Die elektronische Dokumentation

Letzte Anpassung: 14. October 2021

DMP-Dokumentation

Allgemeines

Die nachfolgend vorgestellten Funktionen sind nur vorhanden, wenn Ihr System für das Modul „Disease Management Modul“ freigeschalten ist. Falls bei Ihnen dieses Modul nicht freigeschalten ist, Sie es aber benötigen, wenden Sie sich bitte an die zollsoft GmbH (das Modul kann nur durch einen Mitarbeiter der zollsoft GmbH freigeschalten werden).

DMP-Dokumentationen werden in der Kartei des Patienten im Tab „DMP“ 1 angezeigt. Diese bestehenden Dokumentationen sind in der unteren Tabelle 2 zu sehen. Über den „+“-Button 3 kann eine neue Dokumentation angelegt werden. Nach dem Anlegen einer DMP-Dokumentation öffnet sich automatisch das Fenster DMP-Dokumentation (siehe Abschnitt Das Fenster DMP-Dokumentation).

In der oberen Tabelle 4 werden die zukünftigen Dokumentationstermine des Patienten angezeigt. Falls in der vorherigen DMP-Dokumentation bereits ein konkretes Datum vereinbart wurde, wird dieses hier angezeigt. Andernfalls wird lediglich das Quartal angezeigt, in dem die Dokumentation erstellt werden soll. Im obigen Beispiel ist für das Programm Asthma Bronchiale das Quartal 4/2014 angezeigt, weil in der Dokumentation vom 10.04.2014 für dieses Programm ein halbjährliches Dokumentationsintervall gewählt wurde, während für DM1 ein vierteljährliches Dokumentationsintervall gewählt wurde. Eine Tabelle für die Recalls aller Patienten finden Sie im Menü unter Verwaltung → zu erwartende DMPs, siehe Abschnitt DMP-Recall (Erinnerungslisten).

Das Fenster DMP-Dokumentation

Das Fenster enthält mehrere Tabs (Stammdaten, DM1, DM2, …), welche über die Reiter 1 am oberen Fensterrand ausgewählt werden können. Im dargestellten Beispiel ist der Tab „Stammdaten“ aktiv. Im unteren Bereich befindet sich die Fehlerliste 2. Diese Liste kann über den Schieberegler 3 größer und kleiner gezogen werden.

Das Feld 4 gibt an, wann die Untersuchung am Patienten stattgefunden hat. Das Datum, an dem Sie Ihren DMP-Patienten behandelt haben, ist entscheidend für die Vergütung von Dokumentationen. Der DMP-Patient muss am Behandlungsdatum Mitglied bei der auf dem Abrechnungsschein angegebenen Krankenkasse sein.

In tomedo® kann eine DMP-Dokumentation für mehrere DMP-Programme gleichzeitig erstellt werden. (Die KBV spricht in diesem Falle von einem sogenannten „multi-morbiden“ Patienten.) Das bedeutet, dass beim Export bis zu drei Bögen pro DMP-Dokumentation entstehen können. Welche Programme in einer Dokumentation dokumentiert wurden, zeigen die Kontrollkästchen 5 in den Reitern. Die Farbe des Tabs gibt dabei an, ob der entsprechende Bogen bereits vollständig ist oder noch Fehler enthält. Im nachfolgenden Beispiel wird eine Dokumentation gezeigt, welche Bögen für die DMP-Programme COPD und KHK enthält, wobei der Bogen für COPD bereits komplett ausgefüllt ist, während bei KHK noch Angaben fehlen oder widersprüchlich sind.

Für DMP-Programme, in die der Patient zwar eingeschrieben ist, für die aber im aktuellen Besuch kein Bogen erstellt werden soll (z.B. bei multi-morbiden Patienten, welche in einem Programm vierteljährlich und in einem anderen Programm halbjährlich untersucht werden), wird im Reiter angezeigt, wann die letzte Dokumentation für den Patienten erstellt wurde 6. Im nachfolgenden Beispiel ist der Patient zwar in das Programm Diabetes Mellitus Typ 2 eingeschrieben, aber es braucht erst im Quartal 3/2014 wieder dokumentiert zu werden, weil halbjährliches Dokumentationsintervall vereinbart wurde. Somit wird im Quartal 2/2014 der Text „nicht notwendig“ angezeigt.

Tab „Stammdaten“

Dieser Tab enthält Verwaltungsdaten, die für die Abrechnung der Dokumentation notwendig sind.

Bei tomedo® muss eine DMP-Dokumentation zwingend einem KV-Abrechnungsschein zugeordnet werden 7, selbst wenn im Rahmen der DMP-Untersuchung keinerlei kassenärztliche Leistungen abgerechnet werden müssen. Der Grund dafür ist, dass die DMP-Untersuchungsbögen Angaben über die Kasse des Patienten, den Kostenträger-Abrechnungsbereich (KTAB) sowie gegebenenfalls Angaben für Sonderkostenträger beinhalten, und diese Informationen über einen KV-Abrechnungsschein eingegeben werden müssen.

Weiterhin enthält dieser Tab Informationen über die DMP-Einschreibungen des Patienten 8. In der Regel werden die Einschreibungen mit den dokumentierten Bögen übereinstimmen. Es kann aber auch vorkommen, dass die Dokumentationsintervalle für verschiedene DMP-Programme unterschiedlich sind, so dass eine Dokumentation einen DMP-Bogen nicht enthält, obwohl der Patient in das Programm eingeschrieben ist.

WICHTIG: Auch wenn nicht alle DMP-Programme, in die der Patient eingeschrieben ist, bei einem Besuch dokumentiert werden, dürfen die Einschreibedaten nicht verändert werden.

Die Betriebsstätte und der abrechnende Arzt 9 werden beim ersten Öffnen automatisch bestimmt und sind durch den Anwender nochmals zu überprüfen. Die DMP-Fallnummer 10 muss eine systemweit eindeutige Zeichenkette sein. Es empfiehlt sich, für die DMP-Fallnummer die Patienten-Nummer zu verwenden.

WICHTIG: Sobald Sie einen DMP-Bogen an die Abrechnungsstelle verschickt haben, dürfen Sie die DMP- Fallnummer des Patienten nicht mehr ändern. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie in tomedo® Folgedokumentationen für einen Patienten erstellen, dessen DMP-Fallnummer bereits in einem anderen Softwaresystem festgelegt wurde. In diesem Fall müssen Sie die DMP-Fallnummer aus dem anderen Softwaresystem übertragen.

Eingabe der medizinischen Daten

Die Dokumentation der medizinischen Daten sei nachfolgend am Beispiel des DMP-Programms Asthma bronchiale beschrieben.

Die Farbgebung der Eingabefelder folgt diesem Schema:

  • Optionale Angaben (Farbe ist frei wählbar, Einstellungen → Nutzer)
  • Fehlende oder fehlerhafte Angaben
  • Nur für Erstdokumentationen benötigte Angaben

Die Angabe „Verlaufsdokumentation“ kann nur dann gemacht werden, wenn tomedo® eine ältere Dokumentation für den Patienten findet. Falls keine solche Dokumentation im System vorhanden ist, können Sie aber trotzdem Verlaufsdokumentationen anlegen, indem Sie eine der Optionen „Verlaufsdokumentation nach Arztwechsel“ oder „Verlaufsdokumentation bei anderweitig vorliegender Erstdokumentation“ wählen. Letztere Option käme zum Beispiel immer dann in Frage, wenn Sie gerade zu tomedo® gewechselt haben und die bisherigen Dokumentationen nur in ihrem alten Praxisverwaltungssystem vorliegen. Eine dritte Option ist die Erstellung einer Dokumentation als DMP-Vertretungsarzt. Diese Eingabe müssen Sie im Tab „Stammdaten“ vornehmen, da dies sämtliche Bögen betrifft.

Laborwertübernahme

Für Diabetes- und KHK-Dokumentationen können Sie sich in den Dokumentationen durch einen Klick auf die Bezeichnung des Laborwertes direkt die Werte aus der Patientenkartei anzeigen lassen, wie z.B. für den HbA1c-Wert bei Diabetes

Dabei wird in den LAB-Einträgen der Patientenkartei nach dem Kürzel HBA1C des Tests gesucht und die Werte werden chronologisch so angezeigt, dass der aktuellste oberste Wert entsprechend der KBV-Vorgabe für die Übernahme aus der Kartei automatisch ausgewählt wird.

Da die Bezeichnungen der Kürzel nicht standardisiert sind, können Sie im Menü der Praxiseinstellungen ein alternatives Kürzel wählen, falls Ihr Labor nicht HBA1C verwendet sondern z.B. CKD70M. Da dieser Laborwert mit zwei äquivalenten Einheiten bereitgestellt wird, können Sie bei taggleichen Werten Ihre bevorzugte Einheit auswählen, die zuoberst in der Übersicht angezeigt und automatisch ausgewählt wird. Gleiches gilt für den LDL-Wert bei KHK-Dokumentationen.

Gesperrte Dokumentationen

Wenn eine DMP-Dokumentation gedruckt oder an die Datenannahmestelle verschickt wurde, wird die Dokumentation gesperrt. Das heißt, dass alle Felder ausgegraut sind und nicht mehr editiert werden können.

Solange eine Dokumentation lediglich gedruckt wurde, kann die Dokumentation über den Button mit dem Schloss-Symbol 1 entsperrt werden. Wurde die Dokumentation allerdings bereits an die Datenannahmestelle übermittelt, ist das Entsperren nicht mehr möglich und Sie werden darauf aufmerksam gemacht, dass Sie eine Korrekturdokumentation anlegen müssen.

Ausfüllanleitung

Hinweise zum Ausfüllen der einzelnen Felder erhalten Sie per Tooltipp, indem Sie den Mauszeiger einen Moment lang über dem entsprechenden Feld stillhalten. Außerdem besteht die Möglichkeit über den Button „Zur Ausfüllanleitung“ die komplette Ausfüllanleitung der KBV einzusehen.

