Kalender

Inhaltsübersicht

Kalender-Planung

Achtung: Bitte machen Sie sich mit den Eigenschaften des Kalenders, v.a. mit Ressource und Terminart, vertraut, bevor Sie ihn in tomedo® einstellen bzw. konfigurieren. Dadurch können Sie Mehrarbeit und Probleme bei der Terminvergabe umgehen.

Ressourcen – freie Zeiten

Der tomedo®-Kalender erlaubt Ihnen neben der gewöhnlichen Terminvergabe auch das Anlegen von Ressourcen, um tomedo® automatisch nach freien Terminen bestimmter Art suchen zu lassen.

Was sind Ressourcen?

Ressourcen sind Zeit-Bereiche, in denen freie Termine gesucht werden.

Beispiel: Ein Arzt hat Sprechstunde von 8 bis 12 Uhr. Der Arzt weist deshalb der Zeit von 8 bis 12 Uhr eine Ressource zu, die er „Sprechstunde“ nennt. Später kommt ein Patient in die Praxis und möchte einen Termin für eine Sprechstunde. Die Anmeldung wählt den Kalender des Arztes und die Ressource „Sprechstunde“ aus. Die Termin-Suche gibt daraufhin nur die Zeiten aus, in denen

  1. der Arzt im Kalender noch keine Termine und
  2. Sprechstunde hat.

Kalender-Planung am Beispiel

Eine Praxis besteht aus zwei Ärzten: Dr. No und Dr. Yes. Diese haben getrennte Sprechzimmer, einen Verbandsraum und einen OP.

  1. Kalender anlegen: Zuerst wird eine Liste der Kalender erstellt. Meist ist es sinnvoll einen Kalender pro Arzt, einen für die medizinischen Fachangestellten und einen für gemeinsam benutzte Räume (z.B. OP oder Verbandsraum) anzulegen.
  2. Terminarten festlegen – welche Arten von Terminen ein Patient bekommen kann, z.B.: Sprechstunde (20min), Operation (30min), Operation (60min), Blutabnahme (15min), Verbandanlegen (10min), …
  3. Ressourcen festlegen

Der wichtigste Punkt ist anschließend das Anlegen von Ressourcen. Ressourcen sind eng mit der Terminsuche verbunden. Sie müssen daher hier besonders genau überlegen, welche Ressourcen sich zur Terminsuche eignen.

Ressourcen sollten nicht zu speziell gewählt werden, denn es kann immer nur in einer Ressource gesucht werden. Eine mögliche Liste von Ressourcen in unserem Beispiel:

  • Sprechzeiten
  • OP
  • Verband

Es wäre für die Terminsuche nicht intuitiv, „Sprechstunde Dr. No“ und „Sprechstunde Dr. Yes“ als Ressource anzulegen, da bei beiden das Gleiche passiert (es unterscheiden sich nur die Kalender). Besser ist es, nur eine Ressource „Sprechstunde“ anzulegen.

Beispiel: Wenn ein Patient nur zur Sprechstunde und nicht zu einem speziellen Arzt will, kann man durch Auswahl von „Sprechstunde“, „Kalender Dr. No“ und „Kalender Dr. Yes“ ganz einfach einen freien Termin suchen.

Hinweis aus der Praxis: Sie sollten die Ressourcen so allgemein wie möglich und überschaubar halten.

Hinweis für Fortgeschrittene: In jede Ressource kann irgendein Termin, gleich welcher Terminart, gelegt werden. Hier besteht keine Einschränkung.

Anwendung des tomedo®-Kalenders

Der Kalender verfügt über drei grundlegende Anwendungsfälle:

Die Kalenderwochenansicht
Hier können beliebige Termine für jeden Kalender vergeben werden. Termine dürfen sich auch überschneiden.

Die Terminsuche
Hier werden automatisch freie Zeiten im Kalender gesucht, zu denen es zusätzlich auch die passenden Ressourcen gibt.

Die Patiententermine
Hier werden alle Termine des gewählten Patienten aufgelistet.

Achtung: Für Terminsuchen brauchen Sie eine Verbindung zum Server.

Kalender konfigurieren

Die meisten Kalenderkonfigurationen sind im Admin-Menü unter dem Eintrag „Kalender” zu finden.

Kalender anlegen

Über Admin → Kalender → Kalender lässt sich die Kalenderverwaltung öffnen. In der Tabelle auf der linken Seite 1 werden alle vorhandenen Kalender angezeigt. Im darunter liegenden Reiter 2 können neue Kalender über die "+"-Schaltfläche angelegt oder bestehende Kalender mithilfe der "–"-Schaltfläche gelöscht werden. Sie können hier auch gelöschte Kalender wieder sichtbar machen, indem Sie das Häkchen der Checkbox "gelöschte anzeigen" setzen. Daraufhin können Sie bei den entsprechenden Einträgen nach Wunsch das "gelöscht"-Häkchen entfernen, um diese wieder regulär in die Liste aufzunehmen.

Auf der rechten Seite des Fensters 3 können Sie die spezifischen Details für den ausgewählten Kalender festlegen. Hier geben Sie dem Kalender einen Namen und ein Kürzel, welches überall dort angezeigt wird, wo zu wenig Platz für die vollständige Darstellung ist. Außerdem können Sie nach Belieben die Farbe anpassen.

Die Auswahl "Gehört Nutzer" 4 bestimmt die Zugehörigkeit des Kalenders zu einem Arzt oder sonstigem Personal, welches in der Nutzerverwaltung hinterlegt ist. Nimmt ein Patient seinen Termin wahr und wird zur Tagesliste hinzugefügt (z.B. beim Kartenstecken), wird aus dem Termin automatisch der behandelnde Arzt übernommen.

Weiter kann für jeden Kalender eine Standardterminlokalität 5 ausgewählt werden. Im Abschnitt "Terminlokalitäten" finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema.

Die "Standardanzeige bei Nutzer" unter dem Punkt "Nutzer" 6 zeigt an, welche Kalender automatisch beim Öffnen der Kalender-Wochenansicht angehakt und dadurch angezeigt werden. Ein Arzt möchte beispielsweise nur seinen eigenen Kalender sehen, während die Anmeldung wahrscheinlich eher alle Kalender gleichzeitig anschauen will. Außerdem kann unter dem Punkt "Sichtbar in Betriebsstätte" 7 ausgewählt werden, in welchen Betriebsstätten der Kalender verfügbar ist.

Die "Angezeigte Terminart" 8 sagt aus, welche Terminarten bei manueller Neuanlage eines Termins (ohne Terminsuche) zur Auswahl stehen. So ist es vorteilhaft, nur eine Untermenge von Terminarten in einem bestimmten Kalender anzuzeigen, um weniger suchen zu müssen (z.B. im OP-Kalender nur OP-Terminarten, beim Arzt nur Sprechstunden-Terminarten, etc.).

Ressourcen anlegen

Unter Admin → Kalender → Ressourcen werden Ressourcen analog zu Kalendern angelegt oder gelöscht 1. Ressourcen besitzen die „Doppelklick“-Option. Wird an dieser Stelle eine Terminart ausgewählt 2, so erfolgt bei Doppelklick auf eine Ressource im Kalender automatisch eine Vorauswahl mit der angegebenen Terminart für den anzulegenden Termin. Dies ist in solchen Fällen sinnvoll, in denen nur sehr wenige Terminarten benutzt werden, die sich praktisch mit den Ressourcen decken, und in denen die Terminsuche nicht verwendet wird, sondern Termine immer manuell durch Doppelklick auf eine Zeit im Kalender angelegt werden. Dann muss beim Anlegen des Termins nicht mehr zwischen Ressource und Terminart unterschieden werden. Auch zu den einzelnen Ressourcen kann eine Standard Terminlokalität 3 ausgewählt werden.

Terminarten anlegen

Terminarten werden unter Admin → Kalender → Terminarten erstellt.

Für Termine kann eine Länge 1 angegeben werden. Es gibt hier drei Optionen: Ganztag, variabel, feste Längen zwischen 3 und 480 Minuten, die Sie aus dem Menü auswählen können. Außerdem können Sie eine beliebige Länge direkt eintippen, falls diese in der Vorauswahl nicht vorhanden ist. Ganztagestermine werden am oberen Rand des Kalendertages angezeigt und sind für Informationen zu einem Tag gedacht. Egal wie man im Kalender scrollt, diese Termine sind immer sichtbar. Variable Termine haben keine feste Länge, sondern werden beim Anlegen durch Vergrößern des Termins mit der Maus (oder über Einstellung per Terminanfang und -ende) bestimmt. tomedo® gibt ein weites Spektrum an festen Terminlängen vor. Ist der Termin angelegt, kann seine Länge immer noch manuell vergrößert oder verkleinert werden, es sei denn, die Terminart ist über die Checkbox „fixe Terminlänge“ 2 gekennzeichnet. Dann kann die Terminlänge im Kalender nicht mehr nachträglich verändert werden.

Die „Verknüpfung zur Ressource“ 3 ist eine Option für die Terminsuche. Sollte man dort eine Terminart auswählen, welche man vergeben will, so wird die Ressource, in der man sucht, automatisch ausgefüllt.

Die ToDos 4, die man jeder Terminart zuweisen kann, kommen bei einem wahrgenommenen Termin zum Tragen. Kommt ein Patient in die Praxis und hat an diesem Tag auch einen Termin, so wird bei Anlage des Besuchs (z.B. beim Kartenstecken) intern nach diesem Termin gesucht. Die Besuchs-ToDos werden von der Terminart übernommen, der Behandler vom Kalender, in dem der Termin eingetragen ist. Bei korrekter Konfiguration entfällt somit Arbeit für die Anmeldung und der Patient kann schneller aufgenommen werden. Sie können via Umschalten des Reiters im unteren Bereich des Fensters außerdem einer Terminart bestimmte Aufgaben, Leistungen oder Kalender zuordnen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine Termin-Vorlaufzeit einzustellen. 5  Dies gibt an, wie viel Zeit im Termin z.B. für Vorbereitungen, vergehen muss, bevor der Patient kommen muss. Über spezielle Terminkommandos kann entsprechend die Summe aus dem Terminbeginn und dieser Zahl angegeben werden. Auch negative Zahlen sind möglich, falls der Patient vor dem eigentlichen Termin erscheinen soll.

Auch Verknüpfungen zu einer Warteschlange oder Webformular-Karteieintragstypen 6 können hier angelegt werden.

Achtung: Eine spätere Veränderung der Terminlänge hat vorerst keine Auswirkung auf schon vergebene Termine. Sie wird erst aktiv, wenn ein Termin mit dieser Terminart zeitlich angepasst wird.

Die Einstellung "Gerastert"  ist hierbei separat zur Rasterhöhen-Konfiguration in den tomedo® Einstellungen zu betrachten. In den tomedo® Einstellungen unter Praxis > Kalender > Kalendergrößen > Rasterhöhe Terminverschieben (Min.) kann festgelegt werden, in welchen Rasterschritten ein Termin beim Ziehen mit der Maus im Kalenderfenster abgelegt werden darf. Bei der Einstellung "Gerastert" in der Terminart-Verwaltung ist jedoch lediglich das Verhalten im Terminsuche-Fenster betroffen.

Zur Erklärung an einem Beispiel:

  • In den tomedo Einstellungen ist eine Rasterhöhe Terminverschiebung (Min.) von 5 Minuten eingestellt.
  • Für die Terminsuche werden freie Terminslots zunächst so vorgeschlagen, dass eine optimale Zeitauslastung gegeben ist. D.h. beginnt ein freier Bereich um 06:09 so wird der vorgeschlagene Termin zunächst dort hineingelegt, auch wenn das 5-Minuten-Raster dabei verletzt ist.
  • Wird ein Termin innerhalb der Terminsuche oder auch später im Kalenderfenster nochmals durch Ziehen mit der Maus verschoben, wird er immer nur auf volle 5-Minuten-Positionen abgelegt, also bspw. 06:10, 06:15, 06:20, usw. 1
  • Ist in der Terminart-Verwaltung die Einstellung "Gerastert" nicht gesetzt, so greift beim manuellen Verschieben innerhalb der Terminsuche lediglich die eingestellte Rasterhöhe aus den tomedo® Einstellungen. 1
  • Ist in der Terminart-Verwaltung die Einstellung "Gerastert" gesetzt und in der Terminsuche wird ein Termin zunächst für 06:09 vorgeschlagen, dieser wird aber manuell durch Ziehen mit der Maus nochmals verschoben, so greift nun nicht das 5-Minuten-Raster aus den tomedo® Einstellungen, sondern der Termin wird automatisch immer um genau die Terminlänge gerastert verschoben (anschließend an den zunächst vorgeschlagenen Termin), bspw ein 30-Minuten-Termin würde dann nur bei 06:39, 07:09 usw. abgelegt werden können. 2
  • Dies hat den Vorteil, dass freie übersprungene Terminslots immer die richtige Länge behalten, damit dort ein anderer Patient noch einen Termin ablegen kann.

Terminlokalitäten

Die Einstellungsmöglichkeit „Terminlokalitäten“ (Admin → Kalender → Lokalitäten) unterstützt eine bessere räumliche Organisation innerhalb einer Praxis. Genauer können Sie Ihre Praxis in verschiedene Räumlichkeiten bzw. „Lokalitäten“ untergliedern, wie zum Beispiel OP 1. Etage, OP 2. Etage, Chirurgie 3. Etage oder Spezialsprechstunde 1. Etage. Dies ist relevant, wenn ein Arzt in verschiedenen Bereichen zu unterschiedlichen Zeiten eingeteilt ist. So praktiziert beispielsweise Dr. Mustermann am Montag nur in der „Lokalität“ OP 1, am Dienstag von 8 bis 12 Uhr in der „Lokalität“ Spezialsprechstunde und von 13 bis 18 Uhr in OP 2.

Diese räumliche Organisation können Sie bereits im Kalender des Arztes über die Terminlokalitäten konfigurieren.

Neue Lokalitäten können Sie in der Terminlokalitätsverwaltung über die "+" und "–" Schaltflächen 1 hinzufügen und löschen.

Zur Einrichtung der Terminlokalitäten geben Sie ein Kürzel 2 an, worüber Sie die Terminlokalität im Kalender für eine Ressource final auswählen können. Im Beschreibungstext 3 ist es sinnvoll, die Terminlokalität näher zu beschreiben, wie z.B. OP 1 in der 1. Etage. Die Farbe 4 der Terminlokalität wird im Kalender in der gesetzten Ressource in einem linksbündigen Balken angezeigt.

Darüber hinaus kann für eine Terminlokalität auch eine Betriebsstätte 5 ausgewählt werden. Diese Einstellungsmöglichkeit ist relevant, wenn ein Arzt in mehreren Betriebsstätten praktiziert (z.B. von Montag bis Mittwoch in der Betriebsstätte in Jena und am Donnerstag in der Betriebsstätte in Stadtroda) und wenn Sie die tomedo® Einstellung unter Arbeitsplatz → Sonstiges → Termin auch als Besuch anzeigen aktiviert haben. In dem Fall werden die Terminbesuche in der Tagesliste für das ausgewählte Tageslistendatum aufgeführt. So können Sie in der Tagesliste nach der Betriebsstätte filtern, um nur ihre Terminbesuche in der Tagesliste zu sehen. Terminbesuche, wie auch anwesende Patienten ohne ToDo (Perspektivisch) werden leicht transparent in der Tagesliste dargestellt

Damit bereits am Terminbesuch die korrekte Betriebsstätte, also wo der Arzt an dem Tag auch tatsächlich praktiziert, gesetzt wird, muss bereits bei der Terminerstellung gespeichert werden, wo der Termin stattfindet. Genau das wird über die Terminlokalitäten sichergestellt. Erstellen Sie nun ein Termin am Montag, wird die Terminlokalität in Jena im Terminbesuch gesetzt.

Terminlokalitäten im Kalender

Die Terminlokalitäten können an drei Stellen im Kalender gesetzt werden:

  1. im Kalender des Arztes, als Standardlokalität
  2. an der Ressourcenart, als Standardlokalität
  3. in der Schemaverwaltung für die gesetzten Ressourcen
    • Hinweis: Mit einem Klick auf die Ressource kann hier im Popover auch manuell eine Lokalität gesetzt werden.

Wird eine Ressource in ein Schema gezogen, dann bekommt sie zunächst die für sie gesetzte Standardlokalität (falls vorhanden). Ist keine Standardlokalität festgelegt, dann bekommt die Ressource die Standardlokalität des ausgewählten Kalenders (falls vorhanden).  Ist auch für den Kalender keine Standardlokalität festgelegt, dann hat die Ressource zunächst keine Lokalität zugeordnet. Durch Klick auf die Ressource in der Schemaverwaltung kann im Popover-Fenster manuell eine Lokalität festgelegt werden. Dies kann man auch tun, wenn Standardressourcen definiert sind. In diesem Fall überschreibt die manuell gesetzte Lokalität an der Ressource die zuvor angezeigte Standardlokalität.

Ist für eine Ressource eine Terminlokalität ausgewählt, wird eine ggf. zugeordnete Betriebsstätte auch im Terminbesuch gespeichert. Hat der Arzt keine Terminlokalität für die Ressource definiert, wird die Standard Terminlokalität des Kalenders vom Arzt im Termin gesetzt und damit auch die dieser Lokalität zugeordnete Betriebsstätte.

Im Kalender besteht die Möglichkeit, die angezeigten Termine und darunterliegende Ressourcen nach ihren zugeordneten Lokalitäten und Betriebsstätten zu filtern.

Ab tomedo® Version 1.111 folgt die Lokalitätenzuordnung an Terminen der folgenden Logik:

  1. Liegt ein Termin in mehreren Ressourcen gleichzeitig (hier gelb, grün und rot, die Lokalität ist jeweils als Streifen links an der Ressource dargestellt), dann bekommt der Termin alle Lokalitäten zugeordnet, die hier zutreffen, unabhängig davon wodurch die Ressource ihre Lokalität bekommen hat (Standard oder manuell zugeordnet). In diesem Fall ist es Lokalität1 von der gelben Ressource, Lokalität2 von der grünen und Lokalität3 von der roten. Wenn man jetzt den Betriebsstätten/Lokalitäten-Filter 7 benutzt, dann wird für alle diese Lokalitäten der Termin auch im Kalender angezeigt.
  2. Schneidet ein Termin gar keine Ressource, sondern liegt frei im Kalender, dann bekommt er die Standardlokalität, die für den Kalender gesetzt wurde, hier Lokalität4.
  3. Verschiebt man einen Termin von einem Kalender eines Arztes in den Kalender eines anderen Arztes, welcher eine andere Standardlokalität zugeordnet hat (hier Lokalität5), dann wechselt die Lokalität des Termins entsprechend auch auf Lokalität5.
  4. Wird ein Termin in einen Kalender gezogen, der keine Standardlokalität zugeordnet hat und auch keine Ressource, die der Termin schneidet, dann hat auch der Termin keine Lokalität. Durch einen gesetzten Filter würde der Termin dann nicht im Kalender angezeigt sein, sondern nur bei zurücksetzten der Filter ("Alle Standorte").
  5. Liegt ein Termin in mehreren Kalendern gleichzeitig, dann bekommt er alle Lokalitäten, die für die Kalender als Standardlokalität hinterlegt sind, hier Lokalität4 von KalenderA, Lokalität5 von KalenderB und keine Lokalität von KalenderC, da für diesen keine hinterlegt ist.
  6. Liegt ein Termin in mehreren Kalendern gleichzeitig (hier A, B und C) und schneidet bei einigen Ressourcen, bei anderen nicht, dann bekommt er die Lokaltäten der geschnittenen Ressourcen (für diesen Kalender dann nicht die darunterliegende Standardlokalität des KalendersA). Für die Kalender ohne vorhandene Ressourcen (B) bekommt er die Standardlokalität des Kalenders und für KalenderC keine Lokalität, da für diesen keine gesetzt ist. Daraus ergibt sich für diesen Termin die Zuordnung von Lokalität1 durch Ressource gelb und Lokalität5 durch Standardlokalität von KalenderB.
  7. Der Lokalitätenfilter zeigt in einem Auswahlmenü alle nicht gelöschten Lokalitäten, die in tomedo® vorhanden sind, an. Diese sind nochmals nach ihren zugeordneten Betriebsstätten gruppiert, sodass man hier auch nach Terminen filtern kann, die einer bestimmten Betriebsstätte zugeordnet sind (ergebend aus den jeweiligen Lokalitäten). 

Werden Lokalitäten in tomedo® gelöscht, so bleiben sie zunächst weiterhin an bestehenden Ressourcen und Terminen korrekt vorhanden. Sie können jedoch nicht erneut für Ressourcen gesetzt werden und im Kalender kann auch nicht mehr nach gelöschten Lokalitäten gefiltert werden.

