Kalender

Letzte Anpassung: 22. January 2021

Kalender-Planung

Achtung: Bitte machen Sie sich mit den Eigenschaften des Kalenders, v.a. mit Ressource und Terminart, vertraut, bevor Sie ihn in tomedo® einstellen bzw. konfigurieren. Dadurch können Sie Mehrarbeit und Probleme bei der Terminvergabe umgehen.

Ressourcen – freie Zeiten

Der tomedo®-Kalender erlaubt Ihnen neben der gewöhnlichen Terminvergabe auch das Anlegen von Ressourcen, um tomedo® automatisch nach freien Terminen bestimmter Art suchen zu lassen.

Was sind Ressourcen?

Ressourcen sind Zeit-Bereiche, in denen freie Termine gesucht werden.

Beispiel: Ein Arzt hat Sprechstunde von 8-12 Uhr. Der Arzt weist deshalb der Zeit von 8-12 Uhr eine Ressource zu, die er „Sprechstunde“ nennt. Später kommt ein Patient in die Praxis und möchte einen Termin für eine Sprechstunde. Die Anmeldung wählt den Kalender des Arztes und die Ressource „Sprechstunde“ aus. Die Termin-Suche gibt daraufhin nur die Zeiten aus, in denen

  1. der Arzt im Kalender noch keine Termine und
  2. Sprechstunde hat.

Kalender-Planung am Beispiel

Eine Praxis besteht aus zwei Ärzten: Dr. No und Dr. Yes. Diese haben getrennte Sprechzimmer, einen Verbandsraum und einen OP.

  1. Kalender anlegen: Zuerst wird eine Liste der Kalender erstellt. Meist ist es sinnvoll einen Kalender pro Arzt, einen für die medizinischen Fachangestellten und einen für gemeinsam benutzte Räume (z.B. OP oder Verbandsraum) anzulegen.
  2. Terminarten festlegen – welche Arten von Terminen ein Patient bekommen kann, z.B.: Sprechstunde (20min), Operation (30min), Operation (60min), Blutabnahme (15min), Verbandanlegen (10min), …
  3. Ressourcen festlegen

Der wichtigste Punkt ist anschließend das Anlegen von Ressourcen. Ressourcen sind eng mit der Terminsuche verbunden. Sie müssen daher hier besonders genau überlegen, welche Ressourcen sich zur Terminsuche eignen.

Ressourcen sollten nicht zu speziell gewählt werden, denn es kann immer nur in einer Ressource gesucht werden. Eine mögliche Liste von Ressourcen in unserem Beispiel:

  • Sprechzeiten
  • OP
  • Verband

Es wäre für die Terminsuche nicht intuitiv, „Sprech-stunde Dr. No“ und „Sprechstunde Dr. Yes“ als Ressource anzulegen, da bei beiden das Gleiche passiert (es unterscheiden sich nur die Kalender). Besser ist es, nur eine Ressource „Sprechstunde“ anzulegen.

Beispiel: Wenn ein Patient nur zur Sprechstunde und nicht zu einem speziellen Arzt will, kann man durch Auswahl von „Sprechstunde“, „Kalender Dr. No“ und „Kalender Dr. Yes“ ganz einfach einen freien Termin suchen.

Hinweis aus der Praxis: Sie sollten die Ressourcen so allgemein wie möglich und überschaubar halten.

Hinweis für Fortgeschrittene: In jede Ressource kann irgendein Termin, gleich welcher Terminart, gelegt werden. Hier besteht keine Einschränkung.

Anwendung des tomedo®-Kalenders

Der Kalender verfügt über drei grundlegende Anwendungsfälle:

Die Kalenderwochenansicht
Hier können beliebige Termine für jeden Kalender vergeben werden. Termine dürfen sich auch überschneiden.

Die Terminsuche
Hier werden automatisch freie Zeiten im Kalender gesucht, zu denen es zusätzlich auch die passenden Ressourcen gibt.

Die Patiententermine
Hier werden alle Termine des gewählten Patienten aufgelistet.

Achtung: Für Terminsuchen brauchen Sie eine Verbindung zum Server.

Kalender konfigurieren

Die meisten Kalenderkonfigurationen sind im Admin-Menü unter dem Eintrag „Kalender” zu finden.

Kalender anlegen

Im Menüpunkt „Kalenderverwaltung“ werden neue Kalender über den „+“-Button angelegt oder bestehende Kalender mithilfe des „–“-Buttons gelöscht. Das Kürzel wird überall dort angezeigt, wo wenig Platz ist. Sie können auch gelöschte Kalender wieder sichtbar machen, dazu das Häkchen setzen bei „gelöschte anzeigen“ und bei dem entsprechenden gelöschten Eintrag das gelöscht-Häkchen, welches dort erscheint, entfernen.

Die Auswahl „Gehört Nutzer“ bestimmt die Zugehörigkeit des Kalenders zu einem Arzt. Nimmt also ein Patient seinen Termin wahr und wird zur Tagesliste hinzugefügt (z.B. beim Kartenstecken) wird aus dem Termin automatisch der behandelnde Arzt übernommen.

Die „Standardanzeige bei Nutzer“ gibt an, welche Kalender automatisch beim Öffnen der Kalender-Wochenansicht angehakt und dadurch angezeigt werden. Ein Arzt möchte meist nur seinen eigenen Kalender sehen, die Anmeldung möchte eher alle Kalender gleichzeitig anschauen.

Die „Angezeigte Terminart“ sagt aus, welche Terminarten bei manueller Neuanlage eines Termins (ohne Terminsuche) zur Auswahl stehen. So ist es vorteilhaft, nur eine Untermenge von Terminarten in einem bestimmten Kalender anzuzeigen, um weniger suchen zu müssen (z.B.: Im OP-Kalender sind nur OP-Terminarten zu sehen, beim Arzt nur die Sprechstunden-Terminarten).

