Kalender

Kalender-Planung

Achtung: Bitte machen Sie sich mit den Eigenschaften des Kalenders, v.a. mit Ressource und Terminart, vertraut, bevor Sie ihn in tomedo® einstellen bzw. konfigurieren. Dadurch können Sie Mehrarbeit und Probleme bei der Terminvergabe umgehen.

Ressourcen – freie Zeiten

Der tomedo®-Kalender erlaubt Ihnen neben der gewöhnlichen Terminvergabe auch das Anlegen von Ressourcen, um tomedo® automatisch nach freien Terminen bestimmter Art suchen zu lassen.

Was sind Ressourcen?

Ressourcen sind Zeit-Bereiche, in denen freie Termine gesucht werden.

Beispiel: Ein Arzt hat Sprechstunde von 8 bis 12 Uhr. Der Arzt weist deshalb der Zeit von 8 bis 12 Uhr eine Ressource zu, die er „Sprechstunde“ nennt. Später kommt ein Patient in die Praxis und möchte einen Termin für eine Sprechstunde. Die Anmeldung wählt den Kalender des Arztes und die Ressource „Sprechstunde“ aus. Die Termin-Suche gibt daraufhin nur die Zeiten aus, in denen

1. der Arzt im Kalender noch keine Termine und
2. Sprechstunde hat.

Kalender-Planung am Beispiel

Eine Praxis besteht aus zwei Ärzten: Dr. No und Dr. Yes. Diese haben getrennte Sprechzimmer, einen Verbandsraum und einen OP.

1. Kalender anlegen: Zuerst wird eine Liste der Kalender erstellt. Meist ist es sinnvoll einen Kalender pro Arzt, einen für die medizinischen Fachangestellten und einen für gemeinsam benutzte Räume (z.B. OP oder Verbandsraum) anzulegen.
2. Terminarten festlegen – welche Arten von Terminen ein Patient bekommen kann, z.B.: Sprechstunde (20min), Operation (30min), Operation (60min), Blutabnahme (15min), Verbandanlegen (10min), …
3. Ressourcen festlegen

Der wichtigste Punkt ist anschließend das Anlegen von Ressourcen. Ressourcen sind eng mit der Terminsuche verbunden. Sie müssen daher hier besonders genau überlegen, welche Ressourcen sich zur Terminsuche eignen.

Ressourcen sollten nicht zu speziell gewählt werden, denn es kann immer nur in einer Ressource gesucht werden. Eine mögliche Liste von Ressourcen in unserem Beispiel:

• Sprechzeiten
• OP
• Verband
• …

Es wäre für die Terminsuche nicht intuitiv, „Sprechstunde Dr. No“ und „Sprechstunde Dr. Yes“ als Ressource anzulegen, da bei beiden das Gleiche passiert (es unterscheiden sich nur die Kalender). Besser ist es, nur eine Ressource „Sprechstunde“ anzulegen.

Beispiel: Wenn ein Patient nur zur Sprechstunde und nicht zu einem speziellen Arzt will, kann man durch Auswahl von „Sprechstunde“, „Kalender Dr. No“ und „Kalender Dr. Yes“ ganz einfach einen freien Termin suchen.

Hinweis aus der Praxis: Sie sollten die Ressourcen so allgemein wie möglich und überschaubar halten.

Hinweis für Fortgeschrittene: In jede Ressource kann irgendein Termin, gleich welcher Terminart, gelegt werden. Hier besteht keine Einschränkung.

Anwendung des tomedo®-Kalenders

Der Kalender verfügt über drei grundlegende Anwendungsfälle:

Die Kalenderwochenansicht
Hier können beliebige Termine für jeden Kalender vergeben werden. Termine dürfen sich auch überschneiden.

Die Terminsuche
Hier werden automatisch freie Zeiten im Kalender gesucht, zu denen es zusätzlich auch die passenden Ressourcen gibt.

Die Patiententermine
Hier werden alle Termine des gewählten Patienten aufgelistet.

Achtung: Für Terminsuchen brauchen Sie eine Verbindung zum Server.

Kalender konfigurieren

Die meisten Kalenderkonfigurationen sind im Admin-Menü unter dem Eintrag „Kalender” zu finden.

Kalender anlegen

Über Admin → Kalender → Kalender lässt sich die Kalenderverwaltung öffnen. In der Tabelle auf der linken Seite 1 werden alle vorhandenen Kalender angezeigt. Im darunter liegenden Reiter 2 können neue Kalender über die "+"-Schaltfläche angelegt oder bestehende Kalender mithilfe der "–"-Schaltfläche gelöscht werden. Sie können hier auch gelöschte Kalender wieder sichtbar machen, indem Sie das Häkchen der Checkbox "gelöschte anzeigen" setzen. Daraufhin können Sie bei den entsprechenden Einträgen nach Wunsch das "gelöscht"-Häkchen entfernen, um diese wieder regulär in die Liste aufzunehmen.

Auf der rechten Seite des Fensters 3 können Sie die spezifischen Details für den ausgewählten Kalender festlegen. Hier geben Sie dem Kalender einen Namen und ein Kürzel, welches überall dort angezeigt wird, wo zu wenig Platz für die vollständige Darstellung ist. Außerdem können Sie nach Belieben die Farbe anpassen.

Die Auswahl "Gehört Nutzer" 4 bestimmt die Zugehörigkeit des Kalenders zu einem Arzt oder sonstigem Personal, welches in der Nutzerverwaltung hinterlegt ist. Nimmt ein Patient seinen Termin wahr und wird zur Tagesliste hinzugefügt (z.B. beim Kartenstecken), wird aus dem Termin automatisch der behandelnde Arzt übernommen.

Weiter kann für jeden Kalender eine Standardterminlokalität 5 ausgewählt werden. Im Abschnitt "Terminlokalitäten" finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema.

Die "Standardanzeige bei Nutzer" unter dem Punkt "Nutzer" 6 zeigt an, welche Kalender automatisch beim Öffnen der Kalender-Wochenansicht angehakt und dadurch angezeigt werden. Ein Arzt möchte beispielsweise nur seinen eigenen Kalender sehen, während die Anmeldung wahrscheinlich eher alle Kalender gleichzeitig anschauen will. Außerdem kann unter dem Punkt "Sichtbar in Betriebsstätte" 7 ausgewählt werden, in welchen Betriebsstätten der Kalender verfügbar ist.

Die "Angezeigte Terminart" 8 sagt aus, welche Terminarten bei manueller Neuanlage eines Termins (ohne Terminsuche) zur Auswahl stehen. So ist es vorteilhaft, nur eine Untermenge von Terminarten in einem bestimmten Kalender anzuzeigen, um weniger suchen zu müssen (z.B. im OP-Kalender nur OP-Terminarten, beim Arzt nur Sprechstunden-Terminarten, etc.).

Ressourcen anlegen

Unter Admin → Kalender → Ressourcen werden Ressourcen analog zu Kalendern angelegt oder gelöscht 1. Ressourcen besitzen die „Doppelklick“-Option. Wird an dieser Stelle eine Terminart ausgewählt 2, so erfolgt bei Doppelklick auf eine Ressource im Kalender automatisch eine Vorauswahl mit der angegebenen Terminart für den anzulegenden Termin. Dies ist in solchen Fällen sinnvoll, in denen nur sehr wenige Terminarten benutzt werden, die sich praktisch mit den Ressourcen decken, und in denen die Terminsuche nicht verwendet wird, sondern Termine immer manuell durch Doppelklick auf eine Zeit im Kalender angelegt werden. Dann muss beim Anlegen des Termins nicht mehr zwischen Ressource und Terminart unterschieden werden. Auch zu den einzelnen Ressourcen kann eine Standard Terminlokalität 3 ausgewählt werden.

Terminarten anlegen

Terminarten werden unter Admin → Kalender → Terminarten erstellt.

Für Termine kann eine Länge 1 angegeben werden. Es gibt hier drei Optionen: Ganztag, variabel, feste Längen zwischen 3 und 480 Minuten, die Sie aus dem Menü auswählen können. Außerdem können Sie eine beliebige Länge direkt eintippen, falls diese in der Vorauswahl nicht vorhanden ist. Ganztagestermine werden am oberen Rand des Kalendertages angezeigt und sind für Informationen zu einem Tag gedacht. Egal wie man im Kalender scrollt, diese Termine sind immer sichtbar. Variable Termine haben keine feste Länge, sondern werden beim Anlegen durch Vergrößern des Termins mit der Maus (oder über Einstellung per Terminanfang und -ende) bestimmt. tomedo® gibt ein weites Spektrum an festen Terminlängen vor. Ist der Termin angelegt, kann seine Länge immer noch manuell vergrößert oder verkleinert werden, es sei denn, die Terminart ist über die Checkbox „fixe Terminlänge“ 2 gekennzeichnet. Dann kann die Terminlänge im Kalender nicht mehr nachträglich verändert werden.

Die „Verknüpfung zur Ressource“ 3 ist eine Option für die Terminsuche. Sollte man dort eine Terminart auswählen, welche man vergeben will, so wird die Ressource, in der man sucht, automatisch ausgefüllt.

Die ToDos 4, die man jeder Terminart zuweisen kann, kommen bei einem wahrgenommenen Termin zum Tragen. Kommt ein Patient in die Praxis und hat an diesem Tag auch einen Termin, so wird bei Anlage des Besuchs (z.B. beim Kartenstecken) intern nach diesem Termin gesucht. Die Besuchs-ToDos werden von der Terminart übernommen, der Behandler vom Kalender, in dem der Termin eingetragen ist. Bei korrekter Konfiguration entfällt somit Arbeit für die Anmeldung und der Patient kann schneller aufgenommen werden. Sie können via Umschalten des Reiters im unteren Bereich des Fensters außerdem einer Terminart bestimmte Aufgaben, Leistungen oder Kalender zuordnen. 

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine Termin-Vorlaufzeit einzustellen. 5  Dies gibt an, wie viel Zeit im Termin z.B. für Vorbereitungen, vergehen muss, bevor der Patient kommen muss. Über spezielle Terminkommandos kann entsprechend die Summe aus dem Terminbeginn und dieser Zahl angegeben werden. Auch negative Zahlen sind möglich, falls der Patient vor dem eigentlichen Termin erscheinen soll.

Auch Verknüpfungen zu einer Warteschlange oder Webformular-Karteieintragstypen 6 können hier angelegt werden.

Achtung: Eine spätere Veränderung der Terminlänge hat vorerst keine Auswirkung auf schon vergebene Termine. Sie wird erst aktiv, wenn ein Termin mit dieser Terminart zeitlich angepasst wird.

Terminlokalitäten

Die Einstellungsmöglichkeit „Terminlokalitäten“ (Admin → Kalender → Lokalitäten) unterstützt eine bessere räumliche Organisation innerhalb einer Praxis. Genauer können Sie Ihre Praxis in verschiedene Räumlichkeiten bzw. „Lokalitäten“ untergliedern, wie zum Beispiel OP 1. Etage, OP 2. Etage, Chirurgie 3. Etage oder Spezialsprechstunde 1. Etage. Dies ist relevant, wenn ein Arzt in verschiedenen Bereichen zu unterschiedlichen Zeiten eingeteilt ist. So praktiziert beispielsweise Dr. Mustermann am Montag nur in der „Lokalität“ OP 1, am Dienstag von 8 bis 12 Uhr in der „Lokalität“ Spezialsprechstunde und von 13 bis 18 Uhr in OP 2.

Diese räumliche Organisation können Sie bereits im Kalender des Arztes über die Terminlokalitäten konfigurieren.

Neue Lokalitäten können Sie in der Terminlokalitätsverwaltung über die "+" und "–" Schaltflächen 1 hinzufügen und löschen.

Zur Einrichtung der Terminlokalitäten geben Sie ein Kürzel 2 an, worüber Sie die Terminlokalität im Kalender für eine Ressource final auswählen können. Im Beschreibungstext 3 ist es sinnvoll, die Terminlokalität näher zu beschreiben, wie z.B. OP 1 in der 1. Etage. Die Farbe 4 der Terminlokalität wird im Kalender in der gesetzten Ressource in einem linksbündigen Balken angezeigt.

