Kalender

Kalender-Planung

Achtung: Bitte machen Sie sich mit den Eigenschaften des Kalenders, v.a. mit Ressource und Terminart, vertraut, bevor Sie ihn in tomedo® einstellen bzw. konfigurieren. Dadurch können Sie Mehrarbeit und Probleme bei der Terminvergabe umgehen.

Ressourcen – freie Zeiten

Der tomedo®-Kalender erlaubt Ihnen neben der gewöhnlichen Terminvergabe auch das Anlegen von Ressourcen, um tomedo® automatisch nach freien Terminen bestimmter Art suchen zu lassen.

Was sind Ressourcen?

Ressourcen sind Zeit-Bereiche, in denen freie Termine gesucht werden.

Beispiel: Ein Arzt hat Sprechstunde von 8 bis 12 Uhr. Der Arzt weist deshalb der Zeit von 8 bis 12 Uhr eine Ressource zu, die er „Sprechstunde“ nennt. Später kommt ein Patient in die Praxis und möchte einen Termin für eine Sprechstunde. Die Anmeldung wählt den Kalender des Arztes und die Ressource „Sprechstunde“ aus. Die Termin-Suche gibt daraufhin nur die Zeiten aus, in denen

  1. der Arzt im Kalender noch keine Termine und
  2. Sprechstunde hat.

Kalender-Planung am Beispiel

Eine Praxis besteht aus zwei Ärzten: Dr. No und Dr. Yes. Diese haben getrennte Sprechzimmer, einen Verbandsraum und einen OP.

  1. Kalender anlegen: Zuerst wird eine Liste der Kalender erstellt. Meist ist es sinnvoll einen Kalender pro Arzt, einen für die medizinischen Fachangestellten und einen für gemeinsam benutzte Räume (z.B. OP oder Verbandsraum) anzulegen.
  2. Terminarten festlegen: Welche Arten von Terminen ein Patient bekommen kann, z.B.: Sprechstunde (20min), Operation (30min), Operation (60min), Blutabnahme (15min), Verbandanlegen (10min), …
  3. Ressourcen festlegen

Der wichtigste Punkt ist dabei das Anlegen von Ressourcen. Ressourcen sind eng mit der Terminsuche verbunden. Sie müssen daher hier besonders genau überlegen, welche Ressourcen sich zur Terminsuche eignen.

Ressourcen sollten nicht zu speziell gewählt werden, denn es kann immer nur in einer Ressource gesucht werden. Eine mögliche Liste von Ressourcen in unserem Beispiel:

  • Sprechzeiten
  • OP
  • Verband

Es wäre für die Terminsuche nicht intuitiv, „Sprechstunde Dr. No“ und „Sprechstunde Dr. Yes“ als Ressource anzulegen, da bei beiden das Gleiche passiert (es unterscheiden sich nur die Kalender). Besser ist es, nur eine Ressource „Sprechstunde“ anzulegen.

Beispiel: Wenn ein Patient nur zur Sprechstunde und nicht zu einem speziellen Arzt will, können Sie durch Auswahl von „Sprechstunde“, „Kalender Dr. No“ und „Kalender Dr. Yes“ ganz einfach einen freien Termin suchen.

Hinweis aus der Praxis: Sie sollten die Ressourcen so allgemein wie möglich und überschaubar halten.

Hinweis für Fortgeschrittene: In jede Ressource kann irgendein Termin, gleich welcher Terminart, gelegt werden. Hier besteht keine Einschränkung.

Anwendung des tomedo®-Kalenders

Der Kalender verfügt über drei grundlegende Anwendungsfälle:

Die Kalenderwochenansicht
Hier können beliebige Termine für jeden Kalender vergeben werden. Termine dürfen sich auch überschneiden.

Die Terminsuche
Hier werden automatisch freie Zeiten im Kalender gesucht, zu denen es zusätzlich auch die passenden Ressourcen gibt.

Die Patiententermine
Hier werden alle Termine des gewählten Patienten aufgelistet.

Achtung: Für Terminsuchen brauchen Sie eine Verbindung zum Server.

Kalender konfigurieren

Die meisten Kalenderkonfigurationen sind im Admin-Menü unter dem Eintrag „Kalender” zu finden.

Kalender anlegen

Über Admin → Kalender → Kalender lässt sich die Kalenderverwaltung öffnen. In der Tabelle auf der linken Seite 1 werden alle vorhandenen Kalender angezeigt. Im darunter liegenden Reiter 2 können neue Kalender über die „+“-Schaltfläche angelegt oder bestehende Kalender mithilfe der „–“-Schaltfläche gelöscht werden. Sie können hier auch gelöschte Kalender wieder sichtbar machen, indem Sie das Häkchen im Feld "gelöschte anzeigen" setzen. Daraufhin können Sie bei den entsprechenden gelöschten Einträgen nach Wunsch das "gelöscht"-Häkchen entfernen, um diese wieder regulär in die Listen aufzunehmen.

In der rechten Seite des Fensters können Sie die spezifischen Details für den ausgewählten Kalender festlegen 3. Hier geben Sie dem Kalender einen Namen und ein Kürzel, dass überall dort angezeigt wird, wo zu wenig Platz für die vollständige Darstellung ist. Außerdem können Sie nach Belieben die Farbe anpassen.

Die Auswahl „Gehört Nutzer“ 4 bestimmt die Zugehörigkeit des Kalenders zu einem Arzt oder sonstigem Personal, das in der Nutzerverwaltung hinterlegt wird. Nimmt also ein Patient seinen Termin wahr und wird zur Tagesliste hinzugefügt (z.B. beim Kartenstecken), wird aus dem Termin automatisch der behandelnde Arzt übernommen.

Weiter kann für jeden Kalender eine Standard Terminlokalität 5 ausgewählt werden. Im Abschnitt „Terminlokalitäten“ finden Sie weitere Informationen zu dem Thema.

Die „Standardanzeige bei Nutzer“ 6 gibt an, welche Kalender automatisch beim Öffnen der Kalender-Wochenansicht angehakt und dadurch angezeigt werden. Ein Arzt möchte meist nur seinen eigenen Kalender sehen, während die Anmeldung wahrscheinlich eher alle Kalender gleichzeitig anschauen will. Außerdem kann unter dem Punkt "Sichtbar in Betriebsstätte" 7 entschieden werden, in welchen Betriebsstätten der Kalender verfügbar ist.

Die „Angezeigte Terminart“ 8 sagt aus, welche Terminarten bei manueller Neuanlage eines Termins (ohne Terminsuche) zur Auswahl stehen. So ist es vorteilhaft, nur eine Untermenge von Terminarten in einem bestimmten Kalender anzuzeigen, um weniger suchen zu müssen (z.B.: Im OP-Kalender sind nur OP-Terminarten zu sehen, beim Arzt nur die Sprechstunden-Terminarten).

Ressourcen anlegen

Unter Admin → Kalender → Ressourcen werden Ressourcen analog zu Kalendern angelegt oder gelöscht. Ressourcen besitzen die „Doppelklick“-Option. Wird an dieser Stelle eine Terminart ausgewählt, so erfolgt bei Doppelklick auf eine Ressource im Kalender automatisch eine Vorauswahl mit der angegebenen Terminart für den anzulegenden Termin. Dies ist in solchen Fällen sinnvoll, in denen nur sehr wenige Terminarten benutzt werden, die sich praktisch mit den Ressourcen decken, und in denen die Terminsuche nicht verwendet wird, sondern Termine immer manuell durch Doppelklick auf eine Zeit im Kalender angelegt werden. Dann muss beim Anlegen des Termins nicht mehr zwischen Ressource und Terminart unterschieden werden. Auch zu den einzelnen Ressourcen kann eine Standard Terminlokalität ausgewählt werden.

Terminarten anlegen

Terminarten werden im Menüpunkt „Terminarten“ (Admin → Kalender → Terminarten) erstellt.

Für Termine kann eine Länge angegeben werden. Es gibt hier mehrere Optionen: Ganztag, variabel und feste Längen zwischen 3 und 480 Minuten, die Sie aus dem Menü auswählen können. Außerdem können Sie eine beliebige Länge direkt eintippen, falls diese in der Vorauswahl nicht vorhanden ist. Ganztagestermine werden am oberen Rand des Kalendertages angezeigt und sind für Informationen zu einem Tag gedacht. Egal wie Sie im Kalender scrollen, diese Termine sind immer sichtbar. Variable Termine haben keine feste Länge, sondern werden beim Anlegen durch Vergrößern des Termins mit der Maus (oder über Einstellung per Terminanfang und -ende) bestimmt. tomedo® gibt ein weites Spektrum an festen Terminlängen vor. Ist der Termin angelegt, kann seine Länge immer noch manuell vergrößert oder verkleinert werden, es sei denn, die Terminart ist über den Haken bei „fixe Terminlänge“ gekennzeichnet. Dann kann die Terminlänge im Kalender nicht mehr nachträglich verändert werden.

Die „Verknüpfung zur Ressource“ ist eine Option für die Terminsuche. Sollten Sie dort eine Terminart auswählen, welche Sie vergeben wollen, so wird die Ressource, in der Sie suchen, automatisch ausgefüllt.

Die ToDos, die Sie jeder Terminart zuweisen können, kommen bei einem wahrgenommenen Termin zum Tragen. Kommt ein Patient in die Praxis und hat an diesem Tag auch einen Termin, so wird bei Anlage des Besuchs (z.B. beim Kartenstecken) intern nach diesem Termin gesucht. Die Besuchs-ToDos werden von der Terminart übernommen, der Behandler vom Kalender, in dem der Termin eingetragen ist. Bei korrekter Konfiguration entfällt somit Arbeit für die Anmeldung und der Patient kann schneller aufgenommen werden.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, anzugeben, dass es sich um eine Online-Sprechstunde handelt. Auch Verknüpfungen zu einer Warteschlange oder Webformular-Karteieintragstypen können hier angelegt werden.

Achtung: Eine spätere Veränderung der Terminlänge hat vorerst keine Auswirkung auf schon vergebene Termine. Sie wird erst aktiv, wenn ein Termin mit dieser Terminart zeitlich angepasst wird.

Terminlokalitäten

Die Einstellungsmöglichkeit „Terminlokalitäten“ (Admin → Kalender → Lokalitäten) unterstützt eine bessere räumliche Organisation innerhalb einer Praxis. Genauer können Sie Ihre Praxis in verschiedene Räumlichkeiten bzw. „Lokalitäten“ untergliedern, wie zum Beispiel OP 1. Etage, OP 2. Etage, Chirurgie 3. Etage oder Spezialsprechstunde 1. Etage. Dies ist relevant, wenn ein Arzt in verschiedenen Bereichen zu unterschiedlichen Zeiten eingeteilt ist. So praktiziert beispielsweise Dr. Mustermann am Montag nur in der „Lokalität“ OP 1, am Dienstag von 8 bis 12 Uhr in der „Lokalität“ Spezialsprechstunde und von 13 bis 18 Uhr in OP 2.

Diese räumliche Organisation können Sie bereits im Kalender des Arztes über die Terminlokalitäten konfigurieren. Neue Lokalitäten können Sie unten über die "+" und "–" Schaltflächen 1 hinzufügen und löschen.

Zur Einrichtung der Terminlokalitäten geben Sie ein Kürzel 2 an, worüber Sie die Terminlokalität im Kalender für eine Ressource final auswählen können. Im Beschreibungstext 3 ist es sinnvoll, die Terminlokalität näher zu beschreiben, wie z.B. OP 1 in der 1. Etage. Die Farbe 4 der Terminlokalität wird später im Kalender in der gesetzten Ressource in einem linksbündigen Balken angezeigt.

Darüber hinaus kann für eine Terminlokalität auch eine Betriebsstätte 5 ausgewählt werden. Diese Einstellungsmöglichkeit ist relevant, wenn ein Arzt in mehreren Betriebsstätten praktiziert (z.B. von Montag bis Mittwoch in der Betriebsstätte in Wien und am Donnerstag in einer zweiten Ordination) und wenn Sie die entsprechende tomedo® Einstellung unter Arbeitsplatz → Sonstiges → Termin auch als Besuch anzeigen unter dem Punkt "Tagesliste" aktiviert haben. In dem Fall werden die Terminbesuche in der Tagesliste für das ausgewählte Tageslistendatum aufgeführt. So können Sie in der Tagesliste nach der Betriebsstätte filtern, um nur ihre Terminbesuche in der Tagesliste zu sehen. Terminbesuche, wie auch anwesende Patienten ohne ToDo (perspektivisch) werden leicht transparent in der Tagesliste dargestellt

Damit bereits zum Terminbesuch die korrekte Betriebsstätte, an der der Arzt an dem Tag auch tatsächlich praktiziert, gesetzt wird, muss bereits bei der Terminerstellung gespeichert werden, wo der Termin stattfindet. Dies wird über die Terminlokalitäten sichergestellt. Erstellen Sie nun ein Termin am Montag wird die Terminlokalität in Wien im Terminbesuch gesetzt.

Die Terminlokalitäten können an zwei Stellen im Kalender gesetzt werden: im Kalender des Arztes (als Standardlokalität) und in der Schemaverwaltung für die gesetzten Ressourcen. Ist für eine Ressource eine Terminlokalität ausgewählt, wird diese Betriebsstätte auch im Terminbesuch gespeichert. Hat der Arzt keine Terminlokalität für die Ressource definiert, wird die Standard Terminlokalität des Kalenders vom Arzt im Termin gesetzt.