Weiter kann für jeden Kalender eine Standard Terminlokalität ausgewählt werden. Im Abschnitt „Terminlokalitäten“ finden Sie weitere Informationen zu dem Thema.

Terminarten und Ressourcen anlegen

Über den Menüpunkt „Ressourcen“ werden Ressourcen analog zu Kalendern angelegt oder gelöscht. Ressourcen besitzen die „Doppelklick“-Option. Wird an dieser Stelle eine Terminart ausgewählt, so erfolgt bei Doppelklick auf eine Ressource im Kalender automatisch eine Vorauswahl mit der angegebenen Terminart für den anzulegenden Termin. Dies ist in solchen Fällen sinnvoll, in denen nur sehr wenige Terminarten benutzt werden, die sich praktisch mit den Ressourcen decken, und in denen die Terminsuche nicht verwendet wird, sondern Termine immer manuell durch Doppelklick auf eine Zeit im Kalender angelegt werden. Dann muss beim Anlegen des Termins nicht mehr zwischen Ressource und Terminart unterschieden werden. Terminarten werden im Menüpunkt „Terminarten“ erstellt.

Für Termine kann eine Länge angegeben werden. Es gibt hier drei Optionen: Ganztag, variabel, feste Länge. Ganztagestermine werden am oberen Rand des Kalendertages angezeigt und sind für Informationen zu einem Tag gedacht. Egal wie man im Kalender scrollt, diese Termine sieht man immer. Variable Termine haben keine feste Länge, sondern werden beim Anlegen durch Vergrößern des Termins mit der Maus (oder über Einstellung per Terminanfang und -ende) bestimmt. tomedo® gibt ein weites Spektrum an festen Terminlängen vor. Ist der Termin angelegt, kann seine Länge immer noch manuell vergrößert oder verkleinert werden, es sei denn die Terminart ist über den Haken bei „fixe Terminlänge“ gekennzeichnet. Dann kann die Terminlänge im Kalender nicht mehr nachträglich verändert werden.

Die „Verknüpfung zur Ressource“ ist eine Option für die Terminsuche. Sollte man dort eine Terminart auswählen, welche man vergeben will, so wird die Ressource in der man sucht automatisch ausgefüllt.

Die ToDo’s, die man jeder Terminart zuweisen kann, kommen bei einem wahrgenommenen Termin zum Tragen. Kommt ein Patient in die Praxis und hat an diesem Tag auch einen Termin, so wird bei Anlage des Besuchs (z.B. beim Kartenstecken) intern nach diesem Termin geschaut. Die Besuchs-ToDo’s werden von der Terminart übernommen, der Behandler vom Kalender, in dem der Termin eingetragen ist. Bei korrekter Konfiguration entfällt somit Arbeit für die Anmeldung und der Patient kann schneller aufgenommen werden.

Achtung: Eine spätere Veränderung der Terminlänge hat vorerst keine Auswirkung auf schon vergebene Termine. Sie wird erst aktiv, wenn ein Termin mit dieser Terminart zeitlich angepasst wird.

Terminlokalitäten

Die Einstellungsmöglichkeit „Terminlokalitäten“ unterstützt eine bessere räumliche Organisation innerhalb einer Praxis. Genauer können Sie Ihre Praxis in verschiedene Räumlichkeiten bzw. „Lokalitäten“ untergliedern, wie zum Beispiel OP 1. Etage, OP 2. Etage, Chirurgie 3. Etage oder Spezialsprechstunde 1. Etage. Dies ist relevant, wenn ein Arzt in verschiedenen Bereichen zu unterschiedlichen Zeiten eingeteilt ist. So praktiziert beispielsweise Dr. Mustermann am Montag nur in der „Lokalität“ OP 1, am Dienstag von 8 bis 12 Uhr in der „Lokalität“ Spezialsprechstunde und von 13 bis 18 Uhr in OP 2.

Diese räumliche Organisation können Sie bereits im Kalender des Arztes über die Terminlokalitäten konfigurieren.

Zur Einrichtung der Terminlokalitäten geben Sie ein Kürzel 1 an, worüber Sie die Terminlokalität im Kalender für eine Ressource final auswählen können. Im Beschreibungstext 2 ist es sinnvoll, die Terminlokalität näher zu beschreiben, wie z.B. OP 1 in der 1. Etage. Die Farbe 3 der Terminlokalität wird im Kalender in der gesetzten

Ressource in einem linksbündigen Balken 5 angezeigt.

Darüber hinaus kann für eine Terminlokalität auch eine Betriebsstätte 4 ausgewählt werden. Diese Einstellungsmöglichkeit ist relevant, wenn ein Arzt in mehreren Betriebsstätten praktiziert, z.B. von Montag bis Mittwoch in der Betriebsstätte in Jena und am Donnerstag in der Betriebsstätte in Stadtroda und wenn Sie die tomedo Einstellung unter Arbeitsplatz → Sonstiges → “Termin auch als Besuch anzeigen” aktiviert haben. In dem Fall werden die Terminbesuche in der Tagesliste für das ausgewählte Tageslistendatum aufgeführt. So können Sie in der Tagesliste nach der Betriebsstätte filtern, um nur ihre Terminbesuche in der Tagesliste zu sehen. Terminbesuche, wie auch anwesende Patienten ohne Todo (Perspektivisch) werden leicht transparent in er Tagesliste dargestellt

Damit bereits am Terminbesuch die korrekte Betriebsstätte, also wo der Arzt an dem Tag auch tatsächlich praktiziert gesetzt wird, muss bereits bei der Terminerstellung gespeichert werden, wo der Termin stattfindet. Genau das wird über die Terminlokalitäten sichergestellt. Erstellen Sie nun ein Termin am Montag wird die Terminlokalität in Jena im Terminbesuch gesetzt.