Darüber hinaus kann für eine Terminlokalität auch eine Betriebsstätte 5 ausgewählt werden. Diese Einstellungsmöglichkeit ist relevant, wenn ein Arzt in mehreren Betriebsstätten praktiziert (z.B. von Montag bis Mittwoch in der Betriebsstätte in Jena und am Donnerstag in der Betriebsstätte in Stadtroda) und wenn Sie die tomedo® Einstellung unter Arbeitsplatz → Sonstiges → Termin auch als Besuch anzeigen aktiviert haben. In dem Fall werden die Terminbesuche in der Tagesliste für das ausgewählte Tageslistendatum aufgeführt. So können Sie in der Tagesliste nach der Betriebsstätte filtern, um nur ihre Terminbesuche in der Tagesliste zu sehen. Terminbesuche, wie auch anwesende Patienten ohne ToDo (Perspektivisch) werden leicht transparent in der Tagesliste dargestellt

Damit bereits am Terminbesuch die korrekte Betriebsstätte, also wo der Arzt an dem Tag auch tatsächlich praktiziert, gesetzt wird, muss bereits bei der Terminerstellung gespeichert werden, wo der Termin stattfindet. Genau das wird über die Terminlokalitäten sichergestellt. Erstellen Sie nun ein Termin am Montag, wird die Terminlokalität in Jena im Terminbesuch gesetzt.

Terminlokalitäten im Kalender

Die Terminlokalitäten können an drei Stellen im Kalender gesetzt werden:

1. im Kalender des Arztes, als Standardlokalität
2. an der Ressourcenart, als Standardlokalität
3. in der Schemaverwaltung für die gesetzten Ressourcen
   • Hinweis: Mit einem Klick auf die Ressource kann hier im Popover auch manuell eine Lokalität gesetzt werden.

Wird eine Ressource in ein Schema gezogen, dann bekommt sie zunächst die für sie gesetzte Standardlokalität (falls vorhanden). Ist keine Standardlokalität festgelegt, dann bekommt die Ressource die Standardlokalität des ausgewählten Kalenders (falls vorhanden).  Ist auch für den Kalender keine Standardlokalität festgelegt, dann hat die Ressource zunächst keine Lokalität zugeordnet. Durch Klick auf die Ressource in der Schemaverwaltung kann im Popover-Fenster manuell eine Lokalität festgelegt werden. Dies kann man auch tun, wenn Standardressourcen definiert sind. In diesem Fall überschreibt die manuell gesetzte Lokalität an der Ressource die zuvor angezeigte Standardlokalität.

Ist für eine Ressource eine Terminlokalität ausgewählt, wird eine ggf. zugeordnete Betriebsstätte auch im Terminbesuch gespeichert. Hat der Arzt keine Terminlokalität für die Ressource definiert, wird die Standard Terminlokalität des Kalenders vom Arzt im Termin gesetzt und damit auch die dieser Lokalität zugeordnete Betriebsstätte.

Im Kalender besteht die Möglichkeit, die angezeigten Termine und darunterliegende Ressourcen nach ihren zugeordneten Lokalitäten und Betriebsstätten zu filtern.

Ab tomedo® Version 1.111 folgt die Lokalitätenzuordnung an Terminen der folgenden Logik:

1. Liegt ein Termin in mehreren Ressourcen gleichzeitig (hier gelb, grün und rot, die Lokalität ist jeweils als Streifen links an der Ressource dargestellt), dann bekommt der Termin alle Lokalitäten zugeordnet, die hier zutreffen, unabhängig davon wodurch die Ressource ihre Lokalität bekommen hat (Standard oder manuell zugeordnet). In diesem Fall ist es Lokalität1 von der gelben Ressource, Lokalität2 von der grünen und Lokalität3 von der roten. Wenn man jetzt den Betriebsstätten/Lokalitäten-Filter 7 benutzt, dann wird für alle diese Lokalitäten der Termin auch im Kalender angezeigt.
2. Schneidet ein Termin gar keine Ressource, sondern liegt frei im Kalender, dann bekommt er die Standardlokalität, die für den Kalender gesetzt wurde, hier Lokalität4.
3. Verschiebt man einen Termin von einem Kalender eines Arztes in den Kalender eines anderen Arztes, welcher eine andere Standardlokalität zugeordnet hat (hier Lokalität5), dann wechselt die Lokalität des Termins entsprechend auch auf Lokalität5.
4. Wird ein Termin in einen Kalender gezogen, der keine Standardlokalität zugeordnet hat und auch keine Ressource, die der Termin schneidet, dann hat auch der Termin keine Lokalität. Durch einen gesetzten Filter würde der Termin dann nicht im Kalender angezeigt sein, sondern nur bei zurücksetzten der Filter ("Alle Standorte").
5. Liegt ein Termin in mehreren Kalendern gleichzeitig, dann bekommt er alle Lokalitäten, die für die Kalender als Standardlokalität hinterlegt sind, hier Lokalität4 von KalenderA, Lokalität5 von KalenderB und keine Lokalität von KalenderC, da für diesen keine hinterlegt ist.
6. Liegt ein Termin in mehreren Kalendern gleichzeitig (hier A, B und C) und schneidet bei einigen Ressourcen, bei anderen nicht, dann bekommt er die Lokaltäten der geschnittenen Ressourcen (für diesen Kalender dann nicht die darunterliegende Standardlokalität des KalendersA). Für die Kalender ohne vorhandene Ressourcen (B) bekommt er die Standardlokalität des Kalenders und für KalenderC keine Lokalität, da für diesen keine gesetzt ist. Daraus ergibt sich für diesen Termin die Zuordnung von Lokalität1 durch Ressource gelb und Lokalität5 durch Standardlokalität von KalenderB.
7. Der Lokalitätenfilter zeigt in einem Auswahlmenü alle nicht gelöschten Lokalitäten, die in tomedo® vorhanden sind, an. Diese sind nochmals nach ihren zugeordneten Betriebsstätten gruppiert, sodass man hier auch nach Terminen filtern kann, die einer bestimmten Betriebsstätte zugeordnet sind (ergebend aus den jeweiligen Lokalitäten). 

Werden Lokalitäten in tomedo® gelöscht, so bleiben sie zunächst weiterhin an bestehenden Ressourcen und Terminen korrekt vorhanden. Sie können jedoch nicht erneut für Ressourcen gesetzt werden und im Kalender kann auch nicht mehr nach gelöschten Lokalitäten gefiltert werden.

Tipp: Möchten Sie die Lokalität an Terminen gern sofort im Kalender in der Ansicht mit angezeigt haben (wie oben im Beispiel), so können Sie in den tomedo® Einstellungen → Praxis → Kalender > Terminbeschriftungen den Platzhalter "%c" hinzufügen.

Ressourcen-Schemata anlegen/konfigurieren

Die Schemaverwaltung ist hauptsächlich für die automatische Terminsuche gedacht. Sie wird für die manuelle Terminvergabe nicht benötigt. Die vorhandenen Ressourcen müssen nun auf die einzelnen Tage des Jahres verteilt werden, was auf zwei verschiedenen Wegen geschehen kann. Einerseits kann ein sogenanntes Wochen-Schema, welches eine Standard-Praxiswoche widerspiegelt, auf jede beliebige Woche kopiert werden. Andererseits können Ressourcen auch manuell für jeden Tag separat eingeteilt werden. Zu finden ist die Verwaltung unter Admin → Kalender → Schemaverwaltung.

Ab tomedo® Version 1.111 finden Sie die Schemaverwaltung in einem überarbeitetem Design. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie weiterhin die Möglichkeit haben, Schema-Vorlagen anzulegen und zu benennen (Auswahlmenü "Schema") und diese dann in konkrete Wochen zu übernehmen (Auswahlmenü "Woche")

Der Ablauf ist dabei beispielsweise wie folgt:

Am oberen Reiter links können Sie zunächst auswählen, um welchen Kalender 1 es sich für das Schema handeln soll. Darauf hin entscheiden Sie, welche Ansicht 2 Sie bevorzugen: Schema oder Woche. Über das Auswahlmenü daneben 3 wählen Sie aus, ob Sie die komplette Woche oder einzelne Tage angezeigt bekommen möchten.

Die erste Tabelle 4 zeigt bereits vorhandene Schemata an, welche durch Anklicken angezeigt und angepasst werden können. Auch neue Schemata können über die "+"-Schaltfläche hinzugefügt, oder bereits vorhandene über die "–"-Schaltfläche wieder gelöscht werden.

Der Punkte "Vorhandene Ressourcen" 5 listet alle angelegten Ressourcen auf, die Sie für das Schema nutzen können. Per Drag & Drop können Sie diese an die gewünschte Stelle im Kalender ziehen und durch Klicken und Ziehen der Ränder den Zeitraum anpassen.

Tipp: Wenn Sie die ⌥Option-Taste gedrückt halten und eine Ressource mit der Maus an eine andere Stelle ziehen, wird diese automatisch dupliziert.

Für jede einzelne Ressource im Kalender kann eine Terminlokalität gesetzt werden. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste und wählen Sie für die Terminart eine Terminlokalität aus, siehe untere Grafik. Je nach konfigurierter Terminlokalität in der Ressource wird die entsprechende Betriebsstätte im Terminbesuch gesetzt.

Wenn Sie die Ansicht von "Schema" zu "Woche" ändern, haben Sie die Möglichkeit, bestehende Schema in den Kalender einzufügen. Wählen Sie dafür die gewünschte Woche im angezeigten Kalender aus, klicken Sie dann auf das gewünschte Schema, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen". Daraufhin erscheint das folgende Popup, das Sie darauf hinweist, dass durch das Schema eventuell bereits eingetragene Termine überschrieben werden.

Wenn Sie ein Schema für einen längeren Zeitraum übernehmen wollen, klicken Sie auf "Wochenweise übernehmen". In diesem Fall öffnet sich das folgende Fenster:

Hier erscheint ein neues Fenster für die zu treffende Auswahl. Auf der linken Seite wählen Sie die Quelle (entweder ein Schema oder eine andere Kalenderwoche) und rechts das Ziel aus. Beim Ziel kann nun ausgewählt werden, ob das Schema wochenweise übernommen werden soll (und falls ja, für welche Wochen / Tage / Quartale) oder ob dies tageweise durch Auswahl eines Datums erfolgen soll. Unten im Auswahlmenü können Sie festlegen, ob die Ressourcen auch in den Sperrtagen (Feiertagen und Urlaubstagen) übernommen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Option, die Ressourcen aus den Sperrtagen zu entfernen.

Achtung: Das Kopieren funktioniert nur, wenn tomedo® eine Verbindung zum Server hat.

Verfügbarkeiten anlegen/konfigurieren

Ab tomedo® Version 1.109.0.9 ist es auch für Nutzer ohne Administratoren-Berechtigung möglich, ihre eigenen Schemata zu verwalten. Die Handhabung entspricht dabei der Administratoren-Schemaverwaltung, jedoch können Nutzer ohne Administratoren-Berechtigung hier lediglich auf Kalender zugreifen, die ihnen zugeordnet sind.

Standardmäßig ist diese Möglichkeit deaktiviert. Um einen tomedo®-Nutzer für die Verfügbarkeiten-Verwaltung freizuschalten ist es zunächst erforderlich durch einen Administrator über die Rechteverwaltung das Recht “Verfügbarkeiten aufrufen” zu vergeben.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Option 1: Admin → Nutzerverwaltung → Schaltfläche "Nutzerrechte" → Quasi-Admin-Rechte → Fensterrechte

Option 2: Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung → Fensterrechte

Loggt sich der freigeschaltete Nutzer anschließend in tomedo® ein, so hat dieser nun unter dem Menüpunkt "Verwaltung" die Schaltfläche “Verfügbarkeiten” angezeigt.

Mit einem Klick öffnet sich Verfügbarkeiten-Verwaltung, in der der Nutzer für seine zugeordneten Kalender ebenfalls Ressourcen in den Kalender ziehen und diese bearbeiten oder löschen kann.

Es kann hier ebenfalls zwischen Wochen- und Tagesansicht gewählt und bestehende Patiententermine bei Bedarf eingeblendet werden. Zukünftig wird es auch hier die Möglichkeit geben, Schemata durch Kopieren effizient zu verwalten.