Terminlokalitäten im Kalender

Die Terminlokalitäten können an drei Stellen im Kalender gesetzt werden:

  1. im Kalender des Arztes, als Standardlokalität
  2. an der Ressourcenart, als Standardlokalität
  3. in der Schemaverwaltung für die gesetzten Ressourcen
    • Hinweis: Mit einem Klick auf die Ressource kann hier im Popover auch manuell eine Lokalität gesetzt werden.

Wird eine Ressource in ein Schema gezogen, dann bekommt sie zunächst die für sie gesetzte Standardlokalität (falls vorhanden). Ist keine Standardlokalität festgelegt, dann bekommt die Ressource die Standardlokalität des ausgewählten Kalenders (falls vorhanden). Ist auch für den Kalender keine Standardlokalität festgelegt, dann hat die Ressource zunächst keine Lokalität zugeordnet. Durch Klick auf die Ressource in der Schemaverwaltung kann im Popover-Fenster manuell eine Lokalität festgelegt werden. Dies können Sie auch dann tun, wenn Standardressourcen definiert sind. In diesem Fall überschreibt die manuell gesetzte Lokalität an der Ressource die zuvor angezeigte Standardlokalität.

Ist für eine Ressource eine Terminlokalität ausgewählt, wird eine ggf. zugeordnete Betriebsstätte auch im Terminbesuch gespeichert. Hat der Arzt keine Terminlokalität für die Ressource definiert, wird die Standard Terminlokalität des Kalenders vom Arzt im Termin gesetzt und damit auch die dieser Lokalität zugeordnete Betriebsstätte.

Im Kalender besteht die Möglichkeit, die angezeigten Termine und darunterliegende Ressourcen nach ihren zugeordneten Lokalitäten und Betriebsstätten zu filtern.

Ab tomedo® Version 1.111 folgt die Lokalitätenzuordnung an Terminen der folgenden Logik:

  1. Liegt ein Termin in mehreren Ressourcen gleichzeitig (hier gelb, grün und rot, die Lokalität ist jeweils als Streifen links an der Ressource dargestellt), dann bekommt der Termin alle Lokalitäten zugeordnet, die hier zutreffen, unabhängig davon wodurch die Ressource ihre Lokalität bekommen hat (Standard oder manuell zugeordnet). In diesem Fall ist es Lokalität1 von der gelben Ressource, Lokalität2 von der grünen und Lokalität3 von der roten. Wenn Sie jetzt den Betriebsstätten/Lokalitäten-Filter 7 benutzen, dann wird für alle diese Lokalitäten der Termin auch im Kalender angezeigt.
  2. Schneidet ein Termin gar keine Ressource, sondern liegt frei im Kalender, dann bekommt er die Standardlokalität, die für den Kalender gesetzt wurde, hier Lokalität4.
  3. Verschieben Sie einen Termin von einem Kalender eines Arztes in den Kalender eines anderen Arztes, welcher eine andere Standardlokalität zugeordnet hat (hier Lokalität5), dann wechselt die Lokalität des Termins entsprechend auch auf Lokalität5.
  4. Wird ein Termin in einen Kalender gezogen, der keine Standardlokalität zugeordnet hat und auch keine Ressource, die der Termin schneidet, dann hat auch der Termin keine Lokalität. Durch einen gesetzten Filter würde der Termin dann nicht im Kalender angezeigt sein, sondern nur bei zurückgesetztem Filter („Alle Standorte“).
  5. Liegt ein Termin in mehreren Kalendern gleichzeitig, dann bekommt er alle Lokalitäten, die für die Kalender als Standardlokalität hinterlegt sind, hier Lokalität4 von KalenderA, Lokalität5 von KalenderB und keine Lokalität von KalenderC, da für diesen keine hinterlegt ist.
  6. Liegt ein Termin in mehreren Kalendern gleichzeitig (hier A, B und C) und schneidet bei einigen Ressourcen, bei anderen nicht, dann bekommt er die Lokalitäten der geschnittenen Ressourcen (für diesen Kalender dann nicht die darunterliegende Standardlokalität des KalendersA). Für die Kalender ohne vorhandene Ressourcen (B) bekommt er die Standardlokalität des Kalenders und für KalenderC keine Lokalität, da für diesen keine gesetzt ist. Daraus ergibt sich für diesen Termin die Zuordnung von Lokalität1 durch Ressource gelb und Lokalität5 durch Standardlokalität von KalenderB.
  7. Der Lokalitätenfilter zeigt in einem Auswahlmenü alle nicht gelöschten Lokalitäten, die in tomedo® vorhanden sind, an. Diese sind nochmals nach ihren zugeordneten Betriebsstätten gruppiert, sodass Sie hier auch nach Terminen filtern können, die einer bestimmten Betriebsstätte zugeordnet sind (ergebend aus den jeweiligen Lokalitäten).

Werden Lokalitäten in tomedo® gelöscht, so bleiben sie zunächst weiterhin an bestehenden Ressourcen und Terminen korrekt vorhanden. Sie können jedoch nicht erneut für Ressourcen gesetzt werden und im Kalender kann auch nicht mehr nach gelöschten Lokalitäten gefiltert werden.

Tipp: Möchten Sie die Lokalität an Terminen gern sofort im Kalender in der Ansicht mit angezeigt haben (wie oben im Beispiel), so können Sie in den tomedo® Einstellungen → Praxis → Kalender > Terminbeschriftungen den Platzhalter „%c“ hinzufügen.

Ressourcen-Schemata anlegen/konfigurieren

Die Schemaverwaltung ist hauptsächlich für die automatische Terminsuche gedacht. Sie wird für die manuelle Terminvergabe nicht benötigt. Die vorhandenen Ressourcen müssen dabei auf die einzelnen Tage des Jahres verteilt werden, was auf zwei verschiedenen Wegen geschehen kann. Einerseits kann ein sogenanntes Wochen-Schema, welches eine Standard-Praxiswoche widerspiegelt, auf jede beliebige Woche kopiert werden. Andererseits können Ressourcen auch manuell für jeden Tag separat eingeteilt werden. Zu finden ist die Verwaltung unter Admin → Kalender → Schemaverwaltung.

Am oberen Reiter links 1 können Sie auswählen, welche Ansicht Sie möchten: Schema oder Woche. Über das Auswahlmenü rechts daneben 2 können Sie außerdem entweder die komplette Woche oder einzelne Tage angezeigt bekommen. In der Tabelle darunter 3 können Sie vorhandene Schemata sehen, die Sie durch Anklicken anzeigen und anpassen können. Auch neue Schemata können unten über die "+"-Schaltfläche hinzugefügt, oder über die "–"-Schaltfläche gelöscht werden.

Der Punkt "Vorhandene Ressourcen" 4 zeigt Ihnen alle angelegten Ressourcen an, die Sie für dieses Schema nutzen können. Diese können Sie per Drag & Drop an die gewünschte Stelle in die Wochenübersicht rechts 5 einfügen und durch Klicken und Ziehen der Ränder auf die gewünschten Zeiten anpassen. An der rechten oberen Ecke 6 kann ausgewählt werden, für welchen Nutzer dieses Schema angelegt werden soll.

Tipp: Wenn Sie die ⌥Option-Taste gedrückt halten und eine Ressource mit der Maus an eine andere Stelle ziehen, wird diese automatisch dupliziert.

Für jede einzelne Ressource im Kalender kann eine Terminlokalität gesetzt werden. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den Termin und wählen Sie für die Terminart eine Terminlokalität aus, siehe untere Grafik. Je nach konfigurierter Terminlokalität in der Ressource wird die entsprechende Betriebsstätte im Terminbesuch gesetzt.

Wenn Sie die Ansicht von "Schema" zu "Woche" ändern, haben Sie die Möglichkeit, bestehende Schemata in den Kalender einzufügen. Wählen Sie dafür die gewünschte Woche im angezeigten Kalender aus, klicken Sie auf das entsprechende Schema darunter in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen". Daraufhin erscheint das folgende Popup, das Sie darauf hinweist, dass eventuell bereits eingetragene Termine überschrieben werden.

In der Wochenansicht können Sie jetzt eines der Schemata auf eine Woche kopieren. Dazu wählen Sie eine Ziel-Woche im eingebetteten Kalender aus und entscheidet, ob Sie nur einen Tag oder die gesamte Woche aus einem Schema kopieren wollen. Durch Klick auf einen der drei Schema-Knöpfe werden die Ressourcen kopiert. Meistens sollen aber einfach ein Quartal oder einen bestimmten Zeitraum befüllt werden. Dazu klicken Sie auf „Wochenweise übernehmen“.

Hier erscheint ein neues Fenster für die zu treffende Auswahl. Auf der linken Seite wählen Sie die Quelle (entweder ein Schema oder eine andere Kalenderwoche) und rechts das Ziel aus. Beim Ziel kann nun entschieden werden, ob das Schema wochenweise übernommen werden soll (und falls ja, für welche Wochen / Quartale / Jahre) oder ob dies tageweise durch Auswahl eines Datums erfolgen soll. Unten im Auswahlmenü können Sie festlegen, ob die Ressourcen auch in den Sperrtagen (Feiertagen und Urlaubstagen) übernommen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Option, die Ressourcen aus den Sperrtagen zu entfernen.

Achtung: Das Kopieren funktioniert nur, wenn tomedo® eine Verbindung zum Server hat.

Verfügbarkeiten anlegen/konfigurieren

Ab tomedo® Version 1.109.0.9 ist es auch für Nutzer ohne Administratoren-Berechtigung möglich, ihre eigenen Schemata zu verwalten. Die Handhabung entspricht dabei der Administratoren-Schemaverwaltung, jedoch können Nutzer ohne Administratoren-Berechtigung hier lediglich auf Kalender zugreifen, die ihnen zugeordnet sind.

Standardmäßig ist diese Möglichkeit deaktiviert. Um einen tomedo®-Nutzer für die Verfügbarkeiten-Verwaltung freizuschalten ist es zunächst erforderlich durch einen Administrator über die Rechteverwaltung das Recht “Verfügbarkeiten aufrufen” zu vergeben.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Option 1: Admin → Nutzerverwaltung → Schaltfläche “Nutzerrechte” → Quasi-Admin-Rechte → Fensterrechte

Option 2: Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung unter dem Punkt "Fensterrechte"

Loggt sich der freigeschaltete Nutzer anschließend in tomedo® ein, so hat dieser nun unter dem Menüpunkt "Verwaltung" die Schaltfläche “Verfügbarkeiten” angezeigt.

Mit einem Klick öffnet sich Verfügbarkeiten-Verwaltung, in der der Nutzer für seine zugeordneten Kalender ebenfalls Ressourcen in den Kalender ziehen und diese bearbeiten oder löschen kann.

Es kann hier ebenfalls zwischen Wochen- und Tagesansicht gewählt und bestehende Patiententermine bei Bedarf eingeblendet werden. Zukünftig wird es auch hier die Möglichkeit geben, Schemata durch Kopieren effizient zu verwalten.

Schemata, die der eingeloggte Nutzer hier bearbeitet, synchronisieren sich automatisch mit der Schemaverwaltung, die ein Administrator aufrufen kann.

Für Administratoren selbst steht die Verfügbarkeitenverwaltung ebenfalls zur Verfügung, doch auch für den Admin ist es hier nur möglich, Kalender zu bearbeiten, die diesem explizit in der Kalenderverwaltung zugeordnet sind. Möchte ein Administrator also Schemata für sämtliche Nutzer sehen und bearbeiten, dann ist dies weiterhin nur über Admin → Kalender → Schemaverwaltung (siehe Unterkapitel Schemaverwaltung) möglich.

Terminsuche anlegen/konfigurieren

Die Terminsuche kann bei tomedo® automatisch erfolgen. Hierbei geben Sie an, in welchem Kalender (und dementsprechender Belegung mit Ressourcen) ein Termin gesucht werden soll. Weiterhin benötigen Sie noch die Terminart und eine Angabe darüber, wie weit im Voraus tomedo® nach freien Terminen suchen soll (= Spanne) und ab welchem Datum. Hierbei können Sie in verschiedenen Kalendern suchen und diese entweder per „und“ (ein Termin soll in mehrere Kalender gleichzeitig gelegt werden, das ist z.B. hilfreich bei OP-Terminen, die im OP- und im Arzt-Kalender angezeigt werden sollen) oder per „oder“ (wenn ein Patient einen Sprechstundentermin bei einem Arzt, aber keinem bestimmten, haben möchte) verknüpfen.

Über die Verwaltung Terminsuche-Favoriten (Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten) können Sie solche Suchen vordefinieren. Sie können der Suche einen Namen und eine Terminart zuweisen, sowie einen Suchzeitraum. Außerdem können zum Beispiel Ressourcen, Kalender, Betriebsstätten und Onlinekalender mit ihr verknüpft werden.

Über die Funktion "SubTerminsuchen" können komplexe Terminsuchen konfiguriert werden, die zum Beispiel mit UND oder ODER Verknüpfungen verbunden werden. Aktivieren Sie für die Verwendung dieser Funktion die Checkbox „nutze SubTerminsuchen“. Jetzt können Sie bereits definierte Terminsuchen über die Checkboxen im Feld „SubTerminsuchen“ auswählen. Von der ausgewählten definierten Terminsuche werden die gesetzten Ressourcen, Kalender mit dessen UND/ODER -Verknüpfung sowie die Zeitspannenberechnung (Suche ab, Suche für) berücksichtigt. Die Terminart wird hingegen NICHT aus der definierten Terminsuche verwendet! Bei der SubTerminsuche wird stets die oben ausgewählte Terminart genutzt.