Die Terminlokalitäten können an zwei Stellen im Kalender gesetzt werden: im Kalender des Arztes, als Standardlokalität und in der Schemaverwaltung für die gesetzten Ressourcen. Ist für eine Ressource eine Terminlokalität ausgewählt, wird diese Betriebsstätte auch im Terminbesuch gespeichert. Hat der Arzt keine Terminlokalität für die Ressource definiert, wird die Standard Terminlokalität des Kalenders vom Arzt im Termin gesetzt.

Ressourcen-Schemata anlegen/konfigurieren

Die Schemaverwaltung ist hauptsächlich für die automatische Terminsuche gedacht. Sie wird für die manuelle Terminvergabe nicht benötigt. Die vorhandenen Ressourcen müssen nun auf die einzelnen Tage des Jahres verteilt werden, was auf zwei verschiedenen Wegen geschehen kann. Einerseits kann ein sogenanntes Wochen-Schema, welches eine Standard-Praxiswoche widerspiegelt, auf jede beliebige Woche kopiert werden. Andererseits können Ressourcen auch manuell für jeden Tag separat eingeteilt werden.

Für jede einzelne Ressource im Kalender kann eine Terminlokalität gesetzt werden. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste und wählen Sie für die Terminart eine Terminlokalität aus, siehe Punkt 6. Je nach konfigurierter Terminlokalität in der Ressource, wird die entsprechende Betriebsstätte im Terminbesuch gesetzt.

Für jeden Kalender kann man bis zu drei verschiedene Schemata anlegen, falls die Praxis evtl. wöchentlich wechselnde Belegung vorsieht oder in bestimmten Wochen Ressourcen anders vergeben will. Weiterhin kann man schon erstellte Schemata aus anderen Kalendern kopieren und dann anpassen. Ein bestimmtes Schema kann auch durch Drag & Drop der Ressourcen aus dem Bereich „Vorhandene Ressourcen“ links in das Schema auf der rechten Seite des Verwaltungsfensters erstellt werden. Wenn man den Mauszeiger auf den unteren oder oberen Rand der Ressource bewegt, kann man diese verlängern oder verkürzen. Das Verändern des Schemas an sich hat keinerlei Auswirkungen auf vorhandene Termine oder auf die Terminsuche, solange es nicht auf die Woche übertragen wurde. Nur die Ressourcen in der Wochenansicht bestimmen das Ergebnis der automatischen Terminsuche. 

In der Wochenansicht kann man jetzt eines der Schemata auf eine Woche kopieren. Dazu wählt man eine Ziel-Woche im eingebetteten Kalender aus und entscheidet, ob man nur einen Tag oder die gesamte Woche aus einem Schema kopieren will. Durch Klick auf einen der drei Schema-Knöpfe werden die Ressourcen kopiert. Meistens möchte man aber einfach ein Quartal oder einen bestimmten Zeitraum befüllen. Dazu drückt man auf „Wochenweise übernehmen“.

Hier erscheint ein neues Fenster für die zu treffende Auswahl. Auf der linken Seite wählt man die Quelle (entweder ein Schema oder eine andere Kalenderwoche) und rechts das Ziel aus. Beim Ziel kann nun ausgewählt werden, ob das Schema wochenweise übernommen werden soll (und falls ja, für welche Wochen / Tage / Quartale) oder ob dies tageweise durch Auswahl eines Datums erfolgen soll. Unten im Auswahlmenü können Sie festlegen, ob die Ressourcen auch in den Sperrtagen (Feiertagen und Urlaubstagen) übernommen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Option, die Ressourcen aus den Sperrtagen zu entfernen.

Achtung: Das Kopieren funktioniert nur, wenn tomedo® eine Verbindung zum Server hat.

Terminsuche anlegen/konfigurieren

Die Terminsuche kann bei tomedo® automatisch erfolgen. Hierbei gibt man an, in welchem Kalender (und dementsprechender Belegung mit Ressourcen) ein Termin gesucht werden soll. Weiterhin benötigt man noch die Terminart und eine Angabe darüber, wie weit im Voraus tomedo® nach freien Terminen suchen soll (= Spanne) und ab welchem Datum. Hierbei kann man in verschiedenen Kalendern suchen und diese entweder per „und“ (ein Termin soll in mehrere Kalender gleichzeitig gelegt werden, das ist z.B. hilfreich bei OP-Terminen, die im OP- und im Arzt-Kalender angezeigt werden sollen) oder per „oder“ (wenn ein Patient einen Sprechstundentermin bei einem Arzt, aber keinem bestimmten, haben möchte) verknüpfen.

Über die Funktion Subterminsuchen können komplexe Terminsuchen konfiguriert werden. Aktivieren Sie für die Verwendung dieser Funktion die Checkbox „nutze Subterminsuchen“. Jetzt können Sie bereits definierte Terminsuchen über die Checkboxen im Feld „Subterminsuchen“ auswählen. Von der ausgewählten definierten Terminsuche werden die gesetzten Ressourcen, Kalender mit dessen UND/ODER -Verknüpfung sowie die Zeitspannenberechnung (Suche ab, Suche für) berücksichtig. Die Terminart wird hingegen NICHT aus der definierten Terminsuche verwendet! Bei der Subterminsuche wird stets die oben ausgewählte Terminart genutzt.