Schemata, die der eingeloggte Nutzer hier bearbeitet, synchronisieren sich automatisch mit der Schemaverwaltung, die ein Administrator aufrufen kann.

Für Administratoren selbst steht die Verfügbarkeitenverwaltung ebenfalls zur Verfügung, doch auch für den Admin ist es hier nur möglich, Kalender zu bearbeiten, die diesem explizit in der Kalenderverwaltung zugeordnet sind. Möchte ein Administrator also Schemata für sämtliche Nutzer sehen und bearbeiten, dann ist dies weiterhin nur über Admin → Kalender → Schemaverwaltung (siehe Schemaverwaltung) möglich.

Terminsuche anlegen/konfigurieren

Die Terminsuche kann bei tomedo® automatisch erfolgen. Hierbei gibt man an, in welchem Kalender (und dementsprechender Belegung mit Ressourcen) ein Termin gesucht werden soll. Weiterhin benötigt man noch die Terminart und eine Angabe darüber, wie weit im Voraus tomedo® nach freien Terminen suchen soll (= Spanne) und ab welchem Datum. Hierbei kann man in verschiedenen Kalendern suchen und diese entweder per „und“ (ein Termin soll in mehrere Kalender gleichzeitig gelegt werden, das ist z.B. hilfreich bei OP-Terminen, die im OP- und im Arzt-Kalender angezeigt werden sollen) oder per „oder“ (wenn ein Patient einen Sprechstundentermin bei einem Arzt, aber keinem bestimmten, haben möchte) verknüpfen.

Über die Verwaltung Terminsuche-Favoriten (Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten) können Sie solche Suchen vordefinieren. Sie können der Suche einen Namen und eine Terminart zuweisen, sowie einen Suchzeitraum. Außerdem können zum Beispiel Ressourcen, Kalender, Betriebsstätten und Onlinekalender mit ihr verknüpft werden.

Über die Funktion "SubTerminsuchen" können komplexe Terminsuchen konfiguriert werden, die zum Beispiel mit UND oder ODER Verknüpfungen verbunden werden.. Aktivieren Sie für die Verwendung dieser Funktion die Checkbox „nutze SubTerminsuchen“. Jetzt können Sie bereits definierte Terminsuchen über die Checkboxen im Feld „SubTerminsuchen“ auswählen. Von der ausgewählten definierten Terminsuche werden die gesetzten Ressourcen, Kalender mit dessen UND/ODER -Verknüpfung sowie die Zeitspannenberechnung (Suche ab, Suche für) berücksichtig. Die Terminart wird hingegen NICHT aus der definierten Terminsuche verwendet! Bei der Subterminsuche wird stets die oben ausgewählte Terminart genutzt.

Auf diese Weise können Sie Terminsuchen mit UND und ODER Abfragen erstellen. So können Sie zum Beispiel nach einem freien Termin in der Ressource OP im Kalender OP-Raum UND Kalender 1 ODER im Kalender OP-Raum UND im Kalender 2, suchen. Bei Ausführung der Subterminsuche, werden alle möglichen Termine aufgezeigt, die im Kalender 1 und OP-Raum oder im Kalender 2 und OP-Raum möglich sind.

Die UND-Verknüpfung von definierten Terminsuchen bei der Subterminsuche befindet sich noch in der Entwicklung.

Diese SubTerminsuche kann in der Terminkettensuche mit beliebig anderen definierten Terminsuchen kombiniert/verwendet werden.

Da es in der Praxis meist nur eine Handvoll verschiedener Terminkonstellationen gibt, empfiehlt es sich, solche Terminsuchen vorzukonfigurieren. Hiermit erspart man sich lästige Klicks und kommt sehr schnell an die gewünschten freien Terminslots. So kann man auch in mehreren Ressourcen suchen. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn man am Ende der Woche nicht mehr zwischen OP und Sprechstunde trennen möchte, damit die nicht genutzten OP-Zeiten nicht leer bleiben. Die so vorkonfigurierte Suche sucht dann nach kurzfristigen Terminen, egal in welcher der beiden Ressourcen sie liegen.

Kettenterminsuche anlegen/konfigurieren

Die Kettenterminsuche (Admin → Kalender → Terminkettensuche-Favoriten) sucht für einen Patienten Termine in einer fest vorgegebenen Reihenfolge mit entsprechenden Zeitspannen zwischen den Terminen. Hierbei ist es erforderlich, dass die Ressourcen und die Kettenterminsuche aufeinander abgestimmt sind, sonst wird höchstwahrscheinlich keine Terminkette gefunden. Je länger die Ketten sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass tomedo® Ergebnisse finden kann.

Das erste Kettenglied hat keine Einstellmöglichkeiten, da hier aus der Terminsuche klar ist, in welchem Zeitraum gesucht werden soll. Alle weiteren Termine haben eine Angabe zu der Zeitspanne zwischen vorangegangenem und diesem Termin und eine Zeitspanne, in der der Termin liegen soll.

Beispiel: Ein Patient soll einen OP-Termin bekommen. Zum OP gehört eine Vorbereitung, die OP selbst und eine Nachuntersuchung. Die Vorbereitung erfolgt 2h vor der OP durch den Anästhesisten Dr. No, die OP ist bei Dr. Yes, wobei Dr. No anwesend sein soll. Die Nachuntersuchung geschieht etwa 7 Tage später bei Dr. Yes.

• Wir benötigen zwei Ressourcen: Sprechstunde (SP) und OP
• Wir benötigen drei Terminarten: Vorbereitung (VB), OP, Nachuntersuchung (NU)
• Wir benötigen drei Kalender: OP, Dr. Yes, Dr. No
• Kalender OP benötigt OP Ressourcen, Kalender Dr. No und Dr. Yes benötigen Ressourcen für Sprechstunde und OP
• Wir benötigen drei vordefinierte Terminsuchen:
  1. Vorbereitung in Kalender Dr. No mit der Ressource SP und der Terminart VB.
  2. OP in Kalender Dr. No „und“ im Kalender Dr. Yes in der Ressource mit Terminart OP.
  3. Nachuntersuchung in Kalender Dr. Yes in Ressource SP mit Terminart NU.
• Wir benötigen den Kettentermin mit den drei vordefinierten Suchen in der Reihenfolge Vorbereitung, OP und Nachuntersuchung. Bei OP wählen wir Stunden aus und geben 2 bei „Ab“ ein und 1 bei „Für“, da wir ab Voruntersuchungsbeginn etwa 2–3h bis zur OP benötigen (nicht länger und nicht kürzer). Bei der Nachuntersuchung wählen wir Tage aus und sagen, dass wir zwischen 5–9 Tage nach dem vorherigen Termin suchen. Daher geben wir bei „Ab“ 5 und bei „Für“ 4 an.

Wenn Sie einen neuen Kettentermin anlegen möchten und Sie dafür bereits einen Patienten zum Beispiel in der Tagesliste oder über die Kartei oder Patientendetails ausgewählt haben, erscheint der Name des Patienten 1 direkt oben links im Suchfenster. An dieser Stelle können Sie den Patienten auch über das "–" vor seinem Namen wieder entfernen und über die Patientensuche einen anderen auswählen.

Über den Reiter "Kette" 2 können Sie sich alle von Ihnen angelegten Kettensuchen anzeigen lassen und die entsprechende auswählen. Daraufhin müssen Sie nur noch den Suchzeitraum 3 entweder "von – bis" eingeben oder eine Suchspanne auswählen und im Kalender ein Startdatum wählen. Mit einem Klick auf "Freie Termine Suchen" 4 werden Ihnen in der mittleren Spalte direkt alle Möglichkeiten angezeigt.

In der Tabelle "Suchergebnis" 5 wird Ihnen zunächst angezeigt, welche Termine für den ersten Teil der Kettensuche zur Verfügung stehen. Sobald Sie einen davon ausgewählt haben, ändert sich auch bei dem jeweils darauffolgenden Termin 6 (in diesem Fall 2. Termin bzw. 3. Termin) die Überschrift von "keine freien Termine" zu einer Anzahl möglicher Terminslots. Wenn Sie auf die jeweiligen Überschriften klicken, öffnet sich eine Liste aller Optionen, aus der Sie einen Termin wählen können. So verfahren Sie, bis Sie alle Termine der Kette ausgesucht haben. Auf der rechten Seite wird zusätzlich bei Klick auf einen konkreten Termin direkt der entsprechende Kalender 7 angezeigt.

Wenn alle Termine festgelegt worden sind, klicken Sie auf "Anlegen" 8 oder "Anlegen & Kalender", wenn Sie direkt in den Kalender springen wollen.

Wurde ein Kettentermin erfolgreich angelegt, dann bleiben die Kettentermine miteinander verbunden und sind sowohl im Terminpopover, als auch in der Terminübersicht des Patienten mit einem entsprechenden Kettensymbol markiert und nummeriert.

Achtung: Dies gilt bisher noch nicht für Termine, die über die tomedo® iOS-App angelegt wurden.

Dies bietet den Vorteil, dass bspw. beim Verschieben oder Löschen eines der Kettentermine auch die Folgetermine beachtet werden und diesbezüglich Abfragen oder Hinweise erscheinen.

Wenn Sie im Terminpopover oder in der Terminübersicht des Patienten einen der Kettentermine anklicken, dann ist die gesamte Kette automatisch farblich hinterlegt. So ist sofort sichtbar, welche Termine miteinander verbunden sind. Sind mehrere Terminketten für den Patienten vorhanden, dann wird immer nur die aktuell angewählte markiert. Außerdem ist in der Spalte "Kette" angezeigt, ob der Termin mit anderen verknüpft ist, und wenn ja, in welcher Reihenfolge die Termine abgearbeitet werden.

Sowohl im Terminpopover als auch in der Terminübersicht kann man durch Klick auf "Umsetzen" die Kettentermine ab dem gewählten Termin verschieben. Eventuelle vorherige Teiltermine (die ggf. bereits stattgefunden haben) bleiben davon unberührt. Verschiebt man die Kette ab dem ersten Teiltermin, so öffnet sich eine erneute Terminsuche. Alle Parameter der ursprünglichen Suche werden dabei beibehalten, man legt lediglich eine neue Suchspanne fest, um die Kette zeitlich zu verschieben. Möchte man die Kette beispielsweise ab dem zweiten Teiltermin umsetzen, dann öffnet sich ebenfalls die Terminsuche, jedoch haben Sie hier die Wahl, ob Sie gerne die Kettenbedingung zum vorherigen Termin weiter einhalten 1 oder eine neue Suchspanne 2 setzen möchten.

Beim Umsetzen einer Kette sind die gefundenen Terminslots weiterhin korrekt zeitlich sortiert 3 und können wie bei der normalen Suche, wenn gewünscht, gefiltert werden, jedoch ist hier zu beachten, dass immer der oberste Terminvorschlag den bereits bestehenden Termin 4 anzeigt. Dies ist durch ein kleines Uhrsymbol rechts und einen Tooltipp gekennzeichnet.

Wenn Sie für das Umsetzen bspw. eine neu gewählte Suchspanne festlegen, die Kettenbedingung zum Vortermin nicht beachten und dann den Termin umsetzen 5, so ist es möglich, dass gesetzte Kettenbedingungen (siehe Terminketten-Verwaltung) anschließend verletzt sind. Dies ist durch ein kleines Warnsymbol im Terminpopover bzw. in der Terminübersicht sichtbar.

Wenn Sie einen Kettentermin löschen, erscheint das folgende Fenster mit dem Hinweis darauf, dass es sich um einen Termin innerhalb einer Terminkette handelt. Über die Checkbox "Folgende Terminketteneinträge löschen" können Sie direkt alle noch anstehenden Termine der Kette ebenfalls löschen. Wenn Sie die Checkbox nicht aktivieren, bleiben zukünftige Termine bestehen. Außerdem können Sie bei Bedarf angeben, ob ein Karteieintrag erzeugt werden soll. Dies ist in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender → Terminlöschen konfigurierbar. Wenn Sie ausgewählt haben, dass alle Kettentermine gelöscht werden sollen, erscheint eine weitere Checkbox, über die Sie entscheiden können, ob auch für alle weitere Ketteneinträge jeweils ein Karteieintrag angelegt werden soll.