Tipp: Möchten Sie die Lokalität an Terminen gern sofort im Kalender in der Ansicht mit angezeigt haben (wie oben im Beispiel), so können Sie in den tomedo® Einstellungen → Praxis → Kalender > Terminbeschriftungen den Platzhalter "%c" hinzufügen.

 

Ressourcen-Schemata anlegen/konfigurieren

Die Schemaverwaltung ist hauptsächlich für die automatische Terminsuche gedacht. Sie wird für die manuelle Terminvergabe nicht benötigt. Die vorhandenen Ressourcen müssen nun auf die einzelnen Tage des Jahres verteilt werden, was auf zwei verschiedenen Wegen geschehen kann. Einerseits kann ein sogenanntes Wochen-Schema, welches eine Standard-Praxiswoche widerspiegelt, auf jede beliebige Woche kopiert werden. Andererseits können Ressourcen auch manuell für jeden Tag separat eingeteilt werden. Zu finden ist die Verwaltung unter Admin → Kalender → Schemaverwaltung.

Ab tomedo® Version 1.111 finden Sie die Schemaverwaltung in einem überarbeitetem Design. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie weiterhin die Möglichkeit haben, Schema-Vorlagen anzulegen und zu benennen (Auswahlmenü "Schema") und diese dann in konkrete Wochen zu übernehmen (Auswahlmenü "Woche")

Der Ablauf ist dabei beispielsweise wie folgt:

Am oberen Reiter links können Sie zunächst auswählen, um welchen Kalender 1 es sich für das Schema handeln soll. Darauf hin entscheiden Sie, welche Ansicht 2 Sie bevorzugen: Schema oder Woche. Über das Auswahlmenü daneben 3 wählen Sie aus, ob Sie die komplette Woche oder einzelne Tage angezeigt bekommen möchten.

Die erste Tabelle 4 zeigt bereits vorhandene Schemata an, welche durch Anklicken angezeigt und angepasst werden können. Auch neue Schemata können über die "+"-Schaltfläche hinzugefügt, oder bereits vorhandene über die "–"-Schaltfläche wieder gelöscht werden.

Der Punkte "Vorhandene Ressourcen" 5 listet alle angelegten Ressourcen auf, die Sie für das Schema nutzen können. Per Drag & Drop können Sie diese an die gewünschte Stelle im Kalender ziehen und durch Klicken und Ziehen der Ränder den Zeitraum anpassen.

Tipp: Wenn Sie die ⌥Option-Taste gedrückt halten und eine Ressource mit der Maus an eine andere Stelle ziehen, wird diese automatisch dupliziert.

Für jede einzelne Ressource im Kalender kann eine Terminlokalität gesetzt werden. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste und wählen Sie für die Terminart eine Terminlokalität aus, siehe untere Grafik. Je nach konfigurierter Terminlokalität in der Ressource wird die entsprechende Betriebsstätte im Terminbesuch gesetzt.

Wenn Sie die Ansicht von "Schema" zu "Woche" ändern, haben Sie die Möglichkeit, bestehende Schema in den Kalender einzufügen. Wählen Sie dafür die gewünschte Woche im angezeigten Kalender aus, klicken Sie dann auf das gewünschte Schema, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen". Daraufhin erscheint das folgende Popup, das Sie darauf hinweist, dass durch das Schema eventuell bereits eingetragene Termine überschrieben werden.

Wenn Sie ein Schema für einen längeren Zeitraum übernehmen wollen, klicken Sie auf "Wochenweise übernehmen". In diesem Fall öffnet sich das folgende Fenster:

Hier erscheint ein neues Fenster für die zu treffende Auswahl. Auf der linken Seite wählen Sie die Quelle (entweder ein Schema oder eine andere Kalenderwoche) und rechts das Ziel aus. Beim Ziel kann nun ausgewählt werden, ob das Schema wochenweise übernommen werden soll (und falls ja, für welche Wochen / Tage / Quartale) oder ob dies tageweise durch Auswahl eines Datums erfolgen soll. Unten im Auswahlmenü können Sie festlegen, ob die Ressourcen auch in den Sperrtagen (Feiertagen und Urlaubstagen) übernommen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Option, die Ressourcen aus den Sperrtagen zu entfernen.

Achtung: Das Kopieren funktioniert nur, wenn tomedo® eine Verbindung zum Server hat.

Verfügbarkeiten anlegen/konfigurieren

Ab tomedo® Version 1.109.0.9 ist es auch für Nutzer ohne Administratoren-Berechtigung möglich, ihre eigenen Schemata zu verwalten. Die Handhabung entspricht dabei der Administratoren-Schemaverwaltung, jedoch können Nutzer ohne Administratoren-Berechtigung hier lediglich auf Kalender zugreifen, die ihnen zugeordnet sind.

Standardmäßig ist diese Möglichkeit deaktiviert. Um einen tomedo®-Nutzer für die Verfügbarkeiten-Verwaltung freizuschalten ist es zunächst erforderlich durch einen Administrator über die Rechteverwaltung das Recht “Verfügbarkeiten aufrufen” zu vergeben.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Option 1: Admin → Nutzerverwaltung → Schaltfläche "Nutzerrechte" → Quasi-Admin-Rechte → Fensterrechte

Option 2: Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung → Fensterrechte

Loggt sich der freigeschaltete Nutzer anschließend in tomedo® ein, so hat dieser nun unter dem Menüpunkt "Verwaltung" die Schaltfläche “Verfügbarkeiten” angezeigt.

Mit einem Klick öffnet sich Verfügbarkeiten-Verwaltung, in der der Nutzer für seine zugeordneten Kalender ebenfalls Ressourcen in den Kalender ziehen und diese bearbeiten oder löschen kann.

Es kann hier ebenfalls zwischen Wochen- und Tagesansicht gewählt und bestehende Patiententermine bei Bedarf eingeblendet werden. Zukünftig wird es auch hier die Möglichkeit geben, Schemata durch Kopieren effizient zu verwalten.

Schemata, die der eingeloggte Nutzer hier bearbeitet, synchronisieren sich automatisch mit der Schemaverwaltung, die ein Administrator aufrufen kann.

Für Administratoren selbst steht die Verfügbarkeitenverwaltung ebenfalls zur Verfügung, doch auch für den Admin ist es hier nur möglich, Kalender zu bearbeiten, die diesem explizit in der Kalenderverwaltung zugeordnet sind. Möchte ein Administrator also Schemata für sämtliche Nutzer sehen und bearbeiten, dann ist dies weiterhin nur über Admin → Kalender → Schemaverwaltung (siehe Schemaverwaltung) möglich.

Terminsuche anlegen/konfigurieren

Die Terminsuche kann bei tomedo® automatisch erfolgen. Hierbei gibt man an, in welchem Kalender (und dementsprechender Belegung mit Ressourcen) ein Termin gesucht werden soll. Weiterhin benötigt man noch die Terminart und eine Angabe darüber, wie weit im Voraus tomedo® nach freien Terminen suchen soll (= Spanne) und ab welchem Datum. Hierbei kann man in verschiedenen Kalendern suchen und diese entweder per „und“ (ein Termin soll in mehrere Kalender gleichzeitig gelegt werden, das ist z.B. hilfreich bei OP-Terminen, die im OP- und im Arzt-Kalender angezeigt werden sollen) oder per „oder“ (wenn ein Patient einen Sprechstundentermin bei einem Arzt, aber keinem bestimmten, haben möchte) verknüpfen.

Über die Verwaltung Terminsuche-Favoriten (Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten) können Sie solche Suchen vordefinieren. Sie können der Suche einen Namen und eine Terminart zuweisen, sowie einen Suchzeitraum. Außerdem können zum Beispiel Ressourcen, Kalender, Betriebsstätten und Onlinekalender mit ihr verknüpft werden.

Über die Funktion "SubTerminsuchen" können komplexe Terminsuchen konfiguriert werden, die zum Beispiel mit UND oder ODER Verknüpfungen verbunden werden.. Aktivieren Sie für die Verwendung dieser Funktion die Checkbox „nutze SubTerminsuchen“. Jetzt können Sie bereits definierte Terminsuchen über die Checkboxen im Feld „SubTerminsuchen“ auswählen. Von der ausgewählten definierten Terminsuche werden die gesetzten Ressourcen, Kalender mit dessen UND/ODER -Verknüpfung sowie die Zeitspannenberechnung (Suche ab, Suche für) berücksichtig. Die Terminart wird hingegen NICHT aus der definierten Terminsuche verwendet! Bei der Subterminsuche wird stets die oben ausgewählte Terminart genutzt.

Auf diese Weise können Sie Terminsuchen mit UND und ODER Abfragen erstellen. So können Sie zum Beispiel nach einem freien Termin in der Ressource OP im Kalender OP-Raum UND Kalender 1 ODER im Kalender OP-Raum UND im Kalender 2, suchen. Bei Ausführung der Subterminsuche, werden alle möglichen Termine aufgezeigt, die im Kalender 1 und OP-Raum oder im Kalender 2 und OP-Raum möglich sind.

Die UND-Verknüpfung von definierten Terminsuchen bei der Subterminsuche befindet sich noch in der Entwicklung.

Diese SubTerminsuche kann in der Terminkettensuche mit beliebig anderen definierten Terminsuchen kombiniert/verwendet werden.

Da es in der Praxis meist nur eine Handvoll verschiedener Terminkonstellationen gibt, empfiehlt es sich, solche Terminsuchen vorzukonfigurieren. Hiermit erspart man sich lästige Klicks und kommt sehr schnell an die gewünschten freien Terminslots. So kann man auch in mehreren Ressourcen suchen. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn man am Ende der Woche nicht mehr zwischen OP und Sprechstunde trennen möchte, damit die nicht genutzten OP-Zeiten nicht leer bleiben. Die so vorkonfigurierte Suche sucht dann nach kurzfristigen Terminen, egal in welcher der beiden Ressourcen sie liegen.

Örtliche Einschränkung der Suchergebnisse

In der Terminsuche-Verwaltung kann man ab tomedo® Version 1.139 nun für jede Terminsuche einstellen, ob und wie die Ergebnisse der Suche auf Orte eingeschränkt werden sollen:

  • 1. keinerlei Einschränkung (default)
  • 2. Einschränkung auf dieselbe Betriebsstätte
  • 3. Einschränkung auf dieselbe Lokalität.

So kann sichegestellt werden, dass bei Terminsuchen die in verschiedenen Ressourcen und verschiedenen Kalendern suchen, und bei denen ggf. auch Kombinationen gefunden werden, die für die gefundene Position aber gerade an verschiedenen Standorten sind, herausgefiltert werden können. Beispielsweise wird Arzt A und Arzt B gebraucht, die an den meisten Tagen auch in der gleichen Betriebsstätte anwesend sind, aber an einem bestimmten Tag in der Woche befindet sich Arzt B in einer anderen Betriebsstätte. Der gefundene Termin wäre dann nicht möglich, da der Patient nicht an zwei Orten gleichzeitig sein kann. Der Zeitslot soll deshalb gar nicht erst in den Terminsucheergebnissen vorgeschlagen werden.

Relativer Bezugszeitpunkt des Terminsuche-Zeitraums

Ab tomedo® Version 1.139 finden Sie in der Terminsuche-Verwaltung (Menü Admin>Kalender> Terminsuche-Favoriten) eine flexiblere Möglichkeit, den Referenzzeitpunkt der Terminsuche festzulegen.

Wenn Sie eine neue Terminsuche anlegen, so ist die Einstellung standardmäßig auf "Ab heute (default)" gesetzt. Sie hatten hier bisher bereits auch schon die Möglichkeit, den Schwangerschaftsbeginn als Bezugsszeitpunkt zu wählen, indem Sie "Schwangerschaftsvorsorge" ausgewählt haben. Dies wurde nun um zwei weitere Möglichkeiten erweitert. Wenn Sie den gewünschten Referenzzeitpunkt Ihrer Suche festgelegt haben, können Sie weiterhin zusätzlich einen Zahlenwert für "Suche ab" eingeben. Dieser Wert wird dann auf das Bezugsdatum draufgerechnet. Ihr Suchzeitraum beginnt dann ab Bezugszeitpunkt + Ab-Wert. Der "Suche für"-Wert beschreibt wie gehabt die Länge des Suchzeitraums.

Beschreibung der Auswirkungen inkl. Beispielen:

 

  • 1. Ab heute (default):
    • der Bezugszeitpunkt ist immer das heutige Datum
    • Suche ab ist auf "2 Tage" gesetzt
    • wird im Terminsuche-Fenster diese Terminsuche angewählt dann wird automatisch der Suchzeitraum gesetzt
    • heute ist bspw. der 21.02., auf diesen werden die eingestellten 2 Tage draufaddiert > die Suche startet am 23.02. und sucht für 14 Tage (bis 08.03.) ab diesem Zeitpunkt
    • Hinweise:
      • Die Suche ab heute benötigt keinen Patienten, da sie sich auf ein festes Datum bezieht, d.h. die Terminsuche kann korrekt mit und ohne Patient durchgeführt werden.
      • Es besteht hier nicht die Gefahr, dass Suchzeiträume ggf. angeschnitten sind.
      • Die Suche "Ab Heute" ist immer die Default-Einstellung.
      • Ist bei einer anderen Auswahl (bspw. Schwangerschaftsvorsorge), bei der die Suchspanne nicht möglich zu ermitteln, bspw. weil kein Patient für die Terminsuche gesetzt ist, setzt sich der Suchzeitraum als Rückfall-Logik ebenfalls auf "Ab Heute". Es erscheint dann eine Hinweis-Meldung. Achtung: Der Wert von "Suche ab" wird dann auf das heutige Datum draufaddiert und die Suche könnte deshalb keine Ergebnisse anzeigen.
  • 2. Schwangerschaftsvorsorge
    • Einstellung für Bezugszeitpunkt ist "Schwangerschaftsvorsorge", d.h. hier wird der Tag der letzten Regel beachtet
    • "Suche ab" ist auf 10 Wochen gesetzt weil bspw. erst in dieser Schwangerschaftswoche eine bestimmte Untersuchung durchgeführt werden kann
    • Die Patientin hat eine eingetragene Schwangerschaft, Tag der letzten Regel ist der 01.01.2024
    • Auf dieses Datum werden 10 Wochen aufaddiert, dadurch ergibt sich eine Suchspanne vom 11.03.24-25.03.24
    • Hinweise:
      • In der Version 1.139 werden Wochen noch als 7 Tage und nicht als Kalenderwochen gerechnet, 1 Monat sind immer als 30 Tage gerechnet, sodass sich leichte Verschiebungen ergeben können. Bitte kontrollieren Sie deshalb ggf die Suchergebnisse. Ab Version 1.140 werden hier die Monate korrekt gerechnet und bspw auch Schaltjahre beachtet.
      • Bei Schwangerschaftsvorsorge muss zwingend ein Patient in der Temrinsuche gesetzt sein, ansonsten kann der Suchzeitraum nicht ermittelt werden. Es erscheint dann eine Meldung.
      • Da sich der Bezugszeitpunkt in der Vergangenheit befindet, auf welchen der Wert unter "Suche ab" aufaddiert wird, kann es sich ergeben, dass der ermittelte Suchzeitraum bereits angeschnitten und dadurch verkürzt oder ggf. sogar ganz überschritten ist. In diesen Fällen erscheint eine Hinweismelung.
  • Ab Geburt
    • Einstellung ist auf Bezugszeitpunkt "Ab Geburt" gesetzt
    • Beispiel kann eine Gebärmutterhalskrebs-Vorsorgeuntersuchung sein, die erst ab dem 35. Lebensjahr durchgeführt wird.
    • In der Terminsucheverwaltung müssen Sie deshalb auf den Bezugszeitpunkt 35 Jahre aufaddieren (unter "Suche ab" eintragen).
    • Die Patientin, für die ein Temrin gesucht wird, ist bspw. am 01.08.1989 geboren, Sie wird damit am 01.08.2024 genau 35 Jahre alt und kann die Untersuchung wahrnehmen.
    • Wird im Terminsuchefenster diese Terminsuche nun angewählt, dann setzt sich der Suchzeitraum auf den passenden Tag. Achtung: Im Beispiel wird zunächst noch der 25.07.24 als Start-Datum gesetzt, da momentan noch keine Schaltjahre beachtet werden. Es zählt deshalb jedes Jahr als 365 Tage und versetzt dadurch den Zeitraum um wenige Tage. Dies wird in der Version 1.140 ausgebessert sein.
    • Hinweise:
      • In der Version 1.139 werden Wochen noch als 7 Tage und nicht als Kalenderwochen gerechnet, 1 Monat sind immer als 30 Tage gerechnet, sodass sich leichte Verschiebungen ergeben können. Bitte kontrollieren Sie deshalb ggf die Suchergebnisse. Ab Version 1.140 werden hier die Monate korrekt gerechnet und bspw auch Schaltjahre beachtet.
      • Bei Suche ab Geburt muss zwingend ein Patient in der Temrinsuche gesetzt sein, ansonsten kann der Suchzeitraum nicht ermittelt werden. Es erscheint dann eine Meldung.
      • Da sich der Bezugszeitpunkt in der Vergangenheit befindet, auf welchen der Wert unter "Suche ab" aufaddiert wird, kann es sich ergeben, dass der ermittelte Suchzeitraum bereits angeschnitten und dadurch verkürzt oder ggf. sogar ganz überschritten ist. In diesen Fällen erscheint eine Hinweismelung.
  • Aus Briefkommando
    • Einstellung ist auf Bezugszeitpunkt "Aus Briefkommando" gesetzt
    • Hier können beliebige Kommandos verwendet werden, die ein Datum enthalten.
    • ist die Einstellung gesetzt erscheint rechts daneben ein Freitext-EIngabefeld. Bitte tragen SIe hier das gewünschte Kommando ein. Ein Beispiel wäre hier das Datum des letzten Besuchs des Patienten, welches als Kommando $[d B]$ iin das Eingabefeld eingetragen wird.
    • Beispiel kann eine bestimmte Untersuchung sein, die nur einmal im Jahr durchgeführt werden darf/soll.
    • In der Terminsucheverwaltung müssen Sie deshalb auf den Bezugszeitpunkt 1 Jahr aufaddieren (unter "Suche ab" eintragen).
    • Der Patient, für den ein Termin gesucht wird, hatte bspw. seinen letzten Besuch am 14.03.23 (hier ersichtlich in der Besuchs-Statistik). Der nächstmögliche Temrin wäre damit der 14.03.24 und dies sollte auch der gesetzte Suche-Startpunkt sein
    • Im Beispiel (Screenshot) wird zunächst noch der 13.03.24 als Start-Datum gesetzt, da momentan noch keine Schaltjahre beachtet werden. Es zählt deshalb jedes Jahr als 365 Tage und versetzt dadurch den Zeitraum ggf. um wenige Tage. Dies wird in der Version 1.140 ausgebessert sein.
    • Hinweise:
      • In der Version 1.139 werden Wochen noch als 7 Tage und nicht als Kalenderwochen gerechnet, 1 Monat sind immer als 30 Tage gerechnet, sodass sich leichte Verschiebungen ergeben können. Bitte kontrollieren Sie deshalb ggf. die Suchergebnisse. Ab Version 1.140 werden hier die Monate korrekt gerechnet und bspw. auch Schaltjahre beachtet.
      • Bei Suche aus Briefkommando muss zwingend ein Patient in der Terminsuche gesetzt sein, ansonsten kann der Suchzeitraum nicht ermittelt werden. Es erscheint dann eine Meldung.
      • Da sich der Bezugszeitpunkt in der Vergangenheit befindet, auf welchen der Wert unter "Suche ab" aufaddiert wird, kann es sich ergeben, dass der ermittelte Suchzeitraum bereits angeschnitten und dadurch verkürzt oder ggf. sogar ganz überschritten ist. In diesen Fällen erscheint eine Hinweismelung.

Erweitertes Anforderungsmodell

Es hat sich gezeigt, dass über die bisherigen Terminsuche-Konfigurationen und auch über die Subterminsuchen sehr komplexe Terminsuchen nicht vollständig abzudecken sind. Sie finden deshalb ab tomedo® Version 1.135 unter dem Menüpunkt Admin > Kalender > Terminsuche-Favoriten neben den Subterminsuchen zusätzlich die Möglichkeit, das erweiterte Anforderungsmodell anzuwählen. Dies ist je Suche-Favoriten einzeln möglich, d.h. Sie können sowohl einfache Suchen als auch komplexere Suchen in ihren vordefinierten Favoriten haben. 'Anforderungen' bedeutet hier es kann genau definiert werden, in welchen Ressourcen Termine gesucht werden sollen, wie diese verknüpft sein sollen, wie oft welche Ressource vorhanden sein muss und in welchen Zeiträumen. Dies bietet somit mehr Möglichkeiten als das einfache Modell. Beispiele für komplexere Suchen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Wenn Sie die Checkbox für das erweiterte Anforderungsmodell anwählen, gehen Ihre bisherigen Konfigurationen des einfachen Modells der jeweils angewählten Suche nicht verloren. Sie werden zunächst lediglich in eine andere Anzeige übersetzt, in der Sie diese noch weiter verändern und vertiefen können.

