Warenwirtschaft

Letzte Anpassung: 8. April 2021

Mit Hilfe der Warenwirtschaft behalten Sie jederzeit den Überblick über die vorhandenen Waren in den verschiedenen Lagern und Standorten. Ferner haben Sie die Möglichkeit, Produkte direkt aus der Warenverwaltung zu verordnen, zu etikettieren und abzurechnen. Darüber hinaus können Sie auch direkt aus der Warenverwaltung Waren bestellen oder eine Einkaufsliste anfertigen.

Warenverwaltung

Anlegen einer Ware

Zur Warenverwaltung gelangen Sie über Admin → Warenverwaltung. In den folgenden zwei Abbildungen sind die linke und die rechte Seite des Warenverwaltungs-Fensters dargestellt.

Das Warenverwaltungs-Fenster ist zunächst schreibgeschützt, um das versehentliche Editieren von Warendetails zu unterbinden. Durch Klicken auf den Entsperren-Button 1 können Sie diesen Schreibschutz deaktivieren. Nachdem Sie alle Warendetails eingegeben haben, können Sie durch Drücken des Sperren-Buttons den Schreibschutz wieder aktivieren. Durch Klicken auf das Plus-Symbol 2 können Sie eine Ware hinzufügen. Die Warendetails können dann auf der rechten Seite hinterlegt werden.

Für den Typ 3 haben Sie die Auswahl zwischen Handelsware, Verbrauchsmaterial, Apothekenpflichtig, Pharmaprodukt und Sonstige. In 4 können Sie den Preis der Ware hinterlegen. Wenn der Wareneintrag nicht auf diesem Weg aus der Medikamentendatenbank erstellt werden kann, müssen Sie mit dem Button “Leistung bearbeiten” eine Leistung anlegen und zuordnen.

Nachdem Sie die Füllmenge 5 und deren Einheit 6 definiert haben, können Sie auf diese später bei Ein- und Ausbuchungen von Teilen einer ganzen Verpackung zurückgreifen. Um Probleme mit Rundungen zu vermeiden, sollten dabei nur ganzzahlige Füllmengen verwendet werden, also hier im Beispiel 500 ml und nicht 0.5 l. In 7 werden die verwendeten Substanzen aufgeführt, in 8 kann die Robotertauglichkeit gesetzt werden und das Freitextfeld 9 kann für weitere Notizen verwendet werden. Die Bestandsdetails pro Betriebsstätte können Sie in10 pflegen. Wenn der Bestand unter den eingetragenen Minimalbetrag fällt, dann wird der Warenkorb für eine zukünftige Bestellung bei dem Standardhändler, der für diese Betriebsstätte hinterlegt ist, automatisch bis zum Erreichen des eingetragenen Maximalbetrags gefüllt. Sie müssen dann nur noch die entsprechende Bestellung in Auftrag geben. Durch Herunterscrollen 11 können Sie zur Standardhändler-Auswahl gelangen. Der Standardhändler ist der Händler, bei dem dieses Produkt standardmäßig nachbestellt werden soll. Pro Produkt und Betriebsstätte darf es maximal einen Standardhändler geben. Details zur Verwaltung der Händler werden im Abschnitt → Warenhändler erklärt.

Ein- und Ausbuchen

Wenn Sie auf den Einbuchen-Button 12 klicken, öffnet sich das folgende Fenster:

Ausbuchen können Sie in der Warenverwaltung durch Drücken auf den entsprechenden Button 15.

In dem Fenster können Sie dann die Menge 1 sowie die Einheit 2 der Ausbuchung spezifizieren. Eine Ware ist dann stets durch das Tripel aus Charge, Verfallsdatum und Lager charakterisiert. Im Falle von mehreren Auswahlmöglichkeiten können Sie nach diesen auch bequem in 3 suchen. In dem vorliegenden Beispiel werden aus einer der 34 unangebrochenen Packungen im VV-Lager 200 ml der Charge Evian ausgebucht. Danach beträgt der Bestand in dem besagten Lager noch 33 unangebrochene Packungen und insgesamt 600 ml in angebrochenen Packungen 4.