Auf diese Weise können Sie Terminsuchen mit UND und ODER Abfragen erstellen. So können Sie zum Beispiel nach einem freien Termin in der Ressource OP im Kalender OP-Raum UND Kalender 1 ODER im Kalender OP-Raum UND im Kalender 2, suchen. Bei Ausführung der Subterminsuche, werden alle möglichen Termine aufgezeigt, die im Kalender 1 und OP-Raum oder im Kalender 2 und OP-Raum möglich sind.

Die UND-Verknüpfung von definierten Terminsuchen bei der Subterminsuche befindet sich noch in der Entwicklung.
Diese Sub-Terminsuche kann in der Terminkettensuche mit beliebig anderen definierten Terminsuchen kombiniert/verwendet werden.

Da es in der Praxis meist nur eine Handvoll verschiedener Terminkonstellationen gibt, empfiehlt es sich, solche Terminsuchen vor zu konfigurieren. Hiermit erspart man sich lästige Klicks und kommt sehr schnell an die gewünschten freien Terminslots. Unter dem Kalender-Menüpunkt Terminsuche-Favoriten kann man sich mehrere vordefinierte Suchen erstellen. Auf der linken Seite kann man diese anlegen / löschen, rechts werden sie konfiguriert. Weiterhin kann man auch in mehreren Ressourcen suchen. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn man am Ende der Woche nicht mehr zwischen OP und Sprechstunde trennen möchte, damit die nicht genutzten OP-Zeiten nicht leer bleiben. Die so vorkonfigurierte Suche sucht dann nach kurzfristig freien Terminen, egal in welcher der beiden Ressourcen sie liegen. Das Häkchen Onlinetermine gibt an, ob diese Ergebnisse auch für die Online-Terminvergabe zur Verfügung stehen. Hier muss ein tomedo®-Mitarbeiter zuerst die Online-Terminvergabe aktivieren, damit die Praxis diese nutzen kann. Die so konfigurierten Suchen sind im Terminsuche-Fenster unter dem Reiter „Definiert“ für die Benutzung verfügbar.

Kettenterminsuche anlegen/konfigurieren

Die Kettenterminsuche sucht für einen Patienten Termine in einer fest vorgegebenen Reihenfolge mit entsprechenden Zeitspannen zwischen den Terminen. Hierbei ist es erforderlich, dass die Ressourcen und die Kettenterminsuche aufeinander abgestimmt sind, sonst wird höchstwahrscheinlich keine Terminkette gefunden. Je länger die Ketten sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass tomedo® Ergebnisse finden kann.

Das erste Kettenglied hat keine Einstellmöglichkeiten, da hier aus der Terminsuche klar ist, in welchem Zeitraum gesucht werden soll. Alle weiteren Termine haben eine Angabe zu der Zeitspanne zwischen vorangegangenem und diesem Termin und eine Zeitspanne, in der der Termin liegen soll.

Beispiel: Ein Patient soll einen OP-Termin bekommen. Zum OP gehört eine Vorbereitung, die OP selbst und eine Nachuntersuchung. Die Vorbereitung erfolgt 2h vor der OP durch den Anästhesisten Dr. No, die OP ist bei Dr. Yes, wobei Dr. No anwesend sein soll. Die Nachuntersuchung geschieht etwa 7 Tage später bei Dr. Yes.

  • Wir benötigen zwei Ressourcen: Sprechstunde (SP) und OP
  • Wir benötigen drei Terminarten: Vorbereitung (VB), OP, Nachuntersuchung (NU)
  • Wir benötigen drei Kalender: OP, Dr. Yes, Dr. No
  • Kalender OP benötigt OP Ressourcen, Kalender Dr. No und Dr. Yes benötigen Ressourcen für Sprechstunde und OP
  • Wir benötigen drei vordefinierte Terminsuchen:
    1. Vorbereitung in Kalender Dr. No mit der Ressource SP und der Terminart VB.
    2. OP in Kalender Dr. No „und“ im Kalender Dr. Yes in der Ressource mit Terminart OP.
    3. Nachuntersuchung in Kalender Dr. Yes in Ressource SP mit Terminart NU.
  • Wir benötigen den Kettentermin mit den drei vordefinierten Suchen in der Reihenfolge Vorbereitung, OP und Nachuntersuchung. Bei OP wählen wir Stunden aus und geben 2 bei „Ab“ ein und 1 bei „Für“, da wir ab Voruntersuchungsbeginn etwa 2–3h bis zur OP benötigen (nicht länger und nicht kürzer). Bei der Nachuntersuchung wählen wir Tage aus und sagen, dass wir zwischen 5–9 Tage nach dem vorherigen Termin suchen. Daher geben wir bei „Ab“ 5 und bei „Für“ 4 an.

Urlaubs-/Feiertagskalender

Urlaubstage und Sperrtage können über die Urlaubsverwaltung übersichtlich für jeden Kalender verwaltet werden. Urlaubstage können über den Knopf „Feiertage im KV-Bereich“ für das eingestellte Jahr übernommen werden. Hier werden die entsprechenden Feiertage für Ihren KV-Bereich (tomedo®-weite Einstellung) gesetzt. Feiertage werden z.Zt. grün angezeigt. Sie haben natürlich die Möglichkeit jeden einzelnen Tag anzuklicken. Dabei wird ein Sperrtag (rot) angelegt. Sollte der Tag schon ein Sperr- oder Urlaubstag sein, so wird der Tag wieder freigegeben.

Sollten Termine in einem Sperr- oder Urlaubstag liegen, so wird dieser auf der rechten Seite angezeigt. Durch Doppelklick auf den Termin springt man direkt in den Kalender zum Termin um diesen evtl. zu verlegen.