Achtung: Wählen Sie die Checkbox wieder ab und die Einstellung im erweiterten Anforderungsmodell lässt die Übersetzung in das einfache Modell zu, so können Sie die einfache Suchekonfiguration wieder korrekt nutzen ohne neu konfigurieren zu müssen. Haben Sie jedoch bereits komplexere Konfigurationen vorgenommen, die aber im einfachen Modell nicht abzudecken sind, so erhalten Sie eine Hinweismeldung und Sie können entscheiden, ob Sie im erweiterten Modell bleiben möchten oder ob Sie wieder das einfache Modell nutzen und dabei aber bisherige Konfigurationen zurücksetzen möchten. Sie müssen im einfachen Modell dann erneut Ressourcen und Kalender auswählen.

Handhabung des erweiterten Anforderungsmodells

Wenn Sie eine neue Terminsuche über das + anlegen und dann das erweiterte Anforderungsmodell anwählen, dann werden Sie statt der Ressourcen-Auswahl nun 3 Konfigurationsbereiche sehen. Der obere Bereich bildet die aktuelle Konfiguration ab. Die Ressourcen finden Sie darunter und ganz unten die Verknüpfungsmöglichkeiten. Die Ressourcen und Verknüfungen können Sie mit der Maus greifen und in den oberen Bereich hereinziehen. Dort können Sie diese auch noch weiter verschieben. Sie können beliebig viele Anforderungen in verschiedendsten Kombinationen hinzufügen.

Für hinzugefügte Ressourcen können Sie jeweils die Anzahl eintragen. Default ist diese zunächst immer auf 1 gesetzt.

Für die Verknüpfung 'Eine' und 'Alle' können Sie ebenfalls Anzahlen eintragen, um zu definieren, wie oft die darunterliegenden Anforderungen erfüllt sein müssen. Wenn Anforderungen mehrfach erfüllt sein müssen (>1), dann müssen auch mindestens genauso viele Kalender angewählt sein (>1), in denen gesucht werden kann, weil nur dann auch tatsächlich mehrfach (>1) Ressourcen parallel vorhanden sein können.

Für die Verknüpfungen 'Ab' und 'Innerhalb' können Sie eine Anzahl von Tagen eintragen.

Hinzugefügte Anforderungen können (bis auf die oberste) per Drag&Drop verschoben oder über das Minus gelöscht werden.

Wenn Sie das erste Mal auf das erweiterte Modell umschalten werden Sie sehen, dass default bereits 'Eine der Anforderungen' vorausgewählt ist. Sie haben die Möglichkeit, dies umzuschalten auf 'Alle'. Es ist zwingend erforderlich, das eines von beiden immer zu oberst gesetzt ist, da dies definiert WIE die Anforderungn verknüpft sein müssen. Der oberste Eintrag kann deshalb nicht gelöscht werden.

Hinweis: Bei den Verknüpfungen 'Ab' und 'Innerhalb' ist es immer nur möglich 1 Ressource darunter zu legen. Es ist ihnen jedoch auch möglich mehrere Ressourcen zu setzen wenn Sie unterhalb der 'Ab'- oder 'Innerhalb'-Verknüpfung eine 'Eine'- oder 'Alle'-Verknüpfung setzen und unter diese dann mehrere Ressourcen ziehen, da dadurch dann klar definiert ist, ob der Zeitraum für nur eine der Ressourcen oder für alle erfüllt sein muss.

 

Übersetzung des einfachen Modells in das erweiterte Anforderungsmodell

Haben Sie eine Terminsuche bereits mit dem einfachen Modell genutzt, so haben Sie bereits Kalender und Ressourcen definiert. Haken Sie nun das erweiterte Anforderungsmodell an, so bleiben diese Einstellungen erhalten, lediglich die Darstellung ist hier eine andere. Führen Sie die definierte Suche mit beiden Varianten aus, so sehen Sie, dass die Suchergebnisse absolut identisch bleiben.

Hatten Sie im einfachen Modell beispielsweise 2 Kalender und 2 Ressourcen angewählt und die Kalender sind dabei 'ODER'-verknüpft (die 'und'-Checkbox über der Kalenderliste ist nicht angewählt), so sehen Sie im erweiterten Modell jetzt die Einstellung 'Eine der Anforderungen' mit der Anzahl 1 und darunter liegen die beiden Ressourcen, ebenfalls mit der Anzahl 1. Dies bedeutet folgende mögliche Ergebnisse:

  • freier Terminslot in Ressource OP (entweder in Kalender A oder in Kalender B) ODER
  • freier Terminslot in Ressource Sprech (entweder in Kalender A oder in Kalender B)

Hatten Sie im einfachen Modell beispielsweise 2 Kalender und 2 Ressourcen angewählt und die Kalender sind dabei 'UND'-verknüpft (die 'und'-Checkbox über der Kalenderliste ist angewählt), so sehen Sie im erweiterten Modell jetzt die Einstellung 'Eine der Anforderungen' mit der Anzahl 2 und darunter liegen die beiden Ressourcen, jeweils mit der Anzahl 1. Dies bedeutet: Es muss 2x eine der beiden Ressourcen gefunden werden. mögliche Kombinationen sind:

  • 2x Ressource OP (dabei 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 2x Ressource Sprech (dabei 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (dabei eines von beiden in Kalender A und das andere in Kalender B).

Damit dies möglich ist, müssen mindestens 2 Kalender angewählt sein, denn es zählt nicht, wenn in ein und demselben Kalender einfach eine Ressource doppelt hineingelegt wurde, die Ressource wird trotzdem immer nur 1x gezählt. Es ist also zwingend erforderlich, dass die Ressorcen-Kombination in 2 verschiedenen Kalendern parallel vorhanden ist.

Hinweise zu den Auswirkungen auf die Teminuche-Ergebnisse

  • 'Eine der Anforderungen' mit Anzahl 2 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1 –> mögliche Terminsuche-Ergebnisse:
    • 2x Ressource OP (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
    • 2x Ressource Sprech (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
    • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (eine davon in Kalender A und die andere in Kalender B)
  • 'Eine der Anforderungen' mit Anzahl 1 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 2 –> mögliche Terminsuche-Ergebnisse:
    • 2x Ressource OP (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
    • 2x Ressource Sprech (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 'Alle der Anforderungen' mit Anzahl 1 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1 –> mögliche Terminsuche-Ergebnisse:
    • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (eine davon in Kalender A und die andere in Kalender B)
  • 'Alle der Anforderungen' mit Anzahl 2 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1 –> mögliche Terminsuche-Ergebnisse:
    • Ressource OP + Ressource Sprech muss doppelt erfüllt sein, dies würde bei nur 2 angewählten Kalendern keine Suchergebnisse ausgeben. Es müssen mindestens 4 Kalender angewählt sein, damit die Kombination von Ressourcen (2x OP+ 2x Sprech) gefunden werden kann.

Beispiel 1 – OP-Termin

Es wird ein OP-Termin gesucht bei dem Sie folgendes benötigen:

  • 1 bestimmter Arzt (von 3 vorhandenen Ärzten)
  • 2 MFAs (egal welche Ihrer 5 möglichen MFAs, jede MFA besitzt ihren eigenen Kalender)
  • 1 bestimmtes Gerät (von 2 vorhandenen Geräten)
  • 1 bestimmter Raum (von 2 vorhandenen Räumen)

Gehen wir davon aus in der Schemaverwaltung haben sich die Ärzte eine Ressource 'OP' gesetzt (in der Grafik blau), für Ihre MFAs liegen lediglich 'anwesend'-Ressourcen (grün), da Sie damit Ihren Schichtplan repräsentieren (Die Ressource 'OP' liegt in den MFA Kalendern nicht). Für Raum und Gerät haben Sie jeweils die Ressource 'frei' (pink) gesetzt für die Zeiträume in denen Raum und Gerät zur Verfügung stehen und nicht gerade vor-oder nachbereitet werden. Die Ressource 'frei' liegt nur in den Raum- und Gerätekalendern, aber nicht bei Ärzten und MFAs.

 Die Anforderungen müssten Sie dabei wie folgt setzen:

  1. Wählen Sie zunächst den Arzt-Kalender an (nur den gewünschten)
  2. Setzen Sie für die oberste Verknüpfung auf 'Alle der Anforderungen', lassen Sie die Anzahl auf 1
  3. Ziehen Sie die Ressource 'OP' unterhalb der Verknüfung in den Anforderungsbereich
  4. Lassen Sie die Anzahl der Ressource auf 1
  5. wählen Sie alle 5 MFA-Kalender an
  6. Ziehen Sie nun die Ressource 'anwesend' in den Anforderungsbereich
  7. Stellen Sie hier die Anzahl der Ressource auf 2 (da 2 MFAs anwesend sein sollen)
  8. Wählen Sie den gewünschten Raum-Kalender sowie den gewünschten Geräte-Kalender an
  9. Ziehen Sie die Ressource 'frei' in den Anforderungsbereich
  10. Stellen Sie auch hier die Anzahl auf 2, da die Ressource sowohl im Raum- als auch im Geräte-Kalender gleichzeitig gefunden werden muss.
  11. Führen Sie nun die Terminsuche aus
  12. Die Terminsuche spuckt lediglich die Ergebnisse aus, die alle Bedingungen erfüllen: 1x Ressource 'OP' bei bestimmtem Arzt (blau), 2x Ressource 'anwesend' (grün, egal welche MFA-Kombination), 2x Ressource 'frei' (pink, dabei 1x Raum und 1x Gerät)

Beispiel 2 – Nachuntersuchung – optimale Terminauslastung

Der Patient hatte gerade eine OP und Sie wollen nun den Termin für die Nachuntersuchung festlegen.

Folgende Bedingungen sollen erfüllt sein:

  • die Untersuchung soll entweder von Arzt A oder von Arzt B (von 4 vorhandenen Ärzten) durchgeführt werden
  • die Untersuchung kann während der normalen Sprechstunde erfolgen oder aber auch in Zeiträumen, die sich die Ärzte für OP geblockt haben, wenn dort freie Slots sind. Allerdings soll dies nur kurzfristig freie bzw frei gewordene OP-Slots füllen (bspw nur die nächsten 2 Tage). OP-Ressourcen, die weiter in der Zukunft liegen, sollen nicht durch Nachuntersuchungen blockiert werden, sondern erstmal noch für mögliche OP-Termine zur Verfügung stehen, die gebucht werden. Sie wollen so Ihre Terminauslastung optimieren.

Gehen wir davon aus in Ihrer Schemaverwaltung hat jeder Arzt seinen eigenen Kalender und die Ärzte haben sich jeweils Zeiträume definiert in denen Sie ausschließlich Sprechstunden (orange) machen wollen, Zeiträume für OPs (blau) und noch Ressourcen für anderweitige Belegungen.

Gehen sie im erweiterten Anforderungsmodell wie folgt vor:

 

  1. Wählen Sie zunächst den Kalender von Arzt A und den Kalender von Arzt B an
  2. Lassen Sie die oberste Verknüpfung auf 'Eine' und die Anzahl auf 1
  3. Ziehen Sie die Ressource 'Sprech' unter die 'Eine'-Verknüpfung und lassen Sie die Anzahl auf 1
  4. Ziehen Sie die Verknüpfung 'Innerhalb' in den Anforderungsbereich unter die Ressource 'Sprech' und geben Sie bei Zeitraum '2' ein
  5. Ziehen Sie unter 'Innerhalb' nun die Ressource 'OP' (Bitte achten Sie darauf, dass die Ressource auch darunter liegt, also etwas nach rechts eingerückt ist). Lassen Sie die Anzahl auf  1
  6. Führen Sie die Terminsuche aus
  7. Die Suche gibt jetzt freie Slots für die nächsten 2  Wochen aus. Diese können entweder eine Sprechstunde sein (bei Arzt A oder B) oder aber ein 'OP'-Zeitraum (bei Arzt A oder B), solange dieser innerhalb der nächsten 2 Tage liegt. Ab dem dritten Suchtag werden die 'OP'- Slots nicht als freier Slot zur Verfügung gestellt.

Hinweise und Tipps

  • Sie können das erweiterte Anforderungsmodell mit Subterminsuchen kombinieren.
  • Sie können das erweiterte Modell je Suche an- oder abwählen.
  • Sie können beliebig viele Anforderungen setzen und verschachteln.
  • Ist das erweiterte Modell aktiviert, verschwindet die 'und'-Checkbox über der Kalender-Liste, da die Verknüpfung für das neue Modell nun anders abgebildet werden kann. Schalten Sie zurück auf das einfache Modell, dann ist die Checkbox wieder zur Verfügung.
  • Bitte achten Sie darauf, dass sich der Such-Zeitraum, den Sie generell für die Terminsuche gesetzt haben (oben im Terminsuche-Favoriten-Verwaltungsfenster) und der Zeitraum den Sie ggf im erweiterten Anforderungsmodell durch die 'Ab'- oder 'Innerhalb'-Verknüpfung gesetzt haben sich nicht gegenseitig ausschließen.
  • Werden Ressourcen mehrmals zeitgleich gebraucht (Anzahl > 1) so muss auch immer in > 1 Kalendern gesucht werden, d.h. Ressource 3x –> es muss auch in mindestens 3 Kalendern gesucht werden, damit die Bedingung erfüllt werden kann.

Kettenterminsuche anlegen/konfigurieren

Die Kettenterminsuche (Admin → Kalender → Terminkettensuche-Favoriten) sucht für einen Patienten Termine in einer fest vorgegebenen Reihenfolge mit entsprechenden Zeitspannen zwischen den Terminen. Hierbei ist es erforderlich, dass die Ressourcen und die Kettenterminsuche aufeinander abgestimmt sind, sonst wird höchstwahrscheinlich keine Terminkette gefunden. Je länger die Ketten sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass tomedo® Ergebnisse finden kann.

Das erste Kettenglied hat keine Einstellmöglichkeiten, da hier aus der Terminsuche klar ist, in welchem Zeitraum gesucht werden soll. Alle weiteren Termine haben eine Angabe zu der Zeitspanne zwischen vorangegangenem und diesem Termin und eine Zeitspanne, in der der Termin liegen soll.

Beispiel: Ein Patient soll einen OP-Termin bekommen. Zum OP gehört eine Vorbereitung, die OP selbst und eine Nachuntersuchung. Die Vorbereitung erfolgt 2h vor der OP durch den Anästhesisten Dr. No, die OP ist bei Dr. Yes, wobei Dr. No anwesend sein soll. Die Nachuntersuchung geschieht etwa 7 Tage später bei Dr. Yes.

  • Wir benötigen zwei Ressourcen: Sprechstunde (SP) und OP
  • Wir benötigen drei Terminarten: Vorbereitung (VB), OP, Nachuntersuchung (NU)
  • Wir benötigen drei Kalender: OP, Dr. Yes, Dr. No
  • Kalender OP benötigt OP Ressourcen, Kalender Dr. No und Dr. Yes benötigen Ressourcen für Sprechstunde und OP
  • Wir benötigen drei vordefinierte Terminsuchen:
    1. Vorbereitung in Kalender Dr. No mit der Ressource SP und der Terminart VB.
    2. OP in Kalender Dr. No „und“ im Kalender Dr. Yes in der Ressource mit Terminart OP.
    3. Nachuntersuchung in Kalender Dr. Yes in Ressource SP mit Terminart NU.
  • Wir benötigen den Kettentermin mit den drei vordefinierten Suchen in der Reihenfolge Vorbereitung, OP und Nachuntersuchung. Bei OP wählen wir Stunden aus und geben 2 bei „Ab“ ein und 1 bei „Für“, da wir ab Voruntersuchungsbeginn etwa 2–3h bis zur OP benötigen (nicht länger und nicht kürzer). Bei der Nachuntersuchung wählen wir Tage aus und sagen, dass wir zwischen 5–9 Tage nach dem vorherigen Termin suchen. Daher geben wir bei „Ab“ 5 und bei „Für“ 4 an.

Wenn Sie einen neuen Kettentermin anlegen möchten und Sie dafür bereits einen Patienten zum Beispiel in der Tagesliste oder über die Kartei oder Patientendetails ausgewählt haben, erscheint der Name des Patienten 1 direkt oben links im Suchfenster. An dieser Stelle können Sie den Patienten auch über das "–" vor seinem Namen wieder entfernen und über die Patientensuche einen anderen auswählen.

Über den Reiter "Kette" 2 können Sie sich alle von Ihnen angelegten Kettensuchen anzeigen lassen und die entsprechende auswählen. Daraufhin müssen Sie nur noch den Suchzeitraum 3 entweder "von – bis" eingeben oder eine Suchspanne auswählen und im Kalender ein Startdatum wählen. Mit einem Klick auf "Freie Termine Suchen" 4 werden Ihnen in der mittleren Spalte direkt alle Möglichkeiten angezeigt.

In der Tabelle "Suchergebnis" 5 wird Ihnen zunächst angezeigt, welche Termine für den ersten Teil der Kettensuche zur Verfügung stehen. Sobald Sie einen davon ausgewählt haben, ändert sich auch bei dem jeweils darauffolgenden Termin 6 (in diesem Fall 2. Termin bzw. 3. Termin) die Überschrift von "keine freien Termine" zu einer Anzahl möglicher Terminslots. Wenn Sie auf die jeweiligen Überschriften klicken, öffnet sich eine Liste aller Optionen, aus der Sie einen Termin wählen können. So verfahren Sie, bis Sie alle Termine der Kette ausgesucht haben. Auf der rechten Seite wird zusätzlich bei Klick auf einen konkreten Termin direkt der entsprechende Kalender 7 angezeigt.

Wenn alle Termine festgelegt worden sind, klicken Sie auf "Anlegen" 8 oder "Anlegen & Kalender", wenn Sie direkt in den Kalender springen wollen.

Wurde ein Kettentermin erfolgreich angelegt, dann bleiben die Kettentermine miteinander verbunden und sind sowohl im Terminpopover, als auch in der Terminübersicht des Patienten mit einem entsprechenden Kettensymbol markiert und nummeriert.

Achtung: Dies gilt bisher noch nicht für Termine, die über die tomedo® iOS-App angelegt wurden.

Dies bietet den Vorteil, dass bspw. beim Verschieben oder Löschen eines der Kettentermine auch die Folgetermine beachtet werden und diesbezüglich Abfragen oder Hinweise erscheinen.

Wenn Sie im Terminpopover oder in der Terminübersicht des Patienten einen der Kettentermine anklicken, dann ist die gesamte Kette automatisch farblich hinterlegt. So ist sofort sichtbar, welche Termine miteinander verbunden sind. Sind mehrere Terminketten für den Patienten vorhanden, dann wird immer nur die aktuell angewählte markiert. Außerdem ist in der Spalte "Kette" angezeigt, ob der Termin mit anderen verknüpft ist, und wenn ja, in welcher Reihenfolge die Termine abgearbeitet werden.

Sowohl im Terminpopover als auch in der Terminübersicht kann man durch Klick auf "Umsetzen" die Kettentermine ab dem gewählten Termin verschieben. Eventuelle vorherige Teiltermine (die ggf. bereits stattgefunden haben) bleiben davon unberührt. Verschiebt man die Kette ab dem ersten Teiltermin, so öffnet sich eine erneute Terminsuche. Alle Parameter der ursprünglichen Suche werden dabei beibehalten, man legt lediglich eine neue Suchspanne fest, um die Kette zeitlich zu verschieben. Möchte man die Kette beispielsweise ab dem zweiten Teiltermin umsetzen, dann öffnet sich ebenfalls die Terminsuche, jedoch haben Sie hier die Wahl, ob Sie gerne die Kettenbedingung zum vorherigen Termin weiter einhalten 1 oder eine neue Suchspanne 2 setzen möchten.

Beim Umsetzen einer Kette sind die gefundenen Terminslots weiterhin korrekt zeitlich sortiert 3 und können wie bei der normalen Suche, wenn gewünscht, gefiltert werden, jedoch ist hier zu beachten, dass immer der oberste Terminvorschlag den bereits bestehenden Termin 4 anzeigt. Dies ist durch ein kleines Uhrsymbol rechts und einen Tooltipp gekennzeichnet.

Wenn Sie für das Umsetzen bspw. eine neu gewählte Suchspanne festlegen, die Kettenbedingung zum Vortermin nicht beachten und dann den Termin umsetzen 5, so ist es möglich, dass gesetzte Kettenbedingungen (siehe Terminketten-Verwaltung) anschließend verletzt sind. Dies ist durch ein kleines Warnsymbol im Terminpopover bzw. in der Terminübersicht sichtbar.

