aufgelistet. Der Kontostand des verwendeten Online-Kontos wird unter 4 aufgeführt.

Unter 5 muss die zu verwendende Briefart vom Nutzer eingetragen werden. Danach werden die Kosten der Internetmarke angezeigt 6.

Nach Bestätigung der AGBs 7 kann die Internetmarke mit der Schaltfläche Zahlungspflichtig bestellen 8 gekauft werden.

Die Internetmarke mit kombinierten Adressfeld wird vom elektronischen Service der Deutsche Post AG mit den angegebenen Daten erstellt. (Falls die Adressdaten ein Problem erwarten lassen, werden Sie gesondert darüber informiert).

Die Internetmarke ist jetzt ein Bestandteil des Briefs und wird mit diesem ausgedruckt. Die Positionierung der Internetmarke mit Adressdaten passt zu dem Standard DIN A4 Briefumschlag mit Sichtfenster.

Erstellung eines Custom-Formulars mit Internetmarke

NUR ADMINISTRATOR

Die Internetmarke kann optional auch in Custom-Formularen verwendet werden. Hiermit besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die Internetmarke direkt auf Briefumschläge zu drucken.

Hierfür gibt in der Custom-Formular-Verwaltung 2 zusätzliche Elemente. Das sind Internetmarke Frankierbereich und Internetmarke Adressbereich. Die Elemente sind exklusiv. Das bedeutet, ein Custom-Formular mit einem Element Internetmarke Frankierbereich und einem Element Internetmarke Adressbereich auf dem gleichen Formular kann nicht gedruckt werden!

Das Element Internetmarke Frankierbereich ist eine Internetmarke, die nur aus der Frankiermarke besteht. Dieses Element kann immer nur in der linken oberen Ecke positioniert werden.

Das Element Internetmarke Adressbereich ist eine Internetmarke mit kombinierten Adressbereich und Frankiermarke (dieses Element wird auch in der Briefschreibung verwendet).

Die Formularverwaltung öffnen Sie über das Admin-Menü → Formulare. Zuerst muss ein neues Formular erzeugt werden, das Formular ist auszuwählen und mit passenden Namen und Eigenschaften zu erstellen.

Im Custom-Formular ist die Papiergröße festzulegen 1, ein neues Element hinzuzufügen 2. Für dieses Element ist der Elementtyp Internetmarke Adressbereich zu wählen 3.

Dieses Element kann an 4 verschiedenen festen Bereichen V1, V2, V3 oder V4 platziert werden. Im dargestellten Beispiel 4 wurde die Internetmarke an Position V1 positioniert.

Mit der Schaltfläche “OK” wird das Custom-Formular gespeichert.

Internetmarke Custom Formular

Verwendung der Internetmarke in Custom-Formularen

Um das erstellte Custom-Formular zu verwenden, muss es zum Beispiel in der Kartei aufgerufen werden. Weiter muss der gewählte Arzt 3 die Berechtigung besitzen, die Internetmarke zu verwenden (siehe Einrichtung der Internetmarke).

Bei der Verwendung eines Custom-Formular mit Internetmarke kann nicht die Schnelldruckfunktion 1 verwendet werden.

Nach Betätigen der Schaltfläche “Drucken” 2 wird das Fenster “Internetmarke anfordern” geöffnet.

Für den weiteren Ablauf siehe den Abschnitt Verwendung der Internetmarke in der Briefschreibung.

Internetmarke Custom Formular Verwenden

Laborkommando lab

Die Standardkonfiguration

$[lab block]$ => Übernimmt Labordaten als Block pro Testzeile. Wie? Einfach Kommando $[lab block]$ direkt in Text übernehmen.

$[lab tabelle]$ => Übernimmt Labordaten in Tabellenform. Wie? 7-spaltige Tabelle in Ihrer Textverarbeitung wie folgt erstellen:

Eingangsdatum, ID, Test, Ergebnis, Einheit, Normalwert, Normbereich

So können Sie Spaltenbreiten frei konfigurieren. Beachten Sie, dass die Tabelle in diesem Fall 7 Spalten haben muss (Standardkonfiguration), und dass in jeder Tabellen-Zelle Text stehen muss, beispielsweise in diesem Fall „text“.

Hintergrund: Das Kommando trägt ausgehend von der letzten Tabellenzelle die Labordaten ein. Die Anzahl der Zeilen wird automatisch generiert. Die Anzahl der Spalten hingegen muss fest in der Briefvorlage vorgegeben sein.

Laborkommando lab – Frei konfigurierbar

Stufe 1

Jedes Labor ist anders und speichert Daten in unterschiedlichen Feldern ab.

Über Admin → Briefvorlage → Kommando → Karteieinträge → lab können Sie nachschauen, in welchen Feldern die gewünschten Informationen gespeichert sind. Mit Beispiel-Testzeilen aus Ihren Daten können Sie sich einen Überblick verschaffen.

Links die auswählbaren Testzeilen aus ihren Daten, um unterschiedliche Datensätze zu sehen. Rechts die verfügbaren Spalten für die freie Konfiguration.