DMP-Recall (Erinnerungslisten)

Die Erinnerungsliste für die zu erwartenden DMP-Untersuchungen aller Patienten wird über den Menüeintrag Verwaltung → zu erwartende DMPs aufgerufen.

Hier können Sie entweder alle zukünftigen DMP Untersuchungen anzeigen lassen 1 oder nur solche, die bis zu einem bestimmten Quartal anfallen 2. In der Liste der geladenen Erinnerungen 3 können Sie auf eine Zeile doppelklicken, um in die Kartei des Patienten zu springen. In der Zeile 4 unterhalb der Tabelle sehen Sie eine Zusammenfassung, wie viele Bögen in der Erinnerungsliste enthalten sind.

Abrechnung DMP

Zum Abrechnen von DMP-Dokumentationen wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung → DMP-Dokumentation, siehe obiges Fenster.

Hier können Sie entweder Dokumentationen für einen bestimmten Zeitraum vom Server laden 1 (da es möglicherweise sehr viele Dokumentationen geben kann, werden immer nur die angeforderten Dokumentationen auf den jeweiligen Arbeitsplatz übertragen), oder alle noch offenen (nicht verschickten) Dokumentationen 2. Das Laden der Dokumentation kann bei vielen Dokumentationen längere Zeit in Anspruch nehmen (als Richtwert gilt 10 Dokumentationen pro Sekunde).

In der Spalte Status 3 sehen Sie, welche Dokumentation versendet werden können (Status „komplett“). Um fehlerhafte Dokumentationen schnell korrigieren zu können, brauchen Sie lediglich eine Zeile in der Tabelle mit der Maus doppelt anzuklicken. Falls Sie weitere Daten eines Patienten einsehen wollen, können Sie über das Symbol in der Spalte „zum Patient“ 4 die Kartei des jeweiligen Patienten öffnen.

Zum Exportieren der Dokumentationen müssen Sie die Dokumentationen mit der Maus auswählen. Dabei können Sie mit der Shift-Taste ganze Bereiche in der Tabelle auswählen beziehungsweise über die Cmd- Taste einzelne Dokumentationen zur Auswahl hinzufügen. Im Feld 5 neben dem Button „Ausgewählte abrechnen“ sehen Sie, wie viele Bögen in der Auswahl enthalten sind.

Die ausgewählten Dokumentationen werden über den Button „Ausgewählte abrechnen“ 6 zu einer Abrechnung hinzufügt. Dabei werden die ausgewählten Dokumentationen der letzten offenen DMP-Abrechnung hinzugefügt. Falls keine DMP-Abrechnung mehr offen ist, wird automatisch eine neue DMP-Abrechnung angelegt. In beiden Fällen öffnet sich automatisch das Fenster DMP-Abrechnungsdetails für die letzte offene / neu erstellte Abrechnung. Der weitere Ablauf der Erstellung einer DMP-Abrechnung wird im nachfolgenden Kapitel „DMP-Abrechnungsdetails-Fenster“ beschrieben.

Abrechnungsdetails-Fenster

Im DMP-Abrechnungsdetails-Fenster kann das Von-Bis-Datum der Abrechnung 1 eingeben werden. Die Abrechnungsdateien werden über den Knopf „Abrechnungsdateien neu erstellen“ 2 erstellt. Falls Sie zusätzliche Informationen zur Abrechnung speichern wollen, können Sie diese Informationen in das Feld Notiz 3 eingeben. Diese Informationen werden nicht mit an die Datenannahmestelle gesendet. Mit dem Knopf „XKM-Abrechnungsdatein speichern“ 4 kann separat die XKM-Datei auf ihrem Rechner gesichert werden. Wollen Sie sich zu den erstellten Abrechnungsdatein im Finder hin navigieren, dann drücken Sie den Knopf „Alle Datein im Finder anzeigen“ 5.

Beim Erstellen der Abrechnungsdateien erscheint das Fenster „Export der Abrechnung“ in dem die Aktivitäten des Servers dargestellt werden (die Abrechnungsdateien werden auf dem Server generiert, d.h. Sie können eine DMP-Abrechnung nicht im Offline-Betrieb erstellen).

Sobald das Herunterladen der Abrechnungsdateien vom Server beendet ist, werden die Dateien im DMP-Abrechnungsdetails-Fenster angezeigt und der Status der DMP-Abrechnung auf „verschickt“ gesetzt. Die Abrechnungsdatei im DMP-Abrechnungsfenster können Sie auch via Drag and Drop auf Ihren Rechner extra sichern.

Achtung: das folgende Bildschirmfoto wurde als admin-Nutzer  gemacht, das Feld „gelöscht“ ist für einen Nicht-Admin-Nutzer ausgeblendet.

Im Feld mit den Abrechnungsdateien 6 sind nun die neu erstellten Dateien zu sehen. Je Datenannahmestelle werden drei Dateien erzeugt:

<Name der Datenannahmestelle> Transportbegleitzettel.docx
<Name der Datenannahmestelle> Beschriftung Datentrager.txt
<Name der Datenannahmestelle>.zip
Die eigentlichen .idx- und .XKM-Abrechnungsdateien sind in der .zip-Datei (Archiv-Datei).

Versand auf Datenträger

Um die Abrechnung per Datenträger zu versenden, muss das Archiv mit den Abrechnungsdateien zuerst entpackt werden. Dazu brauchen Sie lediglich auf das Symbol mit der Archiv-Datei einen Doppelklick mit der Maus zu machen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem das ausgepackte Verzeichnis angezeigt wird. Dieses kann je nach den bei Ihnen gemachten Einstellungen für den Finder ein bisschen anders aussehen.

Hier müssen Sie die Dateien aus dem Ordner anzeigen und alle mit der Maus auswählen. Die ausgewählten Dateien können dann über einen Rechtsklick auf die Auswahl auf CD gebrannt werden, indem Sie den Punkt „X Objekte auf CD/DVD brennen …“ anklicken.

Falls Sie auf dem Mac, an dem Sie die Abrechnungsdateien erzeugt haben, keine Möglichkeit haben CDs zu brennen, können Sie die Abrechnungsdateien auch von einem anderen Mac brennen, solange tomedo® dort läuft. Um an diesem Rechner die Abrechnungsdateien angezeigt zu bekommen, müssen Sie die Abrechnung über die DMP-Abrechnungsverwaltung (nicht DMP-Verwaltung!) öffnen und können wie oben beschrieben fortfahren.

In dem Fall, dass Sie CDs nur auf externen Rechnern brennen können, auf denen kein tomedo® läuft (zum Beispiel auch auf Windows-PCs), müssen Sie die Abrechnungsdateien per USB-Stick oder über eine Netzwerkfreigabe auf diesen Rechner übertragen. Wenn Sie nicht wissen, wie das geht, wenden Sie sich bitte an ihren IT-Betreuer.

Achtung: Beachten Sie, dass auf den Datenträger ausschließlich nur die Abrechnungsdateien (.idx-Dateien und .XKM-Dateien) aufgespielt werden dürfen, wobei diese Dateien sich in keinem Unterordner befinden dürfen. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung.

Die gebrannte CD sollte mit einem CD-Marker beschriftet werden, wobei die minimalen Informationen in der Datei „<Name der Datenannahmestelle> Beschriftung Datentrager.txt“ zu finden ist. Weiterhin müssen Sie die Datei „<Name der Datenannahmestelle> – Transportbegleitzettel.docx“ ausdrucken und der CD beilegen.

Versand per E-Mail

Beim Versand per E-Mail gibt es eine Vielzahl von E-Mail-Programmen, die bei Ihnen zum Einsatz kommen könnten. Im Rahmen dieses Handbuches sei der Versand exemplarisch am Beispiel des Mac-eigenen E-Mail-Programmes „Mail“ demonstriert.

Um DMP-Abrechnungsdateien mit dem Mac-eigenen Programm „Mail“ zu verschicken, müssen Sie im DMP-Abrechnungsdetails-Fenster auf die Schaltfläche Mail klicken.

Als Empfänger tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer zuständigen Datenannahmestelle ein. Falls Sie diese nicht mehr wissen, können Sie die Kontaktdaten der Datenannahmestelle über Admin → Verwaltung Datenannahmestellen anzeigen lassen (siehe Abschnitt Verwaltung der DMP-Datenannahmestellen). Dazu müssen Sie als Admin in tomedo® eingeloggt sein.

Achtung: Die E-Mail-Adressen, die auf den Homepages der Datenannahmestellen zu finden sind, sind in den meisten Fällen nicht die für die Abrechnung zugelassenen Adressen. So gibt es zum Beispiel für die Datenannahmestelle „Data Systems Berlin“ verschiedene E-Mail-Adressen, wobei die Adresse DMP-Annahme-Berlin@data-experts.de ausschließlich für den Versand von DMP-Abrechnungsdateien für Praxen der KV Berlin verwendet werden darf, während die E-Mail-Adresse dmpdatenstelle@data-experts.de nur für allgemeine Anfragen an die Firma Data Experts GmbH verwendet werden kann.

Verwaltung der DMP-Abrechnungen

Die Übersicht über alle bisher erstellten DMP-Abrechnungen ist unter dem Menüpunkt Verwaltung → DMP- Abrechnungsverwaltung aufrufbar. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Um die Details einer DMP-Abrechnung anschauen zu können, müssen Sie die entsprechende Zeile in der Tabelle doppelklicken. Es öffnet sich das DMP-Abrechnungsdetails-Fenster (siehe Abschnitt DMP-Abrechnungsdetails-Fenster).