Wenn Sie einen Kettentermin löschen, erscheint das folgende Fenster mit dem Hinweis darauf, dass es sich um einen Termin innerhalb einer Terminkette handelt. Über die Checkbox "Folgende Terminketteneinträge löschen" können Sie direkt alle noch anstehenden Termine der Kette ebenfalls löschen. Wenn Sie die Checkbox nicht aktivieren, bleiben zukünftige Termine bestehen. Außerdem können Sie bei Bedarf angeben, ob ein Karteieintrag erzeugt werden soll. Dies ist in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender → Terminlöschen konfigurierbar. Wenn Sie ausgewählt haben, dass alle Kettentermine gelöscht werden sollen, erscheint eine weitere Checkbox, über die Sie entscheiden können, ob auch für alle weitere Ketteneinträge jeweils ein Karteieintrag angelegt werden soll.

Übernachtungen und OP-Karteineinträge in der Terminsuche

Wenn Sie im Kalender einen Termin öffnen, können Sie im Termindetail-Popover sehen (sofern im Popover so konfiguriert), dass für Termine Übernachtungen angewählt werden und OP Kartei-Einträge angelegt werden können. Sollten diese Elemente in Ihrem Popover nicht angezeigt sein, so können Sie diese über das Einstellungsrädchen oben rechts im Popover einblenden.

Voraussetzungen zur Nutzung:

  • Um für einen Termin Übernachtungen eintragen zu können, müssen unter dem Menüpunkt Admin > Praxisorganisation > Betten für die Praxis Betten angelegt sein. Diese können, falls gewünscht, verschiedenen Räumen zugeordnet werden. Um das Bett für Übernachtungen freizugeben, setzen Sie bitte die entsprechende Checkbox in der Bettenverwaltung. Ist diese nicht gesetzt, kann das Bett im Termin nicht für Übernachtungen gebucht werden. Bitte beachten Sie, dass momentan in tomedo noch keine komplexe Bettenverwaltung möglich ist, d.h. es kann bei Terminbuchung noch nicht berücksichtigt werden, dass Räume ggf. nach Geschlechtern sind, etc. Die Terminbuchung beachtet lediglich die Gesamtanzahl der Betten.

 

  • Um über die Termine auf schnellem Weg OP-Karteieinträge anlegen zu können, muss unter dem Menüpunkt Admin > Karteieintragstypen ein Eintragstyp mit Standardmedientyp "OP" angelegt sein. Sie können über den Button "zur Customkarteieintragsverwaltung" diesen Karteieintrag individuell konfigurieren. Es können mehrere Eintragstypen mit Standardmedientyp "OP" angelegt sein. Im Termindetail-Popover haben Sie dann ein Dropdown-Menü zur Verfügung, in dem sie den anzulegenden OP-Karteieintrag auswählen können. Bitte beachten Sie, dass dem Termin dazu ein Patient zugewiesen sein muss. 

Einstellung in der Terminsucheverwaltung

Unter dem Menüpunkt Admin > Kalender > Terminsuchefavoriten können Sie vordefinierte Terminsuchen anlegen und dabei je Suche wählen, ob bei Terminanlage standardmäßig eine Übernachtung mit gebucht oder automatisch ein OP-Karteieintrag für den zugewiesenen Patienten angelegt werden soll.

Öffnet man nun das Terminsuchefenster und wählt dort unter dem Reiter "Definiert" die Terminsuche aus, dann ist im Terminsuche-Popover bereits die Einstellung korrekt vorausgewählt.

Übernachtung für Einzel- und Kettensuchen

Bisher war es in tomedo® bereits möglich für Einzelterminsuchen Übernachtungen und OP-Einträge automatisch mit anzulegen.

Ab tomedo Version 1.135 wird dies auch für Kettentermine möglich sein. Hierzu wurden die Checkboxen zur Auswahl in den Bereich der Suchergebnisse herübergezogen. So kann je Kettenglied entschieden werden, ob eine Übernachtung oder ein OP-Karteieintrag mit gebucht werden soll. Vorübergehend finden Sie für die definierte Suche die Checkboxen zusätzlich weiterhin an ihrer alten Position. Dort werden sie in einer späteren Version entfernt werden. Wird im Reiter "Kette" jetzt eine vordefinierte Kettensuche ausgewählt, dann ist nun im Bereich der Suchergebnisse schon vor Ausführung der Suche angezeigt für welche Kettenglieder standardmäßig eine Übernachtung bzw ein automatischer OP-Karteieintrag gesetzt ist 1. Vor Ausführung der Suche können Sie dies noch manuell verändern, falls gewünscht.

Ab tomedo® version v1.139 wird es bei möglicherweise mehreren verschiedenen OP-Karteieintragstypen außerdem möglich sein, bei Anwahl der Checkbox "OP-Eintrag" zu entscheiden, welcher der vorhandenen OP-Karteieintragstypen angelegt werden soll. Es kann dabei immer nur 1 OP-Eintrag pro Termin angelegt werden.
Ist nur 1 möglicher OP-Eintragstyp vorhanden wird automatisch dieser gewählt

 

Wird die Suche durchgeführt und es sind Übernachtungen für einzelne Kettenglieder oder für die gesamte Suche angewählt, dann beachtet die Suche die Gesamtanzahl der Betten, die unter dem Menüpunkt Admin > Praxisorganisation > Betten angelegt worden sind. Pro Tag können maximal so viele Übernachtungen angelegt werden wie Sie in Ihrer Bettenverwaltung zur Verfügung haben. Ist die Maximal-Anzahl erreicht und wäre deshalb an bestimmten Tagen kein Termin mehr buchbar, dann wird der Termin in den Suchergebnissen auch gar nicht mehr mit ausgegeben. Für Kettentermine, die mehrere Termine am gleichen Tag für denselben Patienten enthalten, wird dabei nur 1 Übernachtung gezählt.

Ist die Suche bereits ausgeführt worden, dann können Sie für die einzelnen Kettenglieder die Übernachtung nicht nochmals manuell an- oder abwählen, da dies einen Einfluss auf die ausgegebenen Suchergebnisse hat 2. Falls Sie etwas verändern möchten, müssen Sie deshalb über das Kreuz zunächst die Suche zurücksetzen 3, Ihre Übernachtung-Auswahl erneut vornehmen und die Suche neu ausführen.

Wird ein gefundener Termin bzw. eine Kette tatsächlich angelegt, dann erfolgt eine Prüfung auf die Bettenanzahl und Sie erhalten einen Hinweis, wie viele Betten vor der Buchung noch zur Verfügung waren. Ein angelegter Termin ist dann korrekt im Kalender sichtbar und hat im Termindetail-Popover die Checkbox für Übernachtung gesetzt.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass es in tomedo Version 1.135 noch nicht möglich ist, im Kalenderfenster über die visuelle Kettensuche Übernachtungen automatisch mit zu buchen. Dies wird erst in einer späteren Version möglich sein. Sie können dennoch eine Terminkette über die visuelle Suche anlegen und anschließend manuell im Termindetail-Popover eine Übernachtung anwählen.

Wenn Termine mit Übernachtungen bereits angelegt sind und Sie wollen diese anschließend im Kalenderfenster verschieben oder erneut über die Suche umsetzen, dann wird auch hier die Maximalanzahl der Betten berücksichtigt und Sie dürfen in Tage mit bereits voller Auslastung keine Termine mehr hineinschieben. Sie erhalten dann eine Hinweismeldung.

Wird ein Termin oder eine Terminkette über den Umsetzen-Button (erneute Terminsuche) verschoben, dann kann hier erneut entschieden werden, ob Übernachtungen an den Einzelterminen erhalten bleiben sollen oder nicht. Auch hier hat die Auswahl Einfluss auf die Suchergebnisse, da für Termin mit Übernachtung die Tage mit bereits voller Bettenauslastung nicht zur Buchung vorgeschlagen werden.

 

OP-Karteieinträge für Einzel- und Kettentermine

Wie bei Übernachtung wurde nun auch für OP-Karteieinträge die Checkbox in den Bereich der Suchergebnisse verlagert, sodass es auch hier je Kettenglied möglich ist zu entscheiden. Langfristig wird die Checkbox dann aus dem Bereich links entfernt werden.

Auch hier wird zunächst die Standardeinstellung beachtet, die Sie in Ihren definierten Terminsuchen (bzw damit auch in den einzelnen Kettengliedern) gesetzt haben. Dies wird bei Auswählen der Terminsuche bzw. Kettensuche im Terminsuchefenster zunächst vorausgewählt. Bevor Sie die Suche ausführen, können Sie die Auswahl nochmals händisch verändern, falls gewünscht.

Bitte beachten Sie, dass um einen OP-Karteieintrag anlegen zu können, in der Terminsuche ein Patient vorausgewählt sein muss.

Anders als bei Übernachtungen hat die OP-Karteieintrags-Auswahl keinen Einfluss auf die Suchergebnisse, da hier keine Maximalanzahl zu beachten ist. Sie können die Auswahl deshalb auch noch nach Ausführen der Suche manuell verändern.

Ist für mindestens einen gesuchten Termin ein OP-Karteieintrag angewählt, dann ist es in der Terminsuche möglich, den Termin einfach nur anzulegen oder auch gleich zur Kartei und direkt in den OP-Karteieintrag des Patienten zu springen. Die Verknüpfung zwischen dem angelegten Termin und dem OP-Eintrag ist automatisch gesetzt und man kann vom Eintrag zum Termin springen und umgekehrt. Termine mit anhängenden OP-Karteieinträgen können weiterhin verschoben werden. Bei Löschung eines solchen Termins erfolgt eine Abfrage, was mit dem anhängenden OP-Karteieintrag passieren soll. Sie können diesen mitlöschen oder ihn weiterhin in der Kartei des Patienten behalten und falls gewünscht über das Karteieintragspopover zu einer erneuten Terminsuche springen um einen Alternativtermin anzuhängen.

Wird ein Termin oder eine Terminkette mit enthaltenen verknüpften OP-Karteieinträgen über den 'Umsetzen'-Button (über erneute Terminsuche) verschoben, dann kann hier die Auswahl zum OP-Karteieintrag nicht nachträglich nochmal verändert werden, da die Verknüpfung bereits stattgefunden hatte und nicht nachträglich entfernt werden kann.

Urlaubs-/Feiertagskalender

Urlaubstage und Sperrtage können über die Urlaubsverwaltung (Admin → Kalender → Urlaubs- und Sperrtagsverwaltung) übersichtlich für jeden Kalender verwaltet werden. Urlaubstage können über den Knopf „Feiertage im KV-Bereich“ für das eingestellte Jahr übernommen werden. Dabei können Sie entweder einen spezifischen Kalender auswählen und auf "Feiertage im KV-Bereich" klicken, oder die Schaltfläche "Feiertage für alle Kalender im KV-Bereich" etwas weiter unten auswählen, um die Feiertage in alle vorhandenen Kalender einzutragen. Hier werden die entsprechenden Feiertage für Ihren KV-Bereich (tomedo®-weite Einstellung) gesetzt. Feiertage werden z.Zt. grün angezeigt. Sie haben natürlich die Möglichkeit, jeden einzelnen Tag anzuklicken. Dabei wird ein Sperrtag (rot) angelegt. Sollte der Tag schon ein Sperr- oder Urlaubstag sein, so wird der Tag wieder freigegeben.

Sollten Termine in einem Sperr- oder Urlaubstag liegen, so wird dieser auf der rechten Seite angezeigt. Durch Doppelklick auf den Termin springt man direkt in den Kalender zum Termin, um diesen evtl. zu verlegen. Dabei können Sie sich alle Termine, sowie nur vergangene oder nur zukünftige über die Schaltfläche unterhalb der Liste anzeigen lassen.

Sperr- und Feiertage werden als farbiger Tageshintergrund im Kalender angezeigt. Es besteht immer die Möglichkeit, einen Termin per Hand hineinzulegen, für die automatische Terminsuche sind diese Tage aber nicht relevant. Es wird also, selbst wenn für diesen Tag Ressourcen vergeben worden sind, an diesen Tagen nicht nach freien Terminen gesucht.

Kalenderlayout konfigurieren

Unter tomedo® → Einstellungen kann man über Praxis → Kalender das prinzipielle Aussehen des Kalenders anpassen. Einstellbar ist neben dem generellen Layout des Kalenders und der Termine, wie viele Tage die Arbeitswoche und wie viele Arbeitsstunden ein Tag hat, die Länge der angezeigten Termine, sowie welche Informationen zum Patienten/Termin angezeigt werden sollen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unbedingt die Tooltipps, die Ihnen beim Schweben der Maus über einem bestimmten Konfigurationseintrag zusätzliche Informationen geben.

Unter den Layout-Einstellungen lassen sich beispielsweise Schriftgrößen, Deckkraft und Mindesthöhen von Terminen im Kalenderfenster einstellen.

Die Rasterhöhe Terminverschieben (Min.) legt fest, in welchen Rasterschritten Termine im Kalenderfenster verschoben werden können. Ist hier bspw. 15 Minuten eingestellt so kann im Kalenderfenster ein Termin lediglich auf vollen Viertelstunden abgelegt werden. Die Einstellung greift nicht bei Verschieben durch Bearbeitung der Terminzeit im Termindetail-Popover, hier kann weiterhin der Termin minutengenau abgelegt werden.

Für die Terminsuche werden freie Bereiche zunächst so vorgeschlagen, dass eine optimale Zeitauslastung gegeben ist. D.h. beginnt ein freier Bereich um 09:36 so wird der vorgeschlagene Termin zunächst dort hineingelegt, auch wenn die Rastereinstellung dadurch verletzt ist. Wird der Termin jedoch im Terminsuchefenster nochmals manuell verschoben, so greift auch hier die Rastereinstellung zur Verschiebung. Der Termin springt dann automatisch auf den nächstmöglichen Rasterpunkt (hier bspw. 09:45).

Termine und Rechte

Für den Fall, dass Sie die Handhabung von Terminen im Kalender gerne je Nutzer oder je Arbeitsplatz einschränken möchten, haben Sie in tomedo® über die Rechteverwaltung die Möglichkeit, terminbezogene Berechtigungen zu vergeben.

Sie finden die Rechteverwaltung im tomedo® Menü Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung.

Hier können Sie bspw. festlegen, wer und an welchen Arbeitsplätzen man bestimmte Terminarten anlegen, verschieben und löschen oder wer vorhandene Terminlimits übergehen darf.
Klappen Sie hierzu bspw. zunächst den Punkt "Termintyp" auf und wählen Sie die gewünschte Terminart aus. Legen Sie anschließend über das "+"-Symbol ein neues Recht an. Falls gewünscht, können Sie sich dieses noch umbenennen. Sie können außerdem für eine Terminart auch mehrere Rechte vergeben. Wählen Sie anschließend im Menü rechts die Nutzer/Nutzergruppen oder Arbeitsplätze/Arbeitsplatzgruppen aus, für die das Recht vergeben werden soll.

Bitte beachten Sie, dass sie bei den Konfigurationen auch auswählen können "alle außer". So können Sie bei vielen vorhandenen Nutzern Zeit sparen, wenn Sie einfach nur einzelne Nutzer von bestimmten Möglichkeiten ausschließen möchten.

Als gedankliche Stütze finden Sie das jeweils vergebene Recht noch einmal ausformuliert unten links im Fenster. Nutzen Sie dies zur Überprüfung, ob Ihre Konfiguration korrekt ist.

Wenn nun ein nicht berechtigter Nutzer eingeloggt ist und im Kalender diese spezielle Handlung für diese Terminart vornehmen möchte, so wird dies blockiert und es erscheint eine entsprechende Meldung.

Hinweis: Ein Nutzer mit Admin-Rechten darf immer alles, auch wenn diesem nicht explizit ein Recht vergeben wurde und auch wenn dieser an einem nicht berechtigten Arbeitsplatz eingeloggt ist.

 

Ab tomedo® Version 1.140 finden Sie hier neue Möglichkeiten die manuelle Terminanlage/Terminverschiebung je Nutzer oder Arbeitsplatz einzuschränken.

Es kann jetzt festgelegt werden, wer/wo Termine parallel zu anderen Terminen, in Sperrtage, außerhalb jeglicher, oder außerhalb "passender" Ressourcen legen darf. Passend heißt hier, dass die Terminart per Doppelklick auf der Ressource angelegt wird oder die Ressource mit der Terminart verknüpft ist.

  • Das Anlegen per Doppelklick ist einstellbar unter Admin → Kalender → Ressourcen → "Terminart bei Doppelklick …"

  • Die Zuweisung einer Terminart zu einer Ressource ist unter Admin → Kalender → Terminarten → Verknüpfung mit Ressource einstellbar.

Wie bei den bereits bestehenden Rechten, erscheint eine Hinweis-Meldung wenn ein Nutzer eine Handlung an einem Arbeitsplatz durchführt, zu der er oder der Arbeitsplatz die Berechtigung nicht hat. Die jeweilige Aktion wird dann abgebrochen, bspw. werden Änderungen an der Terminzeit im Termindetail-Fenster (Verschiebung auf eine bereits belegte Position) nicht gespeichert und der Termin bleibt an der vorherigen unbelegten Position liegen.

Bitte beachten Sie, dass die definierte Terminsuche/Terminkettensuche hiervon unberührt ist, da sie von vornherein bereits keine freien Zeitblöcke anbietet, in denen bereits Termine liegen, die in Sperrtagen liegen oder für die keine Ressource vorhanden ist. Innerhalb des Terminsuchefensters wird jedoch trotzdem beachtet, wenn ein vorgeschlagener Termin händisch aus dem angezeigten Zeitblock herausgezogen und an eine nicht berechtigte Position geschoben wird, bspw. neben bereits vorhandene Termine.

Kalenderwochenansicht benutzen

Aufbau der Kalenderwochenansicht

Im Wochenansichtsfenster gibt es vier grundlegende Elemente:

  1. Hier kann man die Anzeigevarianten des Kalenders umstellen. Alle Checkboxen sind arbeitsplatzspezifisch und werden über den Neustart hinaus gespeichert. Dabei haben Sie mehrere Optionen:
    • "Woche": ändert die Ansicht zwischen ganzer Woche und nur einem Tag.
    • "Ressourcen": zeigt entsprechende Ressourcen im Hintergrund an oder blendet diese aus.
    • "Ein Kalender": lässt immer nur einen Kalender angehakt; somit kann man schnell zwischen einzelnen Kalendern hin und her wechseln.
    • "Kalenderfarbe": zeigt nicht die Farbe der Terminarten, sondern die des jeweiligen Kalenders, in welchem der Termin liegt.
    • "Spaltenweise": zeigt alle Kalender für einen Tag nebeneinander an.
    • "Fixierte Termine": verhindert das Verschieben von Terminen.
  2. Hier kann man den Tag und den Kalender auswählen. Die unten ausgewählte Terminart wird für neu anzulegende Termine genutzt.
  3. In der Tages-/Wochenübersicht sieht man die Termine und im Hintergrund die Ressourcen. Termine können per Drag&Drop verschoben werden, wobei die alte Position währenddessen sichtbar bleibt. Auch sieht man im verschobenen Termin bis zum Loslassen der Maustaste die Uhrzeit, auf die man den Termin legen würde. Neue Termine können durch Doppelklick auf die Uhrzeit oder durch das Ziehen des Terminart-Tokens aus Feld 2 erzeugt werden. Sind Ressourcen eingeblendet, so wird bei Doppelklick in eine Ressource die entsprechend verknüpfte Terminart genutzt (siehe "Ressourcen anlegen"). Termine können durch Herausziehen aus dem Fenster gelöscht werden. Dazu erscheint eine Wolke als Mauszeiger. Vor jedem Löschen wird aber noch einmal nachgefragt, ob die Aktion wirklich erfolgen soll.
  4. Hier kann man einen Termin mittels Termininfo oder Namen des Patienten suchen. Rechts kann man die für den Kalender und Tag angezeigten Termine über die Briefschreibung drucken. Die zugehörige Briefvorlage „Kalendertag“ kann hierbei noch angepasst werden, siehe Die Briefschreibung.

Neues Design der Kalenderwochenansicht

Ab tomedo® version 1.118 finden Sie den Kalender in neuem Design. Sie finden dabei weiterhin alle Elemente, die Ihnen bisher auch in der alten Ansicht zur Verfügung standen (ggf. an anderer Stelle) und haben zudem zusätzliche Funktionen zur Hand, die Ihnen das tägliche Arbeiten mit dem Kalender erleichtern können.