Urlaubs-/Feiertagskalender

Urlaubstage und Sperrtage können über die Urlaubsverwaltung (Admin → Kalender → Urlaubs- und Sperrtagsverwaltung) übersichtlich für jeden Kalender verwaltet werden. Urlaubstage können über den Knopf „Feiertage im KV-Bereich“ für das eingestellte Jahr übernommen werden. Dabei können Sie entweder einen spezifischen Kalender auswählen und auf "Feiertage im KV-Bereich" klicken, oder die Schaltfläche "Feiertage für alle Kalender im KV-Bereich" etwas weiter unten auswählen, um die Feiertage in alle vorhandenen Kalender einzutragen. Hier werden die entsprechenden Feiertage für Ihren KV-Bereich (tomedo®-weite Einstellung) gesetzt. Feiertage werden z.Zt. grün angezeigt. Sie haben natürlich die Möglichkeit, jeden einzelnen Tag anzuklicken. Dabei wird ein Sperrtag (rot) angelegt. Sollte der Tag schon ein Sperr- oder Urlaubstag sein, so wird der Tag wieder freigegeben.

Sollten Termine in einem Sperr- oder Urlaubstag liegen, so wird dieser auf der rechten Seite angezeigt. Durch Doppelklick auf den Termin springt man direkt in den Kalender zum Termin, um diesen evtl. zu verlegen. Dabei können Sie sich alle Termine, sowie nur vergangene oder nur zukünftige über die Schaltfläche unterhalb der Liste anzeigen lassen.

Sperr- und Feiertage werden als farbiger Tageshintergrund im Kalender angezeigt. Es besteht immer die Möglichkeit, einen Termin per Hand hineinzulegen, für die automatische Terminsuche sind diese Tage aber nicht relevant. Es wird also, selbst wenn für diesen Tag Ressourcen vergeben worden sind, an diesen Tagen nicht nach freien Terminen gesucht.

Kalenderlayout konfigurieren

Unter tomedo® → Einstellungen kann man über Praxis → Kalender das prinzipielle Aussehen des Kalenders anpassen. Einstellbar ist neben dem generellen Layout des Kalenders und der Termine, wie viele Tage die Arbeitswoche und wie viele Arbeitsstunden ein Tag hat, die Länge der angezeigten Termine, sowie welche Informationen zum Patienten/Termin angezeigt werden sollen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unbedingt die Tooltipps, die Ihnen beim Schweben der Maus über einem bestimmten Konfigurationseintrag zusätzliche Informationen geben.

Kalenderwochenansicht benutzen

Aufbau der Kalenderwochenansicht

Im Wochenansichtsfenster gibt es vier grundlegende Elemente:

1. Hier kann man die Anzeigevarianten des Kalenders umstellen. Alle Checkboxen sind arbeitsplatzspezifisch und werden über den Neustart hinaus gespeichert. Dabei haben Sie mehrere Optionen:
   • "Woche": ändert die Ansicht zwischen ganzer Woche und nur einem Tag.
   • "Ressourcen": zeigt entsprechende Ressourcen im Hintergrund an oder blendet diese aus.
   • "Ein Kalender": lässt immer nur einen Kalender angehakt; somit kann man schnell zwischen einzelnen Kalendern hin und her wechseln.
   • "Kalenderfarbe": zeigt nicht die Farbe der Terminarten, sondern die des jeweiligen Kalenders, in welchem der Termin liegt.
   • "Spaltenweise": zeigt alle Kalender für einen Tag nebeneinander an.
   • "Fixierte Termine": verhindert das Verschieben von Terminen.
2. Hier kann man den Tag und den Kalender auswählen. Die unten ausgewählte Terminart wird für neu anzulegende Termine genutzt.
3. In der Tages-/Wochenübersicht sieht man die Termine und im Hintergrund die Ressourcen. Termine können per Drag&Drop verschoben werden, wobei die alte Position währenddessen sichtbar bleibt. Auch sieht man im verschobenen Termin bis zum Loslassen der Maustaste die Uhrzeit, auf die man den Termin legen würde. Neue Termine können durch Doppelklick auf die Uhrzeit oder durch das Ziehen des Terminart-Tokens aus Feld 2 erzeugt werden. Sind Ressourcen eingeblendet, so wird bei Doppelklick in eine Ressource die entsprechend verknüpfte Terminart genutzt (siehe "Ressourcen anlegen"). Termine können durch Herausziehen aus dem Fenster gelöscht werden. Dazu erscheint eine Wolke als Mauszeiger. Vor jedem Löschen wird aber noch einmal nachgefragt, ob die Aktion wirklich erfolgen soll.
4. Hier kann man einen Termin mittels Termininfo oder Namen des Patienten suchen. Rechts kann man die für den Kalender und Tag angezeigten Termine über die Briefschreibung drucken. Die zugehörige Briefvorlage „Kalendertag“ kann hierbei noch angepasst werden, siehe Die Briefschreibung.

Neues Design der Kalenderwochenansicht

Ab tomedo® version 1.118 finden Sie den Kalender in neuem Design. Sie finden dabei weiterhin alle Elemente, die Ihnen bisher auch in der alten Ansicht zur Verfügung standen (ggf. an anderer Stelle) und haben zudem zusätzliche Funktionen zur Hand, die Ihnen das tägliche Arbeiten mit dem Kalender erleichtern können.

Die wichtigsten Verbesserungen/Veränderungen auf einen Blick:

1. Die Datumsauswahl können Sie jetzt im oberen Teil des Fensters nutzen. So haben Sie alle wichtigen Funktionen zum Datum an einer Stelle (Datumsauswahl, Heute-Schaltfläche, Umschalt-Pfeile zum Springen zwischen, Tagen, Wochen, Quartalen).
2. Ebenfalls im oberen Bereich finden Sie eine etwas präsentere Umschalt-Möglichkeit zwischen Tages- und Wochenansicht.
3. Die Auswahl der Terminart finden Sie jetzt ebenfalls oben links. Wie bereits in der alten Ansicht können Sie anschließend die in blau angezeigte Terminart per Drag&Drop in den Kalender ziehen oder den ausgewählten Termin per Doppelklick im Kalender anlegen.
4. Die Auswahl der anzuzeigenden Kalender bzw. Kalenderfavoriten finden Sie jetzt unten links. Für beide Anzeige-Einstellungen haben Sie jeweils Filter zur Verfügung die Sie über die kleine Schaltfläche im Header jeweils einfach im jeweiligen Verwaltungsfenster definieren können. Sie haben weiterhin die Schaltflächen um schnell keine, alle, oder die jeweiligen Kalender des Nutzers anzuzeigen. Die Einstellung, dass ggf. nur 1 Kalender angezeigt bleiben soll, wurde jetzt sinnvoll in den Bereich zur Kalenderauswahl integriert.
5. Einstellungen zur Anzeige befinden sich jetzt etwas dezenter im unteren Bereich des Kalenders.
6. Neu: Sie haben in der neuen Kalenderansicht die Möglichkeit einen Patienten vorauszuwählen. Legen Sie anschließend einen Termin im Kalender an (durch Drag&Drop oder durch Doppelklick), dann ist dieser Patient sofort automatisch dem Termin zugeordnet. Ist in der Tagesliste ein bestimmter Patient angewählt und es wird anschließend der Kalender geöffnet, dann ist der ausgewählte Patient auch automatisch im Kalender vorausgewählt. Wie auch im Termindetail-Popover kann über das Minus der ausgewählte Patient entfernt werden. Hinweis: Sollten Sie die automatische Patientenvorauswahl nicht wünschen, können Sie die Funktion in den tomedo Einstellungen unter Arbeitsplatz > Kalender > Patientenvorauswahl aktivieren (nur neues Kalenderfenster) durch Entfernen des Häkchens in der Checkbox jederzeit deaktivieren.
7. Neu: Finden Sie ab jetzt die optische Terminsuche in der Kalenderansicht. Hier kann ein bestehender Terminsuchefavorit ausgewählt werden. Führen Sie die Suche aus, dann werden freie Slots rechts in der Ansicht mit einem grünen Rahmen angezeigt. Innerhalb des grünen Rahmens können Termine dann per Doppelklick angelegt werden. Während die Suche aktiv ist können sämtliche andere Funktionen und Ansichtseinstellungen im Kalender nicht genutzt werden, sondern die Ansicht dient lediglich dem Anlegen eines Termins. Beenden Sie die Suche einfach über das Kreuz. Die optische Suche kann sowohl in der Wochen- als auch in der Tagesansicht durchgeführt werden.
8. Wird die optische Suche durchgeführt, aber in der aktuellen Ansicht ist kein freier Slot zur Verfügung, dann wird eine entsprechende Meldung angezeigt und Sie haben zudem die Möglichkeit über die Schaltfläche 'zukünftige anzeigen' zum nächst freien Slot zu springen. Auch hier können Sie die Suche beenden, in dem Sie einfach die Abbrechen-Schaltfläche nutzen. Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick in die Kalenderansicht die Suche beenden.

Sollten Sie dennoch Schwierigkeiten haben Funktionen zu finden oder vorübergehend Fehler feststellen, haben Sie weiterhin über die tomedo® Einstellungen die Möglichkeit, noch immer zur alten Kalenderansicht zurückzuschalten. Bitte beachten Sie, dass es dabei notwendig ist tomedo einmalig neuzustarten.

Termindetails

Klickt man auf einen Termin, so öffnet sich ein Popover, in dem alle Informationen zu diesem Termin aufgelistet und editierbar sind. Neben den offensichtlichen gibt es noch folgende Möglichkeiten:

1. Hier wird der Patient zum Termin ausgewählt. Durch Klick auf „—“ kann diese Verbindung wieder gelöst werden, woraufhin man ein Patientensuchfeld sieht und entsprechend einen anderen Patienten suchen kann.
2. Diese Symbole geben eine schnelle Verbindung zu Patientendetails, Kartei, Terminen des Patienten oder die Möglichkeit, den Patienten zur Tagesliste hinzuzufügen.
3. An dieser Stelle kann eingestellt werden, ob es sich um einen Termin mit Wiederholung handelt. Diese kann täglich, wöchentlich, sowie alle 2, 3, 4, 6 oder 8 Wochen stattfinden. Außerdem können Sie ein Ende der Wiederholung ansetzen.
4. Wenn man einen gesonderten und detaillierteren OP-Plan benötigt, so kann man zu einem Termin auch einen OP-Karteieintrag anlegen, welcher dann mehr Informationen beinhalten kann. Hier kann man so einen Karteieintrag erstellen und mit dem Termin verknüpfen. Genauere Information und Diskussionen stehen im Forum.
5. Hier sieht man Informationen des Patienten, die nicht editierbar sind und aus den Patienteninformationen kopiert werden. Diese Informationen können über den Laden-Knopf aktualisiert werden.
6. Ein Termin kann auch in mehreren Kalendern liegen. Hier wären diese aufgelistet, wobei durch Klicken auf den Pfeil (>) links die Möglichkeit angezeigt wird, den Termin zu anderen Kalendern hinzuzufügen. Außerdem können weitere Termine angesehen werden, sowie verknüpfte Aufgaben.