Auf diese Weise können Sie Terminsuchen mit UND und ODER Abfragen erstellen. So können Sie zum Beispiel nach einem freien Termin in der Ressource OP im Kalender OP-Raum UND Kalender 1 ODER im Kalender OP-Raum UND im Kalender 2, suchen. Bei Ausführung der Subterminsuche, werden alle möglichen Termine aufgezeigt, die im Kalender 1 und OP-Raum oder im Kalender 2 und OP-Raum möglich sind.

Die UND-Verknüpfung von definierten Terminsuchen bei der SubTerminsuche befindet sich noch in der Entwicklung.

Diese SubTerminsuche kann in der Terminkettensuche mit beliebig anderen definierten Terminsuchen kombiniert/verwendet werden.

Da es in der Praxis meist nur eine Handvoll verschiedener Terminkonstellationen gibt, empfiehlt es sich, solche Terminsuchen vorzukonfigurieren. Hiermit ersparen Sie sich lästige Klicks und kommen sehr schnell an die gewünschten freien Terminslots. So können Sie auch in mehreren Ressourcen suchen. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn Sie am Ende der Woche nicht mehr zwischen OP und Sprechstunde trennen möchten, damit die nicht genutzten OP-Zeiten nicht leer bleiben. Die so vorkonfigurierte Suche sucht dann nach kurzfristig freien Terminen, egal in welcher der beiden Ressourcen sie liegen.

Erweitertes Anforderungsmodell

Es hat sich gezeigt, dass über die bisherige Terminsuche-Konfiguration und auch über die Subterminsuchen sehr komplexe Terminsuchen nicht vollständig abzudecken sind. Sie finden deshalb ab tomedo® Version 1.135 unter dem Menüpunkt Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten neben den Subterminsuchen zusätzlich die Möglichkeit, das erweiterte Anforderungsmodell anzuwählen.

Dies ist je Such-Favoriten einzeln möglich, d.h. Sie können sowohl einfache Suchen als auch komplexere Suchen in Ihren vordefinierten Favoriten anlegen. "Anforderungen" bedeutet hier: Es kann genau definiert werden, in welchen Ressourcen nach Terminen gesucht werden soll, wie diese verknüpft sein sollen, wie oft welche Ressource vorhanden sein muss und in welchen Zeiträumen. Dies biete somit mehr Möglichkeiten als das einfache Modell. Beispiele für komplexere Suchen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Wenn Sie die Checkbox für das erweiterte Anforderungsmodell anwählen, gehen Ihre bisherigen Konfigurationen des einfachen Modells der jeweils angewählten Suche nicht verloren. Sie werden zunächst lediglich in eine andere Anzeige übersetzt, in der Sie diese noch weiter verändern und vertiefen können.

Achtung: Wählen Sie die Checkbox wieder ab und die Einstellung im erweiterten Anforderungsmodell lässt die Übersetzung in das einfache Modell zu, so können Sie die einfache Suchkonfiguration wieder korrekt nutzen, ohne neu konfigurieren zu müssen. Haben Sie jedoch bereits komplexere Konfigurationen vorgenommen, die im einfachen Modell nicht abzudecken sind, so erhalten Sie eine Hinweismeldung. Sie können daraufhin entscheiden, ob Sie im erweiterten Modell bleiben möchten oder ob Sie wieder das einfache Modell nutzen, dabei allerdings bisherige Konfigurationen zurücksetzen möchten. Im einfachen Modell müssen Sie in diesem Fall erneut Ressourcen und Kalender auswählen.

Handhabung des erweiterten Anforderungsmodells

Wenn Sie eine neue Terminsuche über das "+"-Symbol anlegen und dann das erweiterte Anforderungsmodell anwählen, werden Sie statt der Ressourcen-Auswahl nun drei Konfigurationsbereiche sehen. Der obere Bereich bildet die aktuelle Konfiguration ab. Die Ressourcen finden Sie darunter und ganz unten die Verknüpfungsmöglichkeiten. Die Ressourcen und Verknüpfungen können Sie mit der Maus per Drag & Drop in den oberen Bereich ziehen. Dort können Sie diese auch noch weiter verschieben. Sie können beliebig Anforderungen in verschiedensten Kombinationen hinzufügen.

Für hinzugefügte Ressourcen können Sie jeweils die Anzahl eintragen. Standardmäßig ist diese zunächst immer auf 1 gesetzt.

Für die Verknüpfungen "Eine" und "Alle" können Sie ebenfalls Anzahlen eintragen, um zu definieren, wie oft die darunterliegenden Anforderungen erfüllt sein müssen. Wenn Anforderungen mehrfach erfüllt sein müssen (> 1), dann müssen auch mindestens genauso viele Kalender ausgewählt sein (> 1), in denen gesucht werden kann, weil nur dann auch tatsächlich mehrfach (> 1) Ressourcen parallel vorhanden sein können.

Für die Verknüpfungen "Ab" und "Innerhalb" können Sie eine Anzahl von Tagen eintragen.

Hinzugefügte Anforderungen (bis auf die oberste) können per Drag & Drop verschoben oder über das "–"-Symbol gelöscht werden.

Wenn Sie das erste Mal auf das erweiterte Modell umschalten, werden Sie sehen, dass standardmäßig bereits "Eine der Anforderungen" vorausgewählt ist. Sie haben die Möglichkeit, dies auf "Alle" umzuschalten. Es ist zwingend erforderlich, dass eines von beiden immer zu oberst gesetzt ist, da dies definiert, wie die Anforderungen verknüpft sein müssen. Der oberste Eintrag kann deshalb nicht gelöscht werden.

Hinweis: Bei den Verknüpfungen "Ab" und "Innerhalb" ist es immer nur möglich, eine Ressource darunter zu legen. Es ist Ihnen jedoch auch möglich, mehrere Ressourcen zu setzen, wenn Sie unterhalb der "Ab"- oder "Innerhalb"-Verknüpfung eine "Eine"- oder "Alle"-Verknüpfung setzen und unter diese dann mehrere Ressourcen ziehen. Dadurch ist dann klar definiert, ob der Zeitraum für nur eine der Ressourcen oder für alle erfüllt sein muss.

Übersetzung des einfachen Modells in das erweiterte Anforderungsmodell

Haben Sie eine Terminsuche bereits mit dem einfachen Modell genutzt, so haben Sie bereits Kalender und Ressourcen definiert. Haken Sie nun das erweiterte Anforderungsmodell an, so bleiben diese Einstellungen erhalten, lediglich die Darstellung ist hier eine andere. Führen Sie die definierte Suche mit beiden Varianten aus, so sehen Sie, dass die Suchergebnisse absolut identisch bleiben.

Hatten Sie im einfachen Modell beispielsweise zwei Kalender und zwei Ressourcen angewählt und die Kalender dabei "ODER"-verknüpft (= die "und"-Checkbox oberhalb der Kalenderliste ist nicht angewählt), so sehen Sie im erweiterten Modell jetzt die Einstellung "Eine der Anforderungen" mit der Anzahl 1 und darunter liegend die beiden Ressourcen (ebenfalls mit der Anzahl 1). Dies bedeutet folgende mögliche Ergebnisse:

  • freier Terminslot in Ressource OP (entweder in Kalender A oder in Kalender B) ODER
  • freier Terminslot in Ressource Sprech (entweder in Kalender A oder in Kalender B)

Hatten Sie im einfachen Modell beispielsweise zwei Kalender und zwei Ressourcen ausgewählt und die Kalender dabei "UND"-verknüpft (= die "und"-Checkbox oberhalb der Kalenderliste ist angewählt), so sehen Sie im erweiterten Modell jetzt die Einstellung "Eine der Anforderungen" mit der Anzahl 2 und darunter liegend die beiden Ressourcen (jeweils mit der Anzahl 1). Dies bedeutet: Es muss 2x eine der beiden Ressourcen gefunden werden. Mögliche Kombinationen sind dabei:

  • 2x Ressource OP (dabei 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 2x Ressource Sprech (dabei 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (dabei eines von beiden in Kalender A und das andere in Kalender B)

Damit dies möglich ist, müssen mindestens zwei Kalender angewählt sein, denn es zählt nicht, wenn in ein und demselben Kalender einfach eine Ressource doppelt hineingelegt wurde. Die Ressource wird trotzdem nur 1x gezählt. Es ist also zwingend erforderlich, dass die Ressourcen-Kombination in zwei verschiedenen Kalendern parallel vorhanden ist.

Hinweise zu den Auswirkungen auf die Terminsuche-Ergebnisse

Folgende Terminsuche-Ergebnisse sind bei folgenden Konstellationen und Konfigurationen am Beispiel der Ressourcen "OP" und "Sprech" und den Kalendern "A" und "B" möglich:

  • "Eine der Anforderungen" mit Anzahl 2 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1:
    • 2x Ressource OP (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
    • 2x Ressource Sprech (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
    • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (eine davon in Kalender A und die andere in Kalender B)
  • "Eine der Anforderungen" mit Anzahl 1 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 2
    • 2x Ressource OP (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
    • 2x Ressource Sprech (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • "Alle der Anforderungen" mit Anzahl 1 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1
    • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (eine davon in Kalender A und die andere in Kalender B)
  • "Alle der Anforderungen" mit Anzahl 2 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1
    • Ressource OP + Ressource Sprech muss doppelt erfüllt sein. Dies würde bei nur 2 angewählten Kalendern keine Suchergebnisse ausgeben. Es müssen mindestens 4 Kalender ausgewählt sein, damit die Kombination von Ressourcen (2x OP + 2x Sprech) gefunden werden kann.

Beispiel 1 – OP-Termin

Es wird ein OP-Termin gesucht, bei dem Sie folgendes benötigen:

  • 1 bestimmter Arzt (von 3 vorhandenen Ärzten)
  • 2 MFAs (egal welche Ihrer 5 möglichen MFAs; jede MFA besitzt ihren eigenen Kalender)
  • 1 bestimmtes Gerät (von 2 vorhandenen Geräten)
  • 1 bestimmter Raum (von 2 vorhandenen Räumen)

Gehen wir davon aus, in der Schemaverwaltung haben sich die Ärzte eine Ressource "OP" gesetzt (in der Grafik blau). Für Ihre MFAs liegen lediglich "anwesend"-Ressourcen (grün) im Schema, da diese damit ihre Schichtpläne repräsentieren. Die Ressource "OP" liegt also nicht in den MFA-Kalendern. Für Raum und Gerät haben Sie jeweils die Ressource "frei" (pink) gesetzt für die Zeiträume, in denen Raum und Gerät zur Verfügung stehen und nicht gerade vor- oder nachbereitet werden. Die Ressource "frei" liegt nur in den Raum- und Gerätekalendern, nicht bei den Ärzten und MFAs.

Gehen Sie dann folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie zunächst den gewünschten Arzt-Kalender an.
  2. Setzen Sie für die oberste Verknüpfung "Alle der Anforderungen" und lassen Sie die Anzahl auf 1.
  3. Ziehen Sie die Ressource "OP" unterhalb der Verknüpfung in den Anforderungsbereich.
  4. Lassen Sie die Anzahl der Ressource auf 1.
  5. Wählen Sie alle MFA-Kalender an.
  6. Ziehen Sie nun die Ressource "anwesend" in den Anforderungsbereich.
  7. Stellen Sie hier die Ressource auf 2, da zwei MFAs anwesend sein sollen.
  8. Wählen Sie den gewünschten Raum-Kalender sowie den gewünschten Geräte-Kalender an.
  9. Ziehen Sie die Ressource "frei" in den Anforderungsbereich.
  10. Stellen Sie auch hier die Anzahl auf 2, da die Ressource sowohl im Raum- als auch im Geräte-Kalender gleichzeitig gefunden werden muss.
  11. Führen Sie nun die Terminsuche aus.
  12. Die Terminsuche gibt lediglich die Ergebnisse aus, die alle Bedingungen erfüllen: 1x Ressource "OP" beim ausgewählten Arzt (blau), 2x Ressource "anwesend" (grün; egal welche MFA-Kombination), 2x Ressource "frei" (pink; 1x Raum und 1x Gerät).

Beispiel 2 – Nachuntersuchung mit optimaler Terminauslastung

Der Patient hatte gerade eine OP und Sie wollen nun den Termin für die Nachuntersuchung festlegen.

Folgende Bedingungen sollen erfüllt sein:

  • Die Untersuchung soll entweder von Arzt A oder von Arzt B (von 4 vorhandenen Ärzten) durchgeführt werden.
  • Die Untersuchung kann während der normalen Sprechstunde erfolgen oder auch in Zeiträumen, die sich die Ärzte für OP geblockt haben, wenn dort freie Slots sind. Allerdings soll dies nur kurzfristig freie bzw. frei gewordene OP-Slots füllen (beispielsweise nur die nächsten 2 Tage). OP-Ressourcen, die weiter in der Zukunft liegen, sollen nicht durch Nachuntersuchungen blockiert werden, sondern erstmal noch für mögliche OP-Termine zur Verfügung stehen, die noch gebucht werden. Sie wollen so Ihre Terminauslastung optimieren.