Verwaltung der DMP-Datenannahmestellen

Die Verwaltung der DMP-Annahmestellen wird über Admin → DMP → Verwaltung Datenannahmestellen geöffnet. Dieser Menüeintrag ist nur für den Nutzer „Admin“ verfügbar. Es öffnet sich folgendes Fenster:

In der Auswahlbox 1 können Sie auswählen, welche Datenannahmestelle angezeigt werden soll. Die Kontaktdaten der Datenannahmestelle enthalten unter anderem eine E-Mail-Adresse, die für den Versand von DMP-Abrechnungsdateien benutzt werden soll.

Achtung: Bei manchen Datenannahmestellen ist zwar eine E-Mail-Adresse eingetragen, aber die Datenannahmestelle akzeptiert trotzdem keine E-Mails. Bei der Datenannahmestelle „Data Experts GmbH Brandenburg“ ist zum Beispiel eine E-Mail-Adresse angegeben, aber diese Datenannahmestelle stellt den E-Mail-Versand nur für Praxen aus Berlin zur Verfügung (dann unter dem Namen „Data Experts GmbH Berlin“).

Im unteren Bereich befindet sich eine Kreuzchentabelle 2, in der die abrechenbaren DMP-Programme für die jeweiligen Kostenträger-Abrechnungsbereiche KTAB aufgelistet sind. Bei den meisten Datenannahmestellen werden gar keine Felder angekreuzt sein, da die meisten Datenannahmestellen nur in einer Kassenärztlichen Vereinigung tätig sind, und in der Verwaltung nur die Kreuzchen angezeigt werden, die für ihre KV relevant sind.

Diese Daten werden normalerweise von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) zur Verfügung gestellt und automatisch aktualisiert. Es ist eine Anforderung der KBV, dass in tomedo® eine Möglichkeit zur Verfügung steht, dass diese Stammdaten durch den Nutzer geändert werden können. Falls Sie also sicher sind, dass es zum Beispiel eine neue Datenannahmestelle in ihrem KV-Bereich gibt, können Sie über den Button 3 eine neue Datenannahmestelle in das System aufnehmen und die entsprechenden Kostenträger-Abrechnungsbereiche und DMP-Programme eintragen.

Managen von Ein- und Ausschreibungen

Für die Neu- oder Wiedereinschreibungen von DMP-Patienten gibt es in tomedo® keine separate Oberfläche mehr (in älteren Versionen von tomedo® wurden die Einschreibedaten in dem Fenster mit angezeigt, in dem auch die medizinische Dokumentation gemacht wurde). Für die Übermittelung der Dokumentationsdaten ist sowieso nur von Interesse, in welche DMP-Programme der Patient zum Zeitpunkt der Untersuchung eingeschrieben ist.

Dies darf nicht damit verwechselt werden, welche DMP-Programme im Rahmen der Untersuchung auch tatsächlich untersucht werden. Ein Patient könnte zum Beispiel in DMP Asthma Bronchiale vierteljährlich und in KHK halbjährlich untersucht werden. In dem Fall, wo die zusätzliche Asthma Bronchiale Untersuchung durchgeführt wird, müssen Sie trotzdem in der Dokumentation angeben, dass der Patient in beide DMP-Programme Asthma Bronchiale und KHK eingeschrieben ist.

Um zu dokumentieren, dass ein Patient an einem DMP-Programm nicht mehr teilnehmen wird (weil z.B. der Patient wegen wiederholter Nichtteilnahme von seiner Krankenkasse aus dem Programm ausgeschrieben wurde oder weil der Patient auf eigenen Wunsch nicht mehr an einem der Programme teilnehmen möchte), können Sie eine DMP-Dokumentation anlegen, in der lediglich die Einschreibungen des Patienten, aber kein DMP-Bogen ausgefüllt wird 1. Im Feld „Notiz“ 2 können Sie dokumentieren, aus welchem Grund der Patient ausgetragen wurde (dieser Text kann auch in der Karteikarte 3 des Patienten eingeblendet werden). Alle restlichen Eingabefelder brauchen nicht ausgefüllt zu werden, da diese Dokumentation keinen DMP-Bogen enthält.

Aufgrund dieser Dokumentation erscheint der Patient fortan nicht mehr in den Erinnerungslisten für DMP.

Korrektur-Dokumentationen

Wenn Sie auf einer bereits verschickten DMP-Dokumentation einen Fehler entdecken, müssen Sie für diese Dokumentation eine Korrektur-Dokumentation erstellen. Dazu müssen Sie die zu korrigierende Dokumentation öffnen (entweder aus der Kartei des Patienten heraus oder über die DMP-Verwaltung).

Wenn Sie die zu korrigierende Dokumentation angezeigt bekommen, müssen sie die Dokumentation entsperren, indem Sie auf den Schloss-Button  klicken. Es öffnet sich automatisch eine neue DMP-Dokumentation, welche als Korrektur-Dokumentation gekennzeichnet ist 1.

Achtung: Beachten Sie bitte, dass die Korrektur-Dokumentation ohne das Unterschriftsdatum erstellt wird. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (mit der Eingabe dieses Datums „unterschreiben“ Sie sozusagen die Dokumentation, d.h. Sie geben damit die Erklärung ab, dass die aufgenommenen Daten wahrheitsgemäß sind). In der Korrektur-Dokumentation müssen Sie also das Unterschriftsdatum erneut eingeben, und dieses muss mit dem Unterschriftsdatum der korrigierten Dokumentation übereinstimmen!

Sowohl die Korrektur-Dokumentation als auch die korrigierte Dokumentation werden von tomedo® extra hervorgehoben, damit es nicht zu Verwechselungen kommt. Dazu wird der Spalte „Notiz“ in den verschiedenen Tabellen ein Vorsatz „Korrektur für …“ beziehungsweise „Korrigiert durch …“ vorangestellt:

Früherkennungs- /Vorsorgeuntersuchungen

Um das Früherkennungsmodul nutzen zu können (ab tomedo®-Version 1.15.3), öffnen Sie eine beliebige Kartei und führen einen Rechtsklick auf die Symbolleiste aus. Wählen Sie im Pulldown-Menü den Punkt „Symbolleiste anpassen…“. Im erscheinenden Pulldown-Fenster wählen Sie dann das Symbol für die Früherkennungsuntersuchung (ein Radarschirm, ziemlich weit unten) und ziehen es auf die Symbolleiste.  Anschließend können Sie das Pulldown-Fenster wieder schließen.

Die Früherkennungsverwaltung

In der Früherkennungsverwaltung können Sie Ihre entsprechenden Vorsorgeuntersuchungen definieren und konfigurieren. Hierbei werden die Kriterien und Regeln für die Untersuchungen festgelegt, die später bestimmen werden, ob in der Patientenkartei das Früherkennungssymbol leuchten/blinken wird oder nicht.

In der Früherkennungsverwaltung können Sie dabei sowohl Untersuchungen für alle Patienten festlegen, als auch patientenbezogene/individuelle Untersuchungen. Mit anderen Worten, Sie bestimmen, ob eine Vorsorgeuntersuchung für alle Patienten gilt oder nur für einen oder bestimmte Patienten.

Zur Konfiguration der Früherkennungsuntersuchung  müssen Sie sich vor der ersten Nutzung als Nutzer mit administrativen Rechten einloggen und auf das Symbol für Früherkennungsuntersuchung klicken. Wenn Sie in dem erscheinenden Status-Fenster auf das Zahnrad klicken, öffnet sich das Konfigurations-Fenster. Alternativ gelangen Sie auch über Admin  Früherkennungsverwaltung zu diesem Fenster.

Einrichten einer Vorsorgeuntersuchung

Auf der linken Seite 1 befindet sich eine Übersicht über alle hinterlegten Vorsorgemaßnahmen. inige Vorsorgeuntersuchungen sind bereits in tomedo angelegt. Diese können Sie natürlich ergänzen, oder verändern bzw. auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Durch Betätigen des „+“-Symbols können Sie weitere Vorsorgemaßnahmen anlegen. Rechts oben 2 können Sie den Namen der Vorsorgemaßnahme eintragen und festlegen, ob Sie für alle Patienten aktiviert sein soll. Diese Einstellungen sind auch in der Übersicht zu sehen.

Festlegung der Regeln und Kriterien

Nun können Sie mit dem Button „neue Regel anlegen“ je Untersuchung Regeln erstellen, wann die entsprechende Früherkennungsuntersuchung durchzuführen ist. Legen Sie fest, ob die Vorsorgeuntersuchung für alle Patienten gilt oder nicht. Setzen Sie den Haken, gilt die Vorsorgeuntersuchung für alle Patienten. Setzen Sie den Haken nicht, können im Früherkennungsmodul über das Radar dann individuelle Regeln festgelegt werden. Mit dem Button „Regel duplizieren“ können Sie eine vorhandene Regel duplizieren, um sie anschließend zu modifizieren. Nicht mehr benötigte Regeln können Sie ebenso wie ganze Vorsorgemaßnahmen mit dem „-“-Symbol in der Übersicht links entfernen. Im zweiten Fall ist zu beachten, dass die zugehörigen Untersuchungen dadurch verloren gehen. Sie können dies vermeiden, indem Sie mit dem „Auge“-Symbol die nicht mehr benötigte Vorsorgemaßnahme auf unsichtbar setzen.

Eine Regel besteht aus einer Verknüpfung von allgemeinem Untersuchungsfilter 3, allgemeinem Patientenfilter und weiteren komplexeren Filtern 5.

Untersuchungsfilter: Das Intervall zwischen zwei Untersuchungen können Sie in „Abstand in Monaten“ spezifizieren. Wenn das Häkchen bei „Innerhalb Kalendereinheit“ gesetzt ist, ermöglichen Untersuchungsabstände von 3, 6 und 9 Monaten eine erneute Untersuchung ab dem 1. des jeweilgen Quartals, 12, 24, 36 … Monate eine erneute Untersuchung ab dem 01.01. des jeweiligen Jahres. Die Felder „Maximal“ und „Im Zeitraum in Monaten“ können Sie verwenden, falls die Untersuchung in dem angegebenen Zeitraum nicht beliebig oft wiederholt werden darf. Auch hier gibt es die Möglichkeit, eine Untersuchung erst wieder ab einer gewählten Kalendereinheit zuzulassen.