Termindetails in neuem Design

Mit der tomedo®-Version v1.112 sind die Terminpopover standardmäßig auf ein neues Design umgestellt. Hier ergeben sich einige neue Funktionen und Konfigurierungsmöglichkeiten. Alle Details, Verbesserungen und Neuerungen sind im Screenshot unten gekennzeichnet:

1. Ob Vor-Ort-Termine, Online-Termine oder TSVG – die Bedienoberfläche Ihrer Termine ist jetzt immer einheitlich. Erstellt man einen Termin neu, dann können sofort alle Daten eingetragen werden, auch wenn noch kein Patient zugeordnet ist. Erstellt man anschließend aus dem Popover heraus einen neuen Patienten, werden alle Einträge in die Patientendetails übernommen.
2. Angezeigte Felder und deren Reihenfolge sind jetzt pro Nutzer konfigurierbar. Klicken Sie hierzu auf das Einstellungen-Symbol im Terminpopover. Es öffnet sich das Konfigurierungspopover. In diesem können Sie wählen, welche Felder Sie ein- und ausblenden möchten. Per Drag&Drop können Sie die Reihenfolge der Felder hier verändern. Die Konfigurierung, die Sie vornehmen, ist nutzerspezifisch und bleibt für alle Arten von Terminen für diesen Nutzer erhalten.
3. Falls Sie nicht für jeden Nutzer einzeln eine Konfiguration der Popover vornehmen möchten, haben Sie (als Nutzer mit Admin-Rechten) die Möglichkeit, Konfigurationen von einem Nutzer auf andere Nutzer zu übertragen. Die Bearbeitung können Sie durch Nutzerrechte einschränken.
4. Patientenmarker können jetzt in den Termindetails angezeigt werden. Dies ist nur möglich, wenn ein in tomedo® vorhandener Patient zugeordnet ist. Die Marker können dabei auch im Terminpopover hinzugefügt oder entfernt werden und synchronisieren sich mit den Patientendetails.
5. Adressdaten von Patienten können bei Bedarf in den Termindetails angezeigt werden. Auch hier können die Daten bereits eingetragen werden, wenn noch kein Patient zugeordnet ist. Neupatientendaten schreiben Sie einfach direkt in neue Termine, wenn noch kein Kartei-Patient zugeordnet ist – beispielsweise beim Telefonat mit Neupatienten. Wird aus dem Termin heraus ein neuer Patient angelegt, werden die Daten in die Patientendetails übernommen werden. Dies kann bspw auch bei Terminbuchungen über den Onlineterminkalender der Fall sein.
6. Die Anzeige der Telefonnummern wurde überarbeitet. Es können jetzt mehrere Telefonnummern als Auswahlmenü angezeigt und jeweils einzeln angewählt werden. Ist noch kein Patient zugeordnet, können die Telefonnummern hier hinzugefügt und bearbeitet werden. Beim Anlegen eines Patienten werden die Nummern einzeln in die Patientendetails übertragen. Nach Patientenzuordnung sind die Nummern im Terminpopover nicht mehr bearbeitbar.
7. Die Nachrichtenfunktion steht Ihnen jetzt auch in den Termindetails zur Verfügung.
8. Sie haben außerdem die Möglichkeit die Terminhistorie aufzurufen.
9. Die Kalender, in die der Termin eingetragen werden soll, können jetzt auch gefiltert werden, um gewünschte Kalender schneller zu finden.
10. Auch hier werden weitere Termine korrekt aufgelistet, Kettentermine sind auch als solche gekennzeichnet. Markiert man einen Kettentermin, dann werden die dazugehörigen Kettenglieder farblich gekennzeichnet. Für die Blöcke rechts im Terminpopover ist es jetzt außerdem nicht mehr nötig einzeln händisch ein- und auszuklappen, sondern die Anzeige passt sich automatisch an, sobald in einem Bereich Einträge vorhanden sind, sodass alles optimal sichtbar ist.
11. Die neu hinzugekommene rechte Spalte lässt sich ein- und klappen. Der zuletzt gewählte Zustand bleibt für den jeweiligen Nutzer dann erhalten.
12. Beim Verschieben von Terminen springt die Ansicht jetzt mit zum neuen Termin und zeigt ggf. auch neue Kalender an.

Vorerst haben Sie weiterhin die Möglichkeit auf das alte Design der Termindetails zurückzusetzen, falls Sie dies wünschen. Dies können Sie unter tomedo® → Einstellungen → Arbeitsplatz → Kalender  Alte Terminpopover verwenden vornehmen. 

Tipp:

Ab tomedo® Version 1.114 kann das Termindetail-Fenster (neues Design) jetzt durch das Ziehen an der Kopfleiste abgelöst werden. In diesem Zustand schließen sich die Termin-Popover nicht, wenn man sie verlässt. So ist es zum Beispiel möglich, die Patientendetails oder die Kartei parallel zu bearbeiten oder mehrere Termine parallel zu öffnen.

Terminanlage für Neupatienten

Wenn ein Neupatient anruft und einen Termin vereinbart, können Sie direkt in den Termindetails die wichtigsten Informationen über diesen Patienten hinterlegen. In den tomedo® Einstellungen können Sie für diesen Fall unter Praxis → Kalender → Termin für Neupatienten festlegen, ob bei Terminanlage direkt ein neuer Patient angelegt werden soll oder nur die Kontaktdaten für den Termin hinterlegt werden. Als dritte Möglichkeit können Sie auch einstellen, dass bei jedem Neupatienten nachgefragt wird, welche der Optionen Sie jeweils wählen wollen.

Wenn Sie sich für die Option „Kontaktdaten für Termin hinterlegen“ entschieden haben, können Sie direkt bei der Terminanlage durch Klicken der Schaltfläche 1 die wichtigsten Stammdaten des Patienten 2 hinterlegen. Wenn dann erstmals die Karte des Neupatienten gesteckt wird, können Sie die bereits erhobenen Patientendaten direkt in die Kartei übernehmen. Bei vorhandener E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer können Sie die zugehörigen Kommunikationswege 3 auch sofort nutzen. Durch Setzen des Hakens der Checkbox 4 können Sie dem Neupatienten bereits Terminerinnerungen schicken.

Falls Sie in den tomedo® Einstellungen die Auswahl "Neuen Patienten anlegen" angeklickt haben, kommen Sie über die Schaltfläche 1 stattdessen zu einem neuen Eintrag für die Patientendetails. Wenn Sie Admin-Rechte haben, können Sie auch an dieser Stelle auswählen, ob die aktuelle Entscheidung für zukünftige Neupatienten-Termine gespeichert werden soll. Danach können Sie, je nach gewählter Option, entsprechend die Kontaktdaten für den Termin hinterlegen oder einen neuen Patienten anlegen. Bei der ausgewählten Option "Nachfragen" erscheint bei Anklicken der Schaltfläche das folgende Fenster:

Kalendersuche benutzen

Die automatische Terminsuche ist ein Kernelement von tomedo®. Um diese benutzen zu können, muss man die entsprechenden Ressourcen vorbereitet haben. Sobald dies der Fall ist, können Sie das Suchfenster für einen neuen Termin über mehrere Wege erreichen. Zum einen können Sie über Aktion → Neuer Termin (ohne Patient) die Terminsuche öffnen. Außerdem besteht die Möglichkeit, von der Tagesliste, der Kartei oder den Patientendetails aus über die Schaltfläche "Neu" in das Suchfenster zu gelangen. In diesem Fall ist der entsprechende Patient bereits im Suchfenster hinterlegt, kann aber über die "–"-Schaltfläche neben seinem Namen auch wieder entfernt werden.

Das Suchfenster besteht aus vier Bereichen:

1. Über die Patientensuche können Sie direkt den Patienten auswählen, für den der Termin angelegt werden soll. Wenn ein Patient ausgewählt ist, erscheinen automatisch im Bereich "Termine des Patienten" 3 alle weiteren Termine, die dieser Patient bereits für die Zukunft vereinbart hat.
2. Hier können Sie zwischen einer einzelnen Terminsuche ("Einzel"), einer vordefinierten Terminsuche ("Definiert") und einer verketteten Terminsuche ("Kette") wählen. Die zweite und dritte Option muss vollständig durch Sie vorkonfiguriert sein, damit Sie diese nutzen können. Alle drei Optionen sind ähnlich aufgebaut und suche immer nach einer freien Zeit, in die die ausgewählte Terminart passt. Es wird nur in den aktiven Kalendern und Ressourcen für die entsprechende Zeitspanne gesucht. Um die Suche zu starten, klicken Sie auf "Freie Termine Suchen".
3. Dies ist die Ergebnisliste. Hier erhalten Sie keine konkreten Terminvorschläge, sondern Zeitspannen, in welche ein Termin mindestens einmal hineinpasst. Das Datum, die Uhrzeit und der Kalender werden angezeigt. Im Falle von Kettenterminen haben Sie hier mehrere Ergebnislisten, jeweils eine pro Kettentermin. Im unteren Bereich kann die Ergebnisliste nach Wochentagen oder Zeiten (z.B. >10:00 oder <8:00) gefiltert werden. Durch Anklicken eines Resultates wird der Kalender mit Terminen und freien Slots auf der rechten Seite des Fensters 4 angezeigt. Sie können dabei jederzeit zu einem anderen Resultat wechseln.
4. Hier werden in Gelb die Bereiche angezeigt, in die der entsprechende Termin hineinpasst. Der Termin wird immer an den Beginn des Bereiches gesetzt, der Terminvorschlag kann aber mittels Drag&Drop in der Zeit verschoben werden, auch außerhalb des gelben Bereiches. Hierdurch kann es zu Termin-Überschneidungen kommen, was in manchen Situationen recht hilfreich ist. Durch Doppelklicken auf den Terminvorschlag erscheint ein zusätzliches Fenster, in welchem man Termininformationen angeben kann.
5. Gleich daneben sieht man die derzeit im Kalender bereits vergebenen Termine sowie die farbig markierten Ressourcen.
6. Über die Kalender-Schaltfläche erreichen Sie direkt den Kalender. Erst durch Drücken des Knopfes "Anlegen" (oder "Anlegen & Kalender", um den Kalender nach Bestätigung des Termins direkt aufzurufen) wird der Termin bestätigt. Bis dahin ist der Termin nicht vergeben.

Patiententermine benutzen

Durch Drücken des Knopfes „Termine“  oben rechts in den Fenstern Tagesliste, Patientendetails und Kartei (Shortcut: ⌃Ctrl + ⌘Cmd + T) erhalten Sie eine Übersicht aller anstehenden Termine des aktuellen Patienten. Diese Liste können Sie über den Drucken-Knopf ausdrucken. Die Vorlage hierfür ist eine ganz normale Briefvorlage namens „Patiententermine“, die wie andere Briefvorlagen auch editiert werden kann (siehe: Die Briefschreibung).

Wenn Sie den kompletten Kalender über "Kalender" öffnen, können Sie die tagesaktuelle Ansicht sehen. Über den Drucken-Knopf  oben rechts im Kalender-Fenster können Sie auch den aktuell angezeigten Tag / angezeigte Woche drucken; die Briefvorlage hierfür heißt „Kalendertag“. Die Briefvorlage hierfür heiß "Kalendertag".

Termine löschen

Es gibt in tomedo verschiedene Wege Termine zu löschen.

• durch Herausziehen des Termins aus der Kalenderaussicht per Drag&Drop
• durch Klick auf "Löschen" innerhalb der Termindetails
• durch Markieren eines oder mehrerer Termine in der Terminübersicht eines Patienten und Klick auf Minus

Wird ein Termin gelöscht, erscheint der Terminlöschungsdialog. Hier muss nochmals bestätigt werden, bevor ein Termin endgültig gelöscht ist. Sie können hierbei entweder festlegen, dass ein Termin ohne weitere Angaben gelöscht werden darf oder dass ein Löschungsgrund zwingend angegeben werden muss.

Löschungsgründe

Im Löschungsdialog kann eine Begründung für die Löschung des Termins eingegeben werden. Löschungsgründe können dabei bei jeder Löschung manuell eingetragen werden, falls gewünscht. Um die Löschung effizienter zu gestalten, haben Sie jedoch auch die Möglichkeit über die Löschungsgrund-Verwaltung (Menü admin > Kalender > Löschungsgründe) eine Liste von Löschungsgründen anzulegen.

In der Löschungsgrundverwaltung können Sie dabei die Auswählbarkeit von Löschungsgründen für einzelnde Terminarten definieren. Default sind angelegte Löschungsgründe zunächst für alle Terminarten sichtbar. Sie können hier wählen zwischen "Für ausgewählte Terminarten verstecken" (für alle ausgewählten wird der Löschungsgrund versteckt, für alle anderen wird er angezeigt) und "Für ausgewählte Terminarten anzeigen" (für alle ausgewählten wird er angezeigt, für alle andern wird er versteckt). 

Im Beispiel (siehe unten) soll Löschungsgrund1 nur bei Löschung von TerminArt1 ausgeblendet werden, Löschungsgrund2 dagegen soll nur bei Löschung von TerminArt2 angezeigt werden, bei allen anderen nicht.

Alle hier angelegten Löschungsgründe werden anschließend im Löschungsdialog eines Termins wie eingestellt angezeigt und können ausgewählt werden. Wie im Beispiel konfiguriert bekommt TerminArt1 (links) bei Löschung den Löschungsgrund1 nicht angezeigt, da ausgenommen und Löschungsgrund2 ebenfalls nicht, da diese nur für TerminArt2 angezeigt sein soll.