Stufe 2

Anschließend können Sie Ihre gewünschten Spalten direkt im Kommando angeben:

$[lab block testident,ergebniswert,normbereich]$

Falls Sie die Bezeichnung für die Zeilen noch ändern wollen, können Sie im dritten Argument diese eingeben, z.B.:

$[lab block testident,ergebniswert,normbereich Test,Ergebnis,Normbereich]$

Natürlich können Sie auch Ihre Laborwerte wieder in Tabellenform übernehmen, aber Achtung! Die Spaltenzahl in ihrer .docx-Tabelle muss mit der Spaltenanzahl aus dem lab-Kommando übereinstimmten. Also drei Spalten im obigen Fall!

 

Test

Ergebnis

Normbereich

$[lab tabelle testident,ergebniswert,normbereich]$

text

text

Laborkommando lab – Anwendung

Im Dialog zur Brieferstellung können Sie nun Ihre erstellte Briefvorlage auswählen. Über den kreisrunden Button lab bestimmen Sie, welche Befunde in den Arztbrief übernommen werden sollen.

Das x-Kommando kurz angerissen

Hinweis: Nutzen Sie das Kommando-Fenster um Ihr individuelles x-Kommando zur Übernahme von Karteieinträge in Arztbriefen zu konfigurieren.

Vollständiger Platzhalter:

$[x ANA, BEF inf sel inf NN JNNJ JNNJ ]$
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
$[x
ANA, BEF Was soll übernommen werden? Typen kommagetrennt.
inf Wieviel Einträge maximal?
sel Auswahl oder Alle?
inf Wieviel Tage Maximal?
N
N
Fett-Formatierung für
1 Sammelbezeichner
2 und Typbezeichner
J
N
N
J
Zellenvorschübe:
3 nach Sammelbezeichner,
4 nach Typbezeichner,
5 nach Karteieintrag,
6 nach allen Karteieinträgen desselben Typs
J
N
N
J
Aktivierung
7 Typbezeichner,
8 Datum Karteieintrag,
9 Nur erster Abschnitt,
10 und Sammelbezeichner
]$

Bezeichner am Beispiel:

Sammelbezeichner Anamnesen: 1
Typbezeichner Anamnese vom
Datum Karteieintrag 13.03.2019 2
Lorem ipsum… 3
3
14 Zellenvorschübe
N … kein
J … ein
2 … zwei
Anamnese von 12.03.2019
Lorem ipsum … 3
3
4
Befunde: […usw…]

Standardwerte und spezielle Werte:

Standardwerte werden genommen, wenn Argument nicht angegeben wird

$[x inf all inf JN J2NN JJNN ]$
1 2 3 4
1 Übernahme aller Karteieinträge
z.B ANA,… Übernahme aller Karteieinträge bis auf Anamnesen
Karteieintragsabkürzung z.B ANA Übernahme aller Anamnesen
2 inf Keine Einschränkung nach Anzahl
<Zahl> Einschränkung auf x Einträge PRO Typ
3 sel Einschränkung auf ausgewählte Karteieinträge
all Keine Einschränkung
4 inf Keine Einschränkung nach Zeit
aq Einschränkung auf aktuelles Quartal
<Zahl> Einschränkung auf maximales Alter in Tagen

Zu nächstem Argument über Standardwert:

Unterstrich „ _ “

Beispiel:

$[x ...]$

Übernimmt alle Karteieinträge. Benutzt Standardwerte für alle folgenden Argumente, also:

inf all inf JN J2NN JJNN

 

$[x ... 1]$

Übernimmt den neuesten Karteieintrag. Benutzt Standardwerte für alle folgenden Argumente, also:

all inf JN J2NN JJNN

 

$[x (DDI;DIA) inf all aq]$

Übernimmt alle Dauerdiagnosen und Akutdiagnosen in zeitlicher Reihenfolge aus dem aktuellen Quartal (aq). Benutzt Standardwerte für alle folgenden Argumente, also:

JN J2NN JJNN

 

$[x (DDI;DIA),ANA _ sel aq]$

Übernimmt alle Dauerdiagnosen und Akutdiagnosen (DDI;DIA) aus dem aktuellen Quartal (aq). Danach übernimmt das Kommando Anamnesen (ANA) in einem eigenen Absatz (symbolisiert durch das Komma). Hier gilt auch die Einschränkung auf das aktuelle Quartal (aq). Das 2. Argument wird mit _ übersprungen. Somit bleibt der Standardwert für das 2. Argument (inf) aktiv. Es werden nur zuvor ausgewählte Karteieinträge berücksichtigt (sel). Die verbleibenden Argumente werden durch Standardwerte gesetzt, also:

JN J2NN JJNN

Individuelles Einrichten der Brieffloskel

Das Kommando Einleitung ist mir zu unflexibel, wie kann ich meine Brieffloskel individueller gestalten?

Sie können den Inhalt des normalen Einleitungs-Kommandos $[einleitung]$ individuell anpassen. Die Arzt-/Patient-abhängigen Textfragmente zum $[einleitung]$-Kommando konfigurieren Sie unter tomedo® → Einstellungen → Arbeitsplatz → Sonstiges, dann Button „Einleitungen konfigurieren“.

Eingabe von Textbausteinen über Kürzel oder Buttons direkt in den Arztbrief

Es ist in Briefen möglich einen Platzhalter $[text]$ zu setzen. Danach kann man über „Brief schreiben“ die benötigten Textbausteine schnell über ein Popover-Fenster (Klick auf „text“-Button, der ist rund) eingeben. Nach Klick auf „OK“ in diesem Popover-Fenster wird der gewünschte Text sofort in der Vorschau angezeigt.