Gehen wir davon aus, in Ihrer Schemaverwaltung hat jeder Arzt seinen eigenen Kalender und die Ärzte haben sich jeweils Zeiträume definiert, in denen Sie ausschließlich Sprechstunden abhalten möchten (orange), Zeiträume für OPs (blau) sowie Ressourcen für anderweitige Belegungen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie zunächst den Kalender von Arzt und den Kalender von Arzt B an.
  2. Lassen Sie die oberste Verknüpfung auf "Eine" und die Anzahl auf 1.
  3. Ziehen Sie die Ressource "Sprech" unter die "Eine"-Verknüpfung und lassen Sie die Anzahl auf 1.
  4. Ziehen Sie die Verknüpfung "Innerhalb" in den Anforderungsbereich unter die Ressource "Sprech" und geben Sie bei Zeitraum "2" ein.
  5. Ziehen Sie unter "Innerhalb" nun die Ressource "OP". Bitte achten Sie darauf, dass die Ressource auch wirklich darunter liegt, also etwas nach rechts eingerückt ist. Lassen Sie die Anzahl auf 1.
  6. Führen Sie die Terminsuche aus.
  7. Die Suche gibt jetzt freie Slots für die nächsten 2 Wochen aus. Diese können entweder eine Sprechstunde (bei Arzt A oder B) sein oder aber ein "OP"-Zeitraum (bei Arzt A oder B), solange dieser innerhalb der nächsten 2 Tage liegt. Ab dem dritten Suchtag werden die "OP"-Slots nicht als freier Slot zur Verfügung gestellt.

Hinweise und Tipps

  • Sie können das erweiterte Anforderungsmodell mit Subterminsuchen kombinieren.
  • Sie können das erweiterte Modell je Suche an- oder abwählen.
  • Sie können beliebig Anforderungen setzen und verschachteln.
  • Ist das erweiterte Modell aktiviert, verschwindet die "und"-Checkbox oberhalb der Kalender-Liste, da die Verknüpfung für das neue Modell nun anders abgebildet werden kann. Schalten Sie zurück auf das einfache Modell, steht die Checkbox wieder Verfügung.
  • Bitte achten Sie darauf, dass sich der Such-Zeitraum, den Sie generell für die Terminsuche gesetzt haben (oben im Terminsuche-Favoriten-Verwaltungsfenster) und der Zeitraum, den Sie gegebenenfalls im erweiterten Anforderungsmodell durch die "Ab"- oder "Innerhalb"-Verknüpfung gesetzt haben, sich nicht gegenseitig ausschließen.
  • Werden Ressourcen mehrmals zeitlich gebraucht (Anzahl > 1), so muss auch immer in > 1 Kalendern gesucht werden. Wenn eine Ressource 3x angewählt wird, muss auch in drei Kalendern gesucht werden, damit die Bedingung erfüllt werden kann.

Kettenterminsuche anlegen/konfigurieren

Die Kettenterminsuche (Admin → Kalender → Terminkettensuche-Favoriten) sucht für einen Patienten Termine in einer fest vorgegebenen Reihenfolge mit entsprechenden Zeitspannen zwischen den Terminen. Hierbei ist es erforderlich, dass die Ressourcen und die Kettenterminsuche aufeinander abgestimmt sind, sonst wird höchstwahrscheinlich keine Terminkette gefunden. Je länger die Ketten sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass tomedo® Ergebnisse finden kann.

Das erste Kettenglied hat keine Einstellmöglichkeiten, da hier aus der Terminsuche klar ist, in welchem Zeitraum gesucht werden soll. Alle weiteren Termine haben eine Angabe zu der Zeitspanne zwischen vorangegangenem und diesem Termin und eine Zeitspanne, in der der Termin liegen soll.

Beispiel: Ein Patient soll einen OP-Termin bekommen. Zum OP gehört eine Vorbereitung, die OP selbst und eine Nachuntersuchung. Die Vorbereitung erfolgt 2h vor der OP durch den Anästhesisten Dr. No, die OP ist bei Dr. Yes, wobei Dr. No anwesend sein soll. Die Nachuntersuchung geschieht etwa 7 Tage später bei Dr. Yes.

  • Wir benötigen zwei Ressourcen: Sprechstunde (SP) und OP
  • Wir benötigen drei Terminarten: Vorbereitung (VB), OP, Nachuntersuchung (NU)
  • Wir benötigen drei Kalender: OP, Dr. Yes, Dr. No
  • Kalender OP benötigt OP Ressourcen, Kalender Dr. No und Dr. Yes benötigen Ressourcen für Sprechstunde und OP
  • Wir benötigen drei vordefinierte Terminsuchen:
    1. Vorbereitung in Kalender Dr. No mit der Ressource SP und der Terminart VB.
    2. OP in Kalender Dr. No „und“ im Kalender Dr. Yes in der Ressource mit Terminart OP.
    3. Nachuntersuchung in Kalender Dr. Yes in Ressource SP mit Terminart NU.
  • Wir benötigen den Kettentermin mit den drei vordefinierten Suchen in der Reihenfolge Vorbereitung, OP und Nachuntersuchung. Bei OP wählen wir Stunden aus und geben 2 bei „Ab“ ein und 1 bei „Für“, da wir ab Voruntersuchungsbeginn etwa 2–3h bis zur OP benötigen (nicht länger und nicht kürzer). Bei der Nachuntersuchung wählen wir Tage aus und sagen, dass wir zwischen 5 und 9 Tage nach dem vorherigen Termin suchen. Daher geben wir bei „Ab“ 5 und bei „Für“ 4 an.

Wenn Sie einen neuen Kettentermin anlegen möchten und Sie dafür bereits einen Patienten zum Beispiel in der Tagesliste oder über die Kartei oder Patientendetails ausgewählt haben, erscheint der Name des Patienten 1 direkt oben links im Suchfenster. An dieser Stelle können Sie den Patienten auch über das "–" vor seinem Namen wieder entfernen und über die Patientensuche einen anderen auswählen.

Über den Reiter "Kette" 2 können Sie sich alle von Ihnen angelegten Kettensuchen anzeigen lassen und die entsprechende auswählen. Daraufhin müssen Sie nur noch den Suchzeitraum 3 entweder als "von – bis" eingeben oder über eine Suchspanne auswählen und im Kalender ein Startdatum anklicken. Über die Schaltfläche "Freie Termine suchen" 4 werden Ihnen in der mittleren Spalte direkt alle Möglichkeiten angezeigt.

In der Tabelle "Suchergebnis" 5 wird Ihnen zunächst angezeigt, welche Termine für den ersten Teil der Kettensuche zur Verfügung stehen. Sobald Sie einen davon ausgewählt haben, ändert sich auch bei dem jeweils darauffolgenden Termin 6 (in diesem Fall 2. Termin bzw. 3. Termin) die Überschrift von "keine freien Termine" zu einer Anzahl möglicher Terminslots. Wenn Sie auf die jeweiligen Überschriften klicken, öffnet sich eine Liste aller Optionen, aus der Sie einen Termin wählen können. So verfahren Sie, bis Sie alle Termine der Kette ausgesucht haben. Auf der rechten Seite wird zusätzlich bei Klick auf einen konkreten Termin direkt der entsprechende Kalender 7 angezeigt.

Wenn alle Termine festgelegt worden sind, klicken Sie auf "Anlegen" 8 oder "Anlegen & Kalender", wenn Sie direkt in den Kalender springen wollen.

Wurde ein Kettentermin erfolgreich angelegt, dann bleiben die Kettentermine miteinander verbunden, und sind sowohl im Terminpopover als auch in der Terminübersicht des Patienten mit einem entsprechenden Kettensymbol markiert und nummeriert.

Achtung: Dies gilt bisher noch nicht für Termine, die über die tomedo® iOS-App angelegt wurden.

Dies bietet den Vorteil, dass bspw. beim Verschieben oder Löschen eines der Kettentermine auch die Folgetermine beachtet werden und diesbezüglich Abfragen oder Hinweise erscheinen.

Wenn Sie im Terminpopover oder in der Terminübersicht des Patienten einen der Kettentermine anklicken, dann ist die gesamte Kette automatisch farbig hinterlegt. So ist sofort sichtbar, welche Termine miteinander verbunden sind. Sind mehrere Terminketten für den Patienten vorhanden, dann wird immer nur die aktuell ausgewählte markiert. Außerdem ist in der Spalte "Kette" angezeigt, ob der Termin mit anderen verknüpft ist, und wenn ja, in welcher Reihenfolge die Termine abgearbeitet werden.

Sowohl im Terminpopover als auch in der Terminübersicht können Sie durch Klick auf "Umsetzen" die Kettentermine ab dem gewählten Termin verschieben. Eventuell vorherige Teiltermine (die ggf. bereits stattgefunden haben) bleiben davon unberührt. Verschieben Sie die Kette ab dem ersten Teiltermin, so öffnet sich eine erneute Terminsuche. Alle Parameter der ursprünglichen Suche werden dabei beibehalten, Sie legen lediglich eine neue Suchspanne fest, um die Kette zeitlich zu verschieben. Möchten Sie die Kette beispielsweise ab dem zweiten Teiltermin umsetzen, dann öffnet sich hier ebenfalls die Terminsuche, jedoch haben Sie hier die Wahl, ob Sie die Kettenbedingungen zum vorherigen Termin weiter einhalten 1 oder eine neue Suchspanne 2 setzen möchten.

Beim Umsetzen einer Kette sind die gefundenen Terminslots weiterhin korrekt zeitlich sortiert 3 und können wie bei der normalen Suche, wenn gewünscht, gefiltert werden. Jedoch ist hier zu beachten, dass immer der oberste Terminvorschlag den bereits bestehenden Termin 4 anzeigt. Dies ist durch ein kleines Uhrsymbol rechts und einen Tooltipp gekennzeichnet.

Wenn Sie für das Umsetzen bspw. eine neu gewählte Suchspanne festlegen, die Kettenbedingungen zum Vortermin nicht beachten und dann den Termin umsetzen 5, so ist es möglich, dass gesetzte Kettenbedinungen anschließend verletzt sind. Dies ist durch ein kleines Warnsymbol im Terminpopover bzw. in der Terminübersicht sichtbar.

Wenn Sie einen Kettentermin löschen, erscheint das folgende Fenster mit dem Hinweis darauf, dass es sich um einen Termin innerhalb einer Terminkette handelt. Über die Checkbox "Folgende Terminketteneinträge löschen" können Sie direkt alle noch anstehenden Termine der Kette ebenfalls löschen. Wenn Sie die Checkbox nicht aktivieren, bleiben zukünftige Termine bestehen. Außerdem können Sie bei Bedarf angeben, ob ein Karteieintrag erzeugt werden soll. Dies ist in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender → Terminlöschen konfigurierbar. Wenn Sie ausgewählt haben, dass alle Kettentermine gelöscht werden sollen, erscheint eine weitere Checkbox, über die Sie entscheiden können, ob auch für alle weiteren Ketteneinträge jeweils ein Karteieintrag angelegt werden soll.

Übernachtungen und OP-Karteieinträge in der Terminsuche

Wenn Sie im Kalender einen Termin öffnen, können Sie im Termindetail-Popover sehen (sofern dies im Popover konfiguriert ist), dass für Termine Übernachtungen angewählt und OP-Karteieinträge angelegt werden können. Sollten diese Elemente in Ihrem Popover noch nicht angezeigt werden, so können Sie diese über das Einstellungsrädchen oben rechts im Popover einblenden.

Voraussetzungen zur Nutzung

  • Um für einen Termin Übernachtungen eintragen zu können, müssen unter dem Menüpunkt Admin → Praxisorganisation → Betten für die Ordination Betten angelegt sein. Diese können, falls gewünscht, verschiedenen Räumen zugeordnet werden. Um das Bett für Übernachtungen freizugeben, setzen Sie die entsprechende Checkbox in der Bettenverwaltung. Ist diese nicht gesetzt, kann das Bett im Termin nicht für Übernachtungen gebucht werden. Bitte beachten Sie, dass momentan in tomedo® noch keine komplexe Bettenverwaltung möglich ist, d.h. es kann bei der Terminbuchung noch nicht berücksichtigt werden, dass Räume ggf. nach Geschlechtern getrennt sind, etc. Die Terminbuchung beachtet lediglich die Gesamtanzahl der Betten.
  • Um über die Termine auf schnellem Weg OP-Karteieinträge anlegen zu können, muss unter dem Menüpunkt Admin → Karteieintragstypen ein Eintragstyp mit Standardmedientyp "OP" angelegt sein. Sie können über die Schaltfläche "zur Customkarteieintragsverwaltung" diesen Karteieintrag individuell konfigurieren. Es können mehrere Eintragstypen mit Standardmedientyp "OP" angelegt sind. Im Termindetail-Popover haben Sie dann ein Auswahlmenü zur Verfügung, in welchem Sie den anzulegenden OP-Karteieintrag auswählen können. Bitte beachten Sie, dass dem Termin dazu ein Patient zugewiesen sein muss.

Einstellungen in der Terminsucheverwaltung

Unter dem Menüpunkt Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten können Sie vordefinierte Terminsuchen anlegen und dabei je Suche wählen, ob bei Terminanlage standardmäßig eine Übernachtung mitgebucht oder automatisch ein OP-Karteieintrag für den zugewiesenen Patienten angelegt werden soll.

Öffnen Sie nun das Terminsuche-Fenster und wählen dort unter dem Reiter "Definiert" die Terminsuche aus, dann ist im Terminsuche-Popover bereits die Einstellung korrekt vorausgewählt.

Übernachtung für Einzel- und Kettensuchen

Bisher war es in tomedo® bereits möglich, für Einzelterminsuchen Übernachtungen und OP-Einträge automatisch mit anzulegen.