Die wichtigsten Verbesserungen/Veränderungen auf einen Blick:

  1. Die Datumsauswahl können Sie jetzt im oberen Teil des Fensters nutzen. So haben Sie alle wichtigen Funktionen zum Datum an einer Stelle (Datumsauswahl, Heute-Schaltfläche, Umschalt-Pfeile zum Springen zwischen, Tagen, Wochen, Quartalen).
  2. Ebenfalls im oberen Bereich finden Sie eine etwas präsentere Umschalt-Möglichkeit zwischen Tages- und Wochenansicht.
    • Tipps:
      • Im Wochen-Tabellen-Header finden Sie hinter dem Datum eine Angabe in Klammern, wie hier bspw. Montag 21.11. (2+0). Diese gibt Ihnen eine Schnellübersicht über die Anzahl der vorhandenen Termine vormittags + nachmittags. Die trennende Uhrzeit ist dabei 13:00. Diese ist fest vorgegeben.
      • Zoomfunktion: Wenn Sie mit der Maus über den Tabellen-Header oder über die Zeitleisten fahren ändert sich der Mauszeiger in ein Pfeil-Kreuz-Symbol. Wenn Sie jetzt die linke Maustaste gedrückt halten und die Maus hoch/runterziehen bzw. links/rechtsziehen können Sie im Kalenderfenster schnell herein- und herauszoomen.
  3. Die Auswahl der Terminart finden Sie jetzt ebenfalls oben links. Wie bereits in der alten Ansicht können Sie anschließend die in blau angezeigte Terminart per Drag&Drop in den Kalender ziehen oder den ausgewählten Termin per Doppelklick im Kalender anlegen.
  4. Die Auswahl der anzuzeigenden Kalender bzw. Kalenderfavoriten finden Sie jetzt unten links. Für beide Anzeige-Einstellungen haben Sie jeweils Filter zur Verfügung die Sie über die kleine Schaltfläche im Header jeweils einfach im jeweiligen Verwaltungsfenster definieren können. Sie haben weiterhin die Schaltflächen um schnell keine, alle, oder die jeweiligen Kalender des Nutzers anzuzeigen. Die Einstellung, dass ggf. nur 1 Kalender angezeigt bleiben soll, wurde jetzt sinnvoll in den Bereich zur Kalenderauswahl integriert.
  5. Einstellungen zur Anzeige befinden sich jetzt etwas dezenter im unteren Bereich des Kalenders.
  6. Sie haben in der neuen Kalenderansicht die Möglichkeit einen Patienten vorauszuwählen. Legen Sie anschließend einen Termin im Kalender an (durch Drag&Drop oder durch Doppelklick), dann ist dieser Patient sofort automatisch dem Termin zugeordnet. Ist in der Tagesliste ein bestimmter Patient angewählt und es wird anschließend der Kalender geöffnet, dann ist der ausgewählte Patient auch automatisch im Kalender vorausgewählt. Wie auch im Termindetail-Popover kann über das Minus der ausgewählte Patient entfernt werden. Hinweis: Sollten Sie die automatische Patientenvorauswahl nicht wünschen, können Sie die Funktion in den tomedo Einstellungen unter Arbeitsplatz > Kalender > Patientenvorauswahl aktivieren (nur neues Kalenderfenster) durch Entfernen des Häkchens in der Checkbox jederzeit deaktivieren.
  7. Sie finden in der neuen Kalenderansicht nun auch die visuelle Terminsuche. Hier kann ein bestehender Terminsuchefavorit bzw. Kettensuchefavorit ausgewählt und so optisch in der Wochenansicht nach Terminen gesucht werden.

Sollten Sie dennoch Schwierigkeiten haben, Funktionen zu finden oder vorübergehend Fehler feststellen, haben Sie weiterhin über die tomedo® Einstellungen die Möglichkeit, noch immer zur alten Kalenderansicht zurückzuschalten. Bitte beachten Sie, dass es dabei notwendig ist tomedo einmalig neuzustarten.

Visuelle Terminsuche

Sie finden die optische Terminsuche in der Kalenderansicht links. Hier kann ein bestehender Terminsuchefavorit bzw. Kettensuchefavorit ausgewählt werden 7. Führen Sie die Suche aus, dann werden freie Slots rechts in der Ansicht mit einem grünen Rahmen angezeigt. Innerhalb des grünen Rahmens können Termine dann per Doppelklick angelegt werden. Während die Suche aktiv ist können sämtliche andere Funktionen, bspw. Termine öffnen und verschieben, im Kalender nicht genutzt werden, sondern die Ansicht dient lediglich dem Anlegen eines Termins. Beenden Sie die Suche einfach über das Kreuz. Die visuelle Suche kann sowohl in der Wochen- als auch in der Tagesansicht durchgeführt werden.

Wird die visuelle Suche durchgeführt, aber in der aktuellen Ansicht ist kein freier Slot zur Verfügung, dann wird eine entsprechende Meldung angezeigt 8. Dies kann zum z.B. der Fall sein, wenn in der aktuell angewählten Woche keine freien Ressourcen zur Verfügung sind, der gesuchte Kalender gerade noch nicht angezeigt ist oder in der Ansicht ein Betriebsstättenfilter aktiv ist, der nicht die gesuchten Lokalitäten anzeigt. Achten Sie dazu auf die Hinweise im Abfrage-Popover und springen Sie mit Klick auf die entsprechenden Schaltflächen zu den nächstmöglichen Terminslots. Auch hier können Sie die Suche beenden, in dem Sie einfach die Abbrechen-Schaltfläche nutzen. Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick in die Kalenderansicht die Suche beenden.

Ab tomedo® Version 1.135 können auch Ihre vorkonfigurierten Terminkettensuchen in der visuellen Suche genutzt werden. Ist bereits ein Patient vorausgewählt bevor Sie die Suche durchführen, dann wird dieser für die gesamte Kette automatisch zugewiesen. Um die visuelle Kettensuche durchzuführen, wählen Sie hierzu im Auswahl-Dropdown den gewünschten Kettensuchefavoriten und klicken Sie auf "Suche durchführen"7.

Wie bei der Durchführung von Einzelterminsuchen erscheint ein Abfragefenster, falls keine Slots vorhanden sind bzw freie Slots gerade noch nicht in der Ansicht zu sehen sind und Sie können mit einem Klick zu den nächsten freien Slots hinspringen8.

Es öffnet sich bei der Kettensuche dann außerdem ein neues Popover-Fenster 9. In diesem können Sie die einzelnen Kettenglieder per Klick anwählen. Je Kettenglied werden dann die möglichen Terminslots rechts in der Ansicht als grün bzw. blau markierte Zeitblöcke angezeigt 10.

Um einen Termin auszuwählen machen Sie zum gewünschten Zeitpunkt in den angezeigten grünen bzw. blauen Slots einen Doppelklick. Der gesetzte Termin wird dann mit der Kettenglied-Nummer angezeigt 11. Die gewählte Position wird im Kettenpopover hinzugefügt. Bereits gewählte Terminpositionen können mit erneutem Doppelklick auf den Termin in der Ansicht oder durch Klick auf das Kreuzchen im Ketten-Popover wieder abgewählt werden 12.

Hinweis: Ist in Ihrer Suche definiert, dass die Suche Ergebnisse in mindestens 2 Kalendern gleichzeitig haben muss ('und'-verknüpft, beispielsweise müssen zwingend ArztA UND ArztB zum Termin anwesend sein), dann müssen Sie in der spaltenweisen Anzeige ggf. in der Ansicht auf beide notwendigen Kalender den Doppelklick machen um zu bestätigen, dass der Termin in beiden Kalendern gesetzt sein soll 13. Ist die nicht-spaltenweise Ansicht aktiv dann wird der Termin automatisch in die notwendigen/möglichen Kalender gelegt.

Wählen Sie jedes Kettenglied im Ketten-Popover an und setzen sie per Doppelklick für jedes Kettenglied einen Termin in der Ansicht. Ist für jedes Glied ein Termin gewählt worden, dann wird die Kette automatisch angelegt und es öffnet sich das Termindetail-Popover des ersten Kettentermins. Sie können dann weitere Einstellungen für die Termine vornehmen wie bspw. Infos hinzufügen etc.

Eine visuelle Kettensuche komplett abbrechen können Sie in der linken Seite des Kalenders über das Kreuz-Symbol, dort von wo aus Sie die Suche auch gestartet haben. Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick in die Kalenderansicht die Suche beenden.

Achtung: In den in der Kette enthaltenen Suchen können in der Terminsucheverwaltung ggf. Standardeinstellungen zu Übernachtung und OP-Karteieintrag gesetzt sein (sollen automatisch bei Terminanlage mit angelegt werden). In Version 1.135 werden diese für die visuelle Kettensuche noch nicht beachtet, d.h. Übernachtung und OP-Karteieintrag werden bei der Terminanlage noch nicht automatisch mit angelegt sondern müssen nach Terminanlage manuell in den Terminen gesetzt werden, falls dies gewünscht ist. Das automatische Anlegen wird erst in einer späteren tomedo® Version möglich sein.

Termindetails

Klickt man auf einen Termin, so öffnet sich ein Popover, in dem alle Informationen zu diesem Termin aufgelistet und editierbar sind. Neben den offensichtlichen gibt es noch folgende Möglichkeiten:

  1. Hier wird der Patient zum Termin ausgewählt. Durch Klick auf „—“ kann diese Verbindung wieder gelöst werden, woraufhin man ein Patientensuchfeld sieht und entsprechend einen anderen Patienten suchen kann.
  2. Diese Symbole geben eine schnelle Verbindung zu Patientendetails, Kartei, Terminen des Patienten oder die Möglichkeit, den Patienten zur Tagesliste hinzuzufügen.
  3. An dieser Stelle kann eingestellt werden, ob es sich um einen Termin mit Wiederholung handelt. Diese kann täglich, wöchentlich, sowie alle 2, 3, 4, 6 oder 8 Wochen stattfinden. Außerdem können Sie ein Ende der Wiederholung ansetzen.
  4. Wenn man einen gesonderten und detaillierteren OP-Plan benötigt, so kann man zu einem Termin auch einen OP-Karteieintrag anlegen, welcher dann mehr Informationen beinhalten kann. Hier kann man so einen Karteieintrag erstellen und mit dem Termin verknüpfen. Genauere Information und Diskussionen stehen im Forum.
  5. Hier sieht man Informationen des Patienten, die nicht editierbar sind und aus den Patienteninformationen kopiert werden. Diese Informationen können über den Laden-Knopf aktualisiert werden.
  6. Ein Termin kann auch in mehreren Kalendern liegen. Hier wären diese aufgelistet, wobei durch Klicken auf den Pfeil (>) links die Möglichkeit angezeigt wird, den Termin zu anderen Kalendern hinzuzufügen. Außerdem können weitere Termine angesehen werden, sowie verknüpfte Aufgaben.

    Termindetails in neuem Design

    Mit der tomedo®-Version v1.112 sind die Terminpopover standardmäßig auf ein neues Design umgestellt. Hier ergeben sich einige neue Funktionen und Konfigurierungsmöglichkeiten. Alle Details, Verbesserungen und Neuerungen sind im Screenshot unten gekennzeichnet:

    1. Ob Vor-Ort-Termine, Online-Termine oder TSVG – die Bedienoberfläche Ihrer Termine ist jetzt immer einheitlich. Erstellt man einen Termin neu, dann können sofort alle Daten eingetragen werden, auch wenn noch kein Patient zugeordnet ist. Erstellt man anschließend aus dem Popover heraus einen neuen Patienten, werden alle Einträge in die Patientendetails übernommen.
    2. Angezeigte Felder und deren Reihenfolge sind jetzt pro Nutzer konfigurierbar. Klicken Sie hierzu auf das Einstellungen-Symbol im Terminpopover. Es öffnet sich das Konfigurierungspopover. In diesem können Sie wählen, welche Felder Sie ein- und ausblenden möchten. Per Drag&Drop können Sie die Reihenfolge der Felder hier verändern. Die Konfigurierung, die Sie vornehmen, ist nutzerspezifisch und bleibt für alle Arten von Terminen für diesen Nutzer erhalten.
    3. Falls Sie nicht für jeden Nutzer einzeln eine Konfiguration der Popover vornehmen möchten, haben Sie (als Nutzer mit Admin-Rechten) die Möglichkeit, Konfigurationen von einem Nutzer auf andere Nutzer zu übertragen. Die Bearbeitung können Sie durch Nutzerrechte einschränken.
    4. Patientenmarker können jetzt in den Termindetails angezeigt werden. Dies ist nur möglich, wenn ein in tomedo® vorhandener Patient zugeordnet ist. Die Marker können dabei auch im Terminpopover hinzugefügt oder entfernt werden und synchronisieren sich mit den Patientendetails.
    5. Adressdaten von Patienten können bei Bedarf in den Termindetails angezeigt werden. Auch hier können die Daten bereits eingetragen werden, wenn noch kein Patient zugeordnet ist. Neupatientendaten schreiben Sie einfach direkt in neue Termine, wenn noch kein Kartei-Patient zugeordnet ist – beispielsweise beim Telefonat mit Neupatienten. Wird aus dem Termin heraus ein neuer Patient angelegt, werden die Daten in die Patientendetails übernommen werden. Dies kann bspw auch bei Terminbuchungen über den Onlineterminkalender der Fall sein.
    6. Die Anzeige der Telefonnummern wurde überarbeitet. Es können jetzt mehrere Telefonnummern als Auswahlmenü angezeigt und jeweils einzeln angewählt werden. Ist noch kein Patient zugeordnet, können die Telefonnummern hier hinzugefügt und bearbeitet werden. Beim Anlegen eines Patienten werden die Nummern einzeln in die Patientendetails übertragen. Nach Patientenzuordnung sind die Nummern im Terminpopover nicht mehr bearbeitbar.
    7. Die Nachrichtenfunktion steht Ihnen jetzt auch in den Termindetails zur Verfügung.
    8. Sie haben außerdem die Möglichkeit die Terminhistorie aufzurufen.
    9. Die Kalender, in die der Termin eingetragen werden soll, können jetzt auch gefiltert werden, um gewünschte Kalender schneller zu finden.
    10. Auch hier werden weitere Termine korrekt aufgelistet, Kettentermine sind auch als solche gekennzeichnet. Markiert man einen Kettentermin, dann werden die dazugehörigen Kettenglieder farblich gekennzeichnet. Für die Blöcke rechts im Terminpopover ist es jetzt außerdem nicht mehr nötig einzeln händisch ein- und auszuklappen, sondern die Anzeige passt sich automatisch an, sobald in einem Bereich Einträge vorhanden sind, sodass alles optimal sichtbar ist.
    11. Die neu hinzugekommene rechte Spalte lässt sich ein- und klappen. Der zuletzt gewählte Zustand bleibt für den jeweiligen Nutzer dann erhalten.
    12. Beim Verschieben von Terminen springt die Ansicht jetzt mit zum neuen Termin und zeigt ggf. auch neue Kalender an.

    Vorerst haben Sie weiterhin die Möglichkeit auf das alte Design der Termindetails zurückzusetzen, falls Sie dies wünschen. Dies können Sie unter tomedo® → Einstellungen → Arbeitsplatz → Kalender  Alte Terminpopover verwenden vornehmen. 

    Tipps:

    • Ab tomedo® Version 1.114 kann das Termindetail-Fenster (neues Design) jetzt durch das Ziehen an der Kopfleiste abgelöst werden. In diesem Zustand schließen sich die Termin-Popover nicht, wenn man sie verlässt. So ist es zum Beispiel möglich, die Patientendetails oder die Kartei parallel zu bearbeiten oder mehrere Termine parallel zu öffnen.
    • Bisher konnten Sie einfache Termine lediglich über die Terminübersicht des Patienten umsetzen. Für Kettentermine gab es im Termindetail-Popover ebenfalls den 'Umsetzen'-Button. Ab tomedo® Version 1.136 finden Sie diesen im Termindetail-Popover jetzt auch für Nicht-Ketten-Termine. Im Gegensatz zum normalen Verschieben über Drag&Drop im Kalender öffnet man durch den 'Umsetzen'-Button das Terminsuche-Fenster und kann die Suche neu ausführen, um den Termin an eine freie Position zu verschieben. 
    • Über das Einstellungsrädchen (oben rechts im Termindetail-Popover) kann man in neueren tomedo® Versionen nun auch die Schwangerschaftswoche eines Patienten anzeigen lassen (W+T), die auf den Zeitpunkt des Termins berechnet ist.
    • Ab tomedo® Version 1.143 können Sie im Termindetail-Popover den Erstbehandler des Patienten anzeigen lassen, zusätzlich zu den Behandlern die für den Termin relevant sind. Blenden Sie dafür die Erstbehandler-Zeile über die Popover-Einstellungen ein.

    Aktionsketten aus Termindetail-Popover starten

    Ab tomedo® Version 1.139 können Sie in der Aktionskettenverwaltung (Menü Admin > Aktionsketten > Aktionsketten) über die Checkbox "zur Auswahl im Terminpopover" je Aktionskette freigeben, dass diese auch aus Terminen heraus gestartet werden kann. 

    Im Termindetail-Popover bekommen Sie dadurch in der mittleren Symbolleiste ein zusätzliches Symbol für Aktionsketten angezeigt. Ist dieses in Ihrem Popover nicht zu sehen, können Sie über das Rädchen oben rechts im Popover die Anzeige konfigurieren und es einblenden. Sie können dort auch die Symbole durch Ziehen mit der Maus umsortieren.

    Ist das Symbol im Popover angezeigt, können Sie die Aktionskette nun über Klick einfach starten. Haben Sie mehrere Aktionsketten zur Anzeige im Temrinpopover freigeschaltet, dann erfolgt bei Klick zunächst noch eine Abfrage, welche der Aktionsketten ausgeführt werden soll.

    Behandler im Termindetail-Popover und Übernahme in den Besuch

    Im Termindetail-Popover finden Sie ein Token-Eingabefeld, in dem Sie den oder die Behandler für den Termin eintragen können. Sollte die Zeile bei Ihnen nicht zu sehen sein, haben Sie über das Rädchen-Symbol oben rechts im Termin-Popover die Möglichkeit, die Zeile einzublenden. Durch ziehen mit der Maus können Sie dort auch die Elemente, die im Popover zu sehen sind, umsortieren. Sie können das Behandler-Token-Feld, falls gewünscht, händisch befüllen, indem Sie, wie Sie es auch aus dem Besuch in den Patientendetails kennen, das Kürzel eines Nutzers eintragen und Enter drücken.

    Ab tomedo® Version 1.139 können hier, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, automatisch bereits Kalenderbesitzer voreingetragen sein. Diese sind zunächst als grauer Text (voraussichtliche Behandler) angezeigt, solange sie nicht manuell überschrieben werden oder ein Besuch angelegt wird. Erst dann werden sie zu einem Token (farbiges Element). Wenn dem Termin noch kein Patient zugewiesen ist werden automatisch erstmal nur die Kalenderbesitzer beachtet.

    Wird ein Patient zugewiesen updatet sich das Feld und es werden die Behandler so eingetragen, wie Sie in den tomedo Einstellungen vorgegeben haben (Möglichkeiten siehe unten beschrieben). Die Behandler sind dann vorläufig im Termin so gesetzt, wie Sie sich bei Besuchsanlage für den Patienten ergeben würden.

    Bei Änderungen an gewählten Kalendern würde sich in diesem Status automatisch das Behandlerfeld updaten und ggf. den Behandler wechseln. 

    Manuelle Änderung der Behandler

    Sie können aber in dem Tokenfeld auch manuell Änderungen vornehmen. Achtung: Sobald einmal händisch Änderungen an dem Feld vorgenommen wurden, werden diese nicht mehr automatisch überschrieben, d.h. bspw. Änderungen an den gewählten Kalendern hätten dann keine Auswirkungen mehr und Kalenderbesitzer würden nicht mehr automatisch eingetragen.

    Anzeige in der Terminübersicht

    In der Terminübersicht des Patienten haben Sie ab tomedo® Version 1.139 außerdem eine weitere Tabellenspalte, die Ihnen die Behandler zu allen Terminen des Patienten anzeigt. Diese entspricht immer der Anzeige der Behandler im Termin, d.h. wird für den Termin ein Besuch angelegt und im Besuch selbst werden die Behandler manuell geändert (bspw. in der Tagesliste), dann wird diese Änderung nicht mehr zurück in den Termin übertragen und dementsprechend auch nicht in die Terminübersicht des Patienten.

    Da auch für Behandler ein Briefkommando existiert, können Sie die Behandler beim Drucken der Terminliste mit ausgeben, falls gewünscht. Fügen Sie dazu das Briefkommando in Ihr Formular "Terminliste" bzw. das Tabellenkommando in ihre Briefvorlage "Patiententermine" ein.