Bei Löschung eines Termins der TerminArt2 (rechts) werden korrekt alle Löschungsgründe angezeigt.

Ist einem Termin ein Patient zugewiesen, dann haben Sie im Löschdialog zusätzlich die Möglichkeit in der Kartei dieses Patienten einen Karteieintrag zur Terminlöschung zu erstellen. Um Einstellungen für diesen Kartieeintrag vorzunehmen gehen Sie bitte in die tomedo Einstellungen > Praxis > Kalender.

Im angelegten Karteieintrag kann ebenfalls der Löschungsgrund mit angezeigt werden.

In der Terminübersicht eines Patienten ist es möglich, sich gelöschte Termine anzeigen zu lassen. An diesen wird der gewählte Löschungsgrund ebenfalls entsprechend angezeigt.

Terminlöschung Konfiguration

In den tomedo Einstellungen können für die Terminlöschung Konfigurationen vorgenommen werden. Zum einen kann hier eingestellt werden, dass die Eingabe/Auswahl eines Löschgrundes zur Terminlöschung erzwungen wird, zum anderen kann man hier ebenfalls festlegen, ob bei der Löschung zusätzlich ein Kartieieintrag in der Kartei des Patienten angelegt werden soll. Sie können hier bestehende Karteieeintragstypen verwenden oder in der Karteieeintragstypen-Verwaltug, wenn gewünscht, einen neuen Eintragstyp anlegen.

Der Inhalt des Eintrags kann dabei frei gewählt werden oder Sie können den default-Text verwenden. Ein Tooltipp zeigt, welche Kommandos Sie dabei verwenden können.
Das Datum des Karteieintrags kann entweder auf das Datum des Termins oder den Tag der Löschung festgelegt werden.

Außerdem ist es möglich, bei bestehenden anhängenden OP-Karteieinträgen die zugehörigen Termininfos vom gelöschten Termin anzeigen zu lassen.

Mehrere Termine gleichzeitig löschen

Ist ein Termin ein Teil einer Kette oder einer Wiederholungsserie haben Sie im Löschungsdialog zusätzliche Checkboxen zu Verfügung. Hier können Sie entscheiden, ob Sie zusätzlich zum ausgewählten Termin die zugehörigen Termine ebenfalls löschen möchten und ob auch für diese jeweils ein Löschungs-Karteieeintrag angelegt werden soll.

Bei anhängenden OP-Karteieinträgen an Terminen können Sie hier außerdem auswählen, ob sie den zegehörigen Karteieintrag ebenfalls löschen möchten.

In der Terminübersicht eines Patienten können Sie mehere Termine markieren und durch Klick auf Minus alle gleichzeitig löschen. Die Begründung die dabei angegeben wird, wird entsprechend an allen Terminen gesetzt.

Ab tomedo version v1.118 ist es möglich in der Kalenderansicht durch Ziehen einer Markierung über mehrere Termine innerhalb eines Kalenders und Tages  oder durch Markieren mit Cmd+Mausklick mehrere Termine auszuwählen und diese durch herausziehen aus dem Kalender gleichzeitig zu löschen. Ausch hier wied die Begründung an allen gewählten Terminen gleich gesetzt.

Konfigurierbare Beschriftung der Termine in der Kalenderübersicht mit Geb.-Datum, Kasse etc.

Sie können frei konfigurieren, was in der Kalenderübersicht in den Terminen neben dem Patientennamen mit angezeigt wird: Menüpunkt tomedo® → Einstellungen → Praxis → Kalender.

Wenn Sie dort zum Beispiel im Feld „Termin mit Patient Beschriftung“ mit dem Mauszeiger verharren, wird ein Tooltipp mit allen möglichen Beschriftungszeichen angezeigt. Diese sehen Sie nachfolgend aufgeführt:

Termin ohne Patient Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

• %l – Terminlänge
• %n – Nutzername (vom Kalender des Termins)
• %o – Suchname Onlinekalender
• %u – Nutzer
• %U – Alle Nutzer (mit ,)
• %v – Termin Zeit von
• %w – Termin Datum, nur Wochentag
• %W – Wiederholung (zeigt W an wenn ja, sonst nichts)
• %Ü – Übernachtung

Termin mit Patient Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

• %o – Suchname Onlinekalender
• %O – Online-Sprechstunde-Anzeige
• %p – Privat/Gesetzlich (P oder G)
• %P – Patienten-ID
• %r – Raumname der Online-Sprechstunde
• %s – Erinnerungs-Status
• %S – Schwangerschaftswoche W+T
• %t – Telefon
• %T – Titel
• %u – Nutzerkürzel (vom Kalender des Termins)
• %U – Alle Nutzer (mit ,)
• %v – Termin Zeit von
• %V – Vorname des Patienten
• %w – Termin Datum, Wochentag kurz
• %W – Wiederholung (zeigt W an wenn ja, sonst nichts)
• %x – Termin Datum, Wochentag ausgeschrieben
• %Ü – Übernachtung

• %z1 – Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 1
• %z2 – Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 2
• %z3 – Patientenspezifisches Text Feld 1
• %z4 – Patientenspezifisches Text Feld 2

Hinweis: Bei den Platzhaltern %d, %v und %b können zusätzlich Tage (d), Stunden (h) oder Minuten (m) addiert oder subtrahiert werden, beispielsweise mit %d+1d, %b+1h, %v-15m.

Ganztag-Termin Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

• %l – Terminlänge
• %n – Nutzername (vom Kalender des Termins)
• %o – Suchname Onlinekalender
• %u – Nutzer
• %U – Alle Nutzer (mit ,)
• %v – Termin Zeit von
• %w – Termin Datum, nur Wochentag
• %W – Wiederholung (zeigt W wenn ja, sonst nichts)
• %Ü – Übernachtung

Terminänderungsbenachrichtigungen

Ab tomedo Version v1.122 haben Sie die Möglichkeit, sich Terminänderungsbenachrichtigungen zu konfigurieren. Hiermit ist es Ihnen möglich bei Änderungen an einzelnen oder mehreren Terminen automatisch Benachrichtigungs-E-Mails an Patienten zu versenden. Dies kann Ihnen einen zeitlichen Vorteil bieten, wenn bspw. ein Arzt erkrankt und durch Mehrfachauswahl (markieren mehrerer Termine im Kalender) und Löschen Termine storniert werden und dabei automatisch vorgefertigte E-Mails an alle Patienten gleichzeitig versendet werden.

Benachrichtigungs-E-Mails können hierbei festgelegt werden für folgende Fälle:

• Terminanlage
• Terminverschiebung
• Terminlöschung

Voraussetzung für das Versenden von automatischen Benachrichtigungen ist, dass in den Terminen Patienten mit einer validen E-Mail-Adresse eingetragen sind (entweder durch Zuweisung eines Bestandspatienten oder durch Eintragen von Neupatienten-Daten in den Termin). Außerdem muss der Patient auch die Berechtigung zum Versenden von Emails und Termindaten erteilt haben.

Einrichtung der Terminänderungsbenachrichtigungen

Zunächst sollten Sie in der E-Mail-Vorlagenverwaltung die gewünschten Vorlagen mit passenden Briefkommandos anlegen, die Sie gern an Patienten versenden möchten. Sie sollten hierbei für jede Terminänderung (Terminanlage, Terminverschiebung, Terminlöschung) eine eigene passende Vorlage anlegen.

Bitte nutzen Sie hierzu gern die Vorgaben der Briefkommando-Liste. Wenn Sie hierbei Fragen haben, wenden Sie sich gern an den tomedo Support.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass um die Vorlage für Terminbenachrichtigungen später verwenden zu können in der E-Mail-Vorlage unter "Vorschlag für" durch bearbeiten die Checkbox für "Termin" angehakt sein muss.

Beispielvorlagen:

• für Einzeltermine:

  • $[selektierterTermin %h %M]$,

    Ihr Termin wurde erfolgreich gebucht:

    $[selektierterTermin %A]$-Termin am $[selektierterTermin %d]$

    Lokalität: $[selektierterTermin %c %cB %cA]$.

    Mit freundlichen Grüßen

    Ihr Praxisteam

• für Kettentermine (alle Termine der Kette werden aufgelistet, ab tomedo Version 1.125):

  • $[selektierterTermin %h %M]$, 

    hiermit bestätigen wir Ihnen die Buchung für $[selektierteTermineEinzahlMehrzahl ihren_Termin ihre_Termine]$: 

    $[selektierteTermineListe %A:_%d_-_%b_%c]$ 

    Mit freundlichen Grüßen

    Ihr Praxisteam

Terminänderungsbenachrichtigungen – Verwaltung

unter dem Menüpunkt Admin > Kalender > Terminänderungsbenachrichtigungen finden Sie die Terminänderungsbenachrichtigungen-Verwaltung. Diese besteht aus 3 Reitern1. Hier können Sie jeweils separat einstellen ob und welche Benachrichtigungen Sie gerne an Patienten versenden möchten.

Sie können zunächst festlegen, ob Benachrichtigung immer (ohne Abfrage), mit Abfrage oder nie an Patienten versendet werden sollen.2 Für das Abfrage-Fenster können Sie entscheiden, ob das Versenden der Benachrichtigung standardmäßig angewählt oder abgewählt sein soll.

Danach können Sie festlegen welche Ihrer E-Mail-Vorlagen Sie gerne verwenden möchten.3 Sollte eine zuvor angelegte Vorlage hier nicht zur Auswahl angezeigt sein, prüfen Sie bitte in der E-Mail-Vorlagen-Verwaltung, ob für die Vorlage unter "Vorschlag für" der Punkt "Termin" angewählt ist.

Nun können Sie das E-Mail-Konto auswählen, über welches Sie die Benachrichtigung gerne versenden möchten, sowie die gewünschte Signatur, die dann automatisch unter ihrem Mail-Text erscheint.4 5

Im Reiter für Terminverschiebungen haben Sie 2 weitere Einstellungsmöglichkeiten:

• Grundeingabe für Terminverschiebungen aktivieren6: Wenn Termine verschoben werden erscheint dadruch ein Abfragefenster, in dem eine Begründung für das Verschieben eingetragen werden kann.
• Auch für OTK-2-Termine steuern7: Diese Einstellung legt nur fest, ob Benachrichtigungen beim Verschieben von OTK-2-Terminen versenden werden sollen. Die Vorlage für die Nachricht ist dabei die in arzt-direkt eingestellte.

Terminänderungsbenachrichtigungen – Anwendung

Sind die Terminänderungsbenachrichtigungen fertig voreingestellt, finden die Benachrichtigungen Anwendung sobald Sie Termine im Kalender bearbeiten. Suchen Sie über die Terminsuche beispielsweise für einen bestimmten Patienten (mit valider hinterlegter E-Mail-Adresse) einen Termin, wählen einen vorgeschlagenen Termin aus und klicken auf "Anlegen" so kann hier beispielsweise bereits automatisch eine Terminanlage-Benachrichtigung versendet werden, sofern die Anlage-Benachrichtigung auf "immer" gesetzt ist. In dem Fall bräuchten Sie keine weitere Aktion vornehmen. Ist die Anlage-Benachrichtigung bspw auf "standardmäßig an" eingestellt, so erscheint beim Klick auf "Anlegen" zunächst noch ein Abfrage-Fenster und Sie können je Fall entscheiden, ob eine Benachrichtigung erfolgen soll.

Die Terminanlagebenachrichtigungen werden ebenfalls versendet, wenn Sie den Termin auf andere Weise anlegen, bspw durch Doppelklick im Kalender oder über die visuelle Terminsuche. Das Senden bzw. die Abfrage zum Versenden der Benachrichtigungen erfolgt dann beim Schließen des Termin-Popovers mit "OK" oder "Aktualisieren". Die Anlagebenachrichtigung für einen Termin wird nur einmalig versendet. Löschen Sie für einen Termin die Zuweisung eines Patienten und ordnen einen neuen Patienten zu, dann erfolgt keine erneute Benachrichtigung an den neu zugeordneten Patienten.