Ab tomedo® Version 1.135 wird dies auch für Kettentermine möglich sein. Hierzu wurden die Checkboxen zur Auswahl in den Bereich der Suchergebnisse gezogen. So kann je Kettenglied entschieden werden, ob eine Übernachtung oder ein OP-Karteieintrag mitgebucht werden soll. Vorübergehend finden Sie für die definierte Suche die Checkboxen zusätzlich weiterhin an ihrer alten Position. Dort werden sie in einer späteren Version entfernt werden. Wird im Reiter "Kette" jetzt eine vordefinierte Kettensuche ausgewählt, dann ist nun im Bereich der Suchergebnisse schon vor Ausführung der Suche angezeigt, für welche Kettenglieder standardmäßig eine Übernachtung bzw. ein automatischer OP-Karteieintrag 1 gesetzt ist. Vor Ausführung der Suche können Sie dies noch manuell verändern, falls gewünscht.

Wird die Suche durchgeführt und es sind Übernachtungen für einzelne Kettenglieder oder für die gesamte Suche angewählt, dann beachtet die Suche die Gesamtanzahl der Betten, die unter dem Menüpunkt Admin → Praxisorganisation → Betten angelegt worden sind. Pro Tag können maximal so viele Übernachtungen angelegt werden wie Sie in Ihrer Bettenverwaltung zur Verfügung haben. Ist die Maximal-Anzahl erreicht und wäre deshalb an bestimmten Tagen kein Termin mehr buchbar, dann wird der Termin in den Suchergebnissen nicht ausgegeben. Für Kettentermine, die mehrere Termine am selben Tag für denselben Patienten enthalten, wird dabei nur eine Übernachtung gezählt.

Ist die Suche bereits ausgeführt worden, dann können Sie für die einzelnen Kettenglieder die Übernachtung nicht nochmals manuell an- oder abwählen, da dies einen Einfluss auf die ausgegebenen Suchergebnisse 2 hat. Falls Sie etwas verändern möchten, müssen Sie deshalb über das Kreuz 3 zunächst die Suche zurücksetzen, Ihre Übernachtungsauswahl erneut vornehmen und die Suche neu ausführen.

Wird ein gefundender Termin bzw. eine Kette tatsächlich angelegt, dann erfolgt eine Prüfung auf die Bettenanzahl und Sie erhalten einen Hinweis, wie viele Betten vor der Buchung noch zur Verfügung standen. Ein angelegter Termin ist dann korrekt im Kalender sichtbar und hat im Termindetail-Popover die Checkbox für Übernachtung gesetzt.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass es in tomedo® Version 1.135 noch nicht möglich ist, im Kalenderfenster über die visuelle Kettensuche Übernachtungen mitzubuchen. Dies wird erst in einer späteren Version möglich sein. Sie können dennoch eine Terminkette über die visuelle Suche anlegen und anschließend manuell im Termindetail-Popover eine Übernachtung anwählen.

Wenn Termine mit Übernachtungen bereits angelegt sind und Sie diese anschließend im Kalenderfenster verschieben oder erneut über die Suche umsetzen, dann wird auch hier die Maximal-Anzahl der Betten berücksichtigt und Sie dürfen in Tage mit bereits voller Auslastung keine Termine mehr hineinschieben. Sie erhalten eine entsprechende Hinweismeldung.

Wird ein Termin oder eine Terminkette über die Umsetz-Schaltfläche (erneute Terminsuche) verschoben, kann an dieser Stelle erneut entschieden werden, ob Übernachtungen an den Einzelterminen erhalten bleiben sollen oder nicht. Auch hier hat die Auswahl Einfluss auf die Suchergebnisse, da für Termine mit Übernachtung die Tage mit bereits voller Bettenauslastung nicht zur Buchung vorgeschlagen werden.

OP-Karteieinträge für Einzel- und Kettentermine

Wie bei Übernachtungen wurde nun auch für OP-Karteieinträge die Checkbox in den Bereich der Suchergebnisse verlagert, sodass es auch hier je Kettenmitglied möglich ist, zu entscheiden. Langfristig wird die Checkbox aus dem Bereich links entfernt werden.

Auch hier wird zunächst die Standardeinstellung beachtet, die Sie in Ihrer definierten Terminsuchen (bzw. damit auch in den einzelnen Kettengliedern) gesetzt haben. Dies wird bei Auswahl der Terminsuche bzw. Kettenterminsuche im Terminsuchefenster zunächst vorausgewählt. Bevor Sie die Suche ausführen, können Sie die Auswahl nochmals händisch verändern, falls gewünscht.

Bitte beachten Sie, dass, um einen OP-Karteieintrag anlegen zu können, in der Terminsuche ein Patient vorausgewählt sein muss.

Anders als bei Übernachtungen hat die OP-Karteieintrags-Auswahl keinen Einfluss auf die Suchergebnisse, da hier keine Maximal-Anzahl zu beachten ist. Sie können die Auswahl deshalb auch noch nach Ausführen der Suche manuell verändern.

Ist für mindestens einen gesuchten Termin ein OP-Karteieintrag angewählt, dann ist es in der Terminsuche möglich, den Termin einfach nur anzulegen oder auch gleich zur Kartei und direkt in den OP-Karteieintrag des Patienten zu springen. Die Verknüpfung zwischen dem angelegten Termin und dem OP-Eintrag ist automatisch gesetzt. So können Sie vom Eintrag zum Termin springen und umgekehrt. Termine mit anhängenden OP-Karteieinträgen können weiterhin verschoben werden. Bei Löschung eines solchen Termins erfolgt eine Abfrage, was mit dem anhängenden OP-Karteieintrag passieren soll. Sie können diesen mitlöschen oder ihn weiterhin in der Kartei des Patienten behalten und falls gewünscht über das Karteieintragspopover zu einer erneuten Terminsuche springen, um einen Alternativtermin anzuhängen.

Wird ein Termin oder eine Terminkette mit enthaltenen, verknüpften OP-Karteieinträgen über die "Umsetzen"-Schaltfläche (über erneute Terminsuche) verschoben, dann kann hier die Auswahl zum OP-Karteieintrag nicht nachträglich nochmal verändert werden, da die Verknüpfung bereits stattgefunden hat und nicht nachträglich entfernt werden kann.

Urlaubs-/Feiertagskalender

Urlaubstage und Sperrtage können über die Urlaubsverwaltung (Admin → Kalender → Urlaubs- und Sperrtagesverwaltung) übersichtlich für jeden Kalender verwaltet werden. Dazu klicken Sie in der Kalenderauswahl einfach die entsprechenden Kalender an.

Feiertage können über die Schaltflächen im Bereich "Konfiguration" für das eingestellte Jahr übernommen werden. Dabei können Sie entweder einen spezifischen Kalender auswählen und auf "Feiertage für Selektion" klicken, oder die Schaltfläche darunter "Feiertage in alle Kalender" auswählen, um die Feiertage in alle vorhandenen Kalender einzutragen. Feiertage werden z.Zt. grün angezeigt.

Sie haben natürlich die Möglichkeit, jeden einzelnen Tag anzuklicken. Dabei wird ein Sperrtag (rot) angelegt. Sollte der Tag schon ein Sperr- oder Urlaubstag sein, so wird der Tag durch Anklicken wieder freigegeben. Unterhalb der Kalenderauswahl können Sie zudem die Feiertagsbereiche wieder entfernen und die Sperrtage z.B. für einen anderen Kalender kopieren.

Sollten Termine in einem Sperr- oder Urlaubstag liegen, so werden diese auf der rechten Seite angezeigt. Durch Doppelklick auf den Termin springen Sie direkt in den Kalender zum Termin, um diesen eventuell zu verlegen. Dabei können Sie sich alle Termine, sowie nur vergangene oder nur zukünftige über die Schaltfläche unterhalb der Liste anzeigen lassen.

Sperr- und Feiertage werden als farbiger Tageshintergrund im Kalender angezeigt. Es besteht immer die Möglichkeit, einen Termin per Hand hineinzulegen, für die automatische Terminsuche sind diese Tage aber nicht relevant. Es wird also, selbst wenn für diesen Tag Ressourcen vergeben worden sind, an diesen Tagen nicht nach freien Terminen gesucht.

Kalenderlayout konfigurieren

In den tomedo® Einstellungen können Sie unter Praxis → Kalender das prinzipielle Aussehen des Kalenders anpassen. Einstellbar ist neben dem generellen Layout des Kalenders und der Termine, wie viele Tage die Arbeitswoche und wie viele Arbeitsstunden ein Tag hat, die Länge der angezeigten Termine, sowie welche Informationen zum Patienten/Termin angezeigt werden soll. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unbedingt die Tooltipps, die Ihnen beim Schweben der Maus über einem bestimmten Konfigurationseintrag zusätzliche Informationen geben.

Kalenderwochenansicht benutzen

Aufbau der Kalenderwochenansicht

Im Wochenansichtsfenster gibt es vier grundlegende Elemente:

  1. Hier können Sie die Anzeigevarianten des Kalenders umstellen. Alle Häkchen sind arbeitsplatzspezifisch und werden über den Neustart hinaus gespeichert. Die Option „Woche“ ändert die Ansicht zwischen ganzer Woche und nur einem Tag. Die Option „Ressourcen“ zeigt entsprechende Ressourcen im Hintergrund an. Die Option „Ein Kalender“ lässt immer nur einen Kalender angehakt; somit können Sie schnell zwischen einzelnen Kalendern hin und her wechseln. Die Option „Kalenderfarbe“ zeigt nicht die Farbe der Terminarten, sondern die des jeweiligen Kalenders, in welchem der Termin liegt. Die Option „Spaltenweise“ zeigt alle Kalender für einen Tag nebeneinander an. Die Option „Fixierte Termine“ verhindert das Verschieben von Terminen.
  2. Hier können Sie den Tag und den Kalender auswählen. Die unten ausgewählte Terminart wird für neu anzulegende Termine genutzt.
  3. In der Tages-/Wochenübersicht sehen Sie die Termine und im Hintergrund die Ressourcen. Termine können per Drag & Drop verschoben werden, wobei die alte Position währenddessen sichtbar bleibt. Auch sehen Sie im verschobenen Termin bis zum Loslassen der Maustaste die Uhrzeit, auf die Sie den Termin legen würden. Neue Termine können durch Doppelklick auf die Uhrzeit oder durch das Ziehen des Terminart-Tokens aus Feld 2 erzeugt werden. Sind Ressourcen eingeblendet, so wird bei Doppelklick in eine Ressource die entsprechend verknüpfte Terminart genutzt (siehe „Terminarten und Ressourcen anlegen“). Termine können durch Herausziehen aus dem Fenster gelöscht werden. Dazu erscheint eine Wolke als Mauszeiger. Vor jedem Löschen wird aber noch einmal nachgefragt, ob die Aktion wirklich erfolgen soll.
  4. Hier können Sie einen Termin mittels Termininfo oder Namen des Patienten suchen. Rechts können Sie die für den Kalender und Tag angezeigten Termine über die Briefschreibung drucken. Die zugehörige Briefvorlage „Kalendertag“ kann hierbei noch angepasst werden, siehe Die Briefschreibung.

Neues Design der Kalenderwochenansicht

Ab tomedo® Version 1.118 finden Sie den Kalender in neuem Design. Sie finden dabei weiterhin alle Elemente, die Ihnen bisher auch in der alten Ansicht zur Verfügung standen (ggf. an anderer Stelle) und haben zudem zusätzliche Funktionen zur Hand, die Ihnen das tägliche Arbeiten mit dem Kalender erleichtern können.

Die wichtigsten Verbesserungen/Veränderungen auf einen Blick:

  1. Die Datumsauswahl können Sie jetzt im oberen Teil des Fensters nutzen. So haben Sie alle wichtigen Funktionen zum Datum an einer Stelle: Datumsauswahl, "Heute"-Schaltfläche, Umschalt-Pfeile zum Springen zwischen Tagen, Wochen und Quartalen.
  2. Ebenfalls im oberen Bereich finden Sie eine etwas präsentere Umschalt-Möglichkeit zwischen der Tages- und der Wochenansicht.
  3. Die Auswahl der Terminart finden Sie jetzt ebenfalls oben links. Wie bereits in der alten Ansicht können Sie anschließend die in blau angezeigte Terminart per Drag & Drop in den Kalender ziehen oder die ausgewählte Terminart per Doppelklick im Kalender anlegen.
  4. Die Auswahl der anzuzeigenden Kalender bzw. Kalenderfavoriten finden Sie jetzt unten links. Für beide Anzeige-Einstellungen haben Sie jeweils Filter zur Verfügung, die Sie über die kleine Schaltfläche (drei Punkte) im jeweiligen Verwaltungsfenster definieren können. Sie haben weiterhin die Schaltflächen, um keine, alle oder die jeweiligen Kalender des Nutzers anzuzeigen. Die Einstellung, dass gegebenenfalls nur 1 Kalender angezeigt bleiben soll, wurde sinnvoll in den Bereich zur Kalenderauswahl integriert.
  5. Einstellungen zur Anzeige befinden sich jetzt etwas dezenter im unteren Bereich des Kalenders.
  6. Sie haben in der neuen Kalenderansicht die Möglichkeit, einen Patienten vorauszuwählen. Legen Sie anschließend einen Termin im Kalender an (durch Drag & Drop oder Doppelklick), dann ist dieser Patient automatisch dem Termin zugeordnet. Ist in der Tagesliste ein bestimmter Patient angewählt und es wird anschließend der Kalender geöffnet, dann ist der ausgewählte Patient ebenfalls automatisch im Kalender vorausgewählt. Wie auch im Termindetail-Popover kann über die "–"-Schaltfläche der Patient entfernt werden.
    Hinweis: Sollten Sie die automatische Patientenvorauswahl nicht wünschen, können Sie die Funktion in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Kalender → Patientenvorauswahl aktivieren (nur neues Kalenderfenster) durch Entfernen des Häkchens in der Checkbox jederzeit deaktivieren.
  7. Sie finden in der neuen Kalenderansicht nun auch die visuelle Terminsuche (siehe nächster Abschnitt). Hier kann ein bestehender Terminsuchefavorit bzw. Kettensuchefavorit ausgewählt und so optisch in der Wochenansicht nach Terminen gesucht werden.