    Informationsübernahme bei Besuchsanlage

    Sie können bei Besuchsanlage automatisch die Eingabe aus dem Termindetail-Popover in den angelegten Besuch übernehmen (Achtung: Der Termin muss dazu am selben Tag sein wie der Besuch). Ist ein Besuch einmal angelegt, so wird im Termindetail-Popover automatisch das "war da"-Häkchen gesetzt. Das Behandlerfeld ist danach nicht mehr bearbeitbar (grau eingefärbt). Änderungen, die danach in der Tagesliste oder in den Patientendetails am Besuch erfolgen werden dann nicht automatisch in den Termin übertragen.

    Zur Übernahme der Termin-Informationen in den Besuch finden Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Wählen Sie hier die Kombination, die für Ihren Praxisalltag den meisten Nutzen bringt:

    In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges → Behandler automatisch setzen finden Sie die Einstellungen zur gewünschten Logik bei Besuchsanlage, die auch unabhängig von ggf. angelegten Terminen genutzt wird. Im Aufklapp-Menü finden Sie verschiedene Möglichkeiten welcher Behandler schon automatisch voreingetragen werden soll. Sie haben trotzdem die Möglichkeit jederzeit die Behandler auch noch manuell in der Tagesliste oder im Besuch in den Patientendetails händisch zu verändern.

    In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender → Informationsübernahme bei Besuchsanlage haben Sie ein weiteres Menü. Hier können Sie einstellen, wie sich bereits vorhandene Termine für den Patienten für diesen Tag auf die Besuchsanlage auswirken sollen.

    Ab tomedo® Version 1.140 werden Sie eine neue Möglichkeit der Einstellungen für die Behandler-Übernahme finden. Stellen Sie unter tomedo® Einstellungen Reiter Praxis → Sonstiges auf die neue Variante um, haben Sie nun zum einen alle Einstellungen dazu an einem Ort und nicht mehr verteilt auf verschiedene Reiter (Praxis → Kalender und Praxis → Sonstiges) und zum anderen haben Sie dadurch weitere Möglichkeiten zur Einstellung zur Verfügung. Sie können in der neuen Variante bspw. wählen, dass nur Vertragsärzte/Leistungserbringer beachtet werden sollen und auch entscheiden, welcher der Behandler als Hauptbehandler gesetzt werden soll, für den Fall, dass mehrere Behandler für einen Termin eingetragen sind. Standardmäßig bleibt die Einstellung auf die alte Variante gesetzt und Sie können selbst entscheiden, ob Sie die neue Variante nutzen möchten.

    Sortierung bei mehreren Behandlern

    Sind für einen Termin durch Ihre Einstellung mehrere Behandler eingetragen (bspw. manuelle Behandler, Kalendernutzer, zusätzliche Behandler), so folgt die Sortierung im Termin folgenden Regeln:

    1. manuell gesetzte Behandler (zuerst je Termin und bei mehreren Terminen am heutigen Tag Termine untereinander zeitlich sortiert)

    2. automatisch berechnete Behandler/Kalendernutzer nach Leistungserbringer-Status (Leistungserbringer  Arzt  Nicht-Arzt und diese innerhalb jeder Kategorie alphabetisch sortiert)

    3. danach zusätzliche Behandler (siehe tomedo® Einstellungen Praxis → Sonstiges)

    Achtung:

    neue Variante:

    Ist in den Einstellungen jedoch etwas anderes definiert, bspw. Hauptbehandler = Arzt der Erstaufnahme, dann wird dieser in der Sortierung ganz nach vorn gesetzt und erst danach folgen die manuell gesetzten Behandler.

    alte Variante:

    Wenn in den Einstellungen “Kalenderbesitzer + letzter Behandler” gewählt ist, dann wird weiterhin wie bisher der letzte Behandler vor die Kalendernutzer sortiert.
    Wenn aber nur “Kalenderbesitzer” gewählt ist, dann wird der letzte Behandler nun nach hinten sortiert. Vorher wurde dieser einfach weggelassen. Er bleibt jetzt von den anderen getrennt erhalten und überschreibt auch nicht den Hauptbehandler.

     

    Wiederholungstermine

    Im Termindetails-Popover kann durch Konfiguration (Rädchen-Symbol oben rechts im Popover) der Bereich "Wiederholung" angezeigt werden. Auf diese Weise können für Termine Wiederholungsserien angelegt werden, die den Termin in bestimmten Abständen in gewünschter Anzahl im Kalender vervielfältigen. Die Daten im Termin (zugewiesener Patient, Neupatientendaten, Infos, Terminzeit, Terminart, etc.) werden dabei auf alle Folgetermine übertragen.

    Im Bereich "Wiederholung" im Terminpopover kann man hierzu zunächst festlegen, in welchen Abständen der Termin wiederholt werden soll. Beim Intervall können Sie dazu aus den vorgegebenen Zeiträumen wählen.

    Sie können aber auch individuelle Werte eintragen und dabei die Schnelleingabe-Möglichkeiten nutzen. Hier ein paar Beispiele, wie Werte eingetragen werden können.:

    • t → wird als "täglich" eingetragen
    • 2-täglich → wird als "2-täglich" erkannt und genauso übernommen
    • 2-t → wird als "2-täglich" erkannt
    • 2t → wird als "2-täglich" erkannt
    • 2tgl → wird als "2-täglich" erkannt
    • w → wird als "wöchentlich" eingetragen
    • 5w → wird als "5-wöchentlich" erkannt
    • m → wird als monatlich erkannt und als "30-täglich" eingetragen
    • 3m → wird als 3-monatlich erkannt und als "90-täglich" eingetragen
    • invalide Werte → werden automatisch auf "täglich" gesetzt

    Weiterhin muss nach Eingabe des Intervalls der Endzeitpunkt der Serie festgelegt werden. Aus beiden Eingaben errechnet sich dann automatisch die Anzahl der Folgetermine. Sie können alternativ auch nur Intervall und Anzahl der Folgetermine angeben. In diesem Fall errechnet sich automatisch das Ende der Serie. Um die Wiederholungsserie zu erstellen, klicken Sie den "Anlegen"-Button. Die Termine erscheinen nun in der Kalenderansicht. Wird beim Anlegen der Folgetermine einer der Termine an einem bestimmten Tag in einen Bereich eingetragen, in dem bereits ein anderer Termin liegt, so wird für die Kollision eine Warnung angezeigt. Der jeweilige Termin wird aber trotzdem angelegt.

    Sie können, wenn einmal angelegt, die Angaben für die Wiederholungsserie nochmals verändern. Bitte beachten Sie, dass Sie dazu den "Ändern"-Button betätigen müssen. Das Schließen des Termindetails-Popovers allein speichert sonst die Änderung nicht.

    Wenn Sie einen Termin der Serie bearbeiten oder verschieben (Ersttermin oder Folgetermin), so erfolgt immer eine Abfrage, wie Sie mit den Folgeterminen ab diesem Termin umgehen möchten. Sie können zum einen nur diesen einen Termin verschieben und ihn dadurch aus der Serie herauslösen. Die Serie bleibt dann ohne diesen Termin weiterhin erhalten und kann weiter als Serie bearbeitet werden.

    Zum anderen haben Sie auch die Möglichkeit alle Folgetermine ab diesem gewählten Termin ebenfalls zu verändern/verschieben. Die Serie wird dann an dieser Stelle aufgebrochen: Alle vorherigen Termine bleiben eine eigene Serie und behalten ihre bisherigen Daten und Position und alle Folgetermine ab dem bearbeiteten Termin bilden eine neue Serie.

    Auch beim Löschen können Sie entscheiden ob Sie nur diesen einen Termin löschen möchten oder auch alle Folgetermine. Ist den Terminen ein Patient zugewiesen kann auch, falls gewünscht, für alle Termine der Serie ein Lösch-Karteieintrag angelegt werden.

    Bitte beachten Sie:

    • Für manche Arten von Terminen ist es nicht möglich Wiederholungsserien anzulegen, wie zum Beispiel für Onlinetermine und Kettentermine.
    • Wenn Sie Terminerinnerungen eingestellt haben, die an die jeweiligen Patienten versendet werden sollen, dann haben Sie im Normalfall die Möglichkeit bei Verschieben eines Termins, für den bereits eine Terminerinnerung versendet wurde, diese zurückzusetzen und erneut zu versenden. Bei Wiederholungsterminen ist dies momentan noch nicht möglich.
    • Das Verschieben und Kopieren von Teilterminen einer Wiederholungsserie per Rechtsklick im Kalender ist ab tomedo® Version 1.144 möglich.

    Terminanlage für Neupatienten

    Wenn ein Neupatient anruft und einen Termin vereinbart, können Sie direkt in den Termindetails die wichtigsten Informationen über diesen Patienten hinterlegen. In den tomedo® Einstellungen können Sie für diesen Fall unter Praxis → Kalender → Termin für Neupatienten festlegen, ob bei Terminanlage direkt ein neuer Patient angelegt werden soll oder nur die Kontaktdaten für den Termin hinterlegt werden. Als dritte Möglichkeit können Sie auch einstellen, dass bei jedem Neupatienten nachgefragt wird, welche der Optionen Sie jeweils wählen wollen.

    Wenn Sie sich für die Option „Kontaktdaten für Termin hinterlegen“ entschieden haben, können Sie direkt bei der Terminanlage durch Klicken der Schaltfläche 1 die wichtigsten Stammdaten des Patienten 2 hinterlegen. Wenn dann erstmals die Karte des Neupatienten gesteckt wird, können Sie die bereits erhobenen Patientendaten direkt in die Kartei übernehmen. Bei vorhandener E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer können Sie die zugehörigen Kommunikationswege 3 auch sofort nutzen. Durch Setzen des Hakens der Checkbox 4 können Sie dem Neupatienten bereits Terminerinnerungen schicken.

    Falls Sie in den tomedo® Einstellungen die Auswahl "Neuen Patienten anlegen" angeklickt haben, kommen Sie über die Schaltfläche 1 stattdessen zu einem neuen Eintrag für die Patientendetails. Wenn Sie Admin-Rechte haben, können Sie auch an dieser Stelle auswählen, ob die aktuelle Entscheidung für zukünftige Neupatienten-Termine gespeichert werden soll. Danach können Sie, je nach gewählter Option, entsprechend die Kontaktdaten für den Termin hinterlegen oder einen neuen Patienten anlegen. Bei der ausgewählten Option "Nachfragen" erscheint bei Anklicken der Schaltfläche das folgende Fenster:

    Terminsuche benutzen

    Die automatische Terminsuche ist ein Kernelement von tomedo®. Um diese benutzen zu können, muss man die entsprechenden Ressourcen vorbereitet haben. Sobald dies der Fall ist, können Sie das Suchfenster für einen neuen Termin über mehrere Wege erreichen. Zum einen können Sie über Aktion → Neuer Termin (ohne Patient) die Terminsuche öffnen. Außerdem besteht die Möglichkeit, von der Tagesliste, der Kartei oder den Patientendetails aus über die Schaltfläche "Neu" in das Suchfenster zu gelangen. In diesem Fall ist der entsprechende Patient bereits im Suchfenster hinterlegt, kann aber über die "–"-Schaltfläche neben seinem Namen auch wieder entfernt werden.

    Das Suchfenster besteht aus vier Bereichen:

    1. Über die Patientensuche können Sie direkt den Patienten auswählen, für den der Termin angelegt werden soll. Wenn ein Patient ausgewählt ist, erscheinen automatisch im Bereich "Termine des Patienten" 3 alle weiteren Termine, die dieser Patient bereits für die Zukunft vereinbart hat.
    2. Hier können Sie zwischen einer einzelnen Terminsuche ("Einzel"), einer vordefinierten Terminsuche ("Definiert") und einer verketteten Terminsuche ("Kette") wählen. Die zweite und dritte Option muss vollständig durch Sie vorkonfiguriert sein, damit Sie diese nutzen können. Alle drei Optionen sind ähnlich aufgebaut und suche immer nach einer freien Zeit, in die die ausgewählte Terminart passt. Es wird nur in den aktiven Kalendern und Ressourcen für die entsprechende Zeitspanne gesucht. Um die Suche zu starten, klicken Sie auf "Freie Termine Suchen". Haben Sie für die Einzelsuche bereits manuell einen bestimmten Suchzeitraum gesetzt (abweichend vom Standard), so bleibt dieser ab tomedo® Version 1.144 nun auch nach Umschalten zwischen den Reitern (Einzel, Definiert und Kette) erhalten und wird nicht immer wieder automatisch zurückgesetzt.
    3. Dies ist die Ergebnisliste. Hier erhalten Sie keine konkreten Terminvorschläge, sondern Zeitspannen, in welche ein Termin mindestens einmal hineinpasst. Das Datum, die Uhrzeit und der Kalender werden angezeigt. Im Falle von Kettenterminen haben Sie hier mehrere Ergebnislisten, jeweils eine pro Kettentermin. Im unteren Bereich kann die Ergebnisliste nach Wochentagen oder Zeiten (z.B. >10:00 oder <8:00) gefiltert werden. Durch Anklicken eines Resultates wird der Kalender mit Terminen und freien Slots auf der rechten Seite des Fensters 4 angezeigt. Sie können dabei jederzeit zu einem anderen Resultat wechseln.
    4. Hier werden in Gelb die Bereiche angezeigt, in die der entsprechende Termin hineinpasst. Der Termin wird immer an den Beginn des Bereiches gesetzt, der Terminvorschlag kann aber mittels Drag&Drop in der Zeit verschoben werden, auch außerhalb des gelben Bereiches. Hierdurch kann es zu Termin-Überschneidungen kommen, was in manchen Situationen recht hilfreich ist. Durch Doppelklicken auf den Terminvorschlag erscheint ein zusätzliches Fenster, in welchem man Termininformationen angeben kann.
    5. Gleich daneben sieht man die derzeit im Kalender bereits vergebenen Termine sowie die farbig markierten Ressourcen.
    6. Über die Kalender-Schaltfläche erreichen Sie direkt den Kalender. Erst durch Drücken des Knopfes "Anlegen" (oder "Anlegen & Kalender", um den Kalender nach Bestätigung des Termins direkt aufzurufen) wird der Termin bestätigt. Bis dahin ist der Termin nicht vergeben.

    Terminübersicht des Patienten benutzen

    Durch Drücken des Knopfes „Termine“  oben rechts in den Fenstern Tagesliste, Patientendetails und Kartei (Shortcut: ⌃Ctrl + ⌘Cmd + T) erhalten Sie eine Übersicht aller anstehenden Termine des aktuellen Patienten. Diese Liste können Sie über den Drucken-Knopf ausdrucken. Die Vorlage hierfür ist eine ganz normale Briefvorlage namens „Patiententermine“, die wie andere Briefvorlagen auch editiert werden kann (siehe: Die Briefschreibung). Eine weitere Möglichkeit bietet das Custom-Formular "Terminliste". Dieses können Sie über das Menü Admin → Formulare → Suche nach "Terminliste" → CustomFormular → Editieren selbst konfigurieren. Verwenden Sie auch hier die Ihnen zur Verfügung stehenden Terminkommandos. Durch Markieren einer oder mehrerer Termine in der Terminübersicht des Patienten können Sie festlegen, welche Termine Sie gerne drucken möchten. Bitte beachten Sie, dass hierzu in Ihren Vorlagen auch die korrekten Kommandos gesetzt sind ("selektierterTermin" vs. "selektierteTermineListe").

    Sie können die Ergebnisse der Tabelle wie in anderen Tabellen in tomedo® ebenfalls über den Tabellenkopf sortieren und filtern. Ein weiterer Filter rechts neben der Tabelle ermöglicht es Ihnen, alle Termine des Patienten (inklusive vergangene und gelöschte Termine) anzuzeigen.

    Sie finden in der Tabelle über die Spalte "Kette" Infomationen welche der Termine zu einer Kette gehören und um das wievielte Kettenglied es sich dabei handelt.

    Tipps:

    • Sie können durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf die Spalte "Behandler" anzeigen und den/die Behandler auch über Briefkommando in Ihre Vorlagen integrieren, um Sie so dem Patienten mit auszudrucken, falls gewünscht.
    • Ab tomedo® Version 1.143 kann durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf die Schwangerschaftswoche eines Patienten angezeigt werden, die zum jeweiligen Termintag errechnet ist.

    Termine löschen

    Es gibt in tomedo verschiedene Wege Termine zu löschen.

    • durch Herausziehen des Termins aus der Kalenderaussicht per Drag&Drop
    • durch Klick auf "Löschen" innerhalb der Termindetails
    • durch Markieren eines oder mehrerer Termine in der Terminübersicht eines Patienten und Klick auf Minus

    Wird ein Termin gelöscht, erscheint der Terminlöschungsdialog. Hier muss nochmals bestätigt werden, bevor ein Termin endgültig gelöscht ist. Sie können hierbei entweder festlegen, dass ein Termin ohne weitere Angaben gelöscht werden darf oder dass ein Löschungsgrund zwingend angegeben werden muss.

    Löschungsgründe

    Im Löschungsdialog kann eine Begründung für die Löschung des Termins eingegeben werden. Löschungsgründe können dabei bei jeder Löschung manuell eingetragen werden, falls gewünscht. Um die Löschung effizienter zu gestalten, haben Sie jedoch auch die Möglichkeit über die Löschungsgrund-Verwaltung (Menü admin > Kalender > Löschungsgründe) eine Liste von Löschungsgründen anzulegen.

    In der Löschungsgrundverwaltung können Sie dabei die Auswählbarkeit von Löschungsgründen für einzelnde Terminarten definieren. Default sind angelegte Löschungsgründe zunächst für alle Terminarten sichtbar. Sie können hier wählen zwischen "Für ausgewählte Terminarten verstecken" (für alle ausgewählten wird der Löschungsgrund versteckt, für alle anderen wird er angezeigt) und "Für ausgewählte Terminarten anzeigen" (für alle ausgewählten wird er angezeigt, für alle andern wird er versteckt). 

    Im Beispiel (siehe unten) soll Löschungsgrund1 nur bei Löschung von TerminArt1 ausgeblendet werden, Löschungsgrund2 dagegen soll nur bei Löschung von TerminArt2 angezeigt werden, bei allen anderen nicht.

    Alle hier angelegten Löschungsgründe werden anschließend im Löschungsdialog eines Termins wie eingestellt angezeigt und können ausgewählt werden. Wie im Beispiel konfiguriert bekommt TerminArt1 (links) bei Löschung den Löschungsgrund1 nicht angezeigt, da ausgenommen und Löschungsgrund2 ebenfalls nicht, da diese nur für TerminArt2 angezeigt sein soll.

    Bei Löschung eines Termins der TerminArt2 (rechts) werden korrekt alle Löschungsgründe angezeigt.

    Ist einem Termin ein Patient zugewiesen, dann haben Sie im Löschdialog zusätzlich die Möglichkeit in der Kartei dieses Patienten einen Karteieintrag zur Terminlöschung zu erstellen. Um Einstellungen für diesen Kartieeintrag vorzunehmen gehen Sie bitte in die tomedo Einstellungen > Praxis > Kalender.

    Im angelegten Karteieintrag kann ebenfalls der Löschungsgrund mit angezeigt werden.

    In der Terminübersicht eines Patienten ist es möglich, sich gelöschte Termine anzeigen zu lassen. An diesen wird der gewählte Löschungsgrund ebenfalls entsprechend angezeigt.

    Terminlöschung Konfiguration

    In den tomedo Einstellungen können für die Terminlöschung Konfigurationen vorgenommen werden. Zum einen kann hier eingestellt werden, dass die Eingabe/Auswahl eines Löschgrundes zur Terminlöschung erzwungen wird, zum anderen kann man hier ebenfalls festlegen, ob bei der Löschung zusätzlich ein Kartieieintrag in der Kartei des Patienten angelegt werden soll. Sie können hier bestehende Karteieeintragstypen verwenden oder in der Karteieeintragstypen-Verwaltug, wenn gewünscht, einen neuen Eintragstyp anlegen.

    Der Inhalt des Eintrags kann dabei frei gewählt werden oder Sie können den default-Text verwenden. Ein Tooltipp zeigt, welche Kommandos Sie dabei verwenden können.
    Das Datum des Karteieintrags kann entweder auf das Datum des Termins oder den Tag der Löschung festgelegt werden.

    Außerdem ist es möglich, bei bestehenden anhängenden OP-Karteieinträgen die zugehörigen Termininfos vom gelöschten Termin anzeigen zu lassen.

    Mehrere Termine gleichzeitig löschen

    Ist ein Termin ein Teil einer Kette oder einer Wiederholungsserie haben Sie im Löschungsdialog zusätzliche Checkboxen zu Verfügung. Hier können Sie entscheiden, ob Sie zusätzlich zum ausgewählten Termin die zugehörigen Termine ebenfalls löschen möchten und ob auch für diese jeweils ein Löschungs-Karteieeintrag angelegt werden soll.