Wird ein Termin verschoben bspw durch Drag&Drop im Kalender oder durch Bearbeitung der Terminstartzeit im Terminpopover, so kann auch hier automatsich versendet werden oder je nach Einstellung nochmals eine Abfrage oder auch die Eingabe eines Verschiebegrunds erfolgen.

Wenn beispielsweise ein Arzt erkrankt und für einen Tag sämtliche Termine verschoben oder abgesagt werden sollen, können im Kalender durch ziehen mit der Maus über alle Termine innerhalb eines Tages und innerhalb eines Kalenders mehrere Termine gleichzeitig ausgewählt werden. Zieht man die Mehrfach-Auswahl nun zu einer anderen Position oder aus dem Kalender hinaus, so können gleichzeitig mehrere Termine verschoben oder gelöscht werden und auch gleichzeitig Verschiebungs- und Löschungsbenachrichtigungen an alle betroffenen Patienten versendet werden. Da Termine unterschiedlichster Art betroffen sein können, erscheinen im Abfrage-Popover dann entsprechende Hinweise und Sie haben ggf. zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten.

Fehlgeschlagene Benachrichtigungen und Inbox

Das Versenden von Terminbenachrichtigungen kann fehlschlagen, wenn beispielsweise dem Termin ein Patient zugewiesen ist, der:

• keine E-Mail-Adresse angegeben hat
• keine Berechtigung zum Versenden von E-Mails gegeben hat
• keine Berechtigung zum Versenden von Termindaten gegeben hat

In diesem Fall erscheint beim Ändern von Terminen ein Hinweis mit dem Verweis auf die Inbox. In der Inbox werden die fehlgeschlagenen Benachrichtigungen2 jetzt unter dem Modul "Terminänderungen"1 angezeigt. Dort bekommen Sie nähere Infomationen rechts angezeigt3 4 und können den Patienten nun ggf auf anderem Wege informieren.

Wenn ein Termin nochmals geändert wird, oder der Bearbeiter der Inbox klickt für diesen Termin auf "Als erledigt markieren"5, dann werden die bisherigen fehlgeschlagenen Benachrichtigungen in den Historie-Reiter6 verschoben. In der Historie bleiben sämtliche Benachrichtigung-Probleme dokumentiert.

Terminerinnerung per SMS und Email

Zusätzlich zur automatisierten Terminerinnerung per SMS gibt es ab tomedo® Version 1.71 nun auch die Möglichkeit, Patienten automatisiert per E-Mail an Termine zu erinnern.

Einrichtung der Terminerinnerungen

In der SMS- und E-Mail Vorlagenverwaltung legen Sie sich zuerst SMS- und E-Mail-Vorlage(n) an, welche als Terminerinnerungen an die Patienten gesendet werden sollen (siehe SMS bzw. E-Mail). Anschließend können Sie in der Terminerinnerungsverwaltung sämtliche Einstellungen zu Terminerinnerungen vornehmen. Die Terminerinnerungsverwaltung wird über die Menüleiste Admin → Kalender → Terminerinnerung aufgerufen.

Im Bereich Terminerinnerungspläne 1 muss zunächst ein neuer Terminerinnerungsplan mittels "+" hinzugefügt und entsprechend benannt werden. Unter „gültig für“ 2 wird angegeben, für welche Kalender und welche Terminart(en) dieser Erinnerungsplan gelten soll. Terminarten können jeweils nur einem Erinnerungsplan zugewiesen werden. Sobald eine Terminart in einem zweiten Erinnerungsplan ausgewählt wird, wird die Auswahl im ersten Erinnerungsplan aufgehoben. Es ist also z.B. nicht möglich, für eine Terminart verschiedene Erinnerungspläne für verschiedene Ärzte anzulegen.

Sie haben die Möglichkeit, vor oder nach einem Termin Erinnerungen zu schicken. Auf der rechten Seite im Fenster Terminerinnerungsverwaltung legen Sie fest, wie viele Erinnerungen für die gewählte Terminart versendet werden sollen 3. Zu jeder Erinnerung müssen Sie abschließend einen Erinnerungszeitpunkt 4 sowie eine Erinnerungsmethode 5 festlegen. Je nachdem, welche Erinnerungsmethode Sie gewählt haben, müssen Sie hier noch eine E-Mail- und/oder SMS-Vorlage sowie gegebenenfalls ein E-Mail-Konto und eine E-Mail-Signatur auswählen. In dem jeweiligen Auswahlmenü werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie zuvor in der Vorlagenverwaltung angelegt haben (siehe SMS bzw. E-Mail). Sie können also auch verschiedene Vorlagen für die erste, zweite, dritte Erinnerung etc. auswählen. Über das Einstellungsrädchen können Sie die Vorlagenverwaltung direkt aus der Terminerinnerungsverwaltung aufrufen. Über die Tabelle können Sie festlegen welche Erinnerungsmethoden verwendet werden sollen und in welcher Priorität Diese versendet werden. Wenn Sie den Onlineterminkalender 2 verwenden, können Patienten die einen Termin online gebucht haben auch über arzt-direkt® benachrichtigt werden. Je nachdem ob es sich um einen Onlinetermin handelt bzw. ob in der Kartei des Patienten eine E-Mail Adresse oder nur eine Telefonnummer hinterlegt ist, wird die Erinnerung in der Reihenfolge der festgelegten Priorisierung versendet. Nach erfolgreicher Konfiguration müssen Sie in 1 noch das Häkchen in der Checkbox "aktiv" setzen, um die angelegte Terminerinnerung zu aktivieren.

Um Terminerinnerungen per E-Mail versenden zu können, muss bei den Kontaktdaten in den Patientendetails eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Terminerinnerungen per SMS werden grundsätzlich nur

• an Patienten verschickt, die damit einverstanden sind (Einver­ständnis-Checkbox in den Kontaktdaten beachten),
• an Nummern verschickt, die wie eine deutsche Mobilfunknum­mer aussehen (Vorwahlen 015, 016 oder 017),
• an die erstbeste passende Nummer aus den Kontaktdaten des betreffenden Patienten verschickt, wobei zuerst die Nummer aus dem Kontaktdaten-Feld Handy, dann Telefon, dann Dienstlich geprüft wird.

tomedo® prüft alle 15 Minuten, ob Terminerinnerungen versendet werden müssen. War der Versand einer Erinnerung nicht erfolgreich, versucht tomedo® also nach 15 Minuten erneut, die Erinnerung zu versenden. In den Statistiken gibt es auch eine Abfrage, die Ihnen alle versendeten Terminerinnerungen anzeigt (siehe Terminerinnerungsstatistik).

Wenn ein Patient an einem Tag mehrere Termine hat, können Sie wählen 6, ob je Termin eine Erinnerung versandt wird oder alle Termine in einer Erinnerung gebündelt werden sollen. Außerdem können Sie noch auswählen, ob und in welchem Umfang eine erfolgreich versandte Terminerinnerung in der Patientenkartei dokumentiert werden soll (Optionen: "dokumentieren (lang)", "dokumentieren (kurz)", "nicht dokumentieren").

Die Schaltfläche 7 können Sie nutzen, um beim Einrichten der Terminerinnerungen eine Live-Vorschau zu erhalten. Damit dies funktioniert, ist es notwendig, dass sich in den nächsten 7 Tagen ein Termin im Kalender vorhanden ist, auf den die Live-Vorschau zugreifen kann.

Zeitstrahl

Zum besseren Verständnis der Einstellungsmöglichkeiten für die automatische Terminerinnerungsfunktion soll das folgende Diagramm dienen.

Terminerinnerungsstatistik

Unter Verwaltung → Statistiken gibt es unter den Allgemeinen Abfragen die Statistik „Terminerinnerungen“. Damit können versendete Terminerinnerungen für bestimmte Zeiträume und Terminarten abgefragt werden.

Das Abfrageergebnis liefert auch Auskunft darüber, ob der Versand erfolgreich war oder nicht 1 und gibt bei nicht erfolgreichem Versand eine Fehlermeldung an 2.

Terminbeschriftung einstellen

Für die Anzeige im Kalender können Sie Termine so konfigurieren, dass der SMS-Erinnerungsstatus mit angezeigt wird. Gehen Sie dazu zu tomedo® → Einstellungen… → Praxis → Kalender und passen Sie die Platzhalter für „Termin mit Patient Beschriftung“ an. Nur an Termine mit Patienten können SMS verschickt werden, weil die Nummer des Empfängers aus den Kontaktdaten eines Patienten genommen wird. Der Platzhalter „%s“ (ohne Anführungszeichen) wird nun durch SMS-Statusinformationen ersetzt.

Im Beispiel ist zu sehen, dass die erste Erinnerung am 16.2. um 13:06 Uhr versendet wurde, und „––“ bedeutet, dass die zweite Erinnerungs-SMS noch nicht versendet wurde.

Onlineterminvergabe durch Patienten über eine Webseite

ACHTUNG: Die hier beschrieben Version des Onlineterminkalenders wird nur noch bis Anfang 2023 unterstützt. Alle neuen Registrierungen erfolgen ab sofort nur nach Rücksprache mit Vertrieb und Support. Für weitere Informationen siehe Einrichtung des Onlineterminkalenders Version 2.

Vorbereitung/Einrichtung

Der Arzt registriert sich unter

Dieser Link steht nicht mehr zur Verfügung!

Dabei sollte er sich die E-Mail-Adresse und das Passwort merken. Der Nutzername ist der angezeigte Praxisname auf der Terminvergabeseite (kann später angepasst werden).

Der Arzt kann sich jetzt unter

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anmelden und im Reiter „Benutzerdaten“ seine Unique Ident herausfinden.

Die Unique Ident und das Passwort werden in tomedo® in der Online Kalender Account Verwaltung eingegeben. Diese findet sich in der Menüleiste unter Admin → Kalender → OnlineTerminKalender Konten.

Praxen, die über mehrere Standorte verfügen, haben nun die Möglichkeit sich pro Standort einen eigenen Online Terminkalender anzulegen. Für jeden Standort ist eine separate Registrierung notwendig.

Um die verschiedenen Kalender in tomedo® konfigurieren zu können, müssen zunächst in der Online Kalender Account Verwaltung alle Kalender bzw. Accounts angelegt werden. Ein neuer Account wird über die Schaltfläche 1 hinzugefügt. Der Name 2 sollte sprechend vergeben werden, da dieser u.U. auf der Webseite des Online Kalenders angezeigt wird. Unique Ident und Passwort 3 werden aus der Registrierung übernommen.

Über die Schaltfläche 4 wird die Registrierungsseite aufgerufen. Dort kann sich der Nutzer mit E-Mail-Adresse oder Unique Ident und Passwort anmelden, um seinen Online Terminkalender zu konfigurieren. Die Schaltfläche 5 ruft die Kalender-Webseite auf, über die die Patienten Termine buchen können.

Konfiguration der Onlinetermine

In tomedo® unter Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten kann man sich vordefinierte Terminsuchen konfigurieren. Aktiviert man hier das Häkchen in der Checkbox „Onlinekalender“, so wird das Ergebnis zum Onlineterminserver geschickt und diese Termine stehen dann zur Auswahl online bereit. Der Onlinekalender synchronisiert sich alle 30 Sekunden (Voreinstellung), danach wird auch in tomedo® der Termin als vergeben markiert.

Sollten mehrere vordefinierte Terminsuchen das Häkchen in der Checkbox „Onlinekalender“ haben, so bekommt der Patient auf der Webseite eine Auswahl für diese Kategorien angezeigt. Hierfür sollten also die Namen entsprechend aussagekräftig gewählt werden.

Verlinkung des Kalenders

Dies sollte der Webadmin der Praxiswebseite machen.

Eine direkte Weiterleitung geht via:

<a href=“https://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine.php?uniqueident=UNIQUEIDENT“>termin</a>

Bitte beachten: UNIQUEIDENT ist die der Praxis.

Unter https://onlinetermine.zollsoft.de/test.php sind zwei Varianten der Einbindung direkt präsentiert. Für die Nutzung muss die Unique Ident angepasst werden.

Einbettung der Kalender-App

Es besteht auch die Möglichkeit, die App-Variante des Kalenders in die Praxiswebseite zu integrieren und das Design anzupassen. Dies sollte der Webadmin der Praxiswebseite machen. Die Ressource der App ist unter https://onlinetermine.zollsoft.de/build/build.js zu finden.