Sollten Sie dennoch Schwierigkeiten haben, Funktionen zu finden oder vorübergehende Fehler feststellen, haben Sie weiterhin über die tomedo® Einstellungen die Möglichkeit, zur alten Kalenderansicht zurückzuschalten. Bitte beachten Sie, dass es dabei notwendig ist, tomedo® einmalig neuzustarten.

Visuelle Terminsuche

Sie finden die optische Terminsuche in der Kalenderansicht links. Hier kann ein bestehender Terminsuchefavorit bzw. Kettensuchefavorit 7 ausgewählt werden. Führen Sie die Suche aus, dann werden freie Slots rechts in der Ansicht mit einem grünen Rahmen angezeigt. Innerhalb des grünen Rahmens können Termine dann per Doppelklick angelegt werden. Während die Suche aktiv ist, können sämtliche andere Funktionen (z.B. Termine öffnen und verschieben) im Kalender nicht genutzt werden. Die Ansicht dient lediglich dem Anlegen eines Termins. Beenden Sie die Suche einfach über das Kreuz. Die visuelle Suche kann sowohl in der Wochen- als auch in der Tagesansicht durchgeführt werden.

Wird die visuelle durchgeführt, allerdings steht in der aktuellen Ansicht kein freier Slot zur Verfügung, so wird eine entsprechende Meldung 8 angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn in der aktuell ausgewählten Woche keine freien Ressourcen zur Verfügung stehen, der gesuchte Kalender gerade noch nicht angezeigt ist oder in der Ansicht ein Betriebsstättenfilter aktiv ist, der nicht die gesuchten Lokalitäten anzeigt. Achten Sie dazu auf die Hinweise im Abfrage-Popover und springen Sie mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche zu den nächstmöglichen Terminslots. Auch hier können Sie die Suche beenden, indem Sie die "Abbrechen"-Schaltfläche nutzen. Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick in die Kalenderansicht die Suche beenden.

Ab tomedo® Version 1.135 können auch Ihre vorkonfigurierten Terminkettensuchen in der visuellen Suche genutzt werden. Ist bereits ein Patient vorausgewählt, bevor Sie die Suche durchführen, dann wird dieser für die gesamte Kette automatisch zugewiesen. Um die visuelle Kettensuche durchzuführen, wählen Sie hierzu im Auswahlmenü den Kettensuchefavoriten und klicken Sie auf "Suche durchführen" 7.

Wie bei der Durchführung von Einzelterminsuchen erscheint ein Abfragefenster, falls keine Slots vorhanden sind bzw. freie Slots gerade noch nicht in der Ansicht zu sehen sind. Sie können mir einem Klick zu den nächsten freien Slots 8 springen.

Es öffnet sich bei der Kettensuche dann außerdem ein neues Popover-Fenster 9. In diesem können Sie die einzelnen Kettenglieder per Klick anwählen. Je Kettenglied werden dann die möglichen Terminslots rechts in der Ansicht als grün bzw. blau markierte Zeitblöcke 10 angezeigt.

Um einen Termin auszuwählen, führen Sie zum gewünschten Zeitpunkt in den angezeigten grünen bzw. blauen Slots einen Doppelklick aus. Der gesetzte Termin wird dann mit der Kettenglied-Nummer 11 angezeigt. Die gewählte Position wird im Kettenpopover hinzugefügt. Bereits gewählte Terminpositionen können mit erneutem Doppelklick auf den Termin in der Ansicht oder durch Klick auf das Kreuzchen 12 im Ketten-Popover wieder abgewählt werden.

Hinweis: Ist in Ihrer Suche definiert, dass die Suche Ergebnisse in mindestens 2 Kalendern gleichzeitig haben muss (= "und"-verknüpft, beispielsweise wenn zwingend ArztA und ArztB zum Termin anwesend ein müssen), dann müssen Sie in der spaltenweisen Anzeige gegebenenfalls in der Ansicht auf beide notwendigen Kalender den Doppelklick machen, um zu bestätigen, dass der Termin in beiden Kalender 13 gesetzt sein soll. Ist die nicht-spaltenweise Ansicht aktiv, dann wird der Termin automatisch in die notwendigen/möglichen Kalender gelegt.

Wählen Sie jedes Kettenglied im Ketten-Popover an und setzen Sie per Doppelklick für jedes Kettenglied einen Termin in der Ansicht. Ist für jedes Glied ein Termin gewählt worden, dann wird die Kette automatisch angelegt und es öffnet sich das Termindetail-Popover des ersten Kettentermins. Sie können dann weitere Einstellungen für die Termine (z.B. Infos) hinzufügen.

Eine visuelle Kettensuche komplett abbrechen können Sie in der linken Seite des Kalenders über das Kreuz-Symbol (dort, von wo aus Sie die Suche auch gestartet haben). Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick in die Kalenderansicht die Suche beenden.

Achtung: In den in der Kette enthaltenen Suchen können in der Terminsucheverwaltung gegebenenfalls Standardeinstellungen zu Übernachtung und OP-Karteieintrag gesetzt sein (= sollen automatisch bei Terminanlage mit angelegt werden). In Version 1.135 werden diese für die visuelle Kettensuche noch nicht beachtet. Das heißt, Übernachtung und OP-Karteieintrag werden bei der Terminanlage noch nicht automatisch mit angelegt, sondern müssen nach Terminanlage manuell in den Terminen gesetzt werden, falls dies gewünscht ist. Das automatische Anlegen wird erst in einer späteren tomedo® Version möglich sein.

Termindetails

Klicken Sie auf einen Termin, so öffnet sich ein Popover, in dem alle Informationen zu diesem Termin aufgelistet und editierbar sind. Neben den offensichtlichen gibt es noch folgende Möglichkeiten:

  1. Hier wird der Patient zum Termin ausgewählt. Durch Klick auf „–“ kann diese Verbindung wieder gelöst werden, woraufhin Sie ein Patientensuchfeld sehen und entsprechend einen anderen Patienten suchen können.
  2. Diese Symbole geben eine schnelle Verbindung zu Patientendetails, Kartei, Terminen des Patienten oder die Möglichkeit, den Patienten zur Tagesliste hinzuzufügen.
  3. An dieser Stelle kann eingestellt werden, ob es sich um einen Termin mit Wiederholung handelt. Diese kann täglich, wöchentlich, sowie alle 2, 3, 4, 6 oder 8 Wochen stattfinden. Außerdem können Sie ein Ende der Wiederholung ansetzen.
  4. Wenn Sie einen gesonderten und detaillierteren OP-Plan benötigen, so können Sie zu einem Termin auch einen OP-Karteieintrag anlegen, welcher dann mehr Informationen beinhalten kann. Hier können Sie so einen Karteieintrag erstellen und mit dem Termin verknüpfen. Genauere Information und Diskussionen finden Sie auch im Forum.
  5. Hier sehen Sie Informationen des Patienten, die nicht editierbar sind und aus den Patienteninformationen kopiert werden. Diese Informationen können über den Laden-Knopf aktualisiert werden.
  6. Ein Termin kann auch in mehreren Kalendern liegen. Hier wären diese aufgelistet, wobei durch das Klicken auf das Pfeil > links die Möglichkeit angezeigt wird, den Termin zu anderen Kalendern hinzuzufügen. Außerdem können weitere Termine angesehen werden, sowie verknüpfte Aufgaben.

Wiederholungstermins

Im Termindetails-Popover kann durch Konfiguration (Rädchen-Symbol oben rechts) der Bereich "Wiederholung" angezeigt werden. Auf diese Weise können für Termine Wiederholungsserien angelegt werden, die den Termin in bestimmten Abständen in gewünschter Anzahl im Kalender vervielfältigen. Die Daten im Termin (zugewiesener Patient, Neupatientendaten, Infos, Terminzeit, Terminart, etc.) werden dabei auf alle Folgetermine übertragen.

Im Bereich "Wiederholung" im Terminpopover können Sie hierzu zunächst festlegen, in welchen Abständen der Termin wiederholt werden soll. Beim Intervall können Sie dazu aus den vorgegebenen Zeiträumen wählen.

Sie können auch individuelle Werte eintragen und dabei die Schnelleingabe-Möglichkeiten nutzen. Hier ein paar Beispiele, wie Werte eingetragen werden können:

  • t → wird als "täglich" eingetragen
  • 2-täglich → wird als "t-täglich" erkannt und genauso übernommen
  • 2-t → wird als "2-täglich" erkannt
  • 2t → wird als "2-täglich" erkannt
  • 2tgl → wird als "2-täglich" erkannt
  • w → wird als "wöchentlich" eingetragen
  • 5w → wird als "5-wöchentlich" erkannt
  • m → wird als monatlich erkannt und als "30-täglich" eingetragen
  • 3m → wird als 3-monatlich erkannt und als "90-täglich" eingetragen
  • invalide Werte → werden automatisch auf "täglich" gesetzt

Weiterhin muss nach Eingabe des Intervalls der Endzeitpunkt der Serie festgelegt werden. Aus beiden Eingaben errechnet sich dann automatisch die Anzahl der Folgetermine.

Sie können alternativ auch nur Intervall und Anzahl der Folgetermine angeben. In diesem Fall errechnet sich automatisch das Enge der Serie.

Um die Wiederholungsserie zu erstellen, klicken Sie auf die "Anlegen"-Schaltfläche. Die Termine erscheinen nun in der Kalenderansicht. Wird beim Anlegen der Folgetermine einer der Termine an einem bestimmten Tag in einen Bereich eingetragen, in dem bereits ein anderer Termin liegt, so wird für die Kollision eine Warnung angezeigt. Der jeweilige Termin wird allerdings trotzdem angelegt.

Sie können, wenn einmal angelegt, die Angaben für die Wiederholungsserie nochmals verändern. Bitte beachten Sie, dass Sie dazu die "Ändern"-Schaltfläche betätigen müssen. Das Schließen des Termindetails-Popovers allein speichert die Änderung nicht.

Wenn Sie einen Termin der Serie bearbeiten oder verschieben (Ersttermin oder Folgetermin), so erfolgt immer eine Abfrage, wie Sie mit den Folgeterminen ab diesem Termin umgehen möchten. Sie können zum einen nur diesen einen Termin verschieben und ihn dadurch aus der Serie herauslösen. Die Serie bleibt dann ohne diesen Termin weiterhin erhalten und kann weiter als Serie bearbeitet werden.

Zum anderen haben Sie auch die Möglichkeit, alle Folgetermine ab diesem gewählten Termin ebenfalls zu verändern/verschieben. Die Serie wird dann an dieser Stelle aufgebrochen: Alle vorherigen Termine bleiben eine eigene Serie und behalten ihre bisherigen Daten und Position. Alle Folgetermine ab dem bearbeiteten Termin bilden eine neue Serie.

Auch beim Löschen können Sie entscheiden, ob Sie nur diesen einen Termin löschen möchten oder auch alle Folgetermine. Ist den Terminen ein Patient zugewiesen, kann auch, falls gewünscht, für alle Termine der Serie ein Lösch-Karteieintrag angelegt werden.

Bitte beachten Sie:

  • Für manche Arten von Termine ist es nicht möglich, Wiederholungsserien anzulegen, wie zum Beispiel für Onlinetermine und Kettentermine.
  • Das Kopieren von Teilterminen einer Wiederholungsserie per Rechtsklick im Kalender ist nicht möglich.
  • Wenn Sie Terminerinnerungen eingestellt haben, die an die jeweiligen Patienten versendet werden sollen, dann haben Sie im Normalfall die Möglichkeit, bei Verschieben eines Termins, für den bereits eine Terminerinnerung versendet wurde, diese zurückzusetzen und erneut zu versenden. Bei Wiederholungsterminen ist dies momentan noch nicht möglich.

Terminanlage für Neupatienten

Wenn ein Neupatient anruft und einen Termin vereinbart, können Sie direkt in den Termindetails die wichtigsten Informationen über diesen Patienten hinterlegen. In den tomedo® Einstellungen können Sie für diesen Fall unter Praxis → Kalender → Termin für Neupatienten festlegen, ob bei Terminanlage direkt ein neuer Patient angelegt werden soll oder nur die Kontaktdaten für den Termin hinterlegt werden. Als dritte Möglichkeit können Sie auch einstellen, dass bei jedem Neupatienten nachgefragt wird, welche der Optionen Sie jeweils wählen wollen.

Wenn Sie sich für die Option „Kontaktdaten für Termin hinterlegen“ entschieden haben, können Sie direkt bei der Terminanlage durch Klicken der Schaltfläche 1 die wichtigsten Stammdaten des Patienten 2 hinterlegen. Wenn dann erstmals die Karte des Neupatienten gesteckt wird, können Sie die bereits erhobenen Patientendaten direkt in die Kartei übernehmen. Bei vorhandener E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer können Sie die zugehörigen Kommunikationswege 3 auch sofort nutzen. Durch Setzen des Hakens 4 können Sie dem Neupatienten bereits Terminerinnerungen schicken.