Patientenfilter sind das Geschlecht, die Art der Versicherung sowie die Altersspanne, in der die Vorsorgeuntersuchung anzubieten ist. Sie haben die Möglichkeit, das Alter in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren anzugeben. Durch Freilassen von „ab Alter“ oder „bis Alter“ können Sie halboffene Altersintervalle angeben.

In der Tabelle 5 können Sie weitere Filter hinterlegen. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen den Typen „Krankenkasse“, „Karteieintrag“, „Untersuchung“ und „Diagnose“. Die Diagnose können Sie auch durch ICD-Codes spezifizieren. Hierbei können Sie mehrere Codes durch Semikolon getrennt hinterlegen, zum Beispiel „E11.10;E11.11“. Wenn der Patientenfilter z.B. mit „E11.1-“ (oder einfach nur „E11.1“) angelegt wird, wird die Vorsorgemaßnahme entsprechend für alle Patienten mit ICD-Code E11.1* aktiviert.

In der Tabelle 6 können Sie Kriterien hinterlegen, die dann automatisch auf den Krankenscheinen gesucht und in die Historie aufgenommen werden. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen den Typen „EBM-Ziffer“, „GOÄ-Ziffer“, „HzV-Ziffer“ und „ICD-Ziffer“. Leere Felder werden ignoriert. Innerhalb eines Kriteriums sind alle Ziffern mit „UND“ verknüpft. Das heißt, dass beim Anlegen einer Früherkennungsuntersuchung mit diesem Kriterium alle Ziffern abgerechnet werden oder eingetragen werden. Einzelne Kriterien sind hingegen mit „ODER“ verknüpft. Beim Anlegen einer Früherkennungsuntersuchung bekommen Sie eine Auswahl mit den für diesen Patienten möglichen Kriterien. Welche Kriterien möglich sind, hängt von den abzurechnenden Ziffern und existierenden Scheinen / Rechnungen des Patienten ab.

Wenn Sie ein Kriterium noch einmal bearbeiten wollen, klicken Sie einfach auf den Button „editieren“. Nachdem alles eingetragen ist, können Sie das Konfigurations-Fenster wieder schließen und sich als Arzt einloggen.

Individuelle Regeln

Wenn Sie individuelle Regeln für Patienten verwenden wollen, dann ist es immer sinnvoll, diese Regel in einer dafür vorgesehenen Vorsorgemaßnahme anzulegen und den Haken für ALLE Patienten zu deaktivieren. Die individuelle Regel wird dann über das Radar aktiviert. Um alle Untersuchungen anzeigen zu lassen, welche standardmäßig “deaktiviert” sind, klicken Sie auf den Button “Deaktivierte anzeigen”.

Umgekehrt können Sie auch einzelne Patienten von bestimmten Untersuchungen ausschließen. Dazu aktivieren Sie den Haken für ALLE Patienten in der Vorsorgemaßnahme und legen dann eine individuelle Regel für den Patienten an. Hier können Sie die Vorsorgemaßnahme für den Patienten dann deaktivieren (siehe Radar).

Der Unterschied zwischen einer individuellen Regel und einer patientenbezogenen Regel liegt darin, dass die patientenbezogenen Regeln von mehreren Patienten erfüllt werden können, eine individuelle Regel nur an einem Patienten aktiv ist.

Nutzung

Um das fertig konfigurierte Früherkennungsmodul zu nutzen, klicken Sie auf das Symbol Früherkennungsuntersuchung in der Kartei des jeweiligen Patienten. Das Radar lässt Sie durch seine Blinkfunktion erkennen, ob eine Vorsorgemaßnahme ansteht oder nicht.

Es erscheint ein Übersichtsfenster mit einer Liste 1 relevanter oder bereits durchgeführter Früherkennungsuntersuchungen. Die Ampelfarben bedeuten: rot = Untersuchung steht an, gelb= Untersuchung bald (also in einem Monat) fällig (also Termin vereinbaren oder aufklären), grün = kein Handlungsbedarf. Um eine ausgewählte Früherkennungsuntersuchung zu protokollieren, drücken Sie im Abschnitt 2 den Knopf „Neue anlegen“ und befüllen die Untersuchungskriterien (Untersuchungsdatum, Art der Leistung, ob aufgeklärt und untersucht wurde). Diese werden dann automatisch in die Übersicht 1 übertragen. Falls nicht die komplette Historie gefunden wurde, können Sie mit „Vergangene bearbeiten“ weitere Historie anlegen. Zusätzlich zu den globalen Regeln für die Früherkennungsuntersuchungen können Sie in 3 für den Patienten pro Vorsorgemaßnahme eine individuelle Regel anlegen. An der Stelle 4 ermöglicht der Untersuchungsinspektor eine tabellarische Übersicht über alle durchgeführten Vorsorgemaßnahmen. Im Regelinspektor können Sie nachvollziehen, welche allgemeinen Regeln derzeit aktiv und für den konkreten Patienten aktuell erfüllt sind. Auch dieses Fenster ist rein informativer Natur.

Steht nun eine Untersuchung an (gekennzeichnet durch die rote Ampel), klicken Sie auf den Button „Neue anlegen“ und füllen die Felder aus. Damit wird auch der Fensterteil aktiv, um die Untersuchung weiter bearbeiten zu können.

Es wird automatisch ein entsprechender Karteieintrag angelegt. Im Feld „Leistung“ 2 können Sie aus den in der Früherkennungsverwaltung für diese Untersuchung hinterlegten Leistungsziffern auswählen. Die ausgewählte Leistung wird automatisch auf den Schein übertragen. Abhängig von der Nummer wird die Leistung entweder gesetzlich oder privat abgerechnet. Bei Bedarf können Sie die Leistung auch noch nachträglich ergänzen (Button „Leistung abrechnen“). Möchten Sie eine vergangene Vorsorgeuntersuchung zu der jeweiligen Untersuchung bearbeiten, betätigen Sie den Button „Vergangene bearbeiten“ 3. In diesem Fall ist jedoch darauf zu achten, dass Sie diese nur dann löschen können, nachdem die zugehörige Leistung aus der Leistungserfassung gelöscht wurde.

Wenn eine Ziffer im Rahmen einer Vorsorgeuntersuchung mehrfach abgerechnet werden soll, können Sie dies in der Spalte „Anzahl“ 4 dokumentieren.

Möchten sie eine individuelle Regel für den Patienten bearbeiten bzw. ein- oder ausschalten, betätigen Sie den Button „anlegen“ bzw. „entfernen“ 5. Durch Setzen des Hakens 6 bestimmen Sie, ob die Vorsorgeuntersuchung für den Patienten aktiv bleibt oder nicht. Im zweiten Fall wird die Inaktivität in der Vorsorge-Ampel durch ein Verbotsschild 7 symbolisiert.

Früherkennungsuntersuchungen in der Karteikarte dokumentieren

Alternativ zu dem beschriebenen Vorgehen können Sie die Früherkennungsuntersuchung auch direkt in der Patientenkartei dokumentieren. Die eingetragenen Leistungen werden automatisch in das Früherkennungs-Fenster übertragen.

Früherkennungsstatistik

Mittels Verwaltung → Früherkennungsstatistik gelangen Sie zur Früherkennungsstatistik. Dort können Sie sich fällige Untersuchungen ab einem bestimmten Datum anzeigen lassen. Sie wählen die entsprechenden Vorsorgemaßnahme aus und geben das Datum ein, ab wann die Vorsorgeuntersuchungen möglich sein werden. Bestätigen Sie mit OK und das Ergebnis wird Ihnen als Statistik präsentiert. In der Statistik können Sie dann Filter setzen, wie Sie es von anderen Statistiken her kennen. An alle oder an ausgewählte Patienten dieser Ergebnisliste können Sie nun mit dem Aktionen-Knopf Serienbriefe, Serien-E-Mails oder Serien-SMS schreiben; mehr Details im Kapitel Tipps und Tricks, Sektion Recalls.

Dokumentation Früherkennungs­untersuchungen (eDoku)

Die nun vorgestellten Funktionen sind nur vorhanden, wenn Ihr System für das (ohne Zusatzkosten verfügbare) Modul „eDoku“ freigeschalten ist. Dieses beinhaltet „Hautkrebsscreening Dermatologe“, „Hautkrebsscreening Nicht-Dermatologe“ (HKS für Hausärzte) 3 und „organisierte Krebsfrüherkennungsprogramme“ (oKFE) 5. Die Dokumentation im Bereich „Früherkennungskoloskopie“ (FEK) 4 kann immernoch abgerufen, jedoch nicht mehr neu angelegt werden, da diese seit 01.10.2020 durch die Dokumentationsvorgaben der oKFE-Richtlinie abgelöst wurde. Die Freischaltung des eDoku-Moduls können sie vornehmen unter Einstellungen > Praxis > Kartei. Alternativ erfolgt die Freischaltung automatisch durch Anlegen der Leistungen 01738, 01741 oder 01761-7 auf dem KV-Schein in der Kartei des Patienten. Der Reiter „eDoku“ 1 wird dabei sichtbar, sobald die Kartei nach Freischaltung geschlossen und neu geöffnet wird.

Um im Bereich eDoku Eintragungen vorzunehmen muss für den Patienten zunächst ein gültiger KV-Schein angelegt sein. eHKS- und oKFE-Dokumentationen werden dann in der Kartei des Patienten im Tab „eDoku“ 1 angezeigt.