    Bei anhängenden OP-Karteieinträgen an Terminen können Sie hier außerdem auswählen, ob sie den zegehörigen Karteieintrag ebenfalls löschen möchten.

    In der Terminübersicht eines Patienten können Sie mehere Termine markieren und durch Klick auf Minus alle gleichzeitig löschen. Die Begründung die dabei angegeben wird, wird entsprechend an allen Terminen gesetzt.

    Ab tomedo version v1.118 ist es möglich in der Kalenderansicht durch Ziehen einer Markierung über mehrere Termine innerhalb eines Kalenders und Tages  oder durch Markieren mit Cmd+Mausklick mehrere Termine auszuwählen und diese durch herausziehen aus dem Kalender gleichzeitig zu löschen. Ausch hier wied die Begründung an allen gewählten Terminen gleich gesetzt.

    Konfigurierbare Beschriftung der Termine in der Kalenderansicht mit Geb.-Datum, Kasse etc.

    Sie können frei konfigurieren, was in der Kalenderansicht in den Terminen als Beschriftung angezeigt wird. Dies können Sie an 3 verschiedenen Stellen festlegen:

    1. Praxisweit: Menüpunkt tomedo® → Einstellungen → Praxis → Kalender.
    2. Arbeitsplatzspezifisch: Menüpunkt tomedo® → Einstellungen → Arbeitsplatz → Kalender.
    3. Nutzerspezifisch: Menüpunkt tomedo® → Einstellungen → Nutzer → Sonstiges.

    Es gilt dabei: Nutzerspezifisch gilt vorrangig vor arbeitsplatzspezifisch und dieses gilt vorrangig vor praxisweiter Beschriftung. Ist nichts eingetragen, gilt jeweils das nächstrangige. Sie haben so bspw. die Möglichkeit für Ärzte und MFAs die Termine unterschiedlich anzuzeigen und so ihren Praxisworkflow zu optimieren.

    Wenn Sie dort zum Beispiel im Feld „Termin mit Patient Beschriftung“ mit dem Mauszeiger verharren, wird ein Tooltipp mit allen möglichen Beschriftungszeichen angezeigt. Diese sehen Sie nachfolgend aufgeführt:

    Termin ohne Patient Beschriftung

    Termin mit Patient Beschriftung

    Hinweise:

    Für das Kommando %s (Erinnerungs-Status) gilt folgendes Anzeige-Schema:

    • Erinnerungs-Status(:email: + Versanddatum + Kreuz/Haken für jeden bisherigen Versuch und Anzahl an noch offenen Anfragen + :email: + – – für ausstehende Erinnerungen)
    • eine Beispielanzeige im Termin wäre demnach: :email:21.10. 11:34 ☑︎,:email:22.10. 14:26 ☑︎, 2:email:– –
    • Die Anzahl für die noch zu versendenden Erinnerungen fehlt, wenn es nur eine ausstehende Nachricht gibt.

    Ab tomedo® Version 1.143 existiert für den Erstbehandler ein Terminbeschriftungskommando, welches vorerst nur in der Wochenansicht funktioniert (d.h. das Kommando kann vorerst bspw. noch nicht in Emails oder Briefen verwendet werden). Außerdem kann man den Erstbehandler in den Termindetails einblenden.

    Zusätzlich existiert nun eine praxisweite Kalendereinstellung (Checkbox unter dem Beschriftungsfeld), mit welcher man mehr Patientendaten nachladen kann, falls diese für die Beschriftung nötig sind. Die betroffenen Beschriftungskommandos sind entsprechend im Tooltip markiert. Diese Einstellung kann jedoch zu starkem Leistungsverlust durch das erhöhte Datenvolumen führen. Setzen Sie diese deshalb möglichst nur, wenn Sie in der Beschriftung auch tatsächlich nachzuladende Kommandos verwenden.
    Zur Erklärung: Wenn der Kalender initial geöffnet wird, kann es ansonsten vorkommen, dass in der Termin-Anzeige (Blöcke im Kalender) zunächst noch nicht alle Daten angezeigt sind (bspw. Behandler des Patienten), solange die Patientendetails oder die Kartei des Patienten noch nicht geöffnet war. Erst bei Öffnen des Termins sind dann alle Daten korrekt sichtbar. Ist nun die Checkbox aktiviert, werden die Daten sofort bei Öffnen der Kalenderansicht nachgeladen, ohne dass Sie die Termine öffnen müssen.

    Ganztag-Termin Beschriftung

    Terminlimits

    Ab tomedo® Version 1.128 können Terminlimits angelegt werden, welche entsprechend einschränken, wie viele Termine bestimmter Arten in bestimmten Kalendern in Zeiträumen bestimmter Größe liegen dürfen.

    Terminlimits anlegen

    Unter dem Menü Admin > Kalender finden Sie nun die Terminlimit-Verwaltung.

     

    Hier können Sie über das + eigene Terminlimits anlegen und treffend benennen. Gelöschte Limits können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

    Im oberen Teil können Sie genau definieren wie viele Termine maximal in welchem Zeitraum liegen dürfen. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, bspw. pro Tag oder pro Woche nur eine bestimmte Anzahl von Terminen einer bestimmten Art zu erlauben, sowie auch für Termine einen bestimmten Mindestabstand zu definieren.

     

    Höchstanzahl:

    Geben Sie hier einen Wert von "0" ein, verursacht dies ein komplettes Verbot der gewählten Terminart.

    Geben Sie "1" ein und legen Sie dazu einen Zeitraum fest, bspw "30 Minuten", dann definieren Sie so einen Mindestabstand zwischen Terminen dieser Terminart. Die 30 Minuten werden dabei zwischen Ende des ersten Termins bis zum Beginn des zweiten-Termins eingehalten.

    Geben Sie eine beliebige Höchstanzahl (bspw. "5") für einen bestimmen Zeitraum (bspw. "1 Woche") ein, dann dürfen maximal 5 Termine dieser Art pro Woche angelegt oder dorthin verschoben werden.

     

    Zeitraum:

    Der Zeitraum, für den die Höchstanzahl von Terminen gelten soll, kann in den Einheiten Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate, Quartale oder auch Jahre definiert werden.

    Ein Zeitraum von "0" wird unabhängig von der Zeiteinheit so behandelt, dass die Anzahl an parallelen Terminen eingeschränkt wird.

    Minuten- und Stundenbezogene Zeiträume gelten auch tagesübergreifend. Höhere Zeiteinheiten orientieren sich an vollen Tagen, sodass z.B. ein Limit über einen Tag nicht gleich einem Limit über 24 Stunden ist.

     

    Terminart-Auswahl:

    Hier finden Sie alle Terminarten aus Ihrer Terminart-Verwaltung aufgelistet. Sie können die Liste durchsuchen oder schnellfiltern nach "Keine" und "Alle". Über einen kleinen Button kommen Sie direkt zur Terminart-Verwaltung.

    Sie können hier festlegen, für welche Terminarten das Limit gelten soll. Dabei können mehrere Temrinarten gleichzeitig angewählt sein. In diesem Fall darf die Höchstanzahl durch alle diese Terminarten gemeinsam nicht überschritten werden.

    Terminarten können ebenfalls durch mehrere Limits gleichzeitig betroffen sein.

    Ist für ein Limit keine Terminart angewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Termin aktiv.

    Ab tomedo® Version 1.143 finden Sie die Option "Immer alle". Ist diese aktiviert, dann gilt das Limit über alle Terminarten hinweg und eine manuelle Auswahl ist in diesem Fall nicht möglich.

     

    Kalender-Auswahl:

    Auch hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Liste zu durchsuchen oder zu filtern, sowie durch einen Button zur Kalender-Verwaltung zu springen.

    Ist kein Kalender angewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Temrin aktiv, da Termine immer zwingend in bestimmten Kalendern liegen müssen.

    Für ein Limit können mehrere Kalender angewählt werden. Dies bedeutet, dass die Höchstanzahl übergreifend über alle gewählten Kalender nicht überschritten werden darf. Wenn Sie wünschen, dass das Limit pro Kalender gilt, müssen Sie hierfür mehrere Limits anlegen mit den jeweils betroffenen Kalendern.

    Ab tomedo® Version 1.143 finden Sie die Option "Immer alle". Ist diese aktiviert, dann gilt das Limit für alle Kalender und eine manuelle Auswahl ist in diesem Fall nicht möglich.

    Sie haben hier außerdem die Möglichkeit, entweder das Limit über alle Kalender hinweg  (Checkbox "Pro Kalender" ist nicht aktiviert) oder das Limit jeweils für jeden der ausgewählten Kalender gelten zu lassen (Checkbox "Pro Kalender" ist aktiviert).

     

    Pro Patient:

    Ab tomedo Version 1.143 haben Sie für die Terminlimits zusätzlich die Option "Pro Patient" zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, dann erhalten Sie bei Erreichung des Limits eine entsprechende Warnung. Das Limit gilt dann je Bestandspatient. Für Neupatienten (Patient ist in tomedo® noch nicht angelegt, sondern vorläufig nur im Termin eingetragen) gilt das Limit dann ebenfalls pro Patient, hierbei werden Vorname, Nachname und Geburtsdatum der eingetragenen Daten in den Terminen abgeglichen.

    Sollten Sie den Online-Terminkalender (OTK2) nutzen, dann werden dem Patienten hier zunächst die Termine vorgeschlagen. Sobald ein Patient seine Daten hinterlegt hat und diese beim Abgleich mit tomedo ein verletztes Limit identifizieren, bekommt der Patient jedoch eine entsprechende Ablehnungs-Email für diesen Termin. Bitte beachten Sie, dass in den OTK2-Einstellungen in arzt-direkt separate bzw. zusätzliche Buchungslimits gesetzt sein können.

     

    Auswirkungen der Terminlimits

    Wurde für eine Terminart eine Höchstanzahl in einem bestimmten Zeitraum festgelegt, dann wird bei Verletzen des Limits ein Hinweis angezeigt. Hat der Nutzer Admin-Rechte, dann wird ein Abfragepopover angezeigt, in welchem die Möglichkeit gegeben wird, den Hinweis zu ignorieren und den Termin trotzdem anzulegen bzw. an die limitverletzende Position zu verschieben.

    In den Hinweisen wird angezeigt, welche der Limits betroffen sind. Dies können ggf. mehrere gleichzeitig sein. Der Hinweis erscheint dabei nur einmalig, wenn das Limit verletzt wird. Anschließend sind limit-verletztende Termine nicht markiert oder explizit such- oder filterbar.

     

    Verletzte Terminlimits wirken sich an folgenden Stellen aus:

    • Beim Anlegen eines Termins im Kalender (via Drag&Drop oder Doppelklick)
    • Beim Verschieben von Terminen im Kalender (via Drag&Drop, Bearbeitung im Termin-Popover, Umwandlung der Terminart eines Termins)
    • In der Terminsuche gibt die einfache und die definierte Suche keine Suchergebnisse aus, die ein Terminlimit verletzen würden.
    • Im Onlineterminkalender gibt die Suche ebenfalls keine Ergebnisse aus für limitverletzende Positionen.
    • Für die Kettenterminsuche kann erst beim Abschluss der Suche geprüft werden, ob die Termine nicht nur einzeln die Limits nicht verletzen, sondern auch zusammen.
    • Beim Umsetzen von Einzelterminen oder Ketten (entsprechend der Terminsuche).
    • Achtung: Das Anlegen von Wiederholungsserien ist noch nicht mit den Terminlimits kompatibel. Hier erscheint bei Limitverletzung noch keine Warung oder Abfrage. Dies wird voraussichtlich ab Version 1.129 möglich sein.

    Terminlimit-Rechte

    Mit einem passenden Recht können ab tomedo® Version 1.129 die Limits auch auf Anfrage ignoriert werden. Nutzer mit Admin-Rechten bekommen bei Limit-Verletzung immer das Abfragepopover angezeigt und dürfen damit immer entscheiden, ob die Warnung ignoriert werden und der Termin trotzdem angelegt werden darf. Admins können anderen Nutzern diese Möglichkeit ebenfalls einräumen.

    Gehen Sie über das Menü Admin > Praxisorganisation zur Rechteverwaltung. Hier finden Sie den Punkt "Terminlimits" mit all Ihren aktiven Limits aufgelistet. Sie können je Limit entscheiden, von welchen Nutzern bzw. Nutzergruppen und an welchen Arbeitsplätzen bzw. Arbeitsplatzgruppen die Limit-Warnung bei Bedarf ignoriert werden darf.

    Sind mehrere Limits verletzt, die unterschiedliche Rechte für den aktuellen Nutzer vorsehen (für eines darf er ignorieren und für das andere nicht), gilt die strengere Limitierung. Der Nutzer darf die Warnung in diesem Fall nicht ignorieren, der Termin darf nicht angelegt oder an die limitverletzende Position geschoben werden.

    Terminänderungsbenachrichtigungen

    Ab tomedo Version v1.122 haben Sie die Möglichkeit, sich Terminänderungsbenachrichtigungen zu konfigurieren. Hiermit ist es Ihnen möglich bei Änderungen an einzelnen oder mehreren Terminen automatisch Benachrichtigungs-E-Mails an Patienten zu versenden. Dies kann Ihnen einen zeitlichen Vorteil bieten, wenn bspw. ein Arzt erkrankt und durch Mehrfachauswahl (markieren mehrerer Termine im Kalender) und Löschen Termine storniert werden und dabei automatisch vorgefertigte E-Mails an alle Patienten gleichzeitig versendet werden.

    Benachrichtigungs-E-Mails können hierbei festgelegt werden für folgende Fälle:

    • Terminanlage
    • Terminverschiebung
    • Terminlöschung

    Voraussetzung für das Versenden von automatischen Benachrichtigungen ist, dass in den Terminen Patienten mit einer validen E-Mail-Adresse eingetragen sind (entweder durch Zuweisung eines Bestandspatienten oder durch Eintragen von Neupatienten-Daten in den Termin). Außerdem muss der Patient auch die Berechtigung zum Versenden von Emails und Termindaten erteilt haben.

    Einrichtung der Terminänderungsbenachrichtigungen

    Zunächst sollten Sie in der E-Mail-Vorlagenverwaltung die gewünschten Vorlagen mit passenden Briefkommandos anlegen, die Sie gern an Patienten versenden möchten. Sie sollten hierbei für jede Terminänderung (Terminanlage, Terminverschiebung, Terminlöschung) eine eigene passende Vorlage anlegen.

    Bitte nutzen Sie hierzu gern die Vorgaben der Briefkommando-Liste. Wenn Sie hierbei Fragen haben, wenden Sie sich gern an den tomedo Support.

    Hinweis: Bitte beachten Sie, dass um die Vorlage für Terminbenachrichtigungen später verwenden zu können in der E-Mail-Vorlage unter "Vorschlag für" durch bearbeiten die Checkbox für "Termin" angehakt sein muss.

    Beispielvorlagen:

    • für Einzeltermine:
      • $[selektierterTermin %h %M]$,

        Ihr Termin wurde erfolgreich gebucht:

        $[selektierterTermin %A]$-Termin am $[selektierterTermin %d]$

        Lokalität: $[selektierterTermin %c %cB %cA]$.

        Mit freundlichen Grüßen

        Ihr Praxisteam

    • für Kettentermine (alle Termine der Kette werden aufgelistet, ab tomedo Version 1.125):
      • $[selektierterTermin %h %M]$, 

        hiermit bestätigen wir Ihnen die Buchung für $[selektierteTermineEinzahlMehrzahl ihren_Termin ihre_Termine]$: 

        $[selektierteTermineListe %A:_%d_-_%b_%c]$ 

        Mit freundlichen Grüßen

        Ihr Praxisteam

    Terminänderungsbenachrichtigungen – Verwaltung

    unter dem Menüpunkt Admin > Kalender > Terminänderungsbenachrichtigungen finden Sie die Terminänderungsbenachrichtigungen-Verwaltung. Diese besteht aus 3 Reitern1. Hier können Sie jeweils separat einstellen ob und welche Benachrichtigungen Sie gerne an Patienten versenden möchten.

    Sie können zunächst festlegen, ob Benachrichtigung immer (ohne Abfrage), mit Abfrage oder nie an Patienten versendet werden sollen.2 Für das Abfrage-Fenster können Sie entscheiden, ob das Versenden der Benachrichtigung standardmäßig angewählt oder abgewählt sein soll.

    Danach können Sie festlegen welche Ihrer E-Mail-Vorlagen Sie gerne verwenden möchten.3 Sollte eine zuvor angelegte Vorlage hier nicht zur Auswahl angezeigt sein, prüfen Sie bitte in der E-Mail-Vorlagen-Verwaltung, ob für die Vorlage unter "Vorschlag für" der Punkt "Termin" angewählt ist.

    Nun können Sie das E-Mail-Konto auswählen, über welches Sie die Benachrichtigung gerne versenden möchten, sowie die gewünschte Signatur, die dann automatisch unter ihrem Mail-Text erscheint.4 5

    Im Reiter für Terminverschiebungen haben Sie 2 weitere Einstellungsmöglichkeiten:

    • Grundeingabe für Terminverschiebungen aktivieren6: Wenn Termine verschoben werden erscheint dadruch ein Abfragefenster, in dem eine Begründung für das Verschieben eingetragen werden kann.
    • Auch für OTK-2-Termine steuern7: Diese Einstellung legt nur fest, ob Benachrichtigungen beim Verschieben von OTK-2-Terminen versenden werden sollen. Die Vorlage für die Nachricht ist dabei die in arzt-direkt eingestellte.

    Terminänderungsbenachrichtigungen – Anwendung

    Sind die Terminänderungsbenachrichtigungen fertig voreingestellt, finden die Benachrichtigungen Anwendung sobald Sie Termine im Kalender bearbeiten. Suchen Sie über die Terminsuche beispielsweise für einen bestimmten Patienten (mit valider hinterlegter E-Mail-Adresse) einen Termin, wählen einen vorgeschlagenen Termin aus und klicken auf "Anlegen" so kann hier beispielsweise bereits automatisch eine Terminanlage-Benachrichtigung versendet werden, sofern die Anlage-Benachrichtigung auf "immer" gesetzt ist. In dem Fall bräuchten Sie keine weitere Aktion vornehmen. Ist die Anlage-Benachrichtigung bspw auf "standardmäßig an" eingestellt, so erscheint beim Klick auf "Anlegen" zunächst noch ein Abfrage-Fenster und Sie können je Fall entscheiden, ob eine Benachrichtigung erfolgen soll.

    Die Terminanlagebenachrichtigungen werden ebenfalls versendet, wenn Sie den Termin auf andere Weise anlegen, bspw durch Doppelklick im Kalender oder über die visuelle Terminsuche. Das Senden bzw. die Abfrage zum Versenden der Benachrichtigungen erfolgt dann beim Schließen des Termin-Popovers mit "OK" oder "Aktualisieren". Die Anlagebenachrichtigung für einen Termin wird nur einmalig versendet. Löschen Sie für einen Termin die Zuweisung eines Patienten und ordnen einen neuen Patienten zu, dann erfolgt keine erneute Benachrichtigung an den neu zugeordneten Patienten.

    Wird ein Termin verschoben bspw durch Drag&Drop im Kalender oder durch Bearbeitung der Terminstartzeit im Terminpopover, so kann auch hier automatsich versendet werden oder je nach Einstellung nochmals eine Abfrage oder auch die Eingabe eines Verschiebegrunds erfolgen.

    Wenn beispielsweise ein Arzt erkrankt und für einen Tag sämtliche Termine verschoben oder abgesagt werden sollen, können im Kalender durch ziehen mit der Maus über alle Termine innerhalb eines Tages und innerhalb eines Kalenders mehrere Termine gleichzeitig ausgewählt werden. Zieht man die Mehrfach-Auswahl nun zu einer anderen Position oder aus dem Kalender hinaus, so können gleichzeitig mehrere Termine verschoben oder gelöscht werden und auch gleichzeitig Verschiebungs- und Löschungsbenachrichtigungen an alle betroffenen Patienten versendet werden. Da Termine unterschiedlichster Art betroffen sein können, erscheinen im Abfrage-Popover dann entsprechende Hinweise und Sie haben ggf. zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten.

    Wie bei der Terminlöschung ist es nun auch hier möglich, Begründungen einzutragen. Wenn Sie hier gerne Gründe vorfertigen möchten, die Sie zur Schnellauswahl angezeigt haben möchten, können Sie sich unter Admin > Kalender > Verschiebungsgründe Bergründungen anlegen1 und festlegen, für welche Terminarten diese zur Auswahl stehen sollen2 3. Falls gewünscht, können Sie die Begründung auch via Platzhalter %r in der E-Mail-Vorlage in der Patienten-Benachrichtigungs-Mail anzeigen lassen.