Wenn Sie in den tomedo®-Einstellungen die Auswahl "Neuen Patienten anlegen" ausgewählt haben, kommen Sie stattdessen über die Schaltfläche 1 zu einem neuen Eintrag für die Patientendetails. Bei der Option "Nachfragen" erscheint bei Anklicken der Schaltfläche das folgende Fenster. Wenn Sie Admin-Rechte haben, können Sie auch an dieser Stelle auswählen, ob die Auswahl für zukünftige Neupatienten-Termine gespeichert werden sollen. Danach können Sie, je nach ausgewählter Option, entsprechend die Kontaktdaten für den Termin hinterlegen oder einen neuen Patienten anlegen.

Kalendersuche benutzen

Die automatische Terminsuche ist ein Kernelement von tomedo®. Um diese benutzen zu können, müssen Sie die entsprechenden Ressourcen vorbereitet haben. Sobald dies der Fall ist, können Sie das Suchfenster für einen neuen Termin über mehrere Wege erreichen. Zum einen können Sie über Aktion → Neuer Termin (ohne Patient) die Terminsuche öffnen. Außerdem besteht die Möglichkeit, von der Tagesliste aus, der Kartei oder den Patientendetails über die Schaltfläche "Neu" in das Suchfenster zu gelangen. In diesem Fall ist der entsprechende Patient bereits im Suchfenster hinterlegt, kann aber über die Schaltfläche "–" neben seinem Namen wieder entfernt werden.

Das Suchfenster besteht aus verschiedenen Bereichen:

  1. Über die Patientensuche können Sie direkt den Patienten auswählen, für den der Termin angelegt werden soll. Wenn ein Patient ausgewählt ist, erscheinen auch im Bereich "Termine des Patienten" 3 alle weiteren Termine, die dieser Patient bereits für die Zukunft vereinbart hat.
  2. Hier können Sie zwischen einer einzelnen Terminsuche, einer vordefinierten Terminsuche und einer verketteten Terminsuche wählen. Die zweite und dritte Option muss vollständig durch Sie vorkonfiguriert sein, damit Sie diese nutzen können. Alle drei Optionen sind ähnlich aufgebaut und suchen immer nach einer freien Zeit, in die die ausgewählte Terminart passt. Es wird nur in den aktivierten Kalendern und Ressourcen für die entsprechende Zeitspanne gesucht. Um die Suche zu starten, klicken Sie auf "Freie Termine Suchen".
  3. Dies ist die Ergebnisliste. Hier erhalten Sie keine konkreten Terminvorschläge, sondern Zeitspannen, in welche ein Termin mindestens einmal hineinpasst. Das Datum, die Uhrzeit und der Kalender werden angezeigt. Im Falle von Kettenterminen haben Sie hier mehrere Ergebnislisten, jeweils eine pro Kettentermin. Im unteren Bereich kann die Ergebnisliste nach Wochentagen oder Zeiten (z.B. >10:00 oder <8:00) gefiltert werden. Durch Anklicken eines Resultates wird der Kalender mit Terminen und freien Slots auf der rechten Seite des Fensters 4 angezeigt. Sie können dabei jederzeit zu einem anderen Resultat wechseln.
  4. Hier werden in Gelb die Bereiche angezeigt, in die der entsprechende Termin hineinpasst. Der Termin wird immer an den Beginn des Bereiches gesetzt, der Terminvorschlag kann aber mittels Drag & Drop in der Zeit verschoben werden, auch außerhalb des gelben Bereiches. Hierdurch kann es zu Termin-Überschneidungen kommen, was in manchen Situationen recht hilfreich ist. Durch Doppelklicken auf den Terminvorschlag erscheint ein zusätzliches Fenster, in welchem Sie Termininformationen angeben können.
  5. Gleich daneben sehen Sie die derzeit im Kalender bereits vergebenen Termine sowie die farbig markierten Ressourcen.
  6. Über die Kalender-Schaltfläche erreichen Sie direkt den Kalender. Erst durch Drücken des Knopfes "Anlegen" (oder "Anlegen & Kalender", um den Kalender nach Bestätigung direkt aufzurufen) wird der Termin bestätigt. Bis dahin ist der Termin nicht vergeben.

Patiententermine benutzen

Durch Drücken des Knopfes „Termine“  oben rechts in den Fenstern Tagesliste, Patientendetails und Kartei (Shortcut: ⌃Ctrl + ⌘Cmd + T) erhalten Sie eine Übersicht aller anstehenden Termine des aktuellen Patienten. Diese Liste können Sie über den Drucken-Knopf ausdrucken. Die Vorlage hierfür ist eine ganz normale Briefvorlage namens „Patiententermine“, die wie andere Briefvorlagen auch editiert werden kann (siehe: Die Briefschreibung).

Wenn Sie den kompletten Kalender über "Kalender" öffnen, können Sie die tagesaktuelle Übersicht sehen. Über den Drucken-Knopf  oben rechts im Kalender-Fenster können Sie auch den aktuell angezeigten Tag oder die aktuell angezeigte Woche drucken. Die Briefvorlage hierfür heißt „Kalendertag“.

Konfigurierbare Beschriftung der Termine in der Kalenderübersicht mit Geb.-Datum, Kasse etc.

Sie können in den tomedo® Einstellungen über Praxis → Kalender frei konfigurieren, was in der Kalenderübersicht in den Terminen neben dem Patientennamen mit angezeigt wird.

Wenn Sie dort zum Beispiel im Feld „Termin mit Patient Beschriftung“ mit dem Mauszeiger verharren, wird ein Tooltipp mit allen möglichen Beschriftungszeichen angezeigt. Diese sehen Sie nachfolgend aufgeführt:

Termin ohne Patient Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

  • %a – Terminart (Kürzel)
  • %A – Terminart (Beschreibung)
  • %b – Termin Zeit bis
  • %B – Behandelnder Arzt
  • %d – Datum mit Zeit
  • %doz – Datum ohne Zeit
  • %i – Termininfo
  • %k – Kalendername(n) (Kürzel kommasepariert)
  • %l – Terminlänge
  • %n – Nutzername (vom Kalender des Termins)
  • %o – Suchname Onlinekalender
  • %u – Nutzer
  • %U – Alle Nutzer (mit ,)
  • %v – Termin Zeit von
  • %w – Termin Datum, nur Wochentag
  • %W – Wiederholung (zeigt W wenn ja, sonst nichts)
  • – Übernachtung

Termin mit Patient Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

  • %a – Terminart (Kürzel)
  • %A – Terminart (Beschreibung)
  • %b – Termin Zeit bis
  • %B – Behandelnder Arzt (Kürzel)
  • %c – Terminlokalität (Kürzel)
  • %C – Kalendername(n), kommasepariert
  • %d – Datum mit Zeit
  • %doz – Datum ohne Zeit
  • %i – Termininfo
  • %g – Anrede des Patienten (Herr/Frau)
  • %G – Geburtsdatum
  • %h – Lange Anrede des Patienten in Langform (Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau)
  • %k – Kalendername(n) (Kürzel kommasepariert)
  • %K – Kassenname
  • %l – Terminlänge
  • %L – Lebensalter (relativ zum Termindatum)
  • %M – Vollname des Patienten (Titel Vorname Zusatz Nachname)
  • %n – Nutzername (vom Kalender des Termins)
  • %N – Nachname des Patienten

Hinweis: Bei den Platzhaltern %d, %v und %b können zusätzlich Tage (d), Stunden (h) oder Minuten (m) addiert oder subtrahiert werden, beispielsweise mit %d+1d, %b+1h, %v-15m.

  • %o – Suchname Onlinekalender
  • %p – Privat/Gesetzlich (P oder G)
  • %P – PatientenID
  • %s – Erinnerungs-Status
  • %S – Schwangerschaftswoche W+T
  • %t – Telefon
  • %T – Titel
  • %u – Nutzerkürzel (vom Kalender des Termins)
  • %U – Alle Nutzerkürzel (mit ,)
  • %v – Termin Zeit von
  • %V – Vorname des Patienten
  • %w – Termin Datum, Wochentag kurz
  • %W – Wiederholung (zeigt W wenn ja, sonst nichts)
  • %x – Termin Datum, Wochentag ausgeschrieben
  • – Übernachtung
  • %z1 – Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 1
  • %z2 – Patientenspezifisches Ja/Nein Feld 2
  • %z3 – Patientenspezifisches Text Feld 1
  • %z4 – Patientenspezifisches Text Feld 2

Ganztag-Termin Beschriftung

Muster für die Beschriftung. Ersetzungen gehen mit (%):

  • %a – Terminart (Kürzel)
  • %A – Terminart (Beschreibung)
  • %b – Termin Zeit bis
  • %B – Behandelnder Arzt
  • %d – Datum mit Zeit
  • %doz – Datum ohne Zeit
  • %i – Termininfo
  • %k – Kalendername(n) (Kürzel kommasepariert)
  • %l – Terminlänge
  • %n – Nutzername (vom Kalender des Termins)
  • %o – Suchname Onlinekalender
  • %u – Nutzer
  • %U – Alle Nutzer (mit ,)
  • %v – Termin Zeit von
  • %w – Termin Datum, nur Wochentag
  • %W – Wiederholung (zeigt W wenn ja, sonst nichts)
  • – Übernachtung

Terminerinnerungen

Mit Hilfe von Terminerinnerungen können Sie Ihr Patienten automatisiert an bevorstehende (und zurückliegende) Termine erinnern. Dafür stehen die üblichen Kommunikationswege E-Mail, SMS und OTK-E-Mail zur Verfügung.

Einrichtung der Terminerinnerungen

Die Terminerinnerungsverwaltung wird über die Menüleiste Admin → Kalender → Terminerinnerung aufgerufen.

Im Bereich Terminerinnerungspläne 1 muss zunächst ein neuer Terminerinnerungsplan mittels "+"-Symbol hinzugefügt und entsprechend benannt werden. Unter „gültig für“ 2 wird angegeben, für welche Kalender und welche Terminart(en) dieser Erinnerungsplan gelten soll. Terminarten können jeweils nur einem Erinnerungsplan zugewiesen werden. Sobald eine Terminart in einem zweiten Erinnerungsplan ausgewählt wird, wird die Auswahl im ersten Erinnerungsplan aufgehoben. Es ist also z.B. nicht möglich, für eine Terminart verschiedene Erinnerungspläne für verschiedene Ärzte anzulegen.

Sie haben die Möglichkeit, vor oder nach einem Termin Erinnerungen zu schicken. Auf der rechten Seite im Fenster Terminerinnerungsverwaltung legen Sie fest, wie viele Erinnerungen für die gewählte Terminart versendet werden sollen 3. Zu jeder Erinnerung müssen Sie abschließend einen Erinnerungszeitpunkt 4 sowie die Priorität der Erinnerungsmethoden 5 festlegen. Wenn Sie den Onlineterminkalender 2 verwenden, können Patienten, die einen Termin online gebucht haben, auch über arzt-direkt® benachrichtigt werden. Bei den anderen beiden Erinnerungsmethoden müssen Sie gegebenenfalls noch eine E-Mail- und/oder SMS-Vorlage sowie ein E-Mail-Konto und eine E-Mail-Signatur auswählen. In dem jeweiligen Auswahlmenü werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie zuvor in der Vorlagenverwaltung angelegt haben (siehe SMS bzw. E-Mail). Sie können also auch verschiedene Vorlagen für die erste, zweite, dritte Erinnerung etc. auswählen. Über das Einstellungsrädchen können Sie die Vorlagenverwaltung direkt aus der Terminerinnerungsverwaltung aufrufen. Über die Tabelle können Sie festlegen welche Erinnerungsmethoden verwendet werden sollen und in welcher Priorität Diese versendet werden. Wichtig: Da die Erinnerungen mit einem Termin verknüpft sein müssen, funktionieren hier nur die Briefkommandos $[selektierterTermin]$ und $[selektierteTermine…]$.

Wenn ein Patient an einem Tag mehrere Termine hat, können Sie wählen 6, ob je Termin eine Erinnerung versandt wird oder alle Termine in einer Erinnerung gebündelt werden sollen. Außerdem können Sie noch auswählen, ob und in welchem Umfang eine erfolgreich versandte Terminerinnerung in der Patientenkartei dokumentiert werden soll (Optionen: "dokumentieren (lang)", "dokumentieren (kurz)", "nicht dokumentieren").

Die Schaltfläche 7 können Sie nutzen, um beim Einrichten der Terminerinnerungen eine Live-Vorschau zu erhalten. Damit dies funktioniert, ist es notwendig, dass sich in den nächsten 7 Tagen ein Termin im Kalender befindet, auf den die Live-Vorschau zugreifen kann.

Um Terminerinnerungen per E-Mail versenden zu können, müssen bei den Kontaktdaten in den Patientendetails eine gültige E-Mail-Adresse und das Einverständnis zum Empfang von E-Mails hinterlegt sein. Terminerinnerungen per SMS werden grundsätzlich nur

  • an Patienten verschickt, die damit einverstanden sind (Einver­ständnis-Häkchen in den Kontaktdaten beachten),
  • an Nummern verschickt, die wie eine österreichische Mobilfunknum­mer aussehen (Vorwahlen, die mit 06 starten),
  • an die erstbeste passende Nummer aus den Kontaktdaten des betreffenden Patienten verschickt, wobei zuerst die Nummer aus dem Kontaktdaten-Feld Handy, dann Telefon, dann Dienstlich geprüft wird.

tomedo® prüft alle 15 Minuten, ob Terminerinnerungen versendet werden müssen. War der Versand einer Erinnerung nicht erfolgreich, versucht tomedo® also nach 15 Minuten erneut, die Erinnerung zu versenden. In den Statistiken gibt es auch eine Abfrage, die Ihnen alle versendeten Terminerinnerungen anzeigt (siehe Terminerinnerungsstatistik).