Sperr- und Feiertage werden als farbiger Tageshintergrund im Kalender angezeigt. Es besteht immer die Möglichkeit, einen Termin per Hand hineinzulegen, für die automatische Terminsuche sind diese Tage aber nicht relevant. Es wird also, selbst wenn für diesen Tag Ressourcen vergeben worden sind, an diesen Tagen nicht nach freien Terminen gesucht.

Kalenderlayout konfigurieren

Unter tomedo® → Einstellungen kann man im Tab Praxis/Kalender das prinzipielle Aussehen des Kalenders anpassen. Einstellbar ist, wie viel Tage die Arbeitswoche und wie viel Arbeitsstunden ein Tag hat, die Länge der angezeigten Termine, sowie welche Informationen zum Patienten/Termin angezeigt werden soll. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unbedingt die Tooltipps, die Ihnen beim Schweben der Maus auf einem bestimmten Konfigurationseintrag zusätzliche Informationen geben.

Kalenderwochenansicht benutzen

Im Wochenansichtsfenster gibt es vier grundlegende Elemente:

  1. Hier kann man die Anzeigevarianten des Kalenders umstellen. Alle Häkchen sind arbeitsplatzspezifisch und werden über den Neustart hinaus gespeichert. Die Option „Woche“ ändert die Ansicht zwischen ganzer Woche und nur einem Tag. Die Option „Ressourcen“ zeigt entsprechende Ressourcen im Hintergrund an. Die Option „Ein Kalender“ lässt immer nur einen Kalender angehakt; somit kann man schnell zwischen einzelnen Kalendern hin und her wechseln. Die Option „Kalenderfarbe“ zeigt nicht die Farbe der Terminarten, sondern die des jeweiligen Kalenders, in welchem der Termin liegt. Die Option „Spaltenweise“ zeigt alle Kalender für einen Tag nebeneinander an. Die Option „Fixierte Termine“ lässt keinerlei verschieben von Terminen zu.
  2. Hier kann man den Tag und den Kalender auswählen. Die unten ausgewählte Terminart wird für neu anzulegende Termine genutzt.
  3. In der Tages-/Wochenübersicht sieht man die Termine und im Hintergrund die Ressourcen. Termine können per Drag&Drop verschoben werden, wobei die alte Position währenddessen sichtbar bleibt. Auch sieht man im verschobenen Termin bis zum Loslassen der Maustaste die Uhrzeit, auf die man den Termin legen würde. Neue Termine können durch Doppelklick auf die Uhrzeit oder durch das Ziehen des Terminart-Tokens aus Feld 2 erzeugt werden. Sind Ressourcen eingeblendet, so wird bei Doppelklick in eine Ressource die entsprechend verknüpfte Terminart genutzt (siehe „Terminarten und Ressourcen anlegen“). Termine können durch Herausziehen aus dem Fenster gelöscht werden. Dazu erscheint eine Wolke als Mauszeiger. Vor jedem Löschen wird aber noch einmal nachgefragt, ob die Aktion wirklich erfolgen soll.
  4. Hier kann man einen Termin mittels Termininfo oder Namen des Patienten suchen. Rechts kann man die für den Kalender und Tag angezeigten Termine über die Briefschreibung drucken. Die zugehörige Briefvorlage „Kalendertag“ kann hierbei noch angepasst werden, siehe Die Briefschreibung.

Klickt man auf einen Termin, so öffnet sich ein Popover, in dem alle Informationen zu diesem Termin aufgelistet und editierbar sind. Neben den offensichtlichen gibt es noch folgende Möglichkeiten:

  1. Hier wird der Patient zum Termin ausgewählt. Durch Klick auf „—“ kann diese Verbindung wieder gelöst werden, woraufhin man ein Patientensuchfeld sieht.
  2. Diese Symbole geben eine schnelle Verbindung zu Patientendetails, Kartei, Terminen des Patienten oder die Möglichkeit, den Patienten zur Tagesliste hinzuzufügen.
  3. Hier sieht man Informationen des Patienten, die nicht editierbar sind und aus den Patienteninformationen kopiert werden. Diese Informationen können über den Laden-Knopf aktualisiert werden.
  4. Ein Termin kann auch in mehreren Kalendern liegen. Hier wären diese aufgelistet, wobei durch das Klicken auf das Dreieck links die Möglichkeit angezeigt wird, den Termin zu anderen Kalendern hinzuzufügen.
  5. Wenn man einen gesonderten und detaillierteren OP-Plan benötigt, so kann man zu einem Termin auch einen OP-Karteieintrag anlegen, welcher dann mehr Informationen beinhalten kann. Hier kann man so einen Karteieintrag erstellen und mit dem Termin verknüpfen. Genauere Information und Diskussionen stehen im Forum.

Kalendersuche benutzen

Die automatische Terminsuche ist ein Kernelement von tomedo®. Um diese benutzen zu können muss man die entsprechenden Ressourcen vorbereitet haben. Das Suchfenster besteht aus vier Bereichen (siehe Abbildung):