Bei Umbuchungen von einem Lager in ein anderes wird intern lediglich eine Ausbuchung aus dem einen Lager und anschließend eine Einbuchung in das andere Lager realisiert.

Eine Übersicht über alle Ein- und Ausbuchungen erhalten Sie, wenn Sie in der Buchungsübersicht den Reiter Buchungen 15 auswählen.

In der Leiste 16 können Sie die folgenden Filter auf die Buchungsübersicht anwenden:

  • offen
  • ausgegeben
  • storniert
  • eingebucht
  • keine Freigabe
  • Warteschlange (am Roboter)
  • warte auf Roboter

Diese Filter sind auch miteinander kombinierbar.

Einbuchungen am Warenroboter werden direkt am Warenroboter vorgenommen und dann automatisch in die Warenverwaltung übertragen. Ausbuchungen aus dem Warenroboter können Sie direkt aus tomedo® tätigen. Wenn Sie die Waren direkt am Roboter ausbuchen, registriert tomedo® dies, wenn der Warenroboter angeschlossen ist.

Warenbestellung

Unter Admin → Warenbestellung öffnet sich das Fenster für die Warenbestellung.

Durch Drücken auf das Plus-Symbol 1 können Sie eine neue Bestellung anlegen. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie die Betriebsstätte und die Art der Befüllung (manuell oder nicht) spezifizieren können. Im zweiten Fall wird für alle Waren, für die ein Standardhändler hinterlegt ist, eine Bestellung angelegt, falls es Waren zu bestellen gibt. Wenn Sie in eine Zeile 2 klicken, wird rechts im Warenkorb die entsprechende Bestellung angezeigt. Die Anzahl 3 der zu bestellenden Waren kommt aus den Einstellungen in der Warenverwaltung, wobei offene Bestellungen respektiert werden. Sie kann noch manuell editiert werden. Wenn Sie auf das Plus-Symbol 4 drücken, erscheint ein Fenster, in dem Sie der Bestellung eine weitere Ware hinzufügen können. Mit dem Kreuz 5 können Sie die Ware aus dem Warenkorb entfernen. Mit 6können Sie dem Warenkorb alle Waren hinzufügen, deren Bestand kleiner ist als ihr in der Warenverwaltung definiertes Maximum. Das Feld 7 bietet die Möglichkeit, den Warenkorb per Volltextsuche zu durchsuchen. Wenn Sie auf „bestellen“ 8 drücken, öffnet sich der folgende Dialog:

Da derzeit keine Online-Händler angebunden sind, haben Sie hier lediglich die Möglichkeit, eine Einkaufsliste zu drucken. In diesem Fall wird die Einkaufsliste aus der entsprechenden Briefvorlage erstellt. An der Stelle 9 erscheint dann ein Drucker-Symbol, mit dem Sie diese Einkaufsliste öffnen und auf Wunsch noch editieren können. Diese Einkaufsliste können Sie dann für Ihre Bestellung verwenden.

Der Status 10 der Bestellung kann die folgenden Ausprägungen haben:

Status

wird erreicht …
offenvor Absenden der Bestellung
bestelltdurch Klicken auf Knopf „bestellen“ 8
erhaltendurch Klicken auf Knopf „Bestellung ist da“, der dann an 8 erscheint
eingebuchtdurch Einbuchen der Ware in das Warenlager

Kann die Ware nicht geliefert werden oder wird mittels eines Roboters eingelesen und mit tomedo® synchronisiert, so geht man auf das Symbol mit den drei blauen Streifen:

Damit wird markiert, dass diese Ware nicht mehr erwartet wird. Dies ist notwendig, da tomedo® bei jeder neuen Bestellung prüft, welche Waren aus den Bestellungen der letzten 2 Wochen noch erwartet werden. Dies sind alle Waren, welche nicht eingebucht oder verworfen wurden. Der Bestand der erwarteten Waren wird bei neuen Bestellmengen abgezogen. Die manuelle Einbuchung von (mehreren) Waren können Sie auch durch Rechtsklick auf die Ware und Anwählen von „Artikel wurde manuell gebucht“ bestätigen.