Zeitstrahl

Zum besseren Verständnis der Einstellungsmöglichkeiten für die automatische Terminerinnerungsfunktion soll das folgende Diagramm dienen.

Terminerinnerungsstatistik

Unter Verwaltung → Statistiken gibt es unter den allgemeinen Abfragen (Allg. Abragen) die Statistik „Terminerinnerungen“. Damit können versendete Terminerinnerungen für bestimmte Zeiträume und Terminarten abgefragt werden.

Das Abfrageergebnis liefert auch Auskunft darüber, ob der Versand erfolgreich war oder nicht 1 und gibt bei nicht erfolgreichem Versand eine Fehlermeldung an 2.

Terminbeschriftung einstellen

Für die Anzeige im Kalender können Sie Termine so konfigurieren, dass der SMS-Erinnerungsstatus mit angezeigt wird. Gehen Sie dazu in die tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender und passen Sie die Platzhalter für „Termin mit Patient Beschriftung“ an. Nur an Termine mit Patienten können SMS verschickt werden, weil die Nummer des Empfängers aus den Kontaktdaten eines Patienten genommen wird. Der Platzhalter „%s“ (ohne Anführungszeichen) wird nun durch SMS-Statusinformationen ersetzt.

Im Beispiel ist zu sehen, dass die erste Erinnerung am 16.2. um 13:06 Uhr versendet wurde, und „–“ bedeutet, dass die zweite Erinnerungs-SMS noch nicht versendet wurde.

Onlineterminvergabe durch Patienten über eine Webseite

Vorbereitung/Einrichtung

Der Arzt registriert sich unter:

https://onlinetermine.zollsoft.de,

dabei sollte er sich die E-Mail-Adresse und das Passwort merken. Der Nutzername ist der angezeigte Praxisname auf der Terminvergabeseite (kann später angepasst werden).

Der Arzt bekommt eine Registrierungs-E-Mail, die von ihm bestätigt werden muss.

Der Arzt kann sich jetzt unter:

https://onlinetermine.zollsoft.de

anmelden und im Reiter „Benutzerdaten“ seine Unique Ident herausfinden.

Die Unique Ident und das Passwort werden in tomedo® in der Online Kalender Account Verwaltung eingegeben. Diese findet sich in der Menüleiste unter Admin → Kalender → OnlineTerminKalender Konten.

Praxen, die über mehrere Standorte verfügen, haben nun die Möglichkeit sich pro Standort einen eigenen Online Terminkalender anzulegen. Für jeden Standort ist eine separate Registrierung unter https://onlinetermine.zollsoft.de notwendig.

Um die verschiedenen Kalender in tomedo® konfigurieren zu können, müssen zunächst in der Online Kalender Account Verwaltung alle Kalender bzw. Accounts angelegt werden. Ein neuer Account wird über die Schaltfläche 1 hinzugefügt. Der Name 2 sollte sprechend vergeben werden, da dieser u.U. auf der Webseite des Online Kalenders angezeigt wird. Unique Ident und Passwort 3 werden aus der Registrierung übernommen.

Über die Schaltfläche 4 wird die Seite https://onlinetermine.zollsoft.de aufgerufen. Dort kann sich der Nutzer mit E-Mail-Adresse oder Unique Ident und Passwort anmelden, um seinen Online Terminkalender zu konfigurieren. Die Schaltfläche 5 ruft die Kalender-Webseite auf, über die die Patienten Termine buchen können.

Aktivierung

Zur Aktivierung der Onlinetermine muss zollsoft (info@zollsoft.de) benachrichtigt werden, damit die Ordination freigeschaltet wird.

Konfiguration der Onlinetermine

In tomedo® unter Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten können Sie sich vordefinierte Terminsuchen konfigurieren. Aktivieren Sie hier das Häkchen „Onlinekalender“, so wird das Ergebnis zum Onlineterminserver geschickt und diese Termine stehen dann zur Auswahl online bereit. Der Onlinekalender synchronisiert sich alle 30 Sekunden (Voreinstellung), danach wird auch in tomedo® der Termin als vergeben markiert.

Sollten mehrere vordefinierte Terminsuchen das Häkchen „Onlinekalender“ haben, so bekommt der Patient auf der Webseite eine Auswahl für diese Kategorien angezeigt. Hierfür sollten also die Namen entsprechend aussagekräftig gewählt werden.

Verlinkung des Kalenders

Dies sollte der Webadmin der Praxiswebseite machen.

Eine direkte Weiterleitung geht via:

<a href=“https://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine.php?uniqueident=UNIQUEIDENT“>termin</a>

Bitte beachten: UNIQUEIDENT ist die der Praxis.

Unter https://onlinetermine.zollsoft.de/test.php sind zwei Varianten der Einbindung direkt präsentiert. Für die Nutzung muss die Unique Ident angepasst werden.

Einbettung der Kalender-App

Es besteht auch die Möglichkeit, die App-Variante des Kalenders in die Praxiswebseite zu integrieren und das Design anzupassen. Dies sollte der Webadmin der Praxiswebseite machen. Die Ressource der App ist unter https://onlinetermine.zollsoft.de/build/build.js zu finden.

Die Ressource ist am besten in einem Skript-Tag am Ende (des „bodys“) des „index.html“-Dokuments einzufügen. Dies ist insbesondere wichtig für wordpress-Seiten, da das Skript das „zollsoftAppTermine“-tag sucht und es dafür schon vorhanden/geladen sein muss (siehe nächster Satz).

<script src=“https://onlinetermine.zollsoft.de/build/build.js“></script>

Alternativ kann sie auch per AJAX-Request angefordert werden. In beiden Fällen ist es notwendig im Vorfeld in die Webseite ein leeres „Tag“ mit der Bezeichnung „zollsoftAppTermine“ als Anker für die App einzufügen, in das die App nach dem Laden des build-Skripts automatisch integriert wird.

<zollsoftAppTermine></zollsoftAppTermine>

Zusätzlich muss ein „Hidden-Input“-Feld existieren, das als Wert die UNIQUEIDENT der Praxis trägt.

<input type=“hidden“ name=“uniqueIdent“ id=“uniqueIdent“ value=“UNIQUEIDENT“/>

Hierbei ist „UNIQUEIDENT“ zu ersetzen mit dem zugewiesenen Wert für die Praxis. Für die Designanpassungen der App muss lediglich ein CSS-Skript im Headerbereich der Webseite eingebunden werden, welches die CSS-Eigenschaften der App überschreibt. Dazu wurde so gut wie jedem HTML-Element der App eine ID zugewiesen, die in der Webkonsole einsehbar sind und referenziert werden können. Eventuell muss beim Setzen der CSS-Eigenschaften mit dem Zusatz !important gearbeitet werden.

Es ist möglich, mit Klick auf das „X“-Icon rechts oben die App zu schließen. Dieses Standardverhalten kann unterbunden werden, indem auf das umschließende Span-Element mit der id=“btn-close“ die CSS-Eigenschaft display: 'none' gesetzt wird. Eine Wieder-Öffnen-Schaltfläche gibt es standardmäßig nicht.

Die Einbindung geschieht wie hier in dem Bild gezeigt:

Die Datei „style.css“ wurde zusätzlich verlinkt und enthält CSS-Anweisungen, die die Standardanweisungen überschreiben und den Kalender beispielsweise mit einem gänzlich grünen Layout versehen:

Termin-Bestätigungs-E-Mail konfigurieren

Auf der Admin-Webseite, auf der Sie die praxisspezifischen Felder für die Online-Terminvergabe konfiguriert haben (s.o.), können Sie auch einen eigenen Text für die an die buchenden Patienten versandten Termin-Bestätigungs- und Stornierungs-E-Mails eingeben. Die hierfür möglichen Variablen sind wie folgt:

  • beginn = Anfang des Termins
  • ende = Ende des Termins
  • length = Dauer/Länge des Termins in Minuten
  • patient_geb
  • patient_vorname
  • patient_nachname
  • patient_telefon
  • patient_email
  • patient_info
  • taName = Name der Terminart
    • sName = Name/Text der Terminsuche
    • kNames = Namen aller Kalender, wo der Termin hineingelegt wird
    • aNames = Namen aller Ärzte, die einen Kalender für den Termin besitzen

Die Variablen müssen, wie in tomedo® üblich, mit $[…]$ genutzt werden … Bsp.: $[beginn]$.

Für beginn und ende gibt es auch noch Nur-Datum bzw. Nur-Uhrzeit, das geht mit: $[_tag]$ oder $[_zeit]$ … z.B.: $[beginn_zeit]$

Einrichtung des Onlineterminkalenders Version 2 (OTK 2)

Für den Betrieb des OTK 2 wird zunächst ein Zugang bei https://arzt-direkt.com benötigt. Bei Interesse wenden Sie sich dafür bitte an unseren Support.

In tomedo® erfolgt die Einrichtung anschließend analog zum bisherigen Onlinekalender. Melden Sie sich dazu als Admin an und öffnen Sie das Menü unter Admin → Kalender → Online-Terminkalender 2. Legen Sie einen neuen Zugang an, geben Sie Ihre arzt-direkt Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) sowie einen Anzeigenamen ein und aktivieren Sie die Checkbox “Aktiv” 1. Über die Schaltfläche “Dashboard” 2 gelangen Sie zur Konfiguration des Onlinekalenders. Die Schaltfläche 3 ruft die Webseite auf, über die die Patienten Termine buchen können.

Sie finden den Onlinekalender nun ebenfalls im Menü Admin →  Kalender → Terminsuchefavoriten in der Liste der Onlinekalender. Durch Aktivieren der Checkbox erfolgt die Synchronisation der Termine mit dem Onlineterminkalender.

Die restliche Konfiguration erfolgt über Ihre arzt-direkt Instanz. Die ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.

Einstellungen

Im OTK 2-Verwaltungsfenster haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Einstellungen für die Terminzuordnung in tomedo® vorzunehmen. Für einzelne OTK 2-Konten kann unter dem Reiter "Einstellungen" festgelegt werden, ob Patienten sofort automatisch einem OTK 2-Termin zugeordnet werden sollen, sobald übereinstimmende Daten gefunden werden, oder ob der Patient nur vorgeschlagen wird, aber die Zuordnung manuell erfolgen soll.

Unter dem Reiter "Globale Einstellungen" finden Sie die Möglichkeit, über die Listen der rechten Hälfte des Fensters Patienten für die Onlineterminvergabe zu blockieren. Patienten, die auf diesen Listen stehen, können nicht im OTK 2 buchen, sondern bekommen eine Absage-E-Mail. Es wird kein Termin in tomedo® angelegt.

Die Block-Liste kann sowohl in Form von Freitextelementen, als auch in Form einer Liste bereits angelegter tomedo®-Patienten geführt werden.

Für Freitext-Einträge (untere Liste) wird auf Übereinstimmungen mit allen befüllten Feldern geprüft, d.h. je weniger Felder einen Eintrag haben, desto allgemeiner die Filterfunktion. Wird hier beispielsweise nur eine E-Mail-Adresse eingeben (sehr eindeutig), sparen Sie sich so die Eingabe der restlichen Felder. Sobald ein Patient mit dieser E-Mail-Adresse einen Termin buchen möchte, wird diese Buchung abgelehnt. Geben Sie beispielsweise nur einen Vornamen in die Liste ein, dann werden alle Patienten mit diesem Vornamen für die Buchung abgelehnt.

In der oberen Liste können Sie nach bereits in tomedo® existierenden Personen suchen. Diese werden daraufhin zur Vorauswahl angezeigt und können über die "+"-Schaltfläche zur Block-Liste hinzugefügt werden. Bei Kartei-Patienten wird gefiltert, wenn entweder nur die E-Mail-Adresse übereinstimmt oder Vorname, Nachname und Geburtsdatum alle übereinstimmen.

In der linken Hälfte können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Sie können festlegen, ob gesperrte Patienten für einen automatischen Abgleich der Patientendaten berücksichtigt werden sollen 1. Ist diese Option aktiviert, so werden auch gesperrten Patienten automatisch Termine zugeordnet.

Wird ein Online-Termin gebucht, so kann bei Anlage eines Besuchs ein Karteieintrags 2 mit den vom Patienten Buchungen angegebenen Daten hinterlegt werden.

Die dritte Option 3 bewirkt, dass Terminanfragen nach der eingestellten Zeitspanne automatisch zu- oder angesagt werden.

Terminanfragen

In den Einstellungen des OTK 2 können Sie festlegen, dass Patienten Terminanfragen stellen können, anstatt direkt einen Termin zu buchen. Terminanfragen werden im Kalender durch ein Streifenmuster gekennzeichnet und müssen durch Mitarbeiter der Ordination bestätigt oder abgelehnt werden.

In der Inbox kann das Modul "OTK" aktiviert werden. Darin erhalten Sie eine Übersicht über alle ausstehenden und bearbeiteten Terminanfragen des aktuellen Tages. Wenn Sie mehrere OTK 2-Konten besitzen, zeigt die Übersicht die Anfragen bei allen Konten.