  1. Hier können Sie zwischen einer einzelnen Terminsuche, einer vordefinierten Terminsuche und einer verketteten Terminsuche wählen. Die zweite und dritte Option muss vollständig durch Sie vorkonfiguriert sein, damit Sie diese nutzen können. Alle drei Optionen sind ähnlich aufgebaut und suchen immer nach einer freien Zeit, in die die ausgewählte Terminart passt. Es wird nur in den aktivierten Kalendern und Ressourcen für die entsprechende Zeitspanne gesucht.
  2. Dies ist die Ergebnisliste. Hier erhalten Sie keine konkreten Terminvorschläge, sondern Zeitspannen, in welche ein Termin mindestens einmal hineinpasst. Das Datum, die Uhrzeit und der Kalender werden angezeigt. Im Falle von Kettenterminen haben sie hier mehrere Ergebnislisten, jeweils eine pro Kettentermin. Im unteren Bereich kann die Ergebnisliste nach Wochentagen oder Zeiten (z.B. >10:00 oder <8:00) gefiltert werden. Durch Anklicken eines Resultates wird der Kalender mit Terminen und freien Slots angezeigt. Sie können aber jederzeit zu einem anderen Resultat wechseln.
  3. Hier werden in Gelb die Bereiche angezeigt, in die der entsprechende Termin hineinpasst. Der Termin wird immer an den Beginn des Bereiches gesetzt, der Terminvorschlag kann aber mittels Drag&Drop in der Zeit verschoben werden, auch außerhalb des gelben Bereiches. Hierdurch kann es zu Termin-Überschneidungen kommen, was in manchen Situationen recht hilfreich ist. Durch Doppelklicken auf den Terminvorschlag erscheint ein zusätzliches Fenster, in welchem man Termininformationen angeben kann.
  4. Gleich daneben sieht man die derzeit im Kalender vergebenen Termine sowie die Ressourcen.

Erst durch Drücken des Knopfes „Anlegen“ wird der Termin bestätigt. Vorher ist der Termin nicht vergeben.

Patiententermine benutzen

Durch Drücken des Knopfes „Termine“  oben rechts in den Fenstern Tagesliste, Patientendetails und Kartei Ctrl-Cmd-T erhalten Sie eine Übersicht aller anstehenden Termine des aktuellen Patienten. Diese Liste ist mit dem Drucken-Knopf  ausdruckbar. Die Vorlage hierfür ist eine ganz normale Briefvorlage namens „Patiententermine“, die wie andere Briefvorlagen auch editiert werden kann (siehe: Die Briefschreibung). Über den Drucken-Knopf  oben rechts im Kalender-Fenster können Sie auch den aktuell angezeigten Tag / angezeigte Woche drucken; die Briefvorlage hierfür heißt „Kalendertag“.

Konfigurierbare Beschriftung der Termine in der Kalenderübersicht mit Geb.-Datum, Kasse etc.

Sie können frei konfigurieren, was in der Kalenderübersicht in den Terminen neben dem Patientennamen mit angezeigt wird: Menüpunkt tomedo® → Einstellungen → Praxis → Kalender.

Dort im Feld „Termin mit Patient Beschriftung“ mit dem Mauszeiger verharren und es wird ein Tooltipp mit allen möglichen Beschriftungszeichen angezeigt. Diese sehen Sie nachfolgend aufgeführt:

Termin ohne Patient Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

  • %a – Terminart (Kürzel)
  • %A – Terminart (Beschreibung)
  • %b – Termin Zeit bis
  • %B – Behandelnder Arzt
  • %d – Termin Datum
  • %w – Termin Datum, nur Wochentag
  • %i – Termininfo
  • %k – Kalendername/n (Kürzel kommasepariert)
  • %l – Terminlänge
  • %n – Nutzername
  • %o – Suchname Onlinekalender
  • %u – Nutzer
  • %U – Alle Nutzer (kommasepariert)
  • %v – Termin Zeit von
  • %W – Wiederholung (zeigt W an wenn ja, sonst nichts)
  • – Übernachtung

Termin mit Patient Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

  • %a – Terminart (Kürzel)
  • %A – Terminart (Beschreibung)
  • %b – Termin Zeit bis
  • %B – Behandelnder Arzt
  • %c – Terminlocalität (Kürzel)
  • %d – Termin Datum
  • %i – Termininfo
  • %g – Anrede des Patienten (Herr/Frau)
  • %G – Geburtsdatum
  • %h – Lange Anrede des Patienten (Sehr geehrte/r Herr/Frau)
  • %k – Kalendername/n (Kürzel kommasepariert)
  • %K – Kassenname
  • %l – Terminlänge
  • %L – Lebensalter (relativ zum Termindatum)
  • %M – Vollname des Patienten (Titel Vorname Zusatz Nachname)
  • %n – Nutzername
  • %N – Nachname des Patienten
  • %o – Suchname Onlinekalender
  • %O – Online-Sprechstunde-Anzeige
  • %p – Privat(P) / Gesetzlich(G)
  • %P – Patienten-ID
  • %r – Raumname der Online-Sprechstunde
  • %s – Erinnerungs-Status
  • %S – Schwangerschaftswoche W+T
  • %t – Telefon
  • %T – Titel
  • %u – Nutzer
  • %U – Alle Nutzer (kommasepariert)
  • %v – Termin Zeit von
  • %V – Vorname des Patienten
  • %w – Termin Datum, nur Wochentag
  • %W – Wiederholung (zeigt W an wenn ja, sonst nichts)
  • – Übernachtung
  • %z1 – Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 1
  • %z2 – Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 2
  • %z3 – Patientenspezifisches Text Feld 1
  • %z4 – Patientenspezifisches Text Feld 2

Terminerinnerung per SMS und Email

Zusätzlich zur automatisierten Terminerinnerung per SMS gibt es ab tomedo® Version 1.71 nun auch die Möglichkeit, Patienten automatisiert per Email an Termine zu erinnern.

In der SMS- und E-Mail Vorlagenverwaltung legen Sie sich zuerst SMS- und E-Mail-Vorlage(n) an, welche als Terminerinnerungen an die Patienten gesendet werden sollen (siehe SMS bzw. E-Mail). Anschließend können Sie in der Terminerinnerungsverwaltung sämtliche Einstellungen zu Terminerinnerungen vornehmen. Die Terminerinnerungsverwaltung wird über die Menüleiste Admin → Kalender → Terminerinnerung aufgerufen.