Die Ressource ist am besten in einem Skript-Tag am Ende (des „bodys“) des „index.html“-Dokuments einzufügen. Dies ist insbesondere wichtig für wordpress-Seiten, da das Skript das „zollsoftAppTermine“-tag sucht und es dafür schon vorhanden/geladen sein muss (siehe nächster Satz).

<script src=“https://onlinetermine.zollsoft.de/build/build.js“></script>

Alternativ kann sie auch per AJAX-Request angefordert werden. In beiden Fällen ist es notwendig im Vorfeld in die Webseite ein leeres „Tag“ mit der Bezeichnung „zollsoftAppTermine“ als Anker für die App einzufügen, in das die App nach dem Laden des build-Skripts automatisch integriert wird.

<zollsoftAppTermine></zollsoftAppTermine>

Zusätzlich muss ein „Hidden-Input“-Feld existieren, das als Wert die UNIQUEIDENT, der Praxis trägt.

<input type=“hidden“ name=“uniqueIdent“ id=“uniqueIdent“ value=“UNIQUEIDENT“/>

Hierbei ist „UNIQUEIDENT“ zu ersetzen mit dem zugewiesenen Wert für die Praxis. Für die Designanpassungen der App muss lediglich ein CSS-Skript im Headerbereich der Webseite eingebunden werden, welches die CSS-Eigenschaften der App überschreibt. Dazu wurde so gut wie jedem HTML-Element der App eine ID zugewiesen, die in der Webkonsole einsehbar sind und referenziert werden können. Eventuell muss beim Setzen der CSS-Eigenschaften mit dem Zusatz !important gearbeitet werden.

Es ist möglich, mit Klick auf das „X“-Icon rechts oben die App zu schließen. Dieses Standardverhalten kann unterbunden werden, indem auf das umschließende Span-Element mit der id=“btn-close“ die CSS-Eigenschaft display: 'none' gesetzt wird. Eine Wieder-Öffnen-Schaltfläche gibt es standardmäßig nicht.

Die Einbindung geschieht wie hier in dem Bild gezeigt:

Die Datei „style.css“ wurde zusätzlich verlinkt und enthält CSS-Anweisungen, die die Standardanweisungen überschreiben und den Kalender beispielsweise mit einem gänzlich grünen Layout versehen:

Termin-Bestätigungs-E-Mail konfigurieren

Auf der Admin-Webseite, auf der Sie die praxisspezifischen Felder für die Online-Terminvergabe konfiguriert haben (s.o.), können Sie auch einen eigenen Text für die an die buchenden Patienten versandten Termin-Bestätigungs- und Stornierungs-E-Mails eingeben. Die hierfür möglichen Variablen sind wie folgt:

• beginn = Anfang des Termins
• ende = Ende des Termins
• length = Dauer/Länge des Termins in Minuten
• patient_geb
• patient_vorname
• patient_nachname
• patient_telefon
• patient_email
• patient_info
• taName = Name der Terminart
  • sName = Name/Text der Terminsuche
  • kNames = Namen aller Kalender, wo der Termin hineingelegt wird
  • aNames = Namen aller Ärzte, die einen Kalender für den Termin besitzen

Die Variablen müssen, wie in tomedo® üblich, mit $[…]$ genutzt werden … Bsp.: $[beginn]$.

Für beginn und ende gibt es auch noch Nur-Datum bzw. Nur-Uhrzeit, das geht mit: $[_tag]$ oder $[_zeit]$ … z.B.: $[beginn_zeit]$

Einrichtung des Onlineterminkalenders Version 2 (OTK 2)

Für den Betrieb des OTK 2 wird zunächst ein Zugang bei https://arzt-direkt.com benötigt. Bei Interesse wenden Sie sich dafür bitte an unseren Support.

In tomedo® erfolgt die Einrichtung anschließend analog zum bisherigen Onlinekalender. Melden Sie sich dazu als Admin an und öffnen Sie das Menü unter Admin → Kalender → Online-Terminkalender 2. Legen Sie einen neuen Zugang an, geben Sie Ihre arzt-direkt Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) sowie einen Anzeigenamen ein und aktivieren Sie die Checkbox “Aktiv” 1. Über die Schaltfläche “Dashboard” 2 gelangen Sie zur Konfiguration des Onlinekalenders. Die Schaltfläche 3 ruft die Webseite auf, über die die Patienten Termine buchen können.

Sie finden den Onlinekalender nun ebenfalls im Menü Admin →  Kalender → Terminsuche-Favoriten in der Liste der Onlinekalender. Durch Aktivierung der Checkbox erfolgt die Synchronisation der Termine mit dem Onlineterminkalender.

Die restliche Konfiguration erfolgt über Ihre arzt-direkt Instanz. Die ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.

Einstellungen

Im OTK 2-Verwaltungsfenster haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Einstellungen für die Terminzuordnung in tomedo® vorzunehmen. Für einzelne OTK 2-Konten kann unter dem Reiter "Einstellungen" festgelegt werden, ob Patienten sofort automatisch einem OTK 2-Termin zugeordnet werden sollen, sobald übereinstimmende Daten gefunden werden, oder ob der Patient nur vorgeschlagen werden, aber die Zuordnung manuell erfolgen soll.

Unter dem Reiter "Globale Einstellungen" finden Sie ab tomedo® Version 1.114  die Möglichkeit, über die Listen der rechten Hälfte des Fensters Patienten für die Onlineterminvergabe zu blockieren. Patienten, die auf diesen Listen stehen, können nicht im OTK 2 buchen, sondern bekommen eine Absageemail und es wird kein Termin in tomedo® angelegt.

Die Block-Liste kann sowohl in Form von Freitextelementen, als auch in Form einer Liste bereits angelegter tomedo®-Patienten geführt werden.

Für Freitext-Einträge (untere Liste) wird auf Übereinstimmung mit allen befüllten Feldern geprüft, d.h. je weniger Felder ein Eintrag hat, desto allgemeiner die Filterfunktion. Wird hier beispielsweise nur eine E-Mail-Adresse eingegeben (diese ist sehr eindeutig), spart man sich so die Eingabe der restlichen Felder. Sobald ein Patient mit dieser E-Mail-Adresse buchen möchte, wird dann die Buchung abgelehnt. Gibt man beispielsweise nur einen Vornamen in die Liste ein, dann werden alle Patienten mit diesem Vornamen für die Buchung abgelehnt.

In der oberen Liste kann man nach bereits in tomedo® existierenden Patienten suchen, diese werden dann zur Vorauswahl angezeigt und können über das Plus zur Block-Liste hinzugefügt werden. Bei Kartei-Patienten wird gefiltert, wenn entweder nur die E-Mail-Adresse übereinstimmt oder Vorname, Nachname und Geburtsdatum alle übereinstimmen.

In der linken Hälfte können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Sie können festlegen, ob gesperrte Patienten für einen automatischen Abgleich der Patientendaten berücksichtigt werden sollen 1. Ist diese Option aktiviert, so werden auch gesperrten Patienten automatisch Termine zugeordnet.

Wird ein Online-Termin gebucht, so kann bei Anlage eines Besuchs ein Karteieintrag mit den vom Patienten zur Buchung angegebenen Daten hinterlegt werden 2.

Die dritte Option 3 bewirkt, dass Terminanfragen nach der eingestellten Zeitspanne automatisch zu- oder abgesagt werden.

Terminanfragen

In den Einstellungen des OTK 2 können Sie festlegen, dass Patienten Terminanfragen stellen können, anstatt direkt einen Termin zu buchen. Terminanfragen werden im Kalender durch ein Streifenmuster gekennzeichnet und müssen durch Mitarbeiter der Praxis bestätigt oder abgelehnt werden.

In der Inbox kann das Modul "OTK" aktiviert werden. Darin erhält man eine Übersicht über alle ausstehenden und bearbeiteten Terminanfragen des aktuellen Tages. Wenn Sie mehrere OTK 2-Konten besitzen, zeigt die Übersicht die Anfragen bei allen Konten.

Doctolib-Kalenderanbindung

Die Doctolib-Integration in tomedo® ist eine Arbeitserleichterung für Kunden, die sowohl tomedo® (als PVS) als auch Doctolib (als Kalender) benutzen.

Es findet ein automatischer Abgleich von Patientendaten (in erster Linie Kontaktdaten) statt und es gibt direkte Absprungmöglichkeiten von tomedo® in Doctolib und umgekehrt.

Voraussetzung der Doctolib-Integration

Damit die Doctolib-Integration verwendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Doctolib-Mac App muss installiert sein.

• Der Doctolib “Zipper” muss installiert sein und für die Verwendung mit tomedo® konfiguriert sein.

• Die Doctolib-Integration ist eine zuzahlungspflichtige Funktion und muss durch den Support freigeschaltet werden. Ist Doctolib für Sie freigeschaltet, können Sie an Ihrem Arbeitsplatz die Doctolib-Anbindung in den tomedo® Einstellungen → Arbeitsplatz → Extern: Doctolib aktivieren.

Verwendung in tomedo®

In tomedo® gibt es drei Stellen, aus denen Doctolib aufrufbar ist:

• Als Panel in den Patienteninfos.

• Als Symbole in der konfigurierbaren Symbolleiste der Tagesliste.

• Als Schaltflächen in der konfigurierbaren Symbolleiste der Kartei.

In jedem dieser Fälle gibt es 4 Schaltflächen mit den folgenden Funktionen:

• Buchen: Bucht einen Termin für den ausgewählten Patienten in Doctolib. Doctolib öffnet sich im Vordergrund, mit dem jeweiligen Patienten vorausgewählt und ein Termin kann vergeben werden. In der Tagesliste funktioniert dies nur, wenn ein Patient ausgewählt ist.
• Historie: Öffnet die Terminhistorie für den ausgewählten Patienten in Doctolib. Doctolib öffnet sich im Vordergrund. In der Tagesliste funktioniert das nur, wenn ein Patient ausgewählt ist.
• Kalender: Doctolib öffnet sich im Vordergrund in der Kalenderansicht. Dies ist unabhängig vom ausgewählten Patienten.
• Tagesliste: Doctolib öffnet sich im Vordergrund in der Tageslisten-Ansicht. Dies ist unabhängig vom ausgewählten Patienten.

Außerdem werden Stammdatenänderungen (Adresse, Name, Geburtsdatum, etc.) aus tomedo® automatisch auch an Doctolib gesendet. Auch in tomedo® neu angelegte Patienten werden automatisch ebenfalls in Doctolib angelegt.

Nach dem Anlegen eines Neupatienten kann über “Patientenakte in tomedo erstellen” eine Kartei in tomedo® angelegt werden.

Es erscheint ein Patientenauswahlfenster von tomedo® im Vordergrund, in welchem entweder ein bereits bestehender Patient ausgewählt (dann wird dieser mit dem neu angelegten Doctolib-Patienten verknüpft) oder ein neuer Patient angelegt werden kann.

Sobald ein Doctolib-Patient mit einem tomedo®-Patienten verknüpft ist, ändert sich der Kontextmenüeintrag zu “Patientenakte in tomedo öffnen”. Bei Klick hierauf öffnet sich die tomedo®-Patientenakte im Vordergrund.

Datenaustausch zwischen tomedo® und Doctolib

Es werden die folgenden Daten zwischen tomedo® und Doctolib abgeglichen:

• Nachname
• Vorname
• Geburtsname
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Festnetznummer
• Mobiltelefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Adresse (Straße, PLZ, Ort)
• Versicherungsart (Privat/GKV)

Dabei ist Doctolib für Festnetznummer, Mobiltelefonnummer und E-Mail-Adresse führend, d.h. Änderungen, die in tomedo® gemacht werden, werden von Doctolib NICHT übernommen. Ein initiales Eintragen in tomedo® ist aber möglich. (Wenn Doctolib noch keinen Eintrag hat, wird ein Eintrag aus tomedo® übernommen, falls vorhanden).

Für alle anderen Daten ist tomedo® führend, d.h. Änderungen, die in Doctolib vorgenommen werden, werden von tomedo® NICHT übernommen. Auch hier ist ein initiales Eintragen in Doctolib aber möglich.