Warenlager

Mittels Admin → Praxisorganisation → Warenlager gelangen Sie zur Lagerverwaltung. Auf der linken Seite 1 befindet sich eine Liste der vorhandenen Lager. Durch Klicken auf ein Lager werden auf der rechten Seite des Fensters 2 dessen Attribute angezeigt. Mit dem Plus-Symbol 3 können Sie ein neues Lager hinzufügen und es anschließend benennen und seine weiteren Attribute definieren.

Warenroboter

tomedo® unterstützt Warenroboter mit einer WWKS2-Schnittstelle (Warenwirtschaft Kommissioniersystem V2). Ein Warenroboter wird in tomedo® als Warenlager vom Typ Roboter behandelt 1.

Der Warenroboter ist einer Betriebsstätte zugeordnet 2 und kann durch die Kombination aus IP-Adresse und Port angesprochen werden 3. In der Regel ist die Kommunikation zwischen dem Warenroboter und dem Rest der Warenwirtschaft dadurch gewährleistet, dass der Warenroboter mit tomedo® verbunden ist. Falls, zum Beispiel durch eine fehlerhafte Verbindung, die Bestände im Roboter nicht mit denen in tomedo® übereinstimmen, können die Bestände durch Drücken des Buttons 4 synchronisiert werden. Mit den Buttons 6 und 5 kann die Verbindung von tomedo® zum Warenroboter getrennt und wiederhergestellt werden. Die gebräuchlichen kommerziellen Warenroboter zeigen auch an, ob sie aktuell mit der Warenwirtschaft verbunden sind. Wenn der Warenroboter mehrere Ausgabeschächte hat, können Sie deren Zuordnung in 7 definieren.

Unter tomedo → Einstellungen → Arbeitsplatz → Sonstiges können Sie je Arbeitsplatz den Standardschacht 8 des Warenroboters konfigurieren. Der jeweilige Arbeitsplatz kann in tomedo → Einstellungen → Arbeitsplatz → Name/Audio/Tipps ausgewählt werden. Am Warenroboter wird dann das Medikament für den gewählten Schacht ausgebucht.

Einbuchungen in den Warenroboter sind direkt am Warenroboter zu tätigen. In der Regel hat der Warenroboter einen EAN-Scanner, mit dem die Waren eingescannt werden können. Waren, die in der Warenverwaltung nicht als robotertauglich klassifiziert wurden, lehnt der Warenroboter ab. Dies können beispielsweise Waren sein, die gekühlt werden müssen oder unter das Betäubungsmittelgesetz fallen.

Warenhändler

Unter Admin → Praxisorganisation → Warenhändler finden Sie die Liste der Händler. Da in Deutschland noch keine Online-Händler an tomedo angebunden sind, ist die Liste der Händler derzeit leer. Durch Drücken des Plus-Symbols 1 kann ein neuer Händler angelegt werden. In der Mitte des Fensters können Sie die Details des Händlers anlegen oder editieren, also insbesondere die von Ihnen gewählte Bezeichnung 2 und die Adressdetails 3 des Händlers sowie die zugeordnete Betriebsstätte 4. Durch Drücken auf den Standardhändler-Button 5 können Sie den ausgewählten Händler zum Standardhändler für alle Waren der gewählten Betriebsstätte machen. Es ist zu beachten, dass dadurch bereits gewählte Standardhändler Ihrer Waren irreversibel überschrieben werden. In dem Pop-Up-Button 6 haben Sie die Möglichkeit, den Online-Händler zu hinterlegen, sobald einer angebunden ist. Bei 6 kann stattdessen auch ein Strich gewählt werden. In diesem Fall können Sie in der Einkaufsliste mittels eines hinterlegten Briefkommandos auf Ihre Kundennummer für diesen Händler referenzieren.