Im Bereich Terminerinnerungspläne 1 muss zunächst ein neuer Terminerinnerungsplan mittels + hinzugefügt und sprechend benannt werden. Unter „gültig für“ 2 wird angegeben, für welche Kalender und welche Terminart(en) dieser Erinnerungsplan gelten soll. Terminarten können jeweils nur einem Erinnerungsplan zugewiesen werden. Sobald eine Terminart in einem zweiten Erinnerungsplan ausgewählt wird, wird die Auswahl im ersten Erinnerungsplan aufgehoben. Es ist also z.B. nicht möglich für eine Terminart verschiedene Erinnerungspläne für verschiedene Ärzte anzulegen.

Auf der rechten Seite im Fenster Terminerinnerungsverwaltung legen Sie fest, wie viele Erinnerungen für die gewählte Terminart versendet werden sollen 3. Zu jeder Erinnerung müssen Sie abschließend einen Erinnerungszeitpunkt 4 sowie eine Erinnerungsmethode 5 festlegen. Je nachdem welche Erinnerungsmethode Sie gewählt haben, müssen Sie hier noch eine E-Mail und/oder SMS-Vorlage auswählen. In dem jeweiligen Drop-Down Menü werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie zuvor in der Vorlagenverwaltung angelegt haben (siehe SMS bzw. E-Mail). Sie können also auch verschiedene Vorlagen für die erste, zweite, dritte Erinnerung etc. auswählen. Über das Einstellungsrädchen können Sie die Vorlagenverwaltung direkt aus der Terminerinnerungsverwaltung aufrufen.

Um Terminerinnerungen per E-Mail versenden zu können, muss bei den Kontaktdaten in den Patientendetails eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Terminerinnerungen per SMS werden grundsätzlich nur

  • an Patienten verschickt, die damit einverstanden sind (Einver­ständnis-Häkchen in den Kontaktdaten beachten),
  • an Nummern verschickt, die wie eine deutsche Mobilfunknum­mer aussehen (Vorwahlen 015, 016 oder 017),
  • an die erstbeste passende Nummer aus den Kontaktdaten des betreffenden Patienten verschickt, wobei zuerst die Nummer aus dem Kontaktdaten-Feld Handy, dann Telefon, dann Dienstlich geprüft wird.

Generell können Terminerinnerungen natürlich nur für Termine verschickt werden, die in der Zukunft liegen. Tomedo prüft alle 15 min, ob Terminerinnerungen versendet werden müssen. War der Versand einer Erinnerung nicht erfolgreich, versucht tomedo® also nach 15 min erneut, die Erinnerung zu versenden. In den Statistiken gibt es auch eine Abfrage, die Ihnen alle versendeten Terminerinnerungen anzeigt (siehe nächster Abschnitt).

Zeitstrahl

Zum besseren Verständnis der Einstellungsmöglichkeiten für die automatische Terminerinnerungsfunktion soll das folgende Diagramm dienen.

Terminerinnerungsstatistik

Unter Verwaltung → Statistiken gibt es unter den Allgemeinen Abfragen die Statistik „Terminerinnerungen“. Damit können versendete Terminerinnerungen für bestimmte Zeiträume und Terminarten abgefragt werden.

Das Abfrageergebnis liefert auch Auskunft darüber, ob der Versand erfolgreich war oder nicht 1 und gibt bei nicht erfolgreichem Versand eine Fehlermeldung an 2.

Terminbeschriftung einstellen

Für die Anzeige im Kalender können Sie Termine fortan so konfigurieren, dass der SMS-Erinnerungsstatus mit angezeigt wird. Gehen Sie dazu zu tomedo® → Einstellungen… → Praxis → Kalender und passen Sie die Platzhalter für „Termin mit Patient Beschriftung“ an. Nur an Termine mit Patienten können SMS verschickt werden, weil die Nummer des Empfängers aus den Kontaktdaten eines Patienten genommen wird. Der Platzhalter „%s“ (ohne Anführungszeichen) wird nun durch SMS-Statusinformationen ersetzt.

Im Beispiel ist zu sehen, dass die erste Erinnerung am 16.2. um 13:06 Uhr versendet wurde, und „––“ bedeutet, dass die zweite Erinnerungs-SMS noch nicht versendet wurde.

Onlineterminvergabe durch Patienten über eine Webseite

Vorbereitung/Einrichtung

Der Arzt registriert sich unter:

https://onlinetermine.zollsoft.de, dabei sollte er sich die E-Mail-Adresse und das Passwort merken. Der Nutzername ist der angezeigte Praxisname auf der Terminvergabeseite (kann später angepasst werden).

Der Arzt bekommt eine Registrierungs-E-Mail, die von ihm bestätigt werden muss.

Der Arzt kann sich jetzt unter:

https://onlinetermine.zollsoft.de anmelden und im Tab „Benutzerdaten“ seine Unique Ident herausfinden.

Die Unique Ident und das Passwort werden in tomedo® in der Online Kalender Account Verwaltung eingegeben. Diese findet sich in der Menüleiste unter Admin → Kalender → OnlineTerminKalender Konten.

Praxen, die über mehrere Standorte verfügen, haben nun die Möglichkeit sich pro Standort einen eigenen Online Terminkalender anzulegen. Für jeden Standort ist eine separate Registrierung unter

https://onlinetermine.zollsoft.de notwendig.

Um die verschiedenen Kalender in tomedo® konfigurieren zu können, müssen zunächst in der Online Kalender Account Verwaltung alle Kalender bzw. Accounts angelegt werden. Ein neuer Account wird über den Button 1 hinzugefügt. Der Name 2 sollte sprechend vergeben werden, da dieser u.U. auf der Webseite des Online Kalenders angezeigt wird. Unique Ident und Passwort 3 werden aus der Registrierung übernommen.