    Fehlgeschlagene Benachrichtigungen und Inbox

    Das Versenden von Terminbenachrichtigungen kann fehlschlagen, wenn beispielsweise dem Termin ein Patient zugewiesen ist, der:

    • keine E-Mail-Adresse angegeben hat
    • keine Berechtigung zum Versenden von E-Mails gegeben hat
    • keine Berechtigung zum Versenden von Termindaten gegeben hat

    In diesem Fall erscheint beim Ändern von Terminen ein Hinweis mit dem Verweis auf die Inbox. In der Inbox werden die fehlgeschlagenen Benachrichtigungen2 jetzt unter dem Modul "Terminänderungen"1 angezeigt. Dort bekommen Sie nähere Infomationen rechts angezeigt3 4 und können den Patienten nun ggf auf anderem Wege informieren.

    Wenn ein Termin nochmals geändert wird, oder der Bearbeiter der Inbox klickt für diesen Termin auf "Als erledigt markieren"5, dann werden die bisherigen fehlgeschlagenen Benachrichtigungen in den Historie-Reiter6 verschoben. In der Historie bleiben sämtliche Benachrichtigung-Probleme dokumentiert.

    Terminerinnerungen

    Mit Hilfe von Terminerinnerungen können Sie Ihr Patienten automatisiert an bevorstehende (und zurückliegende) Termine erinnern. Dafür stehen die üblichen Kommunikationswege E-Mail, SMS und OTK-E-Mail zur Verfügung.

    Einrichtung der Terminerinnerungen

    Die Terminerinnerungsverwaltung wird über die Menüleiste Admin → Kalender → Terminerinnerung aufgerufen.

    Im Bereich Terminerinnerungspläne 1 muss zunächst ein neuer Terminerinnerungsplan mittels "+" hinzugefügt und entsprechend benannt werden. Unter „gültig für“ 2 wird angegeben, für welche Kalender und welche Terminart(en) dieser Erinnerungsplan gelten soll. Terminarten können jeweils nur einem Erinnerungsplan zugewiesen werden. Sobald eine Terminart in einem zweiten Erinnerungsplan ausgewählt wird, wird die Auswahl im ersten Erinnerungsplan aufgehoben. Es ist also z.B. nicht möglich, für eine Terminart verschiedene Erinnerungspläne für verschiedene Ärzte anzulegen.

    Sie haben die Möglichkeit, vor oder nach einem Termin Erinnerungen zu schicken. Auf der rechten Seite im Fenster Terminerinnerungsverwaltung legen Sie fest, wie viele Erinnerungen für die gewählte Terminart versendet werden sollen 3. Zu jeder Erinnerung müssen Sie abschließend einen Erinnerungszeitpunkt 4 sowie die Priorität der Erinnerungsmethoden 5 festlegen. Wenn Sie den Onlineterminkalender 2 verwenden, können Patienten die einen Termin online gebucht haben, auch über arzt-direkt® eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Bei den anderen beiden Erinnerungsmethoden müssen Sie gegebenenfalls noch eine E-Mail- und/oder SMS-Vorlage sowie ein E-Mail-Konto und eine E-Mail-Signatur auswählen. In dem jeweiligen Auswahlmenü werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie zuvor in der Vorlagenverwaltung angelegt haben (siehe SMS bzw. E-Mail). Sie können also auch verschiedene Vorlagen für die erste, zweite, dritte Erinnerung etc. auswählen. Über das Einstellungsrädchen können Sie die Vorlagenverwaltung direkt aus der Terminerinnerungsverwaltung aufrufen. Wichtig: Da die Erinnerungen mit einem Termin verknüpft sein müssen, funktionieren hier nur die Briefkommandos $[selektierterTermin]$ und $[selektierteTermine…]$.

    Wenn ein Patient an einem Tag mehrere Termine hat, können Sie wählen 6, ob je Termin eine Erinnerung versandt wird oder alle Termine in einer Erinnerung gebündelt werden sollen. Außerdem können Sie noch auswählen, ob und in welchem Umfang eine erfolgreich versandte Terminerinnerung in der Patientenkartei dokumentiert werden soll (Optionen: "dokumentieren (lang)", "dokumentieren (kurz)", "nicht dokumentieren").

    Die Schaltfläche 7 können Sie nutzen, um beim Einrichten der Terminerinnerungen eine Live-Vorschau zu erhalten. Damit dies funktioniert, ist es notwendig, dass sich in den nächsten 7 Tagen ein Termin im Kalender vorhanden ist, auf den die Live-Vorschau zugreifen kann.

    Um Terminerinnerungen per E-Mail versenden zu können, müssen bei den Kontaktdaten in den Patientendetails eine gültige E-Mail-Adresse und das Einverständnis zum Empfang von E-Mails hinterlegt sein. Terminerinnerungen per SMS werden grundsätzlich nur

    • an Patienten verschickt, die damit einverstanden sind (Einver­ständnis-Checkbox in den Kontaktdaten beachten),
    • an Nummern verschickt, die wie eine deutsche Mobilfunknum­mer aussehen (Vorwahlen 015, 016 oder 017),
    • an die erstbeste passende Nummer aus den Kontaktdaten des betreffenden Patienten verschickt, wobei zuerst die Nummer aus dem Kontaktdaten-Feld Handy, dann Telefon, dann Dienstlich geprüft wird.

    tomedo® prüft alle 15 Minuten, ob Terminerinnerungen versendet werden müssen. War der Versand einer Erinnerung nicht erfolgreich, versucht tomedo® also nach 15 Minuten erneut, die Erinnerung zu versenden. In den Statistiken gibt es auch eine Abfrage, die Ihnen alle versendeten Terminerinnerungen anzeigt (siehe Terminerinnerungsstatistik).

    Zeitstrahl

    Zum besseren Verständnis der Einstellungsmöglichkeiten für die automatische Terminerinnerungsfunktion soll das folgende Diagramm dienen.

    Terminerinnerungsstatistik

    Unter Verwaltung → Statistiken gibt es unter den Allgemeinen Abfragen die Statistik „Terminerinnerungen“. Damit können versendete Terminerinnerungen für bestimmte Zeiträume und Terminarten abgefragt werden.

    Das Abfrageergebnis liefert auch Auskunft darüber, ob der Versand erfolgreich war oder nicht 1 und gibt bei nicht erfolgreichem Versand eine Fehlermeldung an 2.

    Terminbeschriftung einstellen

    Für die Anzeige im Kalender können Sie Termine so konfigurieren, dass der SMS-Erinnerungsstatus mit angezeigt wird. Gehen Sie dazu zu tomedo® → Einstellungen… → Praxis → Kalender und passen Sie die Platzhalter für „Termin mit Patient Beschriftung“ an. Nur an Termine mit Patienten können SMS verschickt werden, weil die Nummer des Empfängers aus den Kontaktdaten eines Patienten genommen wird. Der Platzhalter „%s“ (ohne Anführungszeichen) wird nun durch SMS-Statusinformationen ersetzt.

    Im Beispiel ist zu sehen, dass die erste Erinnerung am 16.2. um 13:06 Uhr versendet wurde, und „––“ bedeutet, dass die zweite Erinnerungs-SMS noch nicht versendet wurde.

    Einrichtung des Onlineterminkalenders Version 2 (OTK 2)

    Für den Betrieb des OTK 2 wird zunächst ein Zugang bei https://app.arzt-direkt.de benötigt. Bei Interesse wenden Sie sich dafür bitte an unseren Support.

    In tomedo® erfolgt die Einrichtung anschließend analog zum bisherigen Onlinekalender. Melden Sie sich dazu als Admin an und öffnen Sie das Menü unter Admin → arzt-direkt → Instanzkonten. Legen Sie einen neuen Zugang an, geben Sie Ihre arzt-direkt Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) sowie einen Anzeigenamen ein und aktivieren Sie die Checkbox “Aktiv” 1. Über die Schaltfläche “Dashboard” 2 gelangen Sie zur Konfiguration des Onlinekalenders. Die Schaltfläche 3 ruft die Webseite auf, über die die Patienten Termine buchen können.

    Sie finden den Onlinekalender nun ebenfalls im Menü Admin →  Kalender → Terminsuche-Favoriten in der Liste der Onlinekalender. Durch Aktivierung der Checkbox erfolgt die Synchronisation der Termine mit dem Onlineterminkalender.

    Die restliche Konfiguration erfolgt über Ihre arzt-direkt Instanz. Die ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.

    Einstellungen

    Im OTK 2-Verwaltungsfenster haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Einstellungen für die Terminzuordnung in tomedo® vorzunehmen. Für einzelne OTK 2-Konten kann unter dem Reiter "Einstellungen" festgelegt werden, ob Patienten sofort automatisch einem OTK 2-Termin zugeordnet werden sollen, sobald übereinstimmende Daten gefunden werden, oder ob der Patient nur vorgeschlagen werden, aber die Zuordnung manuell erfolgen soll.

    Unter dem Reiter "Globale Einstellungen" finden Sie ab tomedo® Version 1.114  die Möglichkeit, über die Listen der rechten Hälfte des Fensters Patienten für die Onlineterminvergabe zu blockieren. Patienten, die auf diesen Listen stehen, können nicht im OTK 2 buchen, sondern bekommen eine Absageemail und es wird kein Termin in tomedo® angelegt.

    Die Block-Liste kann sowohl in Form von Freitextelementen, als auch in Form einer Liste bereits angelegter tomedo®-Patienten geführt werden.

    Für Freitext-Einträge (untere Liste) wird auf Übereinstimmung mit allen befüllten Feldern geprüft, d.h. je weniger Felder ein Eintrag hat, desto allgemeiner die Filterfunktion. Wird hier beispielsweise nur eine E-Mail-Adresse eingegeben (diese ist sehr eindeutig), spart man sich so die Eingabe der restlichen Felder. Sobald ein Patient mit dieser E-Mail-Adresse buchen möchte, wird dann die Buchung abgelehnt. Gibt man beispielsweise nur einen Vornamen in die Liste ein, dann werden alle Patienten mit diesem Vornamen für die Buchung abgelehnt.

    In der oberen Liste kann man nach bereits in tomedo® existierenden Patienten suchen, diese werden dann zur Vorauswahl angezeigt und können über das Plus zur Block-Liste hinzugefügt werden. Bei Kartei-Patienten wird gefiltert, wenn entweder nur die E-Mail-Adresse übereinstimmt oder Vorname, Nachname und Geburtsdatum alle übereinstimmen.

    In der linken Hälfte können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Sie können festlegen, ob gesperrte Patienten für einen automatischen Abgleich der Patientendaten berücksichtigt werden sollen 1. Ist diese Option aktiviert, so werden auch gesperrten Patienten automatisch Termine zugeordnet.

    Wird ein Online-Termin gebucht, so kann bei Anlage eines Besuchs ein Karteieintrag mit den vom Patienten zur Buchung angegebenen Daten hinterlegt werden 2.

    Die dritte Option 3 bewirkt, dass Terminanfragen nach der eingestellten Zeitspanne automatisch zu- oder abgesagt werden.

    Des Weiteren können Sie festlegen ob es für die automatische Zuordnung von Terminen zu einem Patienten ausreicht, wenn die E-Mail Adresse im Onlinetermin in einer Kartei vorhanden ist. Das Deaktivieren dieser Option ist zum Beispiel für Kinderarztpraxen sinnvoll, wenn die Termine vorrangig von den Eltern der Kinder gebucht werden.

    Terminanfragen

    In den Einstellungen des OTK 2 können Sie festlegen, dass Patienten Terminanfragen stellen können, anstatt direkt einen Termin zu buchen. Terminanfragen werden im Kalender durch ein Streifenmuster gekennzeichnet und müssen durch Mitarbeiter der Praxis bestätigt oder abgelehnt werden.

    In der Inbox kann das Modul "OTK" aktiviert werden. Darin erhält man eine Übersicht über alle ausstehenden und bearbeiteten Terminanfragen des aktuellen Tages. Wenn Sie mehrere OTK 2-Konten besitzen, zeigt die Übersicht die Anfragen bei allen Konten.

    Offline-Termine manuell in OTK2-Termine umwandeln

    Vorbereitung:

    1. Die Terminsuche hat in den Einstellungen im Terminsuche-Verwaltungsfenster in tomedo® den Haken für OTK2 gesetzt

    2. In arzt-direkt ist die Terminsuche (Terminart) entweder aktiviert oder deaktiviert. Wenn die Terminart auf aktiv steht, können Patienten Ihre Termine verschieben und stornieren. Sollte sie auf deaktiviert stehen, können Patienten nur Ihre Termine stornieren.

    Einstellungen –> Online-Terminkalender –> Terminarten

    3. Wenn gewünscht, Wartelistenfunktion aktivieren unter Einstellungen –> Online-Terminkalender –> Terminarten –> gewünschte Termineart –> Extras

     

     

    Durchführung Arztseite:

     

    1. Der Termin muss per Terminsuche in tomedo® vergeben werden (+Neu)

    2. Im Termindetailsfenster auf das arzt-direkt Symbol zum umwandeln klicken

    3. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Umwandlung initiiert wurde. Bitte bearbeiten Sie den Termin nicht, solange die Umwandlung noch nicht abgeschlossen ist.

    4. Das Termindetailfenster passt sich an und wird nun als Online-Termin gekennzeichnet

     

     

    Durchführung Patientenseite:

    1. Patient erhält eine Buchungsbestätigung von arzt-direkt

    2. Diese Mail enthält den Bearbeitungslink. Dieser muss angeklickt und das Geburtsdatum eingegeben werden.

    3. Auf der Bearbeitungsseite kann nun nachträglich der Haken für die Warteliste gesetzt werden.

     

    Hinweis:

    Die verwendetet Terminsuche muss dem OTK bekannt sein, um einen Offline-Termin zu einem Online-Termin umzuwandeln. Wenn Sie den Termin in tomedo jedoch nicht über eine bestimmte Terminsuche, sondern händisch angelegt haben, so schaut tomedo zunächst ob die angelegte Terminart eindeutig einer bestimmten Terminsuche zugeordnet werden kann und wählt in diesem Fall diese beim Umwandeln automatisch. Sind für die jeweilige Terminart jedoch mehrere mögliche Terminsuchen vorhanden, so erfolgt beim Klick auf das Arzt-direkt-Symbol im Temrindetails-Popoverfenster zunächst eine Abfrage, bei der die gewünschte zugehörige Temrinsuche händisch ausgewählt werden soll. SO kann sichergestellt werden, dass diese in Arzt-direkt verwendet wird, wenn ein Patient seinen Termin gern selbst verschieben möchte.

    Doctolib-Kalenderanbindung

    Die Doctolib-Integration in tomedo® ist eine Arbeitserleichterung für Kunden, die sowohl tomedo® (als PVS) als auch Doctolib (als Kalender) benutzen.

    Es findet ein automatischer Abgleich von Patientendaten (in erster Linie Kontaktdaten) statt und es gibt direkte Absprungmöglichkeiten von tomedo® in Doctolib und umgekehrt.

    Voraussetzung der Doctolib-Integration

    Damit die Doctolib-Integration verwendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

    • Die Doctolib-Mac App muss installiert sein.

    • Der Doctolib “Zipper” muss installiert sein und für die Verwendung mit tomedo® konfiguriert sein.

    • Die Doctolib-Integration ist eine zuzahlungspflichtige Funktion und muss durch den Support freigeschaltet werden. Ist Doctolib für Sie freigeschaltet, können Sie an Ihrem Arbeitsplatz die Doctolib-Anbindung in den tomedo® Einstellungen → Arbeitsplatz → Extern: Doctolib aktivieren.

    Verwendung in tomedo®

    In tomedo® gibt es drei Stellen, aus denen Doctolib aufrufbar ist:

    • Als Panel in den Patienteninfos.

    • Als Symbole in der konfigurierbaren Symbolleiste der Tagesliste.

    • Als Schaltflächen in der konfigurierbaren Symbolleiste der Kartei.

    In jedem dieser Fälle gibt es 4 Schaltflächen mit den folgenden Funktionen:

    • Buchen: Bucht einen Termin für den ausgewählten Patienten in Doctolib. Doctolib öffnet sich im Vordergrund, mit dem jeweiligen Patienten vorausgewählt und ein Termin kann vergeben werden. In der Tagesliste funktioniert dies nur, wenn ein Patient ausgewählt ist.
    • Historie: Öffnet die Terminhistorie für den ausgewählten Patienten in Doctolib. Doctolib öffnet sich im Vordergrund. In der Tagesliste funktioniert das nur, wenn ein Patient ausgewählt ist.
    • Kalender: Doctolib öffnet sich im Vordergrund in der Kalenderansicht. Dies ist unabhängig vom ausgewählten Patienten.
    • Tagesliste: Doctolib öffnet sich im Vordergrund in der Tageslisten-Ansicht. Dies ist unabhängig vom ausgewählten Patienten.

     

    Außerdem werden Stammdatenänderungen (Adresse, Name, Geburtsdatum, etc.) aus tomedo® automatisch auch an Doctolib gesendet. Auch in tomedo® neu angelegte Patienten werden automatisch ebenfalls in Doctolib angelegt.

    Nach dem Anlegen eines Neupatienten kann über “Patientenakte in tomedo erstellen” eine Kartei in tomedo® angelegt werden.

    Es erscheint ein Patientenauswahlfenster von tomedo® im Vordergrund, in welchem entweder ein bereits bestehender Patient ausgewählt (dann wird dieser mit dem neu angelegten Doctolib-Patienten verknüpft) oder ein neuer Patient angelegt werden kann.

    Sobald ein Doctolib-Patient mit einem tomedo®-Patienten verknüpft ist, ändert sich der Kontextmenüeintrag zu “Patientenakte in tomedo öffnen”. Bei Klick hierauf öffnet sich die tomedo®-Patientenakte im Vordergrund.

    Datenaustausch zwischen tomedo® und Doctolib

    Es werden die folgenden Daten zwischen tomedo® und Doctolib abgeglichen:

    • Nachname
    • Vorname
    • Geburtsname
    • Geburtsdatum
    • Geschlecht
    • Festnetznummer
    • Mobiltelefonnummer
    • E-Mail-Adresse
    • Adresse (Straße, PLZ, Ort)
    • Versicherungsart (Privat/GKV)

    Dabei ist Doctolib für Festnetznummer, Mobiltelefonnummer und E-Mail-Adresse führend, d.h. Änderungen, die in tomedo® gemacht werden, werden von Doctolib NICHT übernommen. Ein initiales Eintragen in tomedo® ist aber möglich. (Wenn Doctolib noch keinen Eintrag hat, wird ein Eintrag aus tomedo® übernommen, falls vorhanden).

    Für alle anderen Daten ist tomedo® führend, d.h. Änderungen, die in Doctolib vorgenommen werden, werden von tomedo® NICHT übernommen. Auch hier ist ein initiales Eintragen in Doctolib aber möglich.

    Integration iCal-Kalender

    Wenn Sie einen Kalender aus tomedo® in einen externen Kalender einfügen möchten, um ausgewählte Termine immer im Blick zu haben, so können Sie dies über das sogenannte iCal-Format tun.

    Dazu gehen Sie über Admin → Kalender → Kalender in die entsprechende Verwaltung und wählen den gewünschten Kalender aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "iCal Abonnement".

    Hinweis: Für jeden Kalender, der in tomedo® angelegt ist und extern abonniert werden soll, muss ein einzelnes iCal-Abonnement eingerichtet werden.

    Nachdem Sie den daraufhin erscheinenden Datenschutz-Hinweis gelesen und akzeptiert haben, erscheint ein Konfigurationsfenster. Hier können Sie entscheiden, welche Termin- und Patientendaten in Ihrem Kalender angezeigt werden sollen. Alternativ können auch nur Ressourcen (und keine Termine) exportiert werden.

    Sobald Sie auf "Weiter" klicken, erscheint eine Anleitung zum Kalenderabonnement. Dort können Sie entweder den erzeugten QR-Code scannen oder den angezeigten Link kopieren.

    Öffnen Sie nun den gewünschten externen iCal-Kalender, zum Beispiel auf Ihrem iPhone oder Ihrem Mac. Wählen Sie dort Ablage → Neues Kalenderabonnement aus.

    Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den kopierten Link eintragen können. Daraufhin erscheinen einige Einstellungsdetails. An dieser Stelle legen Sie den Namen für den Kalender fest und entscheiden, wie häufig die automatische Aktualisierung stattfinden soll.

    Mit einem Klick auf "OK" wird der iCal-Kalender eingefügt. Es kann einige Momente dauern, bis die Termine erscheinen.

    Die Termine in Ihrem iCal-Kalender können an dieser Stelle nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Dies kann nur über tomedo® selber geschehen. Mit Klick auf einen Termin erhalten Sie die Detailinformationen, die Sie vorher in der Konfiguration angeklickt haben. An dieser Stelle können Sie das Abonnement auch beenden und alle Termine aus Ihrem iCal-Kalender verschwinden lassen.