Die bestehenden Dokumentationen sind in der Tabelle 2 zu sehen und können dort auch über den Tabellenkopf gefiltert und sortiert werden. Über den „+“-Button 3, 5 kann eine neue Dokumentation angelegt werden. Nach dem Anlegen einer Dokumentation öffnet sich automatisch das jeweilige Fenster um Eingaben vorzunehmen. Das Anlegen einer eDoku kann ebenfalls in eine Aktionskette integriert werden.

Das Fenster Hautkrebsscreening

Dieses Fenster existiert in zwei Varianten, und zwar in der Version für Dermatologen und in der Version für Nicht-Dermatologen.

In beiden Varianten gibt es unabhängig vom angezeigten Tab das Feld „Notiz“ 1. In diesem Feld können Sie einen Text hinterlegen, der lediglich zu Verwaltungszwecken dient und nicht mit im Rahmen der Abrechnung an die Kassenärztliche Vereinigung übertragen wird.

Für besondere Fälle kann eine Dokumentation über den Button „XML-Export“ 2 als Datei gespeichert wer-den. Die exportierte Datei ist identisch mit der Datei, die im Rahmen der Abrechnung an die KV geschickt wird. Diese Export-Funktion ist aber nicht für die Abrechnung des Hautkrebsscreenings gedacht (dies wird im Kapitel Abrechnung HKS beschreiben), sondern für den Fall, dass die Dokumentation in ein anderes Softwaresystem übertragen werden soll. Da dies einen eher seltener auftretenden Fall darstellt, ist dieser Button nur für den Nutzer „admin“ eingeblendet.

Dokumentationsbogen für Dermatologen:

Dokumentationsbogen für Nicht-Dermatologen:

Das Fenster organisierte Krebsfrüherkennung

oKFE-Dokumentationen beinhalten laut Richtlinien vom 01.10.2020 sämtliche Untersuchungen zur Darmkrebs-Früherkennung und Zervixkarzinom-Früherkennung. Sobald eine Dokumentation über den „+“-Button angelegt wird kann man deshalb zunächst die gewünschte Untersuchung auswählen.

Mit Klick auf eine Untersuchung öffnet sich das entsprechende Fenster um Details einzugeben. Fehlende oder fehlerhafte Angaben sind durch ein entsprechendes Symbol markiert und Details zu den Fehlern finden sie jeweils am unteren Rand des Fensters aufgelistet.

Tab „Patient/LE“

Sowohl die Fenster für eHKS- als auch die Fenster für oKFE-Dokumentationen sind in verschiedene Tabs unterteilt, je nachdem welche Angaben einzutragen sind. Der Tab “Patient/LE” existiert in allen Dokumentationen und beinhaltet alle Angaben zum Patienten, Kasseninformationen und die Leistungserbringeridentifizierenden Daten, d.h. sämtliche Verwaltungsdaten, die für die Abrechnung der Dokumentation notwendig sind. Die Daten werden automatisch vorausgefüllt, sofern in den Patienteninformationen bereits vorhanden. Alle fehlenden oder ungültigen Angaben sind entweder rot oder durch ein Hinweis-Symbol markiert und in den Fehlerdetails im unteren Teil des Fensters aufgelistet und können in der Eingabemaske manuell eingetragen oder geändert werden.

Die Patientennummer 1 muss eine systemweit eindeutige Zeichenkette sein. Es empfiehlt sich, für die Patientennummer HKS die Patienten-Nummer zu verwenden, so dass Sie bei Rückmeldungen von Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung die Zuordnung zum Patienten leichter durchführen können. Nach den Vorgaben der KBV darf die Patientennummer HKS nicht automatisch mit der Patientennummer vorbelegt werden.

Wichtig: Sobald Sie einen HKS-Bogen an die Abrechnungsstelle verschickt haben, dürfen Sie die HKS- Patientennummer des Patienten nicht mehr ändern. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie in tomedo® Dokumentationen für einen Patienten erstellen, dessen HKS- Patientennummer bereits in einem anderen Softwaresystem festgelegt wurde. In diesem Fall müssen Sie die HKS-Patientennummer aus dem anderen Softwaresystem übertragen.

Tabs für Diagnosen und Untersuchungen

In allen weiteren Tabs werden die Details abgefragt, die für die jeweilige Untersuchung relevant sind wie bspw. “Diagnose” und “Biopsie/Histopathologie” für eHKS oder “Vorbefund”, “Untersuchung”, “Polypen”, histologischer Befund”, u.a. für oKFE.

Die Abfrage richtet sich dabei komplett nach den KBV- und IQTIG-Vorgaben sowie Ausfüllhinweisen in den jeweiligen PDFs. Bestimmte Teile der Dokumentation bleiben dabei in der Eingabemaske zunächst ausgeblendet, solange sie nicht relevant sind, bspw. werden bei der Darmkrebskoloskopie die Details zu Polypen erst abgefragt, wenn im Tab “Untersuchung allg.” im Bereich “mikroskopischer Befund” auch das Vorhandensein von Polypen bestätigt ist. Somit wird der Nutzer durch die Dokumentation durchgeleitet. Fehlende oder ungültige Angaben sind auch hier mit einem entsprechenden Symbol oder in rot markiert bzw. in den Fehlerinformationen im unteren Bereich des Fensters konkret aufgelistet und beschrieben. Die Fehlerliste zeigt alle fehlenden Informationen übergreifend über alle Tabs an.

Werden die Angaben mit “OK” bestätigt erscheint der Eintrag entsprechend in der Tabelle unter “eDoku”. Die Spalte “Status” zeigt an, ob die Dokumentation bereits vollständig ist oder ob noch Informationen fehlen. Weitere Details zu den Untersuchungen können ebenfalls ein- und ausgeblendet werden. Hierzu kann man sich die Tabelle individuell konfigurieren indem man mit Rechtsklick auf den Tabellenkopf die gewünschten Spalten festlegt und diese per Drag&Drop an die gewünschte Position zieht.

oKFE-Datenübernahme aus Formular Muster 39

In tomedo ist es außerdem möglich, das Formular Muster 39 zu nutzen, um Krebsfrüherkennungsuntersuchungen für Frauen zu dokumentieren und entsprechende Laboraufträge anzulegen. Dieses Muster ist zu finden unter dem Menüpunkt Formular > Krebsfrüherkennung Frauen (39/E).

Das Formular fragt die Angaben ab, die für die Abklärungskolposkopie und das Primärscreening relevant sind. Im unteren Bereich des Formulars gibt es dabei die Möglichkeit über den Button “OKFE Doku erzeugen” direkt aus dem Muster heraus die Dokumentation zu Abklärungskolposkopie und Primärscreening zu erstellen oder an bestehende Dokumentationen Daten zu übertragen, die dann entsprechend unter dem Reiter “eDoku” in der Patientenkartei erscheinen. In den Eingabemasken für die entsprechenden Untersuchungen sind dann die Felder vorausgefüllt, für die die Daten bereits durch Muster 39 erfasst sind. Alle restlichen Pflichtfelder können über die eDoku-Eingabemasken noch ergänzt werden.

Der Bereich Zytologischer Befund/Kombinationsbefund im Formular Muster 39 wird nicht vom behandelnden Arzt, sondern entsprechend vom Zytologen ausgefüllt und an den behandelnden Gynäkologen zurückgesendet. Die Angaben in diesem Bereich müssen anschließend manuell in die eDoku übertragen werden.

Gesperrte Dokumentationen

Sowohl für eHKS als auch für oKFE gilt: Wenn eine Dokumentation an die Kassenärztliche Vereinigung verschickt wurde, wird die Dokumentation gesperrt. Dies bedeutet, dass sämtliche Felder ausgegraut sind und nicht mehr editiert werden können.

Sollten Sie auf einer bereits verschickten HKS-Dokumentation fehlerhafte Angaben entdecken, sollten Sie sich zunächst mit ihrer kassenärztlichen Vereinigung in Verbindung setzen. Falls Sie die Anweisung der Kassenärztlichen Vereinigung bekommen, dass die Abrechnung korrigiert werden soll, müssen Sie zunächst die HKS-Abrechnung entsperren, die diese Dokumentation enthält.

Bei fehlerhaften oKFE Dokumentationen kann über den Button “Korrektur erstellen” in der gesperrten Detail-Eingabemaske eine Kopie der bereits versendeten Datei erstellt werden, die entsprechend korrigiert werden kann und dann anschließend erneut zu versenden ist.

Abrechnung eDoku

Um die Dokumentationen aus dem Bereich eDoku abzurechnen, wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung → HKS- bzw. oKFE-Dokumentationen. In dem sich öffnenden Popover können Sie entweder Dokumentationen für einen bestimmten Zeitraum vom Server laden 1 (da es möglicherweise sehr viele Dokumentationen geben kann, werden immer nur die angeforderten Dokumentationen auf den jeweiligen Arbeitsplatz übertragen), oder alle noch offenen (nicht verschickten) Dokumentationen 2. Das Laden der Dokumentation kann bei vielen Dokumentationen längere Zeit in Anspruch nehmen (als Richtwert gilt 10 Sekunden für jeweils 100 Dokumentationen).

In der Spalte Status 3 sehen Sie, welche Dokumentationen versendet werden können (Status „komplett“). Um fehlerhafte Dokumentationen schnell korrigieren zu können, brauchen Sie lediglich eine Zeile in der Tabelle mit der Maus doppelt anzuklicken. Falls Sie weitere Daten eines Patienten einsehen wollen, können Sie über das Klemmbrett-Symbol in der Spalte „zum Patient“ 4 die Kartei des jeweiligen Patienten öffnen.

Für den Export müssen Sie die Dokumentationen mit der Maus auswählen. Dabei können Sie mit der Shift-Taste ganze Bereiche in der Tabelle auswählen beziehungsweise über die Cmd- Taste einzelne Dokumentationen zur Auswahl hinzufügen.

Die ausgewählten Dokumentationen werden über den Button „Ausgewählte abrechnen“ 5 zu einer Abrechnung hinzufügt. Dabei werden die ausgewählten Dokumentation der letzten offenen Abrechnung hinzugefügt. Falls keine Abrechnung mehr offen ist, wird automatisch eine neue Abrechnung angelegt. In beiden Fällen öffnet sich automatisch das Fenster Abrechnungsdetails für die letzte offene/neu erstellte Abrechnung. Der weitere Ablauf der Erstellung einer eDoku-Abrechnung ist im nachfolgenden Abschnitt eDoku-Abrechnungsdetails-Fenster beschrieben.

eDoku-Abrechnungsdetails-Fenster

Aus der jeweiligen Übersicht zu HKS bzw. oKFE gelangen sie durch markieren der Leistungen in der Tabelle und den Button “Ausgewählte abrechnen” in das jeweilige Abrechnungsdetails-Fenster für HKS bzw. oKFE-Dokumentationen. In diesem müssen Sie zunächst noch das Von-Bis-Datum der Abrechnung 1 eingeben, bevor Sie die Abrechnungsdateien über den Knopf „Abrechnungsdateien neu erstellen“ 2 erstellen können. Falls Sie zusätzliche Informationen zur Abrechnung speichern wollen, können Sie diese Informationen in das Feld Notiz 3 eingeben. Diese Notiz wird nicht mit an die Kassenärztliche Vereinigung gesendet. Mit dem Knopf „XKM-Abrechnungsdatein speichern“ 4 kann separat die XKM-Datei auf ihrem Rechner gesichert werden (nur für HKS). Wollen Sie sich zu den erstellten Abrechnungsdatein im Finder hin navigieren, dann drücken Sie den Knopf „Alle Datein im Finder anzeigen“ 5.

Beim Erstellen der Abrechnungsdateien erscheint ein kleines Textfenster, in dem die Aktivitäten des Servers dargestellt werden (die Abrechnungsdateien werden auf dem Server generiert, d.h. Sie können eine Abrechnung nicht im Offline-Betrieb erstellen). Sobald das Herunterladen der Abrechnungsdateien abgeschlossen ist, sieht das Fenster mit den Details der Abrechnung wie folgt aus. (hier am Beispiel HKS) Die Abrechnungsdatei können Sie auch via Drag and Drop auf Ihren Rechner kopieren.

Achtung: das nachfolgende Bildschirmfoto wurde als Nutzer „admin“ gemacht, das Feld „gelöscht“ ist für einen Nicht-Administrator-Nutzer ausgeblendet:

Bei Erstellung von Abrechnungsdateien für oKFE-Dokumentationen erfolgt zunächst eine Abfrage in einem weiteren Popover. Hier ist zu entscheiden, auf welchem Weg die Dateien übertragen werden sollen. Dies ist für die Art der Verschlüsselung entscheidend. Je nach Wahl werden die Dateien mit der entsprechenden Verschlüsselung erstellt. Wählt man “Mail oder CD” erfolgt eine zusätzliche Abfrage nach der Transportverschlüsselung. Hier ist ein Passwort zu setzen, ohne das die Datei später nicht gelesen kann. Hierbei ist zu beachten, dass der Empfänger der Dateien dieses Passwort separat zu der gesendeten CD oder Mail erhalten muss, um die größtmögliche Datensicherheit zu gewährleisten.

Anschließend sind ebenso wie für HKS auch für oKFE die neu erstellten Dateien im Feld „Abrechnungsdateien“ zu sehen 6.

Die Abrechnungsdateien

Es werden für die HKS-Abrechnung immer die drei folgenden Dateien erzeugt:

  1. BSNR_JJJJMMDDHHMMSS_1_eHKS.zip.XKM
  2. BSNR_JJJJMMDDHHMMSS_1_eHKS.idx
  3. Transportbegleitzettel.docx

Wobei BSNR für ihre Betriebsstättennummer steht und statt JJJJMMDDHHMMSS das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Abrechnungsdatei. Wie mit diesen Dateien weiter verfahren werden muss, hängt davon ab, auf welche Art und Weise Ihre Kassenärztliche Vereinigung den Versand erlaubt.

Für oKFE-Dokumentationen werden maximal zwei Dateien angelegt: eine für Zervixkarzinom(ZK)-Untersuchungen und eine für Darmkrebs(DK)-Untersuchungen. Ist keine entsprechende Untersuchung dazu vorhanden, dann wird entsprechend auch keine Datei erzeugt.

Wird der Übertragungsweg „KVSafeNet“ gewählt werden zwei xml-Dateien erzeugt (jeweils eine für ZK, eine für DK). Die Benennung erfolgt mit einer zufälligen UUID. Wird dagegen der Übertragungsweg „Mail oder CD“ gewählt dann werden zwei zip.aes-Dateien erzeugt mit ebenfalls zufälliger UUID. Die aes-Dateien sind doppelt verschlüsselt und benötigen entsprechend den vom Erzeuger der Abrechnungsdateien angegebenen Transportschlüssel um diese entsprechend öffnen zu können.

Versand auf Datenträger

Um die Abrechnungsdateien per Datenträger zu versenden, legen Sie zuerst einen CD-Rohling ein. Eventuell werden Sie gefragt, ob der soeben eingelegte Datenträger im Finder angezeigt werden soll. In diesem Fall klicken Sie auf „OK“.

Der CD-Rohling sollte in der Seitenleiste des Finders eingeblendet sein. Ziehen Sie die Abrechnungsdateien aus tomedo® auf den CD-Rohling:

Falls Sie auf dem Mac, an dem Sie die Abrechnungsdateien erzeugt haben, keine Möglichkeit haben CDs zu brennen, können Sie die Abrechnungsdateien auch von einem an-deren Mac brennen, solange tomedo® dort läuft. Um an diesem Rechner die Abrechnungsdateien angezeigt zu bekommen, müssen Sie die Abrechnung über die HKS- bzw. oKFE-Abrechnungsverwaltung (nicht Dokumentation!) öffnen und können wie oben beschrieben fortfahren (siehe Kapitel Verwaltung der Abrechnungen).

In dem Fall, dass Sie CDs nur auf externen Rechnern brennen können, auf denen kein tomedo® läuft (zum Beispiel auch auf Windows-PCs), müssen Sie die Abrechnungsdateien per USB-Stick oder über eine Netzwerkfreigabe auf diesen Rechner übertragen. Wenn Sie nicht wissen, wie dies funktioniert, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Betreuer.

Achtung: Beachten Sie, dass auf den Datenträger ausschließlich die Abrechnungsdateien (.idx-Dateien und .XKM-Dateien bzw. die aes-Dateien) aufgespielt werden dürfen, wobei diese Dateien sich in keinem Unterordner befinden dürfen. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Falls jedoch eine Datei mit dem Namen .DS_Store auf der CD angezeigt wird, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen: Diese Datei wird automatisch vom Betriebssystem hinzugefügt, ist aber auf der gebrannten CD für die KV nicht sichtbar.

Die gebrannte CD sollte mit einem CD-Marker beschriftet werden, wobei mindestens die folgenden Informationen enthalten sein sollten:

  • Absender: <Ihre Betriebsstättennummer (BSNR)>
  • Empfänger: <Name ihrer Kassenärztlichen Vereinigung> Nummer: 1/1
  • erstellt am: <Datum>

Weiterhin müssen Sie für HKS-Abrechnungen die Datei „<Name der Datenannahmestelle> – Transportbegleitzettel.docx“ ausdrucken und der CD beilegen.

Versand per E-Mail

Beim Versand per E-Mail gibt es eine Vielzahl von E-Mail-Programmen, die bei Ihnen zum Einsatz kommen könnte. Im Rahmen dieses Handbuchs wird der Versand exemplarisch am Beispiel des Mac eigenen E-Mail-Programms demonstriert. Um die HKS-bzw. oKFE-Abrechnungsdateien mit dem Mac eigenen Programm „Mail“ zu verschicken, müssen Sie eine neue E-Mail über Ablage → Neue E-Mail anlegen. Ziehen Sie die .idx-Dateien und die .XKM-Dateien bzw. die aes-Dateien in die neu erstellte E-Mail.

Welche E-Mail-Adresse bei ihrer Kassenärztlichen Vereinigung benutzt werden muss, müssen Sie bei Ihrer KV erfragen. Ebenfalls kann es notwendig sein, dass der Betreff oder der Text der E-Mail bestimmten Anforderungen genügen müssen. Dies ist ebenfalls bei der KV zu erfragen.

Korrektur-Abrechnungen

Falls eine bereits verschickte Abrechnung Fehler enthält und Sie von Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung dazu aufgefordert werden, eine Korrektur vorzunehmen, müssen Sie die Abrechnung erst „entsperren“. Dazu brauchen Sie lediglich das „Verschickt-Am“-Datum 1 zurückzusetzen, indem Sie die Datumsangabe aus dem Feld löschen. Dies ist aus Sicherheitsgründen nur für den Nutzer „admin“ gestattet. Sobald die Abrechnung entsperrt wurde, können nun die erforderlichen Korrekturen vorgenommen werden und die Abrechnungsdateien neu erstellt werden.

Für oKFE können Sie alternativ eine bereits gesperrte Datei korrigieren indem sie den Button “Korrektur erstellen” in der jeweiligen oKFE-Dokumentation nutzen. Mit einem Klick erstellen Sie damit eine Kopie der bereits gesperrten Dokumentation, die Sie entsprechend bearbeiten und erneut versenden können. Die bereits versendete Dokumentation bleibt davon unberührt. In der jeweils exportierten Datei ist durch entsprechende Zuordnung ersichtlich, dass es sich um eine überarbeitete Version einer vorherigen Datei handelt.

Verwaltung der eDoku-Abrechnungen

Die Übersicht über alle bisher erstellten Abrechnungen ist unter dem Menüpunkt Verwaltung → HKS-Abrechnungsverwaltung bzw. oKFE-Abrechnungsverwaltung aufrufbar. Es öffnet sich folgendes Fenster (hier am Beispiel HKS):

Um die Details einer Abrechnung anschauen zu können, müssen Sie die entsprechende Zeile in der Tabelle doppelklicken. Es öffnet sich das HKS-Abrechnungsdetails-Fenster (siehe Abschnitt Abrechnungsdetails-Fenster).

Impf-Dokumentation

Video-Tutorial unter: 

Hinweis: Als Alternative zu dieser rudimentären Impfdokumentation bietet tomedo® auch eine Anbindung an das Programm Impfdoc, dem Impfplaner mit Impfstatus-Überprüfung nach STIKO, Impfpass, Recallsystem und Lagerhaltung:

https://www.gzim.de/index.php/edv-werkstatt/impfdocne und

https://www.gzim.de/index.php/edv-werkstatt/impfdocne/produktvideo

Um die Impf-Dokumentation nutzen zu können, muss zunächst ein Button auf der Toolbar im Karteifenster angelegt werden. Dazu eine beliebige Kartei öffnen und Rechtsklick auf die Toolbar ausführen. Im Pulldown-Menü den Punkt „Symbolleiste anpassen“ wählen. Im erscheinenden Pulldown-Fenster (ziemlich weit unten) das Symbol mit der Spritze wählen (heißt Impf-Doku) und auf die Symbolleiste ziehen. Anschließend das Pulldown-Fenster wieder schließen.

Vor der ersten Nutzung: Als Admin einloggen und in der Kartei auf die Spritze klicken. Alternativ kann die Impfdokumentation in der Kartei auch über den Menüpunkt Patient → Impfungen aufgerufen werden. Im ImpfDoku-Fenster auf Administration klicken (links neben dem Schließen-Button) und im erscheinenden Konfigurationsfenster kontrollieren, ob alle Impfschemata, Krankheiten gegen die geimpft werden kann und Impfstoffe eingetragen sind. Weitere eventuell durch Klick auf „+“ anlegen. Die Auswahl in den rechten Tabellen 2, 4 bezieht sich auf das aktuelle Impfschema 1 in der linken Tabelle) sowie Hauptimpfung (=Haltbarkeit) oder Vorimpfung 3. Anschließend das Konfig- und ImpfDoku-Fenster wieder schließen und als Arzt (oder MFA) einloggen.

Benutzung

Um die Impfdokumentation zu nutzen, auf das Symbol (Spritze) in der Symbolleiste klicken. Alternativ kann die Impfdokumentation in der Kartei auch über den Menüpunkt Patient → Impfungen aufgerufen werden. Es erscheint eine Liste von Impfungen, die bereits durchgeführt wurden. Mit „+“ kann man neue Impftypen für den Patienten anlegen, mit bearbeiten Impfhistorie eintragen.

Zum Impfen auf das Symbol mit der Spritze im ImpfDoku-Fenster klicken und das Impfschema (z.B. MMR für die Mumps-Masern-Röteln-Kombi-Impfung) klicken. Anschließend das eingestellte Datum kontrollieren und auf Impfen klicken.

Im ImpfDoku-Status-Fenster erscheinen die durchgeführten Impfungen grün (=kein Handlungsbedarf), abgelaufene Impfungen rot und die bald ablaufende gelb (=neuen Termin ausmachen).

Für weitere Fragen ist unser Forum die beste Anlaufstelle:

https://forum.tomedo.de/

Impfnachweise

Vorbereitungen

Sie benötigen für die Erstellung von Impfnachweisen:

  • tomedo® Update auf mindestens Version v1.98.0.4

  • Servertools Update auf mindestens Version 1.14.3 (alte Servertools) bzw. 98-s308 (neue Servertools)
  • Eine SMC-B (Praxiskarte) mit TI-Anbindung für die Signatur des Impfnachweises. Eine SMC-B ist in jeder Praxis mit TI-Konnektor vorhanden.

  • Ein angeschlossenes Lesegerät mit gestecktem SMC-B

Einrichtung

Schritt 1: tomedo® Update

Bitte stellen Sie sicher, dass das Update von tomedo® installiert ist, welches die Impfnachweise unterstützt. Dies können Sie über die Servertools tun.

Schritt 2: TI-Konnektor anbinden (falls noch nicht geschehen)

Für die Einrichtung digitaler Impfnachweise benötigen Sie eine funktionierende Anbindung an die Telematikinfrastruktur(TI). Falls diese bei Ihnen noch nicht eingerichtet ist, stellen Sie gerne eine Anfrage an die zollsoft GmbH. Sie erhalten dann ein entsprechendes Bestellformular. In einem anschließendem Termin führen die zollsoft Mitarbeiter Sie durch die komplette Einrichtung. Weitere Informationen zum Thema TI bekommen Sie außerdem von Ihrem Konnektor-Hersteller oder über https://www.gematik.de/telematikinfrastruktur/

Haben Sie bereits eine TI-Anbindung, wenden Sie sich mit Fragen ebenfalls gerne an die zollsoft GmbH.

Bitte beachten Sie: Alle Konfigurationen und Einstellungen des Konnektors in tomedo® können nur von Nutzern mit Admin-Rechten vorgenommen werden.

Schritt 3: ServerTools Route setzen

Achtung: Es empfiehlt sich, die folgenden Schritte vom Netzwerk-Verantwortlichen Ihrer Praxis durchführen zu lassen. Sollten Sie hierbei unsicher sein, oder Probleme auftreten, wenden Sie sich gerne an den zollsoft Support oder alternativ an den TI-Anbieter Ihrer Praxis. Bitte beachten Sie, dass je nach genutzter ServerTools-Version die Nutzeroberfläche anders aussehen kann. (siehe Screenshots unten)

Öffnen Sie dazu Ihre Servertools, gehen Sie in den Reiter “Config”. 1

Stellen Sie unter “TIKonnektor” den Konnektor ein, über den Sie die Zertifikate ausstellen möchten. Ist nur 1 Konnektor für Ihre Praxis vorhanden, ist dieser dort bereits ausgewählt. 2

Wählen Sie unter “Netzwerk” bitten den präferierten Netzwerkadapter aus, über den Sie korrekt verbunden sind. (Dies können Sie beispielsweise in Ihren Mac Systemeinstellungen unter “Netzwerk” prüfen, dort ist dieser grün angezeigt). Bei Multiservern muss dazu in den Servertools der Bereich „Netzwerk-Adapter“ vorhanden sein. Hierzu ist mindestens Servertools-Version 98-310 nötig. 3

Unter Admin-pwd muss das korrekte Nutzerpasswort des Rechners gesetzt werden. 4

Wenn alles korrekt eingestellt ist, klicken Sie bitte den “Route setzen”-Button. 5

In einer einfachen Standard-Praxis kann man die Routen über diesen Weg automatisch setzen. Bei komplexeren Praxen sollte die Konfiguration besser von Ihren Netzwerktechnikern vorgenommen werden.

 

Schritt 4: Arbeitsplatz-Zuweisung

In den tomedo® Einstellungen > Arbeitsplatz > Grundeinstellungen ist für den jeweiligen Rechner ein bestimmter Arbeitsplatz gesetzt. Dieser muss auf der Konnektor-Konfigurations-Webseite unter “Aufrufkontexte” hinterlegt sein, damit später das Zertifikat korrekt erstellt und signiert werden kann.

Dem Kontext muss außerdem dort das Kartenlesegerät zugeordnet sein, wo die SMC-B steckt.

Sollten Sie hierbei Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an den zollsoft Support.

Schritt 5: TI-Konnektor und Mandant einem Nutzer zuweisen

Sollte Ihre Praxis nur einen Konnektor besitzen und konfiguriert haben, dann ist diese Einstellung nicht notwendig. Es greifen dann alle Nutzer auf den gleichen Konnektor zu.

Sollten für Ihre Praxis mehrere Konnektoren vorhanden sein, dann sind für einen Konnektor ein oder mehrere Nutzer festzulegen. Hierzu können Sie unter Menü Admin > Nutzerverwaltung den gewünschten Nutzer anwählen. Im Reiter “Sonstiges” kann unter unter “TI-Einstellungen für NFDM” der jeweilige Konnektor und Mandant hinterlegt werden.

Soll ein Impfzertifikat später über einen bestimmten Konnektor ausgestellt werden, dann muss auch der entsprechende Nutzer dafür in tomedo eingeloggt sein.

Ist alles korrekt konfiguriert und die Verbindung zum Konnektor hergestellt ist dies in tomedo® an einem grünen Karten-Symbol auf dem Icon für die Serververbindungs-Anzeige erkennbar. Bei Klick auf das Symbol können außerdem mehr Informationen zur TI-Verbindung angezeigt werden, sowie die TI-Verbindung gestoppt und neu gestartet werden, falls erforderlich.

Erstellung von Impfnachweisen

Für die Erstellung von Impfnachweisen haben Sie in tomedo® 2 Möglichkeiten. Sie können die Impfung in ihrem System dokumentieren und dort gleich das Zertifikat erzeugen oder dem Patienten lediglich ein Zertifikat ausstellen für eine bereits anderweitig durchgeführte Impfung ohne weitere Dokumentation vornehmen zu müssen.

Fall 1: Impfzertifikate ohne weitere Doku (und z.Z. für ImpfDocNE Kunden)

Falls Sie nur ein Zertifikat für den/die Patient/in ausstellen wollen, jedoch keine weitere Impfdokumentation hinterlegen möchten (bspw. Patient wurde in einem Impfzentrum geimpft und möchte nur ein Zertifikat bekommen oder die eigentliche Impfdokumentation erfolgt in ImpfDocNE), dann können Sie sich in der Kartei-Ansicht ein Icon in die Symbolleiste hinzufügen über welches Sie direkt in die EU-Zert-Eingabemaske gelangen, ohne den Weg über die Impfdoku gehen zu müssen.

Öffnen Sie dazu eine Patientenkartei. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Symbolleiste und klicken sie auf “Symbolleiste anpassen”. Es werden Ihnen verschiedene Icons angezeigt. Suchen Sie dort nach dem EU-Zert-Icon und ziehen Sie dieses per Drag&Drop in ihre Symbolleiste. Schließen Sie anschließend das Konfigurationsfenster für die Symbolleiste über den Button “Fertig”.

Mit einem Klick auf das “EU-Zert”-Icon gelangen Sie nun sofort in die Eingabemaske für die Zertifikatsangaben.

Die Eingabefelder sind mit den bereits in der ImpfDoku hinterlegten (falls vorhanden) Angaben vorbefüllt, können aber hier auch angepasst werden. Es kann zwischen einem Zertifikat für “Impfung” und für “Genesen” unterschieden werden. Sind alle Angaben korrekt hinterlegt, klicken Sie bei bestehender Konnektor-Verbindung und korrekt freigeschalteter gesteckter SMC-B bitte den “Zertifikat erstellen” Button. Es wird dann das PDF für den Impfnachweis generiert und durch die gesteckte SMC-B signiert. Anschließend drucken Sie den Impfnachweis als PDF inkl. QR-Code für den Patienten/die Patientin aus – fertig. Sie sind dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen einen Impfnachweis ausstellen.

Ggf. muss der für den Konnektor berechtigte Nutzer (s.o. Konfiguration über Nutzerverwaltung) in tomedo® eingeloggt sein, um das Zertifikat erfolgreich auszustellen.

Wurde ein Zertifikat erzeugt, erscheint automatisch in der Kartei des Patienten ein Eintrag mit dem ausgestellten Dokument.

Fall 2: Zertifikat inklusive Impfdokumentation

Falls Sie selbst die Impfung durchführen, können Sie für die Dokumentation und die Ausstellung der Impfzertifikate gern die ImpfDoku in tomedo® verwenden.

Ist in tomedo® die ImpfDoku freigeschaltet (automatisch dann, wenn keine Anbindung an ImpfDocNE besteht) kann über die Symbolleiste der Patienten-Kartei ein Icon dafür hinzugefügt werden. Klickt man darauf, gelangt man in die Übersicht der Impfdokumentation.

Das Sars-Cov-2-Impfschema ist bereits mit den zugehörigen Impfstoffen hinterlegt. Sie können es kontrollieren oder anpassen, indem Sie das Einstellungsrädchen unter der Tabelle anwählen. Sie können hier ebenfalls Eingaben zu Haltbarkeit oder Abständen zu Vorimpfungen machen.

In der Impfdokumentation-Übersicht können Sie über das “+” unter der Tabelle ein neues Impfschema hinzufügen, für welches Sie gern Impfungen eintragen möchten. Dies können Sie gleich beim Anlegen des Schemas tun, alternativ über das Spritzen-Symbol in der Übersicht.

Das Impfschema für Sars Cov 2 mit Status (farblich markiert) ist nun in der Übersicht aufgeführt und kann angewählt werden. Klickt man den “EU-Impfzert”-Button unter der Tabelle öffnet sich eine weitere Eingabemaske, in der Sie alle Daten entsprechend hinterlegen können.

Die Eingabefelder sind mit den bereits in der ImpfDoku hinterlegten Angaben vorbefüllt, können aber hier auch angepasst werden. Auch hier können Sie zwischen “Impfung” und “Genesen” wählen. Nach Eingabe aller Daten und Klick auf den “Zertifikat erstellen”-Button wird nun ebenfalls das PDF erzeugt und über die SMC-B signiert. Es wird auch hier automatisch ein Eintrag in der Patientenkartei angelegt. Das Dokument kann beliebig oft gedruckt und an den Patienten herausgegeben werden.

Genesenen-Impfung

Für den Fall, dass ein Patient bereits eine Covid-19-Erkrankung durchgemacht hat und nun aber trotzdem eine Impfung erhält, muss im Zertifikat ersichtlich sein, dass hier von Vornherein nur eine Impfung benötigt wird. So soll bspw. bei einer Impfung mit Comirnaty für die Impfnummer eine 1/1 eingetragen sein, anstatt 1/2, da keine zweite Impfung benötigt wird.

Hierfür gibt es in tomedo ab Version v1.99.0.13 die Möglichkeit, für diese Impfungen ein gesondertes Zertifikat auszustellen. In der Impf-Doku befindet sich dafür nun der Button “EU-Genesen”.

Ist die Impfung in der Impf-Doku bereits hinterlegt worden, gelangt man so mit einem Klick in die EU-Zertifikats-Eingabemaske, es ist automatisch der Reiter für Genesenen-Impfung ausgewählt und mit der eingetragenen Impfung vorbefüllt. Die Daten können bei Bedarf auch angepasst werden. Für die Nummer der Impfung kann hier nur 1/1 gewählt werden. Nun kann man hier das gewünschte Zertifikat erzeugen.

Möchten Sie die Impfung nicht dokumentieren gelangen Sie weiterhin alternativ über das EU-Zert-Icon in der Symbolleiste der Patientenkartei in die EU-Zertifikats-Eingabemaske und können dort den Reiter Genesenen-Impfung ebenfalls anwählen, diesen händisch wie gewünscht befüllen und das Zertifikat erzeugen.

Für die Genesung selbst ist weiterhin der “Genesen”-Reiter zu wählen und bei Impfungen für Nicht-Genesene das Impfzertifikat weiterhin über den “Impfung”-Reiter auszustellen.

Bei allen drei Varianten wird die jeweils erzeugte PDF-Datei in der Kartei des Patienten hinterlegt und kann dort auch ausgewählt und beliebig oft für den Patienten neu ausgedruckt werden.

Smartphone-Apps

Mit unseren Apps ImpfPassDE für Android und iOS können Ihre Patienten die QR-Codes auch digital speichern und haben zusätzlich einen kompletten digitalen Impfpass. Sie können die Apps auch direkt mit Ihrer Praxis in ImpfDocNE koppeln und Ihre Impfdaten direkt an die Praxis senden oder von Ihrer Praxis empfangen. Mehr dazu unter ImpfPassDE.

Elektronischer Mutterpass

In der fachgruppenspezifischen Ansicht „Geburtsterminrechner“ kann eine neue Schwangerschaft erfasst werden 1, im Folgenden wird der rechts gezeigte Geburtsrechner angezeigt und ein neuer Mutterpass angelegt.

In der Abfrage, ob ein neuer Mutterpass angelegt werden soll, können bereits die Werte für Gravida und Para eingetragen werden. Ist bereits ein Mutterpass vorhanden, so kann zusätzlich auch die Anamnese aus dem letzten Mutterpass übernommen werden. Aus dem Datum der letzten Regel und der Zykluslänge werden die aktuelle SSWoche, der nach Naegele erwartete Geburtstermin sowie der Beginn des Mutterschutzes bestimmt. Alternativ kann auch der Geburtstermin durch Setzen des Hakens 3 vorgegeben werden.

In der rechten oberen Ecke des Mutterpasssymbols 2 wird die Anzahl der Mutterpässe angegeben. Durch Klick auf das Mutterpasssymbol öffnet sich ein neues Fenster mit allen Mutterpässen der Patientin. Der elektronische Mutterpass in tomedo® wurde in Aussehen und Aufbau sehr stark dem gebräuchlichen Papiermutterpass des Bundesausschusses nachempfunden.

Im Auswahlfeld 4 kann zwischen den Mutterpässen der Patientin gewechselt werden. In der Auswahl 5 kann zwischen den Tabs Labor, Anamnese, Befunde/Termin, Gravidogramm/CTG, Ultraschall und Abschluss/Epikrise gewählt werden. Beim ersten Öffnen des Mutterpasses ist der Tab Anamnese gewählt und ab dem zweiten der Tab Gravidogramm/CTG. Abgeschlossene Mutterpässe können über das „–“ 6 aus der Liste gelöscht werden. Des Weiteren kann der aktuelle Tab oder der komplette Mutterpass gedruckt werden 7.

Über die Buttons „neuer Gravidogrammeintrag“ 8 und „neuer CTG-Eintrag“ 9 können neue Einträge erstellt werden. Dabei wird jeweils das aktuelle Datum und die entsprechende SSW eingetragen. Sind in der Kartei Blutdruckwerte (RR-Karteieintrag) oder das Gewicht z.B. in einem BMI-Eintrag hinterlegt, werden diese, sofern der Eintrag nicht älter als drei Tage ist, beim Erstellen des neuen Gravidogrammeintrages übernommen.

Im Tab Befunde/Termin finden sich Möglichkeiten zum Eintragen der Befunde, Termine und Beratungen. Bei der Terminbestimmung sind die Felder für Zyklus, letzte Periode und Entbindungstermin äquivalent zu denen im Schwangerschaftsrechner. Beim Abschließen des Mutterpasses wird der „Berechnete Entbindungstermin“ in der Mutterpassauswahl angezeigt oder, wenn vorhanden, der Geburtstermin aus der Epikrise.

Im Mutterpassfenster kann in der rechten oberen Ecke der aktuelle Mutterpass abgeschlossen werden 10. In allen abgeschlossenen Mutterpässen wird das Datum angezeigt, wann dieser abgeschlossen wurde 11. Sind alle Mutterpässe abgeschlossen 12 und wurde z.B. der aktuelle fälschlicherweise abgeschlossen, kann der aktuell ausgewählte über „Schwangerschaft fortsetzen“ wieder als aktueller Mutterpass gesetzt werden. Dabei wird auch der Geburtsrechner wieder mit den eingetragenen Werten aktiviert.

Beim Abschließen des Mutterpasses besteht die Möglichkeit zusätzlich einen OCAV-Karteieintrag zu erstellen, dieser beinhaltet die relevanten Schwangerschaftsdaten.