Über den Button 4 wird die Seite:

https://onlinetermine.zollsoft.de aufgerufen. Dort kann sich der Nutzer mit Email-Adresse oder Unique Ident und Passwort anmelden, um seinen Online Terminkalender zu konfigurieren. Der Button 5 ruft die Kalender-Webseite auf, über die die Patienten Termine buchen können.

Aktivierung

Zur Aktivierung der Onlinetermine muss zollsoft (info@zollsoft.de) benachrichtigt werden, damit die Praxis freigeschalten wird.

Konfiguration der Onlinetermine

In tomedo® unter Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten kann man sich vordefinierte Terminsuchen konfigurieren. Aktiviert man hier das Häkchen „Onlinekalender“, so wird das Ergebnis zum Onlineterminserver geschickt und diese Termine stehen dann zur Auswahl online bereit. Der Onlinekalender synchronisiert sich alle 30sec (Voreinstellung), danach wird auch in tomedo® der Termin als vergeben markiert.

Sollten mehrere vordefinierte Terminsuchen das Häkchen „Onlinekalender“ haben, so bekommt der Patient auf der Webseite eine Auswahl für diese Kategorien angezeigt. Hierfür sollten also die Namen entsprechend aussagekräftig gewählt werden.

Verlinkung des Kalenders

Dies sollte der Webadmin der Praxiswebseite machen.

Eine direkte Weiterleitung geht via:

<a href=“https://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine.php?uniqueident=UNIQUEIDENT“>termin</a>

Bitte beachten: UNIQUEIDENT ist die der Praxis

Unter https://onlinetermine.zollsoft.de/test.php sind zwei Varianten der Einbindung direkt präsentiert. Für die Nutzung muss die UniqueIdent angepasst werden.

Einbettung der Kalender-App

Es besteht auch die Möglichkeit, die App-Variante des Kalenders in die Praxiswebseite zu integrieren und das Design anzupassen. Dies sollte der Webadmin der Praxiswebseite machen. Die Ressource der App ist unter https://onlinetermine.zollsoft.de/build/build.js zu finden.

Die Ressource ist am besten in einem Skript-Tag am Ende (des „bodys“) des „index.html“-Dokuments einzufügen. Dies ist insbesondere wichtig für wordpress-Seiten, da das Skript das „zollsoftAppTermine“-tag sucht und es dafür schon vorhanden/geladen sein muss (siehe nächster Satz).

<script src=“https://onlinetermine.zollsoft.de/build/build.js“></script>

Alternativ kann sie auch per AJAX-Request angefordert werden. In beiden Fällen ist es notwendig im Vorfeld in die Webseite ein leeres „Tag“ mit der Bezeichnung „zollsoftAppTermine“ als Anker für die App einzufügen, in das die App nach dem Laden des build-Skripts automatisch integriert wird.

<zollsoftAppTermine></zollsoftAppTermine>

Zusätzlich muss ein „Hidden-Input“-Feld existieren, das als Wert die UNIQUEIDENT, der Praxis trägt.

<input type=“hidden“ name=“uniqueIdent“ id=“uniqueIdent“ value=“UNIQUEIDENT“/>

Hierbei ist „UNIQUEIDENT“ zu ersetzen mit dem zugewiesenen Wert für die Praxis. Für die Designanpassungen der App muss lediglich ein CSS-Skript im Headerbereich der Webseite eingebunden werden, welches die CSS-Eigenschaften der App überschreibt. Dazu wurde so gut wie jedem HTML-Element der App eine ID zugewiesen, die in der Webkonsole einsehbar sind und referenziert werden können. Eventuell muss beim Setzen der CSS-Eigenschaften mit dem Zusatz !important gearbeitet werden.

Es ist möglich, mit Klick auf das „X“-Icon rechts oben die App zu schließen. Dieses Standardverhalten kann unterbunden werden, indem auf das umschließende Span-Element mit der id=“btn-close“ die CSS-Eigenschaft display: 'none' gesetzt wird. Einen Wieder-Öffnen-Button gibt es standardmäßig nicht.

Die Einbindung geschieht wie hier in dem Bild gezeigt:

Die Datei „style.css“ wurde zusätzlich verlinkt und enthält CSS-Anweisungen, die die Standardanweisungen überschreiben und den Kalender beispielsweise mit einem gänzlich grünen Layout versehen:

Termin-Bestätigungs-E-Mail konfigurieren

Auf der Admin-Webseite, auf der Sie die praxisspezifischen Felder für die Online-Terminvergabe konfiguriert haben (s.o.), können Sie auch einen eigenen Text für die an die buchenden Patienten versandten Termin-Bestätigungs- und Stornierungs-E-Mails eingeben. Die hierfür möglichen Variablen sind wie folgt:

  • beginn = Anfang des Termins
  • ende = Ende des Termins
  • length = Dauer/Länge des Termins in Minuten
  • patient_geb
  • patient_vorname
  • patient_nachname
  • patient_telefon
  • patient_email
  • patient_info
  • taName = Name der Terminart
    • sName = Name/Text der Terminsuche
    • kNames = Namen aller Kalender, wo der Termin hineingelegt wird
    • aNames = Namen aller Ärzte, die einen Kalender für den Termin besitzen

Die Variablen müssen, wie in tomedo® üblich, mit $[…]$ genutzt werden … Bsp.: $[beginn]$.

Für beginn und ende gibt es auch noch Nur-Datum bzw. Nur-Uhrzeit, das geht mit: $[_tag]$ oder $[_zeit]$ … z.B.: $[beginn